GUIA DE PARTICIPACION EN EL PROGRAMA PICCAP

INSTITUTO NACIONAL DE SALUDSUBPROCESO PROGRAMAS DE CONTROL DE CALIDAD RED NACIONAL DE LABORATORIOS Y BANCOS DE SANGRE

MARZO DE 2011

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION .................................................................................................................................. 1 PRESENTACION DEL PROGRAMA PICCAP .......................................................................................... 1 DEBERES DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD ................................................................................ 2 DEBERES DE LOS LABORATORIOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA PICCAP................................ 3 INFORMACION RELACIONADA CON LA PARTICIPACION................................................................... 3 AGENDA DE ENVIOS ........................................................................................................................ 3 INSCRIPCIONES ................................................................................................................................ 4 CONFIDENCIALIDAD ........................................................................................................................ 4 COLUSION, FALSIFICACION Y/O SUBCONTRATACION..................................................................... 4 CERTIFICADOS DE PARTICIPACION .................................................................................................. 4 COSTOS, FACTURACION Y PAGO ..................................................................................................... 4 INFORMACION RELACIONADA CON EL MATERIAL DE ENSAYO ........................................................ 4 PREPARACION Y VALIDACION DEL MATERIAL DE ENSAYO ............................................................. 5 RECEPCION DEL MATERIAL DE ENSAYO .......................................................................................... 5 MANIPULACION Y PROCESAMIENTO DEL MATERIAL DE ENSAYO .................................................. 6 PREPARACIN MATERIAL DE ENSAYO ........................................................................................ 6 MINERALES (1 Y 1.1) Y MINERALES (2 Y 2.2) ............................................................................... 6 POTENCIAL DE HIDRGENO (PH-1 Y PH-2) ................................................................................ 6 CLORO RESIDUAL LIBRE (CLORO 1 Y 2)........................................................................................ 7 TURBIEDAD .................................................................................................................................. 7 METALES Y TOC ........................................................................................................................... 7 ANLISIS BACTERIOLGICO BACT 1 Y BACT 2 ............................................................................. 8

INFORMACION RELACIONADA CON EL REPORTE DE RESULTADOS .................................................. 8 CIFRAS SIGNIFICATIVAS ................................................................................................................... 8 CIFRAS SIGNIFICATIVAS PARAMETROS FISICOQUIMICOS ........................................................... 8 REGISTRO DE RESULTADOS ......................................................................................................... 9 FORMATO REPORTE DE RESULTADOS ............................................................................................ 9 REPORTE DE DATOS FISICOQUMICOS-FQ .................................................................................. 9 REPORTE DE DATOS BACTERIOLGICOS ................................................................................... 10 PROCESAMIENTO DE RESULTADOS............................................................................................... 11 ELABORACION DE LOS REPORTES ................................................................................................. 12 INFORME GENERAL DE RESULTADOS PARCIALES ..................................................................... 12 PARAMETROS MICROBIOLOGICOS............................................................................................ 13 INFORME PERSONALIZADO DE RESULTADOS PARCIALES ............................................................. 14 INFORME FINAL PROGRAMA PICCAP ............................................................................................ 15 PARAMETROS FISICOQUIMICOS................................................................................................ 15 PARAMETROS MICROBIOLOGICOS............................................................................................ 16 DESEMPEO Y COMPETENCIA DE LOS PARTICIPANTES .......................................................... 16 INFORMACION GENERAL.................................................................................................................. 17 COMUNICACIN ............................................................................................................................. 17 CAMBIOS EN EL PROGRAMA PICCAP ............................................................................................ 17 QUEJAS Y RECLAMOS ................................................................................................................... 17 HORARIO DE ATENCION ................................................................................................................ 18 TABLA No.1 METODOLOGIAS UTILIZADAS POR LOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA PICCAP AGRUPADAS PARA EL CALCULO DE Z SCORE ............................ 1

INTRODUCCIONEste documento contiene polticas y lineamientos generales relacionados con la participacin en el Programa PICCAP. Es importante que los participantes conozcan y entiendan el contenido de esta publicacin, ya que constituye la base para la comprensin y dinmica del Programa. El contenido de este documento ha sido revisado y aprobado por el Coordinador del Grupo Salud Ambiental y el Responsable del Programa PICCAP.

PRESENTACION DEL PROGRAMA PICCAPEl Programa PICCAP es un Programa de Evaluacin Externa del Desempeo (PEED) del INS, el cual est a cargo del Grupo Salud Ambiental, de la Subdireccin Red Nacional de Laboratorios y por tanto, est enmarcado dentro de las polticas y objetivos de calidad del INS. Las responsabilidades y compromisos que genera el Programa, estn enmarcados dentro del mapa de procesos y actividades misionales de la Subdireccin Red Nacional de Laboratorios. El Coordinador General del Programa es el Coordinador del Grupo Salud Ambiental, quien se encarga de la planeacin y supervisin de las diferentes actividades tcnicas y administrativas del Programa. La supervisin de dichas actividades est a cargo de dos profesionales del Grupo Salud Ambiental en qumica y en bacteriologa, con experiencia en la preparacin de materiales de referencia. Estos profesionales, estn especialmente vinculados a la planificacin de las actividades del PICCAP, la preparacin de materiales de referencia y en la atencin y resolucin de las inquietudes, peticiones y reclamos provenientes de lo los participantes. Los otros profesionales y el personal asistencial del Grupo Salud Ambiental, participan activamente en la realizacin de dichas actividades El Programa PICCAP busca evaluar peridicamente la calidad analtica de los participantes en uno o varios de los 12 parmetros fisicoqumicos y 3 microbiolgicos que conforman el Programa. Estos son: Parmetros fisicoqumicos: PH, color, turbiedad, conductividad, cloruros, cloro libre residual, alcalinidad, dureza total, dureza clcica, hierro total, sulfatos, fosfatos., Aluminio, Cadmio, Mercurio, Plomo y TOC Parmetros microbiolgicos: E. Coli, Coliformes totales y Mesfilos. Los participantes, pueden inscribirse en el Programa para ser evaluados en los parmetros fisicoqumicos, en los parmetros microbiolgicos o en ambos tipos de parmetros. El costo de la inscripcin vara de acuerdo con la modalidad de participacin que escoja.

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El Programa PICCAP realiza tres envos anuales de muestras sintticas, nicas, fraccionadas y homogneas de material de referencia, para evaluar la competencia de los laboratorios, en los parmetros establecidos anteriormente, segn la modalidad de participacin de cada laboratorio. Cada envo de material de referencia y su correspondiente anlisis de los resultados remitidos por los participantes, genera un informe parcial personalizado, donde se evala individualmente a cada participante. Tambin se emite un informe parcial general como soporte de los resultados a partir de los cuales se realizaron los diferentes procesos estadsticos que condujeron al resultado final de la evaluacin de la competencia en la realizacin de los anlisis de uno o varios parmetros para cada uno de los participantes. Al final del ao, se emite un informe final, que evala en forma general al grupo de participantes y muestra la evolucin del Programa PICCAP durante el ao. En este informe, se establecen los laboratorios de referencia para el Programa en parmetros fisicoqumicos y microbiolgicos, los cuales son aquellos que obtuvieron un desempeo satisfactorio en ms del 70% de sus participaciones. Igualmente, mediante resolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social, los laboratorios que participaron mnimo en dos de los tres envos anuales y adems hacen llegar al MPS el formulario de requisitos mnimos, son autorizados para realizar anlisis qumicos, fsicos y microbiolgicos en agua para consumo humano.

DEBERES DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD El INS tiene para con el Programa PICCAP y sus participantes las siguientes obligaciones: Debe aceptar la inscripcin de entidades interesadas en participar en el Programa PICCAP, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en este documento y realice su proceso de inscripcin de acuerdo con los lineamientos definidos por el INS. Debe planear, organizar, supervisar y realizar todas las actividades relacionadas con la planificacin del Programa, produccin de material de referencia y generacin de informes y dems documentos que se deriven del funcionamiento del Programa. Producir eficientemente el material de ensayo apropiado para los propsitos del Programa as como garantizar su viabilidad, homogeneidad y estabilidad. El INS tiene la obligacin de hacer llegar los paquetes de material de ensayo a los participantes a la direccin consignada por ellos durante el procedimiento de inscripcin o donde notifiquen posteriormente mediante comunicacin fsica o electrnica. Mantener una comunicacin fluida con los participantes y atender diligentemente las inquietudes, dudas, peticiones, quejas y reclamos manifestadas por los participantes. Recibir los resultados emitidos por los participantes en la forma y mediante los mecanismos establecidos por el INS. Emitir, revisar y entregar en forma oportuna los informes parciales y el informe final a los participantes, de acuerdo a los mecanismos internos establecidos por el Programa. 2

Proveer los datos y reportes necesarios que requiera el Ministerio de la Proteccin Social para la elaboracin de la resolucin de autorizacin de los laboratorios para el anlisis de agua para consumo humano. Proveer los datos y reportes necesarios que requieran otras entidades de vigilancia y control en ejercicio de sus funciones.

DEBERES DE LOS LABORATORIOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA PICCAP Es obligacin de los participantes solicitar la correspondiente informacin y buscar los mecanismos necesarios para formalizar la inscripcin al programa, con la debida anticipacin de acuerdo con los procedimientos establecidos por el NS. Los participantes deben suministrar la informacin que se les solicite en forma veraz y confidencial la informacin solicitada por el Programa. Es deber de los laboratorios que participan en el Programa diligenciar los formatos de resultados apropiadamente, de acuerdo con los lineamientos que suministra el Programa en este documento y hacerlos llegar en los tiempos y plazos establecidos, a travs de los medios definidos en la resolucin por INS, as confirmar la recepcin de los mismos. En caso de dudas, solicitudes, quejas o discrepancias respecto a los resultados emitidos por el Programa PICCAP respecto a la evaluacin emitida por el Programa, estas deben hacerse en forma cordial, y a travs de los mecanismos establecidos para tratar dichas inquietudes. Es obligacin de los participantes mantener la confidencialidad de los resultados y evaluaciones emitidos por el Programa y establecer mecanismos al interior de los laboratorios y en relacin con los otros participantes, para evitar cualquier tipo de fraude o adulteracin de los resultados. Es deber de los participantes, revisar peridicamente la pgina web del INS, para estar pendientes de la informacin y requerimientos que el Programa PICCAP publique por este medio.

INFORMACION RELACIONADA CON LA PARTICIPACION AGENDA DE ENVIOSLa agenda anula de los envos es publicada anualmente en la pgina web del INS www.ins.gov.co en el link del Programa, cuando se abren las inscripciones al mismo. Igualmente, se hace llegar en medio fsico con el primer envo de material de referencia a cada participante. Si el material de referencia no llega dentro de los cuatro das hbiles posteriores a la fecha establecida, por favor pngase en contacto con el coordinador del Programa.

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INSCRIPCIONESTodos los laboratorios interesados en participar, pueden inscribirse llenando el Formulario para la Inscripcin en lnea a programas de control de calidad, publicado en la pgina web del INS y realizando el correspondiente pago de la inscripcin, de acuerdo con el procedimiento establecido. Por correo electrnico, el coordinador del Programa confirmar la aceptacin de la inscripcin del participante.

CONFIDENCIALIDADCada participante es identificado con un cdigo nico. El Programa PICCAP mantiene estricta confidencialidad sobre la identidad de cada participante. Todos los resultados recibidos de los participantes, son mantenidos bajo confidencialidad. Sin embargo, los resultados pueden ser publicados annimamente por el programa, para propsito de soporte, estudio u otra informacin requerida por entes estatales de regulacin o vigilancia.

COLUSION, FALSIFICACION Y/O SUBCONTRATACIONEs responsabilidad de cada participante evitar la colusin, la falsificacin y/o la subcontratacin de los anlisis.

CERTIFICADOS DE PARTICIPACIONEl Programa PICCAP emite una constancia de participacin a cada participante una vez aprobada y formalizada su inscripcin. Esta se enva por medio magntico al correo electrnico del participante y por medio fsico junto con el primer envo del material de ensayo.

COSTOS, FACTURACION Y PAGOLa inscripcin al Programa PICCAP, se abre en el mes de marzo, una vez el INS, haya publicado la resolucin de precios de bienes y servicios. Los participantes pueden inscribirse durante todo el ao al Programa, pero el costo ser el mismo, independientemente de que participen en uno, dos o los tres envos anuales. Por directriz del INS, los laboratorios departamentales de salud pblica no cancelan ningn valor por concepto de inscripcin. Las restantes entidades, bien sean pblicas, privadas o mixtas deben realizar el pago de la inscripcin al Programa, segn el procedimiento establecido por el INS, segn la resolucin, emitida por la Secretara General.

INFORMACION RELACIONADA CON EL MATERIAL DE ENSAYOEl material de ensayo enviado por el Programa PICCAP est codificado de la siguiente manera NOMBRE PH1 PH2 MUESTRA 1 PH 2 PH PARAMETROS QUE INCLUYE

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NOMBRE Turbiedad 1 Turbiedad 2 Minerales 1 Minerales 2 Minerales 1.1 Minerales 2.2 Metales TOC Cloro 1 Cloro 2 Bact. 1 Bact. 2

MUESTRA 1 2 1 2 1 2 1 1 1 2 1 2

PARAMETROS QUE INCLUYE Turbiedad Turbiedad Cloruros, Dureza total, Dureza clcica Cloruros, Dureza total, Dureza clcica Sulfatos, fosfatos, alcalinidad Sulfatos, fosfatos, alcalinidad Aluminio, Plomo, Mercurio y Cadmio Carbono Orgnico Total. Cloro libre residual Cloro libre residual Coliformes totales, E. Coli, Mesfilos Coliformes totales, E. Coli, Mesfilos

Los niveles de concentracin, de cada uno de los parmetros se escoge de acuerdo a los aspectos que desea evaluar el Programa, teniendo en cuenta los niveles mximos permisibles de cada uno de ellos de acuerdo con la Resolucin No. 2115 de 2007, expedida por el Ministerio del Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y por el Ministerio de la Proteccin Social. Adicionalmente, en la etiqueta se incluye el nmero del envo y el ao al cual corresponde.

PREPARACION Y VALIDACION DEL MATERIAL DE ENSAYOEl material de ensayo fisicoqumico es preparado a partir de agua destilada y des ionizada, tipo I y compuestos qumicos grado reactivo analtico. El Material de ensayo se prepara a partir de agua peptonada y cepas certificadas ATCC. Todo el material de ensayo es debidamente homogenizado, dispensado y envasado en frascos tipo gotero de 15 c. c., en porciones de 14 ml, para su posterior tapado y rotulacin. El material de ensayo es debidamente chequeado para establecer su homogeneidad y estabilidad, por medio de un muestreo aleatorio, calculando los estimadores estadsticos apropiados. Cuando se establece que la estabilidad y homogeneidad son adecuadas, se liberan para su posterior empaque y almacenamiento hasta la fecha del envo.

RECEPCION DEL MATERIAL DE ENSAYOEn caso de recibir una frasco del material de ensayo mal tapado, mal rotulado o que presente alguna alteracin, por favor de aviso con suficiente anticipacin al Coordinador del Programa, para restituirle el material correspondiente.

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MANIPULACION Y PROCESAMIENTO DEL MATERIAL DE ENSAYOPREPARACIN MATERIAL DE ENSAYO

Al recibir el material de ensayo es necesario que se preserve, si no se analiza inmediatamente. Mantener refrigerado el material de ensayo a temperatura de (2 - 5 C). Antes del anlisis es necesario que las muestras equilibren la temperatura de trabajo en el laboratorio. Antes de abrir los frascos es necesario agitar muy bien para homogenizar y tomar la porcin de ensayo. Para disponer de la porcin de ensayo, primero observe que el sello de seguridad de la tapa del frasco no presente signos de apertura o violacin. Gire la tapa en sentido contrario a las manecillas del reloj, hasta abrir completamente el frasco. Realice el mismo procedimiento con los dems frascos. Dispense el material contenido en el frasco a un recipiente segn las indicaciones dadas para cada parmetro.

MINERALES (1 Y 1.1) Y MINERALES (2 Y 2.2) Los frascos rotulados con material de ensayo Minerales (1 y 1.1) y Minerales (2 y 2.2) se emplean para determinar los siguientes parmetros: conductividad, dureza total y clcica, cloruros, fosfatos, sulfatos, alcalinidad total, hierro y color. En un matraz volumtrico de 1000 mL adicione aproximadamente 900 mL. de agua destilada desionizada (d.d). Agregue a ste matraz, 10 mL. Del frasco rotulado como minerales 11 y 10 mL. Del frasco rotulado como minerales 1.1. Mezcle suavemente, complete a volumen con agua d.d y homogenice por agitacin. En este volumen preparado determine los parmetros enunciados anteriormente. De igual forma proceda con los frascos rotulados como Minerales (2 y 2.2)

POTENCIAL DE HIDRGENO (PH-1 Y PH-2) Abra los frascos rotulados como pH-1 y pH-2 como se describi anteriormente. 6

Transfiera el contenido del frasco pH-1 en un recipiente adecuado limpio y seco. Determine el pH de la muestra previa homogenizacin. Proceda de igual forma para el frasco pH-2.

CLORO RESIDUAL LIBRE (CLORO 1 Y 2) Abra el frasco marcado como Cloro 1 y transfiera exactamente 5 mL de su contenido en un matraz volumtrico de 1.000 mL, que contiene aproximadamente 900 mL. de agua d.d, complete a volumen. Agite suave y homogenice, efecte el anlisis en esta muestra preparada inmediatamente. Proceda de igual forma con el frasco Cloro 2.

TURBIEDAD Agite muy bien el contenido de los frascos rotulados con Turbiedad 1 y Turbiedad 2. Transvase el contenido del frasco Turbiedad 1 a un vaso de precipitado limpio y seco. Agite fuertemente hasta homogenizar. Tome 10 mL. del concentrado y transfiralo a un matraz volumtrico de 1.000 mL. que contenga aproximadamente 900 mL de agua d.d (libre de turbiedad). Complete a volumen con agua de la misma calidad y realice el anlisis de inmediato. Esta muestra preparada no debe guardarse ms de 24 horas. Proceda de la misma forma con el frasco rotulado Turbiedad 2.

METALES Y TOC Agite muy bien el contenido del frasco marcado con Metales. Transvase el contenido del frasco a un vaso de precipitado limpio y seco. Agite suavemente. Tome 10 mL. del concentrado y transfiralo a un matraz volumtrico de 1.000 mL. que contenga aproximadamente 900 mL de agua d.d. Complete a volumen con agua de la misma calidad y realice el anlisis de inmediato.

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Proceda de la misma forma con el frasco rotulado TOC.

ANLISIS BACTERIOLGICO BACT 1 Y BACT 2 Procese las muestras BACT 1 y BACT 2 en lo posible el mismo da en que se reciben las muestras. Si no procesa inmediatamente las muestras despus de recibidas, guarde en nevera (2 a 4 C) todo el tiempo, sin que pasen ms de 5 das.

Los frascos marcados como BACT 1 y BACT 2 deben agitarse en vortex durante 60 segundos, y luego ser abiertos como se describi anteriormente junto al mechero o en rea estril. Flamee o pase por el mechero la boquilla del frasco. Transfiera los 14 ml contenidos en el frasco de BACT 1 a un recipiente estril y complete hasta 100ml con solucin salina isotnica estril, agua destilada estril solucin amortiguadora de fosfatos estril. Realice anlisis de mesfilos, Coliformes totales y E. coli en esta solucin. Si emplea el mtodo de filtracin por membrana (FxM), filtre 10 ml. de sta solucin para cada anlisis (mesflos, Coliformes totales y E. Coli). Si emplea otro mtodo utilice el volumen necesario segn literatura o mtodo de rutina utilizado. Tenga en cuenta que los resultados se expresan en UFC/100 ml. Siga el mismo procedimiento para el frasco marcado como BACT 2.

INFORMACION RELACIONADA CON EL REPORTE DE RESULTADOS CIFRAS SIGNIFICATIVASCIFRAS SIGNIFICATIVAS PARAMETROS FISICOQUIMICOSNmero de decimales con los cuales se deben reportar los resultados fisicoqumicos (F.Q) en el pro rama. PARMETRO PH Color Turbiedad Conductividad Cloruros DECIMALES 2 1 2 0 0 EJEMPLO 5.61; 8.59 4.1 ; 10.0 8.55; 10.37 820 ; 845 40 ; 70 8

PARMETRO Cloro Residual Libre Alcalinidad Dureza Total Dureza Clcica Sulfatos Fosfatos Hierro Aluminio Plomo Cadmio Mercurio TOC

DECIMALES 2 0 0 0 0 2 2 2 3 4 4 2

EJEMPLO 0.36; 1.64 42; 156 74 ;104 33 ; 38 145;222 0.28 ; 0.49 0.18 ; 0.27 0.01 ; 0.02 0.001 ; 0.005 0.0030 ; 0.0055 0.0018 : 0.0026 0.23 ; 5.00

REGISTRO DE RESULTADOSPara el reporte de resultados SIGA LAS INSTRUCCIONES QUE SE PROPORCIONAN EN EL NUMERAL SIGUIENTE. Nota: El programa no se hace responsable por los valores a reportar. Los participantes deben tener claro los conceptos de cifras significativas, valores instrumentales y redondeo de datos, calculados de expresiones matemticas, que son responsabilidades propias del laboratorio antes generar el resultado final a reportar. El programa tiene en cuenta internamente el rango de los valores de norma, las diferencias entre las metodologas, truncado y propagacin de errores por clculos numricos del aplicativo estadstico. El Programa en el tratamiento estadstico y las inferencias resultantes, expresa los resultados de los informes, bajos los criterios de confianza y probabilidades coherentes con el diseo estadstico que maneja.

FORMATO REPORTE DE RESULTADOSREPORTE DE DATOS FISICOQUMICOS-FQ1. El reporte de los resultados, se realiza diligenciando el formato presente en el archivo de MS Excel con nombre REGR0l .002.5090-004 RESULTADOS MUESTRAS DE ENSAYO.xls. 2. Abra el archivo mencionado en el numeral anterior y seleccione el nombre del participante de la lista desplegable ubicada en la parte superior del formato, marcado como Laboratorio. 3. Entrar la informacin de los datos en los campos vacos del formato. 9

4. Las unidades de sus resultados deben expresarse tal como figura en la columna UNIDADES del formato de resultados. 5. Debe tenerse en cuenta el nmero de cifras decimales con las que se reportan los resultados, como se explic en el numeral correspondiente. 6. Adems del resultado, es OBLIGATORIO seleccionar el mtodo utilizado para realizar la determinacin, as como la fecha en la cual se llev a cabo el anlisis. De lo contrario, no ser tenido en cuenta el resultado. 7. Reportar la incertidumbre total de las determinaciones realizadas, en la columna correspondiente, con igual nmero de cifras significativas especificadas para el reporte de resultados, de acuerdo con cada parmetro. 8. Para reportar valores menores al lmite de deteccin de la metodologa analtica utilizada, o cuando no sea cuantificable, consignar en la columna Resultado y en la columna Lmite de deteccin el valor correspondiente al lmite de deteccin de su mtodo analtico. 9. Si ha realizado la determinacin del lmite de deteccin correspondiente a los mtodos analticos empleados para el anlisis de los diferentes parmetros, consgnelos en la columna Lmite de deteccin con igual nmero de cifras significativas especificadas para el reporte de resultados, de acuerdo con cada parmetro. 10. Si no se va a reportar un resultado, deje la casilla en blanco. 11. Una vez completado, revisado y comprobado el registro de los resultados, envelos EN EL ARCHIVO DE MS EXCEL a los correos electrnicos piccap@ins.gov.co o gnavat@ins.gov.co. NO SE RECIBIRAN EN OTRO FORMATO DIFERENTE A MS EXCEL. 12. En caso de no recibir va correo electrnico respuesta de recepcin satisfactoria de los resultados, llamar al personal de contacto dentro de los tres das siguientes a la entrega de resultados para confirmar la recepcin de los mismos por parte del programa. 13. Si se presenta alguna duda o solicitud sobre los resultados comunquense con bastante antelacin a las fechas lmites para la entrega de los mismos. 14. Los resultados deben estar a disposicin del INS a ms tardar en las fechas lmites programadas, despus de estas fechas no se tienen en cuenta para el anlisis.

REPORTE DE DATOS BACTERIOLGICOS1. El reporte de los resultados, se realiza diligenciando el formato presente en el archivo de MSEXCEL con nombre REG RO1 .002.5090-004 RESULTADOS MUESTRAS DE ENSAYO.xls. 10

2. Abra el archivo mencionado en el numeral anterior y seleccione el nombre del participante de la lista desplegable ubicada en la parte superior del formato, marcado como Laboratorio. 3. En el reporte de resultados ES OBLIGATORIO anotar la fecha del anlisis, as como seleccionar la metodologa utilizada para cada determinacin. 4. El reporte de los resultados para parmetros microbiolgicos, se realiza de la siguiente manera. a. Si hubo crecimiento, en la pestaa contigua a la celda correspondiente al campo establecido para el reporte de resultados, seleccione la opcin 1. b. Si NO hubo crecimiento, en la pestaa contigua a la celda correspondiente al campo establecido para el reporte de resultados, seleccione la opcin 0. 5. Una vez completado, revisado y comprobado el registro de los resultados, envelos EN EL ARCHIVO DE MS EXCEL a los correos electrnicos piccap@ins.gov.co o gnavat@ins.gov.co. NO SE RECIBIRAN EN OTRO FORMATO DIFERENTE A MS EXCEL. 6. En caso de no recibir va correo electrnico respuesta de recepcin satisfactoria de los resultados, llamar al personal de contacto dentro de los tres das siguientes a la entrega de resultados para confirmar la recepcin de los mismos por parte del programa. 7. Si existe alguna duda o solicitud sobre los resultados comunquense con bastante antelacin a las fechas lmites para la entrega de los mismos. 8. Los resultados deben estar a disposicin del INS a ms tardar en las fechas lmites programadas, despus de estas fechas no se tienen en cuenta para el anlisis.

PROCESAMIENTO DE RESULTADOSEl procesamiento de los resultados para la elaboracin de los respectivos informes ocurre despus de que ha pasado la fecha lmite para el reporte de los mismos por parte de los participantes. Los resultados reportados son importados a una base de datos y despus son revisados 4 veces en forma manual por parte del personal encargado para esto por el Coordinador del Programa. En caso de encontrar alguna discrepancia entre el formato de reporte de resultados de algn participante y los datos importados a la base de datos, se corrige manualmente

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ELABORACION DE LOS REPORTESINFORME GENERAL DE RESULTADOS PARCIALES

PARAMETROS FISICOQUIMICOSEste informe se elabora y publica en la pgina web del INS, por cada uno de los tres envos anuales del Programa PICCAP En el se publican en forma annima los resultados reportados por todos los participantes para los diferentes parmetros y muestras. Como resultado de la evaluacin estadstica de dichos resultados al final de la lista de resultados, se encuentra: El Programa PICCAP permite evaluar los resultados de su laboratorio en dos formas: 1. Puntual: Concretamente, cmo fue el desempeo en un determinado parmetro, muestra y envo. Esta evaluacin, se puede realizar mediante el indicador Z. Este indicador muestra en trminos de desviaciones estndar la lejana o cercana del resultado reportado por un laboratorio, en un parmetro determinado, respecto a la media corregida por mtodo analtico. Por ejemplo, si el valor del indicador Z es 0.85, indica que el resultado reportado estuvo desviado 0.85 desviaciones estndar con respecto a la media corregida. El indicador Z score se calcula de acuerdo con la formula siguiente:

Z=

x

.

Donde es la media calculada para los resultados emitidos para un parmetro y muestra, cuyo anlisis se llev a cabo mediante una tcnica analtica especfica. es la desviacin estndar calculada para los resultados emitidos para un parmetro y muestra, cuyo anlisis se llev a cabo mediante una tcnica analtica especfica Otro indicador es el IV. Al igual que el valor Z, el indicador IV es una medida de qu tan lejos estuvo un resultado de la media corregida. Este indicador puede tomar un valor entre -400 y 400. Si el valor obtenido es cercano a los extremos, quiere decir que el valor estuvo lejos de la media corregida. En cambio, si el valor obtenido es cercano a cero, indica que el valor estuvo cerca de la media corregida. Clculo del ndice de variacin (IV) El indicador IV se calcula para cada laboratorio que emiti un resultado para un parmetro fisicoqumico para un envo, parmetro y muestra. 12

a. Para realizar el clculo, hay que realizar primero el clculo de la exactitud, a travs de la siguiente frmula:

x x E = x

100

Donde x es el resultado emitido por un laboratorio para un parmetro y muestra dada. P. E. conductividad 2 Xv es la media corregida calculada para un parmetro y muestra dados. Despus de realizar el clculo de la exactitud, se procede a realizar el clculo del indicador IV de la siguiente manera:

E IV = CV

100

Donde E es la exactitud calculada anteriormente y CV es un valor arbitrario establecido por el Programa PICCAP como 25 para los parmetros color y alcalinidad y como 15 para el resto de los parmetro fisicoqumicos.

2. En el tiempo: En esta modalidad, se califica la competencia a travs de los indicadores IVM e IVMM. Cada participacin en un parmetro dado genera un valor del indicador IV. El indicador IVM, se calcula como el promedio de los ltimos 8 valores de IV generados para un parmetro dado. EL ltimo indicador, es el IVMM, que es el resultado de promediar todos los valores de IVM de los laboratorios participantes en un parmetro dado. El paso final para calificar la competencia de un laboratorio es comparar el IVM y el IVMM. Si el valor de IVM de su laboratorio para un parmetro dado, es menor o igual al valor de IVMM, su competencia se califica como satisfactoria o S. De lo contrario se califica como insatisfactoria o I. Nota: Los laboratorios que llevan menos de 8 participaciones en el Programa PICCAP, para un parmetro dado, no generan valor del indicador IVM ni de IVMM.

PARAMETROS MICROBIOLOGICOS Concordancia

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La concordancia para los parmetros microbiolgicos, se califica para cada laboratorio, por envo, muestra y parmetro. Para realizar esta calificacin, se deben conocer los valores esperados para cada muestra y parmetro de cada envo del Programa, los cuales son conocidos por el profesional encargado de preparar las muestras. Si el resultado reportado por un laboratorio para un parmetro, envo y muestra dado, concuerda por el valor esperado proporcionado por el profesional encargado de la preparacin de las muestras, la concordancia se califica como SATISFACTORIO (S). De lo contrario, se califica como INSATISFACTORIA (I) Porcentaje de concordancia Este indicador se calcula, a partir del recuento del nmero de participantes que reportaron resultados para un parmetro, muestra y envo dado y el recuento de aquellos que obtuvieron concordancia satisfactoria. Esto se calcula como se ilustra a continuacin: N Lab. R.: Nmero de Laboratorios con reporte de resultados N Lab. R.C.: Nmero de Laboratorios con resultados concordante N Lab. RC X 100 Porcentaje de Concordancia = N Lab. R

INFORME PERSONALIZADO DE RESULTADOS PARCIALESEl informe personalizado de resultados se compone de dos numerales. El primero muestra los resultados de los parmetros fisicoqumicos y el segundo los parmetros microbiolgicos. El primer numeral se compone de 4 tablas, las cuales muestran la siguiente informacin: Resumen de todos los resultados por parmetro. En el se tabulan el nmero total de laboratorios que reportaron resultados por parmetro, la media, la desviacin estndar y el coeficiente de variacin de todos los resultados reportados. Estos valores se calcularon tal y como se explic en el numeral anterior para el informe general de resultado parciales. Resultados vlidos por parmetro. En el se tabulan el nmero total de laboratorios que reportaron resultados vlidos por parmetro, la media, la desviacin estndar y el coeficiente de variacin de los resultados vlidos reportados. Estos valores se calcularon tal y como se explic en el numeral anterior para el informe general de resultados parciales. Todos los resultados por mtodo. En este cuadro se tabulan los mismos valores que para el cuadro No. 1, pero agrupados por mtodo analtico. Los mtodos analticos se toman del reporte de resultados emitido por 14

cada participante. Estos mtodos analticos se agrupan segn la tcnica analtica en la cual se basa el mtodo. Estos grupos se presentan en el anexo No.1. Resultados vlidos por mtodo. En este cuadro se tabulan los mismos valores que para el cuadro No. 2, pero agrupados por mtodo analtico. Los mtodos analticos se toman del reporte de resultados emitido por cada participante. Estos mtodos analticos se agrupan segn la tcnica analtica en la cual se basa el mtodo. Estos grupos se presentan en el anexo No.1. Resultados por laboratorio. En este cuadro se tabulan los resultados reportados en forma individual por laboratorio. En el se muestran por cada parmetro y muestra el grupo de mtodo utilizado para el anlisis del parmetro, el resultado reportado el indicador Z score, los indicadores IV, IVM, la calificacin del desempeo y el valor del indicador IVMM Este indicador se calcula para cada laboratorio que emiti un resultado para un parmetro fisicoqumico para un envo, parmetro y muestra, agrupando los resultados de acuerdo con la tcnica analtica utilizada por ellos La lista de grupos de metodologas puede verse en el anexo No. 1

INFORME FINAL PROGRAMA PICCAPEl informe final del Programa PICCAP tiene como propsito ilustrar a los participantes sobre el comportamiento y evolucin general del Programa a lo largo del ao, en aspectos relativos a ste, que van desde la distribucin geogrfica de sus participantes, hasta establecer los Laboratorios de referencia para el Programa, as como la visin que se tiene para este en el ao siguiente. En primer lugar, se muestra la distribucin geogrfica, de los participantes, agrupados segn el tipo de institucin. Esta grfica muestra que el Programa PICCAP, tiene cobertura en el cien por ciento de la geografa nacional, inclusive, en las regiones ms apartadas del Pas. El informe final, luego muestra el estado actual en que se encuentran los participantes en el PICCAP, respecto a la validacin de metodologas tanto para la determinacin de parmetros fisicoqumicos, como microbiolgicos. La fuente de esta informacin fueron los participantes mismos y fue recopilada durante el proceso de inscripcin al Programa. Enseguida, mediante una tabla general, se ilustra cmo fue la respuesta de los diferentes laboratorios participantes, durante los tres envos del ao. En la columna destinada para cada envo, se muestra una cifra que corresponde al porcentaje de parmetros que cada participante report resultados segn el tipo de parmetro.

PARAMETROS FISICOQUIMICOSLa tabla No. 2, complementa la grfica No. 1 mostrando el nmero de metodologas validadas y el nmero de metodologas no validadas, que actualmente utilizan los diferentes participantes para el anlisis de agua para consumo humano, tanto para parmetros fisicoqumicos, como microbiolgicos. Hay que tener en cuenta, que hay laboratorios que han reportado ms de una metodologa para llevar a cabo el anlisis de un parmetro. La grfica No. 3, muestra el porcentaje de fiabilidad de los laboratorios participantes en cada parmetro al final del ao. 15

Este indicador, se calcula contando el nmero de laboratorios con desempeo satisfactorio en un parmetro dado, dividindolo por el nmero de laboratorios que participaron reportando resultados para dicho parmetro y multiplicndolo por cien. Las tablas 3 a 14 muestran un escalafn por percentiles, del desempeo da los laboratorios participantes en un parmetro dado, el final del ao. Si un laboratorio encuentra que en la tabla correspondiente al parmetro PH, en la columna percentil, aparece el valor 33%, significa que el 33% de los participantes que reportaron resultados para pH, tuvieron un desempeo igual o mejor al de dicho participante.

PARAMETROS MICROBIOLOGICOSRespecto del desempeo en parmetros microbiolgicos, la tabla No. 15 muestra el porcentaje de concordancia que cada laboratorio tuvo en cada uno de los tres parmetros. Si un laboratorio encuentra que para el envo nmero 3, en el parmetro E. Coli el valor correspondiente es 50%, indica que de las dos muestras enviadas para anlisis microbiolgico (Bact 1 y Bact 2), en una obtuvo un resultado acorde con el esperado y la otra no. La grfica No. 3, muestra en forma global la concordancia a lo largo del ao, para cada uno de los 3 parmetros microbiolgicos. La tabla No. 16, establece los laboratorios referentes para el Programa en cada uno de los parmetros fisicoqumicos. Un laboratorio es referente para el PICCAP en un parmetro dado, si el desempeo en el mismo es satisfactorio. En la ltima columna de esta tabla, se muestra el porcentaje de desempeo, el cual se calcula, contando el nmero de parmetros en el que un laboratorio dado tuvo desempeo satisfactorio, dividindolo por el nmero de parmetros en los que particip y multiplicndolo por cien. Esto se calcula con punto de corte a la segunda muestra del tercer envo.

DESEMPEO Y COMPETENCIA DE LOS PARTICIPANTESLas tablas 17 y 18, muestra el listado de laboratorios que tuvieron un porcentaje de desempeo mayor o igual al 70% en parmetros fisicoqumicos y microbiolgicos respectivamente. Respecto a la tabla No. 17, se muestra el nombre del laboratorio, el nmero de parmetros con desempeo satisfactorio (PS), el nmero de parmetros totales en los que particip (PT) y el porcentaje de desempeo satisfactorio (%DS). En cuanto a la tabla No. 18, en ella se encuentran consignados el nombre, y el porcentaje de concordancia general (%C) en parmetros microbiolgicos. Por ltimo, el informe contiene una corta descripcin de la visin que se tiene para el Programa y sus participantes para el prximo ao.

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INFORMACION GENERAL COMUNICACINEl xito del PICCAP, est estrechamente relacionado con la efectiva comunicacin entre los participantes y el Programa. Por esta razn, recomendamos a los participantes hacer llegar sus recomendaciones e inquietudes al Coordinador.

CAMBIOS EN EL PROGRAMA PICCAPLos cambios que tenga el programa durante su funcionamiento, sern avisados a los participantes con suficiente anticipacin.

QUEJAS Y RECLAMOSPara colocar una queja o reclamo, los participantes deben contactar al Coordinador del Programa.

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HORARIO DE ATENCIONEl horario de atencin del Programa ser el fijado por el Instituto Nacional de Salud. Actualmente es lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., exceptuando das festivos. Fuera de este horario, puede contactar al Coordinador del Programa a piccap@ins.gov.co CONTACTOS Coordinador del Programa Gerardo Nava Tovar E-mail: gnavat@ins.gov.co Telfono: (571) 220 77 00 Extensin 1358 Referente Tcnico del Programa Referente parmetros fisicoqumicos Dario Pardo Pardo E-mail: dpardo@ins.gov.co Telfono: (571) 220 77 00 Extensin 1295 Referente parmetros microbiolgicos del Programa Alieth Karina Pieros E-mail: kpineros@ins.gov.co Telfono: (571) 220 77 00 Extensin 11296 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN Pgina web INS Programa PICCAP http://www.ins.gov.co/?idcategoria=14387 Telfono: (571) 220 77 00 Extensin 1295 Fax: (571) 220 77 00 Extensin 1296 PAGO DE LA INSCRIPCION AL PROGRAMA Grupo de Facturacin Instituto Nacional de Salud Responsable Grupo de Facturacin Ingeniero Hugo Blanco E-mail: hblanco@ins.gov.co Telfono: (571) 220 77 00 Extensin 1413 - 1223 Secretaria Grupo de Facturacin Clemencia Huertas E-mail: ahuertas@ins.gov.co Telfono: (571) 220 77 00 Extensin 1413 - 1223 18

ANEXO No. 1

METODOLOGIAS UTILIZADAS POR LOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA PICCAP AGRUPADAS PARA EL CALCULO DE Z SCORE

TABLA No.1 METODOLOGIAS UTILIZADAS POR LOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA PICCAP AGRUPADAS PARA EL CALCULO DE Z SCORE

Parmetro PH PH PH PH PH PH PH COLOR COLOR COLOR COLOR COLOR COLOR COLOR COLOR COLOR TURBIEDAD TURBIEDAD TURBIEDAD TURBIEDAD TURBIEDAD TURBIEDAD TURBIEDAD CONDUCTIVIDAD CONDUCTIVIDAD CONDUCTIVIDAD CONDUCTIVIDAD CONDUCTIVIDAD CLORUROS CLORUROS CLORUROS CLORUROS CLORUROS CLORUROS CLORUROS

Nombre mtodo Electromtrico Papel Indicador Varillas Indicadoras Kit Rojo de fenol Otros No especifica Espectrofotomtrico Filtro Triestmulo ADMI de filtro triestmulo Fotomatico Fotomtrico Kit Comparacin Visual Otros No especifica Nefelometrico Kit Espectrofotomtrico Fotomtrico Turbidimtrico Otros No especifica Electromtrico Kit Quickchek Otros No especifica Volumtrico Argentomtrico Nitrato mercrico Potenciomtrico Espectrofotomtrico Fotomtrico Cromatografa inica

Cdigo Grupo 1 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 2 2 3 3 1 2 2 2 2 3 3 1 2 2 2 2 1 1 1 2 2 2 3 A1

Parmetro CLORUROS CLORUROS CLORUROS CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE CLORO RESIDUAL LIBRE ALCALINIDAD ALCALINIDAD ALCALINIDAD ALCALINIDAD ALCALINIDAD DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA TOTAL DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA DUREZA CALCICA

Nombre mtodo Kit Otros No especifica Espectrofotomtrico Fotomtrico Colorimtrico de la DPD Siringaldacina PCLD Yodometrico de electrodo Volumtrico Oxido de Fenilarcina Yodomtrico Amperomtrico Volumtrico DPD/FAS Otros No especifica Orto toluidina Kit Comparacin Visual Volumtrico Titulomtrico Otros No especifica Kit Volumtrico EDTA Clculo de la dureza Kit Otros No especifica Electromtrico Reflectometra Absorcin atmica Volumtrico EDTA Volumtrico permanganato Absorcin atmica ICP Kit Clculo de Calcio Fotomtrico Otros No especifica

Cdigo Grupo 4 4 4 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 1 1 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 1 1 2 2 3 3 3 3 3 A2

Parmetro HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL HIERRO TOTAL SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS SULFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS FOSFATOS MERCURIO MERCURIO MERCURIO MERCURIO MERCURIO MERCURIO PLOMO PLOMO

Nombre mtodo Colorimtrico 1,10 fenantrolina Espectrofotomtrico Fotomtrico Absorcin atmica Kit Otros No especifica Polarogrfico Reflectometra Electromtrico Comparacin Visual Nefelometrico Colorimtrico Espectrofotomtrico Fotomtrico Turbidimtrico Cromatografa inica Gravimtrico Otros No especifica Electromtrico Kit Colorimtrico cloruro estannoso Colorimtrico vanadomolibdofosfrico Acido ascrbico Espectrofotomtrico Fotomtrico Otros No especifica Cromatografa inica Kit UV - VIS AA - LLAMA AA . GH ICP CROMATOGRAFIA INICA VOLTAMETRIA UV - VIS AA - LLAMA

Cdigo Grupo 1 1 1 2 3 3 3 3 3 3 3 1 2 2 2 2 3 4 4 4 4 4 1 1 1 1 1 2 2 2 2

A3

Parmetro PLOMO PLOMO PLOMO PLOMO CADMIO CADMIO CADMIO CADMIO CADMIO CADMIO ALUMINIO ALUMINIO ALUMINIO ALUMINIO ALUMINIO ALUMINIO ALUMINIO ALUMINIO NITRITOS NITRITOS NITRITOS NITRITOS NITRITOS NITRITOS NITRITOS NITRITOS NITRITOS ECOLI ECOLI ECOLI ECOLI ECOLI ECOLI ECOLI COLI TOTALES COLI TOTALES COLI TOTALES COLI TOTALES COLI TOTALES

Nombre mtodo AA . HORNO DE GRAFITO ICP CROMATOGRAFIA INICA VOLTAMETRIA UV - VIS AA - LLAMA AA . HORNO DE GRAFITO ICP CROMATOGRAFIA INICA VOLTAMETRIA UV - VIS AA - LLAMA AA . HORNO DE GRAFITO ICP CROMATOGRAFIA INICA VOLTAMETRIA KIT FOTOMETRIA Kit Espectrofotomtrico Fotomtrico Otros No especifica Reflectometra Electromtrico Colorimtrico Cromatografa inica Filtracin por membrana Sustrato definido Presencia - Ausencia Numero ms probable Tubos mltiples de fermentacin Otros No especifica Filtracin por membrana Sustrato definido Presencia - Ausencia Numero ms probable Tubos mltiples de fermentacin

Cdigo Grupo

1 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 3 3 4 4 1 2 2 3 3 A4

Parmetro COLI TOTALES COLI TOTALES MESOFILOS MESOFILOS MESOFILOS MESOFILOS

Nombre mtodo Otros No especifica Recuento en placa Filtracin por membrana Otros No especifica

Cdigo Grupo 4 4 1 2 3 3

A5