Archivo, Documento de Archivo... Necesidad de clarificar los conceptos.

Francisco Fuster Ruiz

Verónica Guzmán CorreaCINF 6419

Profesora: Luisa Vigo-Cepeda

Introducción

• Plantea la necesidad de clarificar los conceptos fundamentales de la archivistica y la historia de la disciplina como base de la democracia y el estado de derecho.

• Plantea el desconocimiento que existe sobre la materia, su importancia y cómo ha evolucionado en la historia.

Historia de los documentos• Mundo clásico: el documento es uno

testimonial, jurídico-administrativo.– para ello los documentos se crean y se conservan

como forma de poder.

• Mundo greco-romano: cambia el concepto y se inserta el documento público y el archivo publico. – va a ser de carácter general y de documentación y

no exclusivo del soberano.

• El documento sirve para delimitar los derechos y las obligaciones de los ciudadanos y era accesible para todos.

Historia de los documentos

• Dentro del derecho romano, el documento de archivo adquiere una condición de fe pública.

• Estos eran confiados a empleados especiales ligados por un juramento especial y esta era la garantía a la autenticidad.

Historia de los documentos

• Con la caída del Imperio Romano, el documento se ve afectado y cambia el concepto de público a uno de carácter de poder por el soberano, la iglesia y los señores.

• Para el siglo XII recobran el concepto jurídico y en el archivo se le da paso a documentos tanto públicos como privados.

• Estos adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano.

Historia de los documentos

• Durante las siguientes épocas el documento adquiere una validez como testimonio que sustenta la vida del derecho y del poder.

• Actualmente son parte del patrimonio si se habla de los documentos históricos, pero también demuestran y legitiman las entidades productoras.

Documento de Archivo• Son parte de los procesos y reflejos de las

funciones y actividades del hombre y como testimonio de una gestión.

• Aquí se cuestiona la objetividad y la autenticidad que deben de tener los documentos y que estos no se pueden desligar de las falsedades y manipulación, pero se debe de mantener los procesos adecuados de la valoración y de la originalidad.

• El documento de archivo debe de ser único y de ahí el problema de la perdida y de definir en los diferentes soportes y creaciones actuales de cuales son los originales y su autenticidad.

Documento de Archivo• El archivo se alimenta de los documentos y

estos cuentan con varias definiciones dependiendo desde que profesión y la ciencia que se les mire.

• Se define como “un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de conocimiento y que demuestra algo.

• Se considera documento de archivo a todo aquel que “sea producto de la imaginación, fuentes narrativas, informativas y científicas que den fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa” a estos se le considera documentos de archivos.

Documento de Archivo

• Es de suma importancia que este documento tenga una relación con la entidad productora y como ha llegado al archivo y su relación con el conjunto documental de carácter seriado y como un conjunto orgánico de documentos y no como una colección documental.

Caracteres Externos e Internos • El documento de archivo cuenta con

caracteres externos e internos. Externos: el documento como toda

expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte.

Internos: es uno de carácter administrativo y/o jurídico que forme parte de un fondo orgánico. El documento de Archivo, también se puede ver

como testimonio.

Archivos

• El Concepto Archivo tiene tres formas de verse como: contenido documental, como institución y como lugar de conservación.

• Según el diccionario de Terminología Archivistica se puede definir como: la institución cultural donde se reúnen, conservan ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivos

• A su vez esta definición es de carácter general ya que los archivos se dividen entre: Institucionales: como institución administrativa,

jurídica y científica y las entidades productoras. Documentales: los conjuntos orgánicos de los

documentos, recibidos en archivo, procedentes de una o varias entidades productoras.

Estructurales: las instalaciones o depósitos. Personales: los profesionales archiveros y sus

colaboradores técnicos. Científicos y técnicos: la gestión y archivistica y el

servicio documental.

Archivos

• Para que archivo se considere como tal y no como un almacén de papel viejo debe tener:

Contenido: conjunto orgánicos de documentos producidos por una institución.

Continente: los depósitos documentales. Personal: profesionales capacitados científicamente

técnicamente para sus labores. Gestión Archivistica: recogida, organización,

conservación. Servicio documental: utilización.

La archivística

• La disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos.

• La ciencia que se ocupa de los archivos, en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos a fin de manejar y hacer accesibles la información de los fondos documentales.

La Archivística como Ciencia

• La archivistica contiene principios de procedencia de clasificación de los documentos, lo que le hace tener una metodología científica.

• La archivistica tiene como función crear las metodologías necesarias para que los archivos cumpla con sus fines, procedimientos y que mantengan relación con las entidades productoras.

• Se deben de regularizar en la catalogación, el orden de procedencias, el manejo y la difusión.

La Archivística como Ciencia

• Que el archivero se encargue de la difusión y se convierta en custodio de los documentos.

• Los archivos contienen una finalidad informativa por eso se les considera como parte de las Ciencias de la Información, adoptando técnicas de las nuevas tecnologías.