Pórtico

P O R T I C OPorfolio de Proyectos TIC de la UMU

Vicerrectorado de Economía e Infraestructura

PORTICOPorfolio de Proyectos TIC de la UMU


1. Bases

2. Objetivo

3. Esquema general

4. Roles

5. Gestión del Portfolio

PORTICOBases


Acción enmarcada en Política de Gobierno TI

La UMU esta inmersa en un proyecto de mejora del Gobierno de las Tecnologías de la Información. Proyecto Piloto GTI-4

Una de las primeras medidas propuestas es el lanzamiento desde Equipo de Dirección de la “Cartera de Proyectos TI de la Universidad de Murci a”.

El objetivo es confeccionar una cartera que incluya todos los proyectos TI que se van a llevar a cabo en la UMU durante el próximo ejercicio. Este proceso permitirá conocer las necesidades globales de la Universidad en cuanto a Tecnologías de la Información y planificar soluciones con la suficiente antelación.

Se evitan improvisaciones. Se mejora la planificación y presupuestación y en consecuencia se ahorran costes.

Se asegura la priorización de proyectos TI en desarrollo en cada Vicerrectorado, al tener cada uno de ellos que “validar” las solicitudes de desarrollos TI de su competencia.

Se asegura la supervisión del CIO y del Equipo Dirección en todos los proyectos en curso por ATICA, así como la priorización de los mismos y el uso de recursos humanos y económicos.

PORTICOObjetivo


OBJETIVOCreación de un portfolio de proyectos

Para la confección, planificación y control de los presupuestos de ATICA, y para obtener una mejora global en la calidad de servicio,

atendiendo al mayor número posible de peticiones y proyectos informáticos de los diferentes Vicerrectorados, Áreas y Servicios.

¿Para qué?

¿Qué se pretende?

Conocer necesidades de las distintas unidades de nuevos proyectos / mejoras/cambios de existentes (+ 30 días implementación)

Atender el mayor número de peticiones de cambio y nuevos proyectos

Mejorar el flujo de información Vicerrectorados / Unidades /ATICA

Valorar proyecto en base a indicadores determinantes

Aprobación proyectos atendiendo a valoraciones, líneas estratégicas y necesidades de servicio.

Realizar un seguimiento del porfolio de proyectos

PORTICOEsquema general

Antes presupuesto aAntes presupuesto añño siguienteo siguiente

Lanzamiento convocatoria

Datos solicitud, cofinanciaciDatos solicitud, cofinanciacióón y prevaloracin y prevaloracióónn

Registro solicitudes

Realizada por ATICARealizada por ATICA

Valoración proyecto

Recursos, tiempo, costesRecursos, tiempo, costes

Obtención presupuesto

SegSegúún ln lííneas estratneas estratéégicas, valoraciones, presupuesto y gicas, valoraciones, presupuesto y

cofinanciacicofinanciacióónn

Aprobación

PortfolioPortfolio de proyectos pde proyectos púúblicoblico

Por parte promotores y directores funcionales (estado)Por parte promotores y directores funcionales (estado)

Por parte ATICA (recursos y costes)Por parte ATICA (recursos y costes)

Seguimiento


PORTICORoles y funciones


Director funcional: Jefe de Área/Servicio o Director técnico y

Directores DPTO.

Solicitud de proyectosSeguimiento proyectos solicitados (consulta solicitud, estado, valoración técnica, presupuesto) (modificación y borrado mientras no estén presupuestados)

Promotor: Vicerrectores, el Secretario General y el Gerente.Seguimiento proyectos en los que figura como promotor (consulta solicitud, estado, valoración técnica, presupuesto)

Director Técnico: Jefe de Área y Jefes de Servicio de ATICASeguimiento y consulta de todos los proyectos solicitadosValoraciónPresupuestaciónMantenimiento

CIO: Vicerrector de Economía e InfraestructurasSeguimiento y consulta de todos los proyectos solicitadosAprobación


PORTICOSolicitud de proyecto. Acceso


URL DE ACCESO https://portico.um.es/


PORTICOSolicitud de proyecto. Autenticación


Integrado con Portal único de acceso

PORTICOSolicitud de proyectos. Elementos básicos.


Plantilla solicitudTítulo del proyectoBreve descripción Firmantes (Director funcional y Promotor obligatorio)Cofinanciación (si dispone de ella)Necesidad del mismo

Valoración inicialRealizada por director funcional solicitante

Indicadores determinantes :Usuarios afectados e impacto Sujeto a disposiciones oficialesImplica disminución de costesReducción de trabajoMejora en la calidad del servicioMejora en seguridad

Proyectos a solicitar por convocatoriaSolicitados por director funcional o en quien él delegue directamente

Nuevos proyectos no solicitados anteriormenteMejoras o cambios en proyectos aprobados que impliquen un desarrollo de más de 15 días (no incluido dentro de mantenimiento correctivo)Confirmación de proyectos solicitados en convocatoria anterior pero no aprobados

Solicitud proyecto

PORTICOSolicitud de proyectos. Formulario solicitud


PORTICOPortfolio de proyectos


PORTICOValoración Técnica


Valoración proyecto

Realizada por director técnico (ATICA)

Mismos indicadores determinantes de la prevaloración

Ventajas

Riesgos

PORTICOPresupuestación


Presupuesto

En relación a proyectos solicitados:Planificación temporalCoste en rrhh (meses/grupo coste)Coste en inversiones asociadasCofinanciación (indicada por promotor)Plan plurianualCoste estimado mantenimientos posteriores

En relación a ATICAControl proyectos internosControl mantenimientosBolsa prevista para emergencias y eventos no planificadosControl 100% presupuesto

PORTICOAprobación


Aprobación portfolio de proyectos

Realizada por CIO

Apoyo en valoraciones y presupuestación

Teniendo en cuenta líneas estratégicas de la Universidad y presupuestos

Aprobaciones en bloque (a una determinada fecha) y puntuales

PORTICOSeguimiento


SeguimientoEn relación a proyectos solicitados:

Transparencia Portfolio público (para distintos perfiles)Publicación estado Acceso a detalle por parte promotores y director funcional

En relación a ATICAGestión del portfolio (proyectos solicitados + mantenimientos)Actualización costes y recursos

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