COORDINACIÓN DEL

ESPACIO COLABORATIVO RTA

Espacio desarrollado por:

CREACIÓN Y DINAMIZACIÓN DE ESPACIOS COLABORATIVOS

Detección de necesidades

Toma de decisiones y diseño de la comunidad

virtual

Lanzamiento e inicio de actividades

Dinamización y consolidación

Los retos futuros

TOMA DE DECISIONES Y DISEÑO DE UNA COMUNIDAD VIRTUAL

¿Cómo la creamos? ¿Qué necesitamos?

Definición de las metas y objetivos

Creación y formación de un Equipo técnico y de Coordinación y definición de sus tareas y roles

Elección del entorno virtual y de las herramientas y aplicaciones

Planificación y temporalización de las primeras acciones y actividades

Dotación inicial de contenidos

EL EQUIPO COORDINADOR

Coordinación Temática

Los Coordinadores definen y coordinan

conjuntamente el plan de actividades a

desarrollar en el espacio y canalizan las

propuestas de los participantes.

Coordinación Técnica y

Dinamizadora

Prepara el espacio virtual y da de alta a los

participantes. Gestiona el día a día de las

actividades del espacio dando apoyo técnico y

logístico a sus miembros.

Administrador Administración del software del espacio

PREPARACIÓN DEL ESPACIO VIRTUAL

Actividades previas

al lanzamiento del espacio

• Adaptación del espacio virtual

• Definición de herramientas

• Preparación de la base de datos de

participantes

• Formación de coordinadores

• Conocimiento mutuo del Equipo

coordinador

• Elaboración de Guías de Uso

• Dotación de contenidos iniciales

• Planificación de las primeras

actividades

ESPACIO VIRTUAL

ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDADES

ESPACIO VIRTUAL

Herramientas de Comunicación online

Foros

Mensajería

Grupos de trabajo

Encuestas

Recursos Documentales

Gestor documental

Enlaces

Vídeos

Difusión de Información de Interés Actualidad

Eventos

Avisos

Novedades

¿Cómo se arranca? ¿Cómo se participa?

¿Qué se puede hacer y esperar?

Es necesario haber invertido tiempo suficiente en:

El diseño de herramientas y secciones: hay que evitar que aparezcan secciones sin contenido y herramientas sin

utilidades previstas. Una política de comunicación inicial que asegure una transmisión clara de los objetivos del espacio y de sus posibilidades para los participantes Unas pautas para la coordinación efectiva de todos los

miembros del Equipo coordinador

LANZAMIENTO E INICIO DE ACTIVIDADES

LANZAMIENTO E INICIO DE ACTIVIDADES

¿Cómo se arranca? ¿Cómo se participa?

¿Qué se puede hacer y esperar?

Es muy importante que los coordinadores sean activos durante el lanzamiento y que se muestren cercanos a los participantes y a sus inquietudes:

LA DETECCIÓN DE NECESIDADES CONTINUA PERMITE UNA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES ADECUADA

La Coordinación Técnica debe resolver cualquier

incidencia, duda o problema en el menor tiempo posible.

Los primeros meses son los más difíciles:

¡Hay que tomarle el pulso al espacio!

LANZAMIENTO DE UN ESPACIO COLABORATIVO

Inauguración del espacio

Envío de invitación y claves

Alta de participantes

Primeras Actividades

Cumplimentación de perfiles

personales, Actividad de

Bienvenida

Foro de Bienvenida:

sugerencias y temas de interés

Envío de Mini guías: uso de

las herramientas y posibilidades

del espacio

DINAMIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO

¿Cómo se mantiene el interés?

¿Cómo se generan actividades de calidad?

¿Cómo se genera conocimiento?

La maduración de la comunidad no es un proceso inmediato. Hay que:

Redefinir los roles y tareas asociadas de los coordinadores en

función de las necesidades detectadas.

CONSOLIDAR LAS ACCIONES DINAMIZADORAS

Implantar nuevas actividades que generen conocimiento y

planificarlas en momentos concretos en el tiempo:

NECESIDAD DE IMPULSO INSTITUCIONAL

Rotar y aumentar las responsabilidades: fomentar la progresiva

coordinación de actividades por parte de los participantes: “el

espacio es suyo”

DINAMIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO

Formación y comunicación continua a los nuevos coordinadores y

participantes: A mayor número de participantes, mayores serán las

oportunidades y sinergias que se puedan generar

Revisar periódicamente la necesidad de implantar posibles

adaptaciones tecnológicas

Evaluación de las actividades y retroalimentación con las sugerencias

recibidas

Elaboración y análisis de Indicadores de seguimiento y participación

Consolidación del proceso de gestión interna

Identificación de los principios que determinan las redes

DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LOS COORDINADORES

Supervisión y evaluación

La supervisión de las la calidad de las actividades ofrecidas en el espacio es labor del coordinador al

igual que la evaluación de la participación en el espacio

Participación y motivación

Los coordinadores deben ser los miembros más activos del espacio, deben participar en todas las

actividades y aportar gran contenido al espacio. Deben motivar la participación del resto de

miembros del espacio

Ejecución

Al menos una vez al semestre los coordinadores deben ser los responsables de llevar a cabo una

actividades dentro del espacio

Planificación de las actividades

Los coordinadores son los encargados de elaborar el Plan de Actividades semestral del espacio

Atender Peticiones/Correo Interno

Publicación de anuncios y/o presentaciones de actividades: cursos, foros…

Subir documentos a los Centros de Documentación aportados por participantes y Coordinadores

Anunciar plazos para inscripciones a talleres, celebración de actividades, etc.

Revisar diariamente el correo interno y resolución de dudas y preguntas

Seguimiento de Coordinadores

Invitar a los coordinadores a que sigan aportando documentos en el gestor documental, los eventos,

actualidad y enlaces.

Resolución problemas Técnicos

Recordatorio de claves para entrar en la plataforma y cualquier incidencia técnica planteada.

DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA

DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA

Anuncios en la Red

Revisar semanal o quincenalmente los anuncios que hay en el espacio y actualizar la información, tanto

en novedades como en destacados.

Motivación a participar y

Facilitación de tareas

Periódicamente escribir a los participantes informando sobre la utilización de las herramientas: perfiles y

fotografías, subida de documentos, proporcionar enlaces, eventos…

Creación de espacios para actividades y soporte a coordinadores

Adaptación y creación de los espacios virtuales necesarios para la celebración de las actividades y

soporte técnico y pedagógico a los profesores y/o expertos que participaran en los mismos.

ACTIVIDADES DE LA RED

GRUPOS DE TRABAJO E INVESTIGACIÓN

De corta duración y carácter aplicado.

Temas complementarios, de actualidad y/o

profundización.

Moderados por los coordinadores y/o miembros

del espacio. De carácter temporal o indefinido

sobre temáticas específicas, o sectorizados por

grupos de interés, países

Moderados por los Coordinadores y/o miembros

del espacio

Moderados por un Experto de reconocido

prestigio.

Impartida por un miembro del espacio en el que

presenta un tema específico de interés

Talleres Virtuales

Grupos de Trabajo

Foros Temáticos

Foros de Experto

Ponencia

PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

Es necesario planificar las actividades con una periodicidad al menos semestral

El Plan de Actividades debe cumplirse estrictamente

Las actividades deben comenzar a organizarse al menos cuatro semanas antes de su celebración

Todas las actividades deben ser anunciadas por primera vez en el Plan de Actividades y dos semanas antes de su celebración a través de las noticias, los destacados y los avisos del espacio

Todas las actividades deben contar con un documento de presentación y otro de conclusiones

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES

Las fases de la realización de una actividad son:

Publicación del Plan de Actividades incluyendo por cada actividad la siguiente información: título, coordinador o responsable, tipo de actividad y fechas de celebración

Cuatro semanas antes de su celebración, la Asistencia Técnica contacta al responsable y le envía la plantilla de la presentación de la actividad para que la elabore y le comunique las características de la actividad para preparar la herramienta en el espacio, principalmente en los grupos de trabajo y las ponencias

La Asistencia Técnica prepara la herramienta y el coordinador debe supervisar que todo está correcto

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES

Publicación de la presentación de la actividad en los destacados y las noticias del espacio al menos dos semanas antes de su celebración

Difusión y recordatorio de la actividad a través de los avisos y las noticias. Se debe anunciar la publicación de la presentación y anunciar el inicio de la actividad

Celebración de la actividad coordinada por el responsable y con la ayuda de la Asistencia Técnica. Si la participación no es elevada habrá que enviar avisos a los miembros recordando que se está celebrando la actividad e informando de los temas destacados

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES

Una vez finalizada la actividad la Asistencia Técnica debe enviar al coordinador la plantilla de conclusiones para su elaboración

El documento de conclusiones se debe publicar también en los destacados y las noticias del espacio

La Asistencia Técnica debe abrir una carpeta para cada una de las actividades en el Gestor Documental e incluir en ésta la presentación y las conclusiones

La Asistencia Técnica debe publicar una encuesta en el espacio para la valoración de la actividad por los participantes

CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO

Consolidación de la gestión interna

Evaluación

de las actividades

INFORMES

Y

ENCUESTAS

DE

EVALUACIÓN

Informe semestral por parte de los Coordinadores

temáticos

Informe de los profesores de los talleres virtuales

Encuesta de Evaluación final a los participantes de

los talleres

Informe final del taller virtual

Encuesta de valoración de los Foros temáticos y de

Expertos

Elaboración de un Informe semestral de Actividades

del espacio

Reuniones de evaluación y planificación de nuevas

actividades al menos cada seis meses

CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO

Actividades de calidad programadas y anunciadas con tiempo

Consenso y coordinación de las actividades

Conciliación de la diversidad e intereses heterogéneos

Corresponsabilización de sus miembros

Pertenencia participativa:

Acción

Implicación

Compromiso

Aprovechamiento de sinergias:

Complementariedad

Unión de esfuerzos comunes

ESTADÍSTICAS

ESTADÍSTICAS

LOS RETOS FUTUROS

¿Cómo se sigue creciendo? ¿Cómo se mantiene la calidad junto al crecimiento?

¿Cómo se interactúa con otras redes? ¿Cómo se innova?

¿Cómo se involucra a nuevos actores?

¿Cómo se consiguen recursos?

¿Cómo se difunde el conocimiento generado por el espacio?

¿Cómo se mide el impacto del espacio en las instituciones participantes?

¿Cómo se fideliza a los participantes?

¿Cómo se materializan las nuevas ideas?

¿Cómo se gestiona un equipo cada vez mayor?

¿Cómo se evalúan las herramientas tecnológicas disponibles?

ENCONTRAR RESPUESTAS QUE SUPEREN LOS PROBLEMAS Y DIFICULTADES Y SE FIJEN EN LAS OPORTUNIDADES GENERADAS

POR LA GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO EN RED

Fundación CEDDET

Av. Cardenal Herrera Oria, 378

Edif. B 3ª Planta

28035 Madrid

ESPAÑA

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