Preparación de Propuestas

para obtener recursos

externos

EDUC 6995, Departamento de Estudios

Graduados, Facultad de Educación,

UPRRP, Agosto 2011

Por Sandra Macksoud López, Ph.D, Catedrática Auxiliar

Facultad de Educación Universidad de Puerto Rico

Recinto de Río Piedras

ADVERTENCIA

• Esta información es de aplicación

general, no para casos específicos.

Cada caso varía y hay que verlo

con sus propios méritos y

particularidades. Siempre hay

excepciones.

• La regla general es que no hay

realmente reglas generales.

¿Qué es una propuesta?

¿Que es una propuesta?

• Una presentación clara, concisa y persuasiva de un proyecto dirigido a obtener los recursos para su implantación.

• Es una colaboración entre entidades que promueve beneficios tanto para el proponente como el prospecto.

• Es una invitación a invertir recursos en la implantación de una estrategia prometedora para lograr un cambio significativo en una situación.

Para qué no es

• No es para remediar problemas o

subsanar deficiencias institucionales

• No es para hacer una actividad, sino

lograr un fin que adelanta algo o

contribuye a la sociedad, a la disciplina,

la investigación, la institución de

acuerdo a su misión.

El contexto de los fondos

externos

• Visión de inversión versus

donativo: Predomina perspectiva

empresarial entre auspiciadores- el objetivo

es generar las mayor ganancia posible en

términos de resultados versus costo.

– What’s in this for me?

• Alto grado de competitividad entre

solicitantes por obtener recursos limitados

• Ideologías políticas influyen en las

prioridades

Estrategias para una

propuesta impactante

• Piense en qué puede usted ofrecer que sea diferente, creativo, innovador;

• Entienda la perspectiva de su “cliente”;

• Identifique cuál es la mejor forma de “vender” su proyecto, busque un “enganche”.

Tipos de propuestas- no

hay un solo formato

• Largas para agencias públicas (10 paginas

o más);

• Cortas, tipo carta, para organizaciones

privadas (2-3 páginas).

• Investigación versus servicio

• Otros tipos de propuestas- para equipo,

viajes, becas, conferencias

• Prepropuestas versus propuestas

completas

Tipos de propuesta por

impacto

• Internacional

• Nacional

• Regional

• Estatal

• Comunitario

• Institucional, Multi-institucional

• Individual-Grupal

Ingredientes para una

Propuesta Exitosa

• Tiene claro para qué es la propuesta

• Añade valor, hace una diferencia, producirá un

cambio duradero

• Pareo de intereses del prospecto y el proponente

• Es costo-efectiva

• Está anclada en un proceso de planificación

estratégica de la organización

• Su implantación es viable

• Incorpora recursos del proponente

• Involucra alianzas en la comunidad

• El proponente tiene un historial sólido

de credibilidad y logros

• Enfatiza fortalezas, mientras reconoce

debilidades y cómo mejorar

• Refleja una actitud positiva, “somos

ganadores”

• Demuestra conocimiento en el campo

• Tiene potencial de ser modelo

• La propuesta está bien preparada

La disposición del

proponente es vital

• Tiene una visión clara, convicción y

compromiso genuino

• Se toma riesgos calculados

• Tiene habilidad para organizar y trabajar

con otros

• Es capaz de integrar diversidad de

intereses

• Conoce bien a su organización y el

problema de interés

Planificación de la propuesta

• La propuesta es resultado de 80% de planificación

y 20% de redacción

• Es un proceso continuo, no dejar para último

momento

• Investigación de problemas y necesidades

• Investigación continua de fuentes de fondos

• Conceptuación de la propuesta

• Diseño e implantación de un plan de trabajo

• Considerar procedimientos institucionales

• http://graduados.uprrp.edu/dafe/noticias/ver.php?ev

t_id=23

Si estás comenzando...

• Proponte un proyecto pequeño, pilotos con

fondos locales, para luego escalonar;

• Busca aliados poderosos y mentores con

experiencia;

• Investiga sobre proyectos modelos;

• Forma alianzas con otras organizaciones

exitosas y se parte de sus propuestas;

• Construye tu “track record” como

profesional.

Y los fondos…¿a dónde

están?

• Conoce la diversidad de fuentes de

información sobre fondos y de tipos de

fuentes de fondos

• Identifica fuentes de fondos afines con

tu prioridad, busca todas las

posibilidades pero escoge la que

quieres trabajar;

• Haz una búsqueda de forma proactiva.

Fundaciones y

Corporaciones

• Establecen prioridades de acuerdo a

intereses particulares

• Tienen restricciones geográficas

• Las relaciones personales cuentan mucho

• Otorgan menor cantidad de $ por proyecto

• Son más flexibles

• Invitan a someter propuestas luego de

consulta inicial

Fuentes Públicas:

Municipales, Estatales,

Federales

• Los programas y fondos son

asignados por ley para atender

necesidades de política pública

• Otorgan mayor cantidad de fondos

• Tienen una participación más limitada

en el desarrollo del proyecto

• Requieren un formato de propuesta

más estructurado

¿Qué necesito saber sobre

la fuentes de fondos?

• Análisis de las prioridades

• Elegibilidad

• Cantidad de fondos por propuesta

• Número de propuestas

• Guías de propuestas (application package)

• Fecha límite (recibida o enviada)

• Requisitos de pareo

• Duración máxima de proyectos

• Nombre correcto del programa y personas

claves, y sus teléfonos, correo electrónico

• Cuáles son los requisitos para someter la

propuesta

• Cuál es el proceso y los criterios de

evaluación de la propuesta

• Qué número de propuestas que anticipan

recibir

• Qué tipo de propuestas han aprobado

anteriormente

• Informes y estudios Cuándo se decide la

aprobación de la propuesta

Fuentes de Información

• Internet

• Oficinas y Bibliotecas de Recursos

Externos

• Publicaciones sobre Recursos Externos

(CDFA, boletines)

• Medios Noticiosos

• Foros y Publicaciones Profesionales

• Contactos informales

• Servicios y grupos especiales (SRA,

OFP, FC, GC)

Cultiva a los Prospectos

• Conoce bien a la fuente de fondos

• Establece contacto personal

• “Mercadea” tu organización

• Se visible y desarrolla credibilidad

• Mantenlos al día en cuanto a logros

• Pide sus recomendaciones

• Demuestra tu conocimiento

• Participa, contribuye a su misión

Conceptuando la

Propuesta

• Empezar con el qué, porqué y cómo

• ¿Qué quiero lograr? Visualiza el cambio concreto que vas a promover

• ¿Porqué esto es importante? ¿Cuán urgente es esta necesidad?

• ¿Cómo lo voy a lograr? ¿Cuál es la estrategia central?

• “Brainstorming” entre personas claves

• Revisión de la literatura

Las partes de una

propuesta

Estudie con MUCHO cuidado la convocatoria

• Titulo- Breve, refleja el proyecto, impactante

• Carta de presentación de jefe de la organización

• Formularios

• Resumen/Extracto

• Tabla de Contenidos

• Narrativo

• Presupuesto

• Apéndices

• Bio sketch

El Resumen

• Es la carta de presentación de la propuesta, la

impresión inicial cuenta mucho

• Sólo una página o máximo de cantidad de

palabras

• Es una síntesis: descripción de la organización,

población y participantes, necesidad, meta,

objetivo, actividades y resultados esperados

• Generalmente se prepara al final, luego de

completar el resto de la propuesta

El narrativo

• El problema/ justificacion de

necesidad

• Objetivos

• Plan de trabajo

• Personal y gerencia

• Recursos y Estructura de apoyo

• Evaluación

Definición del problema y

la necesidad

• Existe un problema cuando hay una discrepancia significativa entre una situación deseada y la situación actual- presenta la brecha- a quiénes afecta, magnitud, naturaleza, causas del problema, qué soluciones existen al momento.

• El énfasis en servicio o solución de problema más amplio?

• Conexión de problemas locales con globales

• El problema no es la falta del método

Documentación-

!!!CITAR FUENTES!!!!!

• Hacer análisis de evidencias existentes y

estudio de necesidades en la comunidad-

experiencia directa, encuestas, foros de la

comunidad, grupos focales, entrevistas,

informes, estadísticas

• Seleccionar tipos de datos más apropiados-

estadísticas (perfiles socio demográficos,

participación, acceso), informes

reconocidos, incluyendo los de la misma

agencia y autoridades en el campo, y

revisión de literatura.

• ,

Análisis y Presentación

de Datos

• Buscar múltiples fuentes de datos y hacer

triangulación

• Comparar resultados entre poblaciones

• Ser selectivo e incluir solamente aquellos

datos que sean más pertinentes y

significativos

• Presentar datos en formatos visualmente

atractivos (tablas y gráficas)

• Formular conclusiones válidas

Objetivos

• Deben surgir lógicamente de la necesidad

• Diferenciar entre meta general y los

objetivos específicos que indican

claramente resultados medibles,

operacionales

• Deben reflejar un cambio significativo

pero realista

• Deben formularse dentro del marco de las

prioridades del prospecto

• No confundir objetivos con métodos

Ejemplo

• Meta: Decrease the degree of

malnutrition among young children in

southeast region of Puerto Rico.

• Objetivo: By the end of year one, 125

mothers in the southeast region of

Puerto Rico will have increased their

knowledge of health and nutrition by

50%.

Ejemplo

• Goal: Our afterschool program will help

children read better.

• Objective: Our afterschool education

program will assist 50 children in

improving their reading scores by one

grade level as demonstrated on

standardized reading tests administered

after participating in the program for six

months.

Algunas palabras

recomendadas para objetivos

• Decrease or increase

• Deliver

• Develop

• Establish

• Improve

• Produce

• Provide

• Cada propuesta podria llevar varios

objetivos (3-5)

Plan de Trabajo o

Metodología

• Presentar una estrategia global, luego

componentes, etapas y actividades

específicas

• El diseño debe ser efectivo para el logro

de los objetivos y basado en

metodologías “al día”, de efectividad

demostrada

• Procedimiento para la selección de

participantes

Participantes-

Sujetos Humanos

• Certificación de que los participantes

estarán protegidos de riesgos de la

investigación según la política federal

• Aprobado por el Comité Institucional de

Protección de Sujetos

• O exención de tener la certificación

Calendario de Trabajo

• Organizar de acuerdo a la progresión

cronológica de la implantación del

proyecto

• Estimar tiempo que tomará en

completar la implantación de cada

actividad, no fecha exacta

• Conocer fecha de comienzo según la

fuente de fondos

• Timeline con “benchmarks”

Personal Clave del

Proyecto

• Describa las calificaciones del personal

clave

• Incluya las responsabilidades

principales de cada uno y los requisitos

de cada puesto clave

• Especifique el tiempo que dedicará

cada funcionario clave al proyecto, y

qué porciento es este tiempo de la

jornada total

Presupuesto y Costo

Efectividad

• Identifique todos los recursos necesarios

para llevar a cabo el proyecto exitosamente

con base real y razonable, investigue costos;

• Resuma el presupuesto en el formulario;

• Los costos deben estar de acuerdo con la

reglamentación del programa particular

• Los salarios son de acuerdo a la institución-

investigue con Recursos Humanos

Presupuesto y Costo

Efectividad

• Menos gastos administrativos y más fondos para impacto a participantes

• Costos indirectos

• En forma narrativa debe detallar las categorías y explicar la necesidad de cada gasto principal

• No se debe inflar el presupuesto

• Debe ser evidente la relación entre el presupuesto y el narrativo, no pedir nada que no se menciona en el narrativo

Integración de Fondos

• Explique cómo se integrarán los fondos de

este proyecto con fondos locales, estatales y

federales para aunar esfuerzos y ofrecer

mejor servicio a participantes

• Aportación institucional

• No duplicar ni suplantar

• Leveraging

• Mencionar cómo se sostendrá el proyecto

Plan de Evaluación

• Diseño basado en los objetivos medibles

• Establecer indicadores de logros

• Formativa y sumativa

• Interna o externa

• Incluir las actividades e instrumentos que

utilizará para evidenciar el logro de cada

objetivo

• Incorporar datos cuantitativos y cualitativos

• Especificar cómo se diseminarán logros

• Fundamental someter informes de

evaluación para garantizar futuros fondos

Actividades de

Evaluación

• Medidas directas

• Encuestas

• Entrevistas individuales y grupales

• Observaciones

• Calidad de Productos

• Paneles de Expertos Externos

Diseminación del

Proyecto

• Reuniones y foros comunales

• Conferencias

• Publicaciones

• Boletines

• Asistencia técnica a otros para

implantar proyecto similares

• Comunicados de Prensa

• Demostraciones

Recursos institucionales

adecuados

• Describir los recursos y facilidades

disponibles para llevar a cabo el

proyecto: materiales, equipo,

instalaciones, suministros, y servicios

profesionales

• Mencionar colaboraciones entre

organizaciones y recursos que aportan.

Recomendaciones

• Que alguien lea la propuesta y reaccione

como lector independiente (Amigo Crítico)

• Termine la propuesta a tiempo para poder

cotejarla bien y asegurar que está

completa y tramitarla para los endosos

institucionales

• Sea usted mismo crítico de su propuesta,

examine la propuesta contra la guía y los

criterios de evaluación

Evaluación de las

propuestas

• Se invitan a profesionales con

conocimiento de la materia, sin conflicto de

intereses, confidencialidad

• Se adiestran en los criterios de evaluación

• Utilizan instrumento de evaluación con

rúbricas, asignan puntuación a cada

criterio

• Tienen que leer muchas propuestas en

corto tiempo, hay que facilitarle la lectura

Decisión sobre la

propuesta

• Si su propuesta no es aprobada, tiene

derecho a solicitar los comentarios de los

evaluadores

• Si su propuesta es aprobada, le notificarán

por carta indicando la cantidad y la fecha de

vigencia

• Puede ser que tenga que negociar algunos

puntos de la propuesta, de haber cambios

debe documentarlos de forma oficial

Les deseo éxito

• ¡¡¡¡¡Que desarrollen muchas

propuestas ganadoras!!!!

• Estoy a su disposición