Postulante: Tutor

I

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACION

CARRERA DE BIBLIOTECOLOGIA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

PROYECTO DE GRADO:

Diseño del Sistema de Archivos de Gestión y Archivo

Central para la Institución Club de La Paz

Para Optar a la Licenciatura en bibliotecología y ciencias de la información

Postulante: Wendy Cristina Condori Quispe

Tutor: Lic. Simón Cuba

LA PAZ – BOLIVIA

II

Dedico a

Mi Tutor, Lic. Simón Cuba Quispe, quien

cooperó con sabios consejos la revisión y

aprobación de este Proyecto de Grado.

Dedico y agradezco asimismo

Al Directorio del Club de La Paz que me facilitó

información para la investigación.

Y, dedico con cariño

A mis padres y familiares que cooperaron con

paciencia y tolerancia

Para culminar este trabajo

III

ÍNDICE Página

I. INTRODUCCION…………………………………………………………..1

1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.………………………………………..2

1. 2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………..3

II. MARCO TEORICO………………………………………………………...3

2.1. Legislación:…………………………………………………………………………..3

2. 1. 1. Legislación archivística…………………………………………………4

a) La vertiente técnica o archivística………………………………….4

b) La vertiente administrativa………………………………………...5

2.1. 2. La Nueva Constitución Política del Estado Plurinacional…………5

Articulo 99…………………………………………………………………………………5

Articulo 237………………………………………………………………………………..6

DS. 28168 / 17-05-05)…………………………………………………………………….6

2.2. La Información: el objeto de estudio de la documentación archivística…….7

2.2.1 Concepto de Documento de Archivo…………………………………….8

2.2.2. Definición de documento de archivo……………………………………9

2.3. Definición de archivo privado……………………………………………………11

2.4. Definición de sistema de archivo………………………………………………..11

2.5. Tipos de Archivos……………………………………………….………………….11

2.5.1 Definición de archivo de Gestión u Oficina…………………………..11

2.5.2 Definición de Archivo Central………………………………………….12

2.5.3 Definición de Archivo Intermedio…………………………………….13

2.5.4 Definición de Archivo Histórico………………………………………...14

2. 6. Tratamiento archivístico…………………………………………………………14

Definición………………………………………………………………………………...14

2. 6. 1. Identificación……………………………………………………………………14

IV

2. 6. 1. 1. Clasificación………………………………………………….15

2. 6. 1. 2. Ordenar…………………………………………………….…15

2. 6. 1. 3. Instalar………………………………………………………..15

2. 6. 2. Valoración………………………………………………………………………15

2. 6. 3. Descripción…………………………………………………………………......16

2. 6. 4. Conservación……………………………………………………………………16

2. 7. Señalización…………………………………………………………………….....16

2. 8. Transferencia………………………………………………………………………16

2. 9. Servicio……………………………………………………………………………..17

III. MARCO METODOLOGICO……….………………………………...17

3. 1. Observación………………………………………………………………………..18

3.1.2 La observación científica se aplicaran las…………………………….21

a) Directa y Participante……………………………………………….21

b) Indirecta………………………………………………...……………..22

3. 2. La Entrevista………………………………………………………………………22

Desarrollo de la entrevista…………………………………………………………….23

IV. MARCO INSTITUCIONAL…………………………………………24

4. 1. Historia de la institución………………………………………………………...24

4. 2. Historia del archivo……………………………………………………………….25

V. ANALISIS SITUACIONAL………………………………………….25

5. 1. Estudio técnico…………………………………………………………………….25

5. 1. 1. Tamaño del proyecto…………………………………………………..25

5. 1. 2. Ubicación del proyecto…………………………………………………26

V

5. 1. 3. Proceso productivo y / o servicios…………………………………….26

5. 2. Estudio jurídico……………………………………………………………………26

5. 3. Estudio social………………………………………………………………………27

5. 4. Estudio de la capacidad organizacional……………………………………….28

5. 5. Estudio financiero………………………………………………………………...28

5. 6. Análisis FODA………………………………………………………………….…28

FODA INSTITUCIONAL DEL CLUB DE LA PAZ………………………………..29

5.6.1 Estrategias………………………………………………………………...30

VI. VISION – MISION Y OBJETIVOS………………………………..31

6. 1. VISION………………………………………………………………………..……31

6. 2. MISION…………………………………………………………………………….31

6. 3. OBJETIVO GENERAL…….…………………………………………………….31

6. 3. 1. OBJETIVO ESPECÍFICOS………………………………………………31

VII. PLAN DE ACCION……………………………………………………32

7. 1. PRIMERA FASE………………………………………………………………….33

7.1.1. Centralización de la documentación………………………………………….33

7.2. SEGUNDA FASE………………………………………………………………….34

7. 2. 1. DISEÑO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y

CENTRAL……………………..……………………………………………………….34

7. 2. 2. Componente del sistema de archivos del Club de La Paz………………..35

• El Archivo de Gestión u Oficina…………..………………………………35

• El Archivo Central……………………………………………………35

• El Archivo Intermedio………………………………………………..35

VI

• El Archivo Histórico…………………………………………………..35

Fases de ciclo vital de los documentos……………………………………………...36

7. 2. 2. 1. Área de Secretaria General…………………………………………..….37

Funciones…………………………………………………………………………38

Procedimiento…………….………………………………………………….…..38

7. 2. 2. 2. Archivo de Gestión u Oficina…………………………………………...…40

Funciones del Archivo de Gestión……..……………………………………………..40

7. 2. 2. 3. Archivo Central……………………………………………………………..42

Funciones del Archivo Central……………………………………………………......42

7. 2. 3. Procedimientos para la organización del sistema de archivos………….44

7. 2. 3. 1. ARCHIVO DE GESTIÓN U OFICINA………………………………….44

Actividades……………………………………………………………….………………44

Organización de la documentación de archivo de gestión u oficina……………..45

Agrupación de los documentos administrativos………………………………...….46

1. Series documentales…………………………………………………………46

2. Correspondencia……………………………………………………………...47

3. Libros de registro…………………………………………………………….48

4. Expedientes………………………………………………………………...…49

Tratamiento Archivistico.……………………………………………………………...50

A) Identificación…………………………………………………………………………50

a. Clasificar…………………………………………………………………………50

b. Ordenar…………………………………………………………………………..50

VII

c. Instalar………………………………………………………………………...…52

B) Valoración…………………………………………………………………………….52

Eliminación de documentos duplicados……………………………………….……53

C) Descripción…………………………………………………………..……………….53

Rotulación de las unidades de conservación instrumentos de control y

descripción documental……….…………………..……………………………………53

D) Conservación…………………………………………………………………………55

E) Transferencia……………………………………………………………...…………56

Redacción de la hoja de transferencia de documentos…………………………….57

Formalización de la transferencia……………………………………………………57

7. 2. 3. 2. ARCHIVO CENTRAL……………………………………………………...58

7. 2. 3. 2. 1. Organización del Archivo Central……………………………………..58

A. Identificación……………………………………………………………………..58

o Principio de Procedencia……………………………………………………….59

o Orden Original o a la estructura orgánica – institucional………………..59

1. 1. Identificación del organismo productor……………………………………….59

1. 1. 1. Instrumentos resultantes de la Identificación del Organismo

Productor…………………………………………………………………………………60

• Índice de Organismos………………………………………………………60

• Repertorio de Organigramas………………………………………………60

• Índice Legislativo……………………………………………………………60

VIII

1. 2. Identificación del elemento funcional……………………………..…………...60

1. 2. 1. Las funciones que cumplen los Socios y el personal del Club de La Paz

son…………………………………………………………………………………………60

1. 3. Identificación del tipo documental……………………………………………..65

1. 3. 1. La documentación que genera el Club de La Paz…………………………65

a) Clasificación………………………………………………………………………66

Organización del fondo documental………………………………………….67

Orgánico……………………………………………………….....67

Funcional…………………………………………………………68

b) Ordenar........................................................................................................68

Ordenación interna de los expedientes………………………………………68

Ordenación de las series documentales…………………………………..…68

Señalización de los documentos………………………………………………………69

o Señalización de carpetas……………………………………………………….69

o Señalización de carpetas suspendidas……………………………………….70

o Señalización de cajas de archivo definitivo…………………………………70

c) Instalar……………………………………………………………………………..70

B) Valoración………………………………………………………………………….72

Valores primarios…………………………………………………………………….....72

*Valor administrativo…………………………………………………………..72

*Valor legal y jurídico……………………………………………………….….72

*Valor fiscal……………………………………………………………………...72

*Valor contable………………………………………………………………..…72

Valor segundario…………………………………………………………………….….72

*Valor informativo………………………………………………………………72

IX

*Valor histórico………………………………………………………………….72

Plazos de conservación………………………………...……………………………….73

Transferencia………………………………………..………………………………..73

Características que deben reunir las series que se transfieran…………………73

• El cuadro de clasificación y codificación…………………………………………..73

• El calendario de conservación y eliminación……………………………………..73

• El sistema de descripción y de gestión…………………………………………….73

Establecimiento de los plazos de transferencia y custodia…………...…..73

Selección…………………………………………………………………...……………..76

Eliminación…………………………………………………..……………….………….76

1.- Las copias y los duplicados de documentos originales………………………...76

2.- Las copias y duplicados de documentación contable…………………………..76

3.- Las notas internas…………………………………………………………………..76

4.- La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas……....76

5.- Los faxes……………………………………………………………………………...77

Comisión de evaluación y aprobación de eliminación documental………………77

C) Descripción………………………………………………………………….…..…77

3. 1. Elaboración de los instrumentos de consulta…………………………………78

3. 1. 1. Instrumento de control……………………………………………………79

3.1.1.1. El Cuadro de Clasificación…………………………...…..79

*Estructura……………………………………………………………....80

1.- Tabla general………………………………………………………………………...81

2.- Tablas auxiliares………………………………………………………………...….81

3.- Índice………………………………………………………………………………….81

X

*Código de clasificación………………………………………………...81

3. 1. 2. Instrumento de descripción…………………………………………………..82

3. 1. 2. 1. Guías generales……………………………………..82

3. 1. 2. 2. Inventarios…………………………………………..82

3. 1. 2. 3. Catálogos……………………………………………..83

3. 1. 3. Instrumento de difusión………………………………………………...…….84

D) Conservación……………………………………………………………………...84

Diagrama de flujo de Tratamiento Archivistico……………………………………85

7. 3. TERCERA FASE………………………………………………………………….85

7. 3. 1. Instalación: Local, Equipo y Materiales…………………………………...85

7. 4. CUARTA FASE……………………………………………………………………87

7. 4. 1. Automatización…………………………………………………………………88

a) Razones Estratégicas…………………………………………..90

b) Razones Financieras…………………………………...……….91

c) Razones Técnicas………………………………………………..91

7. 4. 2. Digitalización………………………………………………………...…………91

7. 5. QUINTA FASE……………………………………………………………………91

7. 5. 1. Servicios…………………………………………………………………………92

7. 5. 1. 1. Consulta……………………………………………………………………..92

a) Los archivos de oficina….……………………………………………………….92

b) Los archivos centrales…………………………………………………………..92

7. 5. 1. 2. Préstamo y reproducción simple………………………………………….93

XI

a) Préstamo de documento…………………………………………………….93

b) Reproducción simple………………………………………………………...94

CRONOGRAMA……….…………………………………………………………………………95

PRESUPUESTO……………………………………………………...………………………….96

INDICADORES DE EVALUACIÓN…………………………………………………99

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES………………………………………..100

BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………….102

ANEXO………………………………………………………………………………………….1-84

XII

ÍNDICE DE ANEXOS Página

MANUAL Y NORMA DE FUNCIONAMIENTOS DEL SISTEMA DE

ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL……………………….……………………..2

MARCO METODOLOGICO……………………………………………………….…...7

DIARIO DE CAMPO # 1……...………………………………………………………...8

DIARIO DE CAMPO # 2……...………………………………………………..……..10

DIARIO DE CAMPO # 3……...………………………………………………………11

DIARIO DE CAMPO # 4……………..……………………………………………….12

El Archivo de Gestión u Oficina (anexo I)………………………………………….15

El área de la administración contable (anexo 2)………………………………......21

El Área del Tribunal de Honor (anexo 3)…………………………………………...28

El Depósito (anexo 4)……………………………………...……………………….......32

A) MATRIZ DE LA ENTREVISTA………….……………………..…………….… 50

B) MATRIZ DE CATEGORÍAS……………………………...……………………….51

DIAGRAMA DEL SISTEMA CLASICO DE ARCHIVOS……………………..….52

HOJA DE RUTA DE LA SECRETARIA GENERAL…………………………......54

HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIAS…………….…………………..56

ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION……………………….………………….59

CLASIFICACION ORGANICA……………………………….………………………61

SEÑALIZACIÓN DE CARPETAS (EXPEDIENTES)……………..…………...…64

SEÑALIZACIÓN DE CAJAS DE ARCHIVO DEFINITIVO…………..…………66

CUADRO DE CLASIFICACION………………………………………..……………69

INVENTARIO SOMERO…………………………………………...…..……………..71

DIAGRAMA DE FLUJO DEL TRATAMIENTO ARCHIVISTICO……..………73

FORMULARIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTO Y TESTIGO…………….75

TIPO DE ESTANTES………………………………………………………………….78

PLAN DE ACCION……………………………………………………………….…….82

Diseño de Sistema de Archivos de Gestión y Central para la Institución Club de La Paz.

- 1

I. INTRODUCCION

El presente proyecto de grado, del Diseño de Sistema de Archivos para la

Institución Club de La Paz, tiene el objeto de preservar y conservar el

patrimonio documental tanto en el área operativa como administrativa.

La importancia de la aplicación de este diseño de sistema de archivos, es

mejorar el manejo de la documentación, ya que se constituye como testimonio y

evidencia de las actividades llevadas a cabo, quedando en la memoria e

historia, para considerarse patrimonio documental de la institución ,

considerando necesario para facilitar el rápido acceso a la información.

En la primera, parte damos algunos datos indispensables para la comprensión

del tema que nos interesa, es decir, la incidencia de las leyes. Revisaremos

brevemente el avance y estado actual de las que se refieren específicamente a

los archivos, subrayando que podrían facilitar el tratamiento de los

documentos.

Cualquier legislación sobre documentos debe definir con precisión toda la

terminología pertinente, con inclusión de documentos públicos y privados.

Una vez agrupada la documentación se iniciara con la organización que es la

elaboración y relevamiento de la información para la administración de los

documentos del Club de La Paz, se organizara de acuerdo a los siguientes

niveles Fondo, Sub.Fondo, Sección, Sub.Sección, Series y Sub.Serie., para

proyectar el trabajo se planteara la aplicación de normas internacionales como

el Tratamiento Archivistico, que consiste en A) Identificar (clasificar, Ordenar

y instalar), B) Valorar se determinara los valores primarios y segundarios de

las series, C) Describir se elaborara los instrumentos de control: los cuadros de

clasificación, y los instrumentos de descripción: inventario, se utilizara los

caracteres de la Norma ISAS (G) el formato fue elaborado de acuerdo a los tipos

y series documentales, C) Conservar, la preservación de la documentación, la


- 2

instalación documental en los estantes, posteriormente se realizara el registro

topográfico para la ubicación física de los documentos en el Sistema de Archivos

de Gestión y Central, todo esto para testimoniar las diferentes actividades de la

institución CLUB DE LA PAZ.

Poseer un sistema de archivos adecuado a las necesidades de la institución

facilitará en gran medida la fluidez de la búsqueda de documentación, así

también revalorizara el nombre de la institución por quedar organizada,

ordenada y comprometida con la seguridad del patrimonio documental.

“La institución CLUB DE LA PAZ se dedica a generar un centro social y

cultural con características de casa grande de los bolivianos, sin perder las

raíces de su identidad, sus tradiciones y su prosapia.”

Todas las ciudades capitales del planeta poseen una institución que congrega a

lo más grande de su sociedad, por encima de diferentes circunstancias, credos o

ideas políticas. Un lugar reservado para caballeros y damas, por su trato, su

moral y sus costumbres.

1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Club de La Paz, una Institución Social y Cultural desde su fundación, ha

generado y acumulado mucha documentación que no ha sido tratada de manera

conducente, no se aplican normas y procedimientos archivísticos por el

personal y la secretaria, al margen de ser personal transitorio, que ha tenido a

su cargo el manejo y uso del archivo, provocando hacinamientos, extravió y

dispersión documental, hecho que dificulta el acceso a la información para la

toma de decisiones, la atención al requerimiento interno y externo, las

actividades desarrolladas y que pueden ser considerada de valor histórico; pero

por la falta de un sistema de archivos, la organización documental, carece de


- 3

estos servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa información y la

conservación del patrimonio documental.

1. 2. JUSTIFICACIÓN

Es una necesidad diaria de la Institución, poder acceder rápidamente a la

información custodiada y organizada a través de un sistema de archivos para

ofrecer una mejor atención a los socios y personal de la institución. A partir de

esta visión, el presente trabajo será diseñado y desarrollado en vista de un

problema real y palpable.

Los documentos son testimonios vivos considerados como patrimonio histórico y

cultural de la institución, y ligados a su historia, a su vida contemporánea y a

su quehacer diario.

II. MARCO TEORICO

El objetivo de esta legislación es que las entidades tanto públicas como

privadas conserven en sus repositorios respectivos los documentos que generan,

indistintamente del tipo de soporte e información registrados en el.

Revisaremos brevemente el avance y estado de las leyes que se refieren

específicamente a los archivos, subrayando que estas podrían facilitar el

tratamiento de documentos.

2.1. Legislación: fem. Acción de legislar.// Conjunto de leyes de un país, sobre

cierta materia, etc.// Der. Conjunto o cuerpo de leyes por los cuales se gobierna

un Estado o una materia determinada. (Arévalo P. 154p.).


- 4

2. 1. 1. Legislación archivística

El acceso a la información, imperativo básico y esencial para garantizar el goce

pleno de los derechos ciudadanos, y fortalecer a un Estado moderno, es una

obra en construcción en Bolivia.

En Bolivia se han realizado varias iniciativas en ese sentido desde 1990, siendo

los más importantes las llamadas “leyes transparencia” 1178 (1990: Ley del

Sistema de Administración y Control Gubernamentales), y 2341 (2001: Ley de

Procedimiento Administrativo), que buscan garantizan el acceso a la

información pública para fines de control interno y el derecho de acceso a la

información en base al precepto del interés institucional para controlar la

administración del gasto institucional y por otra parte el derecho legítimo del

administrado.

Es así que la praxis archivística se sustenta en dos vertientes fundamentales:

a) La vertiente técnica o archivística.

b) La vertiente administrativa

a) La Vertiente Archivística

Uno de los Autores más consagrados de esta primera vertiente es Gunnar

Mendoza, quien en 1961 hace aprobar el Decreto 5758, que instruye a las

instituciones nacionales, la transferencia de documentación con antigüedad

superior a los 35 años al archivo nacional, Si bien la norma no fue ejecutada

tuvo mérito de instruir dictamen de “documento histórico” a aquel que

alcanzare la edad de 35 años.

“Este cuerpo normativo, incide en la administración documentaria y

archivística sobre todo del sector público, a lo largo de su ciclo vital, cruzando

de manera transversal las distintas fases del ciclo vital de las

documentaciones”.


- 5

b) La Vertiente Administrativa

El servicio de los archivos, que esencialmente es fedatario, que está regido por

el Código Civil y el Procedimiento Civil, que dictaminan el carácter de copias

legalizadas y certificaciones con valor legal, siempre que estos sean extendidos

por funcionarios competentes a cargo de los archivos institucionales.

“En esta vertiente viene de los profesionales de administración de empresas y

del ámbito de la Contraloría General de la República, que introdujo en Bolivia

el moderno sistema de administración y control gubernamentales, basando su

efectividad en el acceso oportuno a la información oficial y la consiguiente

necesidad de mantener organizado el archivo institucional.

2.1. 2. La Nueva Constitución Política del Estado Plurinacional

A partir de la Promulgación de la Constitución Política del Estado, el 7 de

diciembre de 2009, Bolivia ingresa en la Era del acceso libre a la información,

que revoluciona el derecho de petición y cambia radicalmente el espíritu de

servicio fedatario.

La constitución además del derecho al libre acceso a la información pública y el

derecho de petición que ahora se puede ejercitar en plano de la informalidad y

sin mayor requisito que la identificación del peticionario, incorpora en su texto

importantes instituciones jurídicas de última generación, tales como el régimen

de reserva, la acción de protección de privacidad y la acción de cumplimiento de

la constitución.

Articulo 99

I. El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable,

inembargable e imprescriptible. Los recursos económicos que genera


- 6

se resguarda por la ley para atender prioritariamente a su

conservación, preservación y promoción.

II. El Estado garantiza el registro protección, restauración

recuperación, revitalización, enriquecimiento, promoción y difusión

de su patrimonio cultural, de acuerdo con la ley.

III. La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica,

documental, y la procedente del culto religioso y del folklore, es

patrimonio cultural del pueblo boliviano, de acuerdo a ley. (CPE,

Art.99; 17 p.).

Artículo 237.

I Son obligaciones para el ejercicio de la función pública.

1. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la

función pública, sin que puedan sustraerlo ni destruirlo. La ley regulara

el manejo de los archivos y las condiciones de destrucción de los

documentos públicos.

2. Guardar secretos, respectos a las informaciones reservadas que no

podrán ser comunicadas incluso después de haber cesado en las

funciones. El procedimiento de calificación de la información reservada

estará prevista en la ley.

II. La Ley determinara las sanciones en caso de violación de estas

obligaciones. (CPE, Art.237; 33 p.).

DS. 28168 / 17-05-05) Garantizar el acceso a la información, como derecho

fundamental de toda persona y transparencia en la gestión del Poder Ejecutivo.

Con esta base normas se vino aplicando la archivística en Bolivia, señalamos

que en el momento está en estudio el anteproyecto de Ley del Sistema de

Archivo de Bolivia.


- 7

De forma general podemos señalar que estas leyes y DS. Nos da un horizonte

sobre el manejo documental en nuestro país, que todas las personas que

desempeñan funciones como empleados de instituciones públicas y privadas ya

sean de planta, contrato o consultores están obligados a conservar

adecuadamente y evitar la destrucción de los documentos que hayan generado

y recibido en su gestión, en razón de su cargo y entregar los mismo al cesar en

sus funciones.

2.2. La Información: el objeto de estudio de la documentación archivistica

El término “información” no es fácil de delimitar. Por un lado, tiene una gran

variedad de connotaciones en los diferentes campos del saber y en las distintas

actividades sociales. Por otro, la información forma parte consustancial de la

existencia del hombre, por lo que se encuentra imbuida en su presente y en su

pasado, así como en un entorno físico, emocional e intelectual en constante

evolución y cambio.

La Documentación se ocupa de la información que produce el hombre y es el

resultado, entre otros, de investigar los fenómenos de la naturaleza; estudiar

las manifestaciones, el comportamiento y el pensamiento del ser humano en

sus distintos aspectos; analizar los restos materiales, biológicos y geológicos

que perduran a través de los siglos; o interpretar los documentos resultado de

las distintas actividades que realiza y ha realizado el hombre a lo largo de su

historia.

Pero el hombre también genera información que es consecuencia de los

conocimientos que adquiere al leer, interpretar y analizar la información

producida por otros. Se produce información porque se adquieren nuevos

conocimientos, directa o indirectamente. Es decir, a través de la interpretación


- 8

del entorno o mediante el acceso a información registrada. (Moscoso, C., 2010,

25-43 p.)

2.2.1 Concepto de Documento de Archivo.

La materia prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar

los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de

archivo, ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le

mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias

relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros,

bibliotecarios, documentalistas, museólogos.

En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal

producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que

demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en

un soporte perdurable que contiene información. (NUÑEZ CONTRERAS, Luis;

1983, 31 p.)

A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a

campos más restringidos. Por un lado documentos considerados como fuentes

narrativas, artísticas, informativas y científicas, producto de la imaginación, la

creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas, museos, y centros

de documentación. Por otro, fuentes documentales reflejo de las relaciones y

actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio,

es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica

la certeza o verdad de una cosa. Son lo que consideramos documento de

archivo, generalmente identificados con los documentos administrativos,

aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (p. e. carné

de identidad o permiso de conducir). Incluso podemos reducir aún más el

concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: de naturaleza

exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y de


- 9

naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurídica pero que sin

embargo son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto,

verídicos o fehacientes.

En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora,

así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e

internos, su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan

sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto

documental es como tiene sentido científico archivístico. El documento único,

aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de este sentido.

De aquí se derivan los principios fundamentales que diferencian a la

Archivística de las demás Ciencias de la Documentación: el carácter seriado de

los documentos, el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y

nunca como colección documental, y el principio de procedencia. (Fuster Ruiz,

Francisco; 2011, 104 p.)

2.2.2. Definición de documento de archivo.

El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección

de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de

archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de

sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo

con unas características de tipo material y formal.” (DTA.1993, 30 p.).

Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva,

atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de

forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación

con la entidad productora:


- 10

(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial,

en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica,

manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte

documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o

electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado

o difundido en imprenta), (Caracteres internos): ... de carácter auténtico,

objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en

cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en

forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo

originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los

demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o

conjunto orgánico.

(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como

resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad

pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o

administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de

gestión”.

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una

persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de

carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus

actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de

información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético,

película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de

necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien. (Fuster

Ruiz, Francisco; 2011, 104 - 105 p.)


- 11

2.3. Definición de archivo privado

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus

funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no

regidas por el derecho público. (DTA.1995, 24 p.)

2.4. Definición de sistema de archivo

Señalamos que define cuatro tipos distintos de archivos, a los que corresponde

otras tantas etapas del ciclo vital de los documentos y que se diferencia entre sí

por las funciones específicas que les corresponde a cada uno de ellos. (Cuba, S.

20 p.)

Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento,

coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y

difusión del Patrimonio Documental. Compone el sistema archivístico, los

archivos, los servicios archivísticos, la administración de archivos, la legislación

archivística, y el personal (DTA. 1995, 52 p.).

2.5. Tipos de Archivos

2.5.1 Definición de archivo de Gestión u Oficina

Tiene la fuente esencial la conservación de la documentación mientras dura su

trámite o la necesidad de utilización es constante.

La organización de los documentos en esta primera etapa determinara las

posibilidades de tratamiento de todas las demás. Esta organización debe

basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de

expedientes en lo que se materializan las competencias que tiene asignadas la

oficina productora.


- 12

Entre todos los Archivos de Oficina y el Archivo Central debe existir una

estrecha relación funcional. (Conde, M. 20 p.)

Dentro el ciclo vital de los documentos, es el archivo de oficina que reúne la

documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con

carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que

superen los cinco años de antigüedad (DTA. 1995, 20 p.)

2.5.2 Definición de Archivo Central

Los archivos centrales, llamados también “memoria institucional”, se generan

cono resultado de la transferencia documental desde los archivos de gestión,

tarea que se ejecuta en estricta aplicación de los calendarios de conservación y

las tablas de retención. Es la autoridad técnica institucional, por lo que tiene la

función de coordinar y controlar el fundamento de los archivos de gestión.

Conserva y administra los documentos transferidos hasta la prescripción del

valor legal, es decir hasta 15 años de antigüedad. El archivo central tiene la

misión de recoger, conservar y sistematizar la totalidad de documentaciones

resguardadas en los archivos de gestión.

El archivo central aplicara el Principio de Procedencia, en su acepción del

respeto a la estructura interna del fondo, y el respecto al orden original de las

series (expedientes y carpetas), que serán conservadas hasta su transferencia

al archivo intermedio. La responsabilidad del archivo central termina con la

transferencia de facciones de Sección del Archivo Central al Archivo

Intermedio. (Oporto y Campos; 105 p.).

Recibe la documentación que transfiere los archivos de oficina que compone la

estructura de una organización, una vez que las necesidades de utilidad no son


- 13

constantes, además del servicio a los archivos de oficina, su misión esencial es

el estudio y valoración de las series documentales,

Es el órgano básico de control del tratamiento de la documentación producido

por cada organismo (Conde Villaverde, M. 23 p.)

Dentro del ciclo vital de los documento es el que coordina y controla el

funcionamiento de los distintos archivos de oficina o de gestión y reúne los

documentos trasferidos una vez terminado su trámite y cundo su consulta no

es constante, en virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo

excepciones o no pueden custodiar documentos que superen los treinta años de

antigüedad. (Cuba S. 2009; 23 p.)

Es el eje del sistema de archivos de la administración. Debe por lo tanto

mantener una relación constante con los archivos de oficina y con el archivo

intermedio.

2.5.4 Definición de Archivo Intermedio

Recibe la documentación transferida por los archivos centrales de los distintos

organismos cuando las necesidades de consulta por parte de la administración

productora son solo esporádicas.

Si al desaparecer la vigencia administrativa no se han desarrollado otros

valores que determinen su conservación permanente, la documentación debe

ser eliminado de acuerdo con las normas técnicas establecidas, en caso

contrario, los documentos deben ser transferidos al Archivo Histórico que

corresponda. (Conde Villaverde, M. 20p.).

Es aquel al que se transfieren los documentos desde los archivos centrales

cuando su consulta por los organismos productores se hace esporádica y en el

que permanece hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En


- 14

virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los

archivos intermedios no pueden conservar documentación que superen los

cincuenta años de antigüedad. (DTA. 1995, 22 p.).

2.5.4 Definición de Archivo Histórico

Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que ha de transferir desde

el archivo intermedio la documentación que debía conversarse

permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminaciones por

parte de la comisión superior calificadora de documentos administrativos.

También puede conservar documentos históricos recibidos por donación,

deposito, adquisición, etc. (DTA. 1995, 22 p.).

2. 6. Tratamiento archivístico

Definición

Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que compone el

proceso del control intelectual y físico de los fondos o a lo largo del ciclo vital del

documento. . (Cuba, S. 2011, 320 p.).

Con el tratamiento archivístico es donde determina la tipología documental las

series y sub.Series documentales que se encontraran. En esta fase se esboza un

planeamiento de identificación, estudio y valoración de las series documentales

producidas por el organismo productor donde se iniciara la clasificación,

ordenación de la documentación. (Arévalo, V. 2003).

2. 6. 1. Identificación

Es la primera fase del tratamiento archivístico y consiste en el análisis de la

organización de las funciones de las personas físicas o jurídicas, publicas, que

produjeron series y tipos documentales.


- 15

Clasificación, operación intelectual que consiste en el establecimiento de las

categorías y grupos que refleja la estructura jerarquía del fondo de la

institución. Esta etapa tiene como objetivo la aplicación de dos principios

básicos de la archivística. (Cuba, S. 2009, 47 p.)

2. 6. 1. 1. Clasificación

Se procederá a clasificar por series de acuerdo con su origen y procedencia. Se

establecerá categorías y grupos donde reflejara la estructura jerárquica del

fondo de la institución. Es el primer paso del proceso y de acuerdo al proyecto

propuesto se realizara durante la gestión la identificación de los documentos,

expediente por expediente en el siguiente orden, en forma cronológica y

alfabética. Al mismo tiempo se realizara. (Cuba, S. 2009, 48 p.)

2. 6. 1. 2. Ordenar

Se ordena la documentación dentro de cada (serie) estableciendo las secuencias

de las categorías y grupos de acuerdo con el orden cronológico o alfabéticos,

geográfico (regional) temático respetando el orden actual (orden original) con

respecto a su generación. (Cruz, J. 1994, 250 p.).

2. 6. 1. 3. Instalar

Se instala la documentación en sus correspondientes estantes, debiendo contar

con ubicación topográfica. Finamente si la documentación tuviera codificación

que está siendo utilizada hasta la fecha. (Cruz, J. 1994, 251 p.)

2. 6. 2. Valoración

Señala que la valoración es la fase del tratamiento archivístico que consiste en

analizar y determinar los valores primarios y segundarios de las series

documentales fijando los plazos de transferencia acceso y conservación o

limitación total o parcial. (Arévalo, V. 2003).


- 16

2. 6. 3. Descripción

Destina a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el

conocimiento y consulta de los documentos organizado en archivos. (Cuba, S.

2009, 50 p.).

La descripción es la parte de la tarea archivística que engloba las diversas

actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que

faciliten el acceso a los fondos. (Schellenberg, T. 1961, 21 p.).

2. 6. 4. Conservación

Es la fase fundamental de la preservación o prevención de posibles alteraciones

físicas de los documentos y soportes documentales y por ende la información en

ellos contenidas. Convertido en patrimonio documental mucho de estos

expedientes de valor permanente interesan a la administración de la

institución quien preservara y garantizara su custodia. (Cuba, S. 2009, 51 p.)

2. 7. Señalización

Acción y efecto de señalizar. Cualquier sistema de señales propio para

comunicar, dirigir o ejecutar alguna cosa.

Señalización es el conjunto de estímulos que condiciona la actuación de las

personas que los captan frente a determinadas situaciones que se pretender

resaltar. (MundoArchivistico.com. Diccionario)

2. 8. Transferencia

Acción u operación de transferir. // Es el paso de los documentos del archivo

administrativo al archivo Histórico y tiene lugar después de un plazo más o


- 17

menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido

valorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermedio, para

conservación permanente y utilidad científica. // Es la operación de trasladar

los expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica a

los archivos de transferencia y concentración mientras prescribe el término de

conservación fijado por la ley, por opinión de las dependencias tramitadoras, o

de acuerdo con el trámite de vencimiento, a fin de no ocupar espacio vital en el

archivo de trámite. Esta operación deberá llevarse a cabo de acuerdo con las

subunidades de análisis de trámite. Así se llama al lapso de conservación de un

expediente, comprendido entre la fecha de terminación de su trámite y la fecha

en que cause baja. (MundoArchivistico.com. Diccionario).

2. 9. Servicio

Acción de servir. // Prestar acto que se realiza para servir a alguien o a algo. Se

aplica particularmente a los prestados como empleado o en una carga.//

actividad que consiste en servir.// de estado de alguien o algo que esta sirviendo

en la cosa para que estas destinado o a que está obligado.// organización oficial

o privada destinada a prestar ciertos servicios.( Arévalo, V. 2003)

III. MARCO METODOLOGICO

La metodología que se aplicó son:

El enfoque cualitativo:

- Técnica de la observación científica

Directa y participante

Indirecta

- Técnica de la entrevista

Se desarrollaran en el proyecto dos tipos de técnicas de investigación, el

primero nos ayudara a observar la realidad de los problemas, y el segundo nos


- 18

relatara las necesidades que tienen los socios y el personal administrativo de la

institución.

3. 1. Observación

Es la percepción dirigida a la obtención de información sobre objetos y

fenómenos de la realidad; es un procedimiento intencionado, selectivo e

interpretativo de la realidad mediante la cual se asimilan y explican los

fenómenos perceptibles del mundo real. Se la aplicara para conocer.

Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o

cosa, tomar información y registrarla para su posterior análisis.

La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en

ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Gran

parte del acervo de conocimientos que constituye la ciencia ha sido lograda

mediante la observación.

Existen dos clases de observación: la observación no científica y la observación

científica. La diferencia básica entre una y otra está en la intencionalidad:

observar científicamente significa observar con un objetivo claro, definido y

preciso: el investigador sabe qué es lo que desea observar y para qué quiere

hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente la observación.

Observar no científicamente significa observar sin intención, sin objetivo

definido y por tanto, sin preparación previa.

La observación es participante cuando para obtener los datos el investigador se

incluye en el grupo, hecho o fenómeno observado, para conseguir la información "desde

adentro". (Flick, U.1920, 154-155p.)


- 19

¿Que relación debería existir entre el

observador y el objeto observado?

La reciprocidad entre el observador y

el objeto es que son especializados en la

misma área de estudio (archivos)

La observación

¿Que debe ser observado?

El control de la documentación de la

institución Club de La Paz, en cuanto

a la aplicación de normas archivísticas

(Tratamiento Archivístico)

¿Cómo se puede resumir estas

observaciones?

* No cuentan con archivos que

centralice la documentación como tal y

se apliquen las normas,

Problemas del observador

La falta de un sistema de archivos, la organización documental, carece de estos

servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa información y la conservación

del patrimonio documental.

¿Que procedimientos debe utilizarse?

*Desarrollar el sistema de archivos

de gestión y central

*Aplicar la norma internacional, el

tratamiento archivistico (Identificar,

Valorar, Describir y Conservar)

* facilitar el acceso a la información


- 20

Planificación de la observación

Propósitos:

*Ejecutar el sistema de archivos de gestión y

central

*Aplicar la norma internacional, el

tratamiento archivístico (Identificar, Valorar,

Describir y Conservar)

* facilitar el acceso a la información

Muestra de la conducta que se está

observando:

*No cuentan con archivos que centralice la

documentación como tal y apliquen las

normas.

* caréese el riego de perder esa valiosa

información histórica.

*desorganización del acervo documental.

*hacinamiento extravió y dispersión de la

documentación.

*la documentación se encuentran en diferentes

depósitos y se conservan en cajas, saquillos y

carpetas sin ninguna protección para la

conservación

Precisar las condiciones de la observación:

La situación donde se realizara la observación

es, en la Institución Club de La Paz en el 2ª

piso, en la oficina central (secretaria general y

administración contable), en el ambiente del

Tribunal de Honor y el depósito, lugares

donde custodian la documentación sin ninguna

protección.

Elaborar los instrumentos de observación:

Registros anecdotarios:

Se ejecutara el diario de campo

(ver anexo Nº 1)


- 21

3.1.2 La observación científica se aplicaran las:

a) Directa y Participante

b) Indirecta

a) Informé de la Observación Directa y Participante

Cuando el investigador se pone en contacto y se incluye personalmente con el

hecho o fenómeno que trata de investigar. Para conseguir la información "desde

adentro".

Dentro de la observación directa y participante, se fundamentó a analizar el

control de la documentación en cuanto a las normas archivísticas, se pude

detectar falencias en este proceso, puesto que la documentación no se

encuentra con la aplicación del Tratamiento Archivístico (Identificar, Valorar,

Describir y Conservar), no cuenta con instrumentos descriptivos con inventario,

catálogos, índice del contenido del acervo documental; los mismos se encuentra

almacenados en muebles de escritorio y en depósitos en cajones, saquillos,

carpetas, fólderes, sin ningún tipo de protección para la conservación de la

documentación custodiada, se evidencia que no respeta el principio de

procedencia y orden original, pues no se encuentra clasificada, y no

diferenciada de series documentales.

Se pudo analizar la realidad de la documentación, caréese de organización,

normas archivísticas, mobiliario, equipamiento, y de un espacio físico más

adecuado para el funcionamiento del sistema de archivos.

La circunstancia que vive esta institución es complicada, ya que no se puede

acceder a la documentación. Debido a que no cuentan con archivos que

centralice la documentación como tal y apliquen las normas, para transferir la

documentación organizada del archivo de gestión al archivo central y


- 22

consecutivamente cumpliendo los Plazos fijados de transferencia al archivo

histórico ya que será el patrimonio institucional del Club de La Paz.

b) Observación Indirecta

Cuando el investigador entra en conocimiento del hecho o fenómeno observando

a través de las observaciones realizadas anteriormente por otra persona. Tal

ocurre cuando nos valemos de libros, revistas, informes, grabaciones,

fotografías, etc., relacionadas con lo que estamos investigando, los cuales han

sido conseguidos o elaborados por personas que observaron antes lo mismo que

nosotros. (Puente, W., 2007 revisado:

http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm, pagina 9 p).

Esta técnica es factible ya que ayuda a analizar y aprender, el desarrollo que

debe efectuarse sobre la organización de la documentación y el funcionamiento

del sistema de archivos.

3. 2. La Entrevista

Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos

personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin

de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona

entendida en la materia de la investigación.

La entrevista es una técnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho

en psicología y, desde su notable desarrollo, en sociología y en educación. De

hecho, en estas ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable

porque permite obtener datos que de otro modo serían muy difíciles conseguir.

(Gonzáles, M y Lorca, L., 2000, 35 p.)

http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm


- 23

Desarrollo de la entrevista

Las personas entrevistadas reconocen la importancia de procesos archivístico y

ven la necesidad del establecimiento de un sistema que regule el manejo de la

documentación por medio de un reglamento.

La entrevista se las realizo 25 al 27 de julio, a autoridades de alta jerarquía

como es el Presidente, el Director de Cultura, Jefe de Administración

Contable, a los que se efectuaron las siguientes preguntas.

Se les pregunta si consideran a la información parte fundamental para el

desarrollo de sus actividades, todos los entrevistados concordaron en señalar

que la información es muy importante para desarrollar sus funciones.

Seguidamente se les pregunta si la documentación de la presente gestión y

aquellas gestiones anteriores (más de cinco años) que era requerida para

consultas y tramites de asuntos es accesible de manera inmediata; se obtienen

dos repuestas: la documentación más reciente es decir de la gestión es accesible

oportunamente, pero la documentación de gestiones anteriores es generalmente

inaccesible y en algunos casos la documentación es ubicada tardíamente

ocasionando observaciones por parte de los Socios Directores, Administración

Contable y auditorias.

Finalmente se preguntó a la jefa de la administración contable de la

institución, si cuenta con capacitación para resguardar aquella documentación

de gestiones anteriores. A lo que respondió que no existe el espacio físico

adecuado para el funcionamiento del sistema de archivos, ni el personal

profesional que se encargue de este resguardo, y tampoco de mobiliario y

equipamiento para este fin, solo cuenta con depósitos donde se encuentran los


- 24

documentos del are contable, y la correspondencia de la institución, se

encuentran sin protección ni accesibilidad.

Concluye que la necesidad de crear el sistema de archivos de Gestión y Central,

tanto el espacio físico, la necesidad del personal para estas tareas, el

mobiliario, son prioridad para organizar la documentación con normas

archivísticas, así brindar servicios y facilitar el acceso a la información de

dichos documentos custodiados. (Ver anexo A y B)

IV. MARCO INSTITUCIONAL

4. 1. Historia de la institución

El Club de La Paz fue fundado el 8 de mayo de 1882 con el objetivo de

proporcionar a sus socios un lugar de reunión, de carácter social cultural, con

los propósitos de cultivar la amistad y solidaridad entre los socios y sus

familias, fomentar y realizar todas clases de actividades sociales, culturales y

benéficas.

Se reunieron en el flamante local un total 101 socios fundadores entre lo que se

contaban historiadores, periodistas, políticos, militares y en una palabra, lo

más notable de la sociedad paceña, la asamblea luego de sus exposiciones del

Sr. Gutiérrez, como de algunos asistentes acordó nominar al naciente núcleo

social con el nombre de “Club de La Paz”.

El primer directorio fue constituido de la siguiente manera:

Presidente........................................Heriberto Gutiérrez,

Visé-presidente................................Alcides Granier,

Secretario.........................................José Enrique de Guerra,

Vocales.............................................Guillermo Grundy,


- 25

..........................................José Rosendo Gutiérrez,

..........................................Samuel Tórrez,

….………….......................Cesáreo Zalles,

Socio administrativo.......................Sergio del Castillo.

El club de la paz, ha progresado desde su fundación, habiendo sido su primera

residencia la casa del señor Heriberto Gutiérrez, presidente de esta entidad,

paso algunos años ocupo el actual edificio de la Cancillería de la República poco

después mientras duro la construcción del actual edificio, ocupo la casa situada

en los altos del Banco Central, en la calle Colon.

Siguió con los objetivos primordiales, en el aspecto social, cultural y benéfico,

manteniéndose en base a las cuotas de los señores socios el “Club de La Paz”, el

primer club social de la república. (GUTIÉRREZ, 1953, 50 p.)

4. 2. Historia del archivo

No existe una historia sobre el archivo ya que los socios y el personal

administrativo de la institución no daban importancia al tratamiento

documental que generaba la institución.

V. ANALISIS SITUACIONAL

5. 1. Estudio técnico

5. 1. 1 Tamaño del proyecto:

Este proyecto abarca por lo menos en tres ambientes que miden 8x4, 5x6 y 5x4

metros.

La documentación aproximadamente que se encuentra en estos tres espacios;

en el Tribunal de Honor 60 ml., en los ambientes de la Secretaria y el depósito


- 26

de la Administración contable 1.110 ml., y el depósito 1.310 ml., que hace un

total de 2.480 ml.

5. 1. 2. Ubicación del proyecto:

El proyecto se realizara en la ciudad de La Paz, en la Institución Club de La

Paz, segundo piso entre la avenida Mariscal Santa Cruz y esquina Camacho.

5. 1. 3. Proceso productivo y / o servicios:

El producto de este proyecto es que la documentación será accesible y

recuperable para satisfacer la demanda de los usuarios y brindar un mejor

servicio de información.

5. 2. Estudio jurídico

Se debe enfatizar que el patrimonio documental está inscrito como un bien del

estado por lo que su protección está debidamente legislada. Las siguientes son

las disposiciones legales que amparan los documentos:

La Constitución Política del Estado, en el artículo 99, inciso III, indica

“La riqueza documental, es patrimonio cultural del pueblo boliviano, de

acuerdo a ley. (CPE, Art.99; 17 p.).”.

La ley SAFCO que en el artículo 1ª inciso, indica que se debe “desarrollar

la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el

manejo incorrecto de los recursos del estado”.

Ley 1340, Código Tributario, de fecha 8 de junio de 1992.

Decreto Supremo Nº 23318 – A de 3 de noviembre de 1992. Reglamento

de la responsabilidad por la función pública – Ley 1178. Que indica en el

artículo 3, responsabilidad. “por la función pública –tiene el deber de


- 27

desempeñar sus funciones con eficacia, economía, transparencia, y

licitud. Su incumplimiento genera responsabilidad jurídica en el artículo

5, transparencia “el desempeño transparente de funciones por los

servicios públicos, base de credibilidad de sus actos, involucra:

Generar y transmitir expedientes información útil, oportuna, pertinente,

comprensible, confiable y verificable a sus superiores jerárquicos.

Preservar y permitir en todo momento el acceso a esta información, como

de verificar la eficacia y confiabilidad del sistema de información.

Basándose en la importancia de estas leyes y decretos. Los socios del Club de

La Paz están empeñados en lograr un sistema de archivos que resguarde la

documentación de la memoria institucional, un adecuado servicio y control

documental que no solo beneficie a la institución sino que discurrirá en los

cauces de la mejora continua.

5. 3. Estudio social

Esta beneficiado a la institución (aproximadamente a 600 personas

pertenecientes a la institución entre socios y personal administrativo) a

quienes contribuirá. Resguardara y Facilitara el rápido acceso a la

información.

El grupo social que abarca a la institución es de un alto nivel social no existe

obstáculos ya que los socios del Club de la Paz están empeñado a que se realice.

La educación, actividades, costumbres y cultura, de los socios y del personal

administrativo acerca de esta visión, comprometidos en ayudar y participar

para hacer realidad esta meta.


- 28

5. 4. Estudio de la capacidad organizacional

La capacidad de organización de la institución es óptima para el desarrollo del

proyecto, puesto que cuenta con recursos financieros, el apoyo de los socios y el

personal administrativo.

Es de esta forma que los objetivos trazados en el proyecto coadyuvaran al

desempeño eficaz de la administración documental con el fin de brindar un

mejor servicio a sus usuarios.

5. 5. Estudio financiero

No contaba con una inversión económica para mantener en funcionamiento el

archivo ya que nunca se tomó en cuenta.

Actualmente gracias al proyecto se cuenta con el apoyo financiero de la

institución, este proyecto se tiene previsto para un año en la gestión 2013, dos

profesionales en bibliotecología y ciencias de la información, especialistas en

archivos, con un sueldo mensual 3.500, material de escritorio, mobiliario

(cajas, estantes metálicos o replegables), equipos electrónico para la

automatización y digitalización.

Esta institución cuenta con el nivel economía suficiente para poder resolver el

problema.

5. 6. Análisis FODA

Dentro del análisis efectuado en el diagnostico se ha establecido fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas del institución Club de La Paz.

Las oportunidades y amenazas son variables muy importantes referidas al

análisis del entorno para establecer la situación actual de la institución.


- 29

Las fortalezas y debilidades se refieren al análisis interno del aspecto positivo y

negativo más importante en el desenvolvimiento de las actividades.

FODA INSTITUCIONAL DEL CLUB DE LA PAZ

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

1. Apoyo financiero adecuado a los

requerimientos

Tener el mejor Sistema de Archivos

de Gestión y Central líder y modelo

entre los archivos privados de la

ciudad de La Paz

2. Apoyo de los socios directores y

personal administrativo para el

diseño del sistema de archivos

2. Dar a conocer cuánto de

importante es el sistema de archivo

del Club de La Paz hacia el futuro

3.- desde el año 2005 parte de la

documentación de contabilidad está

organizada y empastada,

empíricamente

3. Coordinar con otros CLUBES en

cuanto al incentivo de crear un

sistema de archivos nivel Bolivia

4. Infraestructura propia 4 invitar a un coloquio sobre la

importancia de un sistema de

archivo

5. Recuperar la documentación

perdidos de algunos socios que se lo

llevaron

5. Lograr recibir apoyo de otras

instituciones en cuanto al incentivo

a la institución para que se realice

este proyecto

6. brindar información adecuada a

las necesidades de los socios y de la

institución

6. Incentivar a otras instituciones

para que apliquen en sus institución

un sistema de archivos

7. el servicios será eficaz y eficiente

8. se realizara el manual y

reglamentos archivísticos

DEBILIDADES

AMENAZAS

1. Insatisfacción del personal

administrativo y de los socios

1. Perdida de requerimiento de

información de la institución

2. La descentralización de la

documentación

2.

3. Perdida de documentos de

gestiones pasadas

4. Mala organización del Archivo de

Gestión


- 30

5. los requerimiento de la

documentación de años pasados para

tramite de Gubernamentales

6. evitaran la devolución de los

documentos realizado por los socios

a los mismos

7. no cuenta con profesionales en el

aria (archivo)

(Fuente realizada por: Wendy Condori )

5.6.1 Estrategias

Brindar información adecuada a las necesidades de los socios y de la

institución, evitara la insatisfacción de los usuarios, con el Apoyo del

socios directores y los socios para la implementación del sistema de

archivo

Dar a conocer cuánto de importante es el sistema de archivo del Club de

La Paz, evitara la perdida de documentos con el apoyo del personal

administrativo de la institución

Recuperar la documentación perdido de algunos socios que se lo llevaron,

con el apoyo del directorio y los socios logrando La centralización de la

documentación.

El servicios será eficaz y eficiente, evitando la Perdida de usuarios por la

Mala organización del archivo de gestión, teniendo una Infraestructura

propia

se realizar el manual y reglamentos archivísticos evitando, la Mala

organización del archivo de gestión con el Apoyo financiero adecuado a

los requerimientos.


- 31

VI. VISION – MISION Y OBJETIVOS

6. 1. VISION

Obtener los mejores archivos de Gestión y Central líderes y modelos entre los

archivos privados de la ciudad de La Paz. Comprometida en brindar

información relevante, en este año se realizara la implementación del un

Diseño de Sistema de Archivos de Gestión y Central en marco de gestionar el

fondo documentos del Club de La Paz, garantizar su acceso, control

y preservación, así como el custodio de documentos de archivo.

6. 2. MISION

Administrar el patrimonio documental de la institución para promover la

conservación adecuada del fondo y sub. Fondos, facilitar y agilizar su uso,

mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística,

posteriormente su difusión, brindando a nuestros usuarios soluciones a sus

necesidades de información con el propósito de contribuir a transparentar la

gestión y ofrecer acceso oportuno a la documentación institucional a socios y

funcionarios por su trabajo, estudio, investigación o interés personal.

6. 3. OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Archivos de Gestión y Central, permitirá mejorar la

custodia, la conservación, la organización y el servicio al acceso a la

información, de la Institución Club La Paz desde su fundación de 1882 hasta la

actualidad.

6. 3. 1. OBJETIVO ESPECÍFICOS

Identificar los procesos y elementos importantes para el desarrollo del

sistema de archivos.


- 32

Establecer políticas, normas y procedimientos para la adecuada

organización, conservación y servicios del sistema de archivos.

Construir mecanismos para la organización de los documentos del

Sistema de Archivos, de acuerdo a normas internacionales en vigencia.

Organizar el Sistema en cada una de las fases definidas por el ciclo de

vida de los documentos, respetando los dos principios básicos de la

archivística: principios de orden original y principio de procedencia.

Fijar los plazos de custodia y transferencia de los documentos de acuerdo

a la normativa vigente.

Descripción, de la documentación para el fácil acceso a la información

Ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y

reproducciones

Automatizar y digitalizar la documentación para la recuperación de la

información.

VII. PLAN DE ACCION

“En Bolivia existe normas legales que establecen responsabilidades entorno al

manejo de los documentos y cada institución pública y privada debe contar con

instrumento normativos, técnicos y administrativos, que regulen el manejo

responsable de su documentación”. (MIRANDA, D. y GUTIERREZ, F., 2007, 82

p.)

Por ello es importante que el Sistema de Archivos de la Institución Club de La

Paz, determine los límites del accionar de su sistema archivístico y que

sistematice sus labores. Este sistema archivístico en el que se empleen técnicas


- 33

simples, claras y eficaces, que permita un seguimiento detallado y oportuno, a

fin de mantener un orden adecuado de los mismos y que garantice el control, la

seguridad y la integridad de la documentación, así como la localización rápida

de la misma.

El objetivo que persigue este diseño de sistema de archivos del Club de La Paz.

Es conseguir que los funcionarios, logren administrar eficazmente los

documentos que producen y reciben en el ejercicio de sus funciones,

asegurando una protección adecuada, facilitando una recuperación ágil de la

información utilizada a través de mecanismos de control y supervisión.

Se refiere a la propuesta de diseño instrumental técnico como: contar con

manuales de proceso y procedimiento, manual de funciones y tablas de

retención documental, tablas de valores documentales, adopción de normas

técnicas y normas en general, existente de archivo en las diferentes fases del

ciclo vital.

7. 1. PRIMERA FASE

En un primer momento, se efectuara una toma de contacto con el Acervo

Documental que custodia la institución en diferentes depósitos y ambientes de

la Institución Club de La Paz.

7.1.1. Centralización de la documentación

Mediante el rescate de los diferentes espacios: Tribunal de Honor, oficina

(Secretaria y Administración Contable), y depósitos, que funcionan

actualmente en la Institución Club de La Paz, la documentación será remitidas

por listas o inventarios, todos estos documentos se concentrarán en el archivo

central para su conservación y resguardo.


- 34

También se realizará mediante normas y reglas de transferencia de la

documentación del archivo de gestión u oficina al archivo central.

7.2. SEGUNDA FASE

El segundo ciclo del trabajo está consagrado, por tanto, a la aplicación del

sistema de archivos, mediante el análisis descriptivo e histórico de las unidades

de instalación. Para su desarrollo se han realizado dos grandes funciones el

archivo de gestión u oficina y el archivo central o memoria institucional.

7. 2. 1. DISEÑO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y

CENTRAL

Se define como sistema de archivos de la institución Club de La Paz, al

conjunto de procedimientos de la documentación que forma parte de la

institución, el Archivo de Gestión u Oficina y el Archivo Central, forma parte

del sistema de archivos que es un conjunto de centros de almacenamiento de

documentos, debidamente organizados, cuya accesibilidad es inmediata y que

se encuentra interrelacionados entre sí.

Forman parte del sistema de archivos de la institución Club de La Paz, las

herramientas que regulan estas relaciones: reglamentos, normas,

procedimiento y otros; es importante mencionar que esta regulación se

encuentra amparada por la legislación archivística vigente; de la misma

manera que los individuos que ejecutan las directrices emanadas a este

propósito.

La estructura del Sistema de Archivos de la Institución Club de La Paz será de

la siguiente manera:

Archivo Central Archivo de Gestión Archivo Intermedio Archivo Histórico


- 35

Donde el archivo de gestión corresponde a la oficina generadora de

documentación que pertenece a secretaria general y administración

contabilidad.

El sistema de archivo es parte fundamental de la estructura organizacional del

Club de La Paz, toda la sustentación de las actividades desarrolladas se

encuentra en los documento que han generado, y en el proceso que debe

realizarse para su resguardo, conservación, organización y un adecuado

servicio debe ser prioritario; el presente procedimiento regula las labores en el

ambiente del sistema, tanto en los Archivos de Gestión, Archivo Central,

Archivo Intermedio y Archivo Histórico.

7. 2. 2. Componente del sistema de archivos del Club de La Paz (Anexo Nº I)

• El Archivo de Gestión u Oficina, conserva la documentación que

generan hasta el final de su tramitación y durante el periodo de vigencia

administrativa, que en líneas generales se estima de 5 años (ver página

73).

• El Archivo Central, unidad especializada en las funciones de

gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de

los documentos.

• El Archivo Intermedio, selecciona los documentas que han de ser

conservados y los que se eliminarán.

• El Archivo Histórico, velar por la protección y conservación del

patrimonio documental.

Estos tipos de archivos forman parte del Sistema de Archivos del Club de La

Paz y responden a las diferentes fases del ciclo de vida de la documentación

administrativa. Los documentos de Archivo son los mismos desde que se

producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico; sin


- 36

embargo su valor y su función van modificándose en las sucesivas etapas,

correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto.

El sistema de archivos del Club de La Paz, está concebido como el conjunto de

archivos que responden al ciclo vital de los documentos, con una normativa

adecuada para el funcionamiento eficaz y los procesos archivísticos

concordantes con normas internacionales.

Fases de ciclo vital de los documentos

CICLO VITAL

TIPOS DE ARCHIVO

1.- Fase Activa

Las documentaciones que se producen

diariamente y se encuentra en uso actual,

para el cumplimiento de las funciones y

actividades de las entidades. El expediente

se forma paulatinamente a partir del

proceso del trámite o de la

correspondencia. Se administra en el

archivo de oficina en tanto conserve su

valor administrativo y/o fiscal.

1.- Archivo de Gestión u Oficina

Unidad básica de archivo, existente en cada

oficina de la institución. Pueden existir un

número indeterminado de archivos de

gestión, dependiendo de la complejidad y

el desarrollo organizacional alcanzado por

la entidad.

2.- Fase Inactiva

Los documentos que han ingresado en

receso, no siendo ya necesarios para el uso

administrativo y son transferidos a los

archivos centrales, en tanto conserven su

valor legal, para el servicio de la institución

que los ha generado, en función del interés

legislativo.

Posteriormente se remite a los archivos

intermedios, para ser sometidos al proceso

2.- Archivo Central o Memoria

institucional

Institución archivística o centro de archivo,

deposito en una dependencia adecuada,

dotado de las condiciones necesarias de

espacio, equipo y seguridad, donde se

traslada la documentación inactiva de la

entidad, procedente de los archivos de

gestión, solo existe un archivo central por

cada entidad, aunque la practica nos

muestra la existencia de archivos de


- 37

de valoración. contabilidad que funcionan como centrales

en nuestro país.

3.- Archivo Intermedio

Repositorio archivístico destinado a

preservar y accesibilidad para la consulta;

evaluar las que tienen valor permanente

para su transferencia al archivo histórico y

las que sean superfluas sean desechadas

bajo control legal,. Existe un solo archivo de

este tipo por sector.

3.- fase valor permanente

Las documentaciones que ya han sido

transferidas a los archivos públicos, por

haberse reconocido en ellos su valor para la

investigación científica, siendo disponibles

al uso general e irrestricto.

4.- Archivo Histórico

Establecimiento donde, por ley debe

conservarse la documentación oficial y

natural de valor permanente. Existen varios

tipos de archivos históricos.

(OPORTO, L. y CAMPOS, C., 2009; 72 p.)

7. 2. 2. 1. Área de Secretaria General

De acuerdo a la estructura funcional del Club de La Paz, el área de secretaria

general tiene bajo su responsabilidad la administración documental, su

conservación y ordenamiento.

Actualmente en el Club de La Paz, es administrada por el área de

administración contable que coordina las acciones, y realiza el seguimiento y

control de las actividades y procedimientos internos que asegure un dinámico y

oportuno flujo de documentación e información.


- 38

Funciones

Los funcionarios del área administrativa contable, como encargado de los

archivos de gestión y central, son las siguientes:

Administrar y controlar rigurosamente la documentación institucional,

que fuera generada por el Club de La Paz,

Ser responsable por la custodia adecuada de la documentación en todas

sus formato y soporte

Ser responsable de documentación que fue generada en todas la

dependencias del Club de La Paz, de acuerdo al ciclo vital de los

documentos.

Aplicar un sistema de coordinación y control de actividades y de

procedimientos internos, que aseguren un dinámico y oportuno flujo de

documentos e información, dentro de la institución.

Proporcionar información ágil, eficiente, confiable y oportuna.

Definir políticas, normas y procedimientos archivísticos.

Proponer la conformación de una comisión (con representante de

accesoria jurídica, del área a la que pertenecen los documentos y del

archivo central) para la valoración y evaluación de los documentos que

ya no tengan valor administrativo, legal, jurídico ni permanente

(histórico) para su posterior eliminación.


- 39

Dirigir, organizar, coordinar y ejecutar los programas de preservación,

conservación, descripción y difusión de los documentos que son

resguardados en los archivos.

Establecer plazos de conservación y transferencia de documentos desde

el archivo de gestión hacia el archivo central, de acuerdo a normativas

legales vigentes.

Definir las tareas de identificación de los fondos, sub. fondos y series

documentales respetando los principios fundamentales de la archivística:

principio de procedencia y principio de orden original.

Emitir procedimientos y criterios para la clasificación y ordenamiento de

la documentación, elaborado un repertorio de series de acuerdo a la

estructura organizativa de la institución.

Supervisar que las condiciones de infraestructura del depósito reúnan

las condiciones para garantizar una conservación adecuada de los

documentos, así como de su organización e instalación.

Supervisar el tratamiento adecuado de los documentos en el archivo de

gestión, y denunciar la destrucción no autorizada de los mismos.

Prestar servicios a ciudadanos e instituciones que requieran de

información y/o certificación, conforme a requerimiento establecidos.

(Cuba S. 2011; 134 – 136 p.)

Procedimiento

Los documentos que han sido generados y recibidos por el Club de La

Paz institucionalizadamente, son considerados parte del patrimonio

documental y responden a la consecuencia de un trámite, se somete a un

proceso de flujo que culmina en su salvaguarda para tenencia, uso y

custodia hasta la finalización de la FASE activa de la documentación.


- 40

El área administrativa contable, es responsable de la administración del

Archivo Central ubicado en la ciudad de La Paz, en el edificio Club de La

Paz, coordina y dirige la correcta aplicación de las transferencias y

asume la custodia de la documentación transferida.

El Archivo Central aplica procedimientos internacionales como el

tratamiento archivístico en los documentos transferidos por la oficina,

administración contable, bajo normas internacionales aportadas por el

Consejo Internacional de Archivos. (Cuba S. 2011; 136 – 137 p.)

7. 2. 2. 2. Archivo de Gestión u Oficina

Directorio, Tribunal de Honor y Administración Contable. Son sujetos

productores y receptores de documentos porque en ellos se inicia y desarrolla

actividades y tramites en el cumplimiento de las funciones propias de la

institución.

Todas estas áreas tienen una sola oficina donde se encuentra el archivo, lo que

se denomina Archivo de Gestión u Oficina, en ella están los documentos cuyo

trámite está vigente y/o sometido a una constante consulta. Esta estructura

corresponde al primer ciclo vital de los documentos.

Funciones del Archivo de Gestión

o Todo documento generado y/o recibido pasa a formar parte de un Archivo

de Oficina, bajo la responsabilidad de la sección (Secretaria) y sus

funcionarios, quienes se responsabilizan por el cumplimiento de la

legislación sobre su conservación, organización y la garantía de acceso a

la información pública tanto a clientes internos y externos, contemplado

en el decreto supremo Nº 28168.


- 41

o El funcionario del Archivo de oficina es responsable de los documentos en

los dispositivos de conservación; carpeta (archivador rápido), carpetilla

(fólder), caja, medio magnético, o cualquier tipo de soporte que garantice

su preservación y accesibilidad.

o El responsable del Archivo Central, y archivista, son los responsables de

la elaboración del cuadro de clasificación documental del fondo

documental, el que debe actualizarse anualmente.

o Durante el periodo de custodia de los documentos, el encargado de los

documentos de la Administración Contable y Secretaria General.

aplicará el presente procedimiento para estandarizar el manejo de la

información documental de la institución.

o Organizar y conservar la documentación generada y recibida por el área

que pertenece.

o Finalizada la FASE activa de la documentación que se encuentra en los

archivos de oficina, estos planifican la transferencia al archivo central,

de acuerdo a las norma propuesta en este procedimiento,

o Controlar el préstamo y devolución de documentos mediante un registro.

o Evitar la dispersión y eliminación de documentos oficiales.

o Cumplir las normativas y reglamentos de la institución.

o El responsable de los documentos del archivo de oficina es el encargado

de preparar los documentos para su empaste aplicando formatos

establecidos. (Cuba S. 2011; 137 – 138 p.)


- 42

7. 2. 2. 3. Archivo Central

Es el lugar donde se conserva los documentos transferidos del archivo de

gestión, del Directorio, Tribunal de Honor y Administración Contable. Una vez

que han finalizado su trámite y cuando la consulta es poco frecuente.

Archivo Central. Dentro del ciclo vital de los documentos es la instancia que

coordina y controla el funcionamiento del Archivo de Gestión. En virtud de la

normativa, con carácter general y salvo excepciones no puede custodiar

documentos que superen los 15 años de antigüedad.

Archivo Central preserva, conserva, organiza y difunde el patrimonio

documental de la entidad, generados durante el transcurso de su vida orgánica

y que constituye la fuente primaria de sus actividades administrativas y

legales.

Funciones del Archivo Central

o Centralizar todo el acervo documental del Club de La Paz, en el Archivo

Central, de los depósitos del tribunal de Honor, carpintería,

administración.

o Aplicar un sistema de coordinación y control de actividades y de

procedimientos internos, que asegure un dinámico y oportuno flujo de

documentación e información.

o Normalizar los procedimientos de organización de los documentos en las

oficinas para facilitar una gestión rápida y eficaz por parte de las

unidades administrativas durante el periodo inicial en el que los

expedientes se tramitan y custodian en las propias oficinas.


- 43

o Velar por las correcta conservación de los documentos, aplicando el

tratamiento archivístico (identificación, valoración, descripción), y

difusión.

o Administrar y controlar con rigurosidad la información institucional.

o Velar por las aplicaciones archivísticas para facilitar la consulta y

asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los

archivos de gestión.

o Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo

Central de forma y manera que los documentos se mantengan

organizados y accesibles para los Socios y sociedad en general, en el

contexto en el que se generaron.

o Recibir y registrar los documentos transferidos por el archivo de gestión.

o Establecer plazos de conservación y transferencia de documentos de un

archivo a otro, de acuerdo a directrices internacionales.

o Establecer espacios reservados para la custodia de documentación

confidencial.

o Coordinar con los directores del Club de La Paz, para la valoración y

selección de los documentos, sin valor científico, cultural e histórico, para

su posterior eliminación.

o Planificar y normalizar técnicas, labor de automatización de los sub.

fondos documentales en el archivo.

o Prestar servicios a socios y ciudadanos pertenecientes a la institución

que requieran información, certificación y/o legalización, conforme a

requisitos normalizados.


- 44

o Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental del Club de La

Paz. (Cuba S. 2011; 140 – 141 p.)

7. 2. 3. Procedimientos para la organización del sistema de archivos

7. 2. 3. 1. ARCHIVO DE GESTIÓN U OFICINA

El archivo de gestión u oficina debe conservar los documentos cuyo trámite está

vigente y su consulta es permanente. Una vez finalizado el trámite, cuando la

consulta es poco frecuente y cumpliendo el plazo de transferencia de 5 años

(ver página 74), deben ser transferidos al archivo central.

Actividades

Respetar la forma natural de las series.

Individualizar los expedientes.

Garantizar la conservación impidiendo la dispersión o eliminación.

Describir adecuadamente la documentación contenida en el Archivo de

Gestión (mediante: inventario, índices y/o catálogos) obteniendo un

control riguroso de la documentación.

Controlar la salida y entrada de documentos del archivo por medio de un

registro de préstamo.

Solicitar y devolver correctamente los préstamos al archivo central.

Facilitar información a la administración, socios y ciudadanos.

Elaborar instrumento para facilitar el acceso a la información.

Preparar la transferencia según las normas existentes


- 45

Establecer un registro de transferencia al Archivo Central. (Cuba S.

2011; 142– 143 p.)

Organización de la documentación de archivo de gestión u oficina

El primer paso a seguir en la organización del Archivo de oficina es el de

separar los documentos de apoyo informativo de la documentación propiamente

archivístico, siguiendo el esquema siguiente:

Paloma Fernández Gil. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos

definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir

de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones,

fotocopias de actas, informes, folletos, copias de escritos remitidos por otras

oficinas que se conservan por su función informativa, etc, que han de ser

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE OFICINA

Separación de documentos

Documentos de apoyo y

documentación

informativa auxiliar

Documentos sin Vigencia

administrativa

Documentos en trámite

o con vigencia

administrativa

Eliminación

n

Ordenación

Instalación

Transferencia

Hoja de

transferencia

ARCHIVO

CENTRAL

ORGANIZACIÓN


- 46

destruidos en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misión

informativa. Nunca se han de transferir al Archivo Central.

Agrupación de los documentos administrativos

Para organizar un Archivo de oficina es necesario distinguir claramente los

distintos grupos de documentos de archivo, que a continuación se detallan:

1. Series documentales:

Constituye el primer nivel de agrupación de los documentos en el archivo de

gestión y se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o

unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado

de una misma actividad o función.

Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el cuadro de

clasificación del Archivo del Club. y se identifica con el código correspondiente

del cuadro de clasificación y su título de serie normalizado, el cual se fija

previamente entre el Archivo Central y la propia oficina.

Documentos que la

conforman

Serie Documental

Sub.serie Documental


- 47

2. Correspondencia:

Características:

- Es un tipo de documentación que reciben todas las unidades

administrativas del Club de La Paz.

- Pueden ser originales o copias.

- No está vinculada a ningún procedimiento administrativo.

- Aporta información de muy distinto tipo.

Organización:

- La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y

salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta.

- La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un

expediente, se ordena con dicho expediente.

- La correspondencia que acompaña a una información importante,

facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta

información adjunta.

- La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte

de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir,

que se limita a una información más genérica. Se debe agrupar en:

- Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia

entre una unidad administrativa del Club de La Paz y personas o

instituciones ajenas a la misma.


- 48

- Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o

notas interiores entre unidades administrativas del Club de La

Paz.

3. Libros de registro:

El registro es un instrumento jurídico, cuya finalidad es conseguir un sistema

de control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan

en la Administración y de los documentos oficiales que se envían a otros

órganos o a particulares. El registro permite certificar la existencia de un

documento aunque éste no se haya conservado.

En la institución Club de La Paz existe un Registro General y varios registros

auxiliares, a los que recurrirán la secretaría y los socios, cuando requieran

registrar documentos oficiales o con “valor probatorio”:

*Resolución de Directorio,

*Actas de Tribunal de Honor,

*Actas de la Caja Moratoria,

*Actas del Comité Electoral,

*Registro Electoral,

*Actas de la Asambleas Generales Ordinarias Anuales y

Extraordinarias, *Registro de Acciones,

*Registro de Promoción de Socios,

*Registro de Tarjeta de Cortesía,

*Ordenes de Servicios

Sin embargo, no es función del Registro controlar las entradas o salidas de

todos los documentos de gestión, por lo que la oficina podrá mantener un

sistema de control interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que


- 49

no sean objeto de registro: acuerdos, certificados, diligencias, currículums,

memorias, etc.

4. Expedientes:

- Definición: Se entiende por expediente administrativo “una unidad

documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y

funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.

(Fernández Gil, P., 1999; 70 p.).

- Estructura del expediente: debe ser lógica, coherente y cronológica,

ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido.

Los criterios de formación del expediente administrativo deberán ser uniformes

y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea.

DOCUMENTOS DE DECISIÓN

(Contienen una declaración de voluntad de

un órgano administrativo sobre materias de

su competencia).

RESOLUCIONES- tribunal de Honor

ACUERDOS – otros clubes

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

(Comunican la existencia de hechos o actos

a otras personas, órganos o entidades).

COMUNICACIONES

NOTIFICACIONES

PUBLICACIONES – Memorias

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA

(Contienen una declaración de conocimiento

de un órgano administrativo, cuya finalidad

es la acreditación de actos, hechos o efectos).

ACTAS

CERTIFICADOS

CERTIFICACIONES

ACTO PRESUNTO

DOCUMENTOS DE JUICIO

(Contienen una declaración de juicio de un

órgano administrativo, persona o entidad

pública o privada, sobre las cuestiones de

hecho o de derecho que sean objeto de un

procedimiento administrativo).

INFORMES


- 50

J.R. Cruz Mundet y F. Mikelarena Peña. Información y Documentación Administrativa. Ed. Tecnos, 1998.

Tratamiento Archivístico

A) Identificación

La identificación es obligatoria para cualquier fondo documental y deberá

hacerse, preferentemente, en las áreas de producción documental.

Implica la identificación de tipos documentales o series documentales, de

acuerdo a la estructura organiza-institucional del Club de La Paz, esto dará

lugar a la creación del cuadro de clasificación que definirá el lugar exacto que

ocupara la serie documental, siempre con base en los Principios de Procedencia

y Orden Original.

Clasificar, Ordenar y Instalar

d. Clasificar

Es la secuencia metodológica que agrupa a las unidades cuyas características

son homogéneas y que conforman, una serie documental determinada, con

bases en la estructura orgánico-funcional del Club de La Paz.

Esta se realizará mediante la utilización de series y tipos documentales, que

están plasmados en actas y los grupos que se producen en la oficina y de

acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

e. Ordenar

Los documentos se ordenan en forma cronológica (por día, mes y años),

alfabética y numérica.

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

(El instrumento por el que los ciudadanos se

Relacionan con la actividad de las

Administraciones Públicas).

SOLICITUDES

DENUNCIAS

ALEGACIONES

RECURSOS


- 51

Una vez ordenadas las series documentales, de acuerdo a lo que presenta, se

procede a numerar cada unidad documental o expediente, utilizando el sistema

numérico simple o combinado.

Las series son:

1. Simple, como en el caso de la correspondencia,

Nivel de descripción del fondo documental del Club de La Paz

*cronológico, numérico o alfabético.

2. Compuestas, como es el caso de los expedientes personales de los

Socios

Sub. Fondo Directorio

Sección

Sub. Sección

Caja Mortuoria

Ordenación

C/N/A*

Fechas extremas

Mar.–Mar., 2011-12

Series

Vicepresidente

Solicitudes de pago


- 52

El orden de los documentos en una serie simple, debe ser cronológica. En

cambio en los expediente pueden ser ordenados en forma cronológico, numérica

o alfabética dependiendo del orden o asignación que se le otorgue en el trámite.

f. Instalar

Se instala la documentación en sus correspondientes carpetas y luego en los

estantes, debiendo contar con la ubicación topográfica.

B) Valoración

Los autores José La Torre, Martín- Palomino y Benito Mercedes mencionan que

el plazo de conservación para los documentos en el Archivo de Gestión es de (5

años), es aquí donde se realiza una primera valoración, eliminando copias y

fotocopias, fax y otros.


- 53

Eliminación de documentos duplicados

Por lo general, algunas unidades administrativas suelen guardar duplicados y

fotocopias de documentos, ocasionando la acumulación de papeles ocupando

espacio innecesariamente. Esto debe evitarse eliminándolos oportunamente,

salvando aquellos que hacen de copias o son de utilidad para la oficina; en este

caso una vez terminado su uso, se debe también proceder a su eliminación.

La eliminación conviene realizarla inmediatamente después de cerrarse el

trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los Archivos de

Oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de

preparación de la transferencia de los documentos al Archivo Central.

C) Descripción

Los documentos, una vez identificados, clasificados por series, ordenados

cronológicamente e instalados en unidades de conservación, deben ubicarse en

estantes (unidades de instalación) correspondientes a la serie documental, el

organismo productor y la sección correspondiente. A fin de lograr que los

documentos puedan ser fácilmente ubicados, debe evitarse definitivamente la

dispersión de los grupos documentales.

Rotulación de las unidades de conservación instrumentos de control y

descripción documental

Fase destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta y referencia

para facilitar el conocimiento y ubicación de los documentos de archivo.

La rotulación y descripción de las unidades de conservación debe tener como

encabezamiento los datos de fondo, sub.fondo, la sección, sub.sección, o unidad

productora, series, fechas extremas, así como se describe en el ejemplo anterior.


- 54

Fondo.- Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores

que conforman la estructura de un organismo (institucional), en el ejerció de

sus competencias.

Subfondo.- En la estructura actual del Club de La Paz, los sub.fondos

documentales están constituidos por el Directorio, Tribunal de Honor,

Administración Contable.

Sección.- Es la subdivisión orgánico/funcional de subfondos, que corresponde a

subdivisiones administrativas (oficina o áreas específicas) que originan series

documentales. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica

compleja, cada subgrupo puede tener tanto subgrupo subordinados como sean

necesarios (es el caso de la administración contable, que posee varias

subdivisiones administrativas: Auxiliar Contable, Secretaria General,

Biblioteca, Billar, RR HH., Sede Social y Deportiva, las que se constituyen en

secciones), para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad

administrativa subordinada más pequeña.

Sub.sección.- Organismo productor, subdividido de la sección en función de la

estructura orgánica se entiende como organismo productor cada unidad

orgánica – funcional de la oficina, por tanto al organizar el archivo central se

debe tomar en cuenta que en cada sección documental se agrupan los

documentos.

Es la subdivisión que existe en determinada sección, estamos en el ejemplo de

Aux. Contable: internamente las sub.secciones es: Archivo Central.

Serie.- Serie documental, cada unidad administrativa y/o operativa genera

documentos de acuerdo a las funciones que cumple y estos son agrupados de

manera general formando las series documentales. Al transferir al archivo


- 55

central, las series deben mantener su identificación dentro de cada sección del

fondo documental.

Ejemplo: notas internas, correspondencia, que son series simples (constan de

un solo tipo documental); expediente de socios (honorarios, distinguidos,

activos, honor por antigüedad, diplomáticos transeúntes) series compuestas

(consta de varios tipos de documentos)

Nº de tomo. Si en una unidad documental se hubiera subdividido, se le asignará

Nº (tomo I o tomo 2, etc.), en el lomo y carátula de la unidad documental.

Fechas extremas. Son aquellas que indican el momento del inicio y conclusión

de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos

aportados como antecedentes a prueba. (Ejemplo 20-03-10 al 20-03-2011)

(Cuba, S., 2011, 145 a 147 p.).

Actualmente la Secretaria General utiliza un modelo de hoja de ruta para la

correspondencia recibida, hacer llegar debidamente a cada director, sea

original o fotocopia y posteriormente recibir instrucciones. (Anexo Nº II)

D) Conservación

Los soportes documentales más comunes son los archivadores de palanca

(carpetas), fólderes (carpetillas), legajos, empastes y anillados. A ellos deben

añadirse los soportes informativos que son: disquetes, CD`s, videos, cassettes,

fotografías y otro, pero que requieren de un tratamiento especial y de

condiciones adecuadas para su archivo.

La conservación de los documentos debe realizarse en las mencionadas

unidades. Es recomendable, si se agrupan en legajos, utilizar balduques y no

así alambre o pitas, por el daño que pueda causar a quien los manipulen, así


- 56

como a los propios documentos. En necesario que los documentos no estén en

contacto con objetos de metal (grampas, clips, fastener y otros).

A cada uno de ellos, una vez clasificados, se le debe asignar una rotulación de

identificación o descripción.

E) Transferencia

En la conclusión del periodo del archivo de oficina se realiza la transferencia

al Archivo Central en los plazos de conservación de documentos calificados

como confidenciales, deben ser establecidos por la autoridad competente y,

entretanto, exceptuando a funcionarios autorizados, nadie podrá tener acceso a

ellos.

Para la realización de transferencias documentales, el responsable del Archivo

de Gestión debe cumplir obligatoriamente, los siguientes pasos:

Comprobar que cada serie (correspondencia, informe, expediente, u

otros) de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los

cuales se refieren.

Colocar los expedientes en cajas proporcionadas por el Archivo o bien en

las carpetas en cuya cubierta se anotará la descripción del expediente.

Controlar que no falte ningún documento en los expedientes y en las

otras series documentales.

Separar los duplicados, papeles inservibles (borradores por ejemplo),

fotocopias que no formen parte de los documentos a transferir.

Conservar los documentos en unidades de conservación (caja de archivo o

empaste).


- 57

Rotular las cajas (colocar marbetes), numerado (foliado)

correlativamente cada una de ellas y dentro de la correspondiente serie

documental.

Elaborar un repertorio de las series de la documentación a ser

transferida, llenando el registro de entrega. (Cuba S., 2011, 148 p.)

Redacción de la hoja de transferencia de documentos:

– El responsable del Archivo de oficina complementará tres copias de la

Hoja de transferencia de documentos (Anexo III). Archivo Central. Dos

copias se enviarán al Archivo y la tercera quedará en poder de la oficina

correspondiente para su control e información interna.

– Este documento cumple una doble función:

*Es el elemento que prueba el traspaso de documentación

que se va a efectuar.

*Facilita el control y la localización de los documentos, tanto

para el Archivo Central como para la Unidad

Administrativa remitente.

– Sello del órgano remitente y firma del responsable de dicha Unidad

– Coordinar con el responsable del Archivo Central para la verificación de

los documentos y los registros correspondientes

Formalización de la transferencia

- Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo

Central la fecha de traslado.

- El traslado de los fondos documentales al Archivo Central es responsabilidad

del organismo remitente.


- 58

7. 2. 3. 2. ARCHIVO CENTRAL

El archivo central debe estar organizado por sub.fondos, organismo productor

(sección y/o sub.sección) y series, en conformidad con los principios de

procedencia y orden original. Manteniendo la secuencia cronológica, debe

establecerse la división del archivo intermedio e histórico.

La estructura del Archivo Central es similar a la descrita en los acápites

correspondientes en el archivo de gestión con la diferencia de que el archivo

Central custodia documentos provenientes de todas las reparticiones del Club

de La Paz.

Las normas que se establecen para la valoración, selección y eliminación

documental, también son específicas para el Archivo Central. (Cuba S., 2011,

150 p.)

7. 2. 3. 2. 1. Organización del Archivo Central

La organización del archivo central debe sujetase a la aplicación del

tratamiento archivístico impuesto a partir de normas internacionales

archivísticas vigentes en la actualidad, es decir:

A. Identificación.

Los documentos recibidos en el Archivo Central del Club de La Paz, serán

objeto de todas las operaciones técnicas precisas para su correcta descripción

Clasificación, operación intelectual que consiste en el establecimiento de las

categorías y grupos que refleja la estructura del fondo documental. Su objetivo

es identificar el contexto en el que se han producido los documentos.


- 59

Esta etapa tiene por objeto la aplicación de dos funciones básicas de la

archivística:

Principio de Procedencia.- aquel según el cual cada

documento debe estar en su fondo de procedencia y los

fondos de una misma procedencia no debe mezclarse con las

de otra

Orden Original o a la estructura orgánica – institucional.-

es decir, los fondos deben conservar o recibir la clasificación

correspondiente a las estructuras administrativas internas

del organismo que los ha creado o a las actividades por las

personas o entidades.(anexo IV)

En consecuencia, deberán identificarse:

1.- El sujeto productor.- La institución Club de La Paz

2 Sus funciones.- privadas, judiciales, administrativas, municipales y

otros

3.-La normativa que ha regulado el trámite: solicitar mediante una carta

la autorización del presidente y el directorio para el uso de sus ambientes

u otras actividades.

1. 1. Identificación del organismo productor

Recopilación y estudio de la legislación:

– Acudir a los boletines oficiales, reglamentos, estatutos, memorias

y repertorios legislativos etc.

– Para documentación histórica: estudio de su documentación de

carácter histórico sobre el funcionamiento de la institución,


- 60

1. 1. 1. Instrumentos resultantes de la Identificación del Organismo Productor

• Índice de Organismos:

Estructurado jerárquicamente y en el que será posible seguir la evolución

orgánica de cada unidad administrativa.

• Repertorio de Organigramas:

Para conocer de una manera gráfica los cambios en la estructura del

organismo, haciendo mención a las fechas y a las normas de aprobación de cada

reorganización.

• Índice Legislativo:

Que contendrá el nombre del organismo afectado por la ley, el resumen del

contenido de la norma, fecha de aprobación y de publicación y rango de la

norma.

1. 2. Identificación del elemento funcional

• Tras el conocimiento de la legislación hay que seleccionar las

disposiciones que regulan sus competencias y las normas de

procedimiento que condicionan la aplicación real de esas competencias.

• Identificar claramente las funciones, lo que nos servirá en muchas

ocasiones para realizar un cuadro de clasificación funcional, teniendo en

cuenta que las funciones son mucho más estables a lo largo del tiempo

que la propia estructura del organismo.

1. 2. 1. Las funciones que cumplen los Socios y el personal del Club de La Paz

son:

El presidente.- Autoriza las solicitudes y actividades que se requieren en

la institución.


- 61

El vicepresidente.- Además de presidir el directorio de la caja mortuoria.

Asume las funciones del director de relaciones públicas.

Director secretario.- Además de supervisar las responsabilidades legales

establecidas, lleva las actas, firma la correspondencia con el presidente y tiene

a su cargo el estudio de la institución.

Director Tesorero.- Debe supervisar el correcto y adecuado

desenvolvimiento de la contabilidad y todos los aspectos financieros de la

institución, debiendo presentar al directorio presupuestos anuales, mensuales y

balances mensuales del Club.

Comisiones.- Cada director será responsable de una de las comisiones.

Comisión Jurídica,

Comisión Económica,

Comisión Cultura y Deporte,

Comisión Bares y Comedores,

Comisión Técnica,

Comisión de Régimen Interno,

Comisión de Integración Societaria,

Comisión Mantenimiento,

Comisión Promoción de Nuevos Socios,

Comisión especial de Desenvolvimiento Sede Social y

Deportiva.

Tribunal de Honor.- sus atribuciones son:

Controlar el fiel y estricto cumplimiento de los Estatutos del club., de las

disposiciones del Reglamento Interno y de los reglamentos

complementarios.


- 62

Conocer, juzgar y resolver en única instancia los casos de infracción de

los estatutos, reglamento interno y otros.

Recomendar al Directorio reformar, modificar, suprimir, ampliar y otros

de los Estatutos y Reglamento.

Resolver otros aspectos no previstos en los Estatutos y Reglamentos y

que sean inherentes a sus atribuciones.

Administración contable.- Se encarga de hacer cumplir, estrictamente,

las instrucciones del Directorio y las responsabilidades inherentes a su cargo.

Estados financieros del Club de acuerdo normas legalmente

establecidas.

Inventarios valorados anuales de muebles, valores, ensere y Biblioteca.

Estricto control del movimiento de cuentas corrientes, deposito a plazos

fijos y cuentas de ahorros.

Presentación del presupuesto anual y de presupuestos mensuales y

origen y aplicación de fondos.

Presentación de balances mensuales

Contabilidad bajo estricta supervigilancia del Tesorero y de los

inspectores de contabilidad.

El Balance General de la gestión, comprenderá el año fiscal según ley, es

decir que cubrirá desde el primero de enero hasta el treinta y uno de

diciembre de cada año y estará firmado por el Presidente, Tesorero,

Contador y por los inspectores de contabilidad. Deberá ser entregado al

Directorio hasta el 30 de enero de la siguiente gestión.

Presentará al Directorio hasta el 30 de enero del año siguiente el

Balance Generado de la Caja Mortuoria.

Auxiliar contable.-

Registro de cuotas de participación revertidas

Registro de cuotas de participación de los socios.


- 63

Registro de las diferentes categorías de socios, según el Estatuto y el

Reglamento Interno.

Registro de socios sancionados temporalmente y de socios separados de

Club.

Además de cumplir con sus funciones debe trabajar directamente con la

administración contable, quien se encarga de los depósitos de la

documentación generada.

Secretaria.- Se encarga de recepcionar la documentación. Que tiene bajo

su custodia los siguientes libros:

Libro de presentaciones de socios por orden numérico y cronológico

Libro de admisión de socios por orden numérico y cronológico

Libro de reclamos y quejas

Libro de Actas de Sesiones del Directorio por orden cronológico

Libro de Actas de Sesiones de las Asambleas Generales, Ordinarias y

Extraordinarias por numeración correlativa y orden cronológico

Registro de acuerdos de Resoluciones del Directorio

Registro voluntarios de socios

Registros de contratos de trabajo, tanto administrativo como de

empleados y otros.

Registro de defunción de Socios

Registro de acciones judiciales, administrativos, municipales y otros

Registro de Poderes Notariales

Correspondencia

Libro de control de invitados de cortesía, señalando en cada caso los

nombres respectivos, tanto del invitado como del socio presente, así como

las fechas pertinentes.

En oficina deberán existir todos los registros, archivos y controles necesarios

para el estricto y eficaz cumplimento de sus funciones.


- 64

Biblioteca.- Se encarga de custodiar el material bibliográfico que los

socios donan y la compra de los mismos.

Libro de fotos del directorio y de actualizaciones oficiales por orden

cronológico

Será el encargado de custodiar las Revistas, Informes Memorias,

Reglamentos, Estatutos, Síntesis histórico, de Club.

Será encargado de la administración de la hemeroteca

Todo esto Para brindar servicios adecuados a las necesidades de los socios.

Billar.- Se encargado de incentivar el deporte entre socios y entrenarlos

para los campeonatos departamentales y nacionales.

Sede Social y Deportiva.- La administración de la Piscina, Saunas

Gimnasio, Masajes. Y las canchas de raquet, futsal, wally, básquet.

RR. HH.-

Inspector.- deberá vigilar y controlar todos los días personalmente, la

limpieza general del Club.

Conocerá de los programas de actuaciones y concesiones que se realicen

en los diferentes ambientes,

Será encargado de distribuir de turno al personal

Tendrá autoridad inmediata de todo el personal de conserjería,

ascensoristas, portero, y limpiezas.

En los días de afluencia, colaborar con el conserje en el control de ingreso

a la institución.

Practicara control estricto en las actividades a efectuarse en los

diferentes ambientes del Club. Con el fin de evitar exceso y conductas

Ejercerá control en el horario de funciones de las salas de juegos bares y

otras dependencias. Tendrá bajo su responsabilidad llaves duplicadas de

las diferentes dependencias del Club.


- 65

Del conserje

El conserje deberá permanecer continuamente en el mesón de la entrada

con el fin de controlar el ingreso de socios e invitados atreves del kardex

que le proporciona la sección secretaria. Deberá prestar toda información

solicitada por los socios o personas ajenas.

De los ascensoristas

Tendrán a su cargo el servicio eficiente del ascensor su permanente

cuidado y limpieza

Dará parte de inmediato al inspector de cualquier desperfecto

De los porteros

Tendrá a su cargo la atención de limpieza de puertas pasillos de entrada,

aceras y escaleras.

No permitir a personas ajenas al Club.

Del personal de limpieza

Efectuaran trabajos de conjunto en salones y otras reparticiones que así

lo requieran;

Cumplirán estrictamente todas las instrucciones que reciban del

inspector de turno

1. 3. Identificación del tipo documental

Tipo documental = las unidades Documentales que concibe la institución Club

de La Paz en el desarrollo de sus competencias concretas; regulada por una

norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son

homogéneos.

1. 3. 1. La documentación que genera el Club de La Paz

Correspondencia recibida y despachada


- 66

Informes

Circulares

Contratos

Actas

Directorio

Tribunal de honor

Comité electoral

Caja mortuoria

Asamblea general ordinaria anual

Asamblea general extraordinaria

Documentos contables (balances, facturas, planillas de pago

comprobantes)

Expedientes de los socios

Resoluciones de directorio

Acciones de promoción de socios

Sede Social y deportiva (planos)

a) Clasificación

Se procederá a clasificar por series de acuerdo con su origen y procedencia. Se

establecerán categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo

del Club de La Paz, es el primer paso del proceso de organización archivística;

es el trabajo intelectual mediante el cual se identifica, y establecen las series

documentales que componen cada agrupación documental (sub.fondo, sección,

sub.seccion), de acuerdo a la estructura funcional de la institución.

Es el primer paso del proceso y de acuerdo al proyecto propuesto se realizará

durante la gestión la identificación de los documentos, expediente por

expediente en el siguiente orden, en forma cronológica y alfabética, al mismo


- 67

tiempo se realizara el acondicionamiento de los grupos documentales. (Cuba

S., 2011, 151 p.)

Para organizar y tratar la documentación administrativa bajo criterios y

métodos uniformes es necesario clasificarla.

Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías

dentro de una estructura jerárquica y lógica. La documentación del Club de La

Paz se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o actividades del Club.,

dentro de una estructura que es el cuadro de clasificación del Archivo Central.

Organización del fondo documental

Es el resultado inmediato de la fase de identificación.

La identificación del fondo es una tarea de tipo intelectual y supone la

sistematización de las series documentales dentro del cuadro de clasificación.

Una vez que disponemos del Repertorio de Series Documentales, las funciones

y los organigramas que plasman la evolución orgánica del productor, estamos

en disposición de elaborar un cuadro teórico de clasificación, que será nuestro

punto de partida para enfrentarnos a la documentación.

Se procede a clasificar por series de acuerdo con su origen o procedencia

Puede ser:

Orgánico decimos que utilizamos lo orgánico para hacer la

clasificación cuando las series documentales se estructuran de

acuerdo con el organigrama de una institución.

La clasificación que se aplicara en el organigrama de la institución que nos

ayudara a identificar los fondos de esta institución. (Ver anexo V)


- 68

Funcional utilizamos el criterio funcional cundo estructuramos un

fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo

en una institución. Actividades de funciones que no tiene que

coincidir con la estructura organizada en la institución.

b) Ordenar

Se ordena la documentación dentro de cada serie estableciendo las secuencias

de las categorías y grupos de acuerdo con el orden cronológico y alfabético,

geográfico y temático con respecto a su generación.

Ordenación interna de los expedientes:

- Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica

administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de

forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más

reciente en la parte superior.

- De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se

aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.

- Los documentos en soporte diferente al papel (eje.: fotografías, carteles,

vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se

separan físicamente de éste, si bien se ha de dejar constancia dentro del

expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.

Ordenación de las series documentales:

Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo

y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas,

archivadores o estantes.


- 69

Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:

- Orden cronológico:

Ejem.: Actas de directorio Club de La Paz: año, mes y día.

- Orden cronológico y alfabético:

Ejem.: Correspondencia: orden cronológico por años con división

alfabética por nombres de instituciones.

- Orden alfabético:

Ejem.: Expedientes Socios de Honor, Activos: nombres de personas

físicas.

- Orden numérico:

Ejem.: Documentación contable: nº de control del balance,

correspondiente a un mismo ejercicio económico.

Señalización de los documentos

Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, las carpetillas,

carpetas abiertas, cajas de archivo definitivo y el mobiliario de archivo, se ha de

normalizar la señalización:

o Señalización de carpetas: los expedientes se archivan en carpetas en las

que se han de hacer constar los siguientes niveles de descripción:

Fondo

Sub. fondo

Sección

Título propio de la serie

Comprobante

Años: año de obertura y cierre del expediente

Código y clasificación


- 70

Opcionalmente se podrá hacer constar el título propio del

expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.

(véase anexo VI).

o Señalización de carpetas abiertas: se aconseja la instalación de los

expedientes abiertos y los de consulta frecuente. En este caso, las

documentos de archivo se introducirán en las carpetas abiertas, que se

señalizarán asimismo mediante el código de clasificación y el título.

o Señalización de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y

de consulta menos frecuente se guardan en dos tipos de cajas de cartón

de archivo definitivo. En el lomo se colocará una etiqueta.

Dos tipos de modelos de rótulo que proporciona el Archivo Central

(Anexo VII y VIII), de forma que las cajas estén ya preparadas para su

ubicación e instalación en el estante.

c) Instalar

Las condiciones de instalación de los documentos en el Archivo Central, tanto

en lo referente a materiales y accesorios para el archivamiento, como en el

mobiliario que se utilice para instalar los documentos, son elementos

importantes para una buena organización del archivo Central. A la hora de

seleccionar los más adecuados para el sistema de archivos, se tendrán en

cuenta:

- Las características de la documentación a archivar (volumen de los cajas,

carpetas, empastados, expedientes, formatos y soportes físicos).

- La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados (una mayor o

menor frecuencia de uso determinará el contenedor y mobiliario a utilizar).


- 71

- Las medidas preventivas de conservación de los documentos.

Las cajas, los empastados, legajos, Carpetas, se ubicaran en los estantes

mediante la codificación topográfica para la localización de todas las unidades

de instalación de todos los depósitos, la asignatura de los estantes se realiza de

derecha a izquierda correlativamente, se señala mediante los números

romanos los estantes, (Eje. Estantes I, II, III,…..), con letras alfabéticas los

cuerpos de los estantes (Eje. Cuerpos A, B, C,…..) Y las baldas se distinguen

por números (Eje. 1, 2, 3, 4…..)

Estante I

Cuerpos A B

Baldas 1

2

3

4

5


- 72

B) Valoración

Consiste en analizar y determinar los valores primarios y segundarios de las

series documentales. El acceso a ellos y su debida conservación en el archivo

central, y así mismo se eliminara documentos sin ningún valor.

En este punto debe cumplirse la labor de restauración de los documentos en

mal estado.

Valores primarios

*Valor administrativo: documentos que son testimonio de actividades y

procedimientos en cumplimiento de sus funciones.

*Valor legal y jurídico: documentos que sirven como testimonio ante la

ley o que establece derechos u obligaciones reguladas por el derecho.

*Valor fiscal: documentos que acrediten derechos y obligaciones

tributarias.

*Valor contable: documentos que sustenten o justifiquen el manejo

presupuestario.

Valor segundario

*Valor informativo: documentos que sirve para testimonios para la

reconstrucción de procesos y actividades de la institución.

*Valor histórico: concluido sus valores administrativos, legales, jurídicos;

y luego de la valoración correspondiente, los documentos adquieren

importancia y se constituyen en fuentes primarias para la reconstrucción

histórica. (El Acta de Fundación del Club de La Paz).


- 73

Plazos de conservación

El plazo de conservación en el archivo central, contempla los ciclos vitales de

los documentos correspondientes a los archivos, intermedio e histórico. Los

documentos deben mantenerse custodiados por 15 años aproximadamente.

Pasado este plazo se deberá transferir la documentación al archivo intermedio,

y luego al archivo histórico. (Ver página 73)

Transferencia

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de

un archivo a otro del Sistema, en nuestro caso, del Archivo Central al Archivo

histórico.

Características que deben reunir las series que se transfieran

• El cuadro de clasificación y codificación de los documentos y los expedientes,

de acuerdo con la estructura orgánica y las funciones que se desempeñan en el

Club de La Paz.

• El calendario de conservación y eliminación de los documentos de acuerdo con

la normativa del Club.

• El sistema de descripción y de gestión, preferiblemente automatizada, de los

documentos y expedientes para describir y recuperar la información.

Establecimiento de los plazos de transferencia y custodia

Las transferencias son el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un

archivo, mediante el traslado de fracciones cronológicas de series documentales,

una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijada por las normas

de valor para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.


- 74

No se tiene determinado el año tope para la conservación de los documentos, en

la legislación archivística de Bolivia.

VALORES

GENERALES

VALORES

DOCUMENTALES

DPRESCRIPCION

LEGAL

FASE EL CICLO

VITAL

TIPO DE ARCHIVO

PRESCRIPCION

ARCHISTICA

1. Primarias

Administrativa

2

Activa

Archivos de Gestión

2

Contable

5

Activa

Archivos de Gestión

5

Legal

10

Inactiva

Archivo Central

15

2. Segundarias

Informativa

Inactiva

Archivo Intermedio 35

Histórica

Permanente

Archivo Histórico


Estos plazos temporales deben servirnos de guía, Se deben tener en cuenta dos

criterios para proceder a realizar una transferencia desde la oficina al archivo

central:

– La finalización de la tramitación. Como principio general sólo se

transfieren expedientes conclusos.

– Que haya descendido la frecuencia de consulta.

Los envíos de documentación desde las oficinas al archivo central, debe estar,

indispensablemente, inventariada, en caso contrario no será aceptada por el

archivo central.

Serán coordinados por el archivero, quién determinará qué expedientes deben

transferirse, y en qué momento, basado siempre en el estudio de las series

documentales, su producción, su información y su trámite, estableciendo sobre

la base de los criterios adquiridos durante la fase de estudio, si la

documentación debe ser eliminada o transferida.


- 75

El Archivo Central realizará a continuación las siguientes tareas:

Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia

y la documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia,

la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores

detectados.

Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de

transferencia, firmada y sellada por el Archivo Central, como

confirmación de que la transferencia ha sido realizada, en la que se

incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo.

Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una

consulta o préstamo de documentación al Archivo Central.

Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y

ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.

El Archivo Central puede rechazar documentos provenientes de otras oficinas,

siempre, y cuando no cuenten con la relación de entrega de los documentos a

ser transferidos o cuando se trate de papeles inservibles (basura) debe

desterrarse el criterio de que el archivo es el “deposito” en el que se deposita

cualquier objeto o papel que no sirve en las oficinas o porque en estas “no hay

espacios”.

A fin de tener un control de los documentos que guarda el archivo central, la

utilización de los registros de entrada y recepción de transferencia es

imprescindible. Cuando los procesos de identificación y valoración han

concluido, se deben elaborar los repositorios de series y índices de sección; esto

debe ser optimizado con registros informativos de los archivos, facilitando el

acceso a la información.


- 76

Posteriormente se realizara la transferencia al Archivo Intermedio y Archivo

Histórico ya que esta institución cuenta con documentos históricos desde su

fundación.

Selección

La selección de documentos en el archivo central debe considerar la separación

de papeles inservibles y sin valor alguno.

Eliminación

La eliminación de documentos debe responder a los resultados de la valoración

documental que establece que los documentos ya no tiene ningún valor, que

han perdido su vida activa y que tampoco poseen valor histórico, la eliminación

de duplicados fotocopias simples también se incluyen en el proceso de

valoración.

1.- Las copias y los duplicados de documentos originales que estén

perfectamente localizados. Eje.: copias de Actas de Directorio cuyos originales

se custodian en la Secretaría. En caso de tener dudas respecto a la

disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias.

2.- Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales están

bajo la custodia de la Administración Contabilidad

3.- Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan

información relativa a algún procedimiento administrativo.

4.- La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin

embargo, sí es muy importante enviar al Archivo todos los planos, mapas,

fotografías, o publicaciones impresas relativas al Club. y a las actividades

organizadas por la Institución o realizadas en ella.


- 77

5.- Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. Para

proceder a la eliminación, es imprescindible elaborar un inventario detallado

de los documentos destinados a la exclusión.

Para el acto de eliminación, debe elaborarse un “acta de eliminación de

documentos”, registrando la aprobación de la comisión de evaluación y

calificación de la eliminación documental y la relación de documentos que se

están eliminando.

Comisión de evaluación y aprobación de eliminación documental

Esta “Comisión de Evaluación y Calificación de Eliminación” se reunirá cuando

el jefe o encargado del archivo central y la secretaria proponga la eliminación

de documentos como resultado del proceso de valoración. Debe estar compuesta

por representantes, director de cultura, un miembro del Tribunal de Honor y

Administración contable.

C) Descripción

Una vez instalada la documentación en los estantes, se procede a su

descripción para poder servir cada pieza cuando sea solicitada para su

comunicación.

Para la comunicación sea lo más amplia posible habrá que dar a conocer los

fondos que se custodian de una manera escalonada, desde una descripción

extensiva, en la que se de noticias de todos los fondos por sus propias

características interna y externas


- 78

Theodore R. Schellenberg, Técnicas descriptivas de archivo.

Destinada a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el

conocimiento y consulta de los documentos organizados en el archivo.

3. 1. Elaboración de los instrumentos de consulta

La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su

localización en el espacio físico, a través de los instrumentos de consulta,

específicamente de los instrumentos de descripción (inventario, guías, índices y

catálogos).

“documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un

conjunto de unidades documentales, con el fin de establecer un control físico,

administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada

DESCRIPCION

CARACTERISTICAS

EXTERNAS

CARACTERISTICAS

INTERNAS

Clase y

Tipo

Formato Volumen

Unidades archivables

Sistema d ordenación

Cantidad Formas

Originales

Copias

Entidad

Productor

a

Fecha y Lugar

de Producción

Funcional Orígenes

Funciones

Actividades

Tramites

Cont. Sustantivo Fechas

Personas

Lugares

Cosas

Acontecimientos


- 79

localización y recuperación”. En función del tratamiento archivistico los

instrumentos se pueden distinguir en:

3. 1. 1. Instrumento de Control

El instrumento de control que se elaborará es el cuadro de clasificación que

sirve para el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física,

administrativa e intelectual de los fondos.

3.1.1.1. El Cuadro de Clasificación (Ver anexo IX)

El cuadro de clasificación de la documentación administrativa del Club. Es un

sistema de clasificación que recoge las funciones y actividades del Club de La

Paz, desde lo general a lo concreto.

Carmen Cayetano dice que se constituye con 3 elementos

La estructura orgánica de la institución

Las funciones que ejercen dichas instituciones

Las actividades que se derivan de dichas funciones.

Debe ser:

Sencillo

Flexible

Debe permitir la integridad de otras clasificaciones complementarias

Debe permitir la uniformidad

Nace en tres etapas bien delimitadas

-Creación de un modelo hipotético. Para ellos hay que tener en cuenta:

-La legislación general

-Las normas de organización internas

-La historia de la institución


- 80

-La historia general de la época y lugar en que la institución desarrolle

su -actividad.

-Los manuales de administración vigente para este periodo

-La diplomática

Comparación de este modelo con la documentación real. Se van delimitado las

series documentales y los tipos documentales que comprenden teniendo en

cuenta.

-Denominación de la serie

-Oficina productora

-Destinatario

-Legislación

-Trámite administrativo

-Contenido

Elaboración del cuadro de clasificación ajustado a la realidad. Para así tener

una herramienta perfectamente para la descripción general del fondo.

*Estructura:

Tiene una estructura jerárquica y lógica, es decir, cada apartado puede a su vez

subdividirse en sus componentes lógicos.

Permite la identificación y agrupación de los documentos, sea cual sea su

soporte, de acuerdo con las funciones y actividades de la Club. Aplicando el

cuadro de clasificación podemos agrupar de manera independiente la

documentación económica, la documentación administrativa, la relativa a

recursos humanos, etc.

El cuadro de clasificación muestra las relaciones que hay entre los documentos

e identifica las series documentales en el conjunto del fondo documental.


- 81

El cuadro de clasificación se estructura en:

1.- Tabla general, establece 3 clases que se corresponden con las funciones

generales del Club. Cada uno de estos apartados se subdivide en Sub.fondos, y

divisiones que reflejan las Sub.secciónes y actividades concretas del Club.

2.- Tablas auxiliares, son niveles de clasificación que se añaden a las Secciones,

Sub.Secciones o Divisiones para definir más el contenido de la documentación.

Se llaman Subdivisiones.

3.- Índice, es la relación alfabética de todas los Sub.fondo, Sección, Sub.sección

y Series la tabla general, con su correspondiente remisión al lugar que ocupa

cada una en el cuadro de clasificación. El índice se presenta en el cuadro de

clasificación detrás de las tablas auxiliares.

*Código de clasificación.

Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede

a su codificación. En el caso del Club de La Paz, esta codificación podrá

realizarse cuando se haya identificado la sección documental de las áreas:

Presidencia, Tribunal de Honor, Administración Contable.

-El registro topográfico o numeración se realizará en forma correlativa del

0001 al infinito, por lo que se le localiza a las unidades documentales. Deben

anotarse los folios o foliar las piezas documentales o expedientes.

-Elaboración de un cuadro de registros topográfico sobre la base de la

instalación se elaborara el cuadro de ubicación topográfica, que es un auxiliar

para la ubicación inmediata de la pieza documental requerida.

-Cada caja o empaste instalado tendrá su instrucción de información o

descriptiva con marbetes, rotular estantes, cuerpos y baldas y otros muebles.


- 82

3. 1. 2. Instrumento de descripción

Los instrumentos descriptivos que se desarrollarán son catálogos, guías e

inventarios, utilizando los caracteres de las normas ISAD (G).

3. 1. 2. 1. Guías generales

Se describirá globalmente los fondos documentales del archivo central del Club,

indicando sus características, series, fechas extremas y volúmenes de la

documentación y los servicios disponibles.

3. 1. 2. 2. Inventarios

El inventario describe las unidades que componen las series documentales

dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y

reproduciendo su estructura. En función de las unidades descritas podemos

distinguir entre:

– Inventario somero: describe los elementos mínimos, su utilidad es

ante todo de uso interno

– Inventario analítico: describe los fondos con mayor profundidad

hasta descender inclusive a los expedientes.

En el inventario se utilizara los elementos descriptivos que componen nuestra

ficha se estructuran y distribuyen en áreas o campos con denominación propia,

siguiendo las Normas Internacionales ISAD (G), los elementos se agrupan en

seis áreas de información:

• Área de mención de identidad, donde se incluye la información esencial para

identificar la unidad que se describe: signatura, fecha y lugar de producción.

• Área de contexto, donde se incluye información acerca de la producción,

organización y materias de la unidad de descripción.


- 83

• Área de contenido, referida fundamentalmente a un resumen de contenido:

nota-resumen de alcance y contenido

• Área de acceso y utilización, donde se incluye lo referido a la lengua de

escritura de los documentos y las características materiales: manifestación

manuscrita/impresa, localización, lengua de los documentos, características

físicas (formato, tamaño, conservación, ilustraciones, soporte, etc.)

• Área de documentación asociada, información acerca de los documentos que

tiene una relación importante con la unidad de descripción (localización de

documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y

relacionados, bibliografía).

• Área de notas: donde se hará constar la estructura del documento y cualquier

otro tipo de observaciones. (ICA: ISAD (G), 2000)

Se levantará una relación inventario somero (Ver anexo X), que describirá

todas las unidades del fondo documental respetando el orden original y

siguiendo la estructura organizacional, que se registrara luego en una base de

datos.

3. 1. 2. 3. Catálogos

Tienen como finalidad describir exhaustivamente, así en sus caracteres

internos como externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las

unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos

(por su valor histórico, para una exposición, publicación). (Cruz M., José, 1994;

282 p.)

Los instrumentos, se encuentran ordenados por medio de la estructura

orgánica del Club y a la vez las guías mantienen un control cruzado por

asuntos o materias y nos remiten a los registros autorizados, si al fondo se le

aplica un sistema informático para su búsqueda o localización.


- 84

3. 1. 3. Instrumento de difusión

El instrumento de difusión que se ejecutará son los boletines y las memorias

que anualmente el Directorio presenta.

D) Conservación.

Es la fase fundamental de la preservación o prevención de posibles alteraciones

físicas de los documentos y de los soportes documentales, por ende la

información contenida en ellas. Convertidos en patrimonio documental muchos

de estos expedientes de valor permanente, interesan a la misma institución

para garantizar su historia

El Acta de Fundación del Club de La Paz es un Patrimonio Documental ya que

fue el primer Club Social de Bolivia, muchos documentos de valor permanente

interesan a la administración de la institución quien preserva y garantiza su

custodia.

El Club de La Paz, es la entidad responsable de la adecuada conservación física

del fondo o sub.Fondos documentales producidos por todos los organismos

dependientes o relacionados con ella.

Los aspectos básicos que se deberá controlar son los siguientes:

Los documentos deberán

estar protegidos en unidades

de conservación como cajas de

cartón, también se puede

utilizar sobres de papel craft.

Estas cajas se instalaran en

las unidades de instalación


- 85

(Estantes metálicos o movibles).

Los documentos duplicados y en mal estado se separan para restaurar o

eliminar según su valoración.

Empastes de la documentación si es pertinente.

Diagrama de flujo de Tratamiento Archivístico

Para tener un mejor desenvolvimiento en la aplicación de las normas

internacionales como el tratamiento archivístico, se aplicara el flujo grama por

el cual la documentación debe seguir las siguientes etapas. (Ver anexo XI)

7. 3. TERCERA FASE

La tercera fase del trabajo está dedicada, por tanto, al establecimiento de los

ambientes. En ella se empleara la mayor cantidad de recursos. Para su avance

se han realizado tres grandes cometidos:

7. 3. 1. Instalación: Local, Equipo y Materiales

Está establecido por la teoría archivística que la conservación de documentos

de todo tiempo tiene como fin un servicio. Ambos conceptos conservación y

servicios requieren de locales que permitan desempeñar estas funciones y

garantizar que la documentación no sufra deterioro ni destrucción. (Cuba S.,

2011, 158 p.)

El mobiliario recomendado para el Diseño de Sistema de Archivo de Gestión y

Central de la Institución Club de La Paz tiene las siguientes características:

Las estanterías serán metálicas o movibles, incombustibles, sólidas sin

elementos cortantes ni punzantes, cómodas de manejar.


- 86

La altura para que sean accesibles sin escalera será de 1.90 mts. El ancho de

cada módulo será de 30 cms. y el fondo de las baldas de 40 cms. Los bloques de

estanterías tendrán una separación de 1.00 mts.

40 cms.

30 cms.

1.90 mts.

1.00 mts

El mayor volumen de la documentación será en papel, pero hay que prever la

existencia de otro tipo de material como material magnético, que requieran

almacenaje especial.

Las cajas que se utilicen para el almacenaje serán de cartón sin ácidos y

resistentes, sólidos, con uno de los lados abatibles para mayor facilidad de uso y

de dimensiones normalizadas. Existen de varios tamaños y calidades,


- 87

aconsejándose el tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) y el cartón

fuerte y resistente con un PH igual o superior a 7. Las ventajas que ofrece este

sistema son: su bajo precio, la protección de los documentos y el fácil

almacenaje. Este sistema es el más adecuado para conservar los documentos

una vez que se haya finalizado su trámite y su vigencia,

Las condiciones ambientales del archivo, no deben ser inferiores a 15 grados ni

superiores a 21 grados, siendo lo ideal de 17 a 18 grados. Con humedad de 40º a

65º y una luz artificial que no supere los 200 lux.

Para facilitar la limpieza del polvo, los revestimientos de las paredes y suelos

serán sintéticos.

En cuanto a la prevención, detección y extinción de fuegos, los materiales

empleados tienen que ser incombustibles. Sería recomendable instalar un

sistema de detección automática de humo así como pulsadores de alarma y

extintores de incendios.

La compra se realizara en tres rubros más importantes para la implementación

del sistema de archivo y las más importantes

Equipo y mobiliario

Material de escritorio

Equipos de protección al profesional

7. 4. CUARTA FASE

Automatización y digitalización

En definitiva, los Sistemas de Información favorecen la creación de productos

informativos propios, por ejemplo, las bases de datos que aseguran el correcto

flujo de información para la Historia de la institución, Así, las técnicas


- 88

documentarias cumplen sus objetivos: se hacen operativas al aplicarse a un

campo del saber determinado, y se ponen al servicio de la obtención de nuevos

conocimientos científicos (López Yepes, 1998, p. 100).

7. 4. 1. Automatización

Para conservar y resguardar la desmaterialización de los documentos es

adecuado realizar un sistema automatizado de base de datos.

La Elaboración y mantenimiento de instrumentos de descripción para el control

y localización de fondos.

Comenzar analizar el proceso de diseño de una base de datos para un archivo.

La primera decisión a tomar estará relacionada con el tipo de objetos que

incluiremos en la base; dependiendo del objeto se utilizarán unas normas u

otras, o una combinatoria de varios esquemas.

Una vez establecida la tipología documental, se procederá a definir los

atributos o campos que conformarán cada registro de la base. Para ello será de

mucha utilidad:

a) Conocer los documentos a describir, en cuanto a la estructura de los

mismos, y detectar los datos más relevantes a considerar para la

recuperación de dichos documentos.

b) Indagar sobre las normas o estándares internacionales que regulan las

descripciones de dichos objetos.

c) Detectar ejemplos concretos de aplicaciones, es decir, buscar y analizar

bases de datos que hayan sido diseñadas por otros y que puedan

servirnos de ejemplo.


- 89

A partir de la información recabada en los pasos mencionados

anteriormente, se establecerán los atributos que se registrarán de cada

tipo de objeto incluido en la base de datos.

Para realizar la base de datos se aplicará la estructura de las normas ISAD (G)

Compone las 7 áreas más primordiales, que reúnen un total de 26 elementos,

tan sólo algunos de ellos son obligatorios en todas las descripciones, por

considerarse imprescindibles para concretar el intercambio de datos. A

continuación se incluye un cuadro indicativo de las áreas y los elementos,

señalando con un asterisco los elementos obligatorios:

Área Elemento

1.- Identificación

*Código de referencia

*Título

*Fecha

*Nivel de descripción

*Volumen y soporte de la unidad de

descripción

2.- Contexto

*Nombre del productor

Historia institucional / reseña

biográfica

Historia archivística

Forma de ingreso

3.- Contenido y estructura

Alcance y contenido

Valoración, selección y eliminación

Nuevos ingresos

Organización

4.- Condiciones de

acceso y uso

Condiciones de acceso

Condiciones de reproducción


- 90

Lengua / escritura

Características físicas y requisitos

técnicos

Instrumentos de descripción

5.- Documentación asociada

Existencia y localización de

originales

Existencia y localización de copias

Unidades de descripción

relacionadas

Nota de publicaciones

6.- Notas Notas

7.- Control de la descripción

Nota del archivero

Reglas o normas

Fecha de descripción

La consulta de esta norma a la hora de diseñar nuestra base de datos se vuelve

un paso obligado, ya que su aceptación internacional garantizará no sólo la

viabilidad del intercambio de datos con otros sistemas de información, sino el

haber cubierto los aspectos más relevantes de la descripción archivística

propuestos por el organismo archivístico más importante a nivel mundial, el

ICA. (Pené, Mónica G. 2009, 4-7).

a) Razones Estratégicas

– Hacer más rápidos los procesos (manejo de documentación)

– Racionalizar y flexibilizar la organización/distribución de documentos

– Mejorar el servicio al usuario (Socios)

– Establecer mecanismos automáticos de medición y auditoria

– Mejorar la seguridad de la documentación


- 91

b) Razones Financieras

– Incrementar la productividad (reducción tiempo de acceso al

documento)

– Ahorrar espacio físico (archivo de documentos en papel)

c) Razones Técnicas. Soluciona problemas como:

– Deficiente gestión de documentación en papel (demora en la

recuperación, inadecuada explotación de la información, pérdidas, etc.)

– Integración de documentos en diferentes soportes

– Lentitud y dificultad de la comunicación dentro de la organización.

7. 4. 2. Digitalización

La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y conservar los documentos de

una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los

procesos dentro de la institución, hace que el proceso de digitalización se vuelva

cada vez más importante y prioritario, motivo por el cual, los documentos

deben ser digitalizados, todo ello para resguardad y proteger el patrimonio

documental de la institución, facilitar el acceso y la consulta de los documentos.

-Digitalización de expedientes cuyos trámites hubiesen concluido,

de forma completa y ordenada.

-Elaboración una base de datos con la información de los

documento digitalizada.

7. 5. QUINTA FASE

Y, por último, la quinta fase de trabajo, estuvo destinada al servicio de

consulta y préstamo de los fondos documentales, y llegando a las conclusiones.


- 92

Constituyen, por consiguiente, la solución ya demostrada, la respuesta al

problema plateado.

7. 5. 1. Servicios

El Sistema de Archivo de la institución Club de La Paz, será muy útil en

cuanto a la búsqueda de la información requerida por la institución.

Básicamente se realiza el servicio de requerimiento de información. Brindar

los servicios adecuados a las necesidades de los socios y del personal

administrativo eficazmente, con personal profesional que será eficiente para

lograr dar soluciones a las necesidades de información a la institución.

7. 5. 1. 1. Consulta

a) Los archivos de oficina, pueden facilitar la consulta, préstamo o reproducción

de documentación a funcionarios del Club de La Paz, cumpliendo los requisitos

siguientes:

Autorización del Presidente o Presidente del Tribunal de Honor

Autorización del jefe la administración financiera

Registro del documento solicitado

Registro del préstamo y devolución en el caso de documentos prestados.

b) Los archivos centrales, prestan servicios de consulta en el mismo archivo

(consulta en sala), en este caso, los usuarios del Club de La Paz, o externos

deben:

Prestar su identificación o credencial

Llenar el registro de consulta, señalando el documento o serie

documental a ser consultado


- 93

7. 5. 1. 2. Préstamo y reproducción simple

La unidad administrativa del Club de La Paz que desee solicitar un préstamo

de documentación al Archivo Central, debe hacer uso del formulario de

solicitud de préstamo que requerirá del Archivo Central, firmado por el

responsable de la unidad administrativa.

Este formulario refleja el procedimiento de préstamo y ha de acompañar a la

documentación en todas las fases del procedimiento.

Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación con valor

administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la petición a la

unidad administrativa responsable del procedimiento. (Cuba, Simón, 2011; 160

- 161 p.)

a) Préstamo de documento, implica la salida temporal de un documento, por

ello es necesario observar lo siguiente:

Llenado de formulario de préstamo, devolución y el testigo

(Ver anexo XII y XIII)

Presentación de solicitud de la unidad.

Presentación de documentos de identificación del interesado

(carnet de acreditación de socios).

Autorización del responsable de archivo que otorga el

servicio.

1.- Una vez que el Archivo central recibe el formulario, se prepara la

documentación solicitada y se remite a la unidad administrativa

peticionaria, acompañada por el formulario en donde el Archivo ha

consignado los datos de número de préstamo, fecha de devolución y ha

firmado y fechado el envío del préstamo.


- 94

2.- Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad

administrativa devuelve la documentación al Archivo Central, junto con

el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolución.

3.- La documentación se devuelve al Archivo Central sin modificaciones.

Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable

de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta

correspondiente y advertirá de ello al Archivo Central.

4.- En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la

responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa

solicitante del préstamo.

5.- Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo Central

remite, al prestatario el formulario con el recibo fechado, firmado y

sellado.

b) Reproducción simple, este servicio tiene que ser acreditado solo a

funcionarios del Club de La Paz, observando lo siguiente:

Justificación de la solicitud.

Registro del nombre y firma del jefe del área y del solicitante,

documento que solicita, fecha de solicitud.

Visto bueno del encargado del Archivo Central.


- 95

CRONOGRAMA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Fechas

Actividades Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic.

La compra de mobiliario, equipamiento, material de

escritorio, equipo de protección al profesional.

Centralizar la documentación.

Establecer políticas y normas para la organización

del archivo de gestión

Ejecutar el tratamiento archivístico en el archivo

central

Instrumento para el rápido acceso a la información.

Brindar servicios con eficacia y eficiencia.


- 96

PRESUPUESTO

El presupuesto del proyecto contempla cuatro rubros: Recursos Humanos,

Equipo y mobiliario, Material de Escritorio y Equipo de protección al

profesional.

Recursos Humanos

Primero garantiza la contratación de dos profesionales en Licenciatura

Bibliotecología y Ciencias de la Información (mención Archivos) para el cargo

de Supervisor del Archivo Central de la institución del Club de La Paz.

RECURSOS HUMANOS

DETALLE CANTIDAD

SUELDOS

UNIT.

MENSUAL Bs.

TOTAL

Bs.

Lic. Bibliotecología y

Ciencias de la

Información

(mención Archivos) 2 3.500 7.000

Equipo y mobiliario

Segundo garantiza los insumos básicos sobre equipo y mobiliario para el

funcionamiento del Archivo Central de la Institución Club de La Paz.


- 97

EQUIPO Y MOVILIARIO

PARTIDA ITEM CANTIDAD COSTO UNIT. Bs.

TOTAL

Bs.

1 Computadoras 2 5700 11400

2 Impresora láser 1 2600 2600

3 Escáner 1 3000 3000

4 Escritorios 2 1300 2600

5 Gavetas 5 780 3900

6 Estantes metálicas 100 800 80000

7 Mesas de trabajo 2 500 1000

8 Escalera rodante 1 350 350

9 Extintor 2 500 1000

10 Ventiladores 1 1500 1500

11

Máquinas de

absorción de polvo 1 2000 2000

Material de Escritorio

Tercero garantizar los insumos básicos sobre el material de escritorio para el

funcionamiento del Sistema de Archivos de la Institución Club de La Paz.

MATERIAL DE ESCRITORIO

PARTIDA ITEM CANTIDAD

COSTO UNIT.

Bs.

TOTAL

Bs.

1 Cuaderno empastado 12 15 180

2 Archivadores. Palanca 30 10 300

3 Cajas de archivo 400 50 20000

4 Marbetes 200 2 400

5 Papel bon tamaño carta 5 paquetes 40 200

6

Foliador metálico

automático 2 piezas 90 180

7 lápiz negro 12 piezas 0.6 21

8 lápiz rojo 12 piezas 0.7 17

9 bolígrafos 12piezas 0.95 34

10 marcador delgado 12 piezas 0.45 16


- 98

11 marcadores gruesos 12piezas 2.70 97

12 marcador resaltador 12 piezas 2.60 31

13 Pegamento UHU 12 piezas 10 120

14 cinta adhesiva de embalaje 12 piezas 4.50 54

15 Engrampadora 2 piezas 20 40

16 Sellos y tinta 2 piezas 40 80

17 Perforadora 2 piezas 22 44

18 Regla metálica 2 piezas 15 30

19 tajador de escritorio 2 pieza 5 10

20 Balduque 10 rollos 30 300

Equipos de protección para el profesional

Se debe garantizar la salud de los funcionarios del Archivo de Oficina y

Central, con equipos de protección mínimo, se debe de proveer de material

adecuado para que no sea afectado por el polvo, suciedad, infección y el frió.

INSUMOS DE PROTECCIÓN PARA EL PROFESIONAL

PARTIDA ITEM CANTIDAD

COSTO

UNIT. Bs.

TOTAL

Bs.

1

Guardapolvo

u overoles 2 70 140

2

Barbijo

(mascarillas

anti polvo) 24 piezas 3.50 84

3

Guantes

especiales 50 piezas 8 400

4

Toallas

personales 10 20 200

5

Jabón

sulfurado 20 7 140


- 99

CUADRO DE RESUMEN DE GASTOS

Recursos humanos 84.000

Equipo y mobiliario 109.350

Material de escritorio 22.154

Equipo de protección para el

profesional 964

TOTAL Bs. 216.458

El presupuesto total del proyecto que contempla cuatro rubros: Recursos

Humanos, Equipo y Mobiliario, Material de Escritorio e Insumos de protección

para el profesional. Hace una suma aproximada de Bs. 216.458.

INDICADORES DE EVALUACIÓN

De acuerdo al análisis técnico realizado, se puede evidenciar la viabilidad del

proyecto por cuanto el mismo cubre los requerimientos de la institución, puesto

que cuenta con recursos suficientes para la consecución del desarrollo del

mismo.

También se ha provisto la sostenibilidad de proyecto, por medio del apoyo de la

máxima autoridad del Club de La Paz.

La dependencia de ese nivel garantizara la sostenibilidad del proyecto, el

diseño del sistema de archivo de gestión y central del Club de La Paz, por otro

lado, existe plenamente conciencia de la importancia de los archivos, con todas

las aplicaciones de los normas archivísticas (tratamiento archivístico), para

cumplir con los fines propuestos.

Se ve la imperante necesidad de la organización y transferencia documental,

por cuanto a los requerimientos de los beneficios han de ser satisfactorios en

sus demandas de calidad, eficiencia y eficacia.


- 100

La Secretaria atiende los requerimientos de documentos e información que

solicita, el Directorio, los socios y el personal administrativo siendo un

requerimiento la oportuna ubicación de la documentación que respalde las

actividades de la institución.

Evitar la pérdida de la documentación que generan los socios, el personal

administrativo. Resguardar la documentación de años pasados.

Pero, consideramos que existen sectores de la sociedad con intereses creados,

que prefieren el caos de la documentación a la información organizada, porque

cuando ésta se organiza se convierte en un valioso recurso probatorio.

Estos aspectos nos muestran la urgente necesidad de contar con este sistema

de archivos de gestión y central, que recoja, sistematice, ordene y sea accesible

a la información

CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIÓN

Se pudo comprobar la falta de un sistema de archivo que gestione la

administración de los documentos, para que repercuta posteriormente en la

gestión administrativa.

La principal función del sistema de Archivo consiste en procesar la Información

para acceder a los Documentos. Para brindar una Información eficiente, desde

su creación hasta su archivado correspondiente - cuando no interviene en la

génesis documental, persigue al Documento paso a paso, pacientemente, lo

identifica, lo describe, selecciona hasta llegar un momento que tiene toda la

documentación depurada, arreglada convenientemente para que el personal


- 101

administrativo, Socio y investigador, (usuarios), pueda absorber la Información

encerrada en los Documentos.

Establecer la estructura orgánica del archivo central del Club de La Paz, la que

se encarga de gestionar las transferencias documentales del archivo de gestión

u oficina, cumpliendo los plazos establecidos en la tabla de retención

documental.

Se proporciona un planteamiento de la organización de la documentación, así

como un aspecto estratégico para el apoyo en la toma de decisiones de las

autoridades jerárquicas, por lo que deben y tienen que ser organizados de

acuerdo a normas internacionales para su efectiva utilización.

Es de vital valor que la institución entienda la importancia de la accesibilidad

de los documentos de una forma integrada mediante el sistema de archivo de

gestión y central. Ese sistema va a permitir que la información se maneje de

forma eficiente y ágil a través de la búsqueda que permita acceder a la

documentación de forma simple.

Uno de los factores importantes en este proyecto es la implantación de este

sistema que garantice la confiabilidad, autenticidad, fiabilidad y uso práctico

de los documentos que ahí residen.

RECOMENDACIONES

Los archivos son eficientes y eficaces en la medida que se apliquen

adecuadamente las normas archivísticas en las fases de gestión documental ya

que los archivos en una institución presentan las funciones, atribuciones y

competencias que esta posee y dan prueba fehaciente de sus actuaciones.


- 102

Se recomienda la aprobación de la planilla administrativa para la contratación

del personal profesional, Lic. en Bibliotecología y Ciencias de la información

(mención archivos), mediante convocatoria pública, a fin de viabilizar el

funcionamiento del sistema de archivo de gestión y central de la Institución

Club de La Paz.

Se recomienda analizar un espacio físico apropiado para el sistema de archivos,

y mantener el presupuesto destinado para el proyecto. Con el fin de recibir

transferencias documentales inactivas que se encuentran en los depósitos, de

acuerdo a formulario de transferencia documental. Asimismo es recomendable

para la infraestructura de archivos central hacer un estudio exhaustivo que

tenga en cuenta todos los requisitos sobre el crecimiento documental de los

fondos, las características arquitectónicas del lugar escogido, las condiciones

ambientales, los aspectos funcionales, y otros, la finalidad no es otro que

proporcionar la seguridad y el control eficaz de los fondos documentales,

permitir el almacenamiento y recuperación rápida de los documentos.

También se recomienda la ampliación del sistema, para los archivos intermedio

e histórico ya que posee con documentación desde su fundación (130) años

atrás, para la conservación permanente del patrimonio documental.

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- 107


- 108

ANEXO MANUAL Y NORMA DE

FUNCIONAMIENTOS DEL

SISTEMA DE ARCHIVO DE

GESTION Y CENTRAL


- 109

MANUAL Y NORMA DE FUNCIONAMIENTOS DEL

SISTEMA DE ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL

JEFE/A DE DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL

Misión

Es responsable de la recepción interna, archivo, custodia y expedición interna

de copias u originales de los documentos y expedientes, conforme a las normas

y procedimientos.

Sector de organización

Directorio

Tribunal de Honor

Secretaria General

Área de contabilidad y administración

Cargo Superior

Licenciado en Bibliotecología y Ciencias de la Información, especializado en

archivos

Funciones Generales

A. Diarias o permanentes

1) Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades del personal a su

cargo, conforme con las normas y procedimientos vigentes.

2) Controlar que todos los documentos dirigidos a su sector sean tramitados en

la brevedad posible.


- 110

3) Planificar y programar las actividades a ser realizadas para el cumplimiento

de los objetivos previstos, conforme con las políticas establecidas y los recursos

disponibles.

4) atender las consultas de los Socios y de terceros. Vinculadas a las actividades

del Club de La Paz Club.

5) Controlar la adecuada utilización de los documentos emitidos o ingresados a

su unidad orgánica, así como la distribución y archivo de los mismos.

6) Controlar la adecuada utilización y conservación de los bienes del activo fijo

asignados a su área y de los materiales y útiles de oficina.

7) Realizar los pedidos de provisión para su sector, de equipos, materiales y

útiles de oficina, así como controlar el uso racional de los mismos.

8) Supervisar la ejecución de las actividades de su departamento realizados por

el/los Equipo(s) de Trabajo, conforme a la organización interna aprobada

9) Estudiar y sugerir al superior inmediato las opciones de solución para los

inconvenientes que observe en el desarrollo de las actividades de su unidad

orgánica a las mediad tendiente para mejor los sistemas y/o procedimientos en

uso.

10) Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente, los convenios y documentos

anexos, así como las disposiciones establecidas por la máxima autoridad del

Club de La Paz.

11) Mantener informado al superior inmediato respecto de las actividades y

novedades de su sector; y realizar las consultas que fueren necesarias, en el

momento oportuno.

13) Participar de las reuniones de trabajo convocadas por el superior

inmediato, a fin de tratar temas de trascendencia, aportar o recomendar

alternativas de solución y cursos de acción tendientes al cumplimiento de los

objetivos del área.


- 111

B. Periódicas (Mensuales, Anuales)

1) Planificar mensualmente, conjuntamente con el personal a su cargo, las

actividades a ser realizadas para el cumplimiento de los objetivos previstos,

conforme con las políticas establecidas.

2) Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de su unidad orgánica, alineado con

los objetivos, políticas y estrategias establecidas para su Dirección, en función a

los recursos disponibles.

3) Elaborar informes del área a su cargo solicitado por el superior inmediato,

con la amplitud y periodicidad que le sean requeridos por el mismo.

4) Investigar, evaluar, planear, organizar e implementar nuevas funciones,

técnicas y los reglamentos que fueren aprobados, tendientes a mejorar el

cumplimiento de los objetivos de su área.

5) Elaborar o dirigir la preparación de la Memoria Anual del Departamento,

para su inclusión en la Informe Memoria Anual de la Institución.

C. Funciones Específica

1) Efectuar el manejo de la información documental, con sujeción a los

reglamentos, normas y procedimientos establecidos.

2) Aplicar el tratamiento archivístico 1.- Identificación: Clasificar, Ordenar,

Instalar, 2.- Valoración, 3.- Descripción, 4.- Conservación

3) Utilizar las normas y técnicas internacionales, adoptadas por el sistema de

archivos de oficina y central, para la organización, conservación y manipulación

de documentos.

4) Efectuar la transferencia o remisión de documentos originales del Archivo de

Gestión al Archivo Central del Club de La Paz solicitadas por las comisiones,

en forma documentada y autorizada por el Directorios.

5) Supervisar las actividades de apilamiento, encuadernado, etiquetado y

ubicación de los documentos en el Archivo Gestión y Central, acorde a la

metodología vigente.


- 112

6) Realizar las actividades de registro, control y la organización del Archivo,

supervisando las condiciones requeridas para mantener en buen estado de

conservación los documentos.

7) Proponer a la Comisión de Cultura las necesidades de equipos e insumos,

mejoras de infraestructura necesarias para la adecuada conservación de los

documentos asignados a su custodia, mencionando los riesgos de daño o

destrucción cuando esto sea evidente.

8) Supervisar el acceso de personal no autorizado al recinto del archivo, a fin de

resguardar la integridad y confidencialidad de los documentos.

9) Preparar los documentos para la incineración o destrucción, cuyo plazo legal

de custodia ha vencido, conforme a las instrucciones del Directorio y la

Comisión de Cultura.

10) Supervisar el orden y la limpieza en el archivo.

NORMATIVAS:

1.- Establecer normas y directrices en materia archivistica en la institución,

mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.

2.- Ejecutar el Sistema de Archivos de la institución Club de La Paz, orgánico

funcional.

3.- Establecer la ampliación del sistema de archivos intermedio e histórico ya

que la institución cuentas con documentación de hace 130 años

3.- Brindar capacitación en materia archivística a los archivos de gestión y

central.

4.- Establecer el plan de conservación y eliminación documental (PCED),

conocido como Programa de control documental (PCD) o bien Tablas de Plazos

de conservación documental (TPCD), mediante las cuales se regule la

producción documental y se establezca su vigencia y conservación.


- 113

5.- Brindar accesoria, apoyo técnico y normativo al archivo de gestión del Club.

6.- Supervisar las labores archivísticas en el club, mediante visitas de

inspección, informes y recomendaciones.


- 114

ANEXO MARCO

METODOLOGICO


- 115

DIARIO DE CAMPO # 1

DISEÑAR UN SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL

Inv. : WENDY CONDORY QUISPE

Día: 3- 10 junio de 2011

Lugar: Institución Club de La Paz 2ª piso entre la Av. Mariscal Santa Cruz y

Av. esquina Camacho

Temas y Problemas: Por la falta de un sistema de archivos, la organización

documental, carecía de estos servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa

información y la conservación del patrimonio documental.

Objetivo: Diseñar un Sistema de Archivos de Gestión y Central, permitirá

mejorar la custodia, la conservación, la organización y el servicio al acceso a la

información, de la Institución Club La Paz desde su fundación de 1882 hasta la

actualidad.

Diagrama: (Ver anexo 1)

Descripción:

En primera instancia se pidió permiso a la institución para poder realizar la

investigación sobre el control de la documentación que custodian.

El 1 de marzo se envió la solicitud, aprobándose el 31 de mayo del presente año

Posteriormente se comenzó con la investigación, el 3 de junio, por lo cual se

realizó en primer lugar con la Secretaria General – en este caso el archivo de

Gestión u Oficina:


- 116

Se vio que cuenta con una secretaria no capas para la organización de la

documentación, ya que la documentación custodiada en este ambiente no

cuenta con ninguna norma archivística.

La secretaria es la que recepciona toda la documentación que genera el club.

(Directorio, Tribunal de Honor, administración)

La documentación se encuentra en muebles tanto en la parte inferior como

superior provocando hacinamientos.

La documentación no tiene ninguna protección ni conservación

Tiene gavetas en el cual se encuentran los expedientes de los socios en total

desorganización

Se sigue ordenando la documentación de forma separada, como

correspondencia recibida y despachada, existe muchas carpetas con las

rotulaciones varias.

Toda la documentación de esta oficina no está encuadernada solo está

amarrado con cuerdas.

Se presta la documentación a los Socios Directores los cuales se lo llevan y no

devuelven, provocando extravió y dispersión.

Se elimina documentación sin ninguna evaluación.

Lo único que se puede resaltar de la secretaria general es que cuenta con una

hoja de ruta la cual trata de organizar y despachar la documentación desde la

gestión 2007 a la actualidad.


- 117

DIARIO DE CAMPO # 2


Día: 10 - 15 junio de 2011


El área de la administración contable y su depósito

En el caso de esta área se comenzó a averiguar del 10 al 15 de junio del

presente año

En este cargo se encuentra una profesional en contaduría pública y su auxiliar,

se encarga del estado financiero del club, las cuales generan documentación

contable.

Esta documentación a partir del año 2005 a la actualidad está a cargo de la Lic.

Rosario Bernal, la cual hizo empastar, ordenar cronológicamente y por colores

e instalar a los estantes pero todo es realizado empíricamente por el mensajero,

no aplican normas archivísticas, no cuenta con ninguna conservación.

Lo que sobresale es que la documentación no se separa como por ej. Las

planillas de pago, para respaldar se coloca las boletas de cada empleado.

En consecuencia, la Lic. Bernal es la que tiene un poco de conocimiento y leda

importancia al control de la documentación, ya que el momento que existe la

auditoria ella está preparada para respaldar las observaciones que existan.

La documentación aproximadamente que se encuentra en este ambiente de la

Secretaria General y el depósito de la Administración Contable es de 1.110 ml.


- 118

DIARIO DE CAMPO # 3


Día: 27 de junio al 1 julio de 2011


El área del tribunal de honor

Esta área se encarga de controlar el fiel y estricto cumplimiento de los Estatutos y

Reglamentos.

Se vio la necesidad de que nadie se preocupa de esta área no hay una persona encarga, solo

el Socio Secretario acomoda la documentación como puede.

Los documentos se encuentran en el piso y vitrinas, sin ninguna norma archivistica en total

desorganización.

Cuando se tiene la necesidad del acceso a la documentación por un caso (X) no se

encuentra la documentación.

El sitio donde se encuentra el Tribunal de Honor es reducido y húmedo

La documentación aproximadamente que se encuentra en este espacio del

Tribunal de Honor es de 60 ml.


- 119

DIARIO DE CAMPO # 4


Día: 11 de junio al 22 julio de 2011


El Depósito

Para poder ingresar a este depósito se tuvo que hacer una limpieza, ya que la

puerta no se podía abrir por el acumulo de la documentación y el exceso de

basura, no se ingresaba hace muchos años en este ambiente, existía botellas de

todo tipo, equipos antiguos (computadoras, máquinas de escribir y otros), tacos

de billar, maletines de los campeonatos, plaquetas antiguas, cortinas viejas,

publicaciones periódicas (revista, periódicos, boletines, anuarios, memorias,

reglamentos y estatutos) y los muebles son antiguos y están completamente

viejos y rotos.

El depósito mide 5 x 4 m., se halla humedad por que pasa los tubos de desagüe,

Posteriormente se tuvo que desempolvar para poder ver la documentación que

se encontraba en este depósito eso se tomó una semana con ayuda del personal

de limpieza,

Se verifico que en los años 1973 al 1999 en la gestión del señor Pablo Pérez se

hizo encuadernar la documentación de contabilidad, pero la documentación

esta separa por tipo no respeta el orden original ni el principio de procedencia.

Se observó que la documentación esta en total desorganización, no se aplican

normas archivísticas.


- 120

La documentación se encuentra acumulada en estantes de madera, saquillos,

cajas, carpetas, fólderes y en el piso, sin ninguna protección.

Existe una gaveta de madera con los expedientes de los socios destituidos en

desorganización.

Se vio planos arquitectónicos de la infraestructura del club y otros.

Se percibió 10 cajas de cassettes de las grabaciones de anteriores reuniones de

Directorios y Tribunal de Honor,

Tres álbumes de fotos de actividades y eventos realizados del club.

Libros de acta de directorio y de tribunal de honor.

También se encontró dos listas supuestamente el inventario de la

documentación de gestiones pasadas, que se encuentra en este depósito,

realizado por el Señor Freddy León Chávez. (Ver anexo 5)

La auxiliar contable es la que tiene a su cargo las llaves de los diferentes

depósitos, pero ella no se preocupa por la organización ni conservación de la

documentación que existe en estos depósitos.

En este ambiente se debería encuentra la documentación antigua desde su

fundación 1882, lamentablemente no se encuentra documentación desde esa

época ya que el club anteriormente tenía dos residencia transitorias y por los

traslados que tubo se perdió, vendió y se votó la documentación.

La documentación aproximadamente que se encuentra en este depósito es de

1.310 ml.

Analizando la cantidad de documentación que custodian estos diferentes

ambientes que hace un total de 2.480 ml.


- 121

Se pudo analizar la realidad del control de la documentación, carece de

organización, normas archivísticas, mobiliario, equipamiento, y de un espacio

físico más adecuado para el funcionamiento del sistema de archivos.

La circunstancia que vive esta institución es complicada, ya que no se puede

acceder a la información de la documentación patrimonial.

¡UN CAMINO QUE SEGUIR Y UN FUTURO QUE ALCANZAR!


- 122

El Archivo de Gestión u Oficina (anexo I)

La entrada a la oficina donde se encuentra la Secretaria General y la Administración

Contable.


- 123

La Secretaria General, el lugar donde recepciona la documentación la secretaria a cargo


- 124

No tiene capacitación para organizar los documentos, ya que tiene muchas carpetas varias y

la correspondencia por separado entradas o salidas.


- 125

Tiene gavetas en el cual se encuentran los expedientes de los socios en total

desorganización


- 126

Estantería de la secretaria general


- 127

La documentación en total desorganización y sin ninguna protección para su

conservación


- 128

El área de la administración contable (anexo 2)


- 129

El sitio de la auxiliar contable la que se encarga del cobros de las cuotas de los

socios el cual maneja en esta gaveta y tarjetero.


- 130

El depósito del área de Administración Contable


- 131


- 132

La documentación está ordenada, encuadernada y distinguida por colores


- 133

También existen planos actualizados sobre la arquitectura de la institución.


- 134

La maqueta de la Sede Social y Deportiva que se encuentra en la zona sur, Los

Pinos, Auquisamaña


- 135

El Área del Tribunal de Honor (anexo 3)


- 136

Los documentos se encuentran en el piso, sin ninguna norma archivística en

total desorganización y sin protección.


- 137

La documentación se encuentra en vitrinas


- 138

Socios Directores del Tribunal de Honor de diferentes gestiones


- 139

El Depósito (anexo 4)


- 140

Depósito, lo cual se tuvo que hacer una limpieza para poder acceder a esta

ambiente.


- 141

La documentación hacinada


- 142

La documentación sin ninguna conservación amarrada con guato


- 143

Los planos de la infraestructura del club


- 144


- 145

La documentación empastada para su mejor conservación desde 1987, sin ningún proceso

archivístico


- 146

Acumulación del acervo documental


- 147


- 148

Documentación en diferentes cajas, no normalizadas


- 149

Mi persona con el libro del Directorio (ACTAS)


- 150

Revisando documentación


- 151


- 152

Revisando legajos


- 153

Se verifica la humedad en las paredes del depósito por que pasa los tubos de

drenaje,


- 154

Empastes actuales sin normas archivísticas


- 155


- 156


- 157

A) MATRIZ DE LA ENTREVISTA

Entrevistador

Entrevistado

Respuestas (códigos)

1.- Si consideran a la

información parte

fundamental para el

desarrollo de sus actividades

01.- Presidente

Todos los entrevistados

coincidieron que la

información es muy

importante para desarrollar

sus funciones. (101)

02.- Director de Cultura

03.- Jefe de

Administración

Contable

2.- Si la documentación de la

presente gestión y aquellas

gestiones anteriores (más de

cinco años) que era

requerida para consultas y

tramites de asuntos es

accesible de manera

inmediata;

01.- Presidente

La documentación más

reciente es decir de la gestión

es accesible oportunamente,

(102)

02.- Director de Cultura

la documentación de gestiones

anteriores es generalmente

inaccesible, (103)

03.- Jefe de

Administración

Contable

3.- si cuenta con

capacitación para

resguardar aquella

documentación de gestiones

anteriores.

03.- Jefe de

Administración

Contable

No existe el espacio físico,

(104)

Ni el personal profesional,

(105)

Tampoco de mobiliario y

equipamiento para este fin,

(106)


- 158

B) MATRIZ DE CATEGORÍAS

Categorización

Agrupación de la información ya

codificada

1.- La Información

Todos los código (101), relativos a la

información, encontrara en toda la

entrevista

2.- La Documentación

Todos los código (102 y 103), relativos

a la documentación, se encontrara en

toda la entrevista

3.- El Resguardo de la Documentación

Todos los código (104, 105 y 106),

relativos al custodia de la

documentación, se encontrara en toda

la entrevista

Codificación

1) El código relativo sobre la información (101); la entrevista Nº 01, 02 y

03; (realizado a Marcelo Pérez, Eduardo Lorini, y Rosario Bernal); el

entrevistador fue Wendy (Nº 1); la información se encuentra en la página

23, específicamente en el párrafo 3.

2) El código relativo sobre la documentación (102 y 103); la entrevista Nº

01, 02 y 03; (realizado a Marcelo Pérez, Eduardo Lorini, y Rosario

Bernal); el entrevistador fue Wendy (Nº 2); la información se encuentra

en la página 23, específicamente en el párrafo 4.

3) El código relativo sobre el resguardo de la documentación (104, 105 y

106); la entrevista Nº 03; (realizado a Lic. Rosario Bernal); el

entrevistador fue Wendy (Nº 3); la información se encuentra en la página

23 y 24, específicamente en el párrafo 5.


- 159

ANEXO I

DIAGRAMA DEL SISTEMA

CLASICO DE ARCHIVOS


- 160

SISTEMA CLASICO DE ARCHIVO


UNIVERSO EXTERNO

ENTIDAD A. G

ARCHIVO

HISTORICO

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

INTERMEDIO

Transferencia Transferencia

Gestión

Administrativa Servicios

Servicios Servicios

Recibido Expedido

Transferencia

Servicios


- 161

ANEXO II

HOJA DE RUTA DE LA

SECRETARIA GENERAL /

ARCHIVO DE GESTION


- 162


- 163

ANEXO III

HOJA DE PREVISIÓN DE

TRANSFERENCIAS


- 164

HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIAS

Órgano remitente:…Secretaria General……………………………………………

Responsable del archivo de central:…Wendy Condori………………………

Tfno:……25357857……………E-maiil: [email protected]

Serie documental

Años

Soporte

Nº de

cajas

Correspondencia

Recibida, Enviada

Informes Comisión de

Cultura

2000 al 2012

Papel, en

carpetillas

5

Observaciones: en el año 2005 está incompleto los informes……………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………….…………………………………………

……………………………………………

Fecha……25 de junio de 2012………………………………………………………….


- 165

HOJA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN

Órgano remitente:

Directorio

Fecha de transferencia:

10 de septiembre de 2012

Responsable del archivo de gestión:

Elizabeth Ruiz

Nº total de cajas:

50

Tfno: 2352556

E-mail: [email protected]

Nº de transferencia: (a cumplimentar por el Archivo central)

4

Nº de

caja

Serie/contenido Fechas

Vigencia

administrativa

Signatura

Archivo Central

50

Director Secretario

Actas de directorio

2005 al

2012

7 años

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.1..2

1

El responsable del El responsable del

Órgano remitente Archivo Central


- 166

ANEXO IV

ORGANIGRAMA DE LA

INSTITUCION


- 167

ORGANIGRAMA DEL CLUB DE LA PAZ

----------------------------------------------

PRESIDENTE

Vicepresidente

Director Tesorero

Caja Mortuoria

Secretaria General Aux. Contabilidad

Director Secretario

R.R. H.H.

Archivo Biblioteca

Directores / Comisiones

Administración Contable

TRIBUNAL DE

HONOR

Billar

Secretario

Presidente

Vocales

Sede Social y Deportiva

Directorio


- 168

ANEXO V

CLASIFICACION ORGANICA


- 169

CLASIFICACIÓN ORGANICA

1. INSTITUCIÓN CLUB DE LA PAZ (de acuerdo al organigrama)

FONDO ICLDLP

Sub fondo

Cod. Sección Cod. Sub. sección Serie Cod.

DIRECTORIO

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.

Presidente

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.1

Vocal de turno

Informe

2012

BOLP ARCHC

ICLDLP

0001.1.1.1

Vicepresidente

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.2

Caja mortuoria

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.2.1

Egreso e

ingresos caja

mortuoria, 2012

BOLP ARCHC

ICLDLP

0001.1.2.1.1

Director -

Secretario

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.3

Accesoria Legal

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.3.1

Director- Tesorero

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.4

Inspectores

contables

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.4.1

Directores /

Comisiones

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.5

TRIBUNAL DE

HONOR

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.2

Presidente

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.2.1

Estatuto y

Reglamento

BOLP ARCHC

ICLDLP

0001.2.1.1

Secretario

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.2.2

Actas

27/01/ 2012

BOLP ARCHC

ICLDLP

0001.2.2.1


- 170

Vocales

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.2.3

ADMINISTRACIÓN

CONTABLE

BOLP ARCHC

ICLDLP000.1.3

Auxiliar contable

BOLP ARCHC

ICLDLP 000.1.3.1

Archivo

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.1.1

Secretaria

General

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.2

Sede Social y

Deportiva

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.3

Biblioteca

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.4

Billar

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.5

RR. HH.

BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.6


- 171

ANEXO VI

SEÑALIZACIÓN DE CARPETAS

(EXPEDIENTES)


- 172

Fondo:

Sub Fondo:

Sección

Sub Sección

Serie:

Comprobantes:

Fechas extremas:

Soporte:

Observación:


- 173

ANEXO VII Y VIII

SEÑALIZACIÓN DE CAJAS DE

ARCHIVO DEFINITIVO


- 174

ARCHIVO CENTRAL Institución Club de La Paz

FONDO: Club de La Paz

SUBFONDO: Directorio

SECCION: Presidente

SUBSECCION: Director Secretario

SERIE: Actas de Directorio

FECHA (S): 1974 al 2012

Nº DE ORDEN: 00110 - 00120

UNIDADES DOC.: 8

UBICACIÓN TIPOGRAFICA

ESTANTE

CUERPO

BALDA

I 3 A


- 175

CLUB DE LA PAZ

VICEPRESIDENTE

Caja Mortuoria

ARCHIVO CENTRAL

Club de La Paz

ACTAS DE LA CAJA

MORTUORIA

GESTIÓN 2011

CLUB DE LA PAZ

AREA ADMINISTRACION

CONTABLE

ARCHIVO CENTRAL

Club de La Paz

COMPROBANTES DE

CONTABILIDAD

001 – 025

TOMO I

GESTION 2012


- 176

ANEXO IX

CUADRO DE CLASIFICACION


- 177

CUADRO DE CLASIFICACION

1

CODIGO

SUB

FONDO

CODIGO

SECCION

CODIGO

SUBSECCION

CL

UB

DE

LA

PA

Z

1.1

AR

EA

DIR

EC

TO

RIO

1.1.1 Presidente Vocal de turno

1.1.2 Vicepresidente Caja Mortuoria

1.1.3

Director Secretario

1.1.4

Director Tesorero

Recursos

financieros

1.1.5

Directores /

Comisiones

1.2

AR

EA

TR

IBU

NA

L

HO

NO

R

1.2.1

Presidente

Estatuto y

Reglamento

1.2.2

Secretario

1.2.3

Vocal

1.3

AR

EA

AD

MIN

IST

RA

CIO

N

CO

NT

AB

LE

1.3.1

Aux. Contable

1.3.2

Secretaria General

1.3.3

Sede Social y

Deportiva

1.3.4

Biblioteca

1.3.5

Billar

1.3.6

RR. HH.


- 178

ANEXO X

INVENTARIO SOMERO


- 179

INVENTARIO SOMERO ISA (G)

AREA DE IDENTIFICACION AREA DE CONTEXTO AREA DE NOTAS

Nº DE

ORDEN

CODIGO DE

REFERENCI

A

Nº CORRELATIVO

Nº DE

CAJA

SERIE

DOCUMENTAL

DISTRITO

PROYECTO

FECHAS

EXTREMAS

Nº

TOMO

FOJAS

NOMBRE

DEL

PRODUCTO

R

FORMA DE INGRESO

CU

BIE

RT

A

UBICACIÓN TOPOGRAFICA

OBSERVA

CIONES

INICIA

L

FINAL

INICIAL

FINAL

Nº

NOTA

FECHA

INST

.

ESTANTE

CUERP

O

VALDA


- 180

ANEXO XI

DIAGRAMA DE FLUJO DEL

TRATAMIENTO ARCHIVISTICO


- 181


- 182

ANEXO XII Y XIII

FORMULARIO DE PRÉSTAMO

DE DOCUMENTO Y TESTIGO


- 183

TESTIGO

Fecha de préstamo:

Fecha de devolución:

Funcionario (a):

Observación:

UBICACIÓN TOPOGRAFICA

Código de ref. Nº Caja Balda Cuerpo Estante


- 184

Modelo de Estantes

FORMULARIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

NOMBRE DE SOLICITANTE:

CARGO O INSTITUCION:

NUMERO DE RUTA:

IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO

Nº Serie documental Tomo Año Soporte Código Observaciones

1

2

3

4

FECHA DE ENTREGA: La Paz, de………de………2012

AUTORIZACION:

….………………………………………. ………………….

Nombre del encargado del archivo Firmar

..………………………… ………………………

Entregue Conforme Recibí Conforme

FECHA DE DEVOLUCIÓN: La Paz,…………de……….2012

..………………………… ………………………

Entregue Conforme Recibí Conforme


- 185

ANEXO TIPOS DE ESTANTES


- 186

TIPOS DE ESTANTES

Estantes Movibles Pegadles

http://www.gamalux.es/data_library/archi2.JPG


- 187

Estantes Permanentes de Madera

Estantes Metálicos

http://www.gamalux.es/data_library/archi1.jpg


- 188

Gavetas Metálicas

Tipos de Cajas


- 189

ANEXO PLAN DE ACCION

PLAN DE ACCIÓN: Diseñar un Sistema de Archivos de Gestión y Central, que permitirá mejorar la custodia, la

conservación, la organización y el servicio al acceso a la información, de La Institución Club de La Paz desde su

fundación de 1882 hasta la actualidad

Objetivos

Metas

Actividades

Tiempo

Indicadores de

evaluación

Medios de verificación

Responsable

Presupuestos

1.- Equipos,

mobiliarios, y

material de

escritorio para el

sistema de archivo

de gestión y central

basándose en

normas

internacionales

Tener el mejor sistema de archivo de gestión y central líder y modelo con todos los equipos y mobiliarios adecuados

Plan de equipar el archivo de gestión y central: *mediante las normar apropiadas se realizara el equipamiento de los archivos *cotizaciones *pro formas *adquisición del mobiliario y equipamiento adecuados

3 Semanas

Ejecutar la adquisición del mobiliario y de los equipos apropiados para el funcionamiento del sistema de archivo de gestión y central

1.-Informe del Las cotizaciones y pro formas de dichos equipos y mobiliarios 2.- inventario del equipo y mobiliario recibido

Wendy Condori

Quispe y el Director de la Comisión de

Mantenimiento

Ver presupuesto

191

2.- Centralizar la

documentación

Concentrar toda la documentación Producida por las áreas y la documentación de años pasados que se encuentran en los depósitos un 100%

Plan de agrupar la documentación: * El trasladando de la documentación almacenada, al archivo central *mediante normas y reglas de transferencia de la documentación del archivo de gestión u oficina al archivo central

3 Semanas

Realizar la centralización de la documentación de los depósitos y Elaborar normas y reglas de transferencia de la documentación del archivo de oficina.

1.-Informe de la cantidad de documentación medidos en mt2 2.- Informe de la verificación de la documentación transferida

Wendy Condori

Quispe

Ver presupuesto

3.- Establecer

políticas y normas

para la

organización del

archivo de gestión

Promover la organización adecuada de los documentos permitiendo la rápida localización y control de los documentos

Plan de organizar la documentación: *Aplicar el tratamiento archivistico

3 Meses

Determinar la aplicación del tratamiento archivístico para proteger, conservar y organizar el patrimonio documental del archivo de oficina

1.- Informe de la aplicación archivística

Wendy Condori

Quispe

Ver presupuesto

192

4.- Ejecutar el tratamiento archivístico en el archivo central

Aplicar el tratamiento archivistico a la documentación generada .Con el fin de resguardar la documentación y organizar cuya información sea recuperada para su uso.

Plan de realizar el tratamiento archivístico son: 1.Identificación

*Clasificar *Ordenar *Instalar 2. Valorar 3. Describir 4. Conservar

4 Meses

Implantar el tratamiento archivistico, velando por la protección y conservación del patrimonio documental del Club de La Paz, centralizado en el archivo central

1.- Informes de todos los procesos y técnicas que se aplicará a la documentación 2 fotos de verificación de la aplicación del tratamiento archivístico

Wendy Condori

Quispe

Ver presupuesto

5. Instrumento para el rápido acceso

Automatizar y digitalizar toda la documentación que genera la institución

El plan de automatizar y digitalizar: *Crear una base de datos sustentado en el sub. Fondo documental. *digitalizar toda la documentación

3 Meses

*Se realizara la automatización Para optimizar el servicio de préstamo en la atención del usuario. y * La digitalización para evitar la destrucción del patrimonio documental.

1. Informes de avances del proceso de automatización y digitalización de la documentación Para facilitar y agilizar su rápido acceso.

Wendy Condori

Quispe

Ver presupuesto

193

6. Brindar servicios con eficacia y eficiencia

Lograr la eficacia en cuanto a la búsqueda de información requerida y la eficiencia del personal para poder dar soluciones a las necesidades de los usuarios

El plan de brindar servicios: *Mediante la consulta y préstamo de la documentación *Tener profesionales archivistas

2 Semanas

Lograr satisfacer las demandas de información de la institución

Informes trimestrales sobre: *El desarrollo de servicio mediante formularios de consulta y préstamo *Evaluación del desarrollo de conocimiento del archivista

Wendy Condori

Quispe

Ver presupuesto

Postulante: Tutor

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