1

PRÁCTICA EMPRESARIAL CENAC IBAGUE

EDNA JASYRA BETANCOURTH PACHECO

ASESOR METODOLOGICO:

MIGUEL ANGEL RIVERA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CONTADURIA PUBLICA

PRACTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA

IBAGUE

2016

2

CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 5

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................... 6

Estructura Organizacional ......................................................................................................................... 7

Organigrama CENAC Ibagué ..................................................................................................................... 8

2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ............................................................................................................. 9

Hallazgos ................................................................................................................................................. 11

3. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA .................................................................................... 13

4. MARCO TEÓRICO................................................................................................................................. 14

5. DISEÑO METODOLÓGICO.................................................................................................................... 15

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................................ 16

7. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS............................................................................... 18

EVIDENCIAS PAPELES DE TRABAJO ......................................................................................................... 26

CONCLUSIONES ....................................................................................................................................... 52

BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................... 53

Webgrafia ................................................................................................................................................ 54

3

Listado de Tablas

Pag.

1. Tabla 1. Funciones de las dependencias…………………………………………9

2. Tabla 2. Funciones desarrolladas en el Cenac…………………………………..17

4

RESUMEN EJECUTIVO

La CENTRAL ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE IBAGUE “CENAC” centraliza a

nivel departamental 13 unidades tácticas militares, teniendo como propósito consolidar

la información administrativa y contable. El objetivo principal de este informe es tener

claridad y conocer la entidad estatal para la cual realicé mi práctica social, empresarial

y solidaria y me brindó día a día conocimientos en el sector público; brindándome la

oportunidad de trabajar y aplicar lo aprendido apoyando los procesos contables y

financieros para el Establecimiento de Sanidad militar No. 5175

La CENAC me brindó conocimientos que pude aplicar día a día para poder cumplir las

obligaciones y labores que allí se requerían y de las cuales yo estaba a cargo, los

conocimientos adquiridos en la CENAC fueron de vital importancia ya que gracias a ella

pude iniciar mi vida laboral como auxiliar contable para el establecimiento de Sanidad

militar No. 5175, así mismo obtuve experiencias de casos reales que como profesional

se enfrentan en el día a día, actuando de manera responsable, profesional, respetuosa,

honesta y capaz de cumplir con las actividades que se me encargaron a desempeñar.

En el tiempo que laboré como auxiliar contable (Practicante) para la sección de

Contabilidad Ejército adquirí conocimientos en el manejo del aplicativo SAP, desarrollo

y presentación de la cuenta fiscal ante la Dirección Financiera del Ejercito, operaciones

reciprocas y manejo de almacenes que afectan directamente la información financiera

de la entidad.

El papel del contador público para una entidad estatal no es fácil, debido a que en el

contador recae la responsabilidad fiscal y administrativa por las cuales hay que

responder y tener FE en lo que estamos firmando o argumentando. En consecuencia, a

esto se está trabajando y adquiriendo conocimientos para tener una idea más clara y

concisa de nuestra profesión como Contador Público, teniendo siempre claro nuestra

ética profesional, nuestros valores y principios que debemos de tener como persona y

como profesionales, destinados principalmente a apoyar la toma de decisiones de una

empresa u organización.

5

INTRODUCCIÓN

En el presente informe se da a conocer los procedimientos desarrollados en la CENAC

IBAGUE de las Fuerzas Militares de Colombia por la estudiante de Contaduría Pública

Edna Jasyra Betancourth Pacheco, de esta manera conocer como está estructurada la

empresa, saber cuáles son sus funciones, sus objetivos, valores, misión y visión puesto

que es una entidad ejecutora del Presupuesto Nacional.

La CENAC es parte fundamental ya que me bridó sus conocimientos no solamente en

contabilidad, contratación y ejecución del presupuesto todo esto con el fin de adquirir

nuevos conocimientos y experiencias reales para así finalmente formarnos como

profesionales integrales a servicio de la sociedad, en última instancia se dará a conocer

las funciones que desarrolle en la empresa y conclusiones de toda la experiencia

adquirida.

6

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

Reseña Histórica

La central administrativa y contable se creó el 1 de agosto del 2014 con el fin de

centralizar todas las unidades tácticas de las fuerzas militares en el Departamento del

Tolima, que funcionan con el presupuesto Nacional.

La Central administrativa y Contable fue dirigida desde su creación hasta el 15 de

enero de 2016 por el Señor Teniente Coronel Víctor Hugo Vidal Ramírez, contador

Público y especialista en Micro finanzas e impuestos Nacionales y Aduanas

Nacionales.

La Contadora de Ejercito Nacional encargada de la administración y finanzas fue la

Mayor Claudia Patricia Ortiz Hurtado, Contadora Profesional, con especialización en

Administración Publica y Micro finanzas.

La Contadora del Establecimiento de Sanidad Militar No. 5175, La TE. Nubia Milena

Villa Villamil, contadora Profesional con Especialización en Administración pública.

Misión

Concentrar la función administrativa de las unidades centralizadas a través de la

ordenación del gasto, la ejecución de la cadena presupuestal y de los procesos

contractuales, contables, de tesorería y control de inventarios, inherentes a la

operación y funcionamiento de las unidades dependientes administrativamente, dentro

del marco normativo vigente, bajo premisas de mejora continua a través de una

centralización competitiva y efectiva.

Visión

En el año 2022, la central administrativa y contable CENAC será reconocida como

unidad especial distinguida por su organización sistemática y alta efectividad y

competitividad, con capacidades humanas y técnicas consolidadas para asumir los

retos, las tendencias del futuro y la demanda de las unidades operativas y tácticas del

ejército nacional en materia presupuestal, administrativa y financiera, bajo estándares

certificados de calidad y desarrollo de la gestión del conocimiento.

7

Estructura Organizacional

8

Organigrama CENAC Ibagué

9

2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

La CENAC actualmente cuenta con 10 dependencias cada una va encaminada a desarrollar funciones diferentes que harán que la cadena presupuestal se ejecute en su totalidad, en la dependencia Contabilidad Ejercito donde la estudiante Edna Jasyra Betancourth Pacheco estudiante de noveno semestre de la facultad de contaduría pública desempeñó las funciones de control y supervisión de los almacenes de transportes, armamento, intendencia y semovientes, inspección, teniendo en cuenta lo relacionado con las transferencias que se recibían y se realizaban entre unidades tácticas de cada una de los componentes de estos almacenes. A continuación, se presentará una tabla la cual indica las funciones de cada uno de los almacenes y las unidades tácticas que en ellos intervienen

Tabla 1. Funciones de los Almacenes.

ALMACEN FUNCION UNIDAD TACTICA

INTENDENCIA

Recepción, control, dispensación, entrega y trasferencias del material de intendencia para

todas las tropas de las diferentes unidades. Este material de intendencia está compuesto por

chalecos, cartucheras, uniformes, calzado, bolsos, tulas menajes, entre otros que se utilizaran para el desempeño de las funciones de cada militar

BASPC06

BICAI

BIPAT

BITER 6

DIV 5

BIROOK

ARMAMENTO

Recepción de las transferencias de material de armamento que se realizan entre unidades

tácticas centralizadores y de Mando Mayor, como lo son el Fuerte Militar de Tolemaida, Fuerte Militar Administrativo Puente Aranda, Fuerte

Militar Administrativo Usaquén.

BASPC06

BICAI

BIPAT

BITER 6

BIROOK

DIV 5

FUTZE

TRANSPORTES

Recepción, control y distribución de los diferentes equipos de transporte que se transfieren entre unidades tácticas, planes estatales de seguridad

nacional, unidades de Mando Mayor; como lo son la DITRA, PLAN COLOMBIA, COLOMBIA COMPRA

BASPC06

BICAI

BIPAT

BITER 6

10

EFICIENTE. Algunos de estos equipos se pueden encontrar en calidad de préstamo entre las

unidades centralizadas por la CENAC - IBAGUE

BIROOK

DIV 5

FUTZE

GRUPO MARTE

PLAN METEORO

SEMOVIENTES

Este almacén es controlado conjuntamente con el almacén de intendencia y esta dirigido de manera

especial por la dirección de Veterinaria y Remonta, donde está conformado por Caninos

especializados en Detección de Narcóticos y anti explosivos, caballos y vestías mulares.

BASPC06

BICAI

BIROOK

DIV 5

GRUPO MARTE

Las funciones que desarrolle en la entidad fueron las siguientes:

1) Llevar el control de los activos fijos a cargo de las diferentes unidades centralizadas

por la CENAC – IBAGUE, en manejo de cada uno de los almacenes. (intendencia,

armamento, transportes, semovientes, plan Colombia)

2) Verificar las existencias de estos activos fijos tanto en el aplicativo contable SAP,

como físicamente, por medio de actas de revista mensual a cargo de los diferentes

almacenistas y los JEM de cada unidad.

3) Realizar conciliaciones de operaciones Reciprocas, que afectan la Contabilidad de

Ejercito de manera mensual. Como carácter especial las operaciones reciprocas aquí

desarrolladas fueron con la universidad de Tolima y Coortolima.

4) Realizar conciliaciones mensuales sobre los convenios que están vigentes con las

fuerzas Militares y entidades explotadoras de recursos naturales como ISAGEN y

CEMEX, estos convenios se realizan con las diferentes unidades tacticas; con el fin de

generar beneficios a las instalaciones de estas.

5) Recepcionar, amortizar y contabilizar los diferentes convenios de acuerdo a su

ejecución en el aplicativo SAP.

6) Recepcionar y amortizar los diferentes Informativos administrativos que se presentan

en las unidades centralizadas, que afectan la contabilidad de Ejercito.

7) Verificación de las facturas presentadas en los contratos que se ejecutan por parte

de ejército, para cubrir las necesidades de las unidades, en busca de que los valores

allí reflejados presenten concordancia con los estipulados en las cotizaciones y los

contratos firmados por cada proveedor y el ordenador del gasto.

11

Hallazgos

Los hallazgos encontrados en la sección de contabilidad ejército en el proceso de lleva

el control de los diferentes almacenes dentro de lo físico y lo establecido dentro del

aplicativo contable SAP fueron diferencias en que existían algunos elementos en el

servicio pero no estaban contabilizados en el sistema y no los reflejaban las DATAS

MAESTRAS de las diferentes entidades que hicieron las transferencias a las unidades

tácticas; para dar solución a tal hallazgo se realizaba un acta de hallazgos de manera

mensualizada y en base a esta acta se oficiaba a cada unidad que presentara

hallazgos para que ellos solucionaran cada novedad y se presentaran las diferentes

requerimientos a cada entidad centralizadora tal como la DITRA o el ministerio de

relaciones exteriores.

Los diferentes hallazgos más comunes y repetitivos que afectaban la cuenta fiscal

mensual eran:

- Los inventarios que reflejaban los almacenistas de cada unidad reflejaban diferencias

entre las DATAS MAESTRAS, lo físico y el aplicativo SAP, todos estos activos fijos se

tenían que revisar en cada centro de costos, a medida que se desarrollaba el cruce

comparativo las diferencias se reflejaban en algunas letras del número de serie o el

valor de algunos activos fijos entre las DATAS y lo contabilizado.

- El control de los activos fijos de cada almacén y sus inventarios para servicio fueron

controlados por medio de una revista mensual a cada almacén firmada y certificada por

el almacenista, el Jefe de Estado Mayor (JEM) de cada unidad.

- La circularizacion de las operaciones reciprocas se realizó de manera mensual,

obteniendo como resultado que el contador de la Universidad del Tolima contestara en

dos ocasiones de manera positiva al informe de la circularizacion.

-Los convenios que se evaluaban y se revisaban de manera mensual, reflejaban

inconsistencias en lo contabilizado a lo expresado en la sabana de convenios, motivo

por el cual se oficiaba para que estas contabilizaciones se ajustaran de manera real en

el aplicativo contable, enviando también un civil nombrado independiente a la unidad

donde se ejecutara el convenio para que auditara los convenios respectivos.

-Los informativos administrativos son aquellos informativos e investigaciones en las que

el personal militar puede incurrir en un combate, almacén o en uso de su labor. Tales

12

como perdida de material de armamento, intendencia, bajas operacionales, perdida en

combate de personal o semovientes. Estos informativos se calculan por un valor, en

caso de pérdida de armamento, intendencia o semovientes; la pérdida de un militar en

combate se amortiza por el valor de la indemnización teniendo en cuenta su grado y

años de servicio.

13

3. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA

Objetivo General

- Desarrollar la práctica social, empresarial y solidaria como opción de grado en la

entidad Publica ejecutora del presupuesto Nacional Central Administrativa y Contable

(CENAC) en la dependencia de contabilidad ejército.

Objetivos Específicos

1. Identificar las funciones a desarrollar como practicante de la entidad pública

ejecutora del presupuesto Nacional CENAC.

2. Desarrollar las funciones asignadas en la dependencia de contabilidad ejército.

3. Analizar los diferentes procesos y procedimientos de la empresa CENAC en la

dependencia de control de contabilidad ejército.

Justificación

La decisión de realizar la práctica empresarial como modalidad de grado con las

fuerzas militares de Colombia se debe a que es una entidad pública ejecutora del

presupuesto Nacional donde todo lo relacionado con la contabilidad pública es muy

diferente a los procesos y procedimientos contables que manejamos

convencionalmente en el sector comercial. La CENAC Ibagué me brindó muchos

conocimientos y a través de los cuales aprendí a manejar el sistema SAP en algunas

de sus transacciones básicas. principalmente era la encargada de manejar y controlar

la propiedad planta y equipo para el funcionamiento de las fuerzas militares, llevar las

diferentes revistas, verificar, comparar, examinar los diferentes activos de las 13

dependencias que centraliza el CENAC. Además de esto elaboraba las correcciones

necesarias dirigidas a los segundos comandantes de las unidades para que ellos

realizaran los requerimientos a las diferentes entidades de poder y transferencia para

subsanar las diferentes falencias que se encontraban mensualmente. También. De la

mano de la contadora de ejercito desarrolle auditoria a contratos y facturación, teniendo

en cuenta la norma legal que rige estos contratos y las diferentes condiciones fiscales

de cada proveedor, todo esto conllevo a 4 meses en jornada completa y a través de

esto adquirí muchos conocimientos.

14

4. MARCO TEÓRICO

Entidad Pública: Constituye entidad pública para efectos de la Administración Financiera del Sector Público, todo organismo con personería jurídica comprendido en los niveles de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local, incluidos sus respectivos Organismos Públicos Descentralizados y empresas, creados o por crearse; las Sociedades de Beneficencia Pública; los fondos, sean de derecho público o privado cuando este último reciba transferencias de fondos públicos; las empresas en las que el Estado ejerza el control accionario; y los Organismos Constitucionalmente Autónomos.

15

5. DISEÑO METODOLÓGICO

La práctica Social Empresarial y solidaria se desarrolla a partir de las siguientes fases:

Fase 1: Reunión con la MY. Claudia Patricia Ortiz Hurtado para la asignación de las

funciones de la práctica.

Fase 2: Desarrollo de las Funciones:

1) Llevar el control de los activos fijos a cargo de las diferentes unidades centralizadas

por la CENAC – IBAGUE, en manejo de cada uno de los almacenes. (intendencia,

armamento, transportes, semovientes, plan Colombia)

2) Verificar las existencias de estos activos fijos tanto en el aplicativo contable SAP,

como físicamente, por medio de actas de revista mensual a cargo de los diferentes

almacenistas y los JEM de cada unidad.

3) Realizar conciliaciones de operaciones Reciprocas, que afectan la Contabilidad de

Ejercito de manera mensual. Como carácter especial las operaciones reciprocas aquí

desarrolladas fueron con la universidad de Tolima y Coortolima.

4) Realizar conciliaciones mensuales sobre los convenios que están vigentes con las

fuerzas Militares y entidades explotadoras de recursos naturales como ISAGEN y

CEMEX, estos convenios se realizan con las diferentes unidades tácticas; con el fin de

generar beneficios a las instalaciones de estas.

5) Recepcionar, amortizar y contabilizar los diferentes convenios de acuerdo a su

ejecución en el aplicativo SAP.

6) Recepcionar y amortizar los diferentes Informativos administrativos que se presentan

en las unidades centralizadas, que afectan la contabilidad de Ejercito.

7) Verificación de las facturas presentadas en los contratos que se ejecutan por parte

de ejército, para cubrir las necesidades de las unidades, en busca de que los valores

allí reflejados presenten concordancia con los estipulados en las cotizaciones y los

contratos firmados por cada proveedor y el ordenador del gasto.

Fase 3: Analizar los diferentes procesos de la empresa Cenac en la dependencia de

Contabilidad Ejercito, mediante el sistema SAP y las existencias físicas.

16

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tabla 2. Funciones desarrolladas en el Cenac

Actividades Tiempo

Inicio de la práctica profesional 24 de Septiembre de 2015

Presentación ante el equipo de trabajo 24 de Septiembre de 2015

Capacitación Fuerzas Militares de Colombia y

los 25 de Septiembre de 2015

diferentes rangos de suboficiales y oficiales

Explicación de las funciones a desarrollar por la 25 de Septiembre de 2015

MY. Claudia Patricia Ortiz Hurtado

Capacitación de la estructura organizacional de 25 de Septiembre de 2015

la empresa

Demás Actividades:

Actividades Tiempo

1. Llevar el control de los bienes que están en servicio

25 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses

por dependencia manteniendo actualizada la base de

Datos de bienes por centro de costos y usuarios de acuerdo a los protocolos establecidos por la dirección financiera.

2. Verificar existencias físicas y realizar la comparación con

25 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses

el estado diario de propiedades planta y equipo en servicio

y con almacenes respectivos a través de la plataforma SAP.

3. Realizar conciliaciones permanentes con el área de

25 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses

contabilidad verificando existencia física de acuerdo con el

estado diario de propiedades planta y equipo en servicio

Certificando que estén de acordes con los registros contables.

4. Verificar permanentemente el reintegro oportuno de los

27 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses

de tecnología, siguiendo los procedimientos para tal fin.

5. Coordinar con los respectivos almacenistas jefes de 27 de Cada mes de manera

consecutiva durante 4 meses dependencia y usuarios finales de los bienes que todos los

17

6. Coordinar con los almacenistas la actualización permanente de los datos maestros (Series, marca, color, placas,

27 de Cada mes de manera

consecutiva durante 4 meses

7. realizar los cruces mensuales de convenios e informativos administrativos

28 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses

8. Realizar los oficios y actas de depuración de las novedades encontradas en cada almacén

1 semana de cada mes, durante 4 meses de manera

consecutiva

9. Realizar la circularizacion y cruce de las operaciones reciprocas de la entidad

2 semana de cada mes,

durante 4 meses de manera

consecutiva

10. Realizar las actas de levantamiento e inventario física de entrega de cargo por traslado de Oficial a cargo de la Unidad

2 y 3 semana del mes de

Diciembre de 2015

Entrega del informe de la práctica social, empresarial y solidaria Mayo de 2016.

18

7. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

A continuación, presentare un instructivo paso a paso de cada una de las transacciones

utilizadas en el aplicativo contable SAP. Para el desarrollo de las actividades

programadas dentro de la pasantía.

AR01

PASO 1: Click en el Logo del aplicativo SAP

PASO 2: Dar doble Click en PRD.

19

PASO 3: Seguidamente nos aparece un pantallazo para introducir el usuario y la

contraseña.

PASO 4: Digitar la transacción por medio de la cual haremos revisaremos los

inventarios que hacen parte de la CENAC y todos aquellos que intervienen en el

desarrollo del balance. AR01

20

PASO 5: Se diligencian los campos de sociedad, Área de Valorización, variante de

Clasificación y Valor de adquisición.

PASO 6: Se genera el listado organizado de todos los activos fijos que controla la

CENAC Ibagué

21

EVALUACION DE LAS CARACTERISTICAS DE UN ACTIVO

FIJO

PASO 1: Digitar la transacción por la cual se hará la evaluación de las características

de un activo fijo. Si se encuentra al servicio, en el almacén, su valor de adquisición,

depreciación, serie, nombre entre otros.

PASO 2: Se generan los datos contables del activo fijo que queremos conocer.

22

PASO 3: Explorando los campos que nos dan las características del activo fijo

encontramos los siguientes datos contables.

23

NOTA: De manera particular en la pestaña Información de Patrimonio nos aparece el

indicador (L) que nos indica que este activo fijo hace parte de Plan Colombia de las

Fuerzas Militares.

24

GENERACIÓN DE BALANCE EN EL APLICATIVO CONTABLE

SAP

PASO 1: Digitar la transacción por la cual se generará el balance a nivel 10, que nos

detallará por todas las sub cuentas el Balance General de Cada mes.

PASO 2: Se procede a llenar las pestañas correspondientes a los datos del balance,

necesarios para el periodo que se quiere revisar.

25

PASO 3: Se genera el balance Detallado del periodo que queremos evaluar.

26

EVIDENCIAS PAPELES DE TRABAJO

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

CONCLUSIONES

Después de culminar la practica en la empresa Cenac, se llegaron a las siguientes

conclusiones:

1. El Cenac nos permite conocer:

a. Todas las operaciones y procedimientos en los cuales como entidad ejecutora del

presupuesto nacional realizan para el buen seguimiento y funcionamiento financiero y

administrativo de la CENAC.

b. Como se ejecuta el PAC mensual que se le asigna a la unidad como entidad

ejecutora del presupuesto nacional, teniendo en cuenta los contratos que realiza para

el debido funcionamiento de las entidades que centraliza.

c. Verificar facturas y la ejecución de los contratos de proveedores que realizan y

prestan servicios para el cubrimiento de las necesidades de las diferentes unidades

d. Conocer el aplicativo SAP en algunas de sus transacciones básicas y su

conformación de seguridad y licenciamiento.

e. Conocer a fondo el funcionamiento de los almacenes y la importancia de estos para

cada unidad.

2. En el desarrollo de mi práctica empresarial con las Fuerzas Militares de Colombia me

permitió revisar los diferentes procesos y procedimientos del área de Contabilidad

Ejercito.

3. Durante el proceso se evidenciaron muchas falencias las cuales se fueron

subsanando poco a poco con la experiencia adquirida y con la ayuda del sistema SAP,

así mismo cumpliendo con las metas propuestas y las funciones a desarrollar durante

el periodo de aprendizaje en la entidad.

53

BIBLIOGRAFIA

- Soriano Llobera, Juan Manuel, García Pellicer, María Carmen, and Torrents Arevalo,

Juan Antonio. Economía de la empresa. España: Universitat Politècnica de Catalunya,

2012. ProQuest ebrary. Web. 10 February 2016.

Copyright © 2012. Universitat Politècnica de Catalunya. All rights reserved.

54

Webgrafia

https://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_glossary&letter=E&id=473&lang=es