Predi a Gns Tico

LABORATORIO DE ARCHIVISTICA 2

ELABORACION PRE- DIAGNOSTICO ARCHIVISTICO

ARCHIVO HISTORICO UIS

1. CUADRO DE FONDOS, SUBFONDOS, SERIES, SUBSERIES, SECCIONES, SUBSECCIONES Y FECHAS EXTREMAS IDENTIFICADAS

FONDO ARCHIVO JUDICIAL

SECCION SUBSECCION SERIES SUBSERIES

ARCHIVO JUDICIAL DE BUCARMANGA SIGLO

XIX Y XX

Juzgados civiles y penales no identificados

Expedientes No identificadas

ARCHIVO JUDICIAL DE GIRON

1789-1798

Juzgados no identificados


ARCHIVO JUDICIAL DE PIEDECUESTA

Juzgados penales no

identificados


ARCHIVO SOTO Y DPT. SANTANDER

Juzgados no identificados


FONDO ARCHIVO NOTARIAL

NOTARÍA PRIMERA DE BUCARAMANGA

1811- 1974

No identificadas

Protocolos de instrumentos

públicos, registro civil y relaciones de

riqueza en Bucaramanga y

distritos 1811- 1900

Compraventa 1930- 1974

No identificadas

NOTARIA SEGUNDA DE N.I.

Protocolo de N.I.

BUCARAMANGA

1883- 1972

instrumentos públicos

1883- 18981967- 1972

NOTARIA DE MALAGA

1847- 1908

N.I.Protocolo de instrumentos

públicos1847- 1908

Registros civiles1864- 1868

No identificados 1813-1846

N.I.

NOTARIA DE AGUACHICA1876- 1950


públicos 1876-1950

N.I.

NOTARIA UNICA DE GIRON

1682- 1930

N.I.

Protocolo de instrumentos

públicos 1682-1930

N.I.

NORATIA UNICA DE PIEDECUESTA

1819- 1916

N.I.


públicos1819-1916

N.I.

NOTARIA DE FLORIDABLANCA

1877- 1886

N.I.


públicos 1877- 1886

Registros civiles 1872 - 1886

N.I.

NOTARIA DE MATANZA

1876- 1887

N.I.



R. civiles- 1876- 1887

N.I.

N.I. N.I.

NOTARIA DE RIONEGRO

1881- 1886



R. civiles- 1881- 1886

NOTARIA DE CEPITA

1803-1859

N.I.


públicos1803- 1859

N.I.

NOTARIA DE SANTOS

1829- 1873

N.I.


públicos1829- 1873

N.I.

NOTARIA DE CALIFORNIA

1877- 1885

N.I.


públicos1877 – 1885

N.I.

NOTARIA DE TONA

1877- 1878

N.I.


públicos1877 – 1878

N.I.

NOTARIA DE UMPALA

1856- 1883


públicos1856- 1883

N.I.

NOTARIA DE SURATA

1876- 1886


públicos1876- 1886

N.I.

NOTARIA DE SAN ANDRES

1813- 1844

N.I.No identificado

1813- 18321840- 1844

N.I.

N.I. N.I.

NOTARIA DE CAPITANEJO

1813- 1846

No identificado 1813- 18321836- 18391842- 1846

NOTARIA DE CONCEPCION

1833- 1843

N.I.No identificado

1833- 18371842- 1843

N.I.

NOTARIA DE MACARAVITA

1836- 1846

N.I.No identificado

1836- 18391845- 1846

N.I.

NOTRIA DE CERRITO

1840- 1847

N.I.No identificado

1840- 1847

N.I.

NOTARIA DE ENCISO1840- 1847

N.I.No identificado

1840- 1847

N.I.

NOTARIA DE SAN MIGUEL

1842- 1947

N.I.No identificado

1842- 1947

N.I.

NOTARIA DE TEQUIA1836- 1889

N.I.No identificado

1836- 1889

N.I.

NOTARIA DE GUACAN.I.

No identificado1847- 1851

N.I.

NOTARIA DE MOLAGAVITA

1813- 1887

N.I. Protocolos de instrumentos


No identificados1813- 1852

N.I.

NOTARIA DE CARCASI1885

N.I.No identificado

1885

N.I.

FONDO PUBLICACIONES SERIADAS

CAMARA DE COMERCIO DE

CUCUTA

N.I. DIARIO OFICIAL CAMARA DE

COMERCIO DE CUCUTA

N.I.

DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE

COLOMBIA

N.I.DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE

COLOMBIA1863- 1998

N.I.

CONGRESO DE LA REPUBLICA

N.I.ANALES DEL CONGRESO1928- 1979

N.I.

GACETA DE LA NUEVA GRANADA

N.I.GACETA DE LA

NUEVA GRANADA1838- 1847

N.I.

ASAMBLEA DE SANTANDER

N.I.ANALES DE LA

ASAMBLEA1987-1989

ACTAS DE LA ASAMBLEA DE SANTANDER1920- 1987

Ordenanzas1945-1981

N.I.

GACETA DE SANTANDER

N.I.GACETA DE

SANTANDER1857-1970

N.I.

GACETA JUDICIALN.I.

GACETA JUDICIAL1887-1963

N.I.

REVISTA TIERRA NATIVA

N.I. N.I.

REVISTA CROMOSN.I. N.I.

N.I. N.I.

REVISTA JUDICIAL B/MANGA

REVISTA DE LA INSTRUCCIÓN PÚBLICA

DE COLOMBIA

N.I. N.I.

BANCO DE LA REPUBLICA

N.I. REVISTA BANCO DE LA REPUBLICA

N.I.

CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA

N.I. REVISTA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA

N.I.

CONTRALORIA DE ANTIOQUIA

N.I.REVISTA

CONTRALORIA DE ANTIOQUIA

N.I.

CONTRALORIA DE BOGOTA

N.I.REVISTA

CONTRALORIA DE BOGOTA BOLETIN

FISCAL

N.I.

REVISTA EQUIPON.I. N.I.

HUMANIDADES UISN.I. REVISTA

HUMANIDADES UISN.I.

SUPERINTENDENCIA BANCARIA

N.I.REVISTA

SUPERINTENDENCIA BANCARIA

N.I.

COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL

ROSARIO

N.I.REVISTA COLEGIO

MAYOR DE NUESTRA SEÑORA

DEL ROSARIO

N.I.

UNIVERSIDAD JAVERIANA

N.I.REVISTA JAVERIANA

N.I.

UNIVERSIDAD NACIONAL

N.I.REVISTA

UNIVERSIDAD NACIONAL

N.I.

DIRECCION DE DIVULGACION

CULTURAL

N.I.REVISTA DIRECCION

DE DIVULGACION CULTURAL

N.I.

UNIVERSIDAD N.I. REVISTA

EXTERNADO N.I.

EXTERNADO

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

N.I.REVISTA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

N.I.

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

N.I.REVISTA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

N.I.

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO

N.I.REVISTA DE LA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO

N.I.

REVISTA COLOMBIANA DE SEGUROS

N.I. N.I.

REVISTA DIFUSION COOPERATIVA

N.I. N.I.

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

ANONIMAS

N.I.REVISTA DE LA

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

ANONIMAS

N.I.

REVISTA KOLLASUYON.I. N.I.

REVISTA JUDICIALN.I. N.I.

REVISTA DOCENCIAN.I. N.I.

REVISTA INSTITUCIONES

MILITARES

N.I. N.I.

REVISTA MEDIANA LEGAL

N.I. N.I.

REVISTA SEMANAN.I. N.I.

PERIODICO LABORESN.I. N.I.

REVISTA ECONOMIA COLOMBIANA

N.I. N.I.

ANUARIO DE N.I. N.I.

ESTADÍSTICA DE COLOMBIA

ANUARIO DE COMERCIO EXTERIOR

N.I. N.I.

BOLETÍN DE HISTORIA Y ANTIGÜEDADES

N.I. N.I.

BOLETÍN CULTURAL Y BIBLIOGRÁFICO

N.I. N.I.

BOLETIN MENSUAL DE ESTADISTICA

N.I. N.I.

BOLETIN DE ESTADISTICA

DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA

N.I. N.I.

BOLETIN DE ESTADICA MUNICIPAL BOGOTA

N.I. N.I.

BOLETIN MENSUAL CONTRALORIA GENERAL DE LA

REPUBLICA

N.I. N.I.

BOLETIN CONTRALORIA

DEPRTAMENTAL DE CUCUTA

N.I. N.I.

BOLETIN BANCO DE LA REPUBLICA

DISPOSICIONES ECONOMICAS

N.I. N.I.

BOLETIN ACADEMIA NACIONAL DE

HISTORIA- VENEZUELA

N.I. N.I.

BOLETIN DE LA OFICINA SANITARIA DE

BUCARMANGA

N.I. N.I.

BOLETIN DE LA N.I. N.I.

OFICINA SANITARIA DE BUCARMANGA

SERIES ESTADISTICAS Y GRAFICOS

N.I. N.I.

CUADERNOS COLOMBIANOS

N.I. N.I.

PROBLEMAS DE LA PAZ Y DEL

SOCIALISMO

N.I. N.I.

CONFERENCIAS DESARROLLO ECONOMICO

N.I. N.I.

ORGANIZACIÓN COMERCIAL- CAMARA

DE COMERCIO DE BUCARAMANGA

N.I. N.I.

HOJAS DE LA CULTURA POPULAR

COLOMBIANA

N.I. N.I.

ELISEO MARTINEZ HERNANDEZ1942-1977

N.I. N.I.

ENRIQUE OTERON.I. N.I.

COLEGIO SAN JOSE DE GUANENTA

N.I. N.I.

FAMILIA WILCHES1857-1885

N.I. N.I.

GENARO PERICO GARCIA

N.I. N.I.

COMPAÑÍA COLOMBIANA LA

MUTUALIDAD1916-1944

N.I. N.I.

FIRMA CLAUSEN CASA COMERCIAL-

CONTABILIDAD

1880 - 1951

N.I. Libros de contabilidad1880 - 1951

N.I.

AUDESA1957-1990

N.I. N.I.

ESCUELA PRIMARIA1871- 1994

N.I. N.I.

ORDENANZAS SANCIONADAS

N.I. N.I.

LEYES DEL ESTADO SOBERANO DE SANTANDER

N.I. N.I.

LEYES DE COLOMBIAN.I. N.I.

PROVINCIAS DE SANTANDER

N.I. N.I.

ORDENANZAS DE SANTANDER

N.I. N.I.

DECRETOS AÑO 1861N.I. N.I.

ARCHIVO FOTOGRAFICO

N.I.N.I.

2. ASPECTOS LOCATIVOS

Según lo dispuesto en el Acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000 encontramos que existían muchas deficiencias en la adecuación del espacio y condiciones del medio necesarias para la conservación adecuada de la documentación, así como en la disposición de la mobiliaria para el almacenaje:

1. No existe el espacio necesario para la correcta disposición de la documentación existente y en consecuencia no es posible la recepción de más documentación.Esto queda evidenciado en la distribución en el espacio de las estanterías que contienen la documentación y de esta misma dentro de la estantería, ya que en algunas de ellas la documentación, especialmente la que se encontraba en tomos (diario oficial, gaceta de Santander, libros notariales, actas, ordenanzas), se hallaba colocada a presión dentro de las secciones de la estantería, mientras en algunos otras secciones como la dispuesta para libros sobraban algunos espacios. De igual forma, no se respetaba la distribución del espacio establecido por la norma (espacio entre muro y estantería: 20cm, espacio entre estantería y estantería: 70 cm, corredor centra: 120cm), no existiendo espacio entre las estanterías y los muros, mientras el espacio entre estantería y estantería era de 63cm (medida variable) y el pasillo central solo tenía 54 cm. Por otro lado, había documentación puesta en el cerramiento superior que quedaba limitando con el techo, como también había algunos documentos dispuestos en el piso bajo las estanterías.

2. Dentro de la iluminación encontramos que se hace uso de bombillos y lámparas de fluorescente blanca que no poseen protector ultravioleta, y que inciden de manera directa y constante sobre los contenedores dispuestos en los cerramientos superiores de las estanterías, lo que afecta la conservación de los documentos y aumenta el peligro de incendio, teniendo en cuenta que algunos plafones están dañados y sus claves se encuentran descubiertos.Por otro lado encontramos que hay ventanas a lo largo de las paredes, que si bien se mantienen cerradas no poseen filtro sintético, por lo que en algunos espacios la luz natural incide sobre los contenedores de los documentos, o sobre los documentos mismos en los casos en que se encuentran por fuera.

3. La ventilación es casi nula a consecuencia del espacio reducido, y la inexistencia de espacios para la circulación del aire entre los contenedores de los documentos y las estanterías.

4. La temperatura se intenta adecuar con un aire acondicionada que se mantiene a 15°, pero este se encuentra ubicado en la sala de consulta a la entrada del archivo, por lo que en la sección donde se encuentra la documentación la temperatura aumenta a medida que nos dirigimos al fondo de la bodega, lo que produce la resequedad y deterioro de la documentación.

5. En relación con la temperatura, al fondo de la bodega la humedad es del 40 %, mientras la normatividad establece un rango entre el 45% y el 60%. Se debe tener en cuenta que hay

una sección dispuesta para el archivo fotográfico, pero en el momento de la consulta este había sido trasladado para su organización, es importante resaltar que las condiciones del medio y el mobiliario dispuesto no eran los adecuados para la conservación de este tipo de archivo.

6. De forma general el espacio es reducido, tanto en la bodega para almacenar la documentación, como en la parte de servicios y las salas de consulta. El local no está adecuado con materiales ignífugos, en algunas partes del techo se presentan humedades, no existe una separación entre la zona de servicios y el inicio de la bodega de almacenamiento, no existe una salida de emergencia designada, solo existen dos puertas: la puerta principal de ingreso y otra por la cual se entra directamente a la bodega pero que solo funciona como salida.

ASPECTOS DE MOBILIARIO

1. La estantería utilizada fue tratada con pintura anticorrosiva, pero no con el recubrimiento horneado para la estabilidad química que dispone la norma. Si bien posee bandas modificables de acuerdo a las necesidades de la documentación, la distancia entre las secciones era la misma lo que ocasionaba que los documentos se encontraran a presión, como es el caso de los tomos antes ya mencionados (ya que algunos de ellos poseen una altura aproximada de 45 cm). Algunos estantes se encontraban amarrados con pita como forma de soporte y no poseían ningún tipo de fijación al piso. Si bien si había separadores metálicos como lo dispone la norma, estos no se encontraban cumpliendo la función adecuada. Por otro lado las estanterías no poseían ningún sistema de identificación visual acorde con la ubicación de la documentación.

2. Dentro del mobiliario especial encontramos un planoteca que se encontraba cerrada ubicada a la entrada del archivo, y vitrinas y archivadores verticales en ubicados en la sección de servicios que contenían en su mayoría rollo de microfilm.

3. Con respecto a las condiciones de seguridad, solo existen tres extintores distribuidos entre las tres secciones que componen el local: la sala de consulta interna, la parte de servicios y la bodega de almacenamiento, pero son tipo agua (la norma dispone que sea tipo espuma). No hay alarma contra incendios ni contra robos, y como ya se menciono no existe salida de emergencia.

3. NIVEL DE ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES clasificación, ordenación, depuración, foliación, rotulación de carpetas y cajas, inventarios según el formato del AGN, bases de datos e instrumentos de recuperación de información (guías, catálogos, índices, inventarios, etc.).

Para el caso de los archivos judiciales, se ha realizado un proceso de organización que no corresponde a la norma archivística en cuanto los fondos y sus secciones y subsecciones se basan en el asunto de los expedientes, es decir el delito que corresponde.

Los demás fondo no tienen un tipo de organización definidos, solo se agrupan de acuerdo al tipo de documento y sus fechas, como es el caso de las publicaciones seriadas oficiales y demás, o de acuerdo a la institución que las produce y las fechas, como es el caso de los archivos notariales. De igual forma estos son los elementos que se reflejan en el inventario de existencia del archivo.

4. MEDICION

ARCHIVOS JUDICIALES

FONDO OPERACIONES TOTAL MEDIDA EN METROS LINEALES

ARCHIVO JUDICIAL DE BUCARMANGA SIGLO XIX Y XX

741 Cajas * 20 cm= 14820 cm

174 cajas * 13 cm= 2262 cm 1831 cm

TOTAL= 18913 cm

189. 13

ARCHIVO JUDICIAL DE GIRON 9 cajas* 13 cm= 117 cm 1. 17

ARCHIVO JUDICIAL DE PIEDECUESTA

1546 cm 15, 46

ARCHIVO SOTO Y DPT. SANTANDER 1057 cajas x 11 cm= 11627 116.27

ARCHIVOS NOTARIALES

NOTARÍA PRIMERA DE BUCARAMANGA

26145 cm 261, 45

NOTARIA SEGUNDA DE BUCARAMANGA

3237 cm 32.37

NOTARIA DE MOLAGAVITA- MALAGA

959 cm 9.59

NOTARIA DE AGUACHICA 307 cm 3.07

NOTARIA UNICA DE GIRON 1438 cm 14.38

NORATIA UNICA DE PIEDECUESTA

114 cajas* 12 cm= 1368 cm 13.68

NOTARIA DE FLORIDABLANCA 22 cm 0.22

NOTARIA DE MATANZA 83 cm 0.83

NOTARIA DE RIONEGRO 28 cm 0.28

NOTARIA DE CEPITA 10 cm 0.1

NOTARIA DE SANTOS 18 cm 0.18

NOTARIA DE CALIFORNIA 10 cm 0.1

NOTARIA DE TONA 10 cm 0.1

PUBLICACIONES SERIADAS OFICIALES Y OTRAS

DIARIO OFICIAL CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA

798 cm 7.98

DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA

2736 cm 27.36

ANALES DEL CONGRESO 249 cm 2.49

GACETA DE LA NUEVA GRANADA

84 cm 0.84

ASAMBLEA DE SANTANDER 1079 cm 10.79

GACETA DE SANTANDER 673 cm 6.73

GACETA JUDICIAL 720 cm 7.2

REVISTA TIERRA NATIVA 30 cm 0.3

REVISTA CROMOS 27 cm 0.27

REVISTA JUDICIAL B/MANGA 270 2.7

REVISTA DE LA INSTRUCCIÓN PÚBLICA DE COLOMBIA

120 cm 1.2

REVISTA BANCO DE LA REPUBLICA

312 cm 3.12

REVISTA CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA

34 cm 0.34

REVISTA CONTRALORIA DE ANTIOQUIA

7 cm 0.07

REVISTA CONTRALORIA DE BOGOTA BOLETIN FISCAL

3 cm 0.03

REVISTA EQUIPO 35 cm 0.35

REVISTA HUMANIDADES UIS 23 cm 0.23

REVISTA SUPERINTENDENCIA BANCARIA

75 cm 0.75

REVISTA COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL

ROSARIO

41 cm 0.41

REVISTA JAVERIANA 7 cm 0.07

REVISTA UNIVERSIDAD NACIONAL

2 cm 0.02

REVISTA DIRECCION DE DIVULGACION CULTURAL

9 cm 0.09

REVISTA EXTERNADO 8 cm 0.08

REVISTA UNIVERSIDAD DE LOS 3 cm 0.03

ANDES

REVISTA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

14 cm 0.14

REVISTA DE LA SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO

6 cm 0.06

REVISTA COLOMBIANA DE SEGUROS

10 cm 0.1

REVISTA DIFUSION COOPERATIVA

11 cm 0.11

REVISTA DE LA SUPERINTENDENCIA DE

SOCIEDADES ANONIMAS

19 cm 0.19

REVISTA KOLLASUYO 48 cm 0.48

REVISTA JUDICIAL 47 cm 0.47

REVISTA DOCENCIA 6 cm 0.06

REVISTA INSTITUCIONES MILITARES

38 cm 0.38

REVISTA MEDIANA LEGAL 12 cm 0.12

REVISTA SEMANA 72 cm 0.72

PERIODICO LABORES 19 cm 0.19

REVISTA ECONOMIA COLOMBIANA

19 cm 0.19

OTRAS PUBLICACIONES 738 cm 7.38

ANUARIO DE ESTADÍSTICA DE COLOMBIA

180 cm 1.8

ANUARIO DE COMERCIO EXTERIOR

270 cm 2.7

BOLETÍN DE HISTORIA Y 360 cm 3.6

ANTIGÜEDADES

BOLETÍN CULTURAL Y BIBLIOGRÁFICO

180 cm 1.8

BOLETIN MENSUAL DE ESTADISTICA

155 cm 1.55

BOLETIN DE ESTADISTICA DEPARTAMENTAL DE

ANTIOQUIA

18 cm 0.18

BOLETIN DE ESTADICA MUNICIPAL BOGOTA

14 cm 0.14

BOLETIN MENSUAL CONTRALORIA GENERAL DE

LA REPUBLICA

32 cm 0.32

BOLETIN CONTRALORIA DEPRTAMENTAL DE CUCUTA

23 cm 0.23

BOLETIN BANCO DE LA REPUBLICA DISPOSICIONES

ECONOMICAS

15 cm 0.15

BOLETIN ACADEMIA NACIONAL DE HISTORIA-

VENEZUELA

74 cm 0.74

BOLETIN DE LA OFICINA SANITARIA DE BUCARMANGA

26 cm 0.26

BOLETIN DE LA OFICINA SANITARIA DE BUCARMANGA

22 cm 0.22

SERIES ESTADISTICAS Y GRAFICOS

6 cm 0.06

CUADERNOS COLOMBIANOS 19 cm 0.19

PROBLEMAS DE LA PAZ Y DEL SOCIALISMO

27 cm 0.27

CONFERENCIAS DESARROLLO ECONOMICO

12 cm 0.12

ORGANIZACIÓN COMERCIAL- CAMARA DE COMERCIO DE

BUCARAMANGA

120 cm 1.2

HOJAS DE LA CULTURA POPULAR COLOMBIANA

40 cm 0.4

ARCHIVOS PERSONALES Y OTROS FONDOS

ELISEO MARTINEZ HERNANDEZ

15 cajas* 20 cm= 300 cm+ 30= 330 cm

3.3

ENRIQUE OTERO 3 cm 0.03

COLEGIO SAN JOSE DE GUANENTA

3 cm + (3 cajas* 20 cm= 60 cm)= 63 cm

0.63

FAMILIA WILCHES 21 cm + (14 cajas* 20 cm= 280 cm)= 301 cm

3

GENARO PERICO GARCIA 25 cm +( 8 cajas* 20 cm= 160 cm)= 185 cm

1.85

COMPAÑÍA COLOMBIANA LA MUTUALIDAD

8 cajas* 20 cm= 160 cm 1.6

AUDESA 9 cm + (6 cajas* 20 cm= 120 cm)= 129 cm

1.29

FIRMA CLAUSEN CASA COMERCIAL- CONTABILIDAD

(4 cajas* 20 cm= 80 cm)+ 32 cm´+ 33 cm+ 16 cm+ 226 cm

(libros)= 387 cm

3.87

ESCUELA PRIMARIA 63 cm 0.63

ORDENANZAS SANCIONADAS

368 cm 3.68

LEYES DEL ESTADO SOBERANO DE SANTANDER

211 cm 2.11

LEYES DE COLOMBIA 242 cm 2.42

PROVINCIAS DE SANTANDER 540 cm 5.34

ORDENANZAS DE SANTANDER 135 1.35

DECRETOS AÑO 1861

58 cm 5.8

ARCHIVO FOTOGRAFICO 16 cajas* 20 cm= 320 cm 3.2

TOTAL Aprox. 189

5. REGISTRO FOTOGRAFICO

1. Contenedores colocados en el cerramiento superior colindando con el techo, ausencia de espacio entre la estantería y el muro, estantería ubicada debajo de una ventana sin filtro sintético por lo que el contenedor queda expuesto directamente a la luz solar, estantería soportada por una pita.

2. Existe una distancia mínima entre el techo y la estantería, la luz incide de forma directa sobre la documentación.

3. Documentación por fuera de cualquier tipo de contenedor (caja o carpeta) y unidad con pitas, por lo que se ejerce una presión

4. Caja y libros fotocopiados en la parte baja de la estantería, sin ningún tipo de relación con el resto de la documentación.

5. Separadores metálicos son uso. 6.Baul sin uso ubicado en medio de las estanterías.

7. Acerbo documental ubicado entre las estanterías sin ningún espacio y

8. Tomos amontonados en las estanterías y sin organización (presión sobre la documentacion)

9. Documentación afectada por hongos y por la humedad.

10. Aspecto de los expedientes de los contenedores, no están separados por carpetas, ni depurados, y la mayoría se encuentran desorganizados.

Se encuentran afectados por hongos, y por la resequedad.

Los registros judiciales de la provincia de Soto se encuentran afectados tras un incendio sucedido antes de ser llevados al archivo.

11. Aspecto de los tomos, que se encuentran en muy malas condiciones.

12, Aspecto de uno de los pasillos del archivo, donde podemos ver como la documentación se encuentra amontonada y amarrad a con pitas.

13. Plafón dañado y con los cables expuestos y cerca a la documentación.

14. Instalaciones de electricidad a poca distancia de los contenedores documentales.

15. Caja de casett y microfilm ubicados en el baño del archivo

6. SOPORTES DOCUMENTALES EXISTENTES EN EL ARCHIVO (PAPEL, MICROFILM, DIGITAL). Si se encuentran los siguientes fondos:

7. EXISTENCIA DE ARCHIVOS HISTÓRICOS PARA CONSULTA EN LA WEB. No

8. EXISTENCIA DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD). No

9. EXISTENCIA DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD). No, solo se hace uso de dos cuadros de inventario de los documentos existentes en el archivo, tanto en soporte papel como los microfilmados.

10. SE RELIZAN ACTUALMENTE TRASNFERENCIAS DOCUMENTALES. POR QUÉ. No, por un lado se debe tener en cuenta que no hay salidas documentales en cuanto se trata de un archivo histórico, ni tampoco entradas debido a que el espacio destinado ya se encuentra copado.

11. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS POR REALIZAR EN EL ARCHIVO HISTÓRICO.

Se debe realizar un proceso de organización (clasificación, ordenación, descripción), de los fondos existentes, ya que a pesar de que existe una forma de organización no es la correspondiente a los procesos archivísticos. De igual forma, se debe realizar la depuración correspondiente de los documentos, ya que la mayoría tiene material abrasivo como ganchos metálicos y pitas.

Como resultado de estos procesos, una parte de los documentos deben ser trasladados a otro espacio, como es el caso de los libros.

12. EXISTENCIA DE MANUAL DE FUNCIONES DEL ARCHIVO. ADJUNTAR. No

13. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL JEFE DE ARCHIVO.

14. EXISTENCIA DE REGLAMENTO DE ARCHIVO. ADJUNTAR. Si.

15. REQUISITOS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS. No existe un manual de requisitos.

16. CROQUIS SENCILLO DEL ARCHIVO.

DEPOSITO DE

ARCHIVOS

SALA DE CONSULTA

ENTRADA

ATENCIÓN AL USUARIO

N

17. HORARIO DE ATENCIÓN. De lunes a viernes de 8 am a 12 pm y de 2 pm a 6 pm.

18. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS QUE ACTUALMENTE SE ESTÉN ADELANTANDO A LOS FONDOS 19. DOCUMENTALES. Actualmente se está llevando a cabo un proceso de organización documental de los archivos correspondientes al fondo judicial, identificando las unidades productoras, los tipos documentales y demás elementos necesarios.

20. EXISTENCIA DE DOCUMENTACIÓN DETERIORADA (resequedad, hongos, humedad, etc.). CUALES FONDOS. En la mayoría de los fondo se encuentra cierto grado de deterioro en los documentos, ya sea por la acción de factores anteriores al traslado de estos al archivo, como lo es la humedad que se refleja en los tomos de las publicaciones oficiales, y en el caso del archivo judicial de soto y el departamento de Santander por el efecto del incendio. De igual forma dentro del fondo judicial encontramos que algunos de los documentos fueron afectados por el pescadillo de plata, hasta el nivel de ser inaccesibles.

El problema principal con el cual se enfrenta la conservación de los documentos es con el manejo de la temperatura del archivo que está causando problemas de resequedad en la mayoría de estos.

21. NOMBRE DE QUIENES ELABORAN EL INFORME.

ZAIDA ACOSTA, YENNY CARREÑO, MAURICIO PUENTES, ALEXANDER GIRALDO

SALIDA DE EMERGENCIA

BAÑO

Predi a Gns Tico

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