Comisión Revisora de CuentasCentro General de Padres 2008Colegio CreaciónConcepción

Pre-Informe Ejecutivo de la Comisión Revisora de CuentasPeriodo 2008

En Concepción, a 12 de Junio de 2009, ante la Directiva del Centro General de Padres y los miembros de las Directivas de los Centros de Padres de los distintos cursos del Colegio Creación de Concepción me corresponde informar con carácter de Resumen Ejecutivo de Pre-Informe lo siguiente:

En lo general,

1. A partir de la tercera reunión ampliada del Centro General de Padres de fecha 06 de Mayo de 2009, se constituyo inicialmente una Comisión Revisora de Cuentas, encargada de validar las transacciones, los registros y los demás temas de tesorería que se realizaron para el periodo de 2008.

2. Se ofrecieron voluntariamente a conformar esta Comisión los siguientes apoderados:Sra. Claudia ArroyoSra. Claudia RodríguezSra. Rossana MorenoSr. Marco Antonio Salinas

3. Entre los días 06 y 14 de Mayo 2009, se logro tomar contacto directo con la Sra. Claudia Arroyo y la Sra. Rossana Moreno. La Sra Claudia Arroyo entrego un listado en Excel en el cual aparece un detalle de transacciones correspondientes al periodo bajo revisión, este listado envió a su vez a la Sra. Rossana Moreno como antecedente inicial. A esta fecha aún no se lograba contactar a la Sra. Claudia Rodríguez, habiendo dispuesto a una de mis secretarias exclusivamente para este objeto, los números proporcionados inicialmente no estaban operativos, y el correo electrónico enviado a la Sra. Rodríguez tampoco tuvo respuesta.

4. Con fecha 14 de Mayo 2009, se solicito vía correo electrónico al Sr. Claudio Pino, nos hiciera llegar la presentación PowerPoint que se hizo en la primera reunión ampliada del Centro General de Padres, a fin de poner en contexto los hechos informados y las transacciones registradas. De este correo no se tuvo respuesta.

5. Con fecha 20 de Mayo 2009, nos reunimos en dependencias del colegio las siguientes personasSra. Claudia ArroyoSra. Claudia RodríguezSra. Rossana MorenoSra. Silvana CastroSr. Marco Antonio SalinasEl suscrito procedió a solicitar la inhabilidad voluntaria de la Sra. Claudia Rodríguez, por ser la persona responsable de los saldos finales de tesorería del periodo anterior, los que corresponden a los saldos iníciales del periodo bajo revisión.Se acordó que deberían ser designados a lo menos dos apoderados más a fin de cumplir con un quórum adecuado para completar el trabajo.

El suscrito procedió además a comunicar que de acuerdo a las normas de contabilidad generalmente aceptadas, y en particular a las normas relativas a la auditoría de cuentas, correspondía establecer inicialmente una programación de la actividad antes de que esta se inicie de manera operativa.Se procedió a determinar provisionalmente a la persona que actuaría como Secretaria de esta Comisión, quien debería evacuar los informes finales, responsabilidad que asumió la Sra. Rossana Moreno.Se constato la ausencia preliminar de documentación necesaria para establecer los parámetros de trabajo, esto es, los estatutos actualizados, plan de cuentas y otros.Se procedió a realizar un breve inventario documental de la información en poder de la Sra. Silvana Castro, y se constato la falta de medidas de adecuado resguardo del resto de la información del CEGEPA.

6. Con fecha 20 de Mayo 2009, esta Comisión solicito vía correo electrónico una reunión con carácter de urgente con la Directiva actual, a fin de requerir los antecedentes necesarios y el mecanismo de definición de las personas reemplazantes de la Sra. Rodríguez.

7. Con fecha 26 de Mayo 2009, solicite por oficio al Sr. Manuel Lagos, Secretario Municipal de la Ilustre Municipalidad de Concepción, que emitiese un certificado que informara la situación legal en la que se encuentra el Centro General de Padres del Colegio Creación de Concepción.

8. Con fecha 29 de Mayo 2009, se retiro desde la Ilustre Municipalidad de Concepción, documento emitido por el Secretario Municipal. Este documento se envió ese mismo día vía correo electrónico a los interesados.

9. Del análisis legal de este documento hecho por los abogados de nuestra empresa señores Ricardo Bravo Jara y Fernando Campos Ponce, abogados ambos titulados de la Universidad Católica de la Santísima Concepción, y de acuerdo a la información entregada personalmente a mí en la Municipalidad, es que las actuaciones de este Centro General de Padres y Apoderados están al margen de la reglamentación vigente para estas organizaciones comunitarias. Así también las actuaciones de todos de los Centros de Padres y Apoderados a partir del año 2004 están también al margen de la legalidad vigente, dado que ni esta directiva ni las anteriores cumplieron con las normas vigentes contenidas en el artículo 9 de la Ley Nº 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.

10. Al parecer del suscrito, las disponibilidades de horario son bastante más limitadas que las intenciones de colaborar, esto se reflejo en que habiéndose consultado vía correo electrónico la posibilidad de reunirnos a trabajar como Comisión, solo pudo estar presente en una ocasión la Sra. Rossana Moreno y se acuso el recibo de las explicaciones muy atendibles de la Sra. Claudia Arroyo para su inasistencia.

11. Dado el escenario antes descrito y dada la necesidad de que se sigan cumpliendo con una estructura de gastos mínimos y algunas inversiones imperiosas se procedió en reunión avisada con anticipación vía correo electrónico en la que estuvo presente

por parte de la Comisión la Sra. Rossana Moreno y el suscrito mas miembros de la Directiva actual, a resolver lo siguiente: primero, que se permita el actuar de la directiva en ejercicio, en el entendido que las cuentas están en revisión y que por lo tanto no se ha dado aun un visto bueno definitivo de las gestiones del periodo en cuestión, segundo, que se evacue a la brevedad un informe con el avance en la tramitación de los aspectos legales que deben terminarse.

En lo particular,

1. A partir del día, Lunes 01 de Junio 2009 y en aproximadamente tres ocasiones más, el suscrito ha concurrido a las oficinas del Sr. Luis Tiznado, quien quedo a resguardo de los documentos, a escanear y revisar toda documentación existente, esto es, el libro, las rendiciones, los comprobantes de pago, los recibos de dinero y otros doctos.

2. El proceso de escaneo es lento pero asegura un correcto respaldo de la documentación, distinto de las fotocopias. La información escaneada este pre-informe, el informe final y los papeles de trabajo se está subiendo y se subirán a la siguiente dirección web para que esté disponible para los interesados:

http://comisionrevisoradecuentas.blogspot.com/

3. Respecto al Sr. Mauricio Garrido, agradecemos sinceramente su interés en colaborar, se le incluyo en los correos para consultar su disponibilidad, se recibió inicialmente su disponibilidad muy limitada, dado esto se consulto si había disponibilidad en días sábados, domingos o festivos a lo cual no se ha tenido respuesta.

4.  Dados los plazos en que se estableció la programación de trabajo pero también considerando las complicaciones de concordar las agendas de cada uno de los miembros de esta Comisión y en virtud del compromiso para tener un informe en fecha comprometida, se procedió a trabajar de manera individual sobre la documentación.

5. Como resultado de esta primera etapa de trabajo, se emiten las siguientes consideraciones respecto a la documentación revisada. Primero, dado que no se pudo disponer de estatutos legales vigentes, en general no es posible hacer una calificación de las transacciones realizadas en cuanto a si su naturaleza corresponde o no, segundo, respecto a consideraciones de forma y procedimientos de trabajo, debemos decir lo siguiente, no existe un adecuado mecanismo de registro de las transacciones, se constataron prácticas contables deficientes en cuanto a la información necesaria y relevante y en cuanto al

resumen de esta, tercero , no habiendo un plan de cuentas general y un presupuesto inicial explicito, no es posible hacer un análisis por tipos de partidas y solo cabe por lo tanto un análisis detallado, una a una de todas las transacciones, este análisis está en curso, por último, las situaciones especificas planteadas por los apoderados representantes de los distintos centros de padres, tales como concesión de los servicios de casino, las inversiones de mediana cuantía tales como el escenario y otros desembolsos, los procedimientos de cotización y asignación de trabajos a terceros, serán materia del informe final detallado, documento que no puede ser emitido sin tomar antecedentes de cada una de las partes involucradas, proceso que está en curso.

6. Finalizando, dado que algunos apoderados me plantearon inicialmente su opinión de que esto tenía que ser solo una revisión y no una auditoria detallada y completa, que esto no era una gran empresa, me corresponde señalar lo siguiente, dado que en todo momento se compromete el buen nombre de todos quienes han participado y participan de estas actividades de manera voluntaria, y sobre todo dado que se trata de los aportes en dinero de una gran cantidad de apoderados a través del tiempo, por esto, no se pueden ni deben hacer concesiones respecto a la necesidad de un trabajo detallado y completo, un par de pesos mal gastados voluntaria o involuntariamente si es que se diese esta situación son igual de importantes que un par de millones. Ademas las personas que estamos revisando la información esperamos continuar como apoderados de este colegio y esperamos no ser apuntados en el futuro por haber hecho un trabajo falto de seriedad y precisión.

Atentamente a Uds.

Comisión Revisora de Cuentas

Informe preparado por:Sr. Marco Antonio Salinas

Validado por: Sra. Rossana MorenoSra. Claudia Arroyo