LAS ASAMBLEAS, LAS ASAMBLEAS, REUNIONES, JUNTAS REUNIONES, JUNTAS

O O SESIONES DE TRABAJOSESIONES DE TRABAJO

PRIMERA PARTEPRIMERA PARTE

ASAMBLEA O REUNIONES DE TRABAJOASAMBLEA O REUNIONES DE TRABAJOGENERALIDADESGENERALIDADES

Tema Tema II

¿Qué es una asamblea o reunión de ¿Qué es una asamblea o reunión de trabajo?trabajo?

Es la reunión de un grupo de personas que aportan, discuten y analizan sus experiencias, ideas y propuestas, para resolver problemas colectivos o individuales.

¿Cuál es su objetivo?¿Cuál es su objetivo?Obtener soluciones prácticas a los problemas planteados y definir tareas y planes concretos para llevarlos acabo.

El éxito de la reunión y el logro de los objetivos depende, en un 50% de la preparación que se haga.

Para ello, se recomiendan lo siguiente:

A.A. Hacer un esbozo de la reuniónHacer un esbozo de la reuniónB.B. Hacer un plan de desarrollo de la reuniónHacer un plan de desarrollo de la reuniónC.C. Tener previsto todo lo necesarioTener previsto todo lo necesarioD.D. Tener un lugar de reunión en buenas condicionesTener un lugar de reunión en buenas condiciones

Preparación de la asamblea o reuniónPreparación de la asamblea o reunión

•Conocer y considerar las características de los participantes: escolaridad, personalidad, antigüedad, experiencias y conocimientos, jerarquías, etc.

Esbozos de la reuniónEsbozos de la reunión

•Se debe determinar con claridad y precisión el tema o temas y los objetivos de la reunión.

•Elaborar un guión no sea muy detallado pero tampoco muy breve, que tenga secuencia lógica de los temas a tratar; que será nuestra guía en la conducción de la reunión.

•Hacer una lista de los puntos clave de cada tema.

AA

Plan de desarrollo de la reuniónPlan de desarrollo de la reunión

Que decirHaga un esquema de sus intervenciones más importantes y del como se incluirán en el desarrollo de la reunión.

Como y para qué decirlo Deben prepararse las para informar, convencer, motivar y estimular al grupo, considerando las po interrogantes del grupo las posibles respuestas ( de ser necesario y posible). Debe elaborarse una lista de frases y/o palabras que requieran explicación).

Debe elaborarse en los siguientes aspectos:

Busque las posibles conclusionesEn el esquema general, deben contemplarse las posibles conclusiones del grupo y el moderador de la reunión.

BB

Prevenir lo necesarioPrevenir lo necesario

Materiales para los participantes: agua, vasos, hojas y tarjetas en blanco, lápices, gafetes, personificados, folletos, apuntes, gráficas, etc.

¿Que preparar?

CC

Materiales para los directivos de la reunión: Micrófono, rota folios, pizarrón, proyectos de acetatos, películas, cintas, videos, televisor, audiovisuales, etc.

Convocatoria en tiempo y forma legales o acostumbradosCon el debido tiempo de anticipación y mediante la forma legal o acostumbrada, pero garantizando que se enteren todos los que tienen que asistir, emitir la convocatoria señalando claramente fecha, hora, lugar, temas a tratar y objetivos de la reunión

Cronograma de actividadesInformar oportunamente los temas y orden en que se tratarán, los tiempos estimados para cada uno, recesos, etc.

Lugar de la reuniónLugar de la reuniónDD

Debe ofrecer condiciones mínimas que garanticen que los participantes puedan escuchar y ser escuchados, analizar, discutir, razonar y concluir adecuadamente, por tanto debe considerarse:

Comodidadlocal con espacio suficiente, estrado y mesa al frente

para los dirigentes, sillas y mesas para todos

Adecuadas condiciones higiénicasventilación, iluminación, sanitarios cerca, etc.

Toda asamblea o reunión debe concluir con un resumen general en el que se incluyan:

Puntos importantes tratados en la reunión.

Alternativas, soluciones y/o acuerdos a que se llegó en cada punto.

Puntos pendientes de solución o de acuerdo.

Procedimientos de acción y/o tareas que se realizarán para ejecutar los acuerdos, especificando personas o comisiones responsable, fechas y plazos de cumplimiento, etc.

Conclusiones, Acuerdos y TareasConclusiones, Acuerdos y Tareas

Acta, relatoría Acta, relatoría o o

memoria de la reuniónmemoria de la reunión

Es importante que se elabore, y de ser posible, cada participante tenga un resumen escrito y firmado de la reunión, lo que servirá de recordatorio y constancia para todos los efectos posteriores.

LAS ASAMBLEASLAS ASAMBLEAS

Características Generales y Principios de la AsambleaCaracterísticas Generales y Principios de la Asamblea

Tema Tema IIII

Autogestión

Cooperación

Autodeterminación

Democracia

Concepto de asambleaConcepto de asamblea

•Es la máxima autoridad y el órgano de decisiones más importante de una organización, por que es la instancia donde participan TODOS los miembros que la integran.

•Permite la participación democrática de todos los miembros de una organización en el proceso de discusión y análisis para que las decisiones que se tomen sean colectivas.

•Mantiene informados a los miembros de una organización.

Según la jerarquía de cada sociedad, las asambleas pueden tener diversas denominaciones, tales como:

CongresosConsejoPleno de representantes (como en el caso de las sociedades de solidaridad social que cuentan con más de cien socios)

y otras más.

DenominacionesDenominaciones

Aunque en una asociación comúnmente existe:

Consejo de Administración oComité EjecutivoConsejo de Vigilancia y varias Comisiones específicas

La Asamblea General tiene la máxima autoridad ya que representa el consenso de los socios reunidos en ese momento. Por tal motivo, el Consejo de Administración o Comité Ejecutivo, debe supeditarse a los lineamientos emanados a la Asamblea General. *1

JerarquíasJerarquías

Cualquier fecha a solicitud de los socios o del consejo de Administraciónse efectúan para atender necesidades urgentes e imprevistas de la organización.

Tipos de asambleaTipos de asamblea

Las asambleas, según la fecha para ser convocadas y los asuntos a tratar, son:

Fechas señaladas por las bases constitutivas de cada organismo.

También encontramos Asamblea según la cantidad de personas convocadas, con base en su localización geográfica. Esto es, hay

asambleas estatales, regionales, secciónales, estatales, regionales, secciónales, o nacionales.nacionales.

OrdinariasOrdinarias

ExtraordinariasExtraordinarias

Analizar y resolver los problemas más importantes de la organización

Establecer las reglas generales que normen el funcionamiento de la agrupación

Modificar las bases constitutivas del organismo

Hacer el reglamento interno de la organización

Nombre y/o remover a los miembros de los Consejos y Comisiones

Aceptar y/o excluir socios

Decidir sobre la administración general financiera de la sociedad

Analizar los informes de los consejos y comisiones

Aplicar sanciones disciplinarias

Señalar las cuotas ordinarias y extraordinarias y extraordinarias de los socios

Objetivos de las AsambleasObjetivos de las Asambleas

Los Objetivos deben estar estipulados en las bases constitutivas o los estatutos de cada organismo y en el reglamento de asambleas de la organización.

Las partes de un reglamento de asamblea son por lo general las siguientes:

Reglamento de AsambleasReglamento de Asambleas

Las personas agremiadas a una sociedad, debe conocer detalladamente los estatutos de su organismo, las normas establecidas en el reglamento, facilitan a los miembros la oportunidad de expresar sus ideas con igualdad y discutir con profanidad los asuntos antes de tomar decisiones.

Capitulo I De los objetivos soberanía de la asambleaCapitulo II De las clases de asambleasCapitulo III De los congresos nacionales, regionales, estatalesCapitulo IV De las asambleas generales Capitulo V De los casos no previstos

ParticipantesParticipantes

Notas:

Se designará un Suplente al Presidente y al Secretario si la asamblea así lo decideEl número de Escrutadores se define de acuerdo al número de socios presentes.En algunos casos se integra otro dirigente que es el Director de Debates.

Presidente de la AsambleaPresidente de la Asamblea

SecretarioSecretario

EscrutadorEscrutador EscrutadorEscrutador

MiembroMiembro MiembroMiembroMiembroMiembroMiembroMiembroMiembroMiembro

Funciones y recomendaciones de los Funciones y recomendaciones de los dirigentes de una asambleadirigentes de una asamblea

La Presidencia de una Asamblea normalmente recae en el máximo representante de la organización:

El Presidente del Consejo de Administración,

El Presidente del Comité Ejecutivo,

o bien El Secretario General del Comité Ejecutivo.

Presidir las asambleas y coordinar todas las actividades a efecto de que se cumplan los puntos propuestos en el orden del día.

Presidente de la AsambleaPresidente de la Asamblea

recomendaciones

función

• Mantener orden y decoro de la asamblea.

• Ser imparcial en el debate de los asuntos, aunque en algunos casos debe emitir su voto, sobre todo para desempatar la votación.

• Encauzar el debate dentro de las normas marcadas por las bases constitutivas, protegiendo el derecho de todos.

• Tomar decisiones firmes y sin vacilación.

• Ponerse de pié cada vez que tenga que hablar.

• Ser preciso y definido en las votaciones.

• Utilizar un tono de voz adecuado.

• Manejar lenguaje colectivo: “La mesa reconoce…” y evitar el estiló individualista: “Yo reconozco… “

• Dar énfasis a los asuntos de mayor relevancia.

• Hablar con energía, claridad, tacto y respeto.

• Estar a la altura de la autoridad y jerarquía que le confiere el rango.

• Ser respetuoso y hacer respetar el orden del día.

• Definir claramente el asunto antes de ponerlo a votación.

• Estar atento a los debates sostenidos Dominar las características de las mociones y sus procedimientos de manejo.

• Coordinar la discusión.

• Firmar las actas elaboradas

• Supervisar que el libro de actas esté actualizado.

Presidente de la AsambleaPresidente de la Asamblea

recomendaciones

Secretario de AsambleaSecretario de Asamblea

recomendaciones

función

• Registrar debidamente el proceso de la sesión.• Leer la documentación que le señale el residente, con voz clara y alta (Sobre

todo al leer el acta de la asamblea anterior )• Anotar las conclusiones obtenidas y leerlas al final de la asamblea.• Comunicar a la asamblea el número de votos para cada votación.• Tener lista sobre la mesa de los dirigentes, la siguiente documentación: libro de

actas, copias de los estatutos o bases constitutivas, lista de los socios y lista de los miembros integrantes de cada comisión.

• Elaborar y firmar las actas• Anotar la asistencia de los miembros• Controlar los documentos a su custodia

Auxiliar al presidente en el curso de una asamblea, tomar nota de los aspectos importantes de la asamblea, así como de los acuerdos a los que se llegue. Para lograr el cumplimiento de esta función se recomienda lo siguiente.

Los EscrutadoresLos Escrutadores

función

•Contar los votos

•Turnar el secretario el resultado de la votación para que éste indique a la asamblea el resultado final.

recomendaciones

Contabilizar los votos emitidos en cada votación, según el método elegido para esa actividad.

• Antes de hablar esperar a que el compañero termine.• Ceder la palabra cuando se hacen peticiones de orden• Ser cortés y utilizar lenguaje apropiado• Dirigirse a la mesa con respeto y sencillez• Ser respetuoso con los demás miembros, no criticando o burlándose de los

errores cometidos por otros.• Estar decidido y convencido al emitir un voto• Tener presente que todos tienen el derecho a discrepar y concordar.• Asistir regularmente a las asambleas• Llegar a tiempo a este tipo de reuniones• Aceptar con entusiasmo los cargos para los que haya resultado elegido

Los miembros de la AsambleaLos miembros de la Asamblea

recomendaciones

función

Participar activamente en las asambleas, comprometiéndose con los intereses de la organización y expresando de manera libre su voluntad a través de su voto.

los miembros del consejo de Administración o del Comité Ejecutivo serán encargados de la preparación.Cuando una asamblea extraordinaria es convocada por el Consejo de Vigilancia, o por los asociados, ellos se deben responsabilizar de la preparación.

Preparación de una AsambleaPreparación de una Asamblea

condiciones materiales

condiciones técnicas

Buen desarrolloRESULTADO

POSITIVO

Pre

par

aci

ón

min

uc

iosa

PrevenciónConvocar a una asamblea es ajustarse a las normas establecidas en los estatutos o bases constitutivas.

Agenda u orden de día

Agenda u orden de día

Apertura de asamblea

Comprobación de quórum

Instalación legal de la Asamblea

Elección del Secretario y los

Escrutadores

Propuesta del orden del día

Lectura del acta de la asamblea

anterior

Lectura de comunicaciones e

informes

Análisis y discusión de los asuntos

Resumen y Clausura de la

Asamblea

ConvocatoriaConvocatoria

Quién convoca:

Las bases constitutivas establecen que los directivos del Consejo de Administración o del Comité Ejecutivo son responsables de convocar asambleas.En el caso de las Sociedades Cooperativas, cuando el consejo de Administración no convoca a una asamblea extraordinaria solicitada por los socios de la agrupación, el consejo de Vigilancia toma esta responsabilidad, con la única condición de que cubran los requisitos estipulados en las bases constitutivas.

Cuando ni el consejo de Administración ni el Consejo de Vigilancia responden a la solicitud de los socios para celebrar una asamblea extraordinaria. Ellos están facultados para realizarla. Para que los socios puedan convocar a solicitar la convocatoria para una asamblea extraordinaria, debe ser por un asunto de gran importancia que atañe a toda la asociación, y requerir el mínimo de socios que exige la Legislación respectiva.

Es necesario analizar las características de la convocatoria para su correcta interpretación.

Este plazo puede estar indicado en la legislación respectiva y por lo general varía de siete a diez días.

Medios de divulgaciónMedios de divulgación

Tiempo de DivulgaciónTiempo de Divulgación

Puede ser a través de anuncios en los periódicos, correos, entrega personal o por lectura del documento con la firma de enterados.

Contenido de la ConvocatoriaContenido de la Convocatoria

SOCIEDAD COOPERATIVA “ LA IDEAL”

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 16, inciso X de La Ley General de Sociedades Cooperativas y el artículo 8 de Nuestras Bases Constitutivas, el Consejo de Administración de La Sociedad Cooperativa “La Ideal “, CONVOCA a losMiembros de esta asociación a la Asamblea Ordinaria que se Efectuará el día 18 de septiembre de 2008 a las 18:30; en el salónde Asambleas de la Casa No. 35 de la C. Emiliano Zapata, en el Municipio de Villa de Ayala, Mor.. Bajo el siguiente:

ORDEN DEL DIA1. Lista de asistentes e instalación legal de la Asamblea2. Elección del secretario y Escrutadores (en su caso)3. Lectura de Acta de la Asamblea Anterior4. Asuntos Generales5. Clausura

Se suplica su puntual asistencia, en atención a la importancia de los puntos que se tratarán.

Villa de Ayala, Mor. 1ª de septiembre de 1996Por el Consejo de Administración:

Sr. Roberto Sánchez Ch. Srita. Alejandra Casas N. Presidente Secretaria

Sr. Manuel MartínezVocal

Fundamentos legales de la

Convocatoria

Nombre y características de la

asamblea Fecha, lugar y hora de

realización

Orden del día

Nombre de la

Organización

Responsables que

convocan

Apertura de la AsambleaApertura de la AsambleaConsiste en solicitar la atención de los asistentes para dar inicio a los trabajos señalados en el orden del día.

Comprobación del quórumComprobación del quórumEl presidente de la asamblea, pasará lista de asistencia, indicando al pleno, el número de personas presentes en el local. Si el número rebasa el quórum requerido, se procederá a continuar con las siguientes fase, de lo contrario se suspenderá la asamblea. En su caso se procederá a convocar a una segunda Asamblea, la cual se realizará con los miembros que asistan.

Instalación legal de la asambleaInstalación legal de la asambleaSi existe el quórum señalado por los estatutos de la organización, el presidente manifestará a los asistentes que la asamblea se encuentra legalmente constituida, con base en los artículos correspondientes de las bases constitutivas. Desde este momento, aunque se retiren algunos socios y el número de presentes sea menor al quórum requerido, la asamblea debe continuar hasta cumplir con el orden día. *2

Frases de introducción a la AsambleaFrases de introducción a la AsambleaSon las etapas que permiten iniciar la asamblea; los pasos a seguir son los siguientes:

Constituyen las acciones preparatorias para el debate de una asamblea. Para iniciar una discusión se debe contar con la elección de los miembros de la mesa de debates, leer el acta de asamblea anterior, propiciar continuidad de los trabajos asambleístas y aprobar el orden del día sobre el que se fundamentará la participación de los miembros de las asociaciones.

Elección de secretario y escrutadoresElección de secretario y escrutadoresSe solicitará los miembros de la asamblea, la elección; en algunos caso se elige también al director de debates. Para estas elecciones se propondrá el método de selección o se permitirá que los asambleístas lo propongan.

Lectura del acta de la asamblea anteriorLectura del acta de la asamblea anteriorEl Presidente o el director de debates solicitarán electo, que lea el acta de la asamblea anterior; se pondrán a consideración los ajustes pertinentes y en caso de no haber ajustes, se considerará aprobada el acta.

Fase de preparaciónFase de preparación

Lectura del acta asamblea anteriorLectura del acta asamblea anteriorPresidente: Se procede a leer el acta de la asamblea anterior, les voy a pedir a todos ponga atención a la información presentada y al secretario que de inicio a sus funciones en este cargo.

Orden del díaOrden del díaLa mesa de debates, por conducto del presidente, consultará a la asamblea acerca del orden del día propuesto en la convocatoria; si no existen cambios se declara aprobado y se continuará la sesión. Para hacer cambios en el orden del día, en algunos casos deben ser aprobados por la mayoría y en otros por unanimidad, según las bases constitutivasEn los casos de las asambleas de las sociedades cooperativas, no es válido alterar el orden del día señalado en la convocatoria. *3

Fases de DebateFases de DebateEsta última fase le hemos denominado así, porque al desarrollarse la asamblea mediante los debates, se constituye el cuerpo de la reunión.

Lectura de comunicación e informesLectura de comunicación e informesEn esta fase se solicita al secretario de lectura a las comunicaciones llegadas a la organización; asimismo se pide a los representantes de los consejos o comisiones que expongan sus respectivos informes.Un informe puede ser aprobado, rechazado, modificado o enviado nuevamente a sus orígenes para que se reelabore.

Análisis y discusión de los asuntosAnálisis y discusión de los asuntosEl presidente explicará cada asunto y fomentará la discusión respectiva. No es posible continuar otros asuntos si el que se discute no se ha ultimado. Las conclusiones de los asuntos pueden ser aprobadas, rechazadas, modificadas o propuestas para otra ocasión por falta de datos concretos.

Resumen y clausura de la asambleaResumen y clausura de la asambleaEl presidente pedirá al secretario la lectura resumida de los acuerdos logrados y posteriormente dará por clausurada la asamblea; estipulando hora y fecha en la que se llevó a cabo la conclusión de los trabajos. *4

QuórumNúmero de miembros que deben estar presentes para que una asamblea sea considerada legal.

Debate de la mociónSe necesitan tres condiciones:

La moción debe ser formulada por un miembro de la asamblea. Debe ser secundada por otro miembro. (Ciertas mociones no necesitan ser secundadas)

La moción debe ser presentada por la mesa de debates.

Elementos de una asambleaElementos de una asamblea

Requisitos de la asambleaRequisitos de la asamblea

Procedimientos de actuaciónProcedimientos de actuaciónMociónProposición formulada a la asamblea para solicitar determinado acuerdo. Pueden ser verbales o escritas y, presentadas en forma individual o en grupo.

Mociones de contenidoMociones de contenidoDe propuestason las que proponen algo a la asamblea y de ellas se derivan enmiendas o adiciones. *5 (Explica brevemente)

De clausurason las que proponen dar por terminado algo. *6

De enmiendason las que propone corregir otras mociones planteadas con anterioridad. *7

(Explica sus razones y en su caso se somete a votación)

De cambioSon los que se proponen para la anulación o modificación de algo. *8

De PosposiciónSon las que se proponen para detener o suspender algo. *9

Clasificación de las mocionesClasificación de las mociones

Según su efecto, las mociones pueden clasificarse de la siguiente manera: Debatibles, enmendables, secundadas, repetibles, reconsiderables.

Debatiblescuando no necesitan tener una votación inmediata a efectos de cumplir con un propósito definido. Aún cuando la moción no sea debatible, la mesa deberá permitir preguntas o explicación de las mismas.

Mociones de EfectoMociones de Efecto

De RevocaciónSon las que se proponen para anular un acuerdo tomado. *10

De OrdenSon las que se proponen hacer una observación al proceso o a la discusión. *11

SEGUNDA PARTESEGUNDA PARTE

LA FUNCIÓN DEL LA FUNCIÓN DEL MODERADOR Y MODERADOR Y

LA CONDUCCIÓN LA CONDUCCIÓN DE ASAMBLEASDE ASAMBLEAS

Tema Tema IIIIII

¿Qué es el moderador?¿Qué es el moderador?

El moderador de una asamblea, junta o reunión (Director o Presidente de Debates) es una persona capaz que preside, dirige y estimula la participación de los asistentes, para el logro de los objetivos de la reunión.

LA FUNCION DEL MODERADORLA FUNCION DEL MODERADOR

Planearel éxito o fracaso de una reunión está en planearla en todos sus detalles, mecanismo, desarrollo y posibles resultados.

Informarmantener permanentemente informados a los asistentes.

Fomentarel intercambio de información y experiencias, la participación y colaboración de la gente y compromiso.

Conciliarinterpretar correctamente las aportaciones de los participantes, lograr que todos los entendidos, sostengan o modifiquen y que acepten la razón, aunque provenga de otro.

Al hacerse las conclusiones, lograr la conciliación de intereses, recogiendo al máximo posible, los de los participantes.

Sus funciones son:Sus funciones son:

De aptitudDe aptitud

Características Principales del Características Principales del ModeradorModerador

Facilidades de expresión Hacer llegar al grupo, en forma correcta, clara y sencilla, las ideas expresadas.AnalíticoPara detectar y precisar los puntos clave del problema en análisis o discusión.SintéticoPara reunir las principales ideas o propuestas y expresarlas en forma precisa y clara.Madurez para juzgarPara dar con justeza el correspondiente crédito y validez a cada participación o aportación.CentradoPara lograr la movilidad armónica con las participaciones ideas, comentarios y discusiones, sin apartarse del objetivo común.Buena memoriaPara tener en mente todos los aspectos del problema y las aportaciones que se hagan en el transcurso de la reunión.

Siga un guión siempre y no se aparte del plan preelaborado para dirigir la reunión.

Prepare al grupo:

Haga una presentación personal y de los participantes.

Trata de crear un ambiente cordial e informal.

Recalque que usted no va a instruirles ni enseñarles cómo, ni a hacerles su trabajo, ni a resolver sus problemas; que son ellos quienes lo harán.

Defina el objetivo de la reunión.

Tema Tema IVIV

El Moderador y la Conducción de AsambleasEl Moderador y la Conducción de Asambleas

LA CONDUCCIÓN DE ASAMBLEASLA CONDUCCIÓN DE ASAMBLEAS

Decida el procedimiento a seguir.

Explique cómo los participantes deben ayudar a la asamblea.

Defina el significado de los términos y conceptos nuevos.

Exponga el problema y promueva la participación.

Mantenga a los participantes dentro del tema y controle el ritmo o velocidad.

Para retardar el ritmo, presente casos, preguntas o comentarios alusivos.

Para acelerarlo, exprésese precisa, sintética y rápidamente.

Mantenga el interés de los participantes.

Aclare y registre ideas y comentarios.

Evalúe y elimine ideas.

Obtenga conclusiones.

Promueva la aceptación de las conclusiones.

Establezca un procedimiento de acción.

XX No trate de dominar el pensamiento de los demás.

XX No avance tan rápidamente que los demás no lo pueden seguir.

XX No disputen ni permita que disputen.

XX No ridiculice.

XX No tome partido.

XX No trate de ser demasiado gracioso.

XX No se sitúe como autoridad o un experto.

XX No pronuncie discursos.

XX No permita que se monopolice la conversación ni se haga diálogo (incluido usted).

XX No permita que se exceda el tiempo (incluido usted).

XX Comience y acabe con puntualidad.

XX No haga preguntas capciosas.

XX No permita que el grupo se descontrole.

Lo que un moderador Lo que un moderador NO debe hacerNO debe hacer

¿ Como elaborarlas ?

•Todas las preguntas deben tener respuesta.•Deben presuponer cierta experiencia previa que permita responder.•Debe ser planteada con claridad.•Deben Hacerse en forma natural.•Deben tener un propósito definido. Existen palabras claves que, incluidas en la pregunta, proporcionan claridad, precisión y solidez a la misma: ¿porqué?, ¿qué? ¿Cuando?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿quien?, ¿cuál?

El uso de las preguntasEl uso de las preguntas

Por medio de ellas puede ponerse en marcha el mecanismo de la reunión, conservarse en marcha y de ser necesario, frenarse.

XX No deben permitirse respuestas de grupo.

XX Deben ser claras.

XX No deben darlas sólo unos pocos.

XX No deben limitarse a un SI o NO.

El producto más importante del uso de preguntas y respuestas es que se puede conducir al grupo a la obtención de conclusiones previamente establecidas, pero avaladas y con la sensación de haber surgido del grupo.

Las respuestasLas respuestas

Existen personas que quieren imponer su opinión a todos los demás:

Los “sabelotodo”

Las personas que quieren disputar siempre están tratando de oponerse al moderador.

El individuo locuaz

El individuo tímido

Control del grupoControl del grupo

En el trabajo con grupos suelen presentarse diversas situaciones generales por las características particulares de los asistentes, algunas promueven y enriquecen la participación, sin embargo, también se dan situaciones que inhiben o propician descontrol en el grupo.

TERCERA PARTETERCERA PARTE

LA FUNCIÓN DEL RELATOR LA FUNCIÓN DEL RELATOR Y LA ELABORACIÓN DE Y LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS BÁSICOSDOCUMENTOS BÁSICOS

Es la persona responsable de realizar en forma escrita, objetiva y veraz, una descripción de lo que se dice y se hace, durante el desarrollo de eventos de trabajo, juntas, asambleas o reuniones.

El contenido de los asuntos a tratar en la reunión o Asamblea, así como el número de participantes, indicarán si es suficiente con que se designe un solo relator.

El relator tratará de captar las palabras y el pensamiento emitido por los participantes, narrando lo más relevante que ocurrió y se dijo en el desarrollo de la sesión de trabajo o reunión.

Aunque en muchas ocasiones, es el Secretario de una organización el que asume esta tarea, es posible que cualquier otro participante se haga cargo de llevarla acabo.

¿Qué es el relator?¿Qué es el relator?

El relator tiene como principales funciones, captar, anotar, ordenar y sintetizar las ideas más importantes expuestas por los participantes en el desarrollo de la reunión o asamblea, con el propósito de que al final del evento, se tenga por escrito la reseña de los asuntos más relevantes, con los cuales el relator elaborará uniforme denominado relatoría.

Escuchar con atención, evitando distracciones.

Tema Tema VV

Funciones del relatorFunciones del relator

Preparar el material necesario, como hojas y lápices.En conjunto con el moderador, establecer mecanismos para lograr que la reunión tenga un ritmo que permita transcribir las opiniones que surjan del grupo.Es conveniente que el moderador y el relator tenga conocimiento previo de los temas a tratar, así como una lista con los nombres de los participantes, de sus organizaciones o instituciones, con el fin de que se puedan anotar estos datos en el momento en que se realicen algunas intervenciones.El relator debe estar en un lugar físico que le permita ver a las personas que hablan, para facilitar su identificación y en su caso, para poder aclarar posibles dudas.Cuando el moderador o la mesa lo consideren conveniente, el relator dará lectura de lo que hasta ese momento lleve escrito.Deberá presentar la versión acabada de la relatoría, tomando como base el escrito elaborado durante el evento, evitando cambiar el sentido de las ideas vertidas por los participantes o de los acuerdos logrados.Su desempeño como relator no anula su derecho de participación en la asamblea.

Para la realización de estas tareas el relator debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

•Escritura legible y rápida

•Objetividad

•Organización

•Analítico

•Sintético

•Puntual

•Respetuoso

Características principales del RelatorCaracterísticas principales del Relator

X X No distraer su atención.

X X No anotar ideas que no se dijeron.

X X No imprimir su propia interpretación a las notas.

XX No emitir juicios.

XX No completar con sus propias ideas lo que no alcanzó a escribir; en este caso consultar con el presidente de la mesa.

Lo que un relator NO debe hacerLo que un relator NO debe hacer

• Tener a la mano los materiales necesarios (hojas, lápices, goma, sacapuntas, etc.)

• Tomar solo las ideas más importantes pero completas. • Si no cuenta con mucha experiencia solicitar el apoyo de un relator auxiliar.• Utilizar abreviaturas cuando esté seguro de que las podrá entender después.• Numerar las hojas para que lo que escribe lleve una secuencia.• Si el término de alguna intervención tiene dudas sobre la idea expuesta,

consultar a la persona que la manifestó.• Procurar que las principales ideas no pierdan su sentido sal ser resumidas.• En la elaboración final de la relatoria sigue el orden de los asuntos u orden del

día.• Ponga especial atención a los siguientes aspectos:

• Secuencia del documento (conforme al orden del día)• Principales ideas incluidas • Conclusiones• Acuerdo y compromisos• Fechas de próximas reuniones

• Colocarse en un lugar que le permita ver a las personas cuando hablan.• Recuerde que lo importante es tener por escrito lo más relevante de los asuntos

tratados.

Algunas recomendaciones que podrían apoyar a la función del relator:

Es un documento escrito, un informe detallado, en el que describe de manera sintética lo más importante que se dice y hace durante el desarrollo de un evento o una reunión.

La relatoria tiene como propósito servir de recordatorio, consulta, o constancia, de los hechos, compromisos, acuerdos y demás asuntos relevantes que se generaron durante el desarrollo de un evento determinado. Se pretende que cualquier persona que consulte una relatoria tenga una visión detallada del evento.

Es útil para llevar el seguimiento de los compromisos contraídos en la reunión, al permitir verificar quienes lo establecieron, en que fechas, etc.La relatoria es elaborada por la persona que asumió las funciones de relator.

La relatoria pueden registrar los hechos en forma textual, indicando fechas, participantes, acuerdos. Lo que se intenta con esto es lograr la mayor aproximación a la reconstrucción de los hechos.

Tema Tema VIVI

La Relatoria

Elaboración de documentosElaboración de documentos

Al iniciar la relatoria debe indicarse el nombre del evento, la fecha y lugar de realización.

Debe señalar los propósitos u objetivos del evento, los que normalmente son explicados al inicio del evento, por la persona que dirige la reunión (moderador o presidente).

Debe indicarse el nombre y cargo de la persona que inaugura el evento.

Debe contener lo más importante de los asuntos tratados.

Los títulos y subtítulos se deben destacar dentro del documento.

El documento debe describir los asuntos en el orden en el que fueron tratados en el desarrollo del evento.

Entre la intervención de un participante y otro, se dejará un espacio, a fín de que se pueda diferenciar en donde inicia y concluye la participación de cada participante.

Características de la relatoríaCaracterísticas de la relatoría

Cuando intervenga un participante, se deberá anotar su nombre con una relación de asistente y sus datos generales. Si no se cuenta con esta información se debe procurar anotar todos los datos que permitan identificarlo.

Deberán anotarse claramente los acuerdos logrados, los compromisos, y los nombres de los participantes que lo hayan asumido.

El documento debe permitir identificar los bloques de asuntos tratados así como los acuerdos convenidos en cada asunto.

En caso de determinarse la realización de próximas reuniones, deberán asentarse las fechas en que estas se hayan calendarizado, así como sus objetivos, posibles participantes y el lugar propuesto. *12

Las organizaciones formal o legalmente constituidas se rigen por una legislación específica (por ejemplo la ley de solidaridad social, ley general de sociedades cooperativas) en la que se establecen las características y requisitos para la celebración de las asambleas de socios y en este contexto, el documento que se genera es el acta de asamblea, en el que se hace constar el desarrollo de la asamblea así como los acuerdos y compromisos establecidos.

-Documento escrito, que sintetiza lo relevante de los asuntos abordados.-Sirve como memoria y constancia de los eventos. -Representa la historia de la organización.-Mediante la realización de una asamblea constitutiva. -Tiene carácter legal, pueden ser utilizada con fines jurídicos.-Constancia legal en la que los acuerdos de los socios quedan asentados como compromisos de carácter jurídico.

ActasActas

Escrita en un libro apropiado y no en hojas sueltas.

Redactada por el secretario.

Escrita con brevedad, pero que contenga todo lo realizado.

Aprobada por la asamblea posterior inmediata.

Firmada por el presidente y el secretario, indicando la fecha de su redacción.

Características que debe tener un acta:

-Número de acta

-Lugar, fecha y hora de asamblea

-Nombre del presidente de la reunión

-Nombre y domicilio de la asociación

-Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria)

-Orden del día

-Principales mociones aprobadas o no.

-Nombre de la organización que convocó la asamblea

-Acuerdos tomados

-Fecha de la convocatoria

-Hora y fecha de la terminación de la asamblea

-Firma del presidente y del secretario

Datos de un acta:

Durante la asamblea se debe hacer un aserie de resúmenes para anotar lo verdaderamente importante del proceso, sobre todo anotar los acuerdos. Al final de la asamblea estas son muy útiles para presentar resumen general.Las actas se deben elaborar entre asamblea y asamblea.En la siguiente asamblea, se debe leer el acta anterior y hacer los ajustes propuestos por el pleno, en caso de haberlos.Cuando en una asamblea general se reforman las bases constituidas de la sociedad, se deben asentar otros cambios en el acta; adquiriendo esta el valor de un nuevo contrato; por tanto, se debe registrar este documento ante las autoridades correspondientes para que procedan legalmente las reformas establecidas.Los acuerdos de una asamblea, entendiéndolos como resoluciones tomadas después de una discusión, se deben anotar con la respectiva cantidad de votos con que fue aprobado el asunto.

Recomendaciones

Es de vital importancia para una organización, el control y el manejo de los acuerdos tomados durante sus asambleas, ya que representan los linimientos oficiales sobre los cuales deben operar todos los organismos directivos que la constituyen, al tiempo que norman el comportamiento de los socios. Estos acuerdos se controlan mediante el libro de actas.

El libro de actas de una asociación es el documento donde se asisten, en secuencia cronológica, las asambleas que se efectúen desde la creación de la asociación.

En este libro de actas se deben encontrar todos los acuerdos que han determinado la existencia y el desarrollo de una agrupación; asimismo, se encontrarán los papeles desempeñados por lo más prominente y entusiasta miembros y sus respectivas responsabilidades en cualquier decisión de trascendencia.

Libro de ActasLibro de Actas

Es el documento escrito que se usa para comunicar generalmente asuntos oficiales, para gestionar, tramitar, informar, instruir, aclarar contestar. Etc., asuntos que se relacionan con la organización.

En su estructura es muy similar a la carta personal, pero a diferencia de ésta, el oficio se usa cuando la comunicación tiene como finalidad servir de enlace a la organización (en su carácter de organización y no de manera personal), con las dependencias u organismos que tienen alguna vinculación con ella.

El OficioEl Oficio

Comunicado por escrito.

Elaborado en papel embretado (para reforzar su carácter oficial)

Fecha de elaboración

Número de oficio

Debe especificar el destinatario, indicando, el nombre de la persona a la que se dirige, su cargo así como la dependencia en la que elabora el destinatario.

El texto debe ser breve y claro y puede referirse a una petición, aclaración respuesta, informe, etc.

Despedida cortés y sencilla.

Nombre, cargo y firma del representante de la organización.

En la parte inferior de la hoja final del oficio se indican las copias que se turnarán a diversas personas, instancias o dependencias.

Características de un oficio:

Se denomina informe, al documento que resumen los resultados derivados de la realización de una actividad, en este caso, de una reunión, junta, sesión de trabajo o asamblea.

Como su nombre lo indica el propósito del informe es brindar información breve y clara sobre los principales aspectos abordados en la reunión.

Las principales características son:

Titulo de información en el que aparecerá el nombre de la reunión realizada.Lugar en el que se desarrolló la actividad o reuniónPersonas u organizaciones que participaron.Los puntos más importantes que se abordaron.Los avances u obstáculos que se presentaron en la tarea desempeñada.Las conclusiones, los acuerdos o compromisos adquiridos.Utilizar un lenguaje claroDebe ser breve.

El InformeEl Informe

Son documentos en los que se refieren en forma pormenorizada, el resultado de las actividades diversas vinculadas con la organización, tales como: informes financieros, informes de avances, gestorías, informes de reunión.

Informes diversos

Características de los informes Administrativos y financieros

Los elabora el área de administración de la organización (Consejo administrativo, comisarios, etc.) para dar a conocer a ala asamblea general la forma en la que se han utilizado los recursos.

Estos informes pueden incluir a manera de anexo, gráficas o formatos contables que precisen con mayor claridad la información a explicar

Deben contener las fechas a las que corresponden el informe y el nombre de las personas responsables del manejo financiero o administrativo.

Informar de los principales obstáculos que se presentaron.Informar los logros obtenidos.Propuestas.

Características de los informes de Actividades

De igual manera, los directivos de las comisiones o de los consejos de administración, reportan el avance de las metas en cuanto al trabajo desarrollado en la organización a través de un informe que debe contener entre otros aspectos:

•Periodo que abarca el informe•Responsable de la realización de las actividades que se reportan•Principales actividades realizadas•Principales obstáculos que se presentaron así como la forma en que se solucionaron.•Principales logros obtenidos•Propuestas.

Las que permiten la alteración de su contenido. Existen algunas que no pueden enmendarse debido a sus propias características de contenido, por una enmienda puede cambiarla totalmente.

Las que requieren que otro miembro las secunde para que proceda su discusión.

Enmendables

Las que se utilizan para revisar una moción ya adoptada con el propósito de enmendarla o anularla.

Secundadas

Repetibles

Las que después de rechazadas no pueden volver a formularse. Hay mociones que no es posible volver a formular en la miasma sesión, ni aún por otro miembro, ni sobre el mismo tema.

Reconsiderables

VotaciónVotación

Si consideramos que el voto es el acto individual por el cual cada persona expresa su voluntad, podemos deducir, que la votación es el acto colectivo, emitido en una asamblea, por el cual una organización expresa su propia decisión.

Métodos de votaciónMétodos de votación

Consiste en emitir la voluntad mediante boletas depositadas en urna o en caja.

Cada persona es llamada por lista para expresar individualmente si aprueba o reprueba la moción que se discute. Esta votación se hace cuando la votación ordinaria provocó dudas en su recuento

Consisten en expresar el voto, poniéndose de pie o levantando la mano.

Votación secretaVotación nominalVotación ordinaria

El número de votos requeridos para que una moción sea aprobada, enmendada o rechazada, dependerá también de lo señalado por los propios estatutos. En algunos casos se requiere la mayoría de votos y en otros sólo las dos terceras partes.

Para la elección, el procedimiento de votación debe sujetarse a las normas establecidas por el reglamento; sin embargo, se hacen algunas observaciones.

Si la elección es realizada por plantillas, todos los asociados deben participar en la votación

Si la elección se hace por cargos, se debe proceder primero a la designación de candidatos y después a la votación de los designados.

Si la elección se hace por cargos y con libertad de candidatos utilizando el método nominal, el secretario lee el nombre del elector y éste debe responder con el nombre de su candidato al cargo.

Condiciones de la votación