Presentación….………………………………………………………………………..………….....

DTI

Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Departamento de Tecnologías de la Información

Índice

Presentación….………………………………………………………………………..………….. I Organigrama……………………………………………………………………………………….. II Simbología…………………………………………………………………………………………. III Descripción de Procedimientos……………………………………….…………………………. IV

1 Jefe de Oficina de Sistemas

1.1 Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Informáticos………………………………….. 1

2 Jefe de Oficina de Soporte Técnico

2.1 Servicio, Mantenimiento, Reparación Externa y Trámite de Garantías de Equipos de Informática………………………………………………………………………...………….. 6

3 Jefe de Oficina de Producción

3.1 Producción y Publicación de Información en Medios Impresos y Electrónicos………. 15

4 Jefe de Oficina de Innovación Tecnológica 4.1 Supervisión a Academias Locales de Cisco Networking Academy……………………. 20

Directorio…………………………………………………………………………………………... V

Firmas de Autorización…………………………….……………………………………………... VI

Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz

Departamento de Tecnologías de la Información

Presentación

El Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), es un Organismo Público Descentralizado con Personalidad Jurídica y Patrimonio Propio, tiene como propósito impartir e impulsar la Educación Media Superior en el Estado, y la Misión de “proporcionar servicios de bachillerato de calidad, propiciando el desarrollo integral del educando, con recursos didácticos y tecnologías modernas, a través de métodos que atiendan las características diferenciadas de los alumnos, y con docentes altamente capacitados que garanticen procesos de enseñanza - aprendizaje apropiados para vincularlos con la comunidad y el trabajo productivo y para integrarlos competitivamente a estudios a nivel superior”.

El Colegio ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo

en el Estado, atendiendo un alto porcentaje de la demanda estudiantil del nivel medio superior, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar una educación con calidad.

En cumplimiento a la normatividad establecida por la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz, el Programa del Eje rector 4.10 “Modernización de la Gestión del Sistema Educativo Estatal” del Programa Institucional de Desarrollo 2005 – 2010 del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.

Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los

procedimientos administrativos del Colegio. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual de Organización del área específica. Está integrado por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con su respectivo diagrama de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General.

El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la

Honorable Junta Directiva. Asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Colegio para que continúe proporcionando los servicios educativos en forma eficaz, fundamentados en una guía de acción.

El Manual de Procedimientos complementa y guarda congruencia con el Manual de

la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad que ha implantado el Colegio de Bachilleres, en busca de la eficacia en el servicio educativo y su mejora continua.

DTI I

Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz

Departamento de Tecnologías de la Información

Organigrama

DTI II

JEFE DE OFICINA DE

SISTEMAS JEFE DE OFICINADE

PRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

JEFE DE OFICINADE REDES Y

TELECOMUNICACIONES JEFE DE OFICINAJEFE DE OFICINDE SOPORTE

TÉCNICO ADE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

DTI III


Simbología

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

DTI III


Simbología

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genera o salga del procedimiento.

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.


Descripción de Procedimientos

DTI IV

Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Informáticos Atender las solicitudes de desarrollo y mantenimiento de software para las áreas del Colegio. Diario

Normas El Jefe de Oficina de Sistemas del Departamento de Tecnologías de la Información será la

responsable de atender las solicitudes de desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos.

El Jefe de Oficina de Sistemas contará con el personal técnico capacitado para llevar a cabo

este procedimiento. Las solicitudes de desarrollo y mantenimiento de software se recibirán por medio de Oficio

dirigido al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información. El diseño, seguimiento y supervisión de los sistemas será corresponsabilidad del área

solicitante.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización

Octubre de 2009

Diciembre de 2009

Dirección de Planeación,

Programación y Presupuesto

Dirección General H. Junta Directiva

DTI/JOS 1

DTI/JOS 2

Área Actividad Descripción

Jefe de Oficina de Sistemas

1

1A

2

3

4

5

Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, proveniente del titular del centro de responsabilidad, original del Oficio de solicitud para el desarrollo o mantenimiento de un sistema; analiza la factibilidad, verifica que haya recursos humanos, económicos y materiales. Archiva Oficio de solicitud original de manera cronológica permanente en la Carpeta de la dirección solicitante. ¿Es factible el desarrollo o mantenimiento? En caso de no ser factible: Elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del centro de responsabilidad solicitante, para notificar la imposibilidad de llevar a cabo la actividad; recaba firma del Jefe del Departamento, turna el Oficio, recaba acuse de recibo en la copia y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de la dirección solicitante. Fin. En caso de ser factible: Realiza un diagnóstico y planea las actividades para el desarrollo o mantenimiento del sistema, en un Cronograma de desarrollo en original y copia. Elabora Oficio en original y copia dirigido al titular de centro de responsabilidad solicitante, recaba la firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, y envía original junto con copia del Cronograma de desarrollo. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva junto con el Cronograma de desarrollo original, de manera cronológica permanente en la Carpeta de la dirección solicitante. Desarrolla instrumentos para consultar con los usuarios; solicita y recibe de manera económica del titular de centro de responsabilidad solicitante, un tanto de la Documentación de entrada y salida de los procesos a sistematizar. Diseña el funcionamiento del sistema, de acuerdo con las necesidades indicadas en la Documentación en un tanto y presenta al titular del centro de responsabilidad solicitante para su revisión. ¿Requiere modificaciones?

DTI/JOS 3

Área Actividad Descripción Jefe de Oficina de Sistemas

5A

6

7

8

8A

9

10

11

12

En caso de requerir modificaciones: Modifica el diseño del sistema. Continúa con la actividad No. 5. En caso de no requerir modificaciones: Programa el sistema. Realiza pruebas internas y depuraciones dentro del mismo equipo de informática. Presenta el sistema al usuario para su revisión y aprobación. ¿Requiere modificaciones? En caso de requerir modificaciones: Corrige la programación del sistema. Continúa con la actividad 8. En caso de no requerir modificaciones: Realiza pruebas de implementación. Elabora Manual del usuario en original con copia para los usuarios finales de la aplicación desarrollada. Capacita a los usuarios mediante sesiones presenciales de demostración y prueba, entrega de manera económica al titular del centro de responsabilidad, copia del Manual del usuario para que lo entregue a éste. Archiva el Manual del usuario en original de manera alfabética permanente en el Departamento, y resguarda el Manual del usuario en equipo de cómputo. Elabora Oficio de liberación del sistema en original y copia, dirigido al titular del centro de responsabilidad correspondiente, recaba en éste la firma del Jefe del Departamento, envía el original, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio, y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de la dirección solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO

CRONO-GRAMA DE

DESA-RROLLO

o

OFICIO1

OFICIO1

OFICIO DE SOLICITUD O

Colegio de Bachilleres del Estado de VeracruzDepartamento de Tecnologías de la InformaciónJefe de Oficina de SistemasDesarrollo y Mantenimiento de Sistemas Informáticos

INICIO

RECIBE, ANALIZA, VERIFICA Y ARCHIVA

TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD/JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

CARPETA DE LA DIRECCIÓN SOLICITANTE

C

¿ES FACTIBLE EL

DESARROLLO O MANTENI-MIENTO?

NO

OFICIOO

ELABORA, RECABA FIRMA,

TURNA Y ARCHIVATITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN


C

SI

CRONOGRAMA DE DESA- RROLLO

O-1

REALIZA DIAGNÓSTICO

Y PLANEA

FIN

CRONO-GRAMA DE

DESA-RROLLO

1

OFICIOO


ENVÍA Y ARCHIVATITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD


C


INFORMACIÓN

DOCUMEN- TACIÓN T

DESARROLLA INSTRUMENTOS,

SOLICITA Y RECIBE

TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

DISEÑA Y PRESENTA

DOCUMEN- TACIÓN

T

EL FUNCIO- NAMIENTO DEL

SISTEMA

1

1

1

MANUAL DEL USUARIO

MANUALDEL

USUARIOO

MANUAL DEL USUARIO 1

MANUAL DEL USUARIO O-1

Colegio de Bachilleres del Estado de VeracruzDepartamento de Tecnologías de la InformaciónOficina de Desarrollo de SistemasDesarrollo y Mantenimiento de Sistemas Informáticos

1

¿REQUIERE MODIFICACIONES? MODIFICA

EL DISEÑO DEL SISTEMA

1

SI

PROGRAMA

REALIZA PRUEBAS

PRESENTAAL

USUARIO

¿REQUIERE MODIFICACIONES?

NO

CORRIGE

2

SI

2

REALIZA PRUEBAS

ELABORA

NO

DE IMPLEMEN-

TACIÓN

CAPACITA, ENTREGA, ARCHIVA

Y RESGUARDA


A

OFICIO DE LIBERACIÓN DEL SISTEMA

O


ENVÍA Y ARCHIVA TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD


C


INFORMACIÓN

FIN


Servicio, Mantenimiento, Reparación Externa y Trámite de Garantías de Equipos de Informática Asegurar el buen funcionamiento del equipo de informática del COBAEV, mediante servicio, asesoría y mantenimiento, así como la canalización a reparación o por garantía. Diaria

Normas El Jefe de Oficina de Soporte Técnico será la responsable de atender las actividades de este

procedimiento. El Jefe de Oficina de Soporte Técnico realizará un Plan anual de mantenimiento que

contempla todos los equipos de la Institución, el cual será dado a conocer con anticipación. El Jefe de Oficina de Soporte Técnico contará con un stock de refacciones para atender los

requerimientos y necesidades de reparación. La solicitud de servicio se recibirá por escrito en el caso de Planteles y Coordinaciones de

Zona, firmada por el Director del Plantel o Subdirector Administrativo del Plantel o bien, por el Coordinador de Zona en su caso, procurando describir de forma clara el servicio que se requiere, así como detallar las circunstancias específicas presentadas alrededor de la falla detectada.

En el caso de oficinas centrales, la solicitud de servicio o mantenimiento se recibirá por

escrito o telefónicamente al Jefe de Oficina de Soporte Técnico. Previo a la atención de servicio y reparación, será indispensable que el centro de

responsabilidad realice un respaldo de archivos de la información que el usuario del equipo considere necesaria; la responsabilidad de realizar este respaldo será del usuario del equipo o del Ingeniero en Sistemas encargado del Laboratorio de Planteles.

El detalle de los servicios prestados por el Jefe de Oficina de Soporte Técnico son:

- Mantenimiento preventivo de equipos y periféricos - Servicio correctivo de software y hardware - Reparación de equipos - Reemplazo y configuración de componentes del equipo - Instalación y configuración de periféricos - Asesoría técnica para la solución de problemas.

DTI/JOST 6

Normas El tiempo de respuesta para garantías y reparaciones dependerá de la complejidad del

problema y de la pronta atención del proveedor que brinde el servicio de garantía o reparación.

El Jefe de Oficina de Soporte Técnico canalizará las reparaciones externas con proveedores

de servicio incluidos en el Catálogo de proveedores del COBAEV. El Jefe de Oficina de Soporte Técnico mantendrá un registro de los proveedores de servicios

informáticos para la canalización de equipos a reparación. El Jefe de Oficina de Soporte Técnico realizará el trámite de garantía con el proveedor en el

lugar y por el periodo especificado en la compra de los respectivos equipos de cómputo.



Octubre de 2009

Diciembre de 2009




DTI/JOST 7

DTI/JOST 8

Área Actividad Descripción Jefe de Oficina de Soporte Técnico

1

2

3

3A

3B

3B.1

3C

Recibe solicitud de servicio o mantenimiento vía telefónica en el caso de oficinas centrales, o por medio de Oficio original firmado por el titular del centro de responsabilidad solicitante, en el caso de Planteles y Coordinaciones de Zona; conserva de manera cronológica temporal en la Carpeta de pendientes en el archivero de la Oficina de Soporte Técnico. Registra el Oficio original o la solicitud de servicio o mantenimiento en la Libreta de turnos, elabora una cédula de Orden de servicio en original y copia, y asigna el turno de servicio a un técnico del Departamento; entrega de manera económica al técnico, original y copia de la Orden de servicio. Recibe la Orden de servicio en original y copia. Atiende servicio, genera diagnóstico y lo registra en la Orden de servicio en original y copia. ¿Requiere trámite de garantía o reparación mayor? En caso de no requerir trámite de garantía o reparación mayor: Analiza la problemática presentada y determina si requiere refacciones en la Orden de servicio en original y copia. ¿Requiere refacciones? En caso de requerir refacciones: Informa verbalmente al titular del centro de responsabilidad para que solicite por escrito la dotación de refacciones de acuerdo al diagnóstico escrita en la Orden de servicio en original y copia. Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio original con solicitud de dotación de refacciones. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve. Archiva original de manera cronológica permanente en la Carpeta de órdenes de servicio. Continúa con la actividad 3C. En caso de no requerir refacciones: Realiza la reparación, servicio, configuración o asesoría y completa cédula Orden de servicio en original y copia, recaba en ésta, firma de conformidad del usuario y firma como responsable del servicio realizado. Entrega de manera económica al titular del centro de responsabilidad, copia de la Orden de servicio. Archiva original de manera

DTI/JOST 9


3C.1

4

4A

4A.1

4A.2

4A.3

4A.4

cronológica permanente en la Carpeta de órdenes de servicio. Obtiene en el caso de Planteles y Coordinaciones de Zona, Oficio original archivado de manera cronológica temporal en la Carpeta de pendientes, y archiva de manera cronológica permanente junto a la Orden de servicio original y el Oficio original de solicitud de refacciones en su caso, en la Carpeta de órdenes de servicio. Fin En caso de requerir trámite de garantía o reparación mayor: Verifica en sistema si el equipo cuenta con garantía. ¿El equipo cuenta con garantía? En caso de contar con garantía: Solicita y recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, copia de la Factura. Elabora Orden de salida en original y copia, y entrega la copia al proveedor, junto con copia de la Factura y el equipo. Recaba acuse de recibo en el original de la Orden de salida y archiva éste como resguardo del equipo, de manera cronológica temporal en la Carpeta de órdenes de salida. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor, equipo reparado. Obtiene de la Carpeta de órdenes de salida, la Orden de salida original, archivada de manera cronológica temporal, y asienta la fecha de recepción del equipo en ésta. Archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de órdenes de salida. Entrega el equipo al titular del centro de responsabilidad. Completa cédula Orden de servicio en original y copia, recaba en ésta, firma de conformidad del titular del dentro de responsabilidad, y firma como responsable del servicio realizado. Entrega de manera económica al titular del centro de responsabilidad, copia de la Orden de servicio. Archiva original de manera cronológica permanente en la Carpeta de órdenes de servicio. Obtiene en el caso de Planteles y Coordinaciones de Zona, Oficio original archivado de manera cronológica temporal en la Carpeta de pendientes, y archiva de manera

DTI/JOST 10


5

6

6A

7

8

cronológica permanente junto a la Orden de servicio original, en la Carpeta de órdenes de servicio. Fin. En caso de no contar con garantía: Elabora Orden de salida en original y copia y entrega copia al proveedor de servicios, junto con el equipo; solicita cotización de la reparación; recaba acuse de recibo del proveedor en el original de la Orden de salida y archiva éste como resguardo del equipo, de manera cronológica temporal en la Carpeta de órdenes de salida. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor de servicios, Cotización original y analiza su factibilidad; conserva la Cotización original de manera temporal. ¿Es factible la reparación? En caso de no ser factible: Elabora Oficio en original y copia, y Dictamen técnico de baja en original y copia; envía Oficio original y original del Dictamen técnico de baja al titular del centro de responsabilidad como soporte para su trámite respectivo; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva junto con la copia del Dictamen técnico de baja de manera cronológica permanente en la Carpeta de entradas y salidas de circulares, oficios, memos. Fin En caso de ser factible: Informa verbalmente al proveedor, que proceda con la reparación. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor, Factura original y obtiene fotocopia; elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias; recaba la firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información; envía al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, original de Afectación presupuestal/orden de pago y Factura original, para tramitar el pago; envía copia de ambos documentos al Jefe del Departamento de Control Presupuestal para su aprobación. Archiva de manera cronológica permanente la segunda copia de Afectación presupuestal/orden de pago, con la Cotización original.

DTI/JOST 11


9

10

11

Pasa el tiempo. Recibe del proveedor, equipo reparado; obtiene de la Carpeta de órdenes de salida, la Orden de salida original, archivada de manera cronológica temporal, y asienta en ésta, la fecha de recepción del equipo; archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de órdenes de salida. Entrega el equipo reparado al titular del centro de responsabilidad. Completa cédula Orden de servicio en original y copia, recaba firma de conformidad del usuario y firma como responsable del servicio realizado. Entrega de manera económica al titular del centro de responsabilidad, copia de la Orden de servicio. Archiva original de manera cronológica permanente en la Carpeta de órdenes de servicio. Obtiene en el caso de Planteles y Coordinaciones de Zona, Oficio original archivado de manera cronológica temporal en la Carpeta de pendientes, y archiva de manera cronológica permanente junto a la Orden de servicio original, en la Carpeta de órdenes de servicio. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros, del Departamento de Recursos Financieros - Baja de Bienes, del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

ORDENDE

SERVICIO1

ORDENDE

SERVICIOO-1

LIBRETA DE

TURNOS

OFICIOO

INICIO

RECIBE Y CONSERVA


CARPETA DE PENDIENTES

VÍA TELEFÓNICA DE OFICINAS CENTRALES

DE PLANTELES Y COORDINACIONES

DE ZONA

OFICIOO

REGISTRA, ELABORA,

ASIGNA Y ENTREGA

C

TÉCNICO DEL DEPARTAMENTO

ORDEN DE SERVICIO O-1

RECIBE, ATIENDE, GENERA

Y REGISTRA

¿REQUIERE TRÁMITE DE GARANTÍA O REPARACIÓN

MAYOR?

NO


ANALIZA Y DETERMINA

¿REQUIERE REFACCIONES?

SI


INFORMA

VERBALMENTE AL TITULAR DEL

CENTRO DE RESPONSA-

BILIDAD

OFICIOO

RECIBE Y ARCHIVA


CARPETA DE ÓRDENES DE

SERVICIO

C

1

SI

NO

ORDEN DE SERVICIO O

REALIZA REPARACIÓN, COMPLETA, RECABA

FIRMA, FIRMA, ENTREGA Y ARCHIVAUSUARIO

TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSA- BILIDAD


SERVICIOC

OFICIOO

OBTIENE Y ARCHIVA

CARPETA DE PENDIENTESC


SERVICIOC

FIN

VERIFICA

1

1

EN EL CASO DE PLANTELES Y

COORDINACIONES DE ZONA

ORDENDE

SERVICIOO

FACTURA1

1

¿EL EQUIPO CUENTA CON GARANTÍA?

SI

FACTURA1

SOLICITA Y RECIBE

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

ORDEN DE SALIDA 1

ELABORA, ENTREGA,

RECABA Y ARCHIVA

ORDEN DE SALIDA O


SALIDAC

NO

ORDENDE

SALIDA1

ORDEN DE SALIDA O

ELABORA, ENTREGA, SOLICITA,

RECABAY ARCHIVA

PROVEEDORPROVEEDOR DE SERVICIOS


SALIDAC

COTIZACIÓNO

RECIBE, ANALIZA Y CONSERVA

PROVEEDOR DE SERVICIOS

2

RECIBE, OBTIENE, ASIENTA Y ARCHIVA

PROVEEDOR

ORDEN DE SALIDA O


SALIDAC


SALIDAC

ENTREGA, COMPLETA, RECABA

FIRMA, FIRMA Y ARCHIVA


ORDEN DE SERVICIO 1



SERVICIOC

OFICIOO

OBTIENE Y ARCHIVA


C


SERVICIO

C



FIN

PROVEEDOR

PROVEEDOR DE SERVICIOS

ORDENDE

SERVICIOO

COTIZA-CIÓN O

AFECTA-CIÓN PRE-

SUPUESTAL/ORDEN DE PAGO

2

AFECTA-CIÓN PRE-


1

DICTAMENTÉCNICO

DE BAJA1

OFICIO1

2

¿ES FACTIBLE LA

REPARACIÓN?NO

DICTAMENTÉCNICO

DE BAJAO

OFICIOO

ELABORA, ENVÍA

Y ARCHIVATITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

CARPETA DE EN-DAS Y SALIDAS

DE CIRCULARES, OFICIOS, MEMOS

C

FIN

SI

INFORMA

VERBALMENTE AL PROVEEDOR, QUE PROCEDA

FACTURA1

AFECTA-CIÓN PRE-


O

FACTURAO

RECIBE, OBTIENE, ELABORA, RECABA

FIRMA, ENVÍA Y ARCHIVA

PROVEEDOR


INFORMACIÓN

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

C

RECIBE, OBTIENE, ASIENTA Y ARCHIVA

ORDEN DE SALIDA

O


SALIDAC

C CARPETA DE ÓRDENES DE

SALIDA

PROVEEDOR

ENTREGA, COMPLETA, RECABA

FIRMA, FIRMA Y ARCHIVA

ORDEN DE SERVICIO

1


USUARIO

C CARPETA DE ÓRDENES DE

SERVICIO

OFICIOO

OBTIENE Y ARCHIVA


C


SERVICIO

C



FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VÍÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TÉRCEROS Y OTROS, DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS

- BAJA DE BIENES, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


Producción y Publicación de Información en Medios Impresos y Electrónicos Realizar el diseño, impresión o publicación en página web, de la información que requieran los centros de responsabilidad del Colegio. Eventual

Normas El Jefe de Oficina de Producción será el responsable de atender las actividades de este

procedimiento. El Jefe de Oficina de Producción se apegará a la normatividad de imagen del Gobierno del

Estado. El Jefe de Oficina de Producción contará con los recursos tecnológicos, humanos y logísticos

para la realización de este procedimiento. En el caso que se requieran impresiones especializadas o de gran volumen, el solicitante de

este servicio será el responsable de canalizarlo para su producción externa, por lo que el Departamento de Tecnologías de la Información realizará el diseño y la impresión de los originales.

La solicitud de estos servicios se recibirá de forma escrita por medio de Oficio dirigido al Jefe

del Departamento de Tecnologías de la Información. La publicación de información en Internet se realizará en el portal del COBAEV con dirección

http://www.cobaev.edu.mx Los servicios prestados por el Jefe de Oficina de Producción serán:

- Formateo de información de páginas web - Publicación de información en página web - Diseño de carteles, trípticos y documentos - Impresión de papelería institucional



Octubre de 2009

Diciembre de 2009




DTI /JOP 15

DTI /JOP 16

Área Actividad Descripción Jefe de Oficina de Producción

1

2

2A

3

4

4A

4A.1

5

6

Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, proveniente del titular del centro de responsabilidad solicitante, Oficio original y en su caso, el Documento original a producir o publicar. Genera un Diseño preliminar en original de acuerdo con el Documento original, y muestra al solicitante para autorización. ¿Requiere alguna modificación? En caso de requerir modificación: Realiza modificación al Diseño original. Continúa con la actividad No. 2. En caso de no requerir modificación: Recaba la firma del titular del centro de responsabilidad en el original del Diseño como visto bueno. Archiva el original del Diseño autorizado junto al Oficio de solicitud original y el Documento original, de manera cronológica permanente en la Carpeta de la dirección solicitante. Revisa si requiere papel o tinta especial para impresión, de acuerdo con el Oficio de solicitud original. ¿Requiere papel o tinta especial para impresión? En caso de requerirlo: Solicita verbalmente al titular del centro de responsabilidad, los consumibles necesarios. Pasa el tiempo. Recibe de. manera económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, proveniente del titular del centro de responsabilidad solicitante, los consumibles necesarios. Continúa con la actividad No. 5. En caso de no requerirlo: Realiza la impresión del Documento en los tantos necesarios, o la Publicación en la Página web del COBAEV. Elabora Memorando en original y copia, dirigido al titular del centro de responsabilidad solicitante, notificando de la impresión o publicación, recaba la firma del Jefe del

DTI /JOP 17

Área Actividad Descripción Jefe de Oficina de Producción

Departamento de Tecnologías de la Información; entrega los Documentos impresos en los tantos solicitados con el original del Memorando; recaba acuse de recibo en la copia del Memorando y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de la dirección solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOT

DOCU-MENTO O

DOCU-MENTO O

OFICIOO

INICIO

RECIBE Y ARCHIVA

TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD SOLICITANTE / JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACION

DOCU-MENTO O

DISEÑOO

GENERA Y MUESTRA

¿REQUIERE ALGUNA

MODIFICACIÓN?

AL SOLICI-TANTE PARA

AUTORIZACIÓN

DISEÑOO

REALIZA MODIFICACIÓN

1

1

SI

NO

OFICIO

O

DISEÑOO

RECABA FIRMA Y ARCHIVA



C

OFICIOO

REVISA

¿REQUIERE PAPEL O TINTA

ESPECIAL?SOLICITA

VERBALMENTEAL TITULAR DEL

CENTRO DE RESPONSABILIDAD

RECIBE

TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD SOLICITANTE / JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACION

SI

CONSUMIBLES NECESARIOS

2

REALIZA IMPRESIÓN

O PUBLICACION

PÁGINA WEB DEL COBAEV

1

2

NO

MEMO-RANDO 1

1

DOCU-MENTOS T

MEMORANDOO


ENTREGA Y ARCHIVAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACION TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD


C

FIN


Supervisión a Academias Locales de Cisco Networking Academy Monitorear y evaluar el desempeño de las academias locales de Cisco en Planteles, a fin de contribuir a mejorar las condiciones de operación de las mismas. Anual

Normas El Departamento de Tecnologías de la Información realizará la actividad de supervisión, una

vez al año para cada una de las Academias Locales del programa Cisco Networking Academy.

Con la actividad de supervisión, se cumplirá con el requisito para las Academias Regionales

establecido en el Plan de aseguramiento de la calidad (QAP) de Cisco. El Jefe de Oficina de Innovación Tecnológica elaborará un Plan de supervisión anual para

visitar a los Planteles. El Jefe de Oficina de Innovación Tecnológica elaborará un Programa de visita para la

supervisión a los Planteles, que contemplará los siguientes rubros: - Estado y funcionamiento de la infraestructura tecnológica - Capacitación y certificación de instructores - Registro y actualización de alumnos en el sistema en línea - Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la Academia - Seguimiento del currículo y prácticas de laboratorio - Aplicación de Encuesta de satisfacción a estudiantes del programa

El Jefe de Oficina de Innovación Tecnológica utilizará los formatos Guía de observación

para visitas y Lista de verificación para instructores derivados del QAP.



Octubre de 2009

Diciembre de 2009




DTI /JOIT 20

DTI /JOIT 21

Área Actividad Descripción

Jefe de Oficina de Innovación Tecnológica

1

2

3

4

5

6

6A

7

Elabora al inicio de cada año, Plan de supervisión anual en original, y recaba la firma de autorización del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información. Elabora Programa de visita en original y copia, para cada plantel. Pasa el tiempo. Elabora Oficio en original y copia, dirigido al Director del Plantel, para comunicar la realización de la supervisión de acuerdo a la fecha establecida en el Plan de supervisión anual original; recaba la firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, y envía por conducto de la Coordinación de Zona, junto con copia del Programa de visita. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de coordinación de Innovación Tecnológica. Acude a la supervisión en la fecha establecida, entrevista a directivos y al contacto principal, utilizando la Guía de observación para visitas en original y copia. Supervisa con instructores los rubros contenidos en el Programa de visita original, completa la Lista de verificación para instructores en original, previamente impresa. Revisa conjuntamente con los instructores y el contacto principal, el logro de los objetivos particulares por parte de la Academia Local, con base en la Lista de verificación para instructores en original. ¿Existen observaciones derivadas de la revisión y supervisión? En caso de existir observaciones: Establece compromisos con el contacto principal para la solución de observaciones, y registra compromisos en la Guía de observación para visitas en original y copia. Continúa con la actividad No. 7. En caso de no existir observaciones: Firma y recaba firma de conformidad del contacto principal, en la Guía de observación para visitas en original y copia, entrega copia al contacto principal y conserva

DTI /JOIT 22

Área Actividad Descripción Jefe de Oficina de Innovación Tecnológica

8

9

10

original para análisis posterior. Aplica Encuesta de satisfacción en un tanto a todos los estudiantes de la Academia Local. Pasa el tiempo. Vacía los resultados de la Guía de observación para visitas original y los resultados de la Lista de verificación para instructores original; concentra los resultados de la Encuesta de satisfacción en un tanto; evalúa los resultados de la supervisión; elabora un Reporte de resultados de supervisión en original y copia. Archiva la Guía de observación para visitas original, Lista de verificación para instructores original, las Encuestas de satisfacción en un tanto y el Reporte de resultados original de manera cronológica permanente en la Carpeta de supervisiones de academias CISCO. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Director del Plantel, recaba la firma del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, y envía original por conducto de la Coordinación de Zona con la copia del Reporte de resultados de supervisión. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de coordinación de Innovación Tecnológica con el Programa de visita original y el Plan de supervisión anual original. FIN DEL PROCEDIMIENTO

OFICIO

1

PLAN DE SUPER-

VISIÓN ANUAL

O

PRO-GRAMA

DE VISITA1

PLAN DE SUPERVISIÓN ANUAL

O

INICIO

ELABORA Y RECABA FIRMA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

PROGRAMA DE VISITA O-1

ELABORA

OFICIOO


ENVÍA Y ARCHIVA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

DIRECTOR DEL PLANTEL / COORDINACIÓN DE ZON

CARPETA DE COORDINACIÓN DE

INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

C

GUÍA DE OBSERVACIÓN O-1

ACUDE Y ENTREVISTA

LISTA DE

VERIFI-CACIÓN

O

PROGRAMA DE VISITA O

SUPERVISA Y COMPLETA

LISTA DE VERIFICACIÓN O

REVISA

¿EXISTEN OBSERVACIONES?

GUÍA DE OBSERVACIÓN O-1

ESTABLECE COMPROMISOS

Y REGISTRA

1

SI

NO

GUÍADE

OBSER-VACIÓN

1

GUÍA DE OBSEVACIÓN O

FIRMA, RECABA FIRMA,

ENTREGA Y CONSERVA

CONTACTO PRINICIPAL

CONTACTO PRINICIPAL

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN T

APLICA

1

PARA CADA PLANTEL

1

A TODOS LOS ESTUDIANTES DE

LA ACADEMIA LOCAL

PLAN DE SUPER-

VISIÓN ANUAL

O

PRO-GRAMA

DE VISITAO

OFICIO

1

REPORTEDE

RESULTADOS1

OFICIOO

1

REPORTEDE

RESULTADOSO

ENCUES-TA DE

SATIS-FACCIÓN

T

1

LISTA DE

VERIFI-CACIÓN

O

GUÍA DE OBSERVACIÓN O

VACÍA, CONCENTRA,

EVALÚA, ELABORA Y ARCHIVA


ENVÍA Y ARCHIVA

CARPETA DE SUPERVISIONES DE ACADEMIAS CISCOC

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DIRECTOR DEL PLANTEL /

COORDINACIÓN DE ZON

CARPETA DE COORDINACIÓN DE

INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

C

FIN

Presentación….………………………………………………………………………..………….....

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Transcript of Presentación….………………………………………………………………………..………….....