Presentación de PowerPointProceso: Gestión de Servicios TIC Diseño de Servicios TIC 1. Gestión...

ANEXO 1. REDISTRIBUCIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN DEL SIG AL MAPA DE

PROCESOS

Código: PM-AN-01Versión: 03

El objetivo de la redistribución de ladocumentación es completar elrediseño del Mapa de Procesosiniciada en el año 2012, quepermita optimizar el número deprocesos y facilite la apropiaciónpor los Servidores del MEN

OBJETIVO DE LA REDISTRIBUCIÓN

PLAN DE MIGRACIÓN

No. Actividad Responsable Fecha Entregable

1 Realizar plan operativo del SIG SDO Junio 2017 Plan Operativo

2 Realizar diagnóstico SIG SDO Julio 2017 Aulas situacionales

3 Revisar el despliegue del mapa de procesos y la plataforma documental

SDO Agosto 2017 Mapa de Procesos / Matriz de Excel con la redistribución documental

4 Realizar propuesta del rediseño de la documentación

SDO Septiembre 2017

Presentación de rediseño de la documentación

5 Realizar proyección del acto administrativo del SIG (Formalizar mapa de proceso y Política SIG)

SDO Septiembre 2017

Propuesta Resolución SIG

6 Presentar para revisión y aprobación Resolución SIG (incluye propuesta del Mapa de Procesos y Política SIG), en Comité de Desarrollo Administrativo

SDO Octubre 2017 / Febrero2018

Acta de Comité de Desarrollo Administrativo / Resolución SIG aprobada

PLAN DE MIGRACIÓN

No. Actividad Responsable Fecha Entregable

7 Realizar despliegue del Mapa de Procesos con los líderes de calidad

SDO Octubre –Diciembre 2017

Presentación de rediseño de la documentación / Listas de asistencia

8 Realizar proceso contractual de migración documental

SDO Diciembre 2017

Contrato / Cronograma de migración

9 Realizar cargue de la documentación del SIG en el aplicativo

SDO Mayo - Junio2018

Plataforma SIG actualizada

10 Realizar socialización del Mapa de Procesos y documentación del SIG en todo el Ministerio

SDO Junio – Julio 2018

Presentación de rediseño del Mapa de Procesos y documentación / Listas de asistencia

11 Realizar estrategia de evaluación, participación, entendimiento y apropiación del Mapa de Procesos

SDO Julio – Agosto 2018

Encuesta

REDISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

DEL SIG

IR

IR

IR

IR

MAPA DE PROCESOS

PLANEACIÓNGESTIÓN DE PROCESOS Y

MEJORA

GESTIÓN DE COOPERACIÓN

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

GESTIÓN DE SERVICIOS TIC

GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E

INNOVACIÓN

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PROCESOS ESTRATÉGICOS

Situación Inicial 2017:

Macroproceso: Planeación

Situación 2018 (Migración SIG)

Proceso: Planeación

Planeación Financiera y presupuestal

1. Desagregación de recursos

2. Anteproyecto de presupuesto

1. Documento Soporte - Guía

para el Trámite de Vigencias Futuras

Planeación sectorial e

institucional

1. Planeación Institucional

2. Planeación Integral del SIG

3. Formulación de proyectos

4. Plan de Acción Anual

5. Planeación Sectorial-

1. Manual del Sistema Integrado

de Gestión

Seguimiento a planes, proyectos y

recursos

1. Seguimiento al Plan de Acción Anual

2. Seguimiento a plan estratégico sectorial

3. Seguimiento a plan estratégico institucional

PROCESOFicha Técnica

(Procedimiento)

Documentos Soporte

1. Planeación Institucional y Sectorial

2. Anteproyecto de presupuesto y desagregación de recursos

3. Formulación de proyectos

4. Seguimiento a Planes y Proyectos

5. Recopilación y Consolidación de Datos de las Fuentes Primarias del Sector Educativo

6. Procesamiento y Auditoría de Datos de los Sistemas del MEN para la Generación de

reportes Estadísticos Sectoriales

7. Liberación de reportes e indicadores sectoriales

8. Distribución de Recursos

9. Promoción y Fortalecimiento de la Participación

10. Mecanismo de Audiencia Pública

11. Fortalecimiento institucional para la participación

12. Plan de Acción Anual

1. Guía para el Trámite de Vigencias Futuras

2. Guía para la formulación y seguimiento al Plan de Acción

3. Guía para realizar seguimiento al Plan de Acción anual

4. Guía - Lineamientos de difusión de la información estadística del

MEN

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1. PROCESO: PLANEACIÓN

PROCEDIMIENTOS GUÍAS

Total Documentos: 12 Total Documentos: 16

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Mejora

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión de Procesos y Mejora

Actualizar y controlar

información del SIG

1. Actualizar y Controlar Información del SIG.

7. DS - Estructura Documentación SIG


(Procedimiento)

Documentos Soporte

VOLVER

2. PROCESO: GESTIÓN DE PROCESOS Y MEJORA

1. Manual del SIG

(Anexo 1. Redistribución

de la documentación del SIG al mapa

de procesos

Anexo 2. Planificación de

los objetivos SIG)

1. Control de documentos del SIG

2. Gestión de planes de mejoramiento

3. Identificación y tratamiento del producto

o servicio no conforme

(Anexo 1. Identificación del producto Servicio No

Conforme)

4. Revisión por la dirección

5. Identificación y valoración de aspectos e

impactos

6. Identificación y evaluación de

obligaciones de cumplimiento ambiental

7. Competencia, formación, toma de

conciencia y comunicación

1. Administración

del riesgo

2. Guía de Control

documental

3.Guía indicadores

1. Elaboración de

documentos

MANUALES PROCEDIMIENTOS GUÍAS Instructivo


Administrar Riesgos

1. Administrar riesgos2. Guía de

Administración de Riesgos

Realizar la caracterización

ambiental

1. Definir programas y control operacional ambiental.

2. Identificar y evaluar obligaciones de cumplimiento ambiental

3. Identificar y valorar aspectos e impactos

4. competencia Formación, Toma de Conciencia y Comunicación

3. DS - Matriz de requisitos legales

ambientales

4. DS - Matriz contratos con responsabilidad

ambiental

5. DS - Identificación y valoración de aspectos e

impactos ambientales

Modernizar estructura

organizacional

1. Actualizar planta de personal -Estructura organizacional

2. Establecer cargas de trabajo

1. DS-Establecer cargas de trabajo

Planear, desarrollar y

mejorar procesos

1. Administrar aplicación de modelos de gestión.

2. Administrar certificaciones del SIG

3. Planear diseño rediseño mejoras a procesos

7. DS - Estructura Documentación SIG

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión de Comunicaciones


Proceso: Gestión de Comunicaciones

Gestión de Comunicación corporativa

1. Asesoría en comunicaciones a eventos institucionales y protocolo

2. Manejo de Imagen Corporativa

1. Diseño y ejecución de campañas (externas e internas)

2. Edición y producción de contenidos para la página web

3. Edición y producción de contenidos para las redes sociales

4. Monitoreo de medios, redes sociales y de imagen corporativa

5. Manejo de imagen corporativa

6. Asesoría en comunicaciones a eventos institucionales y protocolo

7. Gestión de contenidos y atención a medios de comunicación

8. Gestión de contenidos y administración de los medios internos

1. Plan Estratégico de Comunicaciones 2016

- 2018

Gestión de Comunicación Organizacional

1. Gestión de Contenidos y administración de los medios internos


(Procedimiento)

Gestión de la Comunicación Informativa

1. Diseño y ejecución de campañas

2. Edición y Producción de contenidos para las redes sociales

3. Edición y Producción de contenidos para la página Web

Gestión Medios de comunicación

1. Monitoreo de medios, redes sociales y de imagen corporativa

2. Gestión de Contenidos y atención a medios de comunicación

Planeación de la comunicación

1. Atención de solicitudes de divulgación vía brief

2. Formulación y evaluación del plan estratégico de comunicaciones Institucional

3. Formulación de lineamientos de comunicación Sectoriales

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PROCEDIMIENTOS PLANES

3. PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES


Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Articulación y Alianzas de las Partes Interesadas


Proceso: Gestión de Alianzas

Fortalecimiento Institucional para la

Participación

1. Fortalecimiento institucional para la participación

Promoción y Fortalecimiento de la

Participación

1. Promoción y Fortalecimiento de la Participación

Gestión de Cooperación y Gobernanza de

Partes Interesadas

1. Seguimiento a la gestión de cooperación del MEN

2. Identificación de necesidades y oportunidades para a gestión de

cooperación

3. Gestión de la Cooperación con Fuentes Privadas y no Gubernamentales

Nacionales e Internacionales

4. Gestión de la cooperación con fuentes oficiales bilaterales y multilaterales.

5. Gestión de la Cooperación hacia otras instituciones y Países

6. Gestión Cooperación y Gobernanza de Partes Interesadas

1. Documento Soporte - Mapa de Red de Relaciones

MEN


(Procedimiento)

Documentos Soporte

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4. PROCESO: GESTIÓN DE ALIANZAS


PROCEDIMIENTOS PROTOCOLO

1. Gestión de Alianzas

2. Oferta de Cooperación 1. Relacionamiento con Aliados


Macroproceso: Gestión de Servicios TIC


Proceso: Gestión de Servicios TIC

Diseño de Servicios TIC

1. Gestión Catálogo de Servicios y Niveles de Servicio

2. Gestión de Proveedores

3. Gestión de disponibilidad

4. Gestión de capacidad

DS - Guía para realizar estudio de precios

1. Manual Metodología Gestión De Proyectos

1. Gestión catálogo de servicios y niveles de

servicio

2. Gestión de Disponibilidad

3. Gestión de Capacidad

4. Gestión de Arquitectura Empresarial

TIC

5. Gestión de Solicitudes

6. Gestión de Incidentes

7. Gestión de Problemas

8. Gestión de Seguridad Informática

9. Gestión de Entrega

10. Gestión de Configuración

11. Gestión de Proyectos

12. Gestión de Cambios

1. Instructivo Política de uso y

creación de contraseñas

seguras

2. Instructivo Modelo de Operación

3. Instructivo Lineamientos

Gestión de Cambios

1. Plan de Capacidad

Estrategia de Servicios TIC

1. Gestión al plan estratégico de tecnología de la información y las

comunicaciones

2. Gestión de Arquitectura Empresarial TIC

3. Definición y Diseño de Políticas TIC

DS- Manual de políticas de servicios TIC

Operación de

servicios TIC

1. Gestión de Solicitudes

2. Gestión de Incidentes

3. Gestión de Problemas

4. Gestión de Seguridad

Informática

1. Política de uso y creación de contraseñas seguras

2. Modelo de Operación / 3. Guía Soporte de Tercer Nivel

4. Guía Gestión de Solicitudes / 5. Lineamientos de Gestión de Vulnerabilidades / 6. Lineamientos de Copias de Respaldo, Recuperación de Activos Informáticos / 7. Lineamientos de

Borrado Seguro y destrucción de la Información

8. Lineamientos de Gestión de Medios Removibles

9. Lineamientos de Gestión de Acceso /

10. Lineamientos de Gestión de LOGS


(Procedimiento)Documentos Soporte

Transición de servicios TIC

1. Gestión de entrega

2. Gestión de Configuración

3. Gestión de Proyectos

4. Gestión de Cambios

1. Lineamientos del Comité de Cambios “CAB”

2. Metodología Gestión de Proyectos OTSI

3. Lineamientos del Comité de Cambios de Emergencia “ECAB”

4. Lineamientos de Gestión de Cambios

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MANUAL PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS PLANES

5. PROCESO: GESTIÓN DE SERVICIOS TIC



Macroproceso: Gestión del Conocimiento del SectorSituación 2018 (Migración SIG)

Proceso: Gestión de Conocimiento e Innovación

Generación de la Base de

Conocimiento1. Desarrollo de productos de conocimiento

1. Guía estudios de desarrollo de productos de conocimiento

2. Guía de lecciones aprendidas

3. Guía de estudio de buenas prácticas

1. Gestión del Conocimiento


(Procedimiento)Documentos Soporte

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MANUALES

4. PROCESO: GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN

Gestión activos de conocimiento

1. Difusión, trasferencia y administración de los activos de conocimiento

2. Evaluación de los activos de conocimiento.

Gestión de data

1. Recopilación y consolidación de datos de las fuentes primarias del sector educativo

2. Procesamiento y auditoria de datos de los sistemas del MEN para la generación de

reportes estadísticos sectoriales.

3. Evaluación de requerimientos de datos y reportes estadísticos del sector educativo

4. Liberación de reportes e indicadores sectoriales

1. Política de tratamiento y protección de datos personales

2. Aviso de privacidad

Identificación de Conocimiento

1. Identificación de conocimiento

1. Guía de herramientas de gestión de conocimiento

2. Guía para definición de conocimiento critico


PROCESOS MISIONALES

DISEÑO DE POLÍTICA E

INSTRUMENTOS

IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA

EVALUACIÓN DE POLÍTICA

SERVICIO AL CIUDADANO

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Situación Inicial 2017: Macroproceso: Diseño y formulación de políticas publicas en educación


Proceso: Diseño de Política e Instrumentos

Formulación de Políticas Publicas en Educación

1. Formulación de Políticas Públicas

1. Guía para la

Formulación de Políticas

Públicas


(Procedimiento)

Documentos Soporte

VOLVER

1. PROCESO: DISEÑO DE POLÍTICA E INSTRUMENTOS


Diseño de Instrumentos

1. Producción de documentos técnicos

de normalización sectorial

PROCEDIMIENTOS GUÍA

1. Diseño y formulación de política

2. Diseño de instrumentos

1. Guía para el diseño de políticas

en materia de educación

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Implementación de Políticas Publicas en Educación


Proceso: Implementación de la Política

Asistencia Técnica

1. Prestación Seguimiento y Evaluación de la Asistencia Técnica

2. Planeación y Programación de la Asistencia Técnica

II. ASISTENCIA TÉCNICA:

1. Asistencia técnica


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Distribución de Recursos

1. Distribución de Recursos de Conectividad

2. Distribución de Recursos de Complemento

3. Distribución de Recursos de Educación Superior

4. Distribución de Recursos a las Universidades Públicas. Art. 87 Ley 30

5. Distribución de Recursos a las Universidades Públicas por Votaciones

6. Certificación de Deudas Laborales

7. Distribución de Recursos del Sistema General de Participaciones

Gerencia de Proyectos

1. Ejecución de Proyectos

2. Planificación de la Ejecución de Proyectos

Guía para Articular el Modelo de

Procesos del MEN con la Gerencia de Proyectos


2. PROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA

I. GERENCIA DE PROYECTOS:

1. Gerencia de proyectos

III. MONITOREO Y ASEGURAMIENTO:

1. Seguimiento al reporte de Derechos Pecuniarios en Educación Superior.

2. Seguimiento Preventivo a Instituciones de Educación Superior.

3. Investigaciones a Instituciones de Educación Superior.

4. Certificación de Deudas Laborales.

5. Medidas preventivas y correctivas EPBM .

6. Monitoreo a la educación superior y educación preescolar básica y media

7. Visitas en educación superior del servicio educativo

8. Visitas en EPBM

1. Guía para Articular el Modelo de Procesos

del MEN con la Gerencia de Proyectos

2. Guía de capacitaciones preventivas en

Educación Superior

3. Guía de visitas de inspección y vigilancia

de ES

CONTINUA

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Implementación de Políticas Publicas en Educación


Proceso: Implementación de la Política

VOLVER


2. PROCESO: IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA


IV. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD (TRÁMITES, OPAS Y OTROS)

1. Operación básica para el aseguramiento de la calidad.

2. Administración de pares

3. Convalidación de títulos de educación superior obtenidos en Instituciones extranjeras de pregrado o postgrado

4. Convalidación u Homologación de títulos de Educación Preescolar, Básica y Media obtenidos en el exterior

5. Acreditación de Instituciones.

6. Ratificación de Reformas Estatutarias.

7. Certificado de programa académico, certificado de idoneidad del titulo de posgrado para ascender al grado 14 del escalafón y certificado de existencia y representación legal de IES.

8. Registro e inscripción de rectores y representantes legales de Instituciones de Educación Superior Privadas.

9. Legalización de Documentos Académicos en Educación Superior.

10. Validación de modelos de reconocimiento de Gestión de Calidad para Colegios Privados.

11. Habilitación de ET

.


Macroproceso: Monitoreo y AseguramientoSituación 2018 (Migración SIG)

Proceso: Evaluación de Política

Atención de quejas y reclamos del servicio

educativo

1. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes o sugerencias de Educación Superior

2. Quejas y reclamos de EPBM/ Medidas Correctivas

3. Quejas y reclamos de EPBM

1. Evaluación de políticas, programas, planes, proyectos, estrategias, acciones o instrumentos de política


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Gestión de solicitudes de certificaciones, convalidaciones,

validaciones y legalizaciones

1. Ratificación de Reformas Estatutarias.

2. Convalidación de títulos de educación superior obtenidos en Instituciones extranjeras de pregrado o postgrado

3. Registro e inscripción de rectores y representantes legales de Instituciones de Educación Superior Privadas

4. Validación de modelos de Reconocimiento de Gestión de Calidad para Colegios Privados

5. Certificado de programa académico para ascenso al grado 14 en el escalafón docentes y Certificado de existencia y

representación legal

6. Convalidación u Homologación de títulos de Educación Preescolar, Básica y Media obtenidos en el exterior

7. Legalización de Documentos Académicos en Educación Superior

PROCEDIMIENTOS

3. PROCESO: EVALUACIÓN DE POLÍTICA

Habilitación del ingreso de

administradores y prestadores del

servicio educativo y acreditación de alta

calidad

1. Operación básica para el aseguramiento de la calidad

2. Acreditación de Instituciones

3. Habilitación de ET

4. Administración de pares

CONTINUA


Macroproceso: Monitoreo y AseguramientoSituación 2018 (Migración SIG)

Proceso: Evaluación de la Política

Monitoreo Del Servicio

Educativo

1. Seguimiento al reporte de Derechos Pecuniarios en Educación Superior

2. Elaborar y realizar seguimiento al plan de acción de monitoreo de la Educación Superior

1. Índice de indicadores de

riesgo de las instituciones de educación superior (IRIS)


(Procedimiento)

Documentos Soporte

VOLVER

3. PROCESO: EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA

Vigilancia y Control del

servicio Educativo

1. Seguimiento Preventivo a Instituciones de Educación Superior

2. Investigaciones a Instituciones de Educación Superior

3. Requerir información final

4. Medidas correctivas EPBM

5. Medidas Preventivas EPBM

6. Visitas en EPBM

7. Realizar visitas en educación superior del servicio educativo

1. Guía de visitas de

inspección y vigilancia


Situación Inicial 2017: Macroproceso: Atención al Ciudadano

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Servicio al Ciudadano

Atención al Ciudadano

1. Gestionar PQRS

2. Prestación de la atención al ciudadano

1. Prestación de la atención al ciudadano

2. Gestión PQRS

3. Gestión de certificados de IES

4. Gestión de actos administrativos

5. Monitoreo a las Secretarias de Educación

6. Seguimiento a trámites, peticiones y recursos en el Grupo de Atención al Ciudadano del MEN

7. Revisión y actualización de información sobre requisitos de trámites ciudadano en el MEN

8. Medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en el Grupo de Atención al Ciudadano

9. Gestión de actos administrativos disciplinarios

10. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes o sugerencias de Educación Superior

11. Quejas y reclamos de EPBM

12. Quejas y reclamos de EPBM/ Medidas Correctivas

1. Guía Elaboración mensual del Ranking Secretarias de Educación

2. Guía de Cargue del Ranking en la página del PMSE


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Atención de quejas y

reclamos del servicio

educativo

1. Legalización de documentos de IES

2. Gestión de actos administrativos disciplinarios 3. Gestión de certificados de IES

4. Gestión de actos administrativos


5. PROCESO: SERVICIO AL CIUDADANO

Monitoreo de la

Atención al Ciudadano

1. Guía Elaboración mensual del Ranking Secretarias de Educación

2. Guía para la Elaboración mensual del Ranking Secretarias de Educación

3. Guía de Cargue del Ranking en la página del PMSE

Procesamiento de la

Solicitud

1. Monitoreo a las Secretarias de Educación

2. Medición de la satisfacción del ciudadano y partes interesadas en el Grupo de Atención al

Ciudadano

3. Revisión y actualización de información sobre requisitos de trámites ciudadano en el MEN

4. Seguimiento a trámites, peticiones y recursos en el Grupo de Atención al Ciudadano del MEN

Total Documentos: 13 Total Documentos: 14 VOLVER

PROCESOS DE APOYO

CONTRATACIÓNGESTIÓN

FINANCIERAGESTIÓN

ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN JURÍDICA

VOLVER

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Contratación

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Contratación

Pre

con

trac

tual

1. Concurso de Méritos / Consultores / Concurso abierto

2. Selección basada en la calidad (SBC)

3. Grandes Superficies

4. Selección Abreviada / Subasta Inversa Presencial / Subasta Inversa Electrónica

5. Selección por las Calificaciones de los Consultores (SCC)

6. Selección basada en menor costo SBMC

7. Licitación pública

8. Mínima Cuantía

9. Acuerdo Marco de precios

10. Comparación precios

11. Formato - Elaboración de estudios y documentos previos (Insumo)

12. Concurso de Méritos / Conformar lista de precalificación

13. Selección de consultores individuales

14. Contratación directa o selección basada en una sola fuente

15. Selección basada en la calidad y el costo (SBCC)

16. Contratación directa

17. Selección Abreviada / Menor Cuantía

18. Licitación pública internacional - Licitación pública nacional (para especificación técnicas BID)

19. Selección Abreviada / Bolsa de Productos


21. Selección basada en presupuesto fijo SBPF

22. Elaboración, actualización y seguimiento del plan de anual de adquisiciones (PAA)

1. Manual de Contratación

2. Acuerdos de Nivel de

servicio Macro

Manual de Contratación

1. Elaboración, actualización y seguimiento del plan de anual de adquisiciones (PAA)

2. Elaboración de estudios y documentos previos (Insumo)

3. Licitación pública

4. Selección Abreviada / Subasta Inversa Presencial / Subasta Inversa Electrónica

5. Selección Abreviada / Menor Cuantía

6. Selección Abreviada / Bolsa de Productos

7. Selección Abreviada / Acuerdo Marco de precios

8. Concurso de Méritos / Conformar lista de precalificación

9. Concurso de Méritos / Consultores / Concurso abierto

10. Contratación directa

11. Mínima Cuantía

12. Grandes Superficies

13. Contratación con Entidades sin Ánimo de Lucro

14. Licitación pública internacional - Licitación pública nacional (para especificación técnicas BID)


(Procedimiento)

Documentos Soporte

CONTINUA

MANUALES PROCEDIMIENTOS

1. PROCESO: CONTRATACIÓN

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Contratación

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Contratación

Co

ntr

actu

al

1. Supervisión y/o Interventoría del Contrato convenio u orden de aceptación de oferta

2. Modificación del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta

3. Declaración de Incumplimiento e imposición de sanción y multas

4. Legalización del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta)

1. Guía para solicitar declaración de

incumplimiento e imposición de sanciones

2. Validador aportes salud y pensión

3. Guía para el manejo del anticipo

15. Selección basada en calidad y costo (SBCC)

16. Contratación directa o selección basada en una sola fuente


18. Comparación precios

19. Selección basada en calidad (SBC)

20. Selección basada en menor costo SBMC

21. Selección basada en presupuesto fijo SBPF

22. Selección basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC)


24. Legalización del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta

25. Supervisión y/o Interventoría del Contrato convenio u orden de aceptación de oferta

26. Modificación del contrato, convenio u orden de aceptación de oferta

27. Administrativo sancionatorio contractual

28. Liquidación de contrato

1. Guía para el manejo del anticipo

2. Guía para validar aportes salud y

pensión contratistas

3. Guía para solicitar

declaración de incumplimiento e

imposición de sanciones


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Po

sco

ntr

actu

al

1. Liquidación de Contrato

VOLVER


1. PROCESO: CONTRATACIÓN


Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Financiera

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Financiera

Administrar Ciclo Financiero de

Egresos

1. Tramitar Recursos de Caja Menor

2. Ejecutar recursos

3. Ejecutar recursos de proyectos con financiación externa

4. Procedimiento gestionar libranzas para contratistas

1. Acuerdos de Nivel de Servicio

Subdirección de Gestión Financiera 1. Administración y

fiscalización de ingresos

2. Tramitar reintegros y Devoluciones

3. Administrar ciclo financiero de egresos

4. Gestionar y ejecutar recursos de crédito

externo

5. Emitir Estados Financieros, Efectuar Registros, Ajustes y

Depuraciones.

6. Gestionar PAC

7. Generar Informes de Gestión

Presupuestal

1. Instructivo: Para expedición de certificaciones

tributarias

1. Anexo: Acuerdos de nivel de servicio - ANS -

Subdirección De Gestión Financiera

2. Anexo: Cronograma información estados

financieros MEN


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Administrar ciclo financiero de

ingresos

1. Administrar Información Recaudos (Ley 21, Estampilla Pro UN)

2. Gestionar Recursos de Crédito Externo

3. Reportar información exógena de convenios

4. Manejo de exógenas

5. Presentar declaraciones de impuestos

6. Realizar Fiscalización Recaudo (Ley 21/1982 y Ley 1697)

7. Registrar ingresos de Ley 21, Estampilla Pro UN y Educación Superior

8. Tramitar reintegros y devoluciones

1. Instructivo de recaudo y cartera

2. Auto de archivo

3. Requerimiento por pago conjunto

4. Llamado a prevención

5. Modelo resolución titularización

6. Requerimiento por pago con el SENA

7. Instructivo expedición certificaciones

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PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS ANEXO

2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

Efectuar Procesos Contables

1. Efectuar registros, ajustes y depuraciones

2. Emitir estados financieros

3. Manejo contable para proyectos con financiación externa

Efectuar seguimiento y

control presupuestal

1. Generar informes de gestión presupuestal

2. Gestionar PAC

1. Información estados financieros MEN


Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Administrativa

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Administrativa

Ges

tio

nar

Ev

ento

s

1. Coordinar Logística de Eventos

2. Reservar Salas

1. Gestionar Comisiones de

Servicios al Interior y Exterior

2. Implementar, Ejecutar y

Monitorear Controles

Operacionales Ambientales

3. Coordinar Logística de Eventos

1. Reservar salas

1. Gestión Integral de Residuos

1. Requisitos Hojas de

Seguridad para

Fumigación


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Ges

tio

nar

Co

ntr

ol

Op

erac

ion

al A

mb

ien

tal

1. Implementar controles operacionales ambientales

2. Ejecutar y Monitorear Programas ambientales

1. Manual de gestión de residuos

2. Instructivo para el control de derrames

3. Hojas de Seguridad

4. DS - Procedimiento Operativo de Control de

Derrames (PON)

Ges

tio

nar

co

mis

ion

es d

e se

rvic

io

1. Gestionar Comisiones de Servicios al Interior

2. Gestionar Comisiones de Servicios al exterior

CONTINUA

PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO PLANES PROTOCOLOS

3. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Administrativa

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Administrativa

Ges

tio

nar

Op

erac

ion

es d

e Se

rvic

ios

Ad

min

istr

ativ

os

1. Administrar Vigilancia y Seguridad

2. Administrar Servicios de Aseo y Cafetería

3. Administrar y Mantener la Infraestructura Física. (Mantenimiento

Correctivo en Infraestructura Física, Muebles e Inmuebles).

4. Administrar y Mantener la Infraestructura Física. (Mantenimiento

Preventivo en Equipos Diferentes a Computo)

5. Administrar Parque Automotor

1. Condiciones Operativas para

Prestación de Servicio de Aseo y Cafetería

4. Administración y control de recursos físicos

1. Guía - Condiciones Operativas para Prestación de Servicio de Aseo y Cafetería

2. Guía - Administración de bodegas

3. Guía - Administrar parque automotor, mantenimiento preventivo y correctivo

4. Guía- Administrar y Mantener la Infraestructura Física.

5. Guía- Administrar Vigilancia y Seguridad


(Procedimiento)

Documentos Soporte

VOLVER

Ges

tio

nar

Re

curs

os

Físi

cos

1. Baja de Bienes

2. Enajenación por Subasta Pública de bienes dados de baja.

3. Gestionar seguros

4. Efectuar Salidas y Traslados De Bienes

5. Realizar reintegro de bienes.

6. Legalización de inventarios

7. Toma física de inventarios

8. Registrar entrada de bienes a la bodega

1. Administración de bodegas


3. PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA


Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión de Talento Humano

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión del Talento Humano

Seleccionar y vincular el talento humano

1. Generación del plan anual de vacantes

2. Selección del talento humano

3. Vinculación del talento humano


(Procedimiento)

CONTINUA

4. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Realizar inducción y reinducción al talento

humano 1. Realizar inducción y reinducción al talento humano

Evaluar el desempeño del talento humano

1. Evaluación de Gerentes Públicos

2. Evaluación de servidores públicos de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción que no

son gerentes públicos.

3. Medición de desempeño para servidores nombrados en provisionalidad

Gestionar la Seguridad y Salud Laboral

1. Plan básico de salud y seguridad laboral

2. subprograma de higiene industrial

3. Subprograma de promoción prevención y control de la medicina preventiva y del trabajo

4. Subprograma de seguridad industrial

Resolver Asuntos Disciplinarios

1. Resolver asuntos disciplinarios

1. Selección del talento humano

2. Evaluación del desempeño del talento humano

3. Capacitación del talento humano

4. Liquidar nómina y prestaciones sociales

5. Tramites y certificaciones

6. Desvinculación del talento humano

7. Elaboración, revisión y actualización de la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles del MEN

8. gestión del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST del MEN

9. diagnostico de condiciones de salud y perfil sociodemográfico de la población

10. Ausentismo

11. Estilos de vida y trabajo saludable

12. Mediciones ambientales

13. Reportar e investigar incidentes y accidentes laborales en el MEN

14. reportar e investigar enfermedades laborales

15. vigilancia epidemiológica

16. Evaluaciones médicas ocupacionales

17. Inspecciones de seguridad

18. Generación plan anual de vacantes

19. Administración de la planta de cargos

PROCEDIMIENTOS

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión de Talento Humano

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión del Talento Humano


(Procedimiento)

Documentos Soporte

VOLVER

4. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Gestionar la desvinculación

laboral

1. Gestionar la Desvinculación Laboral

1. Calificación de la evaluación del desempeño no satisfactoria / 2. Aceptación de renuncia

3. Retiro por invalidez absoluta

4. Calificación de evaluación de periodo de prueba no satisfactoria / 5. Sanción disciplinaria

6. Insubsistencia en un cargo de LNR

7. Insubsistencia en un cargo provisional

8. Retiro por pensión de jubilación

9. Soporte Fallecimiento / 10.Revocatoria de nombramiento / 11. Fallecimiento

Desarrollar integralmente el talento humano

1. Capacitación del Talento Humano.

2. Estímulos al Talento Humano

1. Encuesta de Bienestar.

2. Descripción de actividades de clima organizacional.

3. Descripción de Actividades del Programa de Retiro Asistido

Administrar el vinculo laboral

1. Administración de la planta de cargos.

2. Liquidar Nómina y Prestaciones Sociales.

3. Tramite de requerimientos de

personal.

1. Guía Trámite de Cesantías.

2. Guía para la generación de reporte de provisiones de nómina.

3. Instructivo base de datos administración de personal

4. Instructivo para la liquidación de nómina.


1. Soporte Fallecimiento

2. Retiro por Pensión de Jubilación

3. Insubsistencia en un cargo provisional

4. Insubsistencia a un Servidor por Calificación no Satisfactoria en

Periodo de Prueba

5. Insubsistencia en un cargo de Libre Nombramiento y Remoción

6. Retiro del Servicio a un Servidor Publico al Llegar la Edad de Retiro

Forzoso

7. Sanción Disciplinaria

8. Retiro por Invalidez Absoluta

9. Calificación de la Evaluación del Desempeño no Satisfactoria para

Servidor de Carrera Administrativa

10. Revocatoria de Nombramiento Publico por no Acreditar Requisitos

1. Instructivo Descripción de

Actividades Programa de

Retiro Asistido a Pensionados

2. Instructivo Descripción de

Actividades Clima Organizacional

1. Guía Tramite de Cesantías

2. Guía para Generar

Reporte de Provisiones de

Nomina a Través de la

Base de Datos de

Administración de Talento Humano

1. Plan de Respuesta a

Emergencias y Contingencias para el MEN

ANEXO INSTRUCTIVO GUÍA PLAN

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Documental

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Documental

Planeación Documental

1. Actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD

1. Programa de gestión documental PGD

2. Plan institucional de archivo PINAR

1. Actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD

2. Generación, radicación y distribución de las

comunicaciones internas

3. Recepción, radicación y distribución de las

comunicaciones externas

4. Envío de comunicaciones oficiales

5. Gestión y tramite de los documentos

6. Consulta y préstamo de documentos en archivo de gestión

7. Consulta y préstamo de documentos en archivo central

8. Organización y administración del Archivo de Gestión

9. Transferencias documentales primarias y secundarias

10. Eliminación de documentos análogos, electrónicos y digitales

11. Reprografía de Archivos

1. Manual de transferencias

secundarias para entidades liquidadas, fusionadas,

privatizadas y/o de cuyas

funciones se trasladan al Ministerio

2. Manual del Sistema

Integrado de Conservación –

SIC

(Anexo. Plan de Conservación y

Plan de Preservación)

3. Manual de transferencias de

productos de contratos y/o

consultoría

1. Plan institucional de archivo

PINAR

1. Programa de gestión

documental PGD

2. Programa de

documentos especiales

3. Programa de

documentos vitales y

esenciales


(Procedimiento)Documentos Soportes

PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO PLANES PROGRAMAS

5. PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Producción Documental

1. Generación, radicación y distribución de las comunicaciones

internas2. Recepción, radicación y

distribución de las comunicaciones externas

3. Envío de comunicaciones oficiales

Gestión y trámite de

los documentos

1. Gestión y tramite de los documentos

2. Consulta y préstamo de documentos en archivo de gestión

3. Consulta y préstamo de documentos en archivo central

Organización y

transferencia documental

1. Organización y administración del Archivo de Gestión

2. Transferencias documentales primarias y secundarias

1. Instructivo entrega archivo producto de contratos y/o

consultoría

Disposición Final de

Documentos

1. Disposición Final de Documentos

2. Reprografía de Archivos

VOLVERTotal Documentos: 14 Total Documentos: 34

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Gestión Jurídica

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Gestión Jurídica

Atender consultas jurídicas y proyectos de

acto administrativo

1. Emitir concepto jurídico, y elaborar proyectos de acto administrativo en segunda instancia.

1. Gestión de proyectos normativos

2. Ejercer la jurisdicción coactiva

3. Atención a Tutelas


(Procedimiento)PROCEDIMIENTOS

6. PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA

Atender Asuntos Contenciosos

1. Atender embargos judiciales

2. Atender procesos de conciliación prejudicial

3. Atender asuntos judiciales

Ejercer Jurisdicción Coactiva

1. Ejercer jurisdicción coactiva

1. Elaborar y formalizar proyectos de norma del MEN

2. Emitir conceptos jurídicos para proyectos legislativos

VOLVERTotal Documentos: 7 Total Documentos: 3

PROCESO DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN Y ASUNTOS

DISCIPLINARIOS

VOLVER

Situación Inicial 2017: Macroproceso: Evaluación

Situación 2018 (Migración SIG) Proceso: Evaluación y Asuntos Disciplinarios

Gestionar Planes de Mejoramiento

1. Gestionar Planes de Mejoramiento

1. Metodología para el seguimiento a Planes de Mejoramiento

2. Guía Planes de Mejoramiento


(Procedimiento)

Documentos Soporte

Realizar evaluación

independiente

1. Administrar auditorías internas al SIG

2. Monitorear y gestionar evaluación de entes de control externo

Realizar seguimiento y

retroalimentación a la gestión

1. Evaluar el Desempeño del SIG

2. Evaluar y realizar tratamiento de servicio no conforme

3. Hacer seguimiento al mapa de indicadores

1. FT- Evaluar y realizar tratamiento de servicio no

conforme

2. FT-Tramites de aseguramiento de calidad en educación superior

3. FT- Servicio de asistencia técnica

4. FT- Servicio de desarrollo de proyectos

5. FT- Servicio de distribución y seguimiento de recursos

financieros

VOLVER

N.A.

1. Matriz Servicios- Dependencias MEN

2. Ficha Técnica Servicio De Definición de Políticas y

Normatividad

5. PROCESO: EVALUACIÓN


1. Auditorías Internas

2. Relación con Entes de Control Externo

3. Evaluación de las dependencias

4. Resolver Asuntos Disciplinarios Proceso Ordinario

5. Resolver Asuntos Disciplinarios Proceso Verbal

PROCEDIMIENTOS

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