Sistema de Gestión de la CalidadSistema de Gestión de la Calidad

ORDEN DEL DÍA

Objetivo de la sesión.Reforzamiento de conocimientos del SGC.Estructura documental del SGC.Qué hacer y qué no hacer en una Auditoría del SGC.Ventajas de tener un sistema documentado.Beneficios al obtener una certificación.

OBJETIVOS

• Tener los elementos necesarios para responderadecuadamente a un auditor de sistemas de calidad.

• Autoevaluar y reforzar los conocimientos del Sistemade Gestión de la Calidad.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

LISTA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGC

1

2

3

4

DOCUMENTO CÓDIGO RESPONSABLE REVISIÓN

MANUALESManual de Gestión de la Calidad MC01 RD 0

Manual de Planeación de la Calidad MPC01 RD 0

Manual de Organización N/A RD 0

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS NORMATIVOS

Control de Documentos y Registros PDI01 RD 0Auditorías Internas de Calidad PDI02 RD 0Control de Servicio No Conforme PDI03 RD 0Acciones Correctivas y Preventivas PDI04 RD 0

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO BÁSICO DE SERVICIOS ACADÉMICOSActualización y Desarrollo del Plan de Estudios PSA01 ECDP 0Solicitud, Selección y Confirmación de Campos Clínicos PSA02 JD 0Estudios de Factibilidad PSA03 JD 0

INSTRUCCIONES DE TRABAJOINSTRUCCIONES DE TRABAJO DEL PROCESO BÁSICO DE SERVICIOS ACADÉMICOS

Programa de Iniciación a la Vida Universitaria I01 PSA 07 CPA 0Programas PRONABES Y Bécalos (DGOSE) I02 PSA 07 CPA 0Programa de Alta Exigencia Académica, PAEA (DGOSE) I03 PSA 07 CPA 0

REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASSolicitud y Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas. RD Archivo 0 1 año DestrucciónAvance de Acciones. RD Archivo 0 1 año Destrucción

REGISTROS RESPONSABLE CONSERVACIÓN NO.REV. RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACEREN UNA AUDITORÍA DEL SGC ?

Antes de laAuditoría

Durante laAuditoría

Después de laAuditoría

¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACEREN UNA AUDITORÍA DEL SGC ?

Antes de laAuditoría

Conocer la ubicación de la documentación delSGC de la ENEO en la página de Internet,

identificando los documentos que la integran.

¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

Leer y conocer el Manual de Gestiónde la Calidad, el de Planeación de lacalidad y los procedimientos normativos.Dominar el manejo de los procedimientos,instrucciones de trabajo y todos losdocumentos que me aplican.

Tener mis registros en Orden(electrónicos o papel):

Verificar que hayan sido llenadosadecuada, oportuna, correcta ycompletamente, cumpliendo conla mécanica de su llenado.

¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

Mantener mi área de trabajo LIMPIA yordenada (Cajones, Escritorio, Estantes,Archiveros).

Ordenar y archivar los documentos y registrosdel SGC y si tengo otro tipo de documentaciónes mejor archivarla por separado o desecharlasi no la utilizo.

¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

Aclarar posibles dudas con tu Jefe inmediato ocon el Representante de la Dirección.

Comentar del uso del sistema de calidad.

¿ QUÉ HACER ANTES DE LA AUDITORÍA?

¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACEREN UNA AUDITORÍA DEL SGC

Durante laAuditoría

Identificar dónde se encuentra declarada lapolítica de calidad, saber explicarla y la forma enque la aplico a mi trabajo.

Identificar dónde se encuentran declarados losobjetivos de calidad y cómo contribuyo a sulogro.

Identificar los documentos y secciones en quese establecen mis responsabilidades, funciones yactividades, es decir mi participación dentro delSGC.

Identificar la estructura documental del SGC enla Lista de Documentación del SGC.

¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA

• Manejar perfectamente el portal del SGC en internet.

• Tener los registros de todos los procesos ordenados ylocalizables en el momento en que me los pidan.

• Tener orden y limpieza física de toda mi área de trabajo.

¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA

• Ser honesto, sin propasar el sentido común.

• Demostrar cortesía y educación al responder.

• No echar la culpa a otros de lo que desconozco.

• Responder exclusivamente lo que me preguntan, ni de másni de menos.

• No contestar si no te es clara la pregunta y solicitar alauditor que replantee la pregunta.

¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA

• Responder solamente lo que conozco, no tratar decontestar por otra persona, ni pedir que otro responda porlo que yo debo saber.

• No involucrar a otros y menos si no estoy seguro de lo quedigo.

• Evitar interrupciones mientras seamos auditados (teléfono,mail, messenger, otras personas).

¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA

• La información que proporciono o no al auditor es miresponsabilidad y de nadie más.

• No hacer preguntas relacionadas con el SGC al auditor.

• Si nos surge alguna duda en relación al SGC es mejoranotarla y consultarla después con el Representante de laDirección.

¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORÍA

• Saber explicar cómo realizo mi trabajo conforme loestablece mi procedimiento, no decir que así no lo hago yoo que el documento tiene errores.

• Tomar nota de las observaciones hechas por el auditor.

• Sobre todo defender nuestro SGC ydemostrar convencimiento y seguridaden su utilización.

¿ QUÉ HACER DURANTE LA AUDITORÍA?

¿ QUÉ HACER QUÉ NO HACEREN UNA AUDITORÍA DEL SGC

Después de laAuditoría

Hacer un recuento de lo ocurrido en la auditoría.

Revisar las anotaciones que tomamos de las observacioneshechas por los auditores.

Analizar el Informe de auditoría y elaborar las solicitudes deacción viables, en función de las no conformidades u observacioneshechas.Aplicar el procedimiento de Acciones correctivas y preventivasPDI04, identificando las causas, plan de actividades de corrección ygenerando las evidencias necesarias para mostrar a los auditoreshasta lograr su cierre en el tiempo previsto.

¿ QUÉ HACER DESPUÉS DE LA AUDITORÍA?

CERTIFICADOISO-9001:2008

Se cuenta con información actualizada en las áreas dondees necesaria.

Se conoce en dónde se encuentra la información paraconsulta.

Se elimina la documentación obsoleta.

Proporciona la información necesaria e indispensable parala realización de las actividades diarias del personal.

En caso de existir alguna desviación en el proceso, se sabecómo actuar.

Se obtiene información importante para la toma deacciones correctivas y preventivas.

VENTAJAS DE TENERUN SISTEMA DOCUMENTADO

BENEFICIOS DE UTILIZAR UNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Mejora la documentación.

Facilita la inducción del personal.

Facilita un cambio cultural positivo.

Da seguridad al desarrollar las actividades.

Mejora la comunicación interna.

Da prestigio de la organización.