Preparación auditoria biblioteca 2013
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POLÍTICA DE CALIDADUNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
La Universidad Autónoma de Occidente, comprometida en integrar las funciones de docencia, investigación y extensión, liderar sus procesos, mediante prácticas que permiten el desarrollo de los servicios prestados, a través de la planeación, organización, dirección, control y mejora continua de los procesos, en busca de la eficiencia y eficacia de sus áreas académicas y administrativas, disponiendo de manera óptima los recursos para su gestión, y contando para ello con el talento humano idóneo, obteniendo la satisfacción de los usuarios, el bienestar de la comunidad Universitaria y el cumplimiento de los objetivos estratégicos en el marco del proyecto educativo Institucional.
Funciones Misionales
Manuales y procedimientosPlaneación y mejoraRecursos
Talento humano
Satisfacción del usuario
BienestarProyecto educativo
La política de calidad no tienes que aprendértela de memoria, debes relacionarla a tu función y
responsabilidad desde el cargo que desempeñas y cómo le aportas a ella
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Proceso Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan transformando elementos de entrada(insumos) en
elementos de salida (producto o servicio) y permanece en continuo mejoramiento.
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Proceso de Auditoría Interna
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
*Definir los procesos a auditar*Conformar el equipo de auditores internos*Preparar las auditorías internas de calidad(Listas de verificación)
>*Ejecutar las auditorias internas de calidad
* Elaborar informe de resultados de las auditorias Internas
*Retroalimentación hacia los procesos*Cierres respectivos*Evaluación de auditor interno *Registro de acciones
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Sistema Universitario
Internacionalización
Excelencia académica
Pertinencia Social
Excelencia administrativa
Calidad de vida
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Gestión y Fortalecimiento de Colecciones
Gestión y Análisis Documental
Circulación, Préstamo y Devolución de Material
Bibliográfico.
Formación de Usuarios
Servicios de Referencia
¿Cómo apoyo a los objetivos de la Calidad desde mis procesos y
procedimientos?
Toda la gestión de Procesos del Censei, la encontrara en el
Portal Administrativo
Formatos Indicadores
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IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
Gestión y Fortalecimiento de Colecciones
Gestión y Análisis Documental
Circulación, Préstamo y Devolución de Material
Bibliográfico.
Formación de Usuarios
Servicios de Referencia
¿Cómo apoyo a los objetivos de la Calidad desde mis procesos y procedimientos?
Disponer del material bibliográfico oportunamente para las diferentes colecciones de la biblioteca, proporcionando a los programas académicos los recursos que apoyen las mallas
Brindar a la comunidad de usuarios información científica, académica en forma eficiente y oportuna el acervo bibliográfico adquirido por la biblioteca.
Proporcionar a la comunidad universitaria de los recursos bibliográficos que apoyan sus actividades académicas e investigativas.
Orientar y capacitar a usuarios internos y externos sobre los servicios y uso efectivo de los recursos que ofrece la biblioteca de la Universidad Autónoma de Occidente, para el apoyo y fortalecimiento de sus actividades académicas e investigativas, así mismo, fomentar la lectura y difundir la cultura como vehículos de formación.
Proporcionar a la comunidad de la Universidad Autónoma de Occidente, así como a usuarios externos la orientación necesaria para satisfacer sus necesidades académicas e investigativas.
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Aspectos a tener en cuenta
• Los hallazgos de la auditoria podrán catalogarse como Conformes o No Conformes; los primeros
obedecen al pleno cumplimiento de los aspectos normativos ISO 9001 y del procedimiento; los
segundos obedecen al incumplimiento de un requisito de norma o de procedimiento.
• Base su auditoria en muestras (2 o 3) a través de la trazabilidad de todo el procedimiento.
• Recuerde, no se salga del alcance y criterios definidos en el plan de auditoria.
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Formatos
Indicadores
Matriz de documentos externos
Procedimientos
Matriz de servicios no conformes
Se identifica un material documental que está mal rotulado, con un estatus de préstamo, ubicación o código de barras errado
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Criterios a tener en cuenta para auditar
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Criterios a tener en cuenta en la auditoria
Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm
Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm
FORMACIÓN DE USUARIOS
FORMACIÓN DE USUARIOS
FORMACIÓN DE USUARIOS
REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LA NORMA ICONTEC PARA TRABAJO DE GRADO
CAPACITACIÓN DE USUARIOS
ANIMACIÓN CULTURAL
CSI-2.8-FO20- AUTORIZACIÓN PARA LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA BIBLIOTECA DIGITAL
CSI-2.8-FO21 - REMISIÓN DE TRABAJOS SEGÚN MODALIDAD
CSI-2.8-FO07 - REVISIÓN Y ASESORIA DE LA NORMA ICONTEC
- Listado de asistencia a capacitaciones.- Listado de Biblioteca en Movimiento.- Estadísticas de formación de usuarios.
- Listado de Autónoma Traveling in Book.- Listado del Programa a Leer!!.- Estadísticas de animación cultural.- Registro de Biblioteca Viva.- Mejor Lector..
1. Proceso a Evaluar: Formación de usuarios:
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Criterios a tener en cuenta en la auditoria
Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm
Para visualizar estos documentos(Procesos, Procedimiento, Formatos); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm
CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - DEVOLUCIÓN
PRÉSTAMO DE MATERIAL DOCUMENTAL
DEVOLUCIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL
- Aleph, Ficha de devolución, Tarilla de multa. Estadísticas de servicio.
1. Proceso a Evaluar: Circulación y préstamo y Devolución:
EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS
REPOSICIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL
RENOVACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL
PRESTAMO PERMANENTE
CSI-2.8-FO10-Reposición de Material Documental
- Aleph, Carta autorización para préstamo permanentes. Estadística de servicio.
- Aleph, Catalogo en línea.- Estadística de servicio.
- SICA Y ALEPH
- Aleph, Ficha de devolución, Tarilla de multa. Reporte de multas.Estadística de servicio.
Reporte de libros perdidos y pagados.
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Criterios a tener en cuenta en la auditoria
Para visualizar estos documentos(Indicadores, Servicio no conforme, Módulo de mejoramiento: acciones correctivas, preventivas o de mejora); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm
Para visualizar estos documentos(Indicadores, Servicio no conforme, Módulo de mejoramiento: acciones correctivas, preventivas o de mejora); deben ingresar al Portal administrativo: www.uao.edu.co/portaladm
1. Proceso a Evaluar: :
Formación de usuarios
SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS FRENTE A LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR EL CSI
Se identifica un materialdocumental que estámal rotulado, con unestatus de préstamo,ubicación o código debarras errado
Relaciona la solicituden matriz de servicio noconforme.
*Llenar el registro deservicio no conformeDEOM-3.3.4-FO28.
COMO SE IDENTIFICAN?
Mejoramiento continuo de los procesos:
FALTA IMPLEMENTAR UN MEDIO ADECUADO PARA MEDIR EL GRADO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE QUE PERMITA PERCIBIR LA CALIDAD DEL SERUICIO PRESTADO Y LA RETROALIMENTACIÓN NECESARIA PARA UN PROCESO DE MEJORA CONTINUA EN LA COORDINACIÓN DE NORMA ICONTEC - TRABAJOS DE GRADO.
FALTA DOCUMENTAR EL PROCESO EMPLEADO INTERNAMENTE PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE LIBROS, PUBLICACIONES SERIADAS Y COLECCIONES.
SE EVIDENCIA UNA FALTA DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN A NIVEL ESPECIALIZADO EN EL ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS EN BIBLIOTECOLOGÍA Y CURSOS DE ACTUALIZACIÓN RELACIONADOS CON ESTE TEMA.
FORMACIÓN EN LAS NUEVAS REGLAS DE CATALOGACIÓN RDA PARA MEJORAR EL ACCESO Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Y OTROS TRADICIONALES.
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES (DONDE ANOTA ACTIVIDADES) EN LOS PLANES DE TRABAJO. UNIDAD (i)
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES (EVIDENCIAS)
CUALQUIER DOCUMENTO QUE EVIDENCIE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS:E j: ESTADISTICAS