Política Programas Objetivos Indicadores Sistema de Gestión

8/18/2019 Política Programas Objetivos Indicadores Sistema de Gestión

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Buenos días:

Vamos a comenzar una serie de artículos sobre los temas que más preguntas

generan en los Sistemas de Gestión normalizados. Empezaremos por el rela-

tivo a la Política, Los Programas de Gestión, los Objetivos, Metas e Indica-

dores de los Sistema de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la

Seguridad y Salud en el Trabajo. También puede servir para Sistemas de Ges-tión de la Seguridad Alimentaria, pero este artículo está orientado básica-

mente a los otros tres sistemas.

Lo primero, decir que esto es una propuesta particular sobre cómo hacerlo,

una guía que se apoya en los requisitos de las normas, pero todo lo que se

indica no son los requisitos de las normas.

Política, Programas, Objetivos e

Indicadores de Gestión

ISO Calidad 2000

ISO Calidad 2000


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Nuestro sistema para establecer la Política, los Programas de Gestión, los

Objetivos, Metas e Indicadores se desarrolla en seis pasos: los tres primeros

en los que se piensa y los tres últimos en los que se escribe. Os adjunto un

esquema que ayuda a la comprensión del sistema propuesto:

Estos seis pasos son:

1.- La Dirección piensa que es lo que quiere que defina a la organización,

cuales son su Misión, Visión y Valores. Esto se convertirá luego en la Política

de la organización.

2.- La Dirección piensa como se pueden desarrollar de forma genérica, sin

establecer unos valores concretos de mejora. Esto se convertirá luego en los

Programas de Gestión de la organización.

3.- La Dirección piensa en cada uno de los puntos en los que se puede dividir

cada desarrollo. Esto se convertirá luego en los Objetivos e Indicadores del Sis-

tema de la organización.

4.- Cada uno de los puntos en los que se piensa que se puede dividir cada

desarrollo se analiza, se estudian los valores que están asociados y cuales son

más eficientes para el Sistema. Esta tarea no tiene porqué hacerla en solitario

la Dirección, de hecho recomendamos el apoyo de los responsables de los dife-

rentes procesos de la empresa. Se establecen entonces unas Objetivos o hitos a

los que queremos llegar y unos Indicadores o representación matemática de

las Objetivos a las que se quiere llegar. De esta forma quedan establecidos las

Objetivos / Metas y los Indicadores.

Para realiza este análisis es conveniente partir del Mapa de Procesos en el que

tengamos establecido cuales son los Procesos Productivos (de los que vive la

empresa, los que generan ingresos) y cuales son Procesos Soporte (aquellos

que soportan, ayudan a la empresa a que los procesos se hagan correcta-mente).

Aclarar que los Objetivos de los que se habla en este sistema, otras organiza-

ciones los tratan como Metas. El nombre es lo de menos, lo interesante es

saber dividir en los trozos más pequeños que podamos lo que queremos con-

seguir .


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También es importante seguir la norma UNE 66175:2003 Sistemas de gestión

de la calidad. Guía para la implantación de sistemas de indicadores, en general

y en particular para Sistemas de Gestión de la Calidad. El establecimiento de

Indicadores a veces conduce a un sistema que asfixia a la organización por su

cantidad e incluso a veces por su inutilidad. Para estos casos, esta norma en su

punto 5.2. nos dice que sólo se deben desarrollar aquellos que son “rentables“,

es decir, aquellos cuyo coste de puesta en marcha y seguimiento va ser menor

que el beneficio que aporten al sistema. Si el coste es mayor que el beneficio

que aporta entonces no es rentable y se debe desechar .

Hay otra norma en la que se habla de indicadores, en este caso de Gestión

Ambiental, y que también es muy recomendable dada la cantidad de ejemplos

que contiene: UNE-EN ISO 14031:2000 Gestión medioambiental. Evaluación

del comportamiento medioambiental. Directrices generales. (ISO 14031:1999).Esta norma nos divide los indicadores ambientales en tres:

1. Indicadores de Situación Medioambiental ISM (la situación del

medio ambiente que nos rodea)

2. Indicadores de Gestión Medioambiental IGM (como influye el

Sistema de Gestión en los procesos productivos) asociado a los

Procesos Soporte.

3. los Indicadores de Comportamiento Operacional ICO (nos dicen como

influyen nuestros procesos productivos al medio ambiente). asociado

a los Procesos Productivos.

Estos dos últimos indicadores son internos de la empresa y son los que

constituyen los Indicadores de Comportamiento Medioambiental ICM .

Hay otras normas sobre indicadores de gestión, pero asociados a activida-

des empresariales, más que a sistemas de gestión en general.

Una vez definidos los indicadores, se pueden agrupar por procesos producti-

vos y / o procesos soporte del Sistema. Lo que se puede hacer es crear un cua-

dro donde aparezcan todos los indicadores asociados al Proceso del que deriva

o reportan, indicando el valor normal, el valor objetivo, la fórmula matemá-

tica, la periodicidad y el responsable de seguimiento.


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Los que difícilmente tienen posibilidad de mejora, ya que definen la nor-

mal evolución de cualquier proceso, quedarán como Indicadores de Gestión y

no tienen porqué tener asociado una meta y / o objetivo de mejora, bastará

con que se indique el valor normal, y, si se quiere, el valor a partir del cual se

generaría una incidencia o No Conformidad, además de la fórmula, periodici-

dad y responsable.

Aquellos indicadores que si pueden o queremos mejorar , deberán agruparse

en forma de Objetivo y / o Meta.

5.- Se agrupan las Objetivos / Metas e Indicadores según los Procesos Pro-

ductivos y los Procesos Soporte del Sistema. Cada agrupación da lugar a un

Programa de Gestión por proceso o que combine varios procesos (ya sean pro-

ductivos o soporte) que se cuantifica según los indicadores asociados. De esta

forma quedan establecidos los Programas de Gestión.

Los Programas de Gestión incluirán como mínimo a los responsables con sus

funciones, los recursos asociados (tanto humanos como técnicos) y los pla-

zos. Recodar que el / los Programas de Gestión relacionados con los Sistema

de Gestión de la Calidad debe ser medible y cuantificable, es decir, debe

poder tener una representación matemática. Los Sistemas de Gestión Ambien-

tal y Seguridad y Salud en el Trabajo obligan a la cuantificación pero cuando

“sea factible“.

Para establecer los Programas de Gestión Ambiental se debe tener en cuenta

la identificación y evaluación de aspectos ambientales, en especial los señala-

dos como significativos.

Igualmente, para establecer los Programas de Gestión para la Seguridad y

Salud en el Trabajo se debe tener en cuenta la identificación de peligros y la

evaluación de riesgos.

6.- Se analizan los Programas de Gestión establecidos y se define una Polí-

tica del Sistema acorde a los resultados que se quieren conseguir y a los crite-

rios que se quieren que definan a la Organización. De esta forma queda

establecida la Política, y nos garantizamos un punto de las normas que siem-

pre da problemas que es como sirve la Política de Gestión como base para el

establecimiento de los Programas, Objetivos, Metas e Indicadores del Sistema.


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Con este sistema que os proponemos se consigue un bloque de mejora verti-

cal (desde la Dirección hacia abajo) y de mejora horizontal, ya que relaciona a

todos los departamentos y procesos ya sean productivos o soporte.

Por último, en general para indicadores, metas, objetivos y programas reco-

mendamos valores relativos en vez de absolutos, es decir, del tipo porcenta- jes o relaciones, y en la medida de lo posible relacionados con la facturación

de la empresa, el número de empleados, la cantidad de maquinaria, etc. Como

ejemplos:

• Reducir el número de accidentes graves en la empresa. Este es muy

habitual en empresa certificadas en OHSAS 18001. Si

la definición está en valor absoluto y el año pasado sólo tuviste 2,

este año como contrates más obras, o sean más peligrosas las nuevas

o cualquier otra cosa que te lleve a tener un accidente en marzo,

estás todo el año deseando que no haya más accidentes graves (que

por otro lado está muy bien y es muy loable). Pero si la empresa

contrata una obra donde el indice previsto de accidentes graves al

año es de 20, ese objetivo se te ha ido al traste, aunque al final

tengas sólo 3 accidentes graves, que por otro lado sería un éxito. En

estos casos recomiendo actuar sobre los niveles de riesgos en vez de

sobre la accidentabilidad, y si tiene que ser sobre esta última,

hacerlo en porcentaje sobre obras contratadas, personal en la obra,

niveles de riegos, etc, no por número absoluto de accidentes.

• Poner que se usarán al año cuatro barriles de aditivos en el proceso

productivo. Esto es poco sensato, ya que si normalmente empelamos

cuatro, pero este año por suerte duplicamos la producción, lo más

normal es que terminemos necesitando ocho y se nos caerá un

objetivo que en realidad es una alegría, y más en los tiempos que

corren.

Espero que os sea útil y esperamos vuestros comentarios.

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