POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS …...POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE...
22
GESTIÓN COMERCIAL POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES Y CODEUDORES GC- PL- 001 VERSIÓN: 1 F. EMISIÓN: 04 – Jul - 2017 F.ACTUALIZACIÓN: ELABORÓ: Laura Galindo J REVISÓ: Edward Gasca Freddy Camacho APROBÓ: Felipe Ferreira CARGO: Analista de Procesos CARGO: Director de Tecnología Secretario General CARGO: Gerente General FECHA: 22- Jun - 2017 FECHA: 22- Jun - 2017 FECHA: 27- Jun - 2017 POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES RENTING AUTOMAYOR S.A.S.
Transcript of POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS …...POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE...
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
ELABORÓ: Laura Galindo J REVISÓ: Edward Gasca
Freddy Camacho APROBÓ: Felipe Ferreira
CARGO: Analista de Procesos CARGO: Director de Tecnología
Secretario General CARGO: Gerente General
FECHA: 22- Jun - 2017 FECHA: 22- Jun - 2017 FECHA: 27- Jun - 2017
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES DE CLIENTES
RENTING AUTOMAYOR S.A.S.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
2
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE .............................................................................. 5
3. DISPOSICIONES NORMATIVAS ............................................................................................ 5
4. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 6
5. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES .......................................... 7
6. DERECHOS DE LOS TITULARES .......................................................................................... 8
7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ..... 9
8. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES 11
9. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO,
CIRCULACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 12
9.1. Objetivo: ............................................................................................................................ 12
9.2. Alcance y exclusiones: ...................................................................................................... 12
9.3. Definiciones y abreviaturas: .............................................................................................. 12
9.4. Condiciones Generales: ..................................................................................................... 13
9.5. El Procedimiento a seguir será: ......................................................................................... 13
9.5.1. Recolección de datos personales y autorización de tratamiento de datos: ................ 13
9.5.2. Almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales: ................ 14
9.5.3. Supresión de la información de datos personales: ..................................................... 15
10. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN RELACIONADOS
CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES ...................................... 15
10.1. Objetivo: ........................................................................................................................ 15
10.2. Alcance y exclusiones: .................................................................................................. 16
10.3. Definiciones y abreviaturas: .......................................................................................... 16
10.4. Condiciones Generales: ................................................................................................. 16
10.5. El Procedimiento a seguir será: ..................................................................................... 17
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
3
10.5.1. Solicitud y trámite de consulta de datos personales: ................................................. 17
10.5.2. Solicitud y trámite de reclamos: ................................................................................ 18
10.5.3. Requisito de procedibilidad: ...................................................................................... 19
ANEXOS........................................................................................................................................... 20
ANEXO 1. ..................................................................................................................................... 20
CLÁUSULA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES ........... 20
REFERENCIAS ................................................................................................................................ 22
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
4
1. INTRODUCCIÓN
El reglamento interno de Políticas y Procedimientos de Protección y Tratamiento de
Datos Personales de Renting Automayor S.A.S. tiene como propósito poner en
conocimiento de los Titulares de datos personales que reposan en las bases de datos
de la Compañía la Política de tratamiento de la información personal adoptada por la
Empresa con el objeto de garantizar el cumplimiento de los derechos de los Titulares
de acuerdo al marco legal aplicable:
▪ Constitución Política de Colombia Art 15 y 20.
▪ Ley 1581 de 2012.
▪ Decreto 1377 de 2013.
Renting Automayor S.A.S. es una sociedad cuyo objeto social es el arrendamiento,
compraventa, permutación, importación y exportación de vehículos automotores, la
celebración de cualquier tipo de contratos incluyendo contratos de renting sobre
vehículos automotores y cualquier tipo de bienes muebles o inmuebles u otros
contratos referentes a mantenimiento y suministro de repuestos con personas
naturales, o jurídicas privadas y/o públicas de cualquier orden territorial. En ejercicio
de dicho objeto, la Compañía recolecta y administra información personal de sus
Clientes con el fin de darles a conocer, promocionar y vender sus productos.
En cumplimiento con el deber legal consagrado en la Constitución Política de
Colombia Art 15 y 20, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; se busca
establecer un marco procedimental apropiado para salvaguardar el derecho
fundamental del Hábeas Data de los Clientes, garantizándoles mecanismos efectivos
para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos
personales de los cuales son Titulares, y que son tratados por la Compañía.
Los datos principales de Renting Automayor S.A.S. son:
Nombre o Razón Social: RENTING AUTOMAYOR S.A.S.
Dirección: Carrera 14 No 81 – 19 Oficina 605.
Correo electrónico de contacto: [email protected]
Teléfono de contacto: 6914303
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
5
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
La política de protección y tratamiento de datos personales aplica para el tratamiento
de datos personales de Clientes de los cuales Renting Automayor S.A.S. es
responsable. La Compañía adelantará las labores de capacitación, actualización y
divulgación que sean necesarias para que sus funcionarios acaten los respectivos
procedimientos y se garantice la adecuada implementación de la Política en mención.
3. DISPOSICIONES NORMATIVAS
- Derecho de Hábeas Data (Constitución Política de Colombia Art 15 y 20): Es el
derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar,
o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bancos
de datos y en archivos de Entidades públicas y privadas, cuyo fundamento
constitucional se encuentra en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de
Colombia.
- Ley 1581 de 2012:
Tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas
en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como
el derecho a la información consagrada en el artículo 20 de la misma (COLOMBIA,
Alcaldía de Bogotá, 2012).
- Decreto 1377 de 2013:
Tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se
dictan disposiciones generales para la protección de datos personales (COLOMBIA,
Alcaldía de Bogotá, 2013).
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
6
4. DEFINICIONES
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos en
registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias
judiciales.
- Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, entre otros.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Responsable del tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del tratamiento.
- Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
- Transferencia de datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable
y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
7
- Transmisión de datos: Tratamiento de datos que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Art 4), se tienen los siguientes principios para el
tratamiento de datos personales:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a
que se refiere la Ley en mención es una actividad que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la Ley |1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el
tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las
personas previstas en la Ley en mención. Los datos personales, salvo la
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
8
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros
autorizados conforme a la Ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable
del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Según la Ley estatutaria 1581 de 2012 (Art 8), el Titular de los datos personales tendrá
los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,
o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
9
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
Según la Ley estatutaria 1581 de 2012 (Art 17), los Responsables del tratamiento deben
cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
Hábeas Data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
10
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley
1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
11
8. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
CLIENTES
Renting Automayor S.A.S. recolecta, almacena, usa, comparte, intercambia, transmite,
transfiere y divulga datos personales de sus Clientes (durante y después de la relación
contractual pero no más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada
al titular).
Lo anterior se lleva a cabo con las siguientes finalidades:
- Tramitar mi solicitud como cliente, deudor o contraparte contractual.
- Negociar y celebrar contratos con la Compañía Tratante, incluyendo la determinación
y análisis de primas y riesgos, y ejecutar los mismos (incluyendo envío de
correspondencia).
- Ejecutar y cumplir los contratos que celebre la Compañía con Entidades en Colombia
o en el extranjero para el cumplimiento de nuestra actividad comercial y la debida
prestación de los servicios contratados.
- Para el control y prevención de fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo
o fabricación y/o distribución de armas de destrucción masiva.
- Determinar y liquidar pagos de siniestros.
- Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema de Seguridad
Social Integral.
- Elaborar estudios, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier
estudio técnico o de campo relacionado con la Sociedad Renting Automayor.
- Que la Compañía tratante me envíe ofertas de sus productos o servicios o
comunicaciones comerciales de cualquier clase relacionadas con los mismos, a través
de cualquier medio de comunicación, incluyendo, pero sin limitarse a ofertas de
productos y servicios de Terceras Compañías.
- Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de los
Datos Personales.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
12
- Envío de información financiera de sujetos de tributación en los Estados Unidos al
IRS o a otras autoridades de ese o de otros países, en los términos de FATCA o de
normas de similar naturaleza de terceros países o de tratados internacionales.
9. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO,
USO, CIRCULACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN
9.1. Objetivo:
Informar a los Clientes (Titulares de la información personal) el procedimiento que sigue
Renting Automayor S.A.S. para efectuar la recolección, almacenamiento, uso y
circulación de los datos personales solicitados para su vinculación y posterior
tratamiento.
9.2. Alcance y exclusiones:
El Procedimiento de recolección, almacenamiento, uso y circulación de datos personales
de Clientes, aplica para aquellos Clientes con los cuales se espera formalizar un contrato
con Renting Automayor S.A.S.
9.3. Definiciones y abreviaturas:
- Autorización de datos personales: Consentimiento previo, expreso e informado que
emite una Compañía al Titular de los datos personales para llevar a cabo el
tratamiento de sus datos personales.
- Recolección de datos personales: Solicitar información personal al Titular o dueño
de la información, con el objetivo de realizar el tratamiento de datos para cumplir una
finalidad específica.
- Almacenamiento de datos personales: Conservar durante un período de tiempo la
información personal del Titular de los datos, esta información puede almacenarse en
medio digital o físico.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
13
- Uso de datos personales: Llevar a cabo el tratamiento o uso de datos personales del
Titular para cumplir una finalidad específica.
- Supresión de datos personales: Eliminar de una base de datos o de carpetas físicas
la información personal de un Titular (La supresión de datos personales no procederá
cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con la Empresa).
9.4. Condiciones Generales:
Los Responsables del tratamiento de la información sólo podrán recolectar, usar o
circular los datos personales mientras el Titular tenga un deber legal o contractual con la
Compañía, de acuerdo a las finalidades que se justifican en esta Política. Una vez
finalizado el contrato con el Cliente, los datos personales deberán ser almacenados en las
bases de datos de la Compañía según los términos establecidos en la Tabla de Retención
Documental del Archivo General de la Nación1.
9.5. El Procedimiento a seguir será:
La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales
de los Clientes, se llevará a cabo de acuerdo a la normatividad vigente, garantizando el
cumplimiento de las Políticas de seguridad de la información de la Compañía.
9.5.1. Recolección de datos personales y autorización de tratamiento de datos:
Antes de iniciar y formalizar alguna relación contractual con un Cliente, el Gerente de
Cuenta asignado deberá solicitar información propia del Cliente y la autorización de
tratamiento de datos personales teniendo en cuenta lo siguiente:
- La información propia del Cliente y la autorización para el tratamiento de datos
personales, deben ser solicitados por el Gerente de Cuenta mediante el Formato de
1 Tabla de Retención Documental Archivo general de la Nación (Resolución 469 de 2016): Las bases de datos de Clientes o Proveedores
se conservan en el Archivo de gestión dos (2) años después de finalizada la relación contractual y se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, cumplido ese tiempo se hace una selección del 10 % de la serie y se microfilma.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
14
solicitud de producto y vinculación de cliente que contiene la Cláusula de
autorización de datos personales (Ver Anexo 1).
- Si el Cliente tiene alguna duda respecto al Formato de solicitud de producto y
vinculación de cliente o la Cláusula de autorización de datos personales, el Gerente
de Cuenta debe estar en la capacidad de resolverla y debe brindarle al Cliente una
aclaración inmediata por correo electrónico, por vía telefónica o personalmente,
según se requiera.
- El Gerente de Cuenta asignado, sólo puede aceptar el Formato de solicitud de
producto y vinculación de cliente si éste se encuentra completamente diligenciado,
contiene todos los documentos soporte solicitados y está firmado por el Representante
Legal de la Compañía.
9.5.2. Almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales:
Una vez el Cliente ha diligenciado y firmado el Formato de solicitud de producto y
vinculación de cliente, y ha entregado la documentación soporte requerida; el Gerente
de Cuenta procede a enviar dicha documentación a la Asistente de Gerencia, con el fin
de llevar a cabo las verificaciones, validaciones y aprobaciones necesarias para dar
continuidad al proceso de vinculación y creación del Cliente.
Si una vez efectuadas las verificaciones, se decide que es viable iniciar el proceso de
contratación con el Cliente, la Asistente de Gerencia direcciona dicha información al área
encargada de la Gestión de Contratos y a su vez procede a ingresar la información en la
base de datos de Clientes Vinculados y crea una carpeta digital que contiene el Formato
de solicitud de producto y vinculación de cliente y su documentación asociada. Esta
información será almacenada durante los términos establecidos por la Tabla de Retención
Documental del Archivo General de la Nación2 para los fines pertinentes.
Si una vez efectuadas las verificaciones, se decide que no es viable iniciar el proceso de
contratación con el Cliente, la Asistente de Gerencia direcciona dicha información al
Gerente de Cuenta encargado de notificar al Cliente. A su vez, la Asistente de Gerencia
procede a digitalizar el Formato de solicitud de producto y vinculación de cliente (Que
2 Tabla de Retención Documental Archivo general de la Nación (Resolución 469 de 2016): Las bases de datos de Clientes o Proveedores
se conservan en el Archivo de gestión dos (2) años después de finalizada la relación contractual y se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, cumplido ese tiempo se hace una selección del 10 % de la serie y se microfilma.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
15
contiene la Cláusula de tratamiento de datos personales), lo cual deberá conservarse
durante 2 años.
El uso y circulación de los datos personales de nuestros Clientes se llevará a cabo
teniendo en cuenta las finalidades de tratamiento de la información estipuladas en la
Cláusula de autorización de tratamiento de datos personales (Anexo 1), sólo si éstas
fueron previamente informadas y autorizadas por el Cliente.
9.5.3. Supresión de la información de datos personales:
Los datos personales de los Clientes de la Compañía no podrán ser suprimidos mientras
el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la
Empresa. Una vez finalizado el contrato con el Cliente y cumplidas las finalidades del
tratamiento de datos, la información deberá ser conservada en la base de datos durante
los términos establecidos en la Tabla de Retención Documental del Archivo General de
la Nación2, posterior a esto podrán ser suprimidos.
10. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
CLIENTES
10.1. Objetivo:
Informar a los Clientes (Titulares de la información personal) el procedimiento que deben
seguir para realizar peticiones, consultas y reclamos; con el fin de ejercer sus derechos a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales y a revocar la autorización
de tratamiento de datos.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
16
10.2. Alcance y exclusiones:
El Procedimiento de Acceso, Consulta y Reclamación aplica para los Clientes de Renting
Automayor S.A.S. que tienen contratos vigentes con la Empresa y quienes en su momento
se les haya solicitado información de carácter personal.
10.3. Definiciones y abreviaturas:
- Actualizar datos: Solicitar al Responsable del tratamiento de datos la modificación,
cambio o adición de algún dato personal que haya sido solicitado previamente por la
Compañía.
- Rectificar datos: Corroborar con el Responsable de la base de datos la información
personal que la Compañía conserva y almacena.
- Suprimir datos: Solicitar al Responsable de la base de datos, eliminar los datos
personales que fueron otorgados a la Empresa para tratamiento3.
- Revocar autorización: Solicitar al Responsable del tratamiento de los datos
personales anular o invalidar la autorización que previamente se le otorgó para el
tratamiento de los datos personales4.
10.4. Condiciones Generales:
- El Titular sólo podrá elevar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria
y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el
Responsable o Encargado del tratamiento de los datos.
3Según el Decreto 1074 de 2015, la supresión de datos personales no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual
con la Empresa y por lo tanto deba permanecer en la base de datos de la misma.
4Según el Decreto 1074 de 2015, la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con la Empresa y por lo tanto deba permanecer en la base de datos de la misma.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
17
- La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no
procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la
base de datos de la Empresa.
- La revocatoria y/o supresión de datos personales procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el
Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de
2012 y a la Constitución.
10.5. El Procedimiento a seguir será:
10.5.1. Solicitud y trámite de consulta de datos personales:
Los Clientes podrán consultar la información personal que repose en la base de datos de
Renting Automayor S.A.S., para esto, el Cliente solicitante debe enviar una
comunicación al correo electrónico [email protected] suministrando la
siguiente información:
- Nombre e identificación del Titular de los datos.
- Copia de la cédula de ciudadanía del Titular de los datos.
- Teléfono y correo electrónico de contacto.
- Motivo de la comunicación (Consulta de información).
- Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y cuando sea necesario,
enviar los documentos que se quiera hacer valer.
Una vez se reciba el correo de solicitud de consulta de información, la Asistente de
Gerencia procederá a validar el registro individual que corresponda al nombre del Titular
y al número de documento de identidad aportado. Si llega a existir alguna divergencia en
los datos, se informará por correo electrónico dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la recepción de la consulta, con el fin de que el solicitante aclare la
inconsistencia.
Si revisada la información aportada y los datos del Titular son coincidentes, la Asistente
de Gerencia procederá a direccionar la solicitud al Gerente de cuenta asignado, si el
Gerente de Cuenta considera necesaria una asesoría jurídica, podrá solicitar apoyo a
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
18
Secretaría General para posteriormente enviar la respuesta a la Asistente de Gerencia
quien debe enviar un correo electrónico comunicando la respuesta al Cliente en un
término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que no sea posible atender la consulta dentro de los diez (10) días hábiles
establecidos inicialmente, se informará al solicitante de tal situación, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta en un término
que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
10.5.2. Solicitud y trámite de reclamos:
El Cliente (Titular de datos personales) que considere que la información almacenada en
la base de datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión;
o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la Ley 1581 de 2012; podrá enviar un reclamo ante Renting Automayor S.A.S. al correo
electrónico [email protected] suministrando la siguiente información:
- Nombre e identificación del Titular de los datos.
- Copia de la cédula de ciudadanía del Titular de los datos.
- Teléfono y correo electrónico de contacto.
- Motivo del reclamo (Corrección, actualización, supresión, revocación de la
autorización o reclamo por incumplimiento de la Ley 1581).
- Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y cuando sea necesario,
enviar adjunto al correo electrónico los documentos que se quiera hacer valer.
Una vez se reciba la solicitud, la Asistente de Gerencia procederá a revisar el registro
individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad
aportado, y validará que el reclamo contenga toda la información necesaria para iniciar
el trámite. Si llega a existir alguna divergencia en los datos o el reclamo resulta
incompleto, se informará al Cliente por correo electrónico dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo, con el fin de que el solicitante aclare la
inconsistencia. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el
solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo y validada la información del Titular, se incluirá
en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en
un término no mayor a dos (2) días hábiles. Seguido a esto, la Asistente de Gerencia
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
19
procederá a direccionar la solicitud al Gerente de Cuenta. Si el Gerente de Cuenta
considera necesaria una asesoría jurídica, podrá solicitar apoyo a Secretaría General para
posteriormente enviar la respuesta a la Asistente de Gerencia quien enviará al Cliente un
correo electrónico comunicando la respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que no sea posible atender la consulta o reclamo dentro de los diez (10)
días hábiles establecidos inicialmente, se informará al Cliente Titular de los datos de tal
situación, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, en un término que no excederá de ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del término inicial.
10.5.3. Requisito de procedibilidad:
El Cliente Titular de los datos personales sólo podrá elevar un reclamo ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o
reclamo ante Renting Automayor S.A.S.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
20
ANEXOS
ANEXO 1.
CLÁUSULA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES
Otorgo mi autorización expresa, explícita e informada a la Sociedad Renting Automayor para
que realice cualquier operación de tratamiento sobre mis datos personales (incluyendo los
recolectados o tratados con anterioridad a este documento por las Compañías tratantes) con
las siguientes finalidades:
- Tramitar mi solicitud como cliente, deudor o contraparte contractual.
- Negociar y celebrar contratos con la Compañía Tratante, incluyendo la determinación
y análisis de primas y riesgos, y ejecutar los mismos (incluyendo envío de
correspondencia).
- Ejecutar y cumplir los contratos que celebre la Compañía con entidades en Colombia
o en el extranjero para el cumplimiento de nuestra actividad comercial y la debida
prestación de los servicios contratados.
- Para el control y prevención de fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo
o fabricación y/o distribución de armas de destrucción masiva.
- Determinar y liquidar pagos de siniestros.
- Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema de Seguridad
Social Integral.
- Elaborar estudios, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier
estudio técnico o de campo relacionado con la sociedad Renting Automayor.
- Que la Compañía tratante me envíe ofertas de sus productos o servicios o
comunicaciones comerciales de cualquier clase relacionadas con los mismos, a través
de cualquier medio de comunicación, incluyendo, pero sin limitarse a ofertas de
productos y servicios de Terceras Compañías.
- Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de los
Datos Personales.
- Envío de información financiera de sujetos de tributación en los Estados Unidos al
IRS o a otras autoridades de ese o de otros países, en los términos de FATCA o de
normas de similar naturaleza de terceros países o de tratados internacionales.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
21
Otorgo mi autorización expresa e informada a la Compañía Renting Automayor para que mis
Datos Personales sean transferidos, transmitidos y tratados por Terceras Compañías. Las
Compañías tratantes podrán estar ubicadas en Colombia o en el extranjero, incluso en países
que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
Duración del Tratamiento de mis Datos Personales: Las Compañías Tratantes podrán tratar
y conservar Mis Datos personales mientras sea necesario para el cumplimiento de cualquier
obligación entre las Compañías Tratantes y/o la atención de cualquier queja o reclamo
judicial o extrajudicial.
GESTIÓN COMERCIAL
POLÍTICA PARA PROTECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS DE
CLIENTES Y CODEUDORES
GC- PL- 001
VERSIÓN: 1
F. EMISIÓN:
04 – Jul - 2017
F.ACTUALIZACIÓN:
22
REFERENCIAS
COLOMBIA, C. D. (17 de octubre de 2012). Alcaldía de Bogotá. Obtenido de Alcaldía de
Bogotá: www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981
COLOMBIA, C. D. (27 de Junio de 2013). Alcaldía de Bogotá. Obtenido de Alcaldía de
Bogotá: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53646
