PR_01 Identificacion y Evaluacion de Requisitos_ Ed. 1

IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE EN HSE

Código: PR-01 Edición: 01 Fecha: 10.01.2013

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1. OBJETIVO Identificar, controlar, divulgar y evaluar los requisitos legales y de otra índole que aplican a los procesos del Sistema Integrado de Gestión de DRILLTEK Colombia SAS, asegurando el cumplimiento de estos requisitos de acuerdo a las actividades y operaciones de la organización. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca la identificación, actualización, verificación de conformidad, divulgación y evaluación de los requisitos legales y de otra índole en seguridad, salud ocupacional y ambiente. La normatividad identificada y evaluada aplica para los procesos y cargos de la línea de Mudlogging. 3. RESPONSABILIDADES Gerentes, Coordinadores y quien tenga algún rol subordinante (Ver organigrama de Drilltek Colombia SAS). Asesor legal (externo): Enviar periódicamente (mensual) por correo electrónico actualización de requisitos legales y de otra índole. 4. DEFINICIONES Artículo: cada una de las partes mas o menos independientes, en que se divide un escrito jurídico, como un a ley o reglamento. Aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Contrato: es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos, o más, personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca. Criterio: hace referencia al aspecto, impacto o actividad que enmarca la norma. Elemento: Recurso o componente que se encuentra directa o indirectamente relacionado con el requisito legal. Factor de riesgo: Es todo elemento cuya presencia o modificación, aumenta la probabilidad de producir un daño a quien está expuesto a él. Fuente: Condición/acción que genera el riesgo. HSE: Salud Ocupacional, Seguridad y Ambiente.



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Identificación de peligro: proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Requisito Legal: condición(es) que establece la ley para el ejercicio del(los) derecho(s) de la organización. Requisito de otra índole: condición (es) que establece el cliente u otra parte interesada, la cual se le debe dar cumplimiento. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) eventos(s) o exposición(es) peligroso(s), y las severidad de la lesión o enfermedad que puede se causada por el (los) eventos(s) o exposiciones(es). SIG: Sistema Integrado de Gestión. 4. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

4.1. IDENTIFICAR REQUISITOS La identificación de requisitos legales y de otra índole, aplicables en HSE para nuestra Organización es realizada por el Coordinador HSEQ y/o por el Asesor Legal Externo de Drilltek Colombia SAS; se tendrá como referencia la identificación de peligros, los factores de riesgo, los aspectos ambientales y las respectivas consecuencias o impactos que estos generen sobre la salud, el bienestar de los colaboradores y el ambiente. La identificación de la legislación aplicable se hace teniendo en cuenta los siguientes ítems Proceso, Riesgo, Factor de Riesgo y Fuente, para los requisitos en seguridad y salud ocupacional; y para ambiente se relacionan los ítems, Elemento y Criterio. Adicionalmente, los ítems en común para los dos sistemas corresponden a: Fuente, Norma, Número, Año, Mes, Emisor, Artículo Aplicable y Requisito Legal. Los ítems a tener en cuenta para la identificación de los requisitos de otra índole en seguridad, salud ocupacional y ambiente son: Fuente, Cliente, Parte/Sección e Información del requisito.

Fuentes de información:

Como fuentes de información para actualización identificación y consulta de los requisitos legales y de otra índole en HSE se tienen:

Contratos de prestación de servicios. Órdenes de servicio. Anexos de HSE de contratos y órdenes de servicio. Diario Oficial. http://www.imprenta.gov.co. Ministerio del trabajo. www.mintrabajo.gov.co. Ministro de Salud y de la Protección Social www.minproteccionsocial.gov.co. Ministerio de Medio Ambiente: www.minambiente.gov.co.



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Ministerio de Transporte: www.mintrasnporte.gov.co. ICONTEC: www.icontec.org.com. Corporación Autónoma Regional – CAR. Belisario Velásquez. www.belisario.com.co. Entre otras.

Nota: Para el desarrollo de nuevos proyectos La Organización identificará los requisitos del cliente, esta información se registrara en el formato FO-22 “Matriz de requisitos legales HSEQ y de otra índole"

4.2 INCLUIR REQUISITOS EN LA MATRIZ LEGAL Con base en la normatividad identificada aplicable en HSE para la organización, el Coordinador HSEQ incluirá los requisitos legales en el formato FO-22 “Matriz de requisitos legales HSEQ y de otra índole". Los requisitos de otra índole son incluidos en la respectiva sección en el formato FO-22 “Matriz de requisitos legales HSEQ y de otra índole" cada vez que se genere un nuevo contrato con algún cliente, los cuales sirven como fuente para el ingreso de los requisitos de otra índole establecidos por la organización en materia de HSE. Nota: En el caso de identificar normas derogadas o que pierdan su vigencia, se deberán extraer de la hoja de la matriz general y se deberá copiar en la hoja identificada para tal fin. (Aplica para SISO).

4.3. DIVULGAR MATRIZ LEGAL El Coordinador HSEQ será el encargado de realizar la divulgación de la normatividad legal y de otra índole aplicable a la empresa mediante correo electrónico.

4.4. IMPLEMENTAR REQUISITOS LEGALES Una vez divulgada la matriz de requisitos legales y de otra índole, el Responsable de cada Proceso será el encargado de dar cumplimiento estricto a cada uno de los requisitos incluidos el formato FO-22 “Matriz de requisitos legales HSEQ y de otra índole" Para determinar como se aplican los requisitos en HSE y de otra índole según los peligros identificados y los aspectos ambientales se debe registrar la información relacionada de cada requisito en los siguientes campos del formato FO-22 “Matriz de requisitos legales HSEQ y de otra índole”: Cómo debe darse cumplimiento al requisito legal, Evidencia del Cumplimiento y Responsable de cumplir o hacer cumplir el requisito legal.



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4.5. EVALUAR REQUISITOS La evaluación de cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole en HSE se realizará como mínimo una vez al año, actividad que estará a cargo del grupo de auditores internos de Drilltek o el asesor legal externo asignado por la empresa, quien entregará la evidencia correspondiente a la actividad realizada al interior de la Organización. La metodología establecida será mediante la verificación de los requisitos aplicables (identificado en la matriz), verificando la evidencia de los requisitos dentro de la Organización utilizando como herramienta la matriz legal y de otros requisitos vigentes, este registro quedará en las casillas del documento que corresponden a los siguientes ítems: Evaluación del Cumplimiento legal, Responsable de la Evaluación del Cumplimiento y Observaciones.

4.6. GENERAR PLAN DE ACCIÓN Si una vez realizada la evaluación del cumplimiento del requisito legal y de otra índole, se observa incumplimiento de alguna normatividad u obligación con el cliente, el Responsable del Proceso que le aplique el requisito debe generar un plan de acción que evidencie las actividades encaminadas al logro del cumplimiento total del requisito; se revisará el contenido del requisito y las implicaciones desde el punto de vista técnico, la Coordinación de HSEQ podrá buscar apoyo en el staff de asesores de la ARL y propondrá las acciones correspondientes a la Gerencia General para gestionar la aplicación de lo dispuesto en la Ley y en los contratos y/o ordenes de servicio. La evidencia del registro del plan de acción es el diligenciamiento de la casilla Plan de Acción del formato FO-22 “Matriz de requisitos legales HSEQ y de otra índole”.



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ANEXO 1 DIAGRAMA DE FLUJO

FIN DEL DOCUMENTO

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