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CURSO: Elaboración de Manuales

de Descripción de Cargos y Funciones

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

CURSO:

Elaboración de Manuales de Descripción de Cargos y Funciones

según lineamientos de la LOTTT




Objetivo General del Curso:

Proporcionar a los Participantes el conocimiento necesario

requerido para la elaboración de Manuales de Descripción de

Cargos y Funciones según lineamientos de la LOTTT

desarrollando habilidades y destrezas que permitan al

usuario orientarlo en el diseño de los manuales, logrando la

satisfacción de sus necesidades y expectativas con calidad.

MARCO CONCEPTUAL




Objetivo del Manual de Descripción de Cargos y

Funciones:

Optimizar en las organizaciones la Gestión del Talento

Humano a través de la delimitación de objetivos, metas,

funciones y factores, es decir, criterios uniformes y

cuantificables esperados en los empleados según el cargo a

ser desempeñado, contribuyendo con los niveles de

productividad aceptados.

MARCO CONCEPTUAL




Utilidad de los Manual de Descripción de Cargos y

Funciones:

Diagnóstico Organizacional (objetivos e indicadores)

MARCO CONCEPTUAL

Revisión de Procesos:

Reclutamiento y Selección de Personal

Evaluación del Desempeño

Entrenamiento y Desarrollo

Planificación de Carrera

Revisión de la Estructura




MARCO CONCEPTUAL




MARCO LEGAL

Tema LOT’97 LOTTT

Trabajador de confianza Trabajador de confianza:

labor implica el

conocimiento personal de

secretos industriales o

comerciales del patrono, o

su participación en la

administración del negocio,

o en la supervisión de otros

trabajadores.

(Art. 39 al 58)

No se regula al empleado de

confianza y se le sustituye

por el trabajador de

inspección: es aquél que

tenga a su cargo la revisión

del trabajo de otros

trabajadores o de otras

trabajadoras.

(Art. 35 al 50)

Fuente: Dr. Alfredo Perroni




MARCO LEGAL

Trabajador o Trabajadora de dirección Art. 37 LOTTT

Se entiende por trabajador o trabajadora de dirección el que

interviene en la toma de decisiones u orientaciones de la

Entidad de Trabajo, así como el que tiene el carácter de

representante del patrono o patrona frente a otros

trabajadores, trabajadoras o terceros, y puede sustituirlos o

sustituirlas en todo o en parte, en sus funciones.




MARCO LEGAL

Contrato de Trabajo Art. 55 LOTTT

El Contrato de trabajo es aquel mediante el cual se

establecen las condiciones en las que una persona presta

sus servicios en el proceso social de trabajo bajo

dependencia, a cambio de un salario justo, equitativo y

conforme de las disposiciones de la constitución de la

República Bolivariana de Venezuela y sus leyes.




MARCO LEGAL

Contenido del Contrato de Trabajo Art. 59 LOTTT

El Contrato de trabajo escrito se extenderá en dos

ejemplares originales, uno de los cuales se entregará al

trabajador o trabajadora, mientras el otro lo conservará el

patrono o la patrona. Este contendrá las especificaciones

siguientes:

3.- La denominación del puesto de trabajo o cargo con una

descripción de los servicios a prestar, que se determinará

con la mayor precisión posible.




Niveles de la Administración:

Alta Gerencia: Gerentes responsables de la Administración

General de la Administración. También reciben el nombre de

Ejecutivos.

Gerencia Media: Incluye varios niveles de una organización.

Los Gerentes de niveles medios dirigen las actividades de

Gerentes más bajos y a los empleados operacionales.

Nivel Operativo: Son los Empleados encargados de

desarrollar los programas y planes tácticos de la

organización

BASES TEÓRICAS




• Los Objetivos: Los objetivos deben ser definidos con absoluta claridad y darse

a conocer dentro y fuera de la organización, con el fin de que sean comprendidos

y aceptados por el Talento Humano, ya que es el único capaz de realizar las

funciones y procesos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

• Visión: “Sentido de dirección. permite establecer cuál será el lugar de destino de

la empresa; representa las aspiraciones a futuro. Las creencias (valores) sirven de

base a la visión”.

• Misión: “Es el conjunto de objetivos básicos, características, filosofías y

propósitos que conforman la posición estratégica de una organización.

¿Qué es una visión?

¿Qué es una misión?

BASES TEÓRICAS




JERARQUÍA DE

OBJETIVOS

JERARQUÍA

ORGANIZACIONAL

ALINEACIÓN DE

OBJETIVOS DE NEGOCIO

Y DESEMPEÑO

1.

Propó-

sito socioe-

conómico

2. Misión

3. Objetivos generales de la

organización (a largo plazo,

estratégicos)

4. Objetivos generales más específicos

(por ejemplo, en áreas claves de resultados)

Casa Matriz

Accionistas

Presidencia

Vicepresidencias

7. Objetivos individuales

• Desempeño

•Objetivos de Desarrollo Personal

Nivel Supervisorio

y Operativo

5. Objetivos de Gerencia

6. Objetivos de departamentos

Gerencias




• Metas: Definición según Antonio C. Amaru (2009) “Son objetivos que deben

expresarse en términos numéricos y están asociados con indicadores específicos

de desempeño”. Es el fin que trata de alcanzar una organización suelen tener más

de una meta. Las metas deben ser específicas y mensurables, con límites de

tiempo realizable y alcanzables. La meta es cuando un objetivo se cuantifica a

fecha precisa.

• ¿Qué es un indicador?

Según la Asociación Española de Normalización y Certificación “Un indicador es

una medida destinada a ver la evolución de un determinado parámetro en

intervalos definidos”

• ¿Qué es una meta según las normas ISO?

Según la Asociación Española de Normalización y certificación “Es un valor que

sirve de referencia para comprobar si se está consiguiendo el objetivo deseado.

Para cada indicador tiene que haber una meta especificando el valor que se quiere

conseguir en el periodo de tiempo establecido.

BASES TEÓRICAS




(Metodología SMART)

Específicos (Specific): Claros sobre qué, dónde, cuándo y

cómo se va a dar la situación.

Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los

fines y beneficios que se espera obtener.

Realizables (Achievable): factibles, que sea posible lograr los

objetivos conociendo los recursos y las capacidades

disponibles.

Realistas (Realistic): ajustado a la realidad, que seaposible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.

Limitados en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo

de tiempo en el que se debe completar el objetivo.

Construcción de los objetivos cuantificables (metas)




Construcción de un objetivo (meta)

Lograr utilidades razonables

Objetivos no verificables Objetivos verificables

(metas)

Lograr un rendimiento sobre la

inversion del 12% al final del

presente año fiscal paracolocarlo en aportes sociales.

Mejorar la productividad

del departamento deproducción

Aumentar la producción en un

5% para el 31 de Diciembre del

presente año, manteniendo el

nivel actual de calidad para

posicionarnos en el Mercado.

Estructura: VERBO + ¿QUÉ? + ¿PARA QUÉ?

Infinitivo Hacer con el ¿por qué?

verbo




Partiendo de la fórmula:

Efectividad = Resultados X 100%

Metas

(planificado)

Indicadores:

INDICADORES OPERACIONALES




En la Gerencia de TALENTO HUMANO se desea

saber la efectividad obtenida en el mes inmediato

anterior.

En el Plan de la Gerencia se estableció que en 20 días

laborables se deben realizar 10 entrevistas diarias y en

promedio el personal reportaron 130 entrevistas en

total.

Ejercicio tipo 1:





La empresa TALENTO HUMANO desea saber ¿Qué

cantidad de entrevistas fueron realizadas si se conoce

que se evalúo el 80% del Plan de Selección sobre la

base de 3.500 entrevistas?

Ejercicio tipo 2:





¿Qué cantidad total de entrevistas debemos manejar

para elaborar las políticas y estrategias de la Gerencia

de Talento Humano, si la empresa maneja un

escenario 1.000 entrevistas promedio y estima

cumplir con el 40% del Plan diseñado?

Ejercicio tipo 3:





Total Horas Participantes = Total Bs. Gastadas

Total Horas Participantes

Rotación de Personal = Ingresos + Egresos x 100

Total personal * 2

Ejecución Adiestramiento = Total Cursos Terminados x 100

Total Cursos Programados

Eficacia Adiestramiento = Total Personas Certificadas x 100

Total personas inscritas

Inversión Adiestramiento = Presupuesto Adiestramiento x 100

Presupuesto Nómina





Definición:

Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su

departamentalización, la descripción de las funciones de

cada unidad organizativa y como producto el diseño y

elaboración del Organigrama.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA




Definición:

Es un armazón, un esqueleto, una integración particular

especial y armónica de unidades estructurales de la

organización, las cuales mantienen una disposición de

interdependencia.

Organigrama

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA




PRESIDENCIA

GERENCIA

GENERAL

GERENCIA

DE PRODUCCION

GERENCIA DE

FINANZAS

GERENCIA

DE RECURSOS

GERENCIA

DE MERCADEO

Ventas

Promoción

PublicidadDistribución

Asistencia Técnica

Prestación de Servicios

Mes, Año

OUTSOURCINGComité de

ProcesosGERENCIA DE

O Y M

SECRETARIA

DPTO. DE

CONTABILIDAD

DPTO. DE

TESORERIA

Organigrama Organigrama Estructural

Anterior a 1990




PRESIDENCIA

Gerencia General

Áreade Producción

Área de Finanzas

Área de RecursosOtros

Servicios.(Estudios

de mercado, etc

Tecnología deLa Información

ServiciosJurídicos

Auditoria,ContabilidadY Asesoramientofiscal

Existes una relación Reciproca, constituida por competencia

y cooperación. (INTERDEPENDENCIA)

Organigrama de Racimo

Organigrama1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS




Caso Venezolano:DBACCESS




¿QUÉ ES UN PROCESO?

Un proceso puede ser definido como un

conjunto de actividades enlazadas entre sí

que, partiendo de uno o más inputs (entradas)

los transforma, generando uno o más outputs

(resultados)

REVISIÓN DE LOS PROCESOS





La única manera de comprender realmente lo

que sucede en los procesos de una

organización es a través de un seguimiento

personal del flujo de trabajo, analizando y

observando su desarrollo. Esto se conoce

como revisión del proceso.






Las personas le dan vida a los procesos. Los

Empleados hacen que el proceso funcione y

las organizaciones tengan éxito; sin ellos no

obtenemos nada.





PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING,

Plan, Do, Check, Action

En Español: Planifique, Haga, Verifique, Actúe

P

1Estudiar el Proceso:• Que cambios son deseables?• Con qué datos se cuenta?

H

2 • Obtener respuestas al paso 1.• Efectuar el cambio o la prueba

V

3Observar efectos

A

4• Estudiar resultados• Revelar nuevo aprendizaje• Reiniciar la secuencia 1-2-3-4,Basándose en los nuevosConocimientos.





DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES




Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones

La Descripción del Cargo y Funciones se refiere a las

Tareas, Atribuciones y Funciones del cargo.






La Tarea:

Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante

en determinado puesto de trabajo.


Hace referencia a cargos simples y rutinarios, como los que

ejecutan los que trabajan por horas y los obreros.





Atribución:

Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona

que ocupa el cargo.


Se refiere a cargos que incluyen actividades más diferenciadas,

como las que desempeñan los que trabajan por meses.





Función

Es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos

por meses) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y

reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una

función de manera transitoria o definitiva.


Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una

función, se requiere que haya repetición al ejecutarlas





Aspectos

Intrínsecos

Descripción

del Cargo =

1.- Nombre del Cargo

2.- Posición del Cargo en el Organigrama

Nivel Jerárquico / Subordinación /

Supervisión / Comunicaciones

3.- Contenido del Cargo Tareas o

atribuciones

Diarias / Semanales / Mensuales /

Anuales / Esporádicas





El Análisis del Cargo se ocupa de los requisitos que el

aspirante necesita cumplir.






Requisitos Intelectuales (instrucción básica, experiencia

anterior, iniciativa necesaria, y aptitudes necesarias).

Requisitos Físicos (esfuerzo, concentración y complexión

necesaria).


Análisis del Cargo:





Responsabilidades (por supervisión de personal, materiales y

equipos, métodos y procesos, dinero, títulos o documentos,

información confidencial y por seguridad de terceros).

Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos

inherentes).


Análisis del Cargo:





a

a





Análisis

del Cargo =Aspectos

Extrínsecos

FACTORES:

1.- Requisitos Intelectuales:

a) Instrucción básica necesaria

b) Experiencia anterior necesaria

c) Iniciativa necesaria

d) Aptitudes necesarias

2.- Contenido del Cargo:

a) Esfuerzo físico necesario

b) Concentración necesaria

c) Condición física necesaria





Análisis

del Cargo

Aspectos

Extrínsecos=

FACTORES:

3.- Responsabilidades:

a) Por Supervisión de Personal

b) Por Materiales y Equipos

c) Por Métodos y Procesos

d) Por Información confidencial

e) Por seguridad de terceros

4.- Condiciones de Trabajo:

a) Ambiente de Trabajo

b) Riesgos inherentes




Test Interactivo:

1.- ¿Sus funciones están relacionadas con el cargo que

ocupa?

2.- ¿inicialmente fue creado el cargo para sus funciones?

3.- ¿Sus funciones se encuentran por escrito?

No cumple = 0

Más o menos cumple = 1

Cumple = 2





Test Interactivo:

4.- ¿Los Procesos se ajustan simultáneamente con la

descripción de cargos?

5.- ¿Cuenta su organización con una guía de sus funciones

en concordancia con normativas existentes?

6.- ¿Existe documentación actualizada que ayude a la

Unidad de Talento Humano a conocer el perfil del cargo?

No cumple = 0


Cumple = 2





Test Interactivo:

7.- ¿Realizan normalmente auditorías para revisiones y/o

certificaciones?

8.- ¿El nivel salarial del cargo está en función con las

características del cargo?

9.- ¿Las políticas de adiestramiento y planes de carrera son

conocidos y se aplican?

No cumple = 0


Cumple = 2





Test Interactivo:

10.- ¿la unidad organizativa donde usted labora cuenta con

la cantidad óptima de personal para aprovechar las

oportunidades de trabajo?

No cumple = 0


Cumple = 2





Test Interactivo:

RESULTADO:

Sume el total de puntos y analice su evaluación sobre la

siguiente escala del 1 al 20:

0-9: Debe revisar urgentemente la descripción de Cargos y

Funciones.

10-15: Debe mejorar la descripción de Cargos y Funciones.

16-20: Su empresa se encuentra dentro del Rango esperado

en cuanto a la descripción de Cargos y Funciones.


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