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$: ¿Por qué fracasan los proyectos de TI? - nhbarcelona.com · Gestión de Proyectos TI ¿Qué aporta el uso de PRINCE2? ... • Participación de la gerencia y partes interesadas.$
Gestión de Proyectos TI

¿Por qué fracasan los proyectos de TI?


¿Qué aporta el uso de PRINCE2?

• Proporciona un principio, desarrollo y fin controlados.

• Revisiones regulares del progreso respecto al plan y al business case.

• Puntos de decisión flexibles.• Control de cualquier desviación del plan.• Participación de la gerencia y partes interesadas.• Buenos canales de comunicación.• Acuerdo de calidad con un seguimiento continuo.

PRINCE2 y PMBOK

•PMBOK®• Project Management Body of Knowledge.• Desarrollada por el PMI® (Project Management

Institute). • Su certificación PMP® (Project Management

Profesional).• Los integrantes del PMI® en Estados Unidos

desarrollan diversas áreas de conocimiento bien definidas para ayudar a construir su conocimiento sobre la gerencia de proyectos.

•PRINCE2®• Projects in Controlled Environments versión 2.• Describe el método PRINCE2.• Su certificación por el ISEB.• Desarrollado por una agencia del gobierno de

Reino Unido interesada en mejorar el desarrollo de proyectos TI.


¿Qué ofrece la actualización 2009?

• Feedback de 170 empresas como resultado de un proceso de consulta.

• Manual más orientado a resultado.

• Integrable con otros productos de la OGC.

• Más adaptable a pequeños proyectos.

• Incluir aspectos soft.

• Definición de principios, con los que poder comprobar aplicación.

Diferencias principales entre la actualización 2005 y 2009:

2009 2005

Principios 7 Principios --

Temas/Componentes 7 Temas 8 Componentes

Procesos 7 Procesos 8 Procesos

Actividades/Sub-procesos

40 Actividades 45 Sub-procesos

Técnicas 2 Técnicas 3 Técnicas

Entorno de proyecto Contexto Adaptable

--

Productos de Gestión 26 Productos 36 Productos


Formato de Examen PRINCE2 Foundation

•Duración: 1 hora.

•Número de Preguntas: 75.

•Selección entre múltiples respuestas.

•Nota de aprobado 50%.

•Libro cerrado.

1.- Visión General y Principios de PRINCE2

•1.1.- Definición y Características de un Proyecto:

• Definición: organización temporal creada con el propósito de proveer uno o más productos de negocio de acuerdo con un Business Case.

• Características:•Cambio

•Temporal

•Cruce Funcional

•Único

•Incertidumbre



•1.2.- Seis aspectos a gestionar en la ejecución de un proyecto:

• Coste

• Tiempo

• Calidad

• Alcance

• Riesgo

• Beneficios

•1.3.- Cuatro elementos integrados de principios, temas, procesos y entorno de proyecto:




•1.4.- Beneficios del uso de PRINCE2 (1):

• Incorpora buenas practicas y sistemas de gobierno establecidos y probados.

• Puede aplicarse a cualquier tipo de proyecto.

• Nos proporciona un lenguaje común.

• Reconoce responsabilidades.

• Enfocado a producto.

• Planificación.


•1.4.- Beneficios del uso de PRINCE2 (2):

• Gestión por excepción.

• Foco en la viabilidad del proyecto en relación con los objetivos del Business Case.

• Define una estructura de fondo basada de informes.

• Asegura que los stakeholders se encuentran representados en la planificación y la toma de decisiones.

• Herramienta de diagnóstico.

• Gran número de organizaciones pueden darnos soporte experto para proyectos con PRINCE2 o para empresa que tengan planificado adoptarlo.



•1.5.- Entorno cliente/proveedor (1):

•El cliente especifica el resultado deseado y el proveedor va a proporcionar los recursos y habilidades necesarias.

•Temas:

• Business Case: dispondremos de 2 Business Cases y ambos deben demostrar justificación de negocio.

• Organización:

• Rol Proveedor Principal: puede ser apropiado incluir un proveedor externo o, en el caso de tener múltiples proveedores, podemos incluirlos en la Junta de Proyecto.

• Project manager: suele provenir de la organización cliente.

• Planificación: los Team Plan pueden ser confidenciales para el proveedor, pues pueden contener información de proyectos de otros clientes.


•1.5.- Entorno cliente/proveedor (2):• Riesgo: podemos establecer más de un Registro de

Riesgo, pues algunos riesgos pueden ser únicamente relevantes para una de las partes.

• Cambios: si disponemos de un presupuesto de cambios, éste debe estar alineado con los procedimientos de compra del cliente y procedimientos de aprobación del proveedor.

• Progreso: los Team Managers deben producir dos Informes de Punto de Control.



•1.6.- Siete Principios (1):

1.- Justificación continua en el negocio:

• Razón justificable para iniciarlo.

• La justificación va a permanecer válida durante el ciclo de vida del proyecto.

• La justificación está documentada y aprobada.



2.- Aprender de la experiencia:

• Inicio del proyecto: proyectos similares o previos deben ser revisados para ver que lecciones se pueden aplicar.

• Progreso del proyecto: las lecciones deben ser incluidas en informes.

• Cierre del proyecto: a no ser que las lecciones aprendidas provoquen cambio solo son lecciones identificadas, no aprendidas.




3.- Roles y responsabilidades definidas:

• Debemos incluir a las personas adecuadas.

• Estas personas deben saber que se espera de ellas.

• Los proyectos deben tener representados:

• Representantes del negocio

• Usuarios

• Proveedores



4.- Gestión por Etapas:

• Puntos de control

• Proporciona control de la gestión de la prioridad del negocio, riesgo y complejidad.




5.- Gestión por excepción:

• Definición de tolerancias para cada objetivo de proyecto.

• Establecer límites en la delegación de autoridad de un nivel de gestión al siguiente.

• Configurar controles para predecir que tolerancias van a sobrepasarse.

• Aseguramos que las decisiones se toman al nivel correcto.



6.- Centrarse en los Productos:

• Centrarse en la definición y entrega de los productos.

• Uso de Descripciones de Producto.




7.- Adaptarse al entorno del proyecto:

• Sistema de Gestión Universal.

• Propósitos:

• Asegurarse de que el método de gestión está alineado con los procesos de negocio.

• Asegurarse de que los controles del proyecto están basados en la escala del proyecto, su complejidad, importancia y riesgo.


•1.7.- Diferencia entre un proyecto y un programa

• Programa: estructura organizacional temporal creada para coordinar, dirigir y supervisar la implementación de un conjunto de proyectos y actividades relacionadas, con el objetivo de entregar resultados y beneficios alineados con los objetivos estratégicos de la organización.



•1.8.- Fases y Áreas de Proceso en PRINCE2 (1):

• PRINCE2 define 7 procesos integrados unos con otros siguiendo un marco de trabajo que divide su ciclo de vida en un conjunto de fases.



•Fase Pre-Proyecto: • Los objetivos de negocio respecto a inversiones se definen

mediante las actividades del proceso Puesta en marcha de un Proyecto (SU).

• En el proceso de Dirección de un Proyecto (DP) es proyecto se revisa y se aprueba.

•Fase Iniciación:• El proceso DP continua haciendo una supervisión regular.

• El Proceso de Inicio de un Proyecto (IP) establece una identificación de los objetivos de proyecto y los beneficios de negocio.

• El Proceso de Gestión de los Límites de una Fase (SB) insta al Project Manager a planificar la siguiente fase del proyecto. Se lleva a cabo una revisión del Business Case, actualiza el Plan de Proyecto y reporta el status de las inversiones a la Junta deProyecto.




• Etapas posteriores de entrega:

• El proceso Control de una Fase (CS) da una orientación al Project Manager sobre recursos, riesgos y variaciones del plan.

• El proceso Gestión de Entrega de Productos (MP) nos proporciona directrices a los miembros del equipo. Realizamos una revisión del Business Case.

• El Proceso SB se usa para realizar informes y cerrar la fase.

• Fase Final de Entrega:• Concluimos las actividades de CS y MP.

• Usando el proceso Cierre de un Proyecto (CP) el Project Manager realiza las pruebas de aceptación del producto, revisa el desempeño de las inversiones según la línea de referencia y conduce la revisión de beneficios.


•1.9.- Introducción a los procesos de PRINCE2 (1):

• Puesta en Marcha de un Proyecto (SU):

• Cubre las actividades de pre-proyecto necesarias para la comisión del proyecto y conseguir el compromiso de la gestión corporativa y de programa a invertir en el proyecto de iniciación.

• Dirección de un Proyecto (DP):

• Describe las actividades de la Junta de Proyecto para ejercer el control del proyecto.

• Estas actividades se centran en la toma de decisiones y asignación de responsabilidades al Project Manager

• Inicio de un Proyecto (IP):

• Establece las actividades que el Project Manager debe llevar a cabo con el fin de establecer el proyecto sobre una base sólida.

• Proporciona el Documento de Inicio de Proyecto, el cual incluye un Plan de Proyecto general y define baselines para los objetivos de desempeño del proyecto.




• Gestión de los Límites de una Fase (SB):• Describen las actividades que el Project Manager debe

realizar para proporcionar a la Junta de Proyecto información suficiente para: revisar el éxito de la fase actual, aprobar el siguiente Plan de Fase, revisar el Plan de Proyecto y confirmar la continuidad de la justificación de negocio y riesgos.

• Control de una Fase (CS):• Describe cómo el Project Manager gestiona la ejecución de

actividades durante una fase de proyecto e informa del progreso y excepciones a la Junta de Proyecto.

• Gestión de entrega de Productos (MP):• Describe cómo el Team Manager va a supervisar el trabajo de

creación de productos y cómo va a establecer las líneas de comunicación entre el Project Manager y los equipos de proyecto.



• Cerrar un Proyecto (CP):• Describe las actividades relacionadas con el fin de la última

fase del Proyecto.

• El Project Manager dirige este proceso donde se disuelve el equipo de proyecto, el proyecto de ser aceptado y cumplir con la entrega de requisitos.


IT Investment Management Cycle

The Capital Planning Lifecycle


PRINCE2 Project Management for CPIC

2.- Temas Clave

•7 temas clave (key themes):


2.- Temas Clave

•7 temas clave (key themes):• Business Case: ¿Por qué?

• Organización: ¿Quién?

• Calidad: ¿Qué?

• Planificación: ¿Cómo? ¿Cuándo?

• Riesgo: ¿Y si?

• Cambios: ¿Cuál es el impacto?

• Progreso: ¿Dónde estamos ahora? ¿A dónde vamos? ¿deberíamos continuar?

2.- Temas Clave

•2.1.- Business Case (1):

• Propósito: establecer mecanismos para juzgar si el proyecto es conveniente, viable y factible como medio para apoyar la toma de decisiones en inversiones.


2.- Temas Clave

•2.1.- Business Case (2):• Diferencias entre salida, resultado y beneficio:

• Resultado (output): cualquiera de los productos del proyecto.

• Resultado Final (outcome): cambio derivado del uso de una de los resultados del proyecto.

• Beneficio: mejora medible de un resultado final, que puede ser percibido por uno o más stakeholders.

2.- Temas Clave

•2.1.- Business Case (3):•Desarrollo del Business Case y puntos de revisión (1):

• Al final del Proceso Puesta en Marcha de un Proyecto por la Junta Proyecto.

• Al final de Inicio de un Proyecto por la Junta de Proyecto.

• Como parte de cualquier evaluación de impacto por el Project Manager.

• En conjunto con un Plan de Excepción por la Junta de Proyecto.

• Al final de cada fase por la Junta de Proyecto y el Project Manager.

• Durante la última fase por el Project Manager.

• Como parte de la Revisión de Beneficios por la Gestión Corporativa.


2.- Temas Clave

•2.1.- Business Case (3):• Desarrollo del Business Case y puntos de revisión (2):

2.- Temas Clave

•2.1.- Business Case (4):• Plan de Revisión de Beneficios:

• Propósito: definir cómo y dónde puede ser realizada la medida de los logros esperados por el Usuario Principal.


2.- Temas Clave

•2.1.- Business Case (5):

• Business Case:

• Propósito: documentar la justificación para la realización del proyecto, basada en los costes estimados contra los beneficios aconseguir teniendo en cuenta los riesgos asociados.

• Composición:• Resumen Ejecutivo• Razones• Opciones Negocio• Beneficios esperados• Desventajas esperadas• Calendario• Costes• Evaluación de inversiones• Riesgos mayores

2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (1):

• Propósito: definir y establecer la estructura de responsabilidades y roles de un proyecto.


2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (2):•Los tres intereses de un proyecto:

• Empresarial: Rol Ejecutivo. • Necesidades empresariales que justifican la inversión.

• El proyecto debe producir un valor.

• Usuario: Rol Usuario Principal.• Recoge los intereses y requerimientos de aquellos que usarán las salidas de los productos.

• Proveedor: Rol Proveedor Principal• Las salidas de los productos requerirán recursos.

2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (3):•Cuatro niveles de gestión (1):

Corporate or programme management


2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (3):• Cuatro niveles de gestión (2):

• Gestión Corporativa o de Programa:• Fuera del equipo de proyecto.

• Identifica al Ejecutivo.

• Define los Niveles de Tolerancia del Proyecto.

• Dirección - Junta de Proyecto:• Aprobar planes y recursos.

• Autorizar desviaciones.

• Aprobar el fin de una fase y autorizar el inicio de otra.

• Comunicarse con los stakeholders.

2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (3):• Cuatro niveles de gestión (3):

• Gestión – Project Manager:• Gestión del proyecto diaria.

• Responsabilidad de asegurar que el proyecto produce los productos requeridos de acuerdo con los objetivos de tiempo, coste, calidad, ámbito, riesgo y beneficio.

• Provisión – Team Manager:• Responsables de la entrega de productos dentro de unos

parámetros de calidad según un calendario y coste planificado.


2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (4):•Definición de Roles (1):

2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (4):• Definición de Roles (2):

• Junta de Proyecto:

• Ejecutivo: Responsable del Business Case. • Toma las decisiones clave.

• Es asignado por la Gestión Corporativa en el proceso SU.

• Usuario Principal: especifica las necesidades de aquellos que van a usar los productos.

• Proveedor Principal: responsable de la calidad de los productos facilitados por proveedores.


2.- Temas Clave


• Project Manager:

• Nunca debe ser un rol compartido.

• Trabaja en todos los procesos menos en el proceso DP.

• Puede delegar la responsabilidad de MP al Team Manager.

2.- Temas Clave


• Garantía de Proyecto:

• Monitoriza todos los aspectos del desempeño del proyecto independientemente del Project Manager.

• Los miembros de la Junta de Proyecto son los responsables del alineamiento de la Garantía de Proyecto con sus respectivas áreas.

• La Junta de Proyecto no debe asignar este rol al Project Manager.


2.- Temas Clave


• Autoridad de Cambios:• Es responsabilidad de la Junta de Proyecto estar

conforme con cualquier cambio potencial antes de que éste sea implementado.

• La Junta de Proyecto debe decidir, antes de que el proyecto sobrepase la Fase de Inicio, dónde va a delegar esta autoridad.

• La Junta de Proyecto debe definir la autoridad de cambios en el Plan de Gestión de la Configuración.

• Los Roles de Proyecto deben revisarse en cada fase durante el proceso Gestión de los Límites de una Fase (SB). Debe documentarse en el Informe de Final de Fase y en el Plan de Fase.

2.- Temas Clave


•Team Manager:

• Asegurar la producción y entrega de los productos asignados por el Project Manager.

• Este rol puede ser asignado al Project Manager.

• Uso Paquetes de trabajo como medio de asignación de tareas a los Team Managers o miembros de equipos.


2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (4):•Definición de Roles (7):

•Apoyo de Proyecto:

• Es responsabilidad del Project Manager.

• Responsable de proveer soporte administrativo y orientación sobre el uso de herramientas de gestión de proyectos o gestión de configuración.

2.- Temas Clave

•2.2.- Organización (5):• Estrategia de Gestión de Comunicación:

• Propósito: contiene una descripción de los medios y frecuencia en que se debe producir comunicación entre las partes internas y externas implicadas en el proyecto.

• El Project Manager es el responsable de este documento durante el proceso de Iniciación del Proyecto (IP).

• En la última fase de un proyecto es importante revisar este documento e informar a todas las partes sobre el Cierre del Proyecto (CP).


2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (1):

• Propósito: definir y implementar los medios con los cuales el proyecto va a crear y verificar que los productos se ajustan al propósito.

2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (2):

• Roles equipo revisión de calidad:• Presidente: responsable del desarrollo general de la

revisión.

• Presentador: presenta el producto a revisión y representa al desarrollador del producto.

• Revisor: este rol revisa el producto, envia preguntas y confirma las correcciones y/o mejoras.

• Administrador: provee soporte administrativo al presidente y registra los resultados y acciones emprendidas.


2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (3):

• Relación entre garantía de calidad y garantía de proyecto:

•Garantía de calidad:

• Proporciona garantía de que el proyecto se desempeña de forma apropiada a la Gestión Corporativa o de Programa.

• Está formada por personal independiente al proyecto.

• Como función de la Gestión Corporativa o de Programa puede ser usada por la Junta de Proyecto como parte de la Garantía de Proyecto, p.e. para realizar revisiones conjuntas.

•Garantía de proyecto:

• Proporciona garantía de que el proyecto se desempeña de forma apropiada a los stakeholders.

• Debe ser independiente del Project Manager y Team Manager.

2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (4):

• Técnica de revisión de calidad, objetivos:• Valorar la conformidad de un producto.

• Participación de los stakeholders en comprobar la calidad del producto y promocionar amplia aceptación del producto.

• Proporcionar información que demuestre que el producto se encuentra completado y listo para aprobación.

• Establecer líneas de referencia para el control de cambios en un producto.


2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (5):

• Propósitos de componentes (1):• Planificación de Calidad: definir los productos

requeridos en el proyecto, sus criterios de calidad, métodos de calidad y las responsabilidades de calidad.

• Expectativas de calidad del cliente:• Requerimientos clave de calidad del producto.

• Estándares y procesos a aplicar.

• Sistemas de métrica útiles para evaluar.

2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (5):

• Propósitos de componentes (2):• Registro de calidad: diario de los eventos de calidad

planificadas y realizadas.

• Estrategia de Gestión de Calidad: describe cómo los sistemas de gestión de calidad van a ser aplicados al proyecto y confirma cualquier estándar de calidad, procedimiento, técnicas y herramientas que van a ser usadas.

• Control de calidad: implementar, monitorizar y registrar las métodos y responsabilidades de calidad definidos en la Estrategia de Gestión de Calidad y la Descripción de Producto.


2.- Temas Clave

•2.3.- Calidad (6):

• Descripción de Producto:

• Propósito:

• Entender el propósito y función del producto.

• Definir quién va a usar el producto.

• Identificar las fuentes de información para el producto.

• Identificar el nivel de calidad requerido.

• Identificación de las actividades y definir las personas o habilidades para producir, revisar y aprobar el producto.

• Composición: identificador, título, propósito, derivación, formato y presentación, habilidades de desarrollo requeridas, criterios de calidad, tolerancias, método de calidad, habilidades de calidad requeridas y responsabilidades de calidad.

2.- Temas Clave

•2.4.- Planificación (1):

• Propósito: facilitar comunicación y control mediante la definición de los medios de entrega de los productos.


2.- Temas Clave


•Niveles de Planificación:

2.- Temas Clave


• Pasos en la producción de un Plan:• Diseñar el Plan

• Definir y analizar los productos: uso de la técnica de Planificación Basada en Producto.

• Identificar actividades y dependencias

• Preparar estimaciones

• Preparar un calendario

• Analizar los Riesgos

• Documentar el Plan


2.- Temas Clave


• Tipos Productos de Gestión:• Baseline: Plan de revisión de Beneficios, Business Case,

Estrategia de Gestión de Comunicación, Estrategia de Gestión de Configuración, Planes, Descripción de Producto, Expediente de Proyecto, Documento de Inicio de Proyecto, Descripción de Producto de Proyecto, Estrategia de Gestión de Calidad, Estrategia de Gestión de Riesgos, Paquete de Trabajo.

• Fichas: Ficha de un Elemento de Configuración, Archivo Diario, Registro de cuestiones, Archivo de las Lecciones, Registro de Calidad, Registro de Riesgos

• Informes: Informe de Punto de Control, Informe de Fin de Proyecto, Informe de Fin de Fase, Informe de Excepción, Informe de Desarrollo, Informe de Cuestiones, Informe de Lecciones, Informe sobre el Estado de los Productos.

2.- Temas Clave


• Cuatro tareas de la Planificación Basada en producto (1):

• Redactar la Descripción de Producto de Proyecto:• Solo para plan de proyecto.

• Es responsabilidad del Usuario Principal.

• Crear la estructura jerárquica de los productos: • Identificar productos externos e introducirlos en el

archivo de riesgos.

• Incluir los diferentes estados de un producto, según su Descripción de Producto.


2.- Temas Clave


• Cuatro tareas de la Planificación Basada en producto (2):

• Redactar la Descripción de Producto:• Redactar lo antes posible después de la identificación de

producto.

• Debemos establecer una baseline de la Descripción de producto.

• Estas descripciones de Producto pueden ser usadas en otros proyectos.

• Crear el diagrama de flujo de producto:• Identificamos y definimos la secuencia en que los

productos del plan serán desarrollados y sus dependencias mutuas.

Caso de Estudio

•Organización Compañía Eléctrica (1):

• Contexto: Proceso desregulación.

• Proceso de negocio: TRANSFORM 3 fases.

• Evaluación oportunidades: DIP, dirigido por la Junta de Proyecto.

• Diseño: Descripción de Producto.

• Implementación: Plan de Revisión de Beneficios.

• Estrategia de Negocio:

• Foco en el business case para clarificar los objetivos de negocio.

• Producir un DIP para la estrategia TI les obliga a plantearse preguntas para las que no tenían respuesta.

• DIP obliga a pensar en términos de objetivos de negocio, adquirir una visión TI de los requerimientos del usuario y una visión de los propietarios que no figuraban en la Junta de Proyecto.


Caso de Estudio

•Organización Compañía Eléctrica (2):

•Proceso Inicio de Proyecto (IP):• Objetivos del DIP:

• Definir la estructura de control de Proyecto.

• Consolidación de la Información.

• Asegura que el proyecto empieza con una base sólida.

• Permite evaluar el progreso del proyecto.

• Criterios Calidad del PID:

• ¿Representa al proyecto?

• ¿Cubro las necesidades del programa?

• ¿La estructura organizativa está completa?

• ¿Todos los roles están considerados?

• ¿Están los controles en su sitio?

2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (1):

• Propósito: identificar, evaluar y controlar la incertidumbre y, como resultado, incrementar la capacidad del proyecto para tener éxito.

• Definiciones:

• Riesgo: acontecimiento incierto que, en el caso que ocurra, tendrá un efecto en el logro de los objetivos.

• Amenaza: acontecimiento incierto que podría tener un impacto negativo sobre los objetivos.

• Oportunidad: acontecimiento incierto que podría tener un impacto favorable sobre los objetivos.


2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (2):• Procedimiento de Gestión de Riesgos en 5 pasos

(1):

2.- Temas Clave


(2):Nota: Los 4 primeros son secuenciales y el 5º se ejecuta en

paralelo.

1.- Identificación:• Identificación Contexto

• Identificación de Riesgos

• Causa del riesgo: describe el origen del riesgo.

• Evento de riesgo: describe el área de incertidumbre.

• Efecto del riesgo: describe el impacto.


2.- Temas Clave


(3):

2.- Evaluación:• Valorar las amenazas y oportunidades en un proyecto

en términos de:

• Probabilidad: la posibilidad de que se produzcan.

• Impacto: influencia de cada riesgo sobre los objetivos del negocio y como puede cambiar durante el progreso del proyecto.

• Proximidad: la velocidad con la que estos riesgos pueden materializarse si no se toman las acciones necesarias.

2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (2):• Procedimiento de Gestión de Riesgos en 5 pasos (4):

3.- Planificación (1):• Preparar respuestas de gestión específicas para las

amenazas y oportunidades detectadas.

• Un factor clave en la selección de respuestas a un riesgo será equilibrar el coste de implementar estas respuestas con la probabilidad e impacto en el caso de que el riesgo se materializara.


Amenazas OportunidadesEvitar Aprovechar

Reducir (probabilidad e impacto)

Retirarse (impacto)Transferir (impacto

financiero)

Mejorar

CompartirAceptar Rechazar

2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (2):

• Procedimiento de Gestión de Riesgos en 5 pasos (4):

3.- Planificación (2):

• Tipos de respuesta según amenazas y oportunidades:

2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (2):


3.- Planificación (3):

0.18 0.36 0.72

0.28 0.56

0.20 0.40

0.24


2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (2):


4.- Implementación:

• Asegurarse de que las respuestas a los riesgos planificadas son llevadas a cabo, son monitorizadas de forma efectiva y que se ejecutan acciones correctivas cuando estas respuestas no se ajustan a las expectativas.

• Definir roles y responsabilidades claras:

• Propietario de riesgo: responsable de la gestión, monitorización y control de todos los aspectos de un riesgo en particular.

• Ejecutor de Riesgo: individuo asignado para llevar a cabo una acción de respuesta a un riesgo en particular.

2.- Temas Clave


(6):

5.- Comunicación:• Asegurarse de que la información relacionada con las

amenazas y oportunidades encontradas es comunicada a todas las partes implicadas del proyecto y a los stakeholders externos.

• Los riesgos son comunicados mediante los siguientes productos: informes de punto de control, informe de final de fase, informe de final de proyecto y informe de las lecciones aprendidas.


2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (3):• Presupuesto de Riesgos: suma de dinero incluida en

el presupuesto de proyecto y dispuesto a parte para financiar las respuestas específicas de gestión ante las amenazas y oportunidades que se presenten en el proyecto.

• Propensión al Riesgo: actitud única de una organización hacia los riesgos la cual determina la cantidad de riesgo que considera aceptable.

• Tolerancia de Riesgo: umbrales de exposición al riesgo que cuando se exceden activan la presentación de un informe de excepción.

2.- Temas Clave

•2.5.- Riesgo (4):• Productos y su propósito:

• Estrategia de Gestión de Riesgos: describe las técnicas y estándares específicas de la gestión de riesgos a aplicar, y las responsabilidades para llevar a cabo los procedimientos de gestión de riesgos de forma efectiva.

• Registro de Riesgos: proporciona un registro de identificación de riesgos relativos al proyecto, incluyendo su status y historial. Es utilizado para capturar y mantener la información de todas las amenazas y oportunidades.


2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (1):

• Propósito: identificar, evaluar y controlar cualquier cambio aprobado sobre la línea de referencia.

• Tipos:• Petición de Cambios (RFC): propuesta de cambio de

la línea de referencia.

• Fuera de especificación: algo que debe ser proporcionado por el proyecto, pero actualmente no está previsto proporcionar.

• Problema/Asunto: cualquier otra cuestión que el Project Manager deba resolver o escalar.

2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (2):

• Autoridad de Cambios: la Junta de Proyecto puede delegar la responsabilidad de revisar y aprobar cambios en aquellos proyectos susceptibles de sufrir un gran número de cambios.

• Presupuesto de Cambios: suma de dinero en la que cliente y proveedor se ponen de acuerdo para financiar las RFCs y sus análisis.


2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (3):

• Productos y su propósito (1):

• Registro de Cuestiones: capturar y mantener la información de todas las cuestiones gestionadas formalmente.

• Composición: identificador de cuestión, tipo de cuestión, fecha planteada, nombre del individuo que plantea la cuestión, autor del informe de cuestiones, descripción de la cuestión, prioridad, gravedad, status y fecha de cierre.

• Informe de Cuestiones: informe que contiene la descripción, evaluación de impacto y recomendación para todos los tipos de cambios.

• Composición: identificador de cuestión, tipo de cuestión, fecha planteada, nombre del individuo que plantea la cuestión, autor del informe de cuestiones, descripción de la cuestión, análisis de impacto, recomendación, prioridad, gravedad, decisión, quien tomó la decisión, fecha de la decisión y fecha de cierre.

2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (3):

• Productos y su propósito (2):• Estrategia de Gestión de la Configuración:

identificación de cómo y por quién los productos que entrega el proyecto van a ser controlados y protegidos.

• Ficha de un Elemento de Configuración: proporciona un registro de información como el historial, el status, la versión y las variantes de cada elemento de configuración, y cualquier detalle importante sobre las relaciones entre ellos.

• Informe sobre el Estado de los Productos: proporciona información sobre el estado de los productos dentro de los límites definidos, los cuales pueden ser variables.


2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (4):

•Procedimiento de control de cambios y cuestiones (1):

2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (4):

• Procedimiento de control de cambios y cuestiones (2):

• Capturar: análisis inicial para determinar el tipo de cuestión planteada y si ésta debe ser gestionada de manera formal o informal. El propósito de esta distinción es:

• Asegurarse de que las decisiones se toman en el nivel apropiado.

• Evitar inundar la Junta de Proyecto con demasiadas cuestiones.

• Reducir la carga administrativa sobre el Project Manager.

• Examinar: llevar a cabo un análisis de impacto. Debe considerar el impacto que tiene la cuestión en:

• Los objetivos de desempeño del proyecto en términos de tiempo, coste, calidad y alcance.

• El Business Case del proyecto.

• El perfil de riesgo del proyecto.


2.- Temas Clave

•2.6.- Cambios (4):

• Procedimiento de control de cambios y cuestiones (3):

• Proponer: considerar opciones alternativas para responder al impacto de la cuestión .

•Debe existir un balance entre las ventajas de implementar cada opción y el coste, tiempo y riesgo de implementarla.

• Decidir: el Project Manager podrá resolver cuestiones sin la necesidad de escalarlas a la Junta de Proyecto. Otras las escalará en forma de Informe de Cuestiones o de Informe de Excepción.

• Implementar: el Project Manager deberá llevar a cabo las acciones correctivas necesarias o crear un Plan de Excepción. Una vez cerrada la cuestión deberáactualizar el Archivo de Cuestiones y el Informe de Cuestiones.

2.- Temas Clave

•2.7.- Progreso (1):

• Propósito: establecer mecanismos que permitan monitorizar y comparar los logros actuales con los planificados, proveer una previsión para los objetivos de proyecto y su viabilidad de forma continuada, y controlar cualquier desviación inaceptable.


2.- Temas Clave


• Tipos de controles de progreso:

• Control Basado en Eventos: tienen lugar al ocurrir un evento específico.

• Control Basado en Tiempo: tienen lugar en intervalos temporales definidos.

2.- Temas Clave


• Gestión por Fases (1):

• Objetivo: consiste en realizar particiones en el proyecto para establecer puntos de decisión y gestión. Una fase de gestión es un conjunto de actividades y productos cuya entrega es gestionada como una unidad.


2.- Temas Clave


• Gestión por Fases (2): • Número de Fases:

• Con cuánta antelación es razonable planificar.

• Dónde situar los puntos clave de decisión.

• La cantidad de riesgo dentro del proyecto.

• Confianza que la Junta de Proyecto y el Project Manager depositan en el procedimiento.

2.- Temas Clave


• Gestión por Fases (3): • Longitud de las Fases:

• El horizonte de planificación en cualquier punto temporal.

• Las fases técnicas dentro del proyecto.

• Alineamiento con actividades de programa.

• El nivel de Riesgo.


2.- Temas Clave


• Gestión por Fases (4): • Fases Técnicas (1):

• Consisten en agrupar el trabajo según el conjunto de técnicas utilizadas, se caracterizan por el uso de un determinado conjunto de conocimientos especializados .

• Las fases de gestión se centran en la asignación de recursos y autoridad.

• Las fases técnicas pueden superponerse, mientras que las fases de gestión no.

2.- Temas Clave




2.- Temas Clave



2.- Temas Clave




2.- Temas Clave


• Canales de Comunicación entre niveles de gestión:

2.- Temas Clave


• Productos y su propósito: • Archivo Diario: registro de cuestiones informales,

acciones llevadas a cabo u otros eventos significativos no recogidos en otros registros que ofrece PRINCE2. Actúa como diario de proyecto para el Project Manager.

• Paquete de Trabajo: conjunto de información sobre uno o más productos cotejados por el Project Manager para traspasar responsabilidad de trabajo o entrega formalmente a un Team Manager o a un miembro del equipo.


2.- Temas Clave


• Productos y su propósito:

• Archivo sobre las Lecciones: repositorio para lecciones de aplicación al proyecto en cuestión o futuros proyectos. Algunas lecciones tendrán como origen otros proyectos y serán capturadas en el Archivo de Lecciones Aprendidas. Las nuevas lecciones originadas en el proyecto en cuestión podrán pasar a otros por medio de un Informe sobre Lecciones Aprendidas.

• Informe del Punto de Control: se utiliza para informar del estado de un Paquete de Trabajo.

• Informe de Desarrollo: proporciona a la Junta de Proyecto un resumen del estado de una fase según los intervalos definidos. La Junta de Proyecto utiliza este informe para monitorizar una fase y el progreso del proyecto.

2.- Temas Clave


• Productos y su propósito: • Informe de Final de Fase: proporciona un resumen del

progreso hasta la fecha, la situación general del proyecto e información suficiente para reclamar una decisión por parte de la Junta de Proyecto de cuál debe ser el siguiente paso.

• Informe de Excepción: se produce cuando en un Plan de Fase o Plan de Proyecto se prevé que se van a exceder los niveles de tolerancia definidos.

• Informe al Final de Proyecto: se usa durante el cierre de proyecto para revisar cómo se ha realizado el proyecto en comparación con la versión del Documento de Inicio de Proyecto que lo autorizó.


2.- Temas Clave


•Productos y su propósito: • Informe de Cuestiones: informe que contiene la

descripción, evaluación de impacto y recomendaciones para una petición de cambio, fuera de especificaciones o problemas. Solo se crea para aquellas cuestiones que deben ser tratadas formalmente.

• Informe sobre las Lecciones: se usa para transmitir cualquier lección que pueda ser de utilidad en otros proyectos.

3.- Procesos

•3.0.- Leyenda diagramas de Procesos:

• Actividad de un proceso

• Evento o decisión que dispara otro proceso

• Disparador interno a nivel de proceso

• Productos de gestión

• Componente de un producto de gestión


3.- Procesos

•3.1.- Puesta en Marcha de un Proyecto (1):

• Propósito: asegurarse de que los pre-requisitos para Inicio de un Proyecto garantizan la viabilidad y que el proyecto vale la pena. Actúa como prevención ante proyectos que ha sido planteados de forma pobre.

3.- Procesos


• Objetivos:

• Existe una justificación de negocio para iniciar el proyecto.

• Existen todas las autoridades necesarias para iniciar el proyecto.

• Se dispone de suficiente información para definir y confirmar el alcance del proyecto, en forma de Expediente de Proyecto.

• Se han evaluado las distintas formas en que el proyecto va a serentregado y se ha seleccionado un enfoque de proyecto.

• Se han designado individuos que van a comprometerse con el trabajo requerido en la iniciación de proyecto y que ocuparán roles significativos en el transcurso del proyecto.

• El trabajo requerido en el inicio de proyecto está planificado.

• No se pierde el tiempo en el inicio del proyecto bajo suposiciones erróneas sobre el alcance, plazos, criterios de aceptación o restricciones del proyecto.


3.- Procesos


• Contexto: el disparador del proyecto es el Mandato de Proyecto, el cual es proporcionado por la autoridad responsable de la puesta en marcha del proyecto, habitualmente la Gestión Corporativa o de Programa.

• Propósito Mandato de Proyecto: desencadena la Puesta en Marcha de un Proyecto. Debe contener suficiente información para identificar al posible ejecutivo de la Junta de Proyecto e indicar el tema principal del Proyecto.

• La Junta de Proyecto debe disponer de suficiente información para decidir si se da inicio al proyecto. El Expediente de Proyecto se prepara con este propósito.

• La preparación de un Business Case preliminar y confeccionar un Expediente de Proyecto requieren reuniones regulares del Project Manager, la Junta de Proyecto y otros stakeholders.

3.- Procesos


•Actividades (1):• Designar el Ejecutivo y el Project Manager.

• Capturar Lecciones Previas.

• Diseñar y designar el equipo de Gestión de Proyecto.

• Preparar un Business Case preliminar.

• Seleccionar el Enfoque de Proyecto y preparar el Expediente de Proyecto.

• Planificar la Fase de Inicio.


3.- Procesos


•Actividades (2):•Designar el Ejecutivo y el Project Manager:

Mandato de ProyectoMandato de Proyecto Designar el Ejecutivo y el Project Manager

Designar el Ejecutivo y el Project Manager

(Parte de) Expediente de Proyecto


Descripción del Rol Ejecutivo

Descripción del Rol Ejecutivo

Descripción del Rol Project Manager

Descripción del Rol Project Manager

Ejecutivo Designado

Ejecutivo Designado

Project Manager Designado

Project Manager Designado

Archivo DiarioArchivo Diario

3.- Procesos


•Actividades (3):• Capturar Lecciones Previas:

Informes sobre las Lecciones Previas

Informes sobre las Lecciones Previas

Capturar Lecciones PreviasCapturar Lecciones Previas Archivo sobre las Lecciones

Archivo sobre las Lecciones


3.- Procesos


•Actividades (4):• Diseñar y designar el equipo de Gestión de Proyecto:

Diseñar y designar el equipo de gestión

de proyecto

Diseñar y designar el equipo de gestión

de proyecto

Archivo de las Lecciones





Parte de) Expediente de Proyecto

Parte de) Expediente de Proyecto

Descripción del rol Ejecutivo

Descripción del rol Ejecutivo

Descripción del rol Project Manager

Descripción del rol Project Manager

Descripciones roles del equipo de proyecto

Descripciones roles del equipo de proyecto

Estructura del equipo de gestión de proyecto

Estructura del equipo de gestión de proyecto

Equipo de gestión de proyecto designado

Equipo de gestión de proyecto designado

3.- Procesos


•Actividades (5):•Preparar un Business Case preliminar:

Mandato de proyecto

Mandato de proyecto

Preparar un Business Case

Preliminar

Preparar un Business Case

Preliminar




Descripción del Producto delProyecto

Descripción del Producto delProyecto

(Preliminar) Business Case





3.- Procesos


•Actividades (6):• Seleccionar el Enfoque de Proyecto y preparar el

Expediente de Proyecto:


Expediente de Proyecto




Descripción del Producto del Proyecto

Descripción del Producto del Proyecto



Descripción del Rol del Ejecutivo

Descripción del Rol del Ejecutivo

Descripción del Rol del Project Manager

Descripción del Rol del Project Manager

Descripción Roles equipo de gestión de proyecto

Descripción Roles equipo de gestión de proyecto

Estructura de quipo de gestión de proyecto

Estructura de quipo de gestión de proyecto

Seleccionar el enfoque de proyecto y preparar

el expediente de proyecto

Seleccionar el enfoque de proyecto y preparar

el expediente de proyecto

Enfoque de Proyecto

Enfoque de Proyecto

Descripciones de roles adicionales

Descripciones de roles adicionales

Archivo de las lecciones

Archivo de las lecciones

3.- Procesos


•Actividades (7):• Planificar la Fase de Inicio:





Expediente de Proyecto Plan de FasePlan de Fase


Planificar la fase de inicio

Planificar la fase de inicio

Petición de Inicio de Proyecto

Petición de Inicio de Proyecto


3.- Procesos


•Productos:• Expediente de Proyecto: suministrar una base firme y

completa para el inicio del proyecto. Forma la base para el Documento de Inicio de Proyecto.

• Descripción de Producto de Proyecto: formato especial de la Descripción de Producto que define lo que el proyecto debe cumplir con el fin de lograr la aceptación.

3.- Procesos

•3.2.- Dirección de un Proyecto (1):

• Propósito: permitir a la Junta del Proyecto tener visibilidad sobre el progreso del proyecto llevando a cabo decisiones clave y ejerciendo control general delegando la gestión diaria al Project Manager.


3.- Procesos


• Objetivos: • Asegurarse de que hay autoridad para iniciar el

proyecto y entregar los productos.

• La provisión de gestión de dirección y control a la largo de la duración del proyecto.

• Asegurarse de que hay autoridad para cerrar el proyecto.

• La gestión corporativa o de programa tiene visibilidad sobre el proyecto.

• Elaborar planes para llevar a cabo la gestión y revisión de beneficios post-proyecto.

3.- Procesos


• Contexto: este proceso se inicia al completar el proceso Puesta en Marcha de un Proyecto y su disparador es una petición de inicio de proyecto.

• Este proceso cubre las actividades de gestión que se encuentran por encima del nivel del Project Manager.

• La Junta de Proyecto gestiona por excepción y monitoriza vía informes y controles mediante un número de puntos de decisión.

• Debe existir un flujo de información de doble sentido entre la Junta de Proyecto y la Gestión Corporativa o de Programa, debe documentarse en el Plan de Comunicación.

• La Junta de Proyecto es responsable de garantizar que existe justificación continua de negocio.


3.- Procesos


•Actividades (1):• Autorizar el inicio.

• Autorizar el proyecto.

• Autorizar un Plan de Fase o Excepción.

• Dirección ad hoc.

• Autorizar el cierre del proyecto.

3.- Procesos


•Actividades (2):• Autorizar el inicio:

Petición de inicio de proyecto

Petición de inicio de proyecto

Autorización de inicio de proyecto

Autorización de inicio de proyecto

Notificación de inicio

Notificación de inicio



Plan de Fase (Inicio)






Autorizar el InicioAutorizar el Inicio


3.- Procesos


•Actividades (3):• Autorizar el proyecto:

Autorizar el ProyectoAutorizar el Proyecto



Documento de Inicio de Proyecto


Plan de Revisión de Beneficios





Documento de Inicio de ProyectoPetición para

entregar el proyectoPetición para entregar el proyecto

Notificación de autorización de proyecto

Notificación de autorización de proyecto

Cierre prematuroCierre prematuro

3.- Procesos


•Actividades (4):• Autorizar un Plan de Fase o Excepción:


3.- Procesos

Petición de aprobación de un Plan de Excepción


Petición de aprobación del Plan de Fase siguiente

Petición de aprobación del Plan de Fase siguiente

Autorización de FaseAutorización de Fase

Cierre prematuroCierre prematuro

Autorización de un Plan de excepción

Autorización de un Plan de excepción

Autorizar un Plan de Fase o Excepción

Autorizar un Plan de Fase o Excepción

Informe de las Lecciones


Plan de Fase (siguiente fase)


Plan de ExcepciónPlan de Excepción





Informe al Final de Fase (fase actual)

Informe al Final de Fase (fase actual)



Informe al Final de Fase (fase actual

Informe al Final de Fase (fase actual



Acciones a realizar recomendadas

Acciones a realizar recomendadas Plan de Fase

(siguiente fase)Plan de Fase (siguiente fase)





3.- Procesos


•Actividades (5):• Dirección ad hoc:

Petición de asesoramiento del Project Manager

Petición de asesoramiento del Project Manager

Excepción planteadaExcepción planteada

Asesoramiento y decisiones corporativas

Asesoramiento y decisiones corporativas

Petición de asesoramiento Junta de Proyecto

Petición de asesoramiento Junta de Proyecto

Asesoramiento Junta de Proyecto


Petición Plan de Excepción

Petición Plan de Excepción

Cierre PrematuroCierre Prematuro

Nueva CuestiónNueva Cuestión

Informe de DesarrolloInforme de Desarrollo

Informe de ExcepciónInforme de Excepción

Informe de Cuestiones


Dirección ad hocDirección ad hoc


3.- Procesos


•Actividades (6):• Autorizar el Cierre de un Proyecto:

Autorizar el cierre de un proyecto

Autorizar el cierre de un proyecto



Business Case (actualizado)


Informe de fin de Proyecto














Recomendación de cierre

Recomendación de cierre

Notificación del Cierre

Notificación del Cierre

Acciones a realizarrecomendadas




3.- Procesos

•3.3.- Inicio de un Proyecto (1):

• Propósito: establecer una base sólida para el proyecto, que permita a la organización entender el trabajo a realizar para la entrega de productos antes de comprometerse a un gasto significativo.

• Objetivo: asegurarse de que la organización entiende:

• Las razones, beneficios, alcance y riesgos.

• Cómo y cuándo van a ser los productos entregados y a qué coste.

• Quién está involucrado en la toma de decisiones.

• Cómo van a establecerse controles respecto a la calidad, riesgos y progreso.

• Quién necesita información.


3.- Procesos


• Contexto: el proceso de Inicio de un Proyecto permite a la Junta de Proyecto decidir si el proyecto se encuentra la suficientemente alineado con los objetivos de la organización, o del programa, para autorizar su continuidad. Durante este proceso el Project Manager crearáun conjunto de productos de gestión según el nivel de control especificado por la Junta de Proyecto.

3.- Procesos


•Actividades (1):• Preparación de la Estrategia de Gestión de Riesgo.

• Preparación de la Estrategia de Gestión de Configuración.

• Preparación de la Estrategia de Gestión de Calidad.

• Preparación de la Estrategia de Gestión de Comunicación.

• Establecer los Controles del Proyecto.

• Creación del Plan de Proyecto

• Perfeccionar el Business Case.

• Elaborar el documento de Inicio de Proyecto.


3.- Procesos


•Actividades (2):

• Preparación de la Estrategia de Gestión de Riesgo:






(Parte de) Documento de Inicio de Proyecto


Estrategia de Gestión de riesgos

Estrategia de Gestión de riesgos

Registro de RiesgosRegistro de Riesgos

Autoridad para iniciar un proyecto


Preparar la Estrategia de Gestión de Riesgo

Preparar la Estrategia de Gestión de Riesgo

3.- Procesos


• Actividades (3):

• Preparación de la Estrategia de Gestión de Configuración:







Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Archiivo DiarioArchiivo Diario



Estrategia de Gestión de Configuración


Ficha de un elemento de Configuración


Registro de Cuestiones


Estructura de equipo de gestión de proyecto


Descripción de roles

Descripción de roles

Preparar la estrategia de Gestión de

Configuración

Preparar la estrategia de Gestión de

Configuración


3.- Procesos


•Actividades (4):• Preparación de la Estrategia de Gestión de Calidad:



Descripción de Producto de Proyecto




Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Registro de las Cuestiones


(Parte de ) Documento de Inicio de Proyecto

(Parte de ) Documento de Inicio de Proyecto

Estrategia de Gestión de Calidad


Registro de Calidad

Registro de Calidad



Preparar la Estrategia de Gestión de CalidadPreparar la Estrategia de Gestión de Calidad

3.- Procesos


• Actividades (5):• Preparación de la Estrategia de Gestión de

Comunicación:


3.- Procesos





Registro de Riesgos

Registro de Riesgos





Estrategia de Gestión de Riesgos






Estrategia de Gestión de Comunicación




Preparar la Estrategia de Gestión de Comunicación

Preparar la Estrategia de Gestión de Comunicación

3.- Procesos


• Actividades (6):• Establecer los Controles del Proyecto:


3.- Procesos















Plan de ProyectoPlan de Proyecto

Registro de Riesgos

Registro de Riesgos





Controles de Proyecto


Descripciones de Roles




Establecer Controles de Proyecto

Establecer Controles de Proyecto

3.- Procesos


•Actividades (7):• Creación del Plan de Proyecto:


3.- Procesos



Registro de Riesgos

Registro de Riesgos





















Enfoque de Proyecto

Enfoque de Proyecto



Estructura equipo proyecto




Plan de Proyecto

Plan de Proyecto

Crear un Plan de Proyecto

Crear un Plan de Proyecto

3.- Procesos


• Actividades (8):• Perfeccionar el Business Case:








Registro de Riesgos

Registro de Riesgos





(Detallado) Business Case


Perfeccionar el Business Case

Perfeccionar el Business Case


3.- Procesos


• Actividades (9):• Elaborar el documento de Inicio de Proyecto:

3.- Procesos





Estrategia Gestión Calidad

Estrategia Gestión Calidad

Estrategia Gestión Configuración


Estrategia Gestión Riesgos

Estrategia Gestión Riesgos

Estrategia Gestión Comunicación





Definición de Proyecto

Definición de Proyecto

Enfoque de Proyecto

Enfoque de Proyecto



Descripciones de roles

Descripciones de roles

Adaptación de PRINCE2

Adaptación de PRINCE2



Elaborar el Documento de

Inicio de Proyecto

Elaborar el Documento de

Inicio de Proyecto

Petición de entrega de un proyecto

Petición de entrega de un proyecto

Límite de una fase aproximándose



3.- Procesos


• Documento de Inicio de Proyecto:• Propósito: define el proyecto, con el objetivo de

establecer las bases para su gestión y evaluación.

• Sus objetivos principales son: • Asegurar que el proyecto dispone de una base

firme.

• Actuar como documento base para que la Junta de Proyecto y el Project Manager pueda evaluar el progreso, las cuestiones y la viabilidad del proyecto.

• Proporcionar una referencia única del proyecto.

3.- Procesos


• Productos y su composición:• Business case: razones, opciones, beneficios

esperados, riesgos, coste, calendario y evaluación de la inversión.

• Descripción de Producto: identificador, nombre, propósito, composición, derivación, formato y presentación, asignaciones, criterios de calidad, método de calidad, tolerancia de calidad.

• Registro de Riesgo: identificador, autor, fecha registro, categoría, descripción, probabilidad, impacto, proximidad, respuesta, estado y roles.


3.- Procesos


• Productos y su composición:• Registro de cuestiones: identificador, tipo, fecha,

nombre de la persona que ha planteado la cuestión, autor, descripción, prioridad, severidad, estado, fecha cierre

• Registro de Calidad: identificador de calidad, identificador y título de producto, método, roles y responsabilidades, fecha, resultado y documentación.

Caso de Estudio

•Organización Operador TI (1):

• Contexto: operador mundial con diferentes actividades de gestión de proyectos y miles de productos. Variedad de metodologías internas de gestión de proyectos.

• Problema: metodologías inflexibles que no podían usarse fuera de la organización. En particular ninguna metodología se ajustaba a su tipo de proyectos, desarrollo de sotfware.

• Business Case para implementar PRINCE2:

• Metodologías inflexibles para los proyectos del grupo.

• No permiten atender la gestión de sub-contratistas.

• La rigidez no permite solapar fases.

• Retrasos en proyectos por viejas normas.

• Mejorar viejos métodos suponía mucho tiempo.


Caso de Estudio


• Implementación PRINCE2:

• Fase Investigación:

• Investigar negocio y tipo de proyecto.

• Resumir problemas de gestión.

• Medir costes y calidad: número hombres/día y números de defectos de software.

• Presentar business case y líneas de tiempo a la alta dirección.

• Fase implementación:

• Asegurarse de la formación.

• Asignar el primer proyecto a PRINCE2.

• Asignar roles: Project Manager, Junta de Proyecto, Autoridad de Cambios.

• Reuniones semanales.

Caso de Estudio


• Lecciones Aprendidas:

• Usar la metodología de gestión de proyectos como una herramienta de marketing.

• Conseguir la complicidad de la alta dirección.

• Preparar un plan de implementación y presupuesto.

• Gestionar el cambio frente a individuos con aversión.

• Mantener antiguas prácticas si es preciso.

• Reducir riesgo aprendiendo del conocimiento y experiencia de otros.

• El primer proyecto de PRINCE2 es crítico.

• Mejora productividad con benchmarking.

• Conseguir feedback de todas las partes implicadas.

• La implementación de PRINCE2 es un objetivo a largo plazo.


Caso de Estudio


• Beneficios:

• Usar Practitioners PRINCE2 cualificados redujo el riesgo y mejoró las relaciones con los clientes.

• Las métricas de proyectos de desarrollo de SW mejoraron.

• La metodología encaja con el proceso de desarrollo de calidad de software (Capability Maturity Model).

• La metodología encaja con el proceso de desarrollo de software y con herramientas como RUP y UML.

• PRINCE2 encaja con otras metodologías de gestión.

• La iniciación de proyectos es más suave y las decisiones de negocio se toman en puntos apropiados.

• Es reconocido fuera de la compañía y ayuda a conseguir negocio.

3.- Procesos

•3.4.- Control de una Fase (1):

• Propósito: asignar el trabajo a hacer, monitorizar dicho trabajo, ocuparse de las cuestiones, reportar el progreso a la Junta de Proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que la fase permanece dentro de las tolerancias.

• Objetivos:• La atención se centra en la entrega de productos.

• Riesgos y cuestiones están bajo control.

• El business case se encuentra bajo revisión.

• Los productos acordados en la fase son entregados según los estándares de calidad.


3.- Procesos


• Contexto: el proceso de control de una fase describe el trabajo diario del Project Manager al llevar a cabo la gestión de una fase. Este trabajo va a consistir en:

• Autorizar el trabajo a realizar.

• Monitorizar la información de progreso.

• Tomar acciones correctivas.

3.- Procesos


• Actividades (1):• Autorizar un paquete de Trabajo.

• Revisar el estado de un Paquete de Trabajo.

• Recibir un Paquete de Trabajo Completado.

• Evaluar el Estado de una Fase.

• Informar del Desarrollo.

• Capturar y examinar cuestiones y riesgos.

• Escalar Cuestiones y Riesgos.

• Llevar a cabo Acciones Correctivas.


3.- Procesos


•Actividades (2):• Autorizar un paquete de Trabajo:

3.- Procesos

Autoridad para entregar un Paquete de Trabajo

Autoridad para entregar un Paquete de Trabajo

Autorización de Fase

Autorización de Fase

Aprobación Plan de excepción

Aprobación Plan de excepción

Plan de FasePlan de Fase

Descripciones de Producto








Plan de Fase (fase actual)


Paquetes de Trabajo

Paquetes de Trabajo

Ficha de un Elemento de Configuración


Registro de Calidad

Registro de Calidad

Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



Plan de EquipoPlan de Equipo

Acciones Correctivas

Acciones Correctivas



Autorizar un paquete de trabajo

Autorizar un paquete de trabajo

Nuevo Paquete de Trabajo



3.- Procesos


•Actividades (3):• Revisar el estado de un Paquete de Trabajo:


Paquete de Trabajo

Paquete de Trabajo

Informe del Punto de Control


Registro de Calidad

Registro de Calidad




Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



Paquete de Trabajo

Paquete de TrabajoPlan de EquipoPlan de Equipo

Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Revisar el estado de un Paquete de Trabajo

Revisar el estado de un Paquete de Trabajo

3.- Procesos


•Actividades (4):• Recibir un Paquete de Trabajo Completado:


Registro de CalidadRegistro de Calidad






Recibir un Paquete de Trabajo Completado

Recibir un Paquete de Trabajo Completado

Paquete de Trabajo completado

Paquete de Trabajo completado


3.- Procesos


•Actividades (5):• Evaluar el Estado de una Fase:

3.- Procesos


Registro de Calidad

Registro de Calidad

Informe sobre elEstado de losProductos






Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



Business Case

Business Case

Plan de Proyecto

Plan de Proyecto



Registro de Riesgos

Registro de Riesgos










Fin de Proyecto aproximándose

Fin de Proyecto aproximándose

Petición de Asesoramiento

Petición de Asesoramiento

Acción CorrectivaAcción Correctiva

Tolerancia amenazadaTolerancia amenazada





Acción Correctiva

Acción Correctiva

Evaluar el estado de una fase

Evaluar el estado de una fase


3.- Procesos


• Actividades (6):• Informar del Desarrollo:

3.- Procesos



Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



Registro de Calidad

Registro de Calidad







Informe de Desarrollo








Informar del Desarrollo

Informar del Desarrollo


3.- Procesos


• Actividades (7):• Capturar y examinar cuestiones y riesgos:




Business CaseBusiness Case






Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Plan de Proyecto

Plan de Proyecto





Petición de asesoramiento

Petición de asesoramiento

Capturar y examinar cuestiones y riesgos

Capturar y examinar cuestiones y riesgosNueva CuestiónNueva Cuestión

Nuevo RiesgoNuevo Riesgo

3.- Procesos


• Actividades (8):• Escalar Cuestiones y Riesgos:

Documento Inicio de Proyecto



Plan de Proyecto

Plan de Proyecto







Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Informe de Excepción




Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



Excepción planteadaExcepción planteada

Tolerancia amenazadaTolerancia amenazada Escalar Cuestiones y

Riesgos

Escalar Cuestiones y

Riesgos


3.- Procesos


• Actividades (9):• Llevar a cabo Acciones Correctivas:

Acción CorrectivaAcción CorrectivaAcción CorrectivaAcción Correctiva




Registro de Riesgos

Registro de Riesgos









Registro de Riesgos

Registro de Riesgos






Llevar a cabo acciones

correctivas

Llevar a cabo acciones

correctivas

3.- Procesos


• Informe de cuestiones: identificador cuestión, tipo cuestión, fecha, nombre de la persona que ha planteado la cuestión, autor, descripción, análisis de impacto, recomendación, prioridad, severidad, decisión, aprobación, fecha decisión, fecha cierre.


3.- Procesos

•3.5.- Gestión de Entrega de Productos (1):

• Propósito: controlar el enlace entre el Project Manager y el Team Manager mediante el establecimiento de procedimientos formales en la aceptación, ejecución y entrega de trabajo de proyecto.

• Objetivo:

• Asegurarse de que el trabajo asignado al equipo ha sido autorizado.

• Los Team Manager, miembros del equipo y proveedores tiene claro que deben producir y cual es el esfuerzo, coste y tiempo esperados.

• Los productos planificados son entregados dentro de las tolerancias.

• Se proporciona información sobre el progreso al Project Manager según la frecuencia acordada.

3.- Procesos


• Contexto: da una visión del proyecto desde la perspectiva del Team Manager. El Team Manager debe asegurarse de que los productos son creados y entregados según:

• Aceptar y revisar los Paquetes de Trabajo autorizados por el Project Manager.

• Crear un Team Plan para los Paquetes de Trabajo asignados.

• Asegurarse de que los productos son desarrollados según los métodos especificados en el Paquete de Trabajo.

• Demostrar que cada producto se corresponde a los criterios de calidad especificados en la Descripción de Producto.

• Obtener la aprobación de los productos completados.


3.- Procesos


• Actividades (1):• Aceptar un Paquete de Trabajo

• Ejecutar un Paquete de Trabajo

• Entregar un Paquete de Trabajo

3.- Procesos


•Actividades (2):• Aceptar un Paquete de Trabajo:

Paquete de TrabajoPaquete de Trabajo




Registro de CalidadRegistro de Calidad

Paquete de TrabajoPaquete de Trabajo

Aceptar un Paquete de Trabajo

Aceptar un Paquete de Trabajo

Autoridad para estregar un Paquete de Trabajo

Autoridad para estregar un Paquete de Trabajo



3.- Procesos


• Actividades (3):• Ejecutar un Paquete de Trabajo:

Paquete de Trabajo

Paquete de Trabajo




Registro de Calidad

Registro de Calidad







Nueva CuestiónNueva Cuestión

Productos Especializados

Productos Especializados

Ficha de aprobación

Ficha de aprobación

Ejecutar un Paquete de

Trabajo

Ejecutar un Paquete de

Trabajo

3.- Procesos


• Actividades (4):• Entregar un Paquete de Trabajo:

Paquete de Trabajo

Paquete de Trabajo

Registro de Calidad

Registro de Calidad



Paquete de Trabajo

Paquete de Trabajo


Paquete de Trabajo CompletadoPaquete de Trabajo Completado

Entregar un Paquete de Trabajo

Entregar un Paquete de Trabajo


3.- Procesos

•3.6.- Gestión de los Límites de una Fase (1):

• Propósito: permite a la junta de Proyecto disponer de información suficiente que le permita evaluar el éxito de la fase actual, aprobar el siguiente Plan de Fase, revisar el Project Plan actualizado y confirmar la justificación continua de negocio y la aceptabilidad de los riesgos.

3.- Procesos


• Objetivo:• Asegurar a la Junta de Proyecto que todos los

productos del Plan de Fase han sido completados y aprobados.

• Preparar el Plan de Fase para la siguiente fase.

• Revisar y actualizar el Documento de Inicio de Proyecto.

• Proporcionar a la Junta de Proyecto información para evaluar la viabilidad del proyecto.

• Solicitar autorización para empezar una nueva fase.

• Preparar un Plan de Excepción y conseguir aprobación para sustituir el Plan de Proyecto o Plan de Fase en cuestión.


3.- Procesos


• Contexto: divide el proyecto en fases de gestión. Un proyecto debe asegurar que los productos que genera entregan los beneficios esperados, y ello debe ser confirmado al final de cada fase.

3.- Procesos


• Actividades (1):• Planificar la siguiente fase.

• Actualizar el Plan de Proyecto.

• Actualizar el Business Case.

• Informar sobre el Final de Fase.

• Crear un Plan de Excepción.


3.- Procesos


• Actividades (2):• Planificar la siguiente fase:





Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Archivo de Lecciones




Plan de fase (siguiente fase)

Plan de fase (siguiente fase)





Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



Registro de Calidad

Registro de Calidad

Límite de fase aproximándose

Límite de fase aproximándose

Planificar la siguiente fasePlanificar la

siguiente fase

3.- Procesos


• Actividades (3):• Actualizar el Plan de Proyecto:







Plan de Excepción

Plan de Excepción






Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Actualizar el Plan de Proyecto

Actualizar el Plan de Proyecto


3.- Procesos


• Actividades (4):• Actualizar el Business Case:

Actualizar el Business CaseActualizar el

Business CaseRegistro de Riesgos

Registro de Riesgos













Registro de Riesgos

Registro de Riesgos



3.- Procesos


• Actividades (5):• Informar sobre el Final de Fase:


3.- Procesos










Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Registro de Calidad

Registro de Calidad



Informe sobre el Estado de los Productos




Informe de Final de Fase (faseactual)

Informe de Final de Fase (faseactual)



Informar sobre el final de fase

Informar sobre el final de fase

Petición de aprobación del siguiente Plan de Fase

Petición de aprobación del siguiente Plan de Fase





3.- Procesos


• Actividades (6):• Crear un Plan de Excepción:

Crear un Plan de Excepción

Crear un Plan de Excepción

Petición de un Plan de Excepción

Petición de un Plan de Excepción







Registro de Riesgos

Registro de Riesgos







Plan de Excepción

Plan de Excepción





Registro de Calidad

Registro de Calidad

Registro de Riesgos

Registro de Riesgos


3.- Procesos

•3.7.- Cierre de un Proyecto (1):

• Propósito: proporciona un punto en el que la aceptación del producto del proyecto queda confirmada, y se reconoce que los objetivos definidos en el Documento de Inicio de Proyecto han sido logrados.

• Objetivo:

• Verificar la aceptación de los productos de proyecto.

• Revisar el desempeño del proyecto en comparación con sus líneas de referencia.

• Evaluar los beneficios conseguidos, actualizar la previsión de los beneficios restantes y elaborar un plan de revisión para aquellos beneficios aun no realizados.

• Asegurarse de que se han tomado acciones para atender riesgo y cuestiones abiertas.

3.- Procesos


• Contexto: un proyecto es finito, tiene un inicio y un final. Un final claro de proyecto permite:

• Reconocer si los objetivos iniciales se han conseguido.

• El equipo de gestión de proyecto puede ser disuelto.

• No incurrir en más costes de proyecto.

• Identificar objetivos y metas no conseguidas de modo que puedan ser abordadas en el futuro.

• Transferir la propiedad de los productos al cliente y retirar las responsabilidades del equipo de gestión de proyecto.


3.- Procesos


• Actividades (1):• Preparar cierre planificado.

• Preparar cierre prematuro.

• Entrega de productos.

• Evaluar el proyecto.

• Recomendar el cierre del proyecto.

3.- Procesos


• Actividades (2):• Preparar cierre planificado:

Fin de proyecto aproximándose

Fin de proyecto aproximándose









Preparar cierre planificado

Preparar cierre planificado


3.- Procesos


• Actividades (3):• Preparar cierre prematuro:

Preparar cierre prematuro

Preparar cierre prematuroCierre prematuroCierre prematuro











Estimación de trabajo adicional

Estimación de trabajo adicional

3.- Procesos


• Actividades (4):• Entrega de productos:



Ficha de aceptación

Ficha de aceptación

Entrega de productos

Entrega de productos



Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

(Parte de) Informe de Final de Proyecto











3.- Procesos


• Actividades (5):• Evaluar el proyecto:

Evaluar el proyecto

Evaluar el proyecto





Informe de Final de Proyecto

Informe de Final de Proyecto



Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Registro de Calidad

Registro de Calidad







3.- Procesos


• Actividades (6):• Recomendar el cierre del proyecto:

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