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POLÍTICAS PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS, RESPECTO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN QUE POSEEN EN SUS ARCHIVOS, EL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Y LA IMPLEMENTACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES

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ÍNDICE

Página CONSIDERANDOS

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CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES.

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CAPÍTULO II RAZONES PARA LA DIGITALIZACIÓN Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN FORMATO ELECTRÓNICO CAPÍTULO III PROCEDIMIENTO PARA LA DIGITALIZACIÓN Y GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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12 CAPÍTULO IV POLÍTICAS PARA EL USO DE METADATOS.

16 CAPÍTULO V POLÍTICAS PARA EL EQUIPO DE DIGITALIZACIÓN

18 CAPÍTULO VI POLÍTICAS PARA DETERMINAR LA CONSERVACIÓN, DESTINO FINAL O BAJA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS O DIGITALIZADOS

19 CAPÍTULO VII INCORPORACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

20 CAPÍTULO VIII DE LA INTERPRETACIÓN

21 TRANSITORIOS

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ANEXO 1

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ANEXO 2 24

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POLÍTICAS PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS, RESPECTO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE POSEEN EN SUS ARCHIVOS, EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA IMPLEMENTACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES El Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, con fundamento en lo dispuesto por los artículo 31, facción VII y Duodécimo Transitorio de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y

C O N S I D E R A N D O

Que el artículo 6° Constitucional en su apartado A, último párrafo, prevé las bases para la coordinación entre el organismo garante federal, la entidad de fiscalización superior de la federación, la entidad especializada en materia de archivos, el organismo encargado de regular la captación, procesamiento y publicación de la información estadística y geográfica, así como con los organismos garantes de las entidades federativas, con el objeto de fortalecer la rendición de cuentas del Estado mexicano; Que el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, en adelante el Sistema Nacional, tiene como finalidad coordinar y evaluar las acciones relativas a la política pública transversal de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales, así como establecer e implementar los criterios y lineamientos, de conformidad con lo señalado en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en adelante la Ley General; Que entre las funciones del Sistema Nacional se encuentra la de establecer lineamientos, instrumentos, objetivos, indicadores, metas, estrategias, códigos de buenas prácticas, modelos y políticas integrales, sistemáticas, continuas y evaluables, tendentes a cumplir con los objetivos de la Ley General; Que de conformidad con el artículo duodécimo transitorio de la Ley General, el Sistema Nacional debe establecer, emitir y publicar los lineamientos, tendentes a cumplir con los objetivos de la Ley General, a más tardar en un año a partir de la entrada en vigor de la misma; Que en razón de lo anterior y de conformidad con las fracción VII del artículo 31 de la Ley General, el Sistema Nacional como una de sus funciones, establecer políticas en materia de digitalización de la información pública en posesión de los sujetos obligados, a través del uso de tecnologías de información y la implementación de Ajustes Razonables, que garanticen el pleno acceso a ésta;

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Que el Archivo General de la Nación ha emitido las recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos, del 24 de julio de 2015, que están dirigidas a las instituciones que planean usar esta herramienta tecnológica enfocada al almacenamiento y difusión de documentos resguardados en sus bibliotecas y archivos. Dichas recomendaciones servirán a quienes deseen hacer un programa de digitalización, parcial o total, y resultan ser una guía práctica para planear y ejecutar las actividades implicadas en el desarrollo de este tipo de proyectos; Que el Archivo General de la Nación y el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, en adelante el Instituto, expidieron los Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos del Poder Ejecutivo Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 3 de julio de 2015, por el que se establecen los criterios de organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para que estos sean preservados íntegros, disponibles, factibles y faciliten el ejercicio de acceso a la información; Que conforme a lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley Federal de Archivos, el Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, y con la Secretaría de la Función Pública; mediante la publicación en el Diario Oficial de la Federación del 3 de julio de 2015, emitieron los Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos, de aplicación obligatoria para las dependencias y entidades señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la República, los órganos administrativos desconcentrados y la Procuraduría General de la República, quienes promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones para mejorar la administración de sus archivos. Asimismo establecen que cuando las dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas, bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o administrativos, fomentarán la reducción del uso de papel, mediante su sustitución por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos; disposiciones que son importante referente para el diseño e implementación de estas Políticas; Que en el ámbito de las mejores prácticas internacionales la Organización Internacional para Normalización (por sus siglas en inglés ISO), ha emitido la norma ISO 30300, que se refiere a los sistemas de gestión para los documentos. Fundamento y vocabulario: terminología, objetivos y beneficios, la norma ISO 30301, para el sistema de gestión y gestión de documentos. Requisitos, creación y control de los documentos durante el tiempo necesario, y normas internacionales de descripción archivística ISAD(G) y la ISAAR(CPF) y la norma ISO 15489, bajo el título general de información y documentación, relativa a la administración de documentos y su relación con los sistemas electrónicos para

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la conservación de archivos en diferentes soportes y la Norma, de la que deriva la norma ISO 1549-1; Que el artículo 2° de la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad, aprobada en la Asamblea General de la Organización para las Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006, ratificada por México el 17 de diciembre de 2007, se determina que la “comunicación” incluirá los lenguajes, la visualización de textos, el braille, la comunicación táctil, los macrotipos, los dispositivos multimedia de fácil acceso, así como el lenguaje escrito, los sistemas auditivos, el lenguaje sencillo, los medios de voz digitalizada y otros modos, medios y formatos aumentativos o alternativos de comunicación, incluida la tecnología de la información y las comunicaciones de fácil acceso; Que en el artículo 2° de la citada Convención, se define que por “ajustes razonables” se “entenderán las modificaciones y adaptaciones necesarias y adecuadas que no impongan una carga desproporcionada o indebida, cuando se requieran en un caso particular, para garantizar a las personas con discapacidad el goce o ejercicio, en igualdad de condiciones con las demás, de todos los derechos humanos y libertades fundamentales”, así también concibe que por “diseño universal” deberá entenderse “el diseño de productos, entornos, programas y servicios que puedan utilizar todas las personas, en la mayor medida posible, sin necesidad de adaptación ni diseño especializado”, por lo que “no excluirá las ayudas técnicas para grupos particulares de personas con discapacidad, cuando se necesiten”, por lo que en las experiencias internacionales se han formulado guías para la creación de documentos digitales con accesibilidad; Que en el artículo 21 de la aludida Convención, se dispone que los estados deberán facilitar a las personas con discapacidad información dirigida al público en general, de manera oportuna y sin costo adicional, en formatos accesibles y con las tecnologías adecuadas a los diferentes tipos de discapacidad; y deberán aceptar y facilitar la utilización de la lengua de señas, el braille, los modos, medios, y formatos aumentativos y alternativos de comunicación y todos los demás modos, medios y formatos de comunicación accesibles que elijan las personas con discapacidad en sus relaciones oficiales, y Que en la fracción VII del artículo 2 de la Ley General se establece también como uno de sus objetivos el promover, fomentar y difundir la cultura de la transparencia en el ejercicio de la función pública, el acceso a la información, la participación ciudadana, así como la rendición de cuentas, a través del establecimiento de políticas públicas y mecanismos que garanticen la publicidad de información oportuna, verificable, comprensible, actualizada y completa, que se difunda en los formatos más adecuados y accesibles para todo el público y atendiendo en todo momento las condiciones sociales, económicas y culturales de cada región;

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Que el objetivo primordial de este instrumento normativo deberá ser el fomento a la cultura de la digitalización y la gestión documental en formato electrónico, por lo que resulta indispensable concientizar a los sujetos obligados y a sus integrantes de la importancia de hacer de este proceso, una herramienta que genere transparencia, contribuya a la mejora de sus funciones y posibilite el acceso a la información pública, a través de medios electrónicos, y Que las personas con discapacidad necesitan de adaptaciones o adecuaciones específicas que les permita y facilite el acceso a los archivos electrónicos, para hacer efectivo el ejercicio del derecho de acceso a la información, de ahí que el proceso de la digitalización o generación de archivos electrónicos debe acompañarse de ajustes razonables. Por lo anterior, el Sistema Nacional expide las siguientes:

POLÍTICAS PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS, RESPECTO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE POSEEN EN SUS ARCHIVOS,

EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA IMPLEMENTACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Primera. Las presentes Políticas tienen por objeto establecer principios generales que permitan a los sujetos obligados contar con elementos para generar archivos electrónicos a partir de la digitalización de la información que posean y se encuentre en soporte documental impreso, como de los que se obtengan en formato electrónico, a través de nuevas formas de acceso, uso y reutilización, buscando preservar la información; incentivar una cultura de digitalización y de gestión documental en formato electrónico, que incorporen ajustes razonables para garantizar el pleno goce y ejercicio del derecho de acceso a la información. El presente cuerpo normativo es de observancia obligatoria para los sujetos obligados determinados en el artículo 23 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Segunda. Para efectos de las presentes políticas, además de lo establecido en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley Federal de Archivos, se entenderá por:

I. Accesibilidad: El conjunto de medidas pertinentes para asegurar el derecho de acceso a la información, por parte de todas las personas en igualdad de condiciones que las demás e independientemente de sus capacidades técnicas, físicas, cognitivas o de lenguaje, por lo que comprenderán el entorno físico de las instalaciones, la información y las comunicaciones e inclusive los sistemas y las tecnologías de la

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información, así como las telecomunicaciones y otros servicios e instalaciones abiertos al público o de uso general, tanto en zonas urbanas como rurales;

II. Activos de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones: Los

aplicativos de cómputo, bienes informáticos, soluciones tecnológicas, sus componentes las bases de datos o archivos electrónicos y la información contenida en éstos;

III. Archivo electrónico: El documento o expediente en formato electrónico

como activo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones que tiene por objeto asegurar a largo plazo la identidad, integridad, validez, eficacia y la autentificación de la información que sea digitalizada del documento impreso y la generada en formato electrónico, durante el ciclo de vida documental, así como su portabilidad, el procesamiento, la recuperación de la información, migración, eliminación o borrado seguro, que permite asociar, para cada documento, los metadatos que les corresponda y sus transferencias;

IV. Área coordinadora de archivos o su equivalente: La unidad especializada que coadyuve en la creación y aplicación de normas, lineamientos, criterios y políticas uniformes de organización archivística a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las áreas del sujeto obligado;

V. Área de tecnologías de la información o su equivalente: Unidad administrativa o área responsable de proveer servicios de infraestructura de tecnologías de la información y comunicaciones;

VI. Baja de archivos electrónicos: Eliminación de archivos electrónicos cuyo valor ya no esté vigente y no contenga un valor histórico;

VII. Ciclo de vida de los documentos: Las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su existencia, determinadas por sus valores y usos que tiene durante la misma. La primera fase inicia cuando son producidos y usados en el curso de la gestión cotidiana y tienen una utilidad inmediata, es decir, cuando se encuentran en su fase activa y se resguardan en el archivo de trámite. La segunda fase corresponde a los documentos de asuntos terminados y que deben conservarse en un archivo de concentración como información semiactiva, debido a sus valores. Por último los documentos que se encuentran concluidos pasan a la tercera fase de su ciclo de vida, denominada de consulta permanente, en ella los documentos pueden formar parte del archivo histórico o ser eliminados, según sea el resultado de su valoración previa. A cada fase le corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo de las mismas características;

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VIII. Completo: El atributo del archivo electrónico que incluye todos los elementos del documento impreso o en medio no electrónico, así como sus partes anexas o accesorias, cuando éstas existan;

IX. Conservación de archivos electrónicos: El conjunto de procedimientos y medidas destinadas a mantener, cuidar y resguardar los documentos digitalizados y de las que se generen en formato electrónico, para preservar su utilización y consulta, durante el tiempo que los sujetos obligados establezcan para cada caso;

X. Digitalización: La técnica que permite la creación de archivos electrónicos, sobre la información que se encuentra guardada de manera analógica, como pueden ser documentos impresos o en medio no electrónico, manuscritos, videos, casetes, películas, fotografías, que sólo puede leerse a través de un medio o dispositivo electrónico, y permiten su conservación y reproducción;

XI. Documento de archivo digitalizado: Al documento de archivo análogo (papel) transformado en una forma digital, siempre y cuando el mismo sea integrado a un sistema de gestión documental automatizado que permita mantener su autenticidad, integridad y fiabilidad;

XII. Documento de archivo electrónico: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados que precisa de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y preservación;

XIII. Expediente electrónico: La unidad documental constituida por uno o varios documentos electrónicos, cuya gestión desde su producción, tratamiento archivístico, conservación y disposición final se ejecuta mediante el sistema automatizado para la gestión documental;

XIV. Firma Electrónica Avanzada: El conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;

XV. Formato electrónico: La codificación de un documento electrónico que define la manera como está organizada su información;

XVI. Gestión documental: El conjunto de actividades para controlar el ciclo de vida de los documentos de archivo, destinadas a la administración de éstos, desde su creación o recepción, clasificación, registro,

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mantenimiento, permisos de uso, almacenamiento y resguardo, hasta su destino final;

XVII. Integridad: El atributo de un archivo electrónico que garantiza que la información que contiene no ha sufrido alteraciones durante el proceso de digitalización y del documento en formato electrónico, que permite mantener su autenticidad y confiabilidad;

XVIII. Instituto: El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales;

XIX. Legible: El que se pueda visualizar y leer con claridad y facilidad, atendiendo a su adecuada resolución digital;

XX. Ley General: La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

XXI. Migración: La acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos;

XXII. Políticas: Las políticas para los sujetos obligados respecto de la digitalización de la información que poseen en sus archivos y la generación de documentos en formato electrónico, el uso de las tecnologías de la información y la implementación de ajustes razonables;

XXIII. Sistema automatizado para la gestión documental: Sistema de información que ha sido desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar los documentos de archivo y que está organizado para controlar las funciones específicas de creación, almacenamiento y acceso a los documentos de archivo electrónico para resguardar su autenticidad y confiabilidad;

XXIV. Sistema de gestión y control de documentos: Sistema que permite controlar los procesos de registro de entrada y salida de correspondencia; identificación de documentos de archivo; uso y seguimiento; clasificación archivística por funciones; integración y ordenación de expedientes; descripción a partir de sección, serie y expediente; transferencia de archivos; conservación de archivos; prevaloración de archivos; criterios de clasificación de la información; y auditoría de archivos. Así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado.

XXV. Soporte físico: Los materiales físicos donde se encuentra la información, tales como papel, pergamino, papiro;

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XXVI. Sujetos obligados: Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en los ámbitos federal, de las entidades federativas y municipal;

XXVII. TIC: Las tecnologías de información y comunicaciones que comprenden el equipo de cómputo, software y dispositivos de impresión que sean utilizados para almacenar, procesar, convertir, proteger, transferir y recuperar información, datos, voz, imagen y video, y

XXVIII. Usuario: La persona que utiliza un medio o dispositivo electrónico para acceder a la información contenida en archivos electrónicos.

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CAPÍTULO II RAZONES PARA LA DIGITALIZACIÓN Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN

FORMATO ELECTRÓNICO Tercera. El Sistema Nacional tiene como una de sus funciones la de promover e implementar el derecho a la información potenciando su accesibilidad y eficientar tiempos en la obtención de la información para el solicitante. Por ello la digitalización de la información pública de los documentos de archivo en soporte físico de los sujetos obligados, como la que generen en documentos electrónicos, facilitará el acceso a la información, a partir de:

I. Concentrar toda la información en un documento de archivo electrónico, evitando los obstáculos de necesidad de desplazamiento de los interesados en adquirirla;

II. Impulsar la transparencia y la rendición de cuentas;

III. Utilizar las TIC como medio para la vinculación entre los usuarios y los sujetos obligados, que representan importantes ventajas, que en forma enunciativa se destacan;

a) Obtener y utilizar mecanismos de autenticación de certificados digitales;

b) Sustituir progresivamente el uso de papel de la gestión documental y automatización de procesos y asegurar que la información se preserve.

c) Establecer, operar y mantener el sistema automatizado para la gestión documental, conforme a la Estrategia Nacional Digital y al

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Esquema de Interoperabilidad de Datos Abiertos, en los casos que resulte aplicable; d) Implementar medidas y procesamientos para el respaldo de información, y

e) Transferir la información contenida en los archivos electrónicos, a través de canales seguros.

Cuarta. Los sujetos obligados para facilitar nuevas formas de acceso, uso y reutilización de documentos de archivo electrónico, deberán buscar, como resultado del uso de las TIC, entre otros, los siguientes beneficios:

I. Mejorar la interinstitucionalidad al permitir la libre consulta de la información pública entre los mismos sujetos obligados;

II. Permitir el uso discrecional de la información pública por parte de los usuarios, para el diseño y elaboración de nuevo conocimiento, investigaciones o proyectos de análisis y estudios emanados de la sociedad civil y académica, entre otros;

III. Posibilitar el uso de materiales cuyos originales sólo pueden consultarse en depósitos o lugares específicos;

IV. Obtener información de fuentes cuyo estado físico presente algún deterioro considerable; V. Generar un inventario de todos los documentos de archivos electrónicos, y

VI. Conservar la información del documento que fue digitalizado, como de la generada en formato electrónico, de acuerdo a su ciclo de vida.

Quinta. Los documentos de archivo electrónico estarán sujetos a las reglas al proceso de gestión documental, conforme a las disposiciones establecidas en la materia y a los criterios para la sistematización y conservación de los archivos por parte de los sujetos obligados que emita el Sistema Nacional, utilizando estrategias adecuadas que garanticen su accesibilidad por un mayor plazo, garantizando así su consulta y acceso sin que existan consideraciones que justifiquen su baja documental en plazos más cortos por la complejidad o complicación asociada a su conservación y resguardo. Los sujetos obligados deberán migrar los documentos de archivo electrónico al software/hardware más actualizado con el que cuente, conservando su autenticidad e integridad.

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CAPÍTULO III PROCEDIMIENTO PARA LA DIGITALIZACIÓN Y GENERACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Sexta. Los sujetos obligados en el proceso de digitalización y generación de documentos electrónicos deberán presentar la información con la mayor integración, accesibilidad posible y funcionalidad del sistema automatizado para la gestión documental donde las TIC ocupa un lugar destacado, por lo que la gestión documental deberá abordar las siguientes etapas:

I. Identificación: Deberá generarse sólo una versión del documento digitalizado, a pesar que las experiencias internacionales dictan que se pueden establecer parámetros para diferenciar los productos de la digitalización, como las copias máster y las copias para consulta, que contienen alta y baja resolución, respectivamente;

II. Temporalidad. El procedimiento de la digitalización debe iniciar por la información del ejercicio actual y continuar con la información generada en años anteriores. En todos los casos se debe cuidar que el archivo electrónico sea legible y completo respecto del documento impreso o en medio no electrónico que lo origina, incorporando los metadatos que le correspondan.

En esta etapa del procedimiento, los sujetos obligados deberán identificar, clasificar y organizar los documentos a digitalizar, para determinar, entre otras cuestiones, el soporte documental de los mismos, la relación de su contenido debiendo incorporar los metadatos correspondientes, a efecto de catalogar su pertenencia a una serie documental o a un conjunto de documentos, de forma que se facilite el desarrollo de las etapas posteriores y que se identifique facilite identificar el documento de archivo electrónico al que pertenezca.

Por lo que corresponde a la nueva información que se genere, deberá privilegiarse su elaboración en documento de formato electrónico, a la que se dará el seguimiento respectivo en la gestión documental electrónica, cuando representen un valor documental de acuerdo con estas políticas y demás disposiciones aplicables en la materia, debiendo incorporarse los metadatos que le corresponda y permitan su identificación, y en su caso, destino final o baja documental, así como la funcionalidad de la gestión documental.

Adicionalmente, de la generación de los documentos de formato electrónico, los sujetos obligados deberán asegurar que el sistema automatizado para la gestión documental opere conforme al alcance de las disposiciones de la estrategia nacional digital, al esquema de interoperabilidad y de datos abiertos y en la aplicación general de las TIC y de seguridad de la información, a nivel federal.

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En el ámbito de las entidades federativas, municipios y del Distrito Federal observarán su cumplimiento en forma optativa y de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria.

III. Preparación para la digitalización: Esta fase tiene por objeto la revisión de los documentos de archivo impresos o en medios no electrónicos, con la finalidad de eliminar todos aquellos elementos que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización, como grapas, clips, separadores, hojas dobladas, pegadas o volteadas. Igualmente se verificará que las unidades documentales no contengan documentos duplicados o cualquier otro que no sea parte del documento a digitalizar. En caso de que el objeto a digitalizarse se trate de una unidad documental compuesta, como puede ser el expediente, se deberá foliar el original, previamente a su digitalización, sin perjuicio de que el control secuencial de las imágenes que componen esa unidad sea recogido en los metadatos.

IV. Digitalización: La etapa por la que se realiza la conversión de un documento en soporte físico a un documento de archivo electrónico, teniendo en consideración lo siguiente:

a) Que el archivo electrónico que se genere o integre con motivo del proceso de digitalización, permita ser explotable y manipulable;

b) Que se mantengan estándares de digitalización, como la resolución, profundidad de bits, entre otros, que garanticen que el archivo electrónico sea legible y completo;

c) Que se digitalice el documento impreso o de cualquier otro medio no electrónico obedeciendo a la organización original del mismo, entendiendo por esto respetar si se trata de un documento único o si forma parte de un conjunto;

d) Que las tecnologías de la información con los que cuenten o adquieran los sujetos obligados, de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria, les permita generar, conservar y resguardar las bases de datos o documentos de archivos electrónicos.

V. Indexación de documentos digitalizados o en formato electrónico: Es la etapa en la que los sujetos obligados deberán añadir información estructurada a los archivos electrónicos.

La información estructurada puede referirse al nombre que le sea asignado al archivo electrónico como el título y fecha o se opte por versiones que comprenda: nombre del autor, fecha y etiquetas que

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describan el contenido, entre otros, dicha información estructurada obedece a un criterio común de una base de datos más amplia, que permite así su ubicación y consulta.

VI. Control de calidad: La importancia de esta fase recae en la premisa de que justo al finalizarla, los archivos electrónicos generados con motivo del proceso de digitalización que hayan sido sometidos a la misma, cumplirán con los requerimientos determinados por cada sujeto obligado, de acuerdo a los objetivos de su proyecto de digitalización.

Séptima. Los sujetos obligados para que puedan definir si la digitalización es correcta o incorrecta, así como la generación de los documentos en formato electrónico, deberán de verificar lo siguiente:

I. Determinar el momento preciso para realizar el control de calidad porque, puede ser simultáneo al proceso de digitalización o generación posterior al mismo;

II. Estandarizar el control de calidad a través de un documento donde se establezcan los requisitos mínimos que deben cumplir todos los documentos de archivos digitalizados o electrónicos de origen, como la legibilidad e integridad;

III. Determinar si será sometida a esta fase la totalidad de los archivos electrónicos o si se establecerá un método de muestreo para dicho cometido; IV. Decidir el procedimiento y uso de las TIC para la revisión de los archivos electrónicos, considerando que ésta puede realizarse de forma manual –visual-; automática -a través de un programa que permite detectar anomalías como páginas en blanco o páginas muy oscuras-; o mixta -combinación de automática y manual;

V. Establecer los casos en los que se realizará una nueva digitalización del documento impreso o en cualquier otro medio no electrónico, y

VI. Realizar un registro de los resultados del mismo, con el cual se pueden construir estadísticas que permitan tomar decisiones para mejorar el proceso de digitalización y archivos electrónicos.

Octava. Los sujetos obligados deberán incorporar al sistema de gestión los documentos de archivo electrónicos, cuando:

I. Deriven del ejercicio de sus atribuciones y funciones y estén relacionados con la gestión de asuntos y trámites:

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II. Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de información sean distintos a los utilizados por sus áreas o unidades administrativas, y

III. cuenten con los metadatos que garanticen se trazabilidad, conservación y acceso

IV. contengan al menos:

a) Los mismos instrumentos técnicos archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales;

b) Clasificación equivalente a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística; c) Almacenamiento en equipos de cómputo administrados por la Área de tecnologías de la información o su equivalente, que cumpla con las características y estándares de seguridad de la información de TIC;

d) Mecanismos que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad, así como su control y administración archivística.

V. Afecten los procedimientos registrados, en cuanto a su actualización, migración, respaldo u otro proceso que documente cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos.

Novena. Para que los documentos de archivo electrónico se preserven a través del ciclo documental, se observará:

I. La información requerida para la identificación:

a) El vínculo a anexos, cuando existan;

b) El nombre y versión del sistema o formato en que se haya capturado, y

c) Las plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento;

II. La información requerida en el tiempo.

III. Dejar constancia en el sistema de control de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, de la transferencia de los documentos de archivo electrónicos al archivo de concentración,

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garantizando que éstos permanezcan en los equipos de almacenamiento administrados por el área de tecnologías de la información o su equivalente, hasta cumplir su vigencia administrativa, legal, contable o fiscal, y

IV. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos de almacenamiento del sujeto obligado administrados por el área de tecnologías de la información o su equivalente, así como brindarles el mantenimiento y actualización correspondiente, en tanto se definen los requisitos específicos para la baja o transferencia secundaria.

CAPÍTULO IV

POLÍTICAS PARA EL USO DE METADATOS Décima. Los sujetos obligados en todo proceso de digitalización y de generación de documento electrónico, para su correcto funcionamiento deberán incluir el uso de metadatos, de manera que permita una consulta más rápida y eficiente, conforme a lo siguiente:

I. Se deberán digitalizar los documentos de archivo que se encuentren en el archivo de trámite, archivo de concentración o archivo histórico.

II. Considerar en el documento de archivo electrónico los metadatos que correspondan al documento de archivo en soporte físico, con el objeto de no perder la integralidad del mismo y mantener su conservación.

Décima Primera. En el caso de archivos electrónicos, los sujetos obligados deberán clasificar los metadatos dependiendo de su naturaleza, dado que en ocasiones podría ser considerada en más de una categoría. Para ello se considerarán las siguientes clasificaciones:

I. Metadatos descriptivos: Se refiere a la información que identifica a los archivos electrónicos y son los que auxilian en la búsqueda de los mismos, tales como: destinatario, fecha de creación, institución productora, clasificación o asunto;

II. Metadatos técnicos: Son aquellos que sirven para ayudar a que se tenga consistencia en un gran número de archivos, imponiendo estándares para su creación, tales como: escáner utilizado, formato de archivo, resolución;

III. Metadatos estructurales: Tienen por objetivo facilitar la navegación y presentación de los archivos electrónicos, proporcionan información sobre la estructura interna de los archivos electrónicos, como página, sección, capítulo, numeración, índices y tabla de contenidos; además, sirven para describir la posible relación entre diversos archivos electrónicos;

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IV. Metadatos administrativos: Tienen por objetivo facilitar el uso de los archivos electrónicos a corto y a largo plazo, además sirven para registrar características técnicas de los mismos, pueden incluir datos técnicos sobre la creación de los archivos y sobre los resultados en el proceso de control de calidad; pueden definir si los archivos en cuestión poseen algunos derechos asociados a los mismos, como la confidencialidad y propiedad intelectual, así como la definición, si es el caso, de los requisitos de control de acceso y utilización, tales como la necesidad de algún programa o versión específica para su lectura o edición, e igualmente define el tipo de archivo: .doc, .xls, .mp3, .mp4, entre otros aspectos, y V. Metadatos para la preservación de archivos electrónicos: Están conformados por toda la información necesaria para gestionar y preservar archivos electrónicos a lo largo del tiempo, ya que documentan procesos realizados en el tiempo, es decir, eventos o acciones realizadas para preservar datos y los resultados de estos eventos, se asocian con acciones realizadas sobre un recurso después de ser enviado a un repositorio digital, ya que pueden incluir el registro de cambios realizados al recurso, como transformaciones o cambios de formato, o indicar la naturaleza de las relaciones entre diferentes archivos electrónicos o digitales.

Estos metadatos deben contener la información que va a asistir a la toma de decisiones relacionada con el valor a largo plazo de un recurso digital o electrónico. Se relacionan, generalmente, con las estrategias de preservación en estos rubros, así como con otras acciones rutinarias, como copiar y respaldar, o cualquier proceso automatizado que se ejecute en gran cantidad de objetos, por ejemplo: secuencia de cambios de formato, respaldos realizados. Décima segunda. Los sujetos obligados, al vincular documentos de archivo con fondo, sección, serie, subserie, expediente y documento mediante la integración del cuadro general de clasificación archivística y del catálogo de disposición documental al sistema automatizado para la gestión documental, deberán:

I. Asociar los metadatos que le correspondan;

II. Calendarizar las transferencias documentales establecidas en el catálogo de disposición documental y de los metadatos;

III. Seleccionar y asignar códigos de clasificación archivística, y

IV. Establecer un control de acceso para realizar cambios en la clasificación archivística y la vigencia documental.

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CAPÍTULO V POLÍTICAS PARA EL EQUIPO DE DIGITALIZACIÓN

Décima tercera. Los sujetos obligados deberán de elegir el dispositivo para digitalizar los documentos, el cual dependerá de las metas del proyecto, formato, tamaño, condición de los materiales a digitalizar y el presupuesto disponible. Décima cuarta. Los equipos de escaneo recomendables para digitalizar documentos pueden ser: escáner de cama plana, escáner de filme/diapositivas, escáner de formato amplio, o escáner de libros. Décima quinta. Los sujetos obligados deberán establecer controles de seguridad de la información de las TIC, para la preservación de sus documentos de archivo y de los metadatos que les corresponda, conforme a los siguientes objetivos:

I. Establecer mecanismos para que la infraestructura de tecnologías de información y comunicaciones puedan resistir fallas, ataques deliberados o desastres y, se recuperen los servicios de tecnologías de información y comunicaciones de manera ágil y segura;

II. Asegurar la estabilidad y continuidad de la operación de la infraestructura de tecnologías de información y comunicaciones en la aplicación de cambios y la solución de problemas e incidencias, la implementación de aplicativos de cómputo, soluciones tecnológicas y nuevos servicios de TIC;

III. Contar con un programa de mantenimiento a la infraestructura tecnológica que contenga acciones de carácter preventivo para evitar fallas a los componentes de dicha infraestructura;

IV. Efectuar el respaldo y protección de datos almacenados;

V. Aplicar controles de riesgos;

VI. Permitir el firmado electrónico e incorporación de la Firma Electrónica Avanzada de documentos conforme a lo establecido en la Ley de Firma Electrónica Avanzada y demás disposiciones aplicables;

VII. Controlar las modificaciones tecnológicas y jurídico-administrativas de los documentos de archivo, anexos y metadatos relacionados en, al menos, los siguientes casos mínimos:

a) Cuando se actualice, migre, respalde, dé mantenimiento, modifique los privilegios que se otorguen a los usuarios o se aplique otro proceso a la herramienta tecnológica. En dicho

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supuesto, se deberá asegurar la preservación del documento de archivo y registrar la fecha en que así ocurra, y

b) Cuando cambie el código o estructura de la clasificación archivística.

VIII. Prever la capacidad de fechado automático y constante al guardar conforme a las fechas y horas señaladas por el sistema de cómputo central donde resida el sistema automatizado para la gestión documental, y en términos de lo establecido en el artículo 3 de la Ley del Sistema de Horario en los Estados Unidos Mexicanos que establece tres diferentes zonas horarias en el territorio nacional, y

IX. Permitir el registro de transferencias primarias y secundarias, conforme a las disposiciones aplicables, para el trámite de baja documental de archivos, la transferencia secundaria de archivos con valor histórico, cuando corresponda;

CAPÍTULO VI POLÍTICAS PARA DETERMINAR LA CONSERVACIÓN, DESTINO FINAL O

BAJA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS O DIGITALIZADOS

Décima sexta. Los sujetos obligados deberán considerar un método para fijar vigencias para los documentos de archivos electrónicos y garantizar el acceso a la información en todo momento y para todos los usuarios. Décima séptima. Los sujetos obligados establecerán que la conservación, destino final o baja documental de los archivos electrónicos, se definan a través de un proceso que acompañe a la digitalización o la generación de archivos electrónicos y sea resultado de la aplicación de parámetros para la vigencia de los mismos, conforme a lo previsto en la normatividad de la materia. Décima octava. El área coordinadora de archivos o su equivalente deberán de integrarse al interior de cada sujeto obligado con miembros del área encargada de la digitalización o por los responsables de archivos y del área de Tecnologías de la Información y Comunicación o su equivalente. Décima novena. El área coordinadora de archivos de cada sujeto obligado deberá realizar una tabla de vigencias para archivos electrónicos, en la que se fijen la categorización y los plazos para la conservación, destino final o baja documental de archivos electrónicos, atendiendo a la naturaleza y contextos legales y administrativos de cada sujeto obligado, para lo cual, se deberá observar el Anexo 1 y lo previsto en los Criterios para la sistematización y conservación de los archivos por parte de los sujetos obligados y la demás normatividad aplicable en la materia.

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Vigésima. La baja documental de archivos electrónicos estará sujeta a un acuerdo de autorización emitido a propuesta del área coordinadora de archivos en las que se respeten las reglas relativas a la clasificación de documentos, conforme a lo dispuesto en la normatividad aplicable en la materia. Vigésima primera. La temporalidad de conservación de archivos electrónicos será la que los sujetos obligados establezcan atendiendo a la tabla de vigencias para documentos determinada por el Archivo General de la Nación que se agrega como Anexo 2 de las presentes Políticas.

CAPÍTULO VII INCORPORACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES EN EL PROCESO DE

DIGITALIZACIÓN Vigésima segunda. Los sujetos obligados al implementar ajustes razonables deberán garantizar el trato digno para todos los usuarios, independientemente de las limitaciones físicas que éstos tengan por lo que deberán observar lo siguiente:

I. Promover campañas que sensibilicen a sus integrantes y provoquen

una actitud proclive para digitalizar la información; y

II. Generar políticas que permitan, entre otras, el apoyo interinstitucional

en capacitación y la previsión presupuestal para que en la medida de lo

posible, se incorporen las herramientas tecnologías adecuadas a los

diversos tipos de discapacidad.

Vigésima tercera. Los sujetos obligados considerarán las dificultades que presentan las personas con discapacidad que limiten el ejercicio pleno y efectivo de su derecho de acceso a la información para la implementación de los ajustes razonables, para lo cual deberán observar la previsión y disponibilidad presupuestaria para implementar las herramientas tecnológicas en las se encuentran las siguientes:

Tipo de discapacidad

Descripción Herramientas tecnológicas

Visuales Comprende a personas con ceguera o debilidad visual e inclusive las que presenten alguna enfermedad de los ojos que les impida la visibilidad, entre ellas, los adultos mayores.

Lectores de pantalla (Ej. IBM homepage reader, JAWS, Window Eyes, NVDA –non visual desktop access-); o Amplificadores de pantalla (Ej. Propio del S.O., Zoomtext).

Auditivas

Comprende a personas que presenten discapacidad auditiva.

Subtitulado en videos con textos sencillos y fáciles; Lenguaje mexicano de signos (Ej. Videos donde intérpretes traduzcan el documento digitalizado).

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CAPÍTULO VIII DE LA INTERPRETACIÓN

Vigésima cuarta. La Comisión de Archivo y Gestión Documental del Consejo Nacional del Sistema Nacional, será la encargada de interpretar las presentes Políticas y de resolver cualquier asunto no previsto en las mismas.

TRANSITORIOS

PRIMERO. Las presentes políticas deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación, a través del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional, en la Plataforma Nacional y en las páginas electrónicas de los Organismos Garantes e Instituciones integrantes del Consejo Nacional. SEGUNDO. Hasta en tanto el Sistema Nacional establezca los lineamientos para la implementación de la Plataforma Nacional y ésta entre en operación, las presentes políticas se deberán publicar en los sitios de internet de los integrantes de dicho sistema bajo el seguimiento del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales. TERCERO. Una vez que esté en funcionamiento la Plataforma Nacional, publíquese las presentes políticas en la misma, por conducto del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional. CUARTO. La vigencia de las presentes Políticas comenzará a partir de la expedición de la Ley Federal de Transparencia, Acceso a la Información Pública Gubernamental, la homologación de las legislaciones en los ámbitos locales, de los organismos garantes de las entidades federativas, así como de la normatividad aplicable en la materia de los sujetos obligados o bien que haya trascurrido un año de la publicación de la Ley General. QUINTO. Los sujetos obligados del ámbito de los municipios, con población menor a 70,000 habitantes, podrán solicitar al organismo garante de la entidad federativa correspondiente, de manera subsidiaria, la información a publicar

Motrices Incluye a las personas que presentan deficiencias o limitaciones en la movilidad de extremidades superiores e inferiores.

Acceso con teclado (Ej. Teclado y ratones adaptados, teclado del sistema operativo, StickyKeys, ToogleKeys); Control por voz (Ej. Dragon Naturally Speaking, Opera: Navegación por voz, Vocal Joystick); y Dispositivos de apuntamiento (ratones inalámbricos con láser, horizontales y verticales).

Cognitivas Comprende a las personas que presentan factores que afectan la capacidad de comprensión de lectura.

Ayudas técnicas que pueden consistir en: Amplificadores de pantalla; Sintetizadores de texto que permiten convertir un texto a voz (Ej. Plaphoons); Ayudas para “autocompletar”; Programas para lectura fácil de texto (Ej. Simplext –sistema automático de simplificación de textos).

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como nueva obligación de transparencia, la divulgue en su página de internet correspondiente y en la Plataforma Nacional de Transparencia. SEXTO. Los sujetos obligados deberán informar al Instituto o al organismo garante de la entidad federativa de que se trate, las designaciones de los responsables de las áreas coordinadoras de archivos o sus equivalentes, a más tardar dentro de los 60 días hábiles posteriores en concordancia con los criterios para la sistematización y conservación de los archivos por parte de los sujetos obligados a la fecha de entrada en vigor de las presentes Políticas. SÉPTIMO. La digitalización de la información pública de los sujetos obligados, deberá iniciarse a más tardar dentro de los seis meses siguientes a la fecha de entrada en vigor de las presentes Políticas, atendiendo a su previsión y disponibilidad presupuestaria que le haya sido autorizada, la cual será revisada por el Comité de Transparencia en forma anual, a fin de que en un periodo previsto de cinco años se concluya con la digitalización de la información pública en poder de los sujetos obligados de los anteriores ejercicios fiscales de acuerdo a las vigencias documentales e incluyendo en su caso, los documentos de los archivos históricos.

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ANEXO 1

Tabla de vigencias para documentos o archivos electrónicos

Categoría Vigencia Razones que justifican la

conservación, baja documental y

destino final

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ANEXO 2

Tabla de vigencias para documentos de archivos electrónicos

Tipo de documento Temporalidad Fundamento Legal

Archivo contable Documentos justificatorios y comprobatorios

5 años Acuerdo presidencial, DOF, 25/08/1998.

Inversiones en activo fijo 12 años Acuerdo presidencial, DOF, 25/08/1998.

Expedientes en proceso de financiamiento de responsabilidades o procesos judiciales

12 años Acuerdo presidencial, DOF, 25/08/1998.

Expedientes de adquisiciones 3 años Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, DOF, 16/01/2012

Expedientes clasificados como reservados

Se adiciona un periodo igual al de reserva

Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, DOF, 20/02/2004.