P/. Solución de gestión documental, archivo y custodia legal

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Desde la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos la interacción de los ciudadanos de forma electrónica a los servicios de la administración es un derecho.

Ley 39/2015 Procedimiento Administrativo Común “obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único”

Consecuencia de ello se requiere de herramientas para: Admitir documentación en formato electrónico con la misma garantía y validez legal Gestión de la documentación de un modo integral independientemente de su soporte (electrónico o papel) Guardar la documentación electrónica que forma parte de un expediente con las mismas garantías que un

expediente en papel.

En el caso de los expedientes electrónicos los principales problemas existentes para son: La “intangibilidad” de los documentos y por tanto una exigencia de gestión más garantista utilizando la firma

electrónica reconocida. La existencia de expedientes mixtos (papel y electrónico) La obsolescencia de los algoritmos utilizados para realizar firma electrónica debido al aumento de la capacidad

computacional de los equipos. Esto permitiría falsificar el documento La limitación del ciclo de vida de los certificados utilizados que exige su renovación no superior a 4 años.

Para todo ello DPT ha completado un sistema de gestión documental, archivo y custodia digital completo compuesto de varios subsistemas tanto con visibilidad externa como solo interna que funcionan de un modo coordinado.

A continuación se presenta este sistema destacando los aspectos principales de la solución.

Introducción

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Esquema global de la solución

A continuación pasaremos por cada una de las soluciones para explicar su funcionamiento

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Funcionalidades Herramienta de consulta de expedientes

Gestión de archivo de la propia Diputación de Teruel

Gestión de archivo de los municipios en modo ASP junto con el resto de la plataforma

El sistema debe dar servicio a diferentes tipos de usuarios (actores) con diferentes necesidades Personal responsable de la tramitación del expediente - escritorio de tramitación

Personal en búsqueda de información relativa a un expediente en curso

Personal en búsqueda de información relativa a un expediente archivado

Administrador del archivo de la Diputación

Administrador del sistema de información de gestión documental y archivo

Características Integrado en el sistema actual

Sistema de gestión de Expedientes Wand@

Aplicación Web. Sin necesidad de instalaciones en local.

Escalable.

Integrado en la plataforma hardware actual

Dar servicio en modo SAaS.

Sistema de gestión de archivos. Objetivos

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Funcionalidad para el funcionario Consulta

Realizar una búsqueda simple

Acceder a una búsqueda reciente

Opciones avanzadas de búsqueda Obtener informes

Gestión de entradas

Remitir un documento

Gestión de salidas Solicitar consulta o préstamo de

documentos Consultar préstamos

Funcionalidad para el administrador Administración de usuarios y permisos

Administración de archivos municipales Almacenamiento y backup

Sistema de gestión de archivos. Funcionalidades

Funcionalidades para el archivero Consulta

Realizar una búsqueda simple

Realizar una búsqueda avanzada

Acceder a una búsqueda reciente

Opciones avanzadas de búsqueda

Obtener informes

Gestión de entradas

Remitir un documento

Crear una nueva descripción

Gestión de salidas

Solicitar consulta o préstamo de documentos

Consultar préstamos

Consultar movimientos

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Gestión de ingresos de los expedientes remitidos por las distintas oficinas y/o departamentos de la Diputación.

Gestión de salidas de los documentos para su consulta y/o préstamo bajo autorización expresa.

Gestión de devoluciones de los documentos en préstamo.

Descripción de documentos que conforman los expedientes según normas archivísticas internacionales.

Integración con el sistema de administración electrónica para el ingreso de documentos automático y obtención de datos auxiliares.

Gestión del cuadro de clasificación.

Generación de informes de trabajo del servicio de archivo de la Diputación.

Búsqueda textual avanzada {full-text) en los contenidos del archivo.

Gestión de permisos de la aplicación utilizando el control de usuarios y perfiles definido en el LDAP de la Diputación

Sistema de gestión de archivos. Características

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Sistema de gestión de archivos. Remisión de documentos

Remisión de documentos al archivo

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Sistema de gestión de archivos. Descripción de registros

Descripción de un documento

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Sistema de gestión de archivos. Resultados de búsquedas

Búsqueda de documentos

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Ley 39/2015 Procedimiento Administrativo Común “obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único”

Consecuencia de ello se requiere de herramientas para: Admitir documentación en formato electrónico con la misma garantía y validez legal

Gestión de la documentación de un modo integral independientemente de su soporte (electrónico o papel)

Guardar la documentación electrónica que forma parte de un expediente con las mismas garantías que un expediente en papel.

En el caso de los expedientes electrónicos los principales problemas existentes para son: La obsolescencia de los algoritmos utilizados para realizar firma electrónica debido al aumento de la capacidad

computacional de los equipos. Esto permitiría falsificar el documento

La limitación del ciclo de vida de los certificados utilizados que exige su renovación no superior a 4 años.

Por este motivo es necesario establecer mecanismos para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos guardados.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica indica dos posibles aproximaciones para dar solución a este objetivo: Uso de formato de firma longeva o de archivo. Conservación y custodia de las firmas en archivos digitales garantizando la fecha de ingreso y la no

modificación de los mismos

Por motivos legales, culturales e históricos (cumplimiento del articula 31 de la LAECSP)

Repositorio de custodia legal. Presentación

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El servicio de archivo electrónico y la preservación digital de larga duración es una necesidad estratégica para el desarrollo de la administración electrónica con las garantías legales exigibles.

El archivo de larga duración permite: Custodia de los documentos electrónicos con la garantía del mantenimiento de su validez

legal a lo largo del tiempo

Soluciones de protección ante la obsolescencia tecnológica

Servicio de evidencia electrónica con validez legal

Así pues el sistema de preservación digital de la información debe tener las siguientes funciones: Basado en el modelo OAIS (ISO 14721:2003) Open Archival Information System

Control de formatos: normalización y migración

Control de acceso (LDAP)

Registro de accesos

Gestión de la obsolescencia. Conversión de formatos

Metainformación sobre preservación

Almacenamiento de documentos encriptados

Repositorio de custodia legal. Objetivos funcionales

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Repositorio de custodia legal. Arquitectura

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El sistema se basa en el sistema OAIS

ISO 14721:2003: Open Archival Information System

ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard

Como puede verse en el esquema la información que entra en el sistema se encuentra paquetizada de modo que puede tratarse de un modo “abstracto” sin conocer su contenido.

El sistema trata los expedientes electrónicos como paquetes de entrada y salida.

Repositorio de custodia legal. Sistema de preservación

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De este modo el objeto de información del archivo almacenado es una composición de: Documento guardado

Metadatos de preservación de la información

Metadatos del paquete de información

Metadatos descriptivos

Documento en formato preservable

Cada paquete de información es almacenado en formato METS que permite gestionar los datos complejos de metadatos + objeto digital que forman un expediente

Repositorio de custodia legal. Esquema de documentos

Todo ello siguiendo el modelo ENI http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_Area_Descargas&langPae=es&iniciativa=145

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Características Conversores de contenido plug-in

Detección de tipos automático

Gestor de políticas de conversión

Cumplimiento del ENS para copias auténticas

Única herramienta: organiza todo el proceso

Repositorio de custodia legal. Obsolescencia

Funcionalidad Mantenimiento de cualquier tipo de

contenido para su visualización y tratamiento sin perdida de información garantizada.

Permite el almacenamiento de gran volumetría.

Sistema autónomo o integrado

Registro de accesos

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Repositorio de custodia legal. Funcionalidades

Ingreso Creación de peticiones de transferencia de documentos / expedientes

Aprobar, rechazar y aceptar las solicitudes de transferencia de documentos / expedientes

Consulta Consulta en línea de los documentos

Descarga del informe de evidencia

Validación Informe del estado del documento

Preservación Gestión y ejecución de políticas de migración de documentos, de consistencia y de

Resellado.

Gestión de los formatos de los ficheros

Eliminado Eliminación de los documentos manteniendo las evidencias y traza de su existencia

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Repositorio de custodia legal. Caso de uso

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Repositorio de custodia legal. Integración con Custodi@

Desde la misma vista de detalle del expediente se incluye un informe del estado de integridad y validez del documento en Perdur@. En el se incluye la información de Estado de integridad de la informaciónVigencia actual del sellado de tiempo hasta su próximo reselladoPolítica de preservación utilizada.Fecha limite de estancia en el repositorio Perdur@ según la política de preservación

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Repositorio de custodia legal. Integración con el resto de sistemas

Factura electrónica

Mi solicit@ (Oficina virtual)

Secretaría

Portafirmas

Registro E/S

Notificaciones telemáticas

Agenda de tramitación de expedientes

Trew@

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Repositorio de custodia legal. Características técnicas

Cumplimiento del protocolo LTA (Long Term Archive) http://tools.ietf.org/html/draft-ietf-ltans-ltap-08

Integración Con FyleSystem a través de CMIS (Content Management Interoperability Services) https://

www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis

Con Web Services interoperables (http://www.ws-i.org/) WSI 1.0 attachment profile http://www.ws-i.org/Profiles/AttachmentsProfile-1.0.html

WSI 1.2 Basic Profile http://www.ws-i.org/Profiles/BasicProfile-1.2-2010-11-09.html

RESTFul API

Con abstracción de la plataforma de firma @firma. http://administracionelectronica.gob.es/?

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Utiliza múltiples autoridades de sellado de tiempo para permitir para que el resellado sea escalable TS@ http://administracionelectronica.gob.es/?

_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=tsa