POLÍTICAS EDUCATIVAS · Web viewEn el caso de que los bienes robados sean vehículos, además de...

MINISTERIO DE EDUCACIONDIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE

GUATEMALA SURSECCIÓN DE INVENTARIOS

INSTRUCCIONES PARA MANEJO DE INVENTARIOS.

CONTENIDO GENERALIDADES BASE LEGAL RENDICION DE COPIAS ADICIONES BAJAS INMUEBLES TOMA DE POSESION Y ENTREGA DE CARGOS. NOMENCLATURA DE CUENTAS ANEXO DOCUMENTOS

Aviso de Adquisición Acta de Traslado Certificación de Inventario Solvencia de Inventario

ANEXO LEYES DE INVENTARIOS Acuerdo Gubernativo 779-98 (Reglamento Decreto 103-97) Decreto 103-97 (Baja bienes ferrosos) Acuerdo Gubernativo 217-94 (Reglamento de Inventario) Decreto 83-69 Decreto 647 Decreto 436 Decreto 2084 Circular 3-57

SECCION INVENTARIOS COORDINACION ADMINISTRATIVAAvenida Petapa 47-79 zona 12 Edificio Comercial Plaza Grecia 2do. Nivel Oficina No. 37

1. GENERALIDADES: 1.1 EXPOSICION DE MOTIVOS

1.1.1 Importancia del Control de Inventarios:El rubro de Inventarios es el de mayor significación dentro del activo, no solo por su cuantía sino porque de su adecuado manejo puede conocerse fehacientemente los bienes que tiene a cargo cada institución.El control de los activos es una actividad compleja pero esta complejidad aumenta cuando nos referimos a los inventarios, en razón de los siguientes factores: Gran diversidad de artículos que se manejan. Grandes volúmenes o cantidades en existencia. Numerosas operaciones efectuadas (entradas y salidas) Rapidez en su rotación Diferentes costos unitarios correspondientes a cada artículo. Verificación periódica de la existencia (chequeo físico de

bienes) Determinación de faltantes físicos, valoración y ajuste. Corrección de errores.

También hay que mencionar los problemas inherentes a la adquisición, mantenimiento y destino final de las existencias, tales como: Oportunidad en la compra Surtido o entrega Cantidades y calidades a un costo eficiente Facilidades financieras asequibles Disposición de recursos financieros a ser requeridos. Prevención de daños por causas físicas o económicas,

como: Obsolescencia (ya no adecuado para el uso) Caducidad o inadecuación

1.1.2 Objetivos que se persiguen con su contabilización: Control de la cantidad y valor de bienes existentes. Prevención de pérdidas así como desperdicios o malos usos

de los bienes. Evitar robos, así como fijar responsabilidades. Prevenir excesos, insuficiencia o defectos en las existencias.


Establecer normas para el consumo y compra de bienes. Registro correcto del costo de los bienes conforme

documentos.

1.1.3 Ventajas que se obtienen con el control de inventarios.

1) Mantener el mínimo de capital invertido.2) Reducir altos costos financieros generados por existencias

excesivas.3) Reducir riesgos por fraudes y robos, daños físicos o deterioro,

obsolescencia, caducidad o inadecuación.4) Reducir costos en tiempo y esfuerzos para la toma de

inventarios físicos.

1.1.4 Objetivos para el rubro de inventarios:a) Comprobar la existencia física y asegurarse que el

procedimiento seguido al practicar el inventario físico garantice una correcta determinación de los bienes en existencia así como el estado de estos.

b) Identificar plenamente aquellos bienes en mal estado u obsoleto que ya no sean necesarios y haya que descargar.

c) Que a la fecha del inventario físico y al finalizar el año todos los movimientos originados por adquisiciones o bajas estén plenamente contabilizados en el período que les corresponda.

d) Que se cuente con la documentación que ampare la propiedad de las existencias.

1.2 PRESENTACION DE SITUACION GENERAL

De acuerdo con la situación confusa e insegura en que actualmente se mantienen los bienes del Mineduc, así como sus registros, es imprescindible llevar a cabo un recuento físico total de los mismos que deberá practicarse en forma ordenada y sectorizada, para los mejores efectos en su control.Simultáneamente a la verificación física se deben ir marcando los bienes de manera que se pueda establecer con certeza con que bienes pueden contarse todavía y cuales es necesario rebajar según la situación que presenten, depurando además los


inventarios auxiliares y por consiguiente el inventario general también.Debido a la situación confusa antes citada se han generado ostensibles pérdidas y/o robos que constituyen obviamente faltantes de bienes inventariados de los cuales debe determinarse el paradero o en su defecto al confirmarse la pérdida proceder contra los responsables de conformidad con la ley de la materia.

Se ha podido comprobar que en la mayor parte de las dependencias no existe un adecuado control de los bienes, de tal forma que los registros no coinciden con las existencias por evidentes diferencias, lo cual hace necesaria una depuración de los mismos para determinar las existencias reales e iniciar un adecuado manejo del inventario.

2. BASE LEGAL:

2.1 CIRCULAR 3-57Contiene las instrucciones generales sobre la formulación de los inventarios, tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas y algunos ejemplos de formatos para trabajar el inventario.

2.2 ACDO. GUBERNATIVO 217-94Contiene el reglamento para inventarios para los bienes muebles de la administración pública, así como instrucciones para la baja de los bienes.

2.3 DECRETO LEGISLATIVO 647Que contiene instrucciones sobre la formación de los inventarios así como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado público mediante revisión y chequeo del inventario físico, de lo cual se rendirá copia a la autoridad inmediata por la vía correspondiente.

2.4 DECRETO 103-97 DEROGATORIA DEL 77-95 (CORECHA)El decreto 77-95 dio origen a lo que se conocía como la Comisión Recolectora de Chatarra (CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso o metálico de cada una de las instituciones del Estado. Con la firma de los acuerdos de paz, esta


institución desaparece mediante el Decreto 103-97 que crea una comisión especial conformada por el Ejecutivo que se encargará de la recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibirse de las diferentes dependencias del Gobierno.

2.5 DECRETO 779-98 REGLAMENTO DEL DTO. 103-97Este decreto contiene el reglamento del Decreto 103-97 proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento para la solicitud de baja de materiales o bienes ferrosos, para lo cual se conformarán los expedientes respectivos.

2.6 DECRETO LEGISLATIVO NO. 114-97 LEY DEL ORGANISMO EJECUTIVO. Contiene delimitación de las funciones de cada uno de los ministerios así como el tiempo máximo estipulado para envío de informes de inventario por parte de cada una de sus dependencias a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.

2.7 LEYES CONEXAS 2.7.1 DTO. 89-96 LEY DE PROBIDAD Y DE

RESPONSABILIDADES.

Descripción de las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública así como la guarda y custodia de los bienes que tienen a su cargo.

2.7.2 OTRAS (Código Civil, Penal, Ley de Compras y Contrataciones, etc.)

3 DE LA AUTORIZACION DE LIBROS:

3.1 OBLIGATORIEDADDe conformidad con la circular 3-57, todas las oficinas públicas deberán llevar un libro autorizado, ya sea empastado o en hojas movibles, para el registro del inventario a su cargo.

3.2 CARACTERISTICAS DEL LIBROEmpastado a dos o tres columnas, para facilitar su manejo es aconsejable el de 3 columnas para identificar alzas, bajas y saldo.


3.3 COMO Y DONDE AUTORIZAR LIBROS:La autorización deberá efectuarse de conformidad con el decreto Gubernativo 2084, así:a) Por Contraloría de Cuentas: los de todas las oficinas públicas

del Departamento de Guatemala y entidades sujetas a fiscalización por parte de Contraloría de Cuentas; y

b) Por la Gobernación Departamental los de las demás oficinas públicas.

3.4 DESCRIPCION BREVE DEL MANEJOPara la apertura del libro de Inventarios deben tomarse en cuenta los aspectos siguientes:

1) Si no existe un libro ya abierto, debe verificarse en Contabilidad del Estado si no existe cuenta alguna abierta a nombre del establecimiento u oficina y si existe cual es su saldo y el último informe rendido de la misma; si no existe tal cuenta debe autorizarse uno y con el chequeo físico de los bienes que existen debe abrirse el libro, suscribiendo un acta donde conste y enviar certificación de esta a: Contabilidad del Estado y Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas para que se efectúe el registro del establecimiento e informar de los movimientos que se den como lo considere conveniente el encargado de inventarios (mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual.

2) En el caso de decidir usar tarjetas movibles debe adoptarse un modelo e imprimirse, posteriormente se debe solicitar la autorización de estas a Contraloría de Cuentas, las mismas deberán ir numeradas en forma correlativa.

4 RENDICION DE COPIAS: 4.1 DEL TIEMPO EN QUE DEBE FORMARSE (ANUAL)

De conformidad con la ley cada jefe de oficina o encargado de establecimiento debe disponer la verificación física de los bienes


y preparar las copias de los inventarios con la debida antelación en el mes de diciembre y luego presentarse en el mes de enero del siguiente año. Adjuntando al formulario con los saldos (Fin-01) el detalle de los bienes que conforman el inventario (Fin-02).

4.2 DONDE DEBE PRESENTARSE A la Dirección de Contabilidad del Estado 4º. Nivel del

Ministerio de Finanzas Públicas. Simultáneamente se debe remitir copia a la Dirección de

Bienes del Estado y Licitaciones 16º. Nivel para efectos de control.

Todos los establecimientos educativos deben dejar copia de sus inventarios a sus Coordinadores Técnico-Administrativos en cuadruplicado para que estos a su vez remitan una copia a la Dirección Departamental de Educación y esta a las oficinas antes citadas como a la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Educación, oficina # 15.

5 TIEMPO PARA FORMARSE Y PRESENTARSE:

5.1 FECHA LIMITE PARA ELABORAR Y PRESENTAR

La fecha límite para la presentación de los informes de inventario con el detalle de los bienes es el 31 de enero del siguiente año.

5.2 DETALLE DEL CONTENIDO.

El inventario de los bienes muebles contendrá el detalle por cuentas del mobiliario, equipos, maquinaria, herramientas, vehículos, etc. De conformidad con la existencia, ordenados conforme la nomenclatura como en el siguiente ejemplo:

PROPIEDAD Y PLANTA EN OPERACIÓN:1231.01 EDIFICIOS E INSTALACIONES

Propiedades urbanas (área urbana) Propiedades rústicas (área rural)


1232.03 DE OFICINA Y MUEBLESMuebles, equipo y útiles de oficina.

1232.05 EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO Muebles y útiles de centros de enseñanza.

5.3 NOMENCLATURA PARA ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

Todos los muebles, útiles y enseres de los establecimientos deberán clasificarse, de acuerdo con su naturaleza, bajo las cuentas respectivas que con su explicación se encuentran en la

Nomenclatura Fiscal de cuentas que se inserta al final en este folleto, siendo la más usual para las escuelas la siguiente:

1232.05 EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO Muebles y útiles de centros de enseñanza.

Bienes inmuebles:

Si en el inventario de la escuela figura el edificio u otros bienes inmuebles, debe rendirse inventario separado de estos, indicando si es posible sus dimensiones, colindancias y números de registro en la Propiedad Inmueble. Si no se posee información sobre el inmueble debe procurarse por los medios adecuados obtenerla para legalizar su situación y consignarla en su inventario.

Útiles que no deben incluirse en el inventario:

Los útiles de enseñanza tal como cuadernos, pizarras, lápices, crayones, libros de texto, etc. no deben incluirse en los inventarios por su consumo constante. Si esos artículos son suministrados por alguna dependencia del Ministerio de Educación, puede llevarse cuenta de ellos en un libro de entradas y salidas sencillo o en un cuaderno apropiado, pero no deben figurar en el inventario de bienes muebles, útiles y enseres.


Dentro de los útiles que no deben incluirse dentro del inventario porque su precio o utilidad no lo amerita podemos mencionar: Almohadillas, archivadores de cartón (leitz), accesorios eléctricos, de tubería, bases para calendario de escritorio, brochas, breas, bombas de flit, botes de lata, canuteros, candados, cubetas, cabos para palas, piochas, azadones, cables, cepillos, cucharas de jardinería, canastas para basura, chapas, escobas, esponjas, folletos de leyes, guantes de hule, cuero, frascos para goma, plumeros, lazos, limas, libros de contabilidad, actas, lápices o lapiceros, libros de texto, mapas, mangueras plásticas o de hule, perforadoras corrientes, pinceles, papelería, programas de estudios, repuestos, reglas corrientes, revistas, regaderas, ropa de cama, rótulos de oficina, sellos de hule, sellos fechadores, saca grapas, toneles para basura, trapeadores, trastos de cocina plásticos de porcelana u otro material, tomos de leyes u otros similares.

Si en los inventarios anteriores han figurado esos útiles de enseñanza, debe mandarse con el nuevo inventario un detalle de ellos solicitando su disminución a Contabilidad del Estado, donde se operará como baja.

Exactitud en el inventario:

En Contabilidad del Estado se lleva el control de cada inventario y esto permite constatar si se rinden exactos, por lo que es conveniente que previo a enviárselos se revisen las sumas y los cálculos cuando se consignan varios objetos iguales, en forma congruente con la verificación física, por ejemplo:

20 pupitres de metal y madera a Q 2.50 cada uno…….Q 50.003 pizarrones a Q 5.00 cada uno…………………………….Q.15.00 Total: ……………………………………………………………..Q.65.00

6. DE LAS ADICIONES (ALZAS) AL INVENTARIO:


De todo mueble u objeto que se agregue al inventario debe darse aviso inmediatamente a Contabilidad del Estado. Indicando su valor y el total con que queda el inventario después de operar la adquisición. Puede ser que hayan recibido nuevos pupitres, pizarrones, escritorios, etc. de todo ello debe avisarse oportunamente.

6.1 ADQUISICIONES POR COMPRA

Son todas las adquisiciones de bienes no fungibles que ocurra en el transcurso del año y que constituya aumento al activo y se haya efectuado por pago efectivo o por el procedimiento de cotización y cargo al presupuesto.

6.2 ADQUISICIONES POR DONACION

Todas las adquisiciones de bienes no fungibles que ocurran en el transcurso del año, por regalo o donación de alguna institución ajena al gobierno o por parte de programas o proyectos de este o de ayuda internacionales o entidades particulares.

6.3 ADQUISICIONES POR TRASLADO ENTRE DEPENDENCIAS

Todas las adquisiciones que ocurran en la que dos dependencias del Gobierno Central de mutuo acuerdo se traspasan bienes que ya no son útiles para una pero que sí es de beneficio y utilidad para la otra.

6.4 VALUACION DE BIENES

Siempre dentro del inventario podremos encontrarnos con casos de bienes que no exista forma alguna de conocer su precio real, siempre que se haya agotado la vía respectiva para averiguarlo; en tales circunstancias es preciso efectuar una valuación de los mismos, para ello puede hacerse lo siguiente:


1- Recurrir a los servicios de una persona experta en la materia para valuar dichos artículos o cotizar en el mercado los precios que tengan y con la suscripción de un acta se procederá a darles valor e incluirlos en el inventario además de eso se debe informar a Contabilidad del Estado.

7. DISMINUCIONES O BAJAS:

7.1 POR DESTRUCCION O INCINERACION DE BIENES:

Cuando en una oficina o establecimiento se encuentren bienes de madera, vidrio, cuero, plástico o caucho, (bienes no ferrosos), que por el uso al que han sido sometidos y el deterioro que han sufrido ya no se encuentren utilizables, se debe solicitar autorización para destruirlos y rebajarlos del inventario.Para no incurrir en ningún tipo de responsabilidad y no retardar la tramitación final del expediente, actualmente el criterio que se sigue con el material de computación, es que sus componentes en su mayor porcentaje no son de metal, sino de otros bienes que son incinerables o destruibles, circunstancia que deberá ser tomada en cuenta para futuros trámites de baja, debiendo hacer la separación correspondiente y por medio de sus procedimientos normales.

MODO DE CONFORMAR EL EXPEDIENTE:

Suscribir acta con comparecencia de autoridad local en la que se deje constancia de los bienes y su mal estado procediendo a detallarlos en columna con sus respectivas descripciones tal y como aparecen en el inventario con sus respectivos valores, haciendo la suma para indicar el monto a que ascienden los bienes cuya baja se pretende. Dicha acta debe enviarse por la vía respectiva certificada en original y 4 copias.

Debe adjuntarse también una certificación de inventario (ver modelo al final) únicamente por los bienes cuya baja se pretende


verificando que el total de la misma sea congruente con el indicado en el acta suscrita.

Debe dirigirse un oficio al Coordinador Técnico Administrativo o jefe inmediato solicitando que se eleve la documentación a la entidad superior para que se autorice el trámite y se traslade al Ministerio de Finanzas Públicas.

7.2 POR PÉRDIDA, HURTO O ROBO: 7.2.1 POR PÉRDIDA:

El jefe de la oficina o director del establecimiento al tener conocimiento del caso, debe suscribir inmediatamente acta haciendo constar las circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son específicamente los objetos perdidos, extraviados o faltantes, con sus características y valores, estableciendo que empleado es directamente responsable por medio de tarjeta de responsabilidad que para el efecto debe llevarse en las distintas dependencias (ver modelo al final), requiriéndosele en el momento el pago del valor registrado en el inventario, sin perjuicio de las sanciones que por negligencia o descuido en la custodia de los bienes a su cargo imponga la Contraloría General de Cuentas de acuerdo con su ley orgánica.

7.2.2. POR HURTO O ROBO:

Cuando una oficina, empleado o establecimiento sea objeto de robo debe:

Suscribir el acta respectiva y dar inmediato aviso e intervención a la Policía Nacional Civil, Juez de Paz o de Instrucción, Alcalde Municipal u otra autoridad.

En dicha acta debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan al Estado, no así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se encuentran registrados en el inventario.


Se debe adjuntar además la certificación de inventario del bien o bienes que hayan sido sustraídos.

Se debe solicitar a las autoridades judiciales o del Ministerio Público según se haya presentado la denuncia, una certificación de la fase en que se encuentra el proceso la cual se adjuntará al expediente de rigor para efectos de trámite.

Queda en obligación el Jefe de la Oficina o Director del plantel activar las diligencias pertinentes, para lo cual podrá solicitar el auxilio de su Asesoría Legal o del Ministerio al que dependa o del Ministerio Público en la procuración del juicio respectivo.

7.2.3 ROBO DE VEHICULOS:

En el caso de que los bienes robados sean vehículos, además de las consideraciones indicadas en el punto anterior, debe tomarse en cuenta que tales bienes están destinados para garantizar el cumplimiento de los fines del Estado y no para satisfacer necesidades de particulares, por lo que las personas encargadas de su manejo y custodia son responsables del deterioro, daño o pérdida de tales Bienes, que no provenga del uso lógico o natural de los mismos.


Certificación del acta suscrita ante autoridad competente, con motivo de la pérdida, faltante, hurto o robo.

En caso de pérdida o faltante se debe adjuntar además de lo ya indicado:

1- Fotocopia debidamente legalizada de la tarjeta de responsabilidad

de la persona que tenía a su cargo el manejo o custodia de los bienes.

2- Original o fotocopia del recibo extendido por la oficina receptora correspondiente en concepto de reintegro del valor de los bienes si así se hubiera hecho.

En caso de robo o hurto:


1- Certificación de la denuncia que en su oportunidad se presentó ante la Policía y otra autoridad del lugar.

2- Certificación original de la fase en que se encuentran las actuaciones instruidas en el proceso que con motivo del hecho

3- delictivo se haya seguido, extendida por el Juzgado que haya tenido conocimiento del caso.

4- En todos los casos se agregará certificación de asiento a inventario únicamente de los bienes cuya baja se solicita.

5- Solicitud dirigida a la máxima autoridad del Ramo quien a su vez la dirigirá al Contralor General de la Nación para que se autorice operar contablemente la baja de los bienes en el inventario respectivo.

7.3 POR TRASLADO:

Todo traslado de bienes podrá efectuarse únicamente por orden escrita de la Jefatura Competente con autorización del Organismo o Ministerio de que dependa, suscribiendo acta en la que se incluirá el listado detallado por columna de los bienes que serán entregados.Tanto la oficina que entrega los bienes como la que los recibe podrán efectuar sus operaciones de disminución o adición hasta que reciban la respectiva resolución por parte de Bienes del Estado y Licitaciones en la que se autoriza el traslado.


1- Certificación del acta suscrita con motivo del traslado de los bienes, indicando características y valores de los mismos.

2- Certificación de inventario en la que consten todos los valores y características de los bienes, (únicamente la oficina que entrega)

3- Solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas para que autorice a operar contablemente la baja en el inventario respectivo.

7.4 POR DESUSO, VENTA O PERMUTASECCION INVENTARIOS COORDINACION ADMINISTRATIVA

Avenida Petapa 47-79 zona 12 Edificio Comercial Plaza Grecia 2do. Nivel Oficina No. 37

Las oficinas que tengan bienes en desuso deberán suscribir acta haciendo constar cuales son los bienes que tienen en desuso y desean vender o permutar, deben hacerlo del conocimiento del ministerio del que dependan para que este a su vez lo haga del conocimiento de la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas para la autorización de la operación o transacción correspondiente.


1- Certificación del acta suscrita donde consten los bienes en desuso que se desean vender o permutar.

2- Autorización expresa del Ministerio del que dependa la oficina o establecimiento.

3- Autorización de la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.

4- Certificación del acta o documento suscrito con motivo de la transacción.

5- Certificación de asiento a inventario donde consten todas las características y valores de los bienes cuya baja se solicita.

7.5 POR TRASLADO DE BIENES METALICOS O FERROSOS:

En el mes de octubre de 1,997, por medio del Decreto Número 103-97 del Congreso de la República se autorizó al Organismo Ejecutivo para proceder a la venta o permuta, estén o no inventariados del cien por cien (100%) de todas las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, bronce, acero, aluminio y otros metales, propiedad del Estado que estén en poder de las distintas dependencias gubernativas. Para tal efecto todas las oficinas y establecimientos que tengan piezas metálicas fuera de uso por mal estado deberán proceder de la manera siguiente:

1- Suscribir acta haciendo constar el mal estado de los bienes ferrosos cuya baja se pretende, exclusivamente con contenido metálico (75%) del bien, detallando sus características y valores como


aparecen registrados en el inventario. En el caso de los bienes que no se encuentran inventariados deberán indicarse en acta por separado.

2- Certificación de asiento a inventario de los bienes cuya baja se pretende en forma congruente con el detalle del acta de solicitud.

3- Dirigir una solicitud al Jefe inmediato superior para que se eleve a la máxima autoridad de que dependa y se le dé el trámite respectivo.

4- Es importante hacer notar que dichos bienes no pueden aun rebajarse del inventario hasta que se haya recibido la resolución que autorice tal operación, entretanto, aunque ya se hayan entregado los bienes no se deben rebajar del inventario hasta que se reciba la citada resolución.

7.6 DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES O SINIESTROS

A. Caso fortuito (incendio, terremoto, inundación, etc.)Al ocurrir cualquiera de los siniestros indicados, el jefe de la oficina, con intervención de autoridad competente (juez de instrucción) procederá a levantar acta circunstanciada, independiente de la que se suscriba con motivo de la instrucción de las primeras diligencias, tendientes a averiguar las causas del suceso, haciendo constar las circunstancias en las que ocurrió y los objetos destruidos o dañados, teniendo cuidado de que si existen objetos ferrosos (restos) debe observarse lo indicado en el inciso anterior.

B. Provocado por actos o hechos delictivos (incendio, atentado terrorista o acto similar) Al haber sido víctima de uno de los hechos antes apuntados una oficina, el empleado o funcionario de la misma procederá a levantar acta circunstanciada con intervención de autoridad competente (Policía Nacional Civil, Juez de Paz o de Instrucción, Alcalde Local o Auxiliar) haciendo constar los hechos, así como la descripción detallada de los bienes, destruidos, dañados o robados, en columna, consignando sus características y valores con que se encuentren registrados en el inventario respectivo. Deberá así mismo ponerse en conocimiento de las autoridades judiciales correspondientes, el hecho, para la instrucción de las primeras diligencias tendientes a iniciar el proceso correspondiente a fin de establecer el paradero de los responsables y proceder legalmente en su contra.



1. Certificación del acta suscrita con intervención de autoridad competente en la que consten los pormenores de los hechos ocurridos.

2. Autorización del Ministerio para proseguir con el trámite correspondiente.

3. Certificación de Asiento a inventario de los bienes extraviados o perdidos.

4. Certificación o constancia extendida por el Juzgado o Tribunal que haya tenido conocimiento del caso, en la que se consigne la fecha en que se presentó la denuncia y si hay o no personas detenidas por el hecho.

5. Solicitud dirigida a la máxima autoridad de que dependa quien a su vez la remitirá al Contralor General de la Nación para que se autorice operar contablemente la baja en el inventario.

7.7 POR DESTRUCCION DE BIENES EN ACCIDENTE

A- CASO FORTUITO:

Al ocurrir un accidente por causas inevitables, fallas mecánicas o cualquier otra causa que no implique responsabilidad por parte del empleado o funcionario que tenga a su cargo el o los bienes que se destruyan o queden inservibles con tal motivo, el Jefe de la oficina suscribirá acta con intervención de autoridad competente (quien instruirá las primeras diligencias para determinar las causas que provocaron el accidente) haciendo constar las circunstancias en que ocurrió el suceso y de ser posible en la misma el resultado del peritaje de un experto con el fin de establecer los extremos correspondientes. Es conveniente que se proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de aclarar los puntos oscuros. La autorización para poder operar la baja en el inventario se solicitará a través del Ministerio ante la Contraloría General de Cuentas, debe


tomarse en cuenta además los alcances del Decreto 103-97 sobre material ferroso.


1. Certificación del acta suscrita ante autoridad competente, en la que consten los pormenores del accidente y dictamen de experto, de acuerdo a la naturaleza del bien.

2. Certificación de Asiento a inventario.3. Certificación extendida por el juzgado que haya tenido

conocimiento del suceso.4. Solicitud dirigida al Contralor General de la Nación para que se

autorice la baja en el inventario respectivo

B- PROVOCADO POR IMPRUDENCIA, NEGLIGENCIA O IMPERICIA.

Cuando en un accidente se sospeche o se compruebe que el mismo ha sido ocasionado por culpa de la persona que tuviere a su responsabilidad la custodia y el manejo de los bienes destruidos o dañados, deberá el jefe de la oficina o la autoridad que corresponda en el ámbito interno, por los medios legales correspondientes, requerir al responsable de inmediato la reposición del bien, el pago de los daños o el reintegro del valor total de los mismos en caja fiscal. Si se trata de vehículos asegurados el responsable deberá cubrir la diferencia del valor del vehículo que no alcance a cubrir el seguro, sin perjuicio de las sanciones que por responsabilidad imponga la Contraloría General de Cuentas.



1- Certificación del acta suscrita ante autoridad competente, en la que consten los pormenores del accidente y dictamen de experto.

2- Certificación de asiento a inventario con las características y valores de los bienes.

3- Certificación de la fase en la que se encuentran las diligenciasInstruidas en el proceso seguido con motivo del accidente, extendida por el juzgado que haya conocido del hecho.

4- Autorización expresa del ministerio u organismo a que pertenece la oficina afectada.

5- Solicitud dirigida al Contralor General de la Nación para que se autorice la baja.

C- PROVOCADO POR PERSONAS PARTICULARES:

En estos casos se suscribirá acta al respecto y darles intervención a las autoridades judiciales correspondientes para que se instruya la averiguación y el proceso tendiente a establecer y deducir las responsabilidades civiles a tales personas, con el fin de que los intereses del Estado no sufran menoscabo. Como en los demás casos ya contemplados, el Jefe de la oficina queda en la obligación de activar las diligencias y solicitar el auxilio del Ministerio Público, en los casos en que la dependencia afectada carezca de Asesoría Jurídica.

8. DE LA CLASIFICACION DE LOS BIENES:

8.1 EXPLICACION SOBRE BIENES FUNGIBLES

Son todos aquellos bienes que pueden ser substituidos fácilmente por otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida útil se estima menor a dos años o que se deterioren fácilmente.

8.2 EXPLICACION SOBRE BIENES NO FUNGIBLES


Son todos aquellos cuya vida se estima en más de cinco años, o que son menos susceptibles al rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en cuanto a su existencia.

8.3 BAJA DE BIENES FUNGIBLES

Cuando se trata de este tipo de bienes la baja se puede operar sin autorización previa, únicamente suscribiendo acta para dejar constancia y enviando copia a la autoridad inmediata superior para su conocimiento.

9. DE LOS BIENES INMUEBLES:

9.1 ESPECIFICACION DE QUE SON INMUEBLES

Son todos aquellos bienes, edificios y terrenos, que son propiedad del Estado que han sido concedidos por particulares, municipalidades u otros, de los que se posee documentación respectiva.

9.2 REQUISITOS QUE DEBEN TENER LOS INMUEBLES PARA SER REGISTRADOS

1- Se debe poseer un documento que ampare la legítima posesión de este, en el que se delimiten sus colindancias y expresen sus medidas, en caso de no existir este, debe procurarse conseguir la información sobre los mismos ya sea en el Registro de la Propiedad Inmueble o en las municipalidades si existe alguna acta de concesión del predio para iniciar los trámites para su registro.

2- En caso de contarse entonces con los registros, debe proporcionarse número de finca, folio y libro en el que aparezca registrado el inmueble.

10. DE LA TOMA DE POSESION Y ENTREGA DE CARGOS: 10.1 DE LA REVISION DE LOS BIENES Y DETECCION DE FALTANTES.


Al momento de entregarse o recibir un cargo debe revisarse los bienes que consten en el inventario, indicando si los mismos se encuentran completos y de conformidad e indicando si en su caso existen faltantes, detallar los mismos y porque razones no aparecen exigiéndole al responsable el aparecimiento o reintegro de estos.

10.2 DE LOS DOCUMENTOS EN QUE DEBE DEJARSE CONSTANCIA

1- Debe dejarse constancia mediante acta si hasta el momento de la revisión los resultados son satisfactorios o puntualizarse cualquier faltante para que se hagan los requerimientos necesarios.

10.3 DE LOS AVISOS QUE DEBEN DARSE.

1- Debe hacerse del conocimiento de la autoridad inmediata superior del acta suscrita y los resultados de la revisión para que se tomen las medidas pertinentes o de ser de conformidad solo se tome nota de la recepción y/o entrega.

REQUISITOS QUE DEBEN LLENAR LOS DOCUMENTOS PRINCIPALES DE UN EXPEDIENTE DE BAJA EN INVENTARIO.

A continuación encontrará un esquema de los requisitos formales que deben llenar los documentos principales para su validez.

I. Certificaciones de Actas:

A. Identificación del empleado o funcionario que extiende la certificación.B. Identificación del libro de Actas, número y fecha de autorización y

oficina que autorizó el libro.C. Folio o folios en que se encuentra asentada el acta.D. Número de acta y fecha


E. TrascripciónF. Trascripción completa del calce o pie de firmasG. Lugar o dependencia a donde se remite la certificaciónH. Número de hojas y clase de papel en que se extiendeI. Lugar y fechaJ. Firma del empleado o funcionario que certifica y sello o sellos correspondientes.K. Visto bueno de la autoridad correspondiente y sello.

II. Certificación de asiento a inventario:

A. Identificación del empleado o funcionario que certifica.B. Identificación del libro de inventarios, número, fecha y oficina que

autorizó.C. Folio o folios en que se encuentran asentadas las características y

valores del bien que se certifica.D. Número de inventario y fecha en que fue practicado.E. Descripción en columna de los bienes, con su respectivo valor, con el fin de facilitar la verificación de las operaciones, consignando

únicamente aquellos que causarán baja;F. Monto a que asciende la suma de los valores de los bienes (en número y letras)G. Lugar o dependencia a donde se remite la certificación.H. Número de hojas y clase de papel en que se certifica.I. Lugar y fechaJ. Firma del empleado o funcionario que certifica y sello o sellos

respectivos y,K. Visto bueno de la autoridad correspondiente y sellos.

III. Certificaciones o constancias de la fase en que se encuentren los juicios o procesos correspondientes.

Los jefes de las oficinas interesadas deberán solicitar por escrito a los jueces correspondientes, que las constancias o certificaciones que sean necesarias contengan como mínimo los siguientes datos:

1- fecha de inicio del proceso o en que se presentó la denuncia, querella o parte de la Policía.

2- Si con motivo del hecho delictivo, hay o no personas detenidas y,


3- Fase en que se encuentra actualmente el proceso instruido.

OBSERVACIONES:

Se entiende por autoridad Superior para las escuelas Primarias Urbanas y Rurales que funcionan en el país los supervisores de Distrito (CTA), Alcaldes Municipales o auxiliares según el caso, así como la Policía nacional Civil.

En las actas debe hacerse constar los hechos y demás pormenores relacionados con el caso de que se trate pero no se les debe dar el carácter de solicitud, ya que la misma se hace por separado.

Todo empleado público al tomar posesión de un cargo o al hacer entrega del mismo. Dejara constancia en acta separada de la que se envía a la oficina de Servicio Civil, que lo hizo conforme inventario.

Las personas encargadas del manejo, administración y custodia de los bienes propiedad de la Nación, están obligadas a velar por el adecuado uso de los mismos, por lo que son responsables de la pérdida, daño o menoscabo que sufran estos, cuando esto no provenga del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada.

El código Penal, tipifica como delito de Peculado culposo, el hecho de que un funcionario o empleado público que, por negligencia o falta de celo, diere ocasión a que se realice por otra persona la sustracción de dinero o efectos públicos, en consecuencia deberá procurarse la protección de los bienes a su cargo. (Art. 446 del cuerpo legal citado)

La propiedad y preexistencia de los bienes del Estado en general, se prueba únicamente con la certificación de asiento en inventario de la dependencia a cuyo cargo se encuentran los mismos.

Cualquier duda en cuanto a los procedimientos contenidos en el presente instructivo o referente a casos no contemplados en el mismo, deberá consultarse a la Contraloría General de Cuentas.


Recopilado por:

DRESNER BOSBELI URBIZO [email protected]

ASISTENTE Sección InventariosDirección Departamental de Educación Guatemala Sur

NOMENCLATURA DE CUENTAS

PROPIEDAD Y PLANTA EN OPERACIÓN

1231.01 EDIFICIOS E INSTALACIONES

MAQUINARIA Y EQUIPO

1232.01 DE PRODUCCION1232.02 DE CONSTRUCCION1232.03 DE OFICINA Y MUEBLES1232.04 MÉDICO-SANITARIO Y DE LABORATORIO1232.05 EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO1232.06 DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN


1232.07 DE COMUNICACIONES1232.08 HERRAMIENTAS

TIERRAS Y TERRENOS

1233 TIERRAS Y TERRENOS

CONSTRUCCIONES EN PROCESO

1234.01 DE BIENES DE USO COMUN1234.02 DE BIENES DE USO NO COMUN1234.03 CONSTRUCCIOINES MILITARES

EQUIPO MILITAR Y DE SEGURIDAD

1235 EQUIPO MILITAR Y DE SEGURIDAD

ANIMALES

1236 ANIMALES

OTROS ACTIVOS FIJOS

1237 OTROS ACTIVOS FIJOS

ANEXO DOCUMENTOS

AVISO DE ADQUISICION

Guatemala, 14 de enero de 2,001.

Señor:Jefe del Departamento de ContabilidadDirección de Contabilidad del EstadoGuatemala.


Para la práctica de las operaciones contables que ese Departamento efectuará con motivo de las alteraciones registradas en los bienes de la Nación, pongo en su conocimiento que la Dirección Departamental de Educación de Guatemala, ha adquirido lo siguiente:

ADQUISICION POR DONACION

1232.03 DE OFICINA Y MUEBLES:

Dos impresoras Xerox SJ4C, serie # 9J9-45347 y 9J9-45343, color crema, con un valor de Q.1, 340.00 c/u..................................................…………………………… Q. 2,680.00

Q. 2,680.00En vista de la adquisición anterior, el inventario de esta oficina a la fecha, queda con un saldo de Q.3, 040,856.25, así:Saldo anterior………………......................................... Q.3, 038,176.25Valor de la adquisición mencionada........................... Q. 2,680.00

Total: Q.3, 040,856.25

Atentamente,

Vo.Bo.

EL INFRASCRITO ENCARGADO DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS, DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA SUR, C E R T I F I C A: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS AUTORIZADO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS CON EL REGISTRO NO. 32,704, EN EL QUE A FOLIOS Nos. 43, 44 y 45, SE ENCUENTRA EL ACTA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: ------------------------------------------------------------------------------

ACTA #003-2008.- En la Ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas con treinta minutos del día treinta de enero del año dos mil ocho, reunidos en la oficina que ocupa la Dirección Departamental de Educación de Guatemala Sur, ubicada en la Avenida Petapa cuarenta y siete guion setenta y nueve de la zona doce oficina No. 37, las siguientes personas: Licenciado Orlando Hercilio Girón Álvarez, Director Departamental de Educación de Guatemala Sur; Profa. Esna Yanira Rodriguez del Cid, Directora del Instituto Mixto Nocturno de Educación Básica, “Pedro Arriaza Mata”; y Mainor Lemus, Asistente de Inventarios de la Dirección Departamental de


Educación de Guatemala sur, quien suscribe la presente para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: De conformidad con el oficio s/n de fecha (23) veintitrés de enero de dos mil ocho (2008), de la Profa. Alicita Cintora de González, Directora del Instituto Mixto Nocturno de Educación Básica “Pedro Arriaza Mata”, en el cual en su parte conducente solicita mesas y sillas o cualquier tipo de mobiliario que estén disponibles para que puedan ser trasladadas a este establecimiento y que no estén en uso de la Dirección Departamental de Educación de Guatemala. SEGUNDO: La Licenciada Aura Marina Medrano Ávila de Tobías, Directora Departamental de Educación de Guatemala, autoriza la entrega del mobiliario siguiente: 1 mesa pequeñas de madera y metal, color naranja y beige (009-138) con un valor de trescientos cuarenta y un quetzales exactos (Q.341.00); 1 mesa pequeña de madera y metal, color naranja y beige (009.072) con un valor de trescientos cuarenta y un quetzales exactos (Q.341.00); 1 mesa grande de madera y metal, color naranja y beige (009-224) con un valor de cuatrocientos sesenta y seis quetzales exactos (Q.466.00); 1 mesa grande de madera y metal, color naranja y beige (009-262) con un valor de cuatrocientos sesenta y seis quetzales exactos (Q.466.00); 1 mesa grande de madera y metal, color naranja y beige (009-262) con un valor de cuatrocientos sesenta y seis quetzales exactos (Q.466.00); 1 mesa pequeña de madera y metal, color naranja y beige (009-020) con un valor de trescientos cuarenta y un quetzales exactos (Q.341.00); 1 mesa para máquina de escribir de metal y madera, color beige y café, gaveta central (009-126) con un valor de ciento veinticinco quetzales exactos (Q.125.00); 1 mesa grande de madera y metal, color naranja y beige (009-158) con un valor de cuatrocientos sesenta y seis quetzales exactos (Q.466.00); 1 mesa pequeña de madera y metal, color naranja y beige (009-302) con un valor de trescientos cuarenta y un quetzales exactos (Q.341.00); 1 mesa grande de madera y metal, color naranja y beige (009-295) con un valor de cuatrocientos sesenta y seis quetzales exactos (Q.466.00); 1 armario de metal, color gris (014-184) con un valor de quinientos cincuenta quetzales exactos (Q.550.00); 1 librera de metal y vidrio, color beige (022-002) con un valor de trescientos veinte quetzales exactos (Q.320.00); 1 silla secretarial, color gris, con descansabrazos (011-142) con un valor de seiscientos cincuenta quetzales exactos (Q.650.00); 1 silla secretarial, color gris (011-156) con un valor de cuatrocientos cuarenta y cuatro quetzales exactos (Q.444.00); 1 silla secretarial, color negro (011-281) con un valor de setecientos treinta y tres quetzales con cincuenta y un centavos (Q.733.51); 1 silla secretarial, color negro (011-111) con un valor de setecientos treinta y tres quetzales con cincuenta y un centavos (Q.733.51); 1 silla secretarial, color negro (011-269) con un valor de setecientos treinta y tres quetzales con cincuenta y un centavos (Q.733.51); 1 silla secretarial, color gris (011-018) con un valor de cuatrocientos cuarenta y cuatro quetzales exactos (Q.444.00); 1 silla secretarial, color gris (011-118) con un valor de cuatrocientos cuarenta y cuatro quetzales exactos (Q.444.00); sumando un total de lo entregado de ocho mil ochocientos setenta y un quetzales con cincuenta y tres centavos (Q.8,871.53). TERCERO: Sirva la presente acta como de entrega-recepción


para los trámites de traslado definitivo de la Dirección Departamental de Educación de Guatemala al Instituto Mixto Nocturno de Educación Básica “Pedro Arriaza Mata” y de conformidad con la resolución respectiva de la Dirección de Bienes del Estado. CUARTO: No habiendo más que hacer constar se finaliza la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, siendo las diez horas con treinta minutos, leída, firmada y ratificada por los que en ella intervienen. Damos Fe. Aparecen las firmas y sellos respectivos. (Fs.) Licda. Aura Marina Medrano Ávila de Tobías. Ilegible. Profa. Alicita Cintora de González. Ilegible. Lic. Hermenegildo Pereira del Cid. Ilegible. Luis Fernando Roblero. Ilegible.

Y, PARA REMITIR A DONDE CORRESPONDE, EXTIENDO FIRMO Y SELLO LA PRESENTE CERTIFICACION EN DOS HOJAS DE PAPEL MEMBRETADA, TAMAÑO CARTA, EN LA CIUDAD DE GUATEMALA A LOS VEINTITRÉS DÍAS DEL MES DE ABRIL DE DOS MIL OCHO.-------------------------------------------------------------------------

Certifico:

Vo.Bo.

El Infrascrito Encargado de la Sección de Inventarios, Libros y Talonarios de la Dirección Departamental de Educación de Guatemala.

CERTIFICA:

Que para el efecto tuvo a la vista el libro de inventarios autorizado por la Contraloría de Cuentas, con fecha dieciocho de agosto de dos mil seis, bajo el número de registro TREINTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y OCHO (37,858), en el que al folio TRESCIENTOS OCHENTA Y CUATRO (384), aparece el asiento siguiente:

1232.06 DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN:

1- Pick up Toyota, Hi Lux, 1,984, color blanco, chasis YN55-0034814, motor 1Y-


0093065, placas O-214BBB, con valor de: Q. 6,076.90

Y para remitir a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, extiendo la presente en una (1) hoja de papel bond tamaño carta con su respectivo membrete en la ciudad de Guatemala, a los veinticinco días del mes de abril de dos mil ocho.

Certificó:

Vo. Bo.

SOLVENCIA No.

EL INFRASCRITO JEFE DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS HACE CONSTAR QUE:

_______________________________________________________________ Quien laboró en: _______________________________________________Desempeñando el cargo de: _________________________________________Se encuentra solvente de responsabilidad en esta unidad de inventario y para los usos legales que al interesado convengan, se extiende la presente constancia, en


una hoja de papel membretado tamaño carta, en la ciudad de Guatemala, a: ___________ días del mes de _________________ de __________.

Vo.Bo.

ANEXO LEYES DE INVENTARIOS

ACUERDO GUBERNATIVO 779-98

Guatemala, 18 de septiembre de 1998

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA,


CONSIDERANDO:

Que el Congreso de la República emitió el Decreto Número 103-97, que autoriza al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o permuta de las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado, que estén en las distintas dependencias gubernativas y de las entidades estatales descentralizadas y autónomas, a excepción de las Municipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

CONSIDERANDO:

Que para la adecuada aplicación de las disposiciones contenidas en el Decreto en mención, se hace necesario emitir las normas reglamentarias correspondientes.

POR TANTO:

En ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 183, literales e) y q) de la Constitución Política de la República de Guatemala y con fundamento en el artículo 3º del Decreto Número 103-97 del Congreso de la República.

ACUERDA:

Emitir el:

REGLAMENTO DEL DECRETO NUMERO 103-97 DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA

ARTICULO 1º. El presente Reglamento tiene por objeto establecer los procedimientos para la aplicación del Decreto Número 103-97 del Congreso de la República, por medio del cual se autoriza al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o permuta, estén o no inventariados, del cien por ciento (100%) de las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado que estén en poder de las distintas dependencias gubernativas y de las entidades descentralizadas y autónomas a excepción de las Municipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

ARTICULO 2º. Para proceder a la venta o permuta de todas las piezas metálicas a que se refiere la Ley, se crea una Comisión que deberá estar integrada así:

a) Un representante de la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, quien la presidirá.


b) Un representante de la Dirección General de Inspecciones Fiscales del Ministerio de Finanzas Públicas.

c) Un representante de la Contraloría General de Cuentas de la Nación.

d) Un representante de la Secretaría General de la Presidencia de la República.

La comisión será nombrada mediante Acuerdo Gubernativo y deberá estar integrada dentro de quince días siguientes a la publicación del presente Acuerdo.

ARTICULO 3º. Se fijan los plazos de 90 días a partir de la publicación del presente Acuerdo Gubernativo en el Diario Oficial y 90 días al inicio de cada ejercicio fiscal subsiguiente, para que las dependencias y entidades que señala la Ley procedan a clasificar, inventariar y entregar a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, mediante acta y con la resolución de la Contraloría General de Cuentas de la Nación, las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales, propiedad del Estado, inventariados o no, que sean susceptibles de subasta o permuta. La Comisión podrá determinar la recepción de los bienes fuera de los plazos señalados atendiendo al volumen de las entregas.

ARTICULO 4º. La Comisión contratará los servicios de uno o varios valuadores autorizados para que procedan a asignarle el precio a los bienes que sean objeto de subasta o permuta de los mismos.

ARTICULO 5º. Practicado el avalúo de los bienes referidos en la Ley, La Comisión deberá proceder conforme a la Ley de Contrataciones del Estado para promover la venta o permuta de los mismos.

ARTICULO 6º. Los bienes usados o materiales propiedad del Estado a que se refiere el presente Reglamento podrán ser permutados a terceras personas en pago a cuenta del precio de nuevas adquisiciones, debiendo cumplir con los procedimientos que establece La Comisión y con los requisitos siguientes:

La entidad estatal interesada debe determinar la conveniencia de la permuta e iniciar el trámite del caso ante La Comisión, acompañando las justificaciones pertinentes, la aprobación de la autoridad superior y, además avalúo certificado por un valuador autorizado del bien o de los bienes a permutar.

ARTICULO 7º. Agotado el procedimiento, La Comisión elevará las actuaciones al Despacho del Ministro de finanzas Públicas para que apruebe la venta o permuta, previo dictamen de la Dirección de Asuntos Jurídicos de dicho Ministerio y aprobación del mismo por parte de la Procuraduría General de la Nación. A solicitud


de la Comisión, la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas emitirá la resolución que legalice la permuta de los bienes.

ARTICULO 8º. Para registrar la baja de los bienes de metal, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales, propiedad del Estado, que estén en poder de las distintas dependencias gubernativas y de las entidades estatales descentralizadas y autónomas a excepción de las Municipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala, deberá procederse conforme lo estipulado en el presente reglamento y los demás procedimientos que establezca la Comisión.

ARTICULO 9º. Procedimiento para dar de baja a los bienes:

Para operar la baja en el libro de inventarios se tomarán como base el acta suscrita por cada dependencia o entidad que aporte bienes para subasta o permuta y la resolución emitida por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.

Los bienes aportados se deberán descargar conforme el valor registrado en el libro de inventarios, debiendo remitirse, posteriormente, un informe sobre las bajas realizadas a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas.

En el caso de los bienes no inventariados, servirán de constancia la certificación del acta suscrita por la entidad y la resolución emitida por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.

ARTICULO 10º. Los adjudicatarios deberán cancelar el valor de la venta en las entidades recaudadoras autorizadas por la Superintendencia de Administración Tributaria, quien lo ingresará inmediatamente a la cuenta GOBIERNO DE LA REPUBLICA FONDO COMUN, con carácter de ingreso extraordinario.

ARTICULO 11º. Al adjudicatario se le hará entrega de la certificación del acta de remate o de permuta, fijándose un plazo de cinco días hábiles para retirar el material adjudicado.

ARTICULO 12º. Si en la primera subasta no comparecen postores, se señalará día y hora para la segunda. Si en la segunda subasta hay ausencia de postores, la Comisión podrá proceder a la venta directa de los bienes de conformidad con los procedimientos internos de la misma.


1.1.1 ARTICULO 13º. El presente Acuerdo empezará a regir el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial.

COMUNÍQUESE

ALVARO ARZU IRIGOYEN

PEDRO ANTONIO LAMPORT

MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

HECTOR ADOLFO CIFUENTES

SECRETARIO DE LAPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

PUBLICADO EL 1 DE DICIEMBRE DE 1998

DECRETO NÚMERO 103-97

EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

CONSIDERANDO:

Que el Congreso de la República de Guatemala emitió el Decreto Número 77-75, por medio del cual se autorizó al Organismo Ejecutivo, para que procediera a la venta o permuta, esté o no inventariados, del noventa por ciento (90%) de todas las piezas


metálicas que allí se describen, destinando el producto de la venta a proveer al Ejército de Guatemala de los medios económicos indispensables para modernizar y renovar su equipo e implementos conforme sus necesidades.

CONSIDERANDO:

Que el Gobierno de la República y la Unidad Revolucionaria Nacional Guatemalteca –URNG- suscribieron el Acuerdo Sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática, el 19 de septiembre de 1996, el cual forma parte del Acuerdo de Paz Firme y Duradero, suscrito el 29 de diciembre de 1996, en cuya virtud ya no es dable mantener el decreto arriba mencionado, debiendo adecuarlo a la actual estructura del Estado.

POR TANTO:

En ejercicio de las atribuciones que le confiere la literal a) del artículo 171 de la Constitución Política de la República de Guatemala.

DECRETA:

ARTICULO 1. Se autoriza al Organismo Ejecutivo para que proceda a la venta o permuta, estén o no inventariados del cien por ciento (100%) de todas las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales, propiedad del Estado, que estén en poder de las distintas dependencias gubernativas y de las entidades estatales, descentralizadas y autónomas a excepción de las Municipalidades y la Universidad de San Carlos de Guatemala.

La venta o permuta a que se refiere el presente artículo se hará observando las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, reformado por el Decreto Número 20-97, ambos del Congreso de la República.

Previa cotización, la entidad vendedora contratará los servicios de un valuador debidamente autorizado, quien deberá regirse por los precios del mercado internacional. La venta de estos bienes no podrá realizarse a menor precio que el valuado.

ARTICULO 2. El producto de la venta a que se refiere el artículo que antecede, ingresará al fondo común con carácter de ingreso extraordinario, con destino específico para programas de educación y salud.

Para tal efecto deberá ampliarse el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal que corresponda, en el monto a que ascienda el


producto de la venta, creándose la partida presupuestaria correspondiente para la erogación respectiva. El Ministerio de Finanzas Públicas, a solicitud de los Ministerios de Educación y de Salud Pública y Asistencia Social realizará los trámites presupuestarios que el caso amerite.

ARTICULO 3. El Organismo Ejecutivo emitirá el reglamento de la presente ley dentro de un plazo de treinta días contados a partir de la fecha de vigencia del presente decreto.

ARTICULO 4. Se deroga expresamente el Decreto Número 77-75 del Congreso de la República, de fecha 29 de octubre de 1975 y el Decreto Ley Número 5-87 del Jefe de Estado, de fecha 7 de enero de 1984.

ARTICULO 5. El Presente Decreto entrará en vigencia el día siguiente de su publicación en el diario oficial.

ARABELLA CASTRO QUIÑONESPRESIDENTA

ANGEL MARIO SALAZAR MIRON CESAR FORTUNY ARDON SECRETARIO SECRETARIO

Palacio Nacional: Guatemala, cuatro de noviembre de mil novecientos noventa y siete.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ARZU IRIGOYEN

JOSE ALEJANDRO AREVALO ALBUREZMINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS

PUBLICADO EL 18 DE NOVIEMBRE DE 1997ACUERDO GUBERNATIVO No. 217-94

Palacio Nacional: Guatemala, 11 de mayo de 1994

CONSIDERANDO


Que con la derogatoria del Decreto No. 35-80 del Congreso de la República, Ley de Compras y Contrataciones y su reglamento, la del Decreto 436 del Presidente de la República y del Decreto No. 83-69 del Congreso de la República, se ha evidenciado la ausencia de normatividad necesaria para la realización de las operaciones de inventario de los bienes muebles pertenecientes a la Administración Pública.

CONSIDERANDO

Congruente con lo anterior y dada la necesidad que dichas regulaciones sean de aplicación inmediata para lograr un efectivo control de los bienes muebles, así como la actualización del patrimonio estatal, se hace imperativo emitir las disposiciones aplicables a dichos faltantes.

POR TANTO

En ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 183, literal e) de la Constitución de la República de Guatemala; numerales 5), 6) y 16), del artículo 4º del Decreto 106-71 del Congreso de la República, que contiene la Ley del Ministerio de Finanzas Públicas; Artículos 1, 3 y 6 del reglamento interno de la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones, contenido en el Acuerdo Ministerial No. 8-89 del 27 de marzo de 1989.

ACUERDA

El siguiente:

REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA

ARTICULO 1º.: Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que esta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente.


ARTICULO 2º: Cuando los bienes se encuentran en buen estado o puedan ser reparados y se necesita darles de baja del inventario, por traslado a otra dependencia, deberá suscribirse actas de entrega y recepción y, con certificación de ingreso al inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, emita la resolución respectiva.

ARTICULO 3º.: Las dependencias que tengan bienes en buen estado o deteriorados, pero que no los utilicen, deben solicitar su traslado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese como bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia estatal que los necesite.

ARTICULO 4º: Para los casos de baja, por destrucción de bienes inservibles, que no sea posible reparar o utilizar, se deberá suscribir acta describiéndolos, separando aquellos que tengan componentes de metal e indicándose su valor registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deberá solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autorice la continuación del trámite. Obtenida la misma, se enviará lo actuado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que designe un delegado y solicite la intervención de un Auditor de la Contraloría General de Cuentas, para que procedan a la verificación, luego de lo cual, se ordenará la destrucción e incineración de los mismos, suscribiéndose acta y compulsando copias certificadas a las dependencias relacionadas.

ARTICULO 5º.: El procedimiento consignado en el artículo precedente, es el que deberá utilizarse cuando los bienes se encuentren en el Departamento de Guatemala, similar procedimiento se seguirá cuando se trata de bienes que se hallen en los demás departamentos de la República, correspondiendo al Gobernador Departamental y al delegado de la Contraloría General de Cuentas realizar tal actividad.

ARTICULO 6º.: Cuando se trata de semovientes o de otras especies animales que hayan muerto, bajo responsabilidad del jefe en el lugar, deberán incinerarse los restos en forma inmediata, suscribiéndose acta en la que deberá intervenir además del jefe, el

Gobernador Departamental o su representante y un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Igual procedimiento se seguirá cuando estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su estado. En ambos casos, posteriormente se compulsará certificación del acta e ingreso al inventario y con el


expediente que se forme se remitirá a la Contraloría, para la prosecución del trámite de baja respectivo.

ARTICULO 7º: En los casos de pérdida, faltante o extravío, el jefe de la dependencia deberá proceder a suscribir acta, haciendo constar, con intervención del servidor que tenga cargado el bien o bienes, lo siguiente: 1) lo relativo al caso; 2) el requerimiento de pago o reposición del bien, según corresponda. En esta última situación el bien restituido deberá ser de idénticas características y calidad del original.

ARTICULO 8º: Cuando se trata de armas de fuego, el pago deberá realizarse de conformidad con los valores vigentes en el mercado internacional y si se opta por la reposición, tendrá que ser con unas bien de idénticas características y calidad.

ARTICULO 9º: Concluido el trámite especificado en los dos artículos anteriores, deberá compulsarse copia certificada del acta y con certificación de ingreso al inventario, el expediente que se forme se deberá remitir a la Contraloría General de Cuentas, para que si procede, orden la baja que corresponda.

ARTICULO 10º: En caso de sustracción de bienes muebles, en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta, el jefe de la dependencia, deberá proceder a la suscripción del acta en que se haga constar lo sucedido. Con una copia certificada de la misma, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante tribunal competente. Igual procedimiento se observará si se tratara de robo o hurto de vehículos, debiéndose cumplir además del procedimiento antes descrito, con obtener certificación de la fase en que se encuentra el proceso judicial, así como certificación del ingreso al inventario y remitir el expediente a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y fenecimiento del trámite de baja.

ARTICULO 11º: Cuando con ocasión de un incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otra acción natural o humana, se registre la destrucción, daño o desaparición de bienes, el jefe de la dependencia deberá suscribir acta en la que se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizado los bienes afectados. Con certificación de dicha acta, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante tribunal competente. Posteriormente, permitirá las actuaciones a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y conclusión del trámite de baja respectivo.

ARTICULO 12º.: Cuando una Embajada o Consulado de Guatemala en el exterior, requiera la baja de su inventario o al traslado de algún bien mueble, el jefe de la misión, con la comparecencia de por lo menos dos de sus funcionarios, suscribirá


acta haciendo constar los motivos y la descripción del bien, remitiendo copias certificadas del acta y del ingreso a inventario, al Ministerio de Relaciones Exteriores, para que con su anuencia se trasladen las diligencias a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que emita la resolución pertinente, en la que deberá indicar la procedencia de la destrucción y posterior soterramiento del bien o bienes de que se trate, observando en todo caso la legislación del país donde tiene su sede la misión.

ARTICULO 13º.: En caso de cierre de Embajadas o Consulados de Guatemala, en el exterior, el jefe de la misión, bajo su estricta responsabilidad, y con la aprobación previa del Ministerio de Relaciones Exteriores, deberá vender los bienes inventariados, en pública subasta o al mejor postor, observando las disposiciones legales del país donde se encuentre la sede diplomática. Si existe la oportunidad y conveniencia de que los bienes sean traídos a territorio guatemalteco, así deberá hacerse, sin perjuicio de que puedan ser trasladados a otra representación nacional.

ARTICULO 14º: En los casos de adquisición de bienes por parte de las representaciones diplomáticas, a cuenta del precio de los bienes a adquirirse, podrán entregarse bienes inventariados, debiéndose contar previamente con la documentación justificativa proporcionada por el jefe de la misión, con la anuencia del Ministerio de Relaciones Exteriores a través del Acuerdo respectivo, el que si lo estima necesario podrá recabar previamente dictamen de la Contraloría General de Cuentas.

ARTICULO 15º.: Los bienes que se adquieren por las Embajadas o Consulados, deberán ser ingresados en el inventario correspondiente, en quetzales, consignándose su valor en dólares de los Estados Unidos de América, al cambio en que se efectúa la compra, con base para el efecto en la información que proporcione el Bando de Guatemala.

ARTICULO 16º: Las Embajadas o Consulados bajo la responsabilidad del jefe de la misión quedan obligados a remitir al Ministerio de Relaciones Exteriores, informe trimestral acerca de la adquisición de bienes que realicen, ya sean estos fungibles o no fungibles.

ARTICULO 17º.: En los casos de depreciación y reevaluación de bienes muebles, se deberá aplicar lo dispuesto en el Decreto Ley No. 2-86 que contiene la Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas y Acuerdos Gubernativos No. 7-86 que contiene el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto y sus modificaciones.

ARTICULO 18º: Cada funcionario que tenga a su cargo cualquiera de las dependencias a que se refiere el presente reglamento, será responsable de que en


cualquier transacción de bienes muebles que realice el Estado, este no sufra perjuicio en sus intereses.

ARTICULO 19º: Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho informe deberá ser independientemente al que se refiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley No. 2-86 y 27 de su reglamento contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86.

ARTICULO 20º.: Los bienes de metal o que contengan partes metálicas y que se encuentran en mal estado, deberán ser entregados a la Comisión Recolectora de Chatarra –CORECHA- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a lo estipulado por el Decreto No. 77-75 del Congreso de la República. Previamente deberá verificarse el mal estado de los mismos, a través de una revisión practicada por un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Si se establece que los bienes están en buen o regular estado, tendrán que entregarse a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese al inventario de bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite.

ARTICULO 21º: Las dependencias que a la fecha tengan ingresados en su inventario general, bienes fungibles, o sea los que se consumen rápido por su uso constante, deberán suscribir acta identificándolos y, con certificación de la misma y del ingreso a dicho inventario, iniciará, el trámite de baja respectivo, ante la Contraloría General de Cuentas para que esta ordeno su ingreso al inventario de bienes fungibles.

ARTICULO 22º.: Los funcionarios o empleados que contravengan lo dispuesto en este reglamento, serán sancionados de conformidad con lo que sobre el particular disponen la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, su reglamento, Ley de Servicio Civil, Ley de Responsabilidades, Ley de Probidad o cualquier otra regulación que contengan sanciones administrativas, pecuniarias, civiles o penales.

ARTICULO 23º: Los casos no previstos en el presente reglamento, serán resueltos por la Contraloría General de Cuentas a solicitud del jefe de la dependencia interesada.

ARTICULO 24º: El presente Acuerdo empieza a regir el día siguiente de su publicación en el diario oficial.


COMUNÍQUESE

ANA ORDOÑEZ DE MOLINA

RAMIRO DE LEON CARPIOPRESIDENTE DE LA REPUBLICA

DECRETO NÚMERO 83-69

El Congreso de la República de Guatemala,

CONSIDERANDO:

Que es conveniente modificar el Decreto 436 del Presidente de la República, con el objeto de establecer procedimientos más rápidos para facilitar la depuración del activo de la Nación, evitando trámites innecesarios,

POR TANTO,

En uso de las facultades que le confiere el inciso 1º del artículo 170 de la Constitución de la República,

DECRETA:

ARTICULO 1º. El artículo 1º queda así:“ARTICULO 1º. Las oficinas del Estado que tengan bienes muebles o semovientes no utilizables en los mismos, lo harán del conocimiento del Ministerio de que dependan para que éste a su vez solicite al de Hacienda y Crédito Público que autorice al Departamento de Bienes Nacionales y Licitaciones para proceder al traslado o venta de tales bienes o semovientes, de conformidad con la presente ley.

Cuando se trate de bienes muebles que por su mal estado ya no sea posible repararlos o utilizarlos, deberá hacerse constar tal circunstancia por el jefe de oficina, el que lo hará del conocimiento del Ministerio de que dependa, para que éste si lo considera conveniente, solicite autorización al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previa comprobación de tal circunstancia por un delegado de la Contraloría de Cuentas, para la destrucción y baja de tales bienes muebles en el


inventario respectivo, debiéndose levantar el acta correspondiente, de la cual se remitirá copia certificada a la

Contaduría General de la Nación y al Departamento de Bienes Nacionales y Licitaciones”.

ARTICULO 2º. El artículo 3º queda así:“ARTICULO 3º. Cuando una dependencia del Estado tenga bienes deteriorados y considere necesario sustituirlos por nuevos, podrá darlos como parte del precio de la nueva adquisición previa autorización del Ministerio respectivo y del de Hacienda y Crédito Público.

Las Misiones Diplomáticas y Consulares acreditadas en el exterior, que tuvieran bienes en mal estado y consideren necesario sustituirlos por nuevos, podrán darlos como

parte del precio de la nueva adquisición o venderlos sin subasta y aplicar el precio de la venta como parte del precio de la nueva adquisición previa autorización del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

ARTICULO 4º. El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial.

Pase al Organismo Ejecutivo para su publicación y cumplimiento.

Dado en el Palacio del Organismo Legislativo, en la ciudad de Guatemala, a los nueve días del mes de diciembre de mil novecientos sesenta y nueve.

ENRIQUE CLAVERIE DELGADOPresidente.

AUGUSTO ROSALES ARRIOLAPrimer Secretario.

JOSE RODOLFO OGALDEZ GIRONTercer Secretario.

Palacio Nacional: Guatemala, veinticuatro de diciembre de mil novecientos sesenta y nueve.

Publíquese y cúmplase.


JULIO CÉSAR MENDEZ MONTENEGRO

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,EMILIO A. PERALTA P.

DECRETO LEGISLATIVO No. 647

LA ASAMBLEA NACIONAL LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA,

DECRETA:

ARTICULO 1º. Los jefes de las oficinas públicas y de los establecimientos nacionales de cualquier naturaleza y que sean, procederán a formar un inventario y avalúo de todos los útiles y enseres de los Despachos que estén a su cargo.

ARTICULO 2º. Se señala el plazo de tres meses a contar de la fecha de promulgación de esta ley, para que se cumpla con lo dispuesto en el artículo anterior, debiendo queda en el Despacho, en el libro respectivo, el original del inventario y remitirse copia certificada al superior jerárquico respectivo, al Ministerio del Ramo y a la Contraloría de Cuentas.

ARTICULO 3º. Durante los primeros quince días de cada año, se hará un nuevo inventario en las oficinas y establecimientos públicos referidos y se remitirán las copias establecidas en el artículo anterior, debiendo la Contraloría de Cuentas formular el inventario general y remitir una copia de él, al Ministerio de Finanzas Públicas y a la Escribanía del gobierno con las observaciones conducentes a deducir las responsabilidades respectivas.

ARTICULO 4º. Al tomar posesión un empleado, deberá recibir su oficina o establecimiento por inventario detallado, que formarán tanto el saliente como el entrante, debiendo remitirse copia certificada al Ministerio que corresponda y a la Contraloría de Cuentas con anotación de las alteraciones ocurridas.

ARTICULO 5º. En el caso de que se hubieren extraviado algunos objetos, el jefe respectivo dará parte inmediatamente a la autoridad que corresponda, para que instruya la averiguación.

ARTICULO 6º. Se castigará con una tercera parte más de la pena que corresponde conforme al Código Penal a las personas que resulten autores o cómplices en la desaparición de los objetos, estimándose también como


cómplices a los empleados que no den el aviso a que se refiere el artículo anterior.

ARTICULO 7º. Los empleados que manejen fondos públicos y los que tengan a su cargo establecimientos donde haya valores del Estado, deberán caucionar su responsabilidad en la forma establecida en el Código Fiscal para los empleados de Hacienda, no admitiéndose las cauciones mancomunadas.

ARTICULO 8º. Los empleados públicos afectos a caución, no podrán ausentarse del territorio de la República, sin haber cancelado su responsabilidad, salvo permiso del Gobierno.

Guatemala, 23 de abril de 1906.

CABRERAPRESIDENTE DE LA REPUBLICA

DECRETO NÚMERO 436

El Presidente de la República,

CONSIDERANDO:

Que los inventarios de las diversas dependencias del Estado contienen gran cantidad de bienes muebles que por su uso se encuentran deteriorados, no obstante lo cual, figuran en la mayoría de los casos con su valor de compra, aumentando ficticiamente el activo de la Nación;

CONSIDERANDO:

Que la venta de dichos bienes no sólo sería beneficiosa para depurar los mencionados inventarios, sino que produciría algunos interese al fisco;

CONSIDERANDO:

Que en varios lugares de la República y aun en las propias oficinas gubernativas se encuentran bienes del Estado en completo abandono, los cuales ya no prestan servicio y si ocasionan dificultades por el control que exige su tenencia,


POR TANTO,

DECRETA:

ARTICULO 1º. Las oficinas del Estado que tengan bienes muebles y semovientes no utilizables en las mismas, mediante autorización del Ministerio de que dependan, lo pondrán en conocimiento del Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que éste disponga el traslado, venta o destrucción de los mismos, de conformidad con la presente ley.

ARTICULO 2º. Para los casos de traslado, el Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones, dará la orden del caso al Departamento de Contabilidad del Estado, anotará las operaciones cuando reciba el aviso de que tales valores han sido incluidos en el inventario de la dependencia que los reciba, aviso que el Departamento de Contabilidad enviará también a la Oficina que remite esos valores, para el descargo en su respectivo inventario.

ARTICULO 3º. Para los casos de venta, el Ministerio de Finanzas Públicas nombrará persona que efectúe el avalúo, y aprobado éste por dicho Ministerio, el Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones hará la publicación de los bienes a subastar, de los precios que servirán de base, del lugar, fecha y hora en que se procederá al remate,

publicación de deberá hacerse en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar donde se efectúe la subasta o de la capital, con anticipación no menor de diez días al acto.

Cuando por la variedad de artículos el aviso resultare muy extenso, podrá reducirse a los datos indispensables, y poner el detalle en el lugar de la subasta, a la orden de los interesados.

ARTICULO 4º. La subasta la efectuará un delegado del jefe del Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones, el que está facultado para aprobar y aceptar las propuestas escritas o verbales.

ARTICULO 5º. Las ofertas pueden presentarse verbalmente o por escrito y la adjudicación se hará en el mismo acto, al mejor postor.

ARTICULO 6º. El producto de las ventas ingresará a la Tesorería Nacional, sus agencias o administraciones de Rentas, y formará parte del fondo común. La entrega de los objetos o semovientes se hará a la presentación del recibo que tales dependencias extiendan.


ARTICULO 7º. Los bienes, cuya venta no se logre en el momento del remate, podrán venderse prescindiendo de este requisito y sin más trámite, a los nuevos precios que les fije el Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones.

ARTICULO 8º. Cuando una oficina pública tenga bienes en mal estado y considere necesario sustituirlos por nuevos, podrá darlos como parte del precio de la nueva adquisición, previa autorización del Ministerio respectivo y del de Finanzas Públicas.

ARTICULO 9º. Cuando las operaciones anteriores, por su cuantía estén sujetas a la ley de licitaciones, bajó ningún aspecto podrá autorizarse la exoneración de los requisitos que la misma establece, especificándose en las bases de la licitación, la

obligación del oferente de cotizar precio por el artículo usado que se va a entregar como parte del valor de la compra. Se exceptúan los casos contemplados por el Decreto 290 del Ejecutivo (Diario Oficial, 14 de mayo de 1955).

ARTICULO 10º. Para la venta de productos, bienes muebles y semovientes no comprendidos en este decreto, deberán observarse los requisitos establecidos en el Código Fiscal y demás leyes vigentes, salvo que se trate de productos de fácil descomposición, de semovientes cuya tenencia perjudique al fisco o que el requisito a llenar ocasione gastos innecesarios, la venta podrá llevarse a cabo sin más trámite que el dictamen favorable del Tribunal y Contraloría de Cuentas.

ARTICULO 11º. La falta de cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley, será sancionada por el Ministerio de Finanzas Públicas con multas que oscilen entre diez

quetzales (Q10.00) y el monto del avalúo de los bienes, atendiendo en cada caso a la gravedad de esa falta.

ARTICULO 12º. El presente decreto entrará en vigor a los ocho días siguientes de su publicación en el Diario Oficial.

Dado en el Palacio Nacional: en la ciudad de Guatemala, a los veintiún días del mes octubre de mil novecientos cincuenta y cinco.

Publíquese y cúmplase.

CARLOS CASTILLO ARMAS

El Ministro de Hacienda y Crédito PúblicoJORGE ECHEVERRIA LIZARRALDE.


Publicado el 24 de octubre de 1955.

NOTA: El Decreto 436 fue ampliado y reglamentado por Acuerdo Gubernativo del 26 de abril de 1962, publicado en el tomo CLXI, el 10 de mayo de 1962.

Publicado en el Diario Oficial el 13 de mayo de 1938DECRETO NÚMERO 2084

Decreto número 2084

Jorge Ubico,

Presidente de la República,

En uso de las facultades que le confiere el inciso 23 del artículo 77 de la Constitución de la República; y

Considerando:

Que es conveniente uniformar el procedimiento para la autorización de los libros de contabilidad, así como para la de libros de importancia pertenecientes a las oficinas públicas, sociedades, comités, etcétera, que están sujetos a la fiscalización del Tribunal de Cuentas. Que, por otra parte, es necesario llevar un efectivo registro de los mismos, para evitar su posible pérdida, o destrucción;

POR TANTO,

Decreta:

Artículo 1º. La autorización y registro, tanto de los libros de contabilidad de las oficinas públicas como de los que pertenecen a otras entidades sujetas a la fiscalización del Tribunal de Cuentas, lo mismo que todos aquellos que, por su esencial importancia, deban llenar esos requisitos, se sujetarán en lo sucesivo a los procedimientos establecidos por la presente ley.

Artículo 2º. Los libros de contabilidad (entre los cuales quedarán comprendidas las hojas sueltas, y las tarjetas y todas las fórmulas que se utilicen para llevar las cuentas); los libros de actas y todos aquellos que tengan importancia por servir de base a las operaciones contables, o que pueden utilizarse como comprobantes de


las mismas, así como los libros que disponga la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, o el Tribunal de Cuentas, deberán someterse, antes de ponerse en uso, a la autorización de las dependencias que se indican más adelante.

Artículo 3º. En consonancia con el artículo anterior, serán autorizados:

a) Por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público: el libro diario mayor general de la Dirección General de Cuentas modificado por el inciso 22 del artículo 12 del decreto 1126 del Congreso de la República;

b) Por la Dirección General de Cuentas: los de todas las oficinas públicas del departamento de Guatemala, los de las Intendencias Departamentales de Hacienda, Administraciones de Rentas, Administraciones de Aduanas, Agencias Departamentales de la Tesorería Nacional, entidades del departamento de Guatemala sujetas a la fiscalización del Tribunal de Cuentas y los auxiliares de la propia Dirección; y

c) Por los intendentes departamentales de Hacienda: los de las municipalidades y demás oficinas públicas, sociedades y comités del departamento, sujetos a fiscalización del Tribunal de Cuentas, excepción hecha de los que se mencionan en el inciso anterior.

Artículo 4º. Las dependencias encargadas de la autorización de los libros indicados en el artículo precedente, llevarán un libro de registro, en forma tabular, para inscribir, en orden correlativo: el número de registro que corresponda al libro autorizado (que será el mismo que figura en la primera hoja de este último), la fecha de su autorización, el número de sus hojas, uso a que se destine y la oficina a que pertenecen. Además, con el fin de establecer en cualquier momento el número de libros autorizados para cada una, las mencionadas dependencias llevarán un libro índice, en el que figuren, por oficinas los números de registro, la cantidad de las hojas y el objeto de los libros.

Artículo 5º. Toda oficina que solicite libros, o la autorización de los libros a las dependencias encargadas para tal efecto, deberá manifestar de manera clara y precisa el fin a que se destina, a efecto de hacerlo constar en la autorización y en los registros.

Articulo 6º. Los libros en los cuales lleven las respectivas oficinas el registro de los libros que ellas mismas autoricen, deberán autorizarse a su vez en la siguiente forma:

1º. Los de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y los de la Dirección General de

Cuentas, por el secretario del ramo citado; ySECCION INVENTARIOS COORDINACION ADMINISTRATIVA


2º. Los de las Intendencias departamentales de Hacienda, por el director general de Cuentas.

Artículo 7º. Los libros no serán autorizados, si no están debidamente foliados y empastados.

Artículo 8º. La autorización se hará por el funcionario autorizante, mediante una razón puesta en la primera hoja, en la cual se haga constar el número de registro que corresponda a los libros, la fecha de la autorización, la cantidad de hojas que se autorizan y su numeración, así como el uso y oficina a la cual se destina. Las hojas autorizadas llevarán el sello de la oficina que autoriza, y en la última, la indicación de que con ella terminan las hojas autorizadas. La primera y la última razón serán firmadas por el funcionario respectivo.

Artículo 9º. En los casos en que las cuentas se lleven en hojas sueltas, tarjetas u otras fórmulas cualesquiera, la autorización consistirá únicamente en el sello del funcionario autorizante; pero las respectivas fórmulas serán numeradas en forma correlativa. El uso de tales fórmulas se hará en orden numérico, aunque en su clasificación y archivo no se siga este mismo orden por razón del sistema de contabilidad que se emplee. Cuando por cualquier circunstancia fuere inutilizada alguna fórmula, deberá ponerse en ella, transversalmente la palabra "anulada", así como la fecha de la anulación, archivándola debidamente. Artículo 10º. Las oficinas, comités, etcétera; que por la índole de sus operaciones lleven libros autorizados y destinados al mismo objeto, deberán numerarlos de uno en adelante, correlativamente, a efecto de facilitar su consulta, archivándose en el mismo orden y con las seguridades del caso para evitar su destrucción o pérdida; con las mismas seguridades y en debido orden se archivarán las fórmulas sueltas.

Artículo 11º. Los jefes de las oficinas y los empleados que tengan a su cargo los libros autorizados, serán responsables de su buena guarda y conservación; y, en consecuencia, cuando fueren removidos los jefes, el entrante deberá pedir a la oficina encargada de la autorización, un detalle de los que le deben ser entregados, poniendo inmediatamente en conocimiento de las autoridades respectivas la falta de cualquiera de ellos.

Artículo 12º. Los funcionarios encargados de la inspección de las oficinas deberán, cada vez que las visiten, establecer si están completos los libros autorizados para las mismas y si llenan los requisitos que establece la presente ley.

Sí ocurriere la pérdida o la inutilización total o parcial de alguno de ellos, se procederá contra el responsable.


Artículo 13º. De los libros usados y de los que están actualmente en uso se levantará un inventario debidamente detallado, compulsándose copia por duplicado para las oficinas encargadas de su autorización y registro. En dicho inventario se irán agregando los libros que se autoricen. El término para el envío del inventario que se menciona en el presente artículo, será de 30 días contados desde la fecha de la vigencia del presente decreto.

Artículo 14º. Se derogan los artículos 1125 y 1126 del Código Fiscal, que se refieren a la autorización de los libros destinados a las cuentas fiscales.

Artículo 15º. La presente ley entrará en vigor el 1º de junio próximo entrante y de ella se dará cuenta a la Asamblea Nacional Legislativa oportunamente.

Dado en la casa del Gobierno: en Guatemala, a los seis días del mes de mayo de 1,938.

Jorge Ubico.

El Secretario de Estado en el DespachoDe Hacienda y Crédito Público,

J. González Campo.


CIRCULAR 3-57

Guatemala, 1 de diciembre de 1969

1 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADODEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SEÑOR:

Como es de su conocimiento, el 31 de diciembre de cada año finaliza el ejercicio fiscal y, como consecuencia, a esa fecha todas las oficinas públicas deben proceder a formar su inventario de bienes muebles e inmuebles, separadamente y en la forma que adelante se indica, de conformidad con el Decreto Legislativo 647.

Estando agotados los folletos que contienen la Circular 3-57 emitidas en junio de 1957, y con el objeto de mantener informadas al respecto a todas las oficinas públicas, se ha procedido a actualizarla, reproduciendo en esta edición las instrucciones que deben continuar vigentes y modificando las que hayan sufrido cambios, para cumplir con lo prescrito por los Decretos 436 y 552 del Presidente de la República.

La Dirección de Contabilidad del Estado mantiene el propósito de que al cierre de operaciones contables de cada ejercicio fiscal, se presente un inventario completo de los bienes muebles e inmuebles del Estado, por lo que se previene a los jefes de oficina que no se permitirán demoras en la rendición de los inventarios respectivos, y que por los medios que dispone se deducirán, de acuerdo con la Contraloría de Cuentas, las responsabilidades consiguientes a los funcionarios o empleados negligentes, ya que la experiencia ha demostrado que cada año se vienen confrontando serios problemas en la época en que debe reconstruirse el Inventario General de la Nación, por falta de la información correspondiente.

Para mayor ilustración de los jefes y empleados que deben observar la correcta aplicación de las instrucciones que rigen la preparación, verificación y rendición de los inventarios, al final de esta circular se insertan las disposiciones legales y resoluciones vigentes relacionadas con esta materia; no obstante, cualquier duda que al respecto surgiere, será resuelta inmediatamente por el Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado.

A fin de facilitar la consulta de las presentes instrucciones, éstas serán tratadas en la forma más clara y sencilla posible, en las siguientes secciones:

2 LIBRO DE INVENTARIOS

Todas las oficinas públicas deberán llevar un libro autorizado, ya sea empastado o en hojas movibles, para el registro del inventario a su cargo.La autorización deberá hacerse de conformidad con el Decreto Gubernativo 2084, así:a) Por Contraloría de Cuentas: los de todas las oficinas públicas del departamento de Guatemala, los de las intendencias

departamentales de hacienda, administraciones de rentas y/o aduanas, y entidades del departamento de Guatemala, sujetas a fiscalización por parte de la Contraloría de Cuentas; y


b) Por las Intendencias de Hacienda departamentales, los de las demás oficinas públicas, sociedades o asociaciones y comités departamentales sujetos a fiscalización de la Contraloría de Cuentas, a excepción de los mencionados en el literal anterior.

3 TIEMPO EN QUE DEBE FORMARSE EL INVENTARIO

Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe de oficina bajo su responsabilidad deberá disponer la verificación física del inventario respectivo, a efecto de que esté terminado el día 31 de diciembre de cada año, asentándolo enseguida en el libro destinado para el efecto, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualización.

4 FORMA EN QUE DEBE PRACTICARSE EL INVENTARIO

En esta Dirección de Contabilidad del Estado, existe control separado para los bienes muebles y para los bienes inmuebles de la Nación, en igual forma deberán practicarse los inventarios en las oficinas respectivas, pero ambos se registrarán en el mismo libro de inventarios y cerrarse o totalizarse independientemente.

El inventario de bienes muebles contendrá, por cuentas, el detalle del mobiliario, equipos, maquinaria, herramientas, vehículos, semovientes, etcétera, debidamente valorizados y separados por las secciones o departamentos que componen cada oficina, dependencia o establecimiento.

Los rubros de las cuentas se antepondrán al detalle de cada grupo de bienes, consignando todos los datos de los artículos u objetos respectivos; por consiguiente, cuando se trate de maquinaria, vehículos, máquinas de escribir o de calcular y toda clase de aparatos, deberán especificarse sus características, tales como: Marcas, modelos, números de registro, etc., para su fácil identificación; cuando se trate de semovientes se identificarán sus marcas, nombres, color, edad aproximada y cualquier otro dato que se considere necesario para poder distinguir unos de otros. Por cada rubro deben anotarse los valores respectivos en columnas parciales, para facilitar el resumen.

El inventario de bienes inmuebles contendrá la descripción de la o las propiedades, no debiendo incluir en éste las que correspondan a las municipalidades, ciñéndose también a la nomenclatura fiscal y especificando el nombre, extensión, ubicación, colindancias, números de registro de la Propiedad Inmueble, etcétera, con su respectivo valor.

Al terminar el inventario tanto de bienes muebles como de bienes inmuebles, deberán verificarse los cálculos y sumas correspondientes, a fin de evitar errores y atrasos que van en perjuicio de la rendición oportuna de la copia respectiva. Al pie del mismo deberá anotarse un resumen que contenga las cuentas correspondientes y sus valores, tal como figura en el ejemplo siguiente:

Resumen del inventario de la dependencia XX a tal fecha:

1231.01 Edificios e instalaciones Q.1232.01 De producción Q.1232.02 De construcción Q.1232.03 De oficina y muebles Q.5, 893,670.901232.04 Médico-sanitario y de laboratorio Q.1232.05 Educacional, cultural y recreativo Q. 266,555.651232.06 De transporte, elevación y tracción Q.1, 824,874.091232.07 De comunicaciones Q.1232.08 Herramientas Q. 2,585.01


1233 Tierra y terrenos Q.1234.01 De bienes de uso común Q.1234.02 De bienes de uso no común Q.1234.03 Construcciones militares Q.1235 Equipo militar y de seguridad Q.1236 Animales Q.1237 Otros activos Q. 219,114.98TOTAL: Q.8, 206,800.63

A continuación del resumen deberá anotarse en letras a cuánto asciende el inventario, lugar y fecha, firmando de conformidad el empleado responsable con el visto bueno del jefe de la oficina.

RENDICION DE LAS COPIAS DE INVENTARIO

Durante el mes de enero de cada año, todas las oficinas y establecimientos gubernativos deberán enviar, sin excusa ni pretexto alguno, una copia certificada del inventario de bienes muebles y otra de bienes inmuebles, directamente al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, para su confrontación y operaciones procedentes. Dichas copias deberán ser revisadas antes de remitirlas, comprobando que los cálculos y sumas estén enteramente conformes, a fin de evitar errores y su devolución por tal motivo, lo que ocasiona atraso y pérdida de tiempo, ya que precisamente se concede todo el mes de enero para este trabajo, con el objeto de obtener datos exactos. Las dependencias que se indican en el primer párrafo de “Disposiciones Generales”, con la debida anticipación requerirán a las oficinas respectivas la rendición de los inventarios subsidiarios, a efecto de que dentro del mismo mes de enero se presenten los inventarios centralizados a la Dirección de Contabilidad del Estado.

Con el objeto de evitar reclamos y sanciones económicas innecesarias, la remesa de los inventarios debe hacerse por correo certificado para las oficinas o dependencias en el interior de la República, y por conocimiento ordinario para las que tienen su sede en la capital de Guatemala, ya que de optarse por entregar los inventarios de la capital en duplicado, a efecto de que el Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado devuelva la copia sellada y firmada como constancia de haber cumplido con la remesa del inventario.

SANCIONES DISCIPLINARIAS

El Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, con la debida anticipación y por los medios que considere convenientes, hará un recordatorio acerca del cumplimiento y plazo para rendir los inventarios. Después de practicada la liquidación de cada ejercicio fiscal y preparado el Inventario General de la Nación, se reportarán a la Contraloría de Cuentas, las oficinas, dependencias o establecimientos que no hubieren cumplido con la remesa de sus copias de inventarios, para que dicha institución imponga las sanciones económicas del caso, de conformidad con el inciso k) del artículo 13 del Decreto 1126 del Congreso de la República.

ADICIONES AL INVENTARIO

Toda adquisición de bienes no fungibles que ocurra en el transcurso del año y que constituya aumento al activo, deberá agregarse a continuación del inventario anterior, previa reapertura del mismo en el libro autorizado, teniendo cuidado de hacerlo en las fechas precisas en que se lleve a cabo la adquisición.

De cualquier adición que se haga al inventario, deberá darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, indicando si la adquisición fue por donación de alguna entidad, si se compró con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas, citando en su caso el número de la Orden de Compra y Pago correspondiente, o si fue por medio del Fondo Rotativo, indicarlo claramente.

Si los bienes se adquirieron por traslado de otras dependencias, también deberán agregarse al inventario, explicando con claridad de donde se obtuvieron y rindiendo el aviso de adquisición.


En el mismo aviso a que se refiere el párrafo anterior, se informará del importe total con que queda el inventario después de sumado el valor de lo adquirido, por ejemplo: si se adiciona una máquina de escribir que cuesta Q.225.00 y el último inventario arrojaba la suma de Q.1, 900.00, deberá reportarse que, después de asentada la operación, el inventario asciende a la cantidad de Q.2, 125.00. En el suplemento aparece un modelo para reportar la información anterior.

DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIO

Las bajas de inventario pueden ocurrir por cualquiera de los siguientes conceptos:1) Por destrucción o incineración de los objetos;2) Por pérdida o robo;3) Por traslado a otra dependencia;4) Por desuso, venta o permuta; y5) Baja por traslado según Decreto 77-75 del Congreso de la República (suplemento de Disposiciones Legales)

En el primer caso, es indispensable autorización expresa del Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas Públicas y de la Contraloría de Cuentas, la cual puede ser concedida llenando para el efecto los siguientes requisitos:

a) Suscribir acta ante autoridad competente: Gobernador o Intendente de Hacienda, Administrador de Rentas, Alcalde Municipal o Juez de Paz, según el caso, haciendo constar el estado en que se encuentran los objetos. Del acta indicada deberán obtenerse tres copias certificadas, elevándolas con nota al Ministerio del Ramo que corresponda, solicitando de conformidad con el Acuerdo Gubernativo de fecha 6 de junio de 1968, que se ordene la baja en el inventario respectivo y la remisión de los bienes al Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones, para que éste proceda conforme lo prescrito por los artículos 1º y 2º del Decreto 436 del Presidente de la República.

b) Al estar en poder de la oficina interesada la copia de la resolución del Ministerio del Ramo a que corresponda, deberá oficiarse al Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, poniendo a su disposición los bienes cuya baja fue ordenada por el Ministerio respectivo, a efecto que se resuelva su destrucción o traslado conforme el artículo 1º del Decreto 436 del Presidente de la República. En caso de que se disponga lo primero, se deberá suscribir otra acta con intervención de autoridad competente, dejando constancia de lo actuado. De dicha acta se sacarán tres copias certificadas, remitiendo una al citado Departamento y las restantes con oficio al jefe de la Contraloría de Cuentas, solicitando que, en vista de haberse dado cumplimiento a lo dispuesto por el Ministerio del Ramo y Departamento de Bienes del Estado (si se dispuso la destrucción o incineración), se autorice la baja de los objetos que ya no deben seguir figurando en el inventario, debido a su destrucción o incineración, cuyo expediente o resolución se recibe en la Dirección de Contabilidad del Estado para asentar las operaciones contables que proceden y lo cual se comunicará a la dependencia interesada para que también asiente las operaciones de baja en su inventario. (Dictamen de la Contraloría de Cuentas, contenido en oficio No. Fc. 8713 Clas. 5048-8-4-C-8-68 del 17 de septiembre de 1968).

En los casos de pérdida o robo de los bienes, se procederá como sigue:

a) Por pérdida establecida al verificar físicamente el inventario, ya sea al cierre del ejercicio o con motivo de la entrega de un cargo público, el jefe de la oficina de acuerdo con lo prescrito por los artículos 5º y 6º del Decreto Legislativo 647, deberá inmediatamente suscribir acta al respecto y con certificación de la misma dar parte al Ministerio del Ramo o autoridades superiores que correspondan, debiéndose indicar que funcionario o empleado es directamente responsable para que se le exija el reintegro del valor registrado en el inventario, cuyo resultado deberá comunicarse a la Dirección de Contabilidad del Estado para los efectos consiguientes.

b) En el caso que ocurra un robo de bienes por personas desconocidas, el jefe de la oficina al tener conocimiento del hecho, deberá pedir inmediatamente la intervención de las autoridades judiciales de la localidad y suscribir acta circunstanciada, dejando constancia de lo actuado, la cual deberá certificarse dando parte al Ministerio del Ramo y Contraloría de Cuentas, para que se dicten las disposiciones pertinentes y se ordenen las operaciones que se consideren procedentes, cuya resolución será notificada a la Dirección de Contabilidad del Estado, dependencia interesada para lo que haya lugar.


Cuando los faltantes de bienes se establezcan al ser verificados los inventarios por Contralores de Cuentas, Inspectores Fiscales, Administradores de Rentas y/o Aduanas, Gobernador o Intendentes de Hacienda o cualquier otro funcionario o empleado legalmente facultado para intervenir en esta clase de diligencias de fiscalización, corresponde a éstos determinar que funcionario o empleado es directamente responsable de los faltantes, los cuales se harán constar en acta que se suscriba para el efecto, la que servirá de base para que la Contraloría de Cuentas formule los reparos correspondientes de conformidad con los artículos 20 y 21 del Decreto 1126 del Congreso de la República. En caso de que el responsable no entere el valor de los bienes extraviados durante el trámite del correspondiente juicio económico-coactivo, de conformidad con el artículo 83 del Decreto citado anteriormente. La copia de la sentencia proferida por el Tribunal de Cuentas y la cual debe ser enviada al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, servirá de base para registrar en la cuenta “Deudores varios” el adeudo a cargo del responsable del extravío de los bienes y, simultáneamente, para la regularización del inventario de la dependencia respectiva.

Para poder asentar operaciones por venta, traslado o permuta de bienes muebles, es necesario seguir el trámite que establece el Decreto 436 del Presidente de la República, a excepción del Ministerio de la Defensa Nacional que por Decreto Ley 242 está facultado para vender el armamento, equipo, aeronaves, barcos, vehículos y demás artículos pertenecientes al ejército nacional. La resolución que para el efecto dicte el Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, será base suficiente para amparar las operaciones, sin perjuicio que en la gestión de descargo que debe presentarse al Departamento de Contabilidad, se acompañe el acuse de recibo respectivo.

ELEMENTOS QUE NO DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS

Los artículos de consumo constante, tales como útiles de escritorio, gasolina, aceites, grasas, víveres, etcétera, por su naturaleza no deben incluirse en el inventario de bienes muebles, así como también los libros de contabilidad, de actas o conocimientos, colecciones del Diario Oficial, tomos de documentos, folletos de leyes, revistas, programas de estudio, claves, horarios, sellos de hule, etcétera, no deben ser motivo de operaciones de inventario, pues solo aumentan ficticiamente el activo de la Nación.

En el suplemento se presenta una lista alfabética de artículos que no deben aparecer en el inventario de bienes muebles, a fin de que sirva de guía para los casos no previstos, pero por regla general debe tomarse en cuenta que los objetos cuya vida útil no sea mayor de dos años, deberán de excluirse del inventario.

DISPOSICIONES GENERALES

OFICINAS CON INVENTARIOS SUBSIDIARIOS

Las Direcciones Generales de Caminos, Obras Públicas, Correos, Telecomunicaciones, Policía Nacional, Servicios de Salud, Bienestar Infantil y Familiar, Socio Educativo Rural y Departamento de Finanzas del Ejército, por medio de sus secciones de Contabilidad formularán un inventario general en el que se incluyan todas las oficinas y dependencias bajo su jurisdicción. Por consiguiente, las oficinas tanto de la capital como de los departamentos y municipios de la República que dependan directamente de las Direcciones Generales o Departamentos indicados, remitirán los respectivos inventarios a sus oficinas centrales con la debida anticipación, a fin de que el inventario general correspondiente pueda presentarse durante el mes de enero al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado.

TOMA DE POSESION DE CARGOS PUBLICOS

Al tomar posesión de un cargo, deberán entregarse y recibirse los bienes de acuerdo con el inventario actualizado, haciéndose constar en acta si hasta aquí el resultado es satisfactorio o puntualizando cualquier faltante para que el jefe de la oficina exija el reintegro correspondiente, pida la intervención de la Contraloría de Cuentas para la formulación del reparo que proceda, o dé parte a las autoridades judiciales si el caso lo amerita, (Decreto 647). (Debe tener presente que el acta que se suscribe en el formulario de la Oficina Nacional de Servicio Civil, es para dejar constancia de la toma de posesión del puesto).

REGISTRO AUXILIAR DE ARTICULOS FUNGIBLES Y DE CONSUMOSECCION INVENTARIOS COORDINACION ADMINISTRATIVA


Las oficinas públicas deberán llevar un registro de sus artículos fungibles en libro auxiliar autorizado, separadamente del libro de inventarios. Las adquisiciones se operarán únicamente en este libro y no es necesario dar aviso al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado; en cuanto a las bajas, pueden operarse sin la autorización necesaria para los objetos inventariables, por medio de acta que se suscribirá bajo la responsabilidad del jefe de la oficina.

Para registrar el movimiento de artículos de consumo, tales como medicinas, ropa, víveres, combustibles, lubricantes, etcétera, deberá llevarse control de almacén por el sistema que se considere más conveniente para la dependencia.

TARJETAS DE RESPONSABILIDAD

Con el objeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público, agregándose al final y por separado el detalle de los artículos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en el inventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos los objetos se numerarán correlativamente, consignados tales números en inventarios y tarjetas. Al final de la presente Circular se inserta un ejemplo de dichas tarjetas, cuyo rayado puede modificarse adaptándolo a las necesidades de cada oficina.

REGISTROS AUXILIARES PARA “BIBLIOTECAS” Y “ALMACENES”

Para una correcta presentación de los inventarios debe tenerse presente que las cuentas: 1226.2 Biblioteca y 12.4 Almacenes, se deben incluir en forma global, es decir, poniendo el valor total de los libros y existencias que figuren al cierre del ejercicio 31 de diciembre, ya que por separado procede llevarse registro detallado en libros o tarjetas auxiliares autorizadas por la Contraloría de Cuentas o Intendencia de Hacienda respectiva, en los cuales se operarán también las alzas o bajas que ocurran durante el ejercicio, las que serán reportadas globalmente y en la forma establecida al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado.

INTERVENCIÓN DE LOS CONTRALORES DE CUENTAS E INSPECTORES DE HACIENDA

Debe tenerse presente que de conformidad con el Acuerdo Gubernativo de fecha 6 de junio de 1968 (El Guatemalteco No. 74, Tomo 182 del 8/6/68), los contralores de Cuentos e inspectores fiscales que en el desempeño de las comisiones que les sean encomendadas, comprobaren la existencia de bienes muebles inservibles que aparezcan inventariados en dependencias del Estado y de sus entidades descentralizadas, autónomas o semiautónomas, deberán reportarlos inmediatamente al Ministerio respectivo o Junta Directiva, según el caso, para que se ordene la baja en el inventario correspondiente y se gestione la aprobación posterior de la Contraloría de Cuentas, así como la remisión de dichos bienes al Departamento de Bienes del Estado y Licitaciones, para que éste proceda conforme lo prescrito por los artículos 1 y 2 del Decreto Presidencial 436. Por consiguiente, conviene que las oficinas, dependencias o entidades interesadas, antes de efectuarse la intervención de los contralores o inspectores fiscales, mantengan en un local apropiado los bienes inservibles para que puedan ser verificados físicamente en cualquier momento.

DETALLE DE ALGUNOS DE LOS ARTICULOS QUE POR SU NATURALEZA NO DEBEN AUMENTAR EL ACTIVO, FORMANDO PARTE DE LOS INVENTARIOS DE DEPENDENCIAS PUBLICAS:

Almohadillas Archivadores de cartón Agujas para suturas Accesorios eléctricos Accesorios de tubería Bases para calendarios de escritorio Brochas Brocas Botas de hule o cuero


Bombas de flit Botes de lata Bisturís Canuteros Candados Cubetas Cabos para palas, piochas, azadones, etcétera Cables Cepillos Capas para la lluvia, uso personal Colecciones Diario Oficial Cucharas de jardinería Claves Canastas para basura Cuadros instructivos Chapas Escobas Esponjas Folletos de leyes Guantes de hule, cuero, etcétera Guías telefónicas Frascos para goma Jeringas hipodérmicas Plumeros Lazos Limas Libros de contabilidad, actas, etcétera Lápices o lapiceros Libros de texto Mapas Mangueras plásticas o de hule Mascarillas contra el polvo Metros de madera Perforadoras corrientes Piedras de esmeril o de asentar Pinceles Papelería Programas de estudio Repuestos Reglas corrientes Revistas Regaderas Ropa de cama Rótulos de oficina Sellos de hule Sellos fechadores Secantes de rodillo Saca grapas Sondas Toneles para basura Trapeadores


Trastos de cocina plásticos, de porcelana u otro material Tomos de leyes Y otros similares

MODELO DE TARJETA OBJETOS FUNGIBLES

FECHA CONCEPTO VALOR OBSERVACIONES


DEPARTAMENTO O SECCION: _______________________________________________________________________

NOMBRE: __________________________________________PUESTO: _______________________________________

TARJETA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD

NOMBRE DEPENDENCIA: INEB TELESECUNDARIA MESILLAS BAJAS, AMATITLAN

DEPARTAMENTO O SECCION: _______________________________________________________________________

NOMBRE: _____________________________________PUESTO: ____________________________________________

FECHA CODIGO CONCEPTO VALOR

_______________________________________________________________________Lugar y fecha

______________________________________________________________________


Firma del empleado responsable

Vo.Bo.______________________________________________________________________

Director de la dependencia

INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR INFORME ANUAL DE INVENTARIOS EN LOS FORMULARIOS FIN-01 Y FIN-02.

Para poder llenar los formularios FIN-01 Y FIN 02 debe hacerse en base a la afinidad de los bienes, para lo cual nos permitimos proporcionar las indicaciones siguientes:La cuenta 1231.01 se refiere únicamente a las propiedades inmuebles si se poseen registros y valores para consignarlos.La cuenta 1232.01 únicamente incluye todos aquellos equipos que sirvan para la producción o manufactura de artículos determinados.La cuenta 1232.02 todos aquellos equipos cuyos fines sirvan para construcción, siempre y cuando no estén clasificados como herramientas.La cuenta 1232.03 DE OFICINA Y MUEBLES deberán registrarse todo tipo de muebles y equipo de uso exclusivo en la oficina, tales como escritorios, archivos, sillas, computadoras, ventiladores, impresoras, máquinas de escribir, calculadoras, etc.La cuenta 1232.04 en esta cuenta debe ser registrados los bienes tales como pinzas de disección, tijeras Kelly, manómetros, estetoscopios, camillas para clínica, etc.La cuenta 1232.05, EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO, acá se registran todos los bienes que por su naturaleza corresponden al sector educación, tales como pupitres, pizarrones, cátedras, cañoneras, equipos de sonido, televisores, videograbadoras, reproductores DVD, cámaras fotográficas y de video, pantallas de proyección, colecciones literarias, etc.La cuenta 1232.06 es para ser utilizada en el registro de todo tipo de vehículos.La cuenta 1232.07 será utilizada únicamente para equipos de radiocomunicaciones (los celulares, teléfonos de escritorio, plantas telefónicas, se registran en la 1232.03).La cuenta 1232.08 HERRAMIENTA se registran todos los bienes como carretillas de mano, azadones, palas, martillos, piochas, etc).La cuenta 1237 OTROS ACTIVOS es para registrar los bienes tales como electrodomésticos (estufas, cafeteras, refrigeradores, dispensadores de agua, etc.).Cualquier información adicional con respecto a la clasificación de bienes que no estén detallados en la presente, favor de consultar en la Dirección de Contabilidad del Estado o


en la Sección de Inventarios, Libros y Talonarios de la Dirección Departamental de Educación de Guatemala.

Atentamente,SECCIÓN DE INVENTARIOS

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA SURAvenida Petapa 47-49 zona 12, Comercial Plaza Grecia

Segundo Nivel Oficina No. 37Teléfono: 2462-8700, ext. 130 E-mail: [email protected]

DESCRIPCIÓN MÍNIMA DE ALGUNOS ACTIVOS FIJOS (SÍ SE INCLUYEN EN INVENTARIOS, SEA POR COMPRA O DONACIÓN O

GRATUIDAD CUANDO ESTE AUTORIZADO)

1 EQUIPOS DE CÓMPUTOS: Describir uno por uno, Cpu, Monitor, Teclado, Mouse, anotando marca, modelo, serie y color.

2 UPS: Describir marca, modelo, serie y color.3 IMPRESORAS: Anotar marca, modelo, serie y color.4 SCANNERS: Describir marca, modelo, serie y color.5 APARATOS ELÉCTRICOS: Videograbadoras, radios, refrigeradoras, microondas,

televisores, licuadoras, etc, anotar marca, modelo, serie y color.6 ESCRITORIOS Y MESAS: Describir número de gavetas, material, tipo, marca.7 LIBRERAS Y CREDENZAS: Describir número de entrepaños, color, marca,

material, número de puertas.8 ARCHIVOS Y LOCKERS: Describir número de gavetas, material, marca y color.9 TELÉFONOS Y FAX: Describir tipo, color, marca, modelo, serie.10 PAPELERAS DE METAL: Describir color, números de pisos, marca.11 SUMADORAS Y CALCULADORAS: Describir marca, modelo, serie, color y

número de dígitos.12 AMUEBLADOS DE SALA: Describir color y número de piezas.13 VENTILADORES: Describir marca, modelo, serie, color, pedestal o techo, número

de velocidades.14 CORTINAS PVC: Describir color y medida.15 MÁQUINAS DE ESCRIBIR: tipo, marca, modelo, serie, color.16 CAMAS O LITERAS: Especificar tamaño, material y color.17 VEHÍCULOS: Describir marca, línea, modelo, color, chasis, motor.18 HERRAMIENTAS: Especificar marca, color.19 SACAPUNTAS ELÉCTRICOS: Describir marca, color.20 MESAS DE DIBUJO: Especificar marca, color, material y tipo


mailto:[email protected]

21 MUEBLES PARA COMPUTADORA: Especificar marca, número de gavetas, material, color.

22 TELÉFONOS CELULARES: Especificar marca, modelo, serie, color, batería.23 CAFETERAS Y PERCOLADORAS: Especificar marca, modelo, serie, color y

capacidad.24 PUPITRES: Especificar tipo (unipersonal o bipersonal), marca, material y color.25 PIZARRONES: Especificar tipo, medidas, material, marca, color.

LISTADO DE ALGUNOS BIENES FUNGIBLES (NO SE INCLUYEN EN INVENTARIO ACTIVOS FIJOS)

1 Engrapadoras2 Cortinas de tela3 Gabachas4 Camisas5 Sombreros6 Libros7 Diccionarios8 Percheros9 Pinturas, cuadros10 Manuales11 Leyes12 Equipo y mobiliario prestado (cuando pertenece a otras dependencias)13 Ceniceros14 Mangas de asbesto15 Gabachas de asbesto16 Extensiones eléctricas17 Perforadores18 Basureros plásticos19 Condecoraciones, plaquetas, medallas, trofeos20 Portasacos21 Vidrios para escritorios, libreras22 Maletines23 Chumpas24 Linternas de mano25 Insignias o botones


26 Cables para señales o corriente27 Cinchos de cuero28 Cobertores29 Guantes30 Valijas31 Papeleras plásticas o acrílicas32 Archivadores de diskettes33 Regletas de conexión34 Sellos fechadores35 Bolsas de cuero36 Convertidores37 Cartuchos para impresora38 Bases para bolígrafos39 Tijeras40 Escudos41 Pabellones42 Anteojos plásticos43 Pantalones44 Protectores45 Letras para rótulos46 Floreros, tinteros47 Mapas48 Hojas49 Folletos50 Atachés51 Ollas, sartenes, cucharones


REQUISITOS PARA SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE METAL (FERROSO)

Hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales

1. Solicitud dirigida al Licenciada Nora Segura de Delcompare, Contralor General, Contraloría General de Cuentas de la Nación, con atención a la Comisión Especial de Baja de Bienes Ferrosos, 16 nivel del Ministerio de Finanzas Públicas –MFP-, para dar cumplimiento al Decreto 103-97 del Congreso de la República y el Acuerdo Gubernativo No. 779-98 de fecha 18-11-1998.

2. Certificaciones en original del acta que se suscribe para hacer constar el estado de los bienes que solicitan la baja, detallando en la misma por columna su valor parcial y su valor total.

3. Certificación de asiento contable de inventario en original detallando por columnas su valor parcial y su valor total.

4. Resolución de aprobación de la continuación del trámite por la autoridad superior que corresponda (Ministerio o Resolución de Junta Directiva).

5. El Expediente debe estar debidamente foliado y en orden cronológico.6. Contener la Dirección e inclusive los números telefónicos para efectos

de citaciones y/o notificaciones.7. Lo solicitado debe ser exclusivamente de material ferroso.

REQUISITOS PARA BAJA DE BIENES INCINERABLES (Madera, Plástico, Tela, etc.)

1. Solicitud dirigida al Ingeniero HUGO MILIAN Director de Bienes del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas –MFP-, 16 nivel para dar cumplimiento al Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Artículo 4º Área Metropolitana, Artículo 5º Área Departamental.

2. Certificación en original del acta que se suscriba para hacer constar el estado de los bienes que solicitan la baja, detallando en la misma por columnas su valor parcial y su valor total.


3. Certificación de asiento contable de inventario en original detallando por columnas su valor parcial y su valor total.

4. Resolución de aprobación de la continuación del trámite, por la autoridad superior que corresponda (Ministerio o Junta Directiva).

5. El expediente debe estar debidamente foliado y en orden cronológico.6. Contener la Dirección e inclusive los números telefónicos para efectos

de citaciones y/o notificaciones.7. Lo solicitado debe ser exclusivamente de material destructible e

incinerable.


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