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El Gobierno Corporativo en el Mercado de Valores Panameño.

Acuerdo 6-2018

•Ana Lucrecia Tovar de ZarakJunta Directiva - SMV

Con la colaboración de:

•Oscar RawlinsDirector de Normativa -SMV 1

Las opiniones y puntos de vista vertidos en esta presentación son a título personal y no

representan necesariamente la posición oficial de la Superintendencia del Mercado de Valores

de Panamá.

Buen Gobierno Corporativo en el Mercado de Valores Panameño

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AGENDAÁmbito de Aplicación.

¿Qué es el Gobierno Corporativo?

Requerimientos Básicos.

De las Juntas Directivas.

Del Director Independiente.

Comités de Apoyo.

Requerimientos Básicos.


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AGENDA

Alta Gerencia

Mujeres en las Juntas Directivas

Casos Prácticos.

Retos y Conclusiones


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ÁMBITO DE APLICACION

SMV

Casas de Valores

Administrador de Inversión.

AFP

OAR


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GOBIERNO CORPORATIVO – Concepto *

• Elementos de la Definición:

Fundamento: Sistema de reglas, principios, procesos,procedimientos, normas éticas y de conducta, fundamentados enbuenas prácticas corporativas.Objetivo: Servir de guía para alcanzar un equilibrio equitativo delos intereses de los accionistas, la junta directiva, la alta gerencia,colaboradores y otros grupos de interés.Finalidad Particular (el intermediario): alinear los objetivos de laempresa a través de sus planes de negocio, controlesinternos, medición del desempeño y la revelación corporativa.Finalidad Global (el mercado de valores): fortalecer y proteger lasactividades del mercado de valores a través de una gestióntransparente, ética y de responsabilidad social corporativa.Finalidad Universal (aplicación general): mejor desempeño,solidez, estabilidad y competitividad = mejores rendimientos.


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REQUERIMIENTOS BÁSICOS

• Establecer e implementar políticas y procedimientos claros sobre los valores corporativos y los objetivos estratégicos.

Valores y Objetivos.

• Adoptar un Código de Conducta, el cual debe ser del conocimiento de todo el personal.

Código de Conducta.

• Crear e implementar programas de evaluaciones de desempeño cada dos (2) años de la Junta Directiva, la Alta Gerencia y personal .

Evaluación de Desempeño


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REQUERIMIENTOS BÁSICOS

•Los Manuales deben contar con secciones que contengan una clara asignación de las responsabilidades y el cargo de las autoridades con la competencia para la toma de decisiones.

Manuales de Procedimientos

•Establecer los canales de comunicación para la interacción entre la Junta Directiva y la Alta Gerencia, incluyendo los auditores internos y externos.

Comunicación

•Gestión de riesgo por línea de negocio, actividad o servicio ofrecido

Sistema de Control Interno (SCI)

Capital Humano


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• Selección de Personal, Capacitación Continua, Política clara de incentivos, incluyendo pagos en especie.

JUNTAS DIRECTIVAS - ESTRUCTURA

Estructuras:

• Se mantienen la estructuras existentes.

• Debe estar conformadas por personas:

• Reconocida honorabilidad empresarial y profesional.

• Mínimo dos (2) de sus miembros deben tener conocimiento y experiencia mínima de dos (2) años en materia relacionada con el sector financiero.

• No participen en la gestión administrativa diaria de la entidad. En casos excepcionales, previa autorización de la SMV, podrá participar el GG, Ejecutivo Principal o su equivalente, quien no podrá presidirla.

• Su condición de director no debe representar conflictos de negocio, profesionales, ético o de interés.

• Debe haber al menos un (1) director independiente.


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DEL DIRECTOR INDEPENDIENTE

No sea directa o indirectamente propietarioefectivo de acciones emitidas por la entidad enproporción igual o mayor al 5% de las accionescon derecho a voto y en circulación..

No participe en la gestión administrativa diariade la entidad o de su persona controlante.

No pariente hasta el 4to grado deconsanguinidad o 2do de afinidad de unapersona que está o ha estado durante losúltimos dos (2) años empleado como miembrode la Alta Gerencia.

No es, ni ha sido en los últimos dos (2) años,empleado de la entidad, o de cualquier otrasubsidiaria o afiliada de esta.

No está vinculado con una compañía asesora,auditora o consultora de la entidad o concualquiera de sus afiliadas no financieras.


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RESPONSABILIDADES DE LAS JUNTAS DIRECTIVAS.

PROMOCIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS


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Actuar de manera diligente y

responsable, objetiva y

razonada en la toma de sus decisiones

Promover la seguridad,

transparencia y garantizar la

buena gestión frente a la entidad y sus accionistas

Promover en conjunto con la Alta Gerencia,

elevados estándares éticos

de integridad y cumplimiento.

RESPONSABILIDADES DE LAS JUNTAS DIRECTIVAS


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Estrategia

• Aprobar Plan de Negocios y dar seguimiento a su cumplimiento.

• Aprobar el Presupuesto Anual y dar seguimiento a su cumplimiento.

Del

• Procurar la rentabilidad en las operaciones

• Establecer las estrategias, políticas y programas.

• Conocer los riesgos de la entidad, y establecer políticas de mitigación de riesgos.

Negocio

• Aprobación del Presupuesto de la Entidad.

• Supervisar a la Alta Gerencia, así como la buena ejecución del Plan de Negocios.

• Revisar y aprobar los Estados Financieros No Auditados y Auditados de forma previa, antes de ser remitidos a la SMV.

RESPONSABILIDADES DE LAS JUNTAS DIRECTIVAS .


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Cumplimiento

•Definir una estructura de GC efectiva, incluyendo el SCI.

•Establecer criterios de selección y evaluación de los responsables de auditoría interna y externa, y conocer los programas aplicables a ambas áreas.

y

•Aprobar y revisar al menos una vez al año, los objetivos y procedimientos del SCI, así como los manuales de organización, funciones de políticas y procedimientos de control de riesgos y demás manuales de la entidad.

•Conocer las regulaciones vigentes y velar que la entidad mantenga una relación efectiva con la SMV.

Fiscalización

• Informar a la SMV sobre situaciones que puedan afectar la buena gestión de la entidad, y sus acciones para subsanarlas

•Evaluar a la Alta Gerencia.

INCOMPATIBILIDADES DE LOS DIRECTORES.

• No podrán exigir o aceptar pagosu otros beneficios, para sí o paraterceros, por sus decisiones enlas reuniones de JD.

• Perseguir la consecución deintereses personales con susdecisiones, ni utilizar para subeneficio personal lasoportunidades de negocio quecorrespondan a la entidad.

• Participar en los temas o votar enlos mismos, en circunstancias enque pueda tener potencialesconflictos de interés.


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COMITÉS DE APOYO


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Comité de Auditoría

Comité de Ética y Cumplimiento

(Acuerdo 6-2015)

Comité de Adm. De Riesgos

COMITÉ DE AUDITORIA Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• Comité de Auditoria:

Organismo de apoyo a la JuntaDirectiva, en el examen,evaluación, vigilancia y monitoreopermanente del sistemafinanciero, contable y operativode la entidad regulada ysupervisada, así como en laverificación de los criterios deindependencia del auditorexterno que debe ser contratadopor ésta, de conformidad con lareglamentación vigente, y en elseguimiento de los procesos ymetodologías de evaluación delos sistemas de control interno dela gestión.


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COMITÉ DE AUDITORIA Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• Características:

• De conformación obligatoria. • Reporta directamente a la JD. • Conformado por mínimo 3 miembros, que

podrán ser: un (1) miembro de la administración (que no podrá ser su GG o equivalente), un (1) miembro de la JD (que no esté involucrado en la gestión administrativa y operativa), y un (1) miembro adicional con conocimiento en la materia.

• Uno de los miembros deberá contar con conocimientos de auditoria.

• El responsable de la auditoria interna podrá participar con derecho a voz.

• Reuniones trimestrales como mínimo y reportes semestrales a la JD.

• Reportes a la JD de forma semestral.• Su reglamento, funciones y responsabilidades

deben ser aprobados por JD. • Deberán llevar actas de los temas revisados y

las decisiones tomadas. • Puede ser tercerizado. (casos excepcionales).


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COMITÉ DE AUDITORIA Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

• Responsabilidades y Funciones:


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Evaluación del SCI y el cumplimiento de los programas de auditoria interna y externa por área de negocio, velando por la efectividad del mismo.

Evaluar el desempeño de AI y AE y que los auditores cuenten con la independencia necesaria.

Analizar y discutir el plan de AE y AI.

Velar por que se cumplan las recomendaciones que se le den a los hallazgos encontrados por los auditores y solicitar explicaciones oportunas

Velar que las áreas de negocio cumplan los procesos, normas, leyes, regulaciones, manuales y códigos.

Revisar los Estados Financieros interinos y auditados conjuntamente con la AG y la JD.

Sistema de Control Interno (SCI)• El SCI de la entidad debe tener contener como las políticas, mecanismos,

procedimientos y técnicas de control necesarias para:• Proveer una seguridad razonable, salvaguardar los activos y lograr una eficiente y

confiable organización administrativa y operativa• Adecuada identificación y mitigación de los riesgos y la administración de los

mismos conforme a las políticas establecidas.• Prevenir la ocurrencia de delitos dentro de la entidad mediante la creación de

políticas y procedimientos y la fiscalización del cumplimiento de los mismos.• Llevar los controles y realizar las pruebas y auditorias según se establece en el

manual.

• Las entidades deberán contar con un Informe Anual Independiente delSistema de Control Interno, en el cual se establezcan la situación real de losprocesos diseñados con el objeto de proporcionar un grado de seguridadrazonable en cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con lasoperaciones, la información y el cumplimiento.

• Las Evaluaciones deberán realizarse de conformidad con las disposicionesemitidas por la SMV y tomar como referencia el Marco Integrado de ControlInterno COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the TradewayCommission).

• Los informes anuales deberán estar a disposición de la SMV.


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COMITÉ DE ETICA Y CUMPLIMIENTO.

Se debe conformar un Comité de Ética yCumplimiento para revisar la aperturade cuentas o el inicio de relaciones denegocios para clientes o actividades alos que se deba realizar medidas dedebida diligencia ampliada o reforzada;así como para el monitoreo, suspensiónde relación, o cualquier otra medidanecesaria o instruida por las autoridadescompetentes o la Unidad de AnálisisFinanciero para estos tipos de clientes oactividades.


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COMITÉ DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO


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-Reporta a la Junta Directiva

-Se podrá incorporar un Director Independiente.

-Reunirse al menos de forma trimestral

-Podrá contratar asesores y especialistas externos

-Conformado como mínimo por 2 miembros de la JD y por

el OC con derecho a voz y voto.

-Reglamento, facultades y funciones, responsabilidades deben ser aprobados por JD.

-Deberá llevar actas en donde queden consagrados los

temas revisados y las decisiones tomadas por el

Comité.

Asesores de Inversión:

• Conformado como mínimo, por el OC, el EJP, y un miembro de la JD.

COMITÉ DE ETICA Y CUMPLIMIENTO.

FUNCIONES• Planificar, coordinar y velar por el cumplimiento de la legislación vigente, la Ley

del Mercado de Valores, y la normativa en materia de prevención de los delitosde blanqueo de capitales, financiamiento del terrorismo, y financiamiento de laproliferación de las armas de destrucción masiva.

• Planificar, coordinar y velar por el cumplimiento de los mecanismos, políticas ymetodologías establecidas en el Manual de Prevención y hacer cumplir lasnormas o estándares éticos (Código de Conducta).

• Presentar informes trimestrales a la Junta Directiva.

• Revisar los procesos y manuales: al menos una vez al año, cuando hayaobservaciones de auditoria interna, cambios normativos o la implementación denuevos productos, y recomendar modificaciones o actualizaciones de sernecesario, al Manual de Prevención.

• Recomendar la evaluación de peritos independientes.

• Analizar los informes sobre operaciones inusuales presentados por el Oficial deCumplimiento.


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COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO O COMITÉ DE RIESGOS (OPCIONAL).

Organismo de apoyo a la Junta Directiva elcual tiene la finalidad de:

1. Definir y supervisar las reglas, política yprocedimientos para la administraciónde los riesgos de la entidad regulada ysupervisada,

2. Recomendar medidas correcticas oajustes a tomar.

3. Deberá trabajar de forma coordinadacon el Comité de Ética y Cumplimiento.

4. Se puede fusionar con el Comité de Éticay Cumplimiento, dependiendo de lasnecesidad y la estructura organizativa.

5. Las organizaciones autorreguladas, lasadministradoras de fondos de pensionesy jubilaciones y las administradoras deinversiones de fondos de cesantía nopodrán fusionar estos dos comités.


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ALTA GERENCIAResponsabilidades

Ejecutar las estrategias y políticas aprobadaspor la Junta Directiva

Contar con la estructura de personal necesariapara la buena gestión, obtención yconservación de la licencia, y demásactividades a desarrollar por la entidad.

Desarrollar procesos y asegurar elfuncionamiento y efectividad de los mismos,de forma que permitan la identificación yadministración de los riesgos que asume laentidad en el desarrollo de sus operaciones,conforme a su perfil de riesgo, volumen detransacciones, actividades comerciales, líneade negocio y mercados donde operen.


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MUJERES EN JUNTAS DIRECTIVAS.

• Las entidades reguladas y supervisadas por la Superintendencia delMercado de Valores velarán por cumplir con lo establecido en la Ley56 de 11 de julio de 2017:

• Los intermediarios financieros y aquellas reguladas por lasinstituciones del estado deberán tener como mínimo un 30% demujeres en sus juntas directivas.

• La aplicación es periódica:• 10% al año de la Ley 56

• 20% a los dos años de vigencia de la Ley

• 30% a los tres años de vigencia.

• Mediante opinión motivada el Procurador de la Administraciónestableció que los emisores son empresas reguladas por la SMV, en loque les compete, por lo tanto le es aplicable esta ley.


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GOBIERNO CORPORATIVO EN EMISORES PUBLICOS DE VALORES (Acuerdo 12-2003).

• Guías y Recomendacionesadecuadas sobre GobiernoCorporativo para su adopciónpor las empresas reguladas ysupervisadas ante laSuperintendencia.

• La REVELACION OBLIGATORIA dela adopción o no de las guías yrecomendaciones y su inclusiónen los factores de riesgo de laemisión, cuando aplica.

• Revelar contratos o acuerdos conpartes relacionadas, vínculos yafiliaciones.


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CASO 1• Fallas en Gobierno Corporativo :

• Inexistencia del conocimiento de los roles de la Junta Directiva.

• Ausencia de seguimiento y rendición de cuentas por parte delEjecutivo Principal y miembros de la Alta Dirección.

• Uso indebido de fondos de clientes.

• Faltantes en las cuentas de los custodios (descuadre)

• Inexistencia o falta de efectividad de las Políticas adoptadas por laorganización.

• Fraude a lo interno de la organización, cuentas propias y cuentas declientes/ inversionistas.

• Desconocimiento del retorno de la inversión.

• Este intermediario fue intervenido y sujeto a liquidación forzosa.


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CASO 2• Grandes fallas en Gobiernos Corporativo:

• Ausencia de Actas de Reuniones de Junta Directiva.

• Inexistencia de registro en al toma de decisiones.

• Falta de estrategia comercial, empresarial y corporativa en elmercado de valores.

• Ausencia de rentabilidad comercial, operativa y empresarial.

• Retiros inusuales e injustificado de efectivo.

• Faltas operativas en las decisiones del intermediario financiero, encontradicción con las políticas adoptadas en los Manuales de laEntidad regulada y Supervisada.

• Falta de transparencia en la administración y ejecución del EjecutivoPrincipal (Alta Gerencia).

• Este intermediario fue intervenido y sujeto a liquidación forzosa.


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CASO 3• Fallas en Gobierno Corporativo:

• Ausencia de Jerarquía en la toma de decisiones. Falta de transparencia yausencia de rendición de cuentas.

• Manejo irregular de la Alta Dirección.

• Cobros injustificado a los clientes.

• Conflicto de Interés en las Juntas Directivas, los colaboradores y a su vezclientes de la entidad.

• Ausencia de documentación probatoria en cuanto a la toma de decisiones.Inexistencia probatoria de reuniones de Junta Directiva.

• Aperturas de cuentas de inversión sin conocimiento real del cliente.(incluyendo clientes ficticios o simulación de transacciones).

• Falta de efectivo en las cuentas de custodia.

• Este intermediario fue intervenido, sujeto a liquidación forzosa y querellas penales.


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RETOS Y CONCLUSIONES

• La Ausencia de un Buen Gobierno trae como consecuencia: • Mal manejo administrativo y operativo.

• Decisiones alejadas de las estrategias de negocios de las empresas.

• Pérdida de valor para la entidad regulada aumentando el riesgo paralos inversionistas y los acreedores.

• Crea una atmósfera de desconfianza de los clientes y de loscolaboradores de la entidad, debido al desconocimiento o la malaimplementación de las políticas establecidas en los manualesadoptados.

• Momentos de Crisis, la falta de una implementación efectiva del GCimpide poner en marcha planes de contingencia y administración delos riesgos.


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RETOS Y CONCLUSIONES

• Extender las normas de Gobierno Corporativo de obligatorio cumplimiento a los asesores de inversión y a los emisores.

• Aplicar normas de gobierno corporativo a los empresas mixtas y entidades gubernamentales, incluyendo la SMV.

• Lograr que la comunidad financiera y sus participantes comprendan que las prácticas de buen gobierno corporativo, no son un gasto sino una inversión, que impacta el buen rendimiento de las entidades públicas y privadas.

• Moderar los ingresos del director independiente, es decir no crear independencia económica entre el director independiente y la junta directiva a la que pertenece, ya que esto afecta la “independencia”.

• Establecer certificaciones de buen gobierno corporativo.


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