Preguntas de Auditoriaaa
-
Upload
lucy-mamani -
Category
Documents
-
view
216 -
download
0
description
Transcript of Preguntas de Auditoriaaa
PUNO-PERÚ
2015
INTRODUCCION
Toda organización tiene un pilar principal es: entregar valor a nuestros
clientes, y para que ello sea posible tenemos que entregar tal valor en cada
proceso de nuestro accionar empresarial, ya sea en ventas, en logística en
producción etc., ya que cada área está directamente relacionada con este
principal propósito organizativo. Por tal razón la auditoria administrativa
ayuda a este proceder controlando o haciendo los ajustes necesarios en las
áreas donde haya notado que hay deficiencias y acciones por cambiar. En
los casos estudiados veremos como la auditoria tiene participación para el
mejoramiento de la organización.
I. ANÁLISIS CRÍTICO Y SÍNTESIS DEL CASO PRÁCTICO DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CAESA S.A.
Síntesis
Antecedentes
La compañía de artículos eléctricos S.A (CAESA) se encarga de la compra y
venta de artefactos eléctricos en general, como radios, radiolas, cocinas,
televisor, etc. Su central de actividades se encuentra en Lima y tiene algunas
sucursales en provincias.
La compañía de artículos eléctricos S.A. (CAESA), solicito los servicios de la
sociedad de auditoria KARINA Y JULIO PARDO AUDITORES con la finalidad
que efectué un estudio de la eficiencia y efectividad de la gestión
administradora de la empresa.
PRINCIPALES OBSERVACIONES
ORGANIZACIÓN
No hay distribución lógica de las oficinas, especialmente las que tienen
funciones afines, las mismas que, por defecto de su ubicación, no operan
eficaz ni eficientemente y por el contrario ocasionan costos indebidos a la
organización.
La falta de armonización y coordinación de factores fundamentales de la
organización como, actualización del organigrama, especificación, identificación
y difusión de los objetivos, además de la falta de comunicación de los niveles
gerenciales, no ha permitido concretar la unidad de metas y objetivos a nivel
general de la empresa.
PERSONAL
La mala ubicación de las oficinas genera que el personal en general marque
sus tarjetas en el sexto piso, ocasionando retrasos en el cumplimiento de las
tareas y obligaciones y el desconocimiento de la efectividad lograda por otros
operarios.
Incomodidad de los trabajadores manifestando que para sus labores utilizan
técnicas y procedimientos solo por costumbre ya que sus manuales están
desfasados con la realidad de la empresa.
La deficiencia de la comunicación escrita entre los niveles gerenciales, ha
motivado confusión y descoordinación en el cumplimiento de las actividades.
VENTAS
La gestión operativa del área de ventas ha sido establecida a base del criterio
del gerente y subgerente y que no ha tenido la efectividad deseada, debido
fundamentalmente a la ausencia de políticas de promoción y otros factores
relacionados a la organización y administración de las actividades de ventas.
La mala organización hace que no haya orden en el control del personal de
vendedores, ocasionando que gran cantidad de mercadería queden pendientes
para la entrega a sus clientes.
RECOMENDACIONES
Redistribuir las oficinas , con la finalidad de eliminar el desorden
Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de
antes del examen para mantener la situación cómoda.
Establecer políticas de compromiso de los trabajadores para con la
empresa.
Emitir políticas de promoción de las ventas.
Establecer comunicación directa del gerente general con sus
trabajadores.
Verificar los activos fijos e instalaciones para verificar si tienen
deficiencias y arreglarlo lo más pronto posible.
Establecer políticas de calidad de los productos que ofrece la
organización.
II. INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TERE
S.A.
SINTESIS
II.1. ANTECEDENTES
La auditoría hecha a la empresa TERE S.A. fue sometida a pedido de la
misma, por lo que se procederá a hacer el examen de tal empresa.
II.1.1. PRINCIPALES OBSEVACIONES.
PERSONAL:
Existe un pésimo control de reclutamiento, capacitación e inducción de nuevos
empleados en el área de personal, lo que ocasiona que las personas no estén
preparadas para ingresar a trabajar óptimamente en la empresa.
Se presenta un deficiente sistema de control de personal en la empresa por lo
que genera perdida de talento humano como pérdida de la eficiencia a la hora
de cumplir con los pedidos externos.
AREA DE ALMACEN:
Existe un deficiente manejo de almacenes, donde el desorden está presente
diariamente y las descoordinaciones que existe afectan los cumplimientos que
se tiene con los clientes en cada pedido que exista.
II.2. INTRODUCCION
ANTECEDENTES:
De acuerdo al contrato de fecha 24 de marzo del 2015, se llevó a cabo el
examen de gestión administrativa de la compañía TERE S.A. cuyo alcance y
resultados fueron los siguientes:
ALCANCE:
El examen de la gestión administrativa comprendió lo siguiente:
Ámbito de Acción: Los órganos de staff, control de personal y de almacén.
Periodo: Los meses de enero, febrero y marzo del 2015.
NATURALEZA DE LA EMPRESA:
TERE S.A. inicio sus actividades como una empresa individual en 1996,
posteriormente en abril del 2002 se transformó en sociedad anónima,
habiéndose incrementado su capital inicial de 50 mil soles a 9 millones de
soles, así mismo su personal inicial de 6 personas, se incrementó a 50, a
principios del 2007. Su esfera de acción cubre lima metropolitana, y las
ciudades de Trujillo, Arequipa, cusco, Huancayo.
II.3. OBSERVACIONES
AREA DE PERSONAL:
1. El proceso de reclutamiento del personal no es uniforme, ya que en
algunos casos se toma personal a dedo y en otras ocasiones se somete
al postulante al proceso siguiente:
a) Entrevista con el jefe de personal.
b) Llenado de una solicitud de formato standard.
c) Examen escrito.
2. Se observó que hay un grupo privilegiado de empleados que llegan
tarde a la oficina, salen constantemente de sus áreas de trabajo y se
retiran a sus domicilios antes de la hora de salida. Sus jefes informaron
que efectivamente ocurre esta situación, pero previa autorización verbal.
Se pudo observar también que el conserje es quien marca las tarjetas de
los empleados que llegan tarde o salen temprano: Esa actitud la asume
con toda tranquilidad porque no hay ningún empleado de la oficina de
personal que vigile el proceso de la marcación de tarjeta.
3. Las normas adoptadas por la oficina de personal en relación a asistencia
del personal, se emitieron hace 7 años y no se adecuan a la situación
actual, además no fueron aprobadas por el directorio de la empresa.
4. No se ha planificado el otorgamiento de las becas, así, del análisis
efectuado de las becas concedidas, se aprecia que, el 50% de los
becarios han recibido una capacitación orientada a intereses
particulares, más que a beneficio de la empresa; como ha ocurrido con 2
ingenieros que han recibido cursos de contabilidad, 2 secretarias que
han asistido a un curso de economía doméstica, 2 empleados de
almacén que han concurrido a un curso de mecanografía y, otros, casos
similares.
5. No hay un medio eficiente para evaluar la performance efectuada por el
personal en general: de este modo no se conoce la cantidad de trabajo
efectuado diariamente, el avance del mismo respecto al total, el trabajo
que está pendiente y, el rendimiento individual de los empleados; esta
situación a su vez no permite distribuir adecuadamente el trabajo en
cada una de las actividades que desarrolla la empresa.
6. Las políticas de personal no están actualizadas y, no cubren algunos
aspectos básicos de la administración del personal, como por ejemplo:
No hay políticas para las promociones, la evaluación del rendimiento del
personal y, los requisitos mínimos para ocupar los diferentes cargos en
la empresa. Referente a este último aspecto se comprobó que el cargo
de contador lo ocupa un profesor de relaciones públicas, el cargo de
gerente administrativo lo ocupa un ingeniero químico, y el cargo de
subgerente financiero lo ocupa un estudiante de derecho.
AREA DE ALMACEN
1. La empresa no ha fijado claramente los objetivos de los almacenes,
solamente se les considera como simples depósitos del stock. Al
respecto no hay manuales de organización, políticas y procedimientos
administrativos.
2. La ubicación del almacén principal no es la más adecuada.
3. El personal de almacén no conoce con exactitud sus responsabilidades:
sin embargo hay un manual de funciones en poder del jefe de almacén,
quien no ha difundido su contenido.
4. Existe un cardex para controlar el stock de las existencias en unidades,
pero el jefe de almacén tiene aparte, una relación valorizada de los
productos en existencia.
5. Las comunicaciones del personal almacenero son verbales, este método
de transmitir las órdenes, informaciones y comunicaciones internas ha
originado una serie de errores que han incidido en el cumplimiento de
las responsabilidades, especialmente en la entrega de los productos
vendidos al público.
6. Se apreció que hay rencillas entre el personal de almaceneros, esto ha
generado que haya dos jefes de almacén, es decir en algunas
circunstancias hay dos órdenes para un mismo trabajo, esto ha
generado confusión, pérdida de tiempo y esfuerzo.
7. Por deficiencia de organización de los almacenes y falta de previsión del
crecimiento de la empresa, gran parte de los productos terminados se
encuentran en la parte exterior del edificio de almacén. Estos productos
ya están malográndose.
8. Cuando se decepcionan maquinarias artículos de naturaleza delicada, y
materias primas el personal de almaceneros no efectúa pruebas de
calidad por que
II.4. RECOMENDACIONES
AREA DE PERSONAL:
1. El proceso de selección de personal debería ser hecho por una
empresa tercerizada para así asegurarse de que el personal a contratar
sea de lo más adecuado y para eso existen empresa, outsourcing,
encargadas específicamente para seleccionar personal capacitado para
las áreas requeridas en la empresa.
2. Se recomienda instalar programas informáticos para el control del
trabajo diario del personal, como hora de llegada y hora de salida ,
utilizando programas informáticos que se instalan en las computadoras
de los trabajadores y que de manera automática registran las
actividades que se llevan a cabo, los programas que se utilizan y los
tiempos de uso.
3. Se recomienda actualizar las normas de asistencia del personal, de 48
horas semanales y sus respectivas retribuciones por trabajo extra según
lo expone la ley, y esto debe ser aprobado por el directorio de la
empresa.
4. El manejo de becas debe darse de forma planificada, el personal debe
adquirir una que sea directamente beneficiada para su área y que esta
beca le otorgue habilidades, conocimiento, para el bien del área en
donde se desempeña, y estas becas deben ser meritorio por la
importancia de la necesidad del área.
5. Se recomienda, que por medio de un análisis de tiempos y
movimientos, se determine un estándar de tiempo a realizar las tareas y
así poder calificar la productividad de todo los trabajadores
6. Se recomienda actualizar las políticas de personal, políticas de
promociones, políticas para evaluar al personal. Y hacer un análisis de
puestos.
AREA DE ALMACEN:
1. Se recomienda redactar los objetivos de almacén como también
redactar los manuales de organización (mof) para almacén como
también las políticas y los procedimientos administrativos dentro del
almacén.
2. Hacer un análisis de ubicación física de oficinas y una buena distribución
física de las instalaciones. Además se recomienda traer un especialista
para realizar las mejoras del caso y pueda hacer el análisis de
vulnerabilidad de la estructura.
3. Se recomienda capacitaciones constantes en el área con respecto a
responsabilidades, funciones, obligaciones,
4. Se recomienda tener un estricto control de existencias, con un detalle de
kardex para el buen funcionamiento y un solo método de valorización de
existencias para que no haya confusiones
5. se recomienda que el proceso de comunicación sea tanto verbal como
escrito para formalizar las acciones que conllevan cumplir con órdenes
de los clientes así estos no tengas disgustos a la hora de negociar con
ellos.
6. Se recomienda el uso del manual de funciones con sus respectivos
responsables, para evitar la duplicidad de funciones.
7. Se recomienda crear políticas de manejo de productos terminados, al
respecto aquellos productos terminados deberían ubicarse en ambientes
cercanos a las oficinas de venta o distribución y aquellos productos en
proceso en lugares intermedios.
8. Se recomienda programas de capacitación para el buen manejo de los
equipos y poder verificar que su funcionamiento sea optimo asi poder
revisarlos cuando sean entragados en el área de almacén
9. Se recomienda contar con un sistema de pedidos, compras,
requerimientos, etc. Electrónico, para evitar problemas de comunicación
en el área.
III. DESARROLLO DE LAS 22 PREGUNTAS DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
1.- ¿Puede la auditoria administrativa ayudar a cambiar las
estrategias establecidas por la gerencia, en una empresa cualquiera?
Las Auditorías para ayudar a sus organizaciones y brindar servicios eficientes,
eficaces, económicos y oportunos, precisan comprender la visión estratégica
de la Alta Gerencia y la razón por la cual los procesos de la empresa vienen
siendo objeto de creciente atención.
En este sentido, se hace necesario poner énfasis en la auditoría a los procesos
principales de la empresa e instituciones, pero con un enfoque diferente. Se
requiere observarlos en su relación con el ambiente externo a la empresa
(mercado, competencia, clientes, cambios tecnológicos) y el ambiente interno
(valores, misión, objetivos, estrategias).
2.- Señale las posibles causas que ocasionan el cambio de la estructura
administrativa de una empresa industrial.
Reconocer e interpretar el problema y evaluar la necesidad del cambio.
Determinar la disposición y capacidad de la organización para el
cambio.
Cambios tecnológicos.
3.- ¿Cómo puede mejorarse la eficiencia de las comunicaciones internas a
nivel de empresa?
La Comunicación Interna es un recurso a gestionar, porque sólo a través de
una comunicación eficaz y bien administrada se podrán transmitir los valores
de la empresa y conseguir que sus profesionales sean el medio más poderoso
para comunicar una buena imagen de su organización.
4.- ¿Por qué las empresas en general, no alcanzan a desarrollarse
totalmente, a pesar de que hace varios años que han penetrado en el
mercado? ¿Cuáles son las causas que impiden ese desarrollo?
Dificultad para consolidar el equipo
No estar dispuesto a ceder participación accionaria
Muchos proyectos no se ajustan a las reales necesidades del mercado
Falta de ambición
Conseguir financiamiento
5. ¿Cuál es su concepto sobre gerencia efectiva?
Se puede definir como el punto final hacia el cual la gerencia se dirige con sus
esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es un efecto, la determinación de
un propósito, y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte
en el establecimiento de la razón de su existencia.
6. ¿Cuáles son los efectos que ocasionan en el departamento de
producción de una fábrica, la falta de:
Políticas actualizadas.- si esta empresa no cuenta con una política
actual los trabajadores no estarán enterados de lo que pasa a su
alrededor.
Manuales actualizados.- es muy importante tener los manuales
actualizados y estos deben ser entregados a los trabajadores para que
estos sean conocedores de las actividades que tienen que realizar.
Programación de la actividades.- un cronograma para que las
actividades sean más eficientes y ordenados.
Supervisión oportuna.- supervisar las actividades que están realzando
los trabajadores para que no existe holgazanería y el mal manejo de
materias primas.
Evaluación del personal técnico y obrero.- verificar si están trabajando
sin ninguna dificultad o si tienen alguna falencia para que se pueda
corregir a tiempo y no afecte mucho a la empresa.
Mando para dirigir al personal.- este debe ser un ejemplo a seguir para
que tenga voz de mando a los trabajadores y pueda corregir con razón.
Capacitación permanente.- si queremos que nuestros trabajadores se
desempeñen eficientemente tendrán que recibir una capacitación
constante para que sean mejor cada vez.
7. señale las recomendaciones que emitiría Ud. En una empresa donde
hay tantos objetivos generales como jefaturas existen en la misma
Eliminar las que tienen menor importancia ya que estas solo traerán
confusión a los trabajadores.
Realizar uno solo que contengan una idea central de todos estos
objetivos para ser ms eficiente.
8. ¿Cómo efectuaría Ud. El planeamiento de una auditoria administrativa,
al departamento de comercialización de una empresa que vende diversos
tipos de pegamento?
o En primer lugar realizaría un seguimiento de las ventas y verificar cual
es la marca que se está vendiendo más.
o Ver si se está cumpliendo con el procedimiento de elaboración.
Si los trabajadores están trabajando conscientemente y honestamente en la
utilización de materiales.
9. ¿Qué entiende usted por seguimiento de las operaciones y cuáles son
los resultados positivos o negativos que proporciona el auditor?
Se entiende por seguimiento de operaciones las observaciones que se
producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse en un estricto
seguimiento ya que no solo se orientan a corregir las fallas del nivel directivo si
no del nivel operativo detectadas sino también a evitar su recurrencia.
Si bien los resultados positivos que proporcionan el auditor son:
- Las implantaciones que han implantado conforme al programa
- la implantación ira realizado fuera del programa
- el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.
10. ¿Cuáles son los beneficios que proporciona a la empresa auditada, el
hecho de que el auditor, durante el examen de las operaciones, piense
como un gerente o un ejecutivo de esa empresa?
Los beneficios que proporcionan la empresa es que el auditor:
- Tomará más importancia cuando esté realizando el examen.
- Buscará soluciones las cuáles serán las más adecuadas.
- Análisis crítico además consultara a otras personas especializadas.
11. ¿Cómo actuaria usted, si encuentra que la empresa donde esta
efectuando una revisión de su proceso administrativo no ha definido sus
objetivos generales, sus objetivos estratégicos, sus objetivos para cada
uno de los niveles de la organización?
Primero mostraría el reporte que se hizo con toda la metodología de la auditoria
y luego unas posibles objetivos y se recomendaría a un especialista en cuanto
plan estratégico y que esta pueda reformular los objetivos que le faltan a la
organización ya se a los objetivos generales, objetivos estratégicos y los
objetivos de cada área
12. ¿En que medida la auditoria administrativa ayuda a la empresa a
preveer los cambios? o, ¿no lo hace?
La auditoría es un examen crítico la cual ayuda a que se realice con el fin de
evaluar la eficacia y la eficiencia de una sección y/o toda la organización. La
auditoría implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que
persigue el fin de evaluar y mejorara la eficacia y eficiencia de una sección o de
un organismo. Y que esta además prevee las fallas que estas pueden suceder
en un futuro.
13.¿Qué recomendaría Ud. o como actuaria si de la entrevista efectuada a
un ejecutivo, aprecia que este no tiene mentalidad de cambio?
Cualquier observación y apreciación que se podría percibir sera plasmada en el
informe con las recomendaciones pertinentes; en el caso de que note barreras
para el cambio, intentaría destacar en el informe y en una conversación con el
ejecutivo, la importancia de asumir y/o adecuarnos a los cambios y los
beneficios que este proceso trae consigo.
14.¿Cuáles son las responsabilidades que le competen al directorio de
una empresa al enterarse a través del informe de auditoría que, tres de
sus cinco áreas principales son críticas?
Al tener conocimiento el director de estas criticas lo mas apropiado y correcto
es que implemente y ejecute las acciones correctivas que el auditor
recomiende en el informe.
15.¿Hay diferencia en la auditoria administrativa efectuada tanto por un
auditor interno como por un auditor externo?
En ambos casos tanto el auditor interno y externo trae consigo ventajas y
desventajas , pues el auditor interno, por ser parte de la organización por un
lado posee alto conocimiento de ésta pero por afinidad con sus compañeros no
siempre es objetivo en su análisis. Por otro lado el auditor externo no conoce
muy bien o al detalle, la organización sin embargo será muy objetivo en la
evaluación.
16.Señale los principales aspectos que debe comprender un buen control
gerencial aplicado al departamento de ventas de motores eléctricos de
una empresa industrial.
El sistema de control deberá basarse en primer lugar en una comparación y
análisis entre cifras presupuestadas y reales, de manera que se pueda detectar
posibles desviaciones. Para ellos los principales aspectos que se analizarán
serán:
Volumen diario, semanal y mensual de motores eléctricos vendidos y
pronosticados.
El grado de cumplimiento de las ventas programadas por cada
vendedor.
El porcentaje de ventas semanales, mensuales de los vendedores.
17.¿Cómo enfoca el auditor los dispositivos legales de la empresa y cuál
es el alcance que le otorga en su examen?
De cierta manera los dispositivos legales de la empresa le brindan cierta
dirección al auditor, y guían su proceder hasta cierto punto.
18.Qué recomendaría Ud. Para reducir los gastos de operación en un
almacén
Mediante el establecimiento de políticas de niveles mínimos de
reposición de stock.
Tomaría medidas para disminuir progresivamente las mermas de
materias primas en el almacén, acarreo de materiales y en el
proceso de producción.
Implementaría nuevos esquemas en la cadena de suministro;
tercerización por ejemplo, para la distribución.
19 ¿Qué medidas de seguridad recomendaría Ud. para salvaguardar los
almacenes de una empresa en cuanto a posibles incendios y robos?
En el caso de robos:
La implementación de un sistema de seguridad.
Control y restricción de personas ajenas a la organización.
Incorporar dispositivos de seguridad ( cámaras , alarmas,
sensores)
Contar con seguro contra robos.
Para el caso de posibles incendios:
La prohibición de los materiales combustibles de la zona de
almacén.
Tener extintores en zonas estratégicas.
Contar con seguro de incendios
20 ¿Cuáles son los fundamentos para recomendar que un asesor no tome
decisiones ni reemplace en sus funciones a un gerente de finanzas?
El gerente es quien es responsable de hacer la toma de decisiones en una
empresa, y si este es de finanzas le corresponde responsabilizarse de tales
decisiones, mientras tanto el asesor solo asesora, aconseja en la toma de
decisiones, por ello el asesor no puede tomarse la libertad de usurpar puestos
ni responsabilidades que no le corresponden.
21 ¿Cuál sería la organización completa del personal, que Ud.
recomendaría para que opere en un almacén cualquiera?
Primero recomendaría una zona de recepción como primera fase para que se
encargue de la verificación de la mercadería o insumos para su transformación.
Segundo almacenamiento, recomendaría un personal específico en llevar el
control de almacenamiento de la mercadería.
Tercero ,entrega , recomendaría un personal que se encargue de la entrega de
materiales, mercadería o insumos para su transformación.
22 ¿Cuáles serían las medidas fundamentales que deberían
establecerse para generar un coeficiente óptimo de productividad en el
área de producción de una fábrica de repuestos para carros?
La implementación de estándares de tiempo de producción (cantidad
de repuestos que se puedan elaborar por un determinado tiempo).
La capacitación constante a los trabajadores.
Control de los procesos productivos.
Tener un presupuesto en mantenimiento preventivo y correctivo.
se presentan falencias y en los hallazgos se hacen verídicos es mejor
plasmarlo en el informe así posteriormente ejecutar las correcciones.
CONCLUSION
En el caso TERE S.A. podemos ver un análisis de las observaciones que se
hizo y los hallazgos encontrados para determinar algunas situaciones que
estén afectando el proceso administrativo tanto de personal como de almacén,
esto sirve para el mejoramiento de las actividades ya que podemos encontrar
que para cada problema encontrado habrá una recomendación para el área.
La recomendación que puedo dar es que todo proceso y toda comunicación
debe ser escrita para que no haya problemas como duplicidad de funciones o
esfuerzo en vano ya que esto a la larga afecta el principal propósito de la
empresa que es entregar valor al cliente o consumidor final, por ello es
importante hacerlo todo por escrito.
tener un lugar de trabajo desorganizado, la baja calidad delos productos
que se ofrecía, con esta auditoria se pudo resolver diferentes aspectos
haciendo que la empresa CAESA en un futuro muy próxima sea eficiente
y eficaz.