POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS...del SERCOP, se deba emplear para el pago de los bienes, obras y/o...
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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Código: PRO-AJU-01
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Índice
1. Propósito del Documento ................................................................................................. 4
2. Objetivo del Proceso .......................................................................................................... 4
3. Alcance .................................................................................................................................. 4
4. Terminología y Definiciones ............................................................................................ 4
5. Responsabilidades ............................................................................................................. 5
6. Políticas ................................................................................................................................. 5
7. Procedimiento ...................................................................................................................... 8
8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas ........................... 11
9. Referencias ......................................................................................................................... 11
10. Difusión ............................................................................................................................... 11
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1. Propósito del Documento
1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de Generación de Convenios de Pago.
1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el
proceso de Generación de Convenios de Pago.
2. Objetivo del Proceso
2.1 Formalizar el mecanismo para la gestión de los convenios de pago, que de forma excepcional y en base a una justificación motivada, que determine la imposibilidad de aplicar la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y las Resoluciones del SERCOP, se deba emplear para el pago de los bienes, obras y/o servicios prestados por terceros, cuya adquisición haya sido aprobada por autoridad competente de la Unidad de Negocio CELEC EP Transelectric y que los mismos se encuentren recibidos a plena satisfacción.
3. Alcance
3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades relacionadas con el subproceso de Generación de convenios de pago.
3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las locaciones geográficas de la Unidad de Negocio.
3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas
por el Gerente de la Unidad de Negocio.
4. Terminología y Definiciones
Área Requirente Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero.
Beneficiario de un servicio prestado
Persona natural o jurídica que acredita la calidad y capacidad jurídica para celebrar un convenio de pago por la ejecución obra, la entrega de un bien, o el servicio prestado.
Convenio de pago
Documento que establece un conjunto de condiciones motivadas por las cuales y como excepción la Unidad de Negocio pueda cumplir su deuda con un proveedor que ha entregado a cabalidad un bien, obra o servicio, sin que para el efecto haya mediado un procedimiento de contratación establecido en la normativa de contratación pública.
Justificación motivada
Detalle debidamente fundamentado y documentado de los aspectos técnicos, económicos y legales del “por qué” y “para que” se efectuó la adquisición de la obra, bien o servicio sin que para ello haya mediado un procedimiento de contratación pública.
Política Criterio o directriz definida que regula un proceso
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Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso
Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
Responsable Corresponde al servidor o servidora que realiza la actividad
Titular del Área
Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento.
5. Responsabilidades
5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades de
acuerdo a lo que se detalla en el presente documento.
5.2 Es responsabilidad del Subgerente Jurídico notificar al Departamento de Programación,
Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente documento.
5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad analizar y
acoger los cambios, gestionar la aprobación del presente documento y difundirlo.
6. Políticas
6.1 Generales
6.1.1 Obligatoriedad en el cumplimiento de las políticas y procedimientos
Los Titulares de las Áreas Requirentes velarán por el cumplimiento de lo enunciado en
las políticas y procedimientos definidos por la Unidad de Negocio, los mismos que
regulan los procesos internos en función de la normativa externa. La omisión, de
cualquier servidora o servidor de la Unidad de Negocio, en el cumplimiento de la
normativa interna, se observará según lo señalado en el Reglamento Interno de Trabajo
de CELEC EP, Título II, “De las Sanciones Disciplinarias” y demás normativa laboral
pertinente.
6.1.2 Responsabilidades Administrativas, civiles y/o penales
El hecho de proceder al pago por la adquisición de un bien, ejecución de una obra o
prestación de un servicio, mediante la figura de convenio de pago, no exime de las
responsabilidades administrativas, civiles y/o penales a las servidoras y servidores que
originaron el incumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Contratación Pública LOSNCP, su Reglamento y las Resoluciones emitidas por el
SERCOP.
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6.1.3 De los convenios de pago
Los convenios de pago son instrumentos legales que de forma excepcional se podrán
utilizar para el pago de bienes, obras y/o servicios que fueron entregados por un
proveedor a la Unidad de Negocio TRANSELECTRIC, considerando que la omisión en
la planificación de su adquisición afectan o impactan directamente al giro especifico del
negocio y los procesos vinculados de la empresa Pública Estratégica CELEC EP,
condicionando la continuidad en el servicio de transmisión de energía eléctrica, y/o en la
prestación del servicio público de energía eléctrica en los términos que establece la
Constitución de la República del Ecuador y la normativa aplicable al sector eléctrico.
6.2 Para la generación de convenios de pago
6.2.1 Justificación para generar el convenio de pago
El Titular del Área Requirente sustentará y justificará de forma motivada y documentada,
mediante pedido dirigido al Gerente de la Unidad de Negocio, la necesidad de cancelar
la adquisición de un bien, la ejecución de una obra y/o la prestación de un servicio
proporcionados por terceros y que hayan sido recibidos satisfactoriamente por la Unidad
de Negocio; pedido que debe estar sustentado al menos de la siguiente documentación:
- Necesidad o solicitud motivada y documentada del requerimiento del bien, obra y/o
servicio.
- Orden o aprobación de autoridad competente para la adquisición del bien, obra y/o
servicio, según lo establecido en la Resolución CELEC EP-GUN-TRA-088-2013
“Ordenadores de gasto y pago”
- Actas de entrega-recepción a satisfacción del bien, obra y/o servicio
- Certificado de disponibilidad presupuestaria
- Afectación o impacto al objeto de CELEC EP, al servicio de transmisión de energía
eléctrica o a la prestación del servicio público de energía eléctrica que la no
recepción del bien, obra y/o servicio hubiese ocasionado.
- Justificación motivada que derivó en la necesidad de solicitar un convenio de pago.
Esta justificación debe contar con dos informes: el primero del área requirente del
bien obra y/o servicio y el segundo del área que debió gestionar la contratación de
dicho bien, obra y/o servicio; en el primero deberá identificarse, entre otros
aspectos, la razón por la que la adquisición del bien, obra y/o servicio constituye
una excepción y porque no pudo ser prevista y planificada bajo la normativa vigente
para la contratación pública y, el segundo, se presentará si a pesar de la solicitud
del área requirente, la adquisición del bien, obra y/o servicio no pudo ser
gestionado en cumplimiento de las normas vigentes de contratación pública. En
ambos informes se establecerán claramente las responsabilidades de las áreas y
de los servidores o servidoras, en caso de haberlas, en el incumplimiento de la
LOSNCP, su Reglamento y las políticas y procedimientos internos.
- Liquidación económica de la obra, bien y/o servicio recibido.
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Ninguna autoridad de la Unidad de Negocio podrá disponer la generación de un
convenio de pago o de reiterar su continuidad, sin que haya observado y ejecutado lo
dispuesto en este procedimiento.
6.2.2 Aprobación del convenio de pago
La aprobación del convenio del pago la realizará el Gerente de la Unidad de Negocio,
previo criterio jurídico emitido por la Subgerencia Jurídica y con la documentación de
respaldo correspondiente.
6.2.3 Criterio jurídico
La Subgerencia Jurídica es responsable de emitir el respectivo criterio jurídico,
exponiendo la pertinencia de continuar o no con la generación del convenio de pago, a
partir del análisis realizado sobre la documentación presentada por el área requirente y
la normativa bajo este contexto. Así mismo, determinará las recomendaciones y
procedimientos a seguir, en el caso que exista un criterio jurídico no favorable.
6.2.4 Archivo y custodia de los convenios de pago
La Subgerencia Jurídica mantendrá en su archivo físico y digital el convenio de pago
aprobado por el Gerente de la Unidad de Negocio con la información de todos los
documentos de respaldo que generaron el criterio jurídico.
La Subgerencia Financiera mantendrá en sus archivos físicos de forma ordenada y
asequible todos los documentos auténticos habilitantes que respalden el o los pagos
realizados con cargo al convenio.
6.2.5 Requisitos para el pago de las obligaciones determinadas en los convenios de
pago
El trámite para efectuar el pago de las obligaciones establecidas en los convenios de
pago, será responsabilidad del Área Requirente, para el efecto a la solicitud de pago
adjuntará los siguientes documentos de respaldo:
1. Original del convenio de pago aprobado por el Gerente de la Unidad de Negocio
2. Criterio jurídico favorable emitido por la Subgerencia Jurídica
3. Aprobación de la autoridad respectiva para la adquisición del bien, obra y/o servicio
según lo establecido en la Resolución CELEC EP-GUN-TRA-088-2013
“Ordenadores de gasto y pago”.
4. Informe de justificación emitido por el Titular del Área Requirente (política 6.2.1)
5. Actas de entrega-recepción definitivas
6. Ingreso a bodega en caso de bienes inventariables
7. Planilla del trabajo realizado, aprobada por el Fiscalizador y el Jefe del Área
Requirente, en caso de obras.
8. Certificación de disponibilidad presupuestaria
9. Orden de compra
10. Solicitud de pago
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11. Facturas o Comprobantes de venta originales (con todos los datos del proveedor)
12. Liquidación económica
Ningún pago puede ser registrado y procesado si no cuenta con la aceptación de todos
los requisitos por parte del Responsable de Control Financiero de la Subgerencia
Financiera y que se encuentre bajo las Normas de Control Interno para entidades,
organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, así como del procedimiento interno PRO-FIN-05
“Procesamiento de cuentas por pagar”.
6.2.6 Responsable y firma del convenio por parte del Beneficiario
El Titular del Área Requirente constará como responsable del convenio de pago y será el
encargado de obtener la firma del beneficiario que haya proporcionado el bien, obra y/o
servicio en el convenio de pago y de remitir los originales del convenio firmado a la
Subgerencia Jurídica y a la Subgerencia Financiera. Así mismo mantendrá un
expediente completo de todo el proceso, incluyendo uno de los originales del convenio
suscrito por las partes.
7. Procedimiento
7.1 Generación de convenio de pago
Involucrados: Gerencia de la Unidad de Negocio, Subgerente Jurídico, Titular del Área
Requirente, Responsable del Área Requirente, Responsable de la Subgerencia Jurídica.
7.1.1 Generar pedido del convenio de pago: Cuando la adquisición de un bien, obra y/o
servicio que haya sido aprobada por la autoridad competente, cuente con los recursos; y
requiera de la suscripción de un convenio de pago para su cancelación, el Responsable
del Área Requirente sustenta el pedido, definiendo las causales técnicas y legales que
forzaron dicha adquisición; generando los documentos probatorios correspondientes,
según la política 6.2.1 y remitiendo toda la documentación al Jefe del Área Requirente,
para su revisión.
7.1.2 Revisar pedido del convenio de pago: El Jefe del Área Requirente la documentación
de respaldo del pedido, de encontrar observaciones, solicita al Responsable del Área
Requirente realice las correcciones del caso. Una vez que se encuentra conforme, remite
la documentación al Titular del Área Requirente para su validación.
7.1.3 Solicitar criterio jurídico para la emisión de convenio de pago: El Titular del Área
Requirente revisa la justificación y documentos de respaldo del pedido, en función de la
política 6.2.1, en caso de existir observaciones, solicita se realice las correcciones
respectivas, caso contrario, solicita a la Subgerencia Jurídica vía sistema documental
QUIPUX, el criterio jurídico y la elaboración del convenio de pago, adjuntando la
documentación de respaldo debidamente legalizada y firmada.
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7.1.4 Emitir criterio jurídico: El Responsable de la Subgerencia Jurídica designado, analiza
el pedido realizado con la documentación de respaldo, y de no contravenir el pedido a la
normativa vigente, emite el criterio jurídico correspondiente. El criterio jurídico es enviado
al Subgerente Jurídico quien previo la revisión de la documentación respaldo y
fundamentación jurídica, suscribe el correspondiente criterio.
Si del análisis efectuado y de la revisión realizada por el Subgerente Jurídico, el pedido y
documentos de respaldo no justifican la generación de un convenio de pago, continua
con la siguiente actividad, caso contrario continua en la actividad 7.1.6 “Generar
convenio de pago”.
7.1.5 Comunicar recomendaciones y proceso a seguir: En el caso que el criterio jurídico no
sea favorable, el Subgerente Jurídico determina las recomendaciones y acciones a
seguir y las remite al Titular del Área Requirente, para su aplicación.
7.1.6 Generar convenio de pago: En caso que el criterio jurídico sea favorable, el
Responsable designado por el Subgerente Jurídico genera y numera el convenio de
pago a través del sistema documental IFS y lo remite a través del mismo sistema al
Titular del Área Requirente.
El Responsable de la Subgerencia Jurídica además crea la ruta de aprobación en el
sistema IFS, manteniendo la siguiente secuencia:
Revisión (10) Titular del Área Requirente
Validación (20) Subgerente Jurídico
Aprobación (30) Gerencia de la Unidad de Negocio
7.1.7 Revisar convenio de pago elaborado: El Titular del Área Requirente revisa el
contenido del convenio de pago elaborado, de existir observaciones remite al
Responsable de la Subgerencia Jurídica para las correcciones respectivas; caso
contrario, da su aprobación y remite al Subgerente Jurídico.
7.1.8 Validar convenio de pago: El Subgerente Jurídico revisa el convenio de pago
aprobado, la documentación de respaldo debidamente suscrita, de existir observaciones
remite al Responsable de la Subgerencia Jurídica para las correcciones respectivas;
caso contrario, valida y remite el convenio de pago a la Gerencia de la Unidad de
Negocio a través del sistema documental IFS, y al Titular del área Requirente, adjuntado
todos documentos de respaldo.
7.1.9 Aprobar y autorizar convenio de pago: La Gerencia de la Unidad de Negocio, revisa la
solicitud del pedido de convenio de pago en base a los documentos de respaldo. De
encontrar observaciones, dispone las correcciones del caso a la Subgerencia Jurídica o
al Área Requirente.
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En el caso de existir conformidad, el Gerente de la Unidad de Negocio aprueba la
impresión del convenio de pago.
7.1.10 Sumillar el convenio de pago: El Responsable de la Subgerencia Jurídica, una vez que
recepta la aprobación de la Gerencia de la Unidad de Negocio, imprime tres (3)
ejemplares del convenio de pago aprobado, recaba la sumilla del Titular del Área
Requirente y remite al Subgerente Jurídico.
El Subgerente Jurídico, sumilla los tres (3) ejemplares del convenio de pago y los remite
a la Gerencia de la Unidad de Negocio para la firma.
7.1.11 Formalizar el convenio de pago: El Gerente de la Unidad de Negocio firma los tres (3)
ejemplares del convenio de pago en físico, la Secretaría de la Gerencia de la Unidad de
Negocio fecha los tres ejemplares del convenio y los remite al Titular del Área
Requirente.
7.1.12 Recabar firma del beneficiario: El Titular del Área Requirente recaba la firma del
beneficiario en los tres ejemplares del convenio del pago, entrega un ejemplar del
convenio al beneficiario, actualiza la factura del bien, obra y/o servicio, de ser el caso, y
remite una copia digitalizada a la Subgerencia Jurídica.
7.1.13 Crear archivo digital del convenio de pago: El responsable de la Subgerencia Jurídica
archiva en el sistema documental IFS el ejemplar digital del convenio de pago con los
documentos respaldos del criterio jurídico.
7.1.14 Solicitar pago del convenio a la Subgerencia Financiera: El Titular del Área
Requirente remite un ejemplar original del convenio de pago más todos los documentos
habilitantes requeridos y exigidos por la Subgerencia Financiera para el procesamiento
de pago (ver procedimiento PRO-FIN-05), en base a la política 6.2.5 “Requisitos para el
pago de convenios”.
7.1.15 Actualizar base de datos y expediente del convenio: Una vez realizado el pago, de
conformidad con toda la normativa externa e interna vigente, el Jefe del Departamento
de Tesorería archiva el expediente completo del proceso, con todos sus documentos
auténticos, de conformidad con la normativa externa e interna vigente; y crea/actualiza
una base de datos de los convenios suscrito y pagados, con al menos la siguiente
información:
a) Número del convenio de pago
b) Fecha del convenio de pago
c) Objeto del convenio de pago
d) Valor total del convenio sin IVA
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e) Valor total del convenio con IVA
f) RUC del beneficiario
g) Razón social del beneficiario
h) Nro. de la orden de pago con que se canceló el convenio de pago
i) Fecha de pago
j) Valor desembolsado
k) Valor de las retenciones efectuadas
l) Centro de costos afectado
m) Año y mes en el que se recibió el bien, obra y/o servicio objeto del convenio de
pago
n) Responsable del convenio de pago
o) Área requirente
p) Jefatura requirente
q) Sección requirente
8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas
Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación
7.1 Elaboración del Convenio de Pagos
Justificación
motivada del área
requirente
Convenio de
pago firmado por
las partes
(Gerencia de la
Unidad de
Negocio y
Beneficiario del
servicio prestado)
IFS QUIPUX
9. Referencias
9.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR 2008 (Capítulo Sexto Art. 66; Numeral
17)
9.2 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (Art. 117)
9.3 Resolución CELEC EP-GUN-TRA-088-2013 Ordenadores de gasto y pago
10. Difusión
10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y
Calidad a través de la intranet de CELEC EP – Unidad de Negocio Transelectric.
10.2 El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación,
Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso.
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10.3 La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo
puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién
administra las versiones impresas originales de los documentos.
