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DIRECCION GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

DGTI – PO.001

Política de Asignación y Entrega de

Equipos Tecnológicos Nuevos a usuarios internos

Versión: 2017 Página 1 de 11

Elaborado por: Nelson Vivallo Cazenave Cargo: Director General de Tecnologías de la Información Fecha de Actualización: 01-03-2017

Revisado por: Juan Pablo Gallardo Cargo: Director de Logística Fecha: 01-03-2017

Aprobado por: Javier Valenzuela A. Cargo: Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos. Fecha: 01-03-2017

Política de Asignación y Entrega de Equipos Tecnológicos Nuevos a usuarios internos.

Dirección General de Tecnologías de información


DGTI – PO.001







Contenido I. Aspectos Generales ................................................................................................................................................. 3

II. Asignación de Equipos Nuevos. ........................................................................................................................ 4

1. Aumento de dotación ........................................................................................................................................ 4

2. Reemplazos (personas nuevas en cargos existentes) ...................................................................... 5

3. Cambios de equipo por falla u obsolescencia ....................................................................................... 5

III. Devolución y Retiro de equipo. .................................................................................................................... 6

1. Salidas (personas que cesan en sus funciones) ................................................................................... 6

2. Formulario de Devolución de Equipo ....................................................................................................... 7

IV. En caso de Robo o Pérdida de equipo. ...................................................................................................... 7

Anexo 1................................................................................................................................................................................... 9

Estándar de tipos de Equipos. ............................................................................................................................... 9


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La Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI) con el objetivo de facilitar la entrega de equipos nuevos, de manera que se puedan optimizar los recursos, ordenar y dejar establecido los criterios que deben ser utilizados por las unidades de informática de las Sedes, ha determinado aplicar los siguientes criterios para la asignación de equipos (PC/Notebooks/Teléfonos).

I. Aspectos Generales.

Se entiende por equipos tecnológicos, los dispositivos necesarios para que los colaboradores realicen correctamente las funciones que le son asignadas, esto es, Notebooks, PCs de escritorios, teléfonos y otros que se requieran dentro de esta línea. El origen de los requerimientos de Equipos, se da en dos casos:

a) Si es una persona nueva en la institución, Dirección General de Personas deberá solicitar formalmente la creación de servicios al Jefe de TI de sede, de acuerdo al proceso definido por USS, para esto, debe enviar formulario de solicitud de servicios “FORMULARIO CREACION DE SERVICIOS.XLSX”, el cual indica los datos de la persona y si es reemplazo o aumento de dotación.

b) Si es un colaborador de la USS que requiere cambio de equipo por obsolescencia o falla, debe venir con el formulario que se destinará a estos efectos “FORMULARIO CAMBIO DE EQUIPO.xlsx”, el cual debe estar firmado por el responsable del Centro de Costo respectivo, al que pertenece el colaborador que requiere cambiar el equipo.

Nota: Para ambos casos los Jefes de TI de sede, deberán evaluar factibilidad de reacondicionar y/o reutilizar equipos que estén disponibles en sede, antes de solicitar compra.

En el caso que se requiera compra de Equipos, la Dirección de Logística realizará la gestión de compra del equipo requerido, de acuerdo al “Proceso de Compras USS”, es decir, siempre y cuando exista una solicitud interna de compra debidamente aprobada a través de nuestro sistema. Esta solicitud deberá incluir como respaldo adjunto, y de forma obligatoria, los formularios indicados en los puntos a) y b), así como también se debe indicar en la glosa de esta solicitud el nombre de la persona a quien está destinado el equipo, el cargo y el código del centro de responsabilidad a la que pertenece el colaborador.

Un vez gestionada y aprobada la solicitud en el sistema, el tiempo de entrega al jefe de informática de la sede será de 6 días hábiles desde la fecha de aprobación y 1 día al usuario una vez configurado y habilitado para su uso.


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Para poder cumplir con esta política, los jefes de informática de cada Sede deben cumplir con las normas y procedimientos establecidos para las altas (etiquetado), bajas y traslados de activos fijos, que están indicadas en las “Políticas de Activo Fijo” de la dirección general de finanzas, además de aplicar los siguientes criterios.

II. Asignación de Equipos Nuevos.

Formulario entrega de equipo.

Cada colaborador a quien se le hace entrega de algún equipo, deberá firmar ficha “FICHA ENTREGA DE EQUIPOS.doc”, el cual permite dejar constancia y registro de lo que le ha sido entregado por cualquiera de las siguientes personas:

Jefatura directa. Personal de la dirección de personas. Personal de soporte informático.

Nota: Se deberá llenar una ficha por cada equipo según corresponda.

La asignación de equipos nuevos se puede dar en las siguientes situaciones:

1. Aumento de dotación

a) Docente Planta 25 horas o menos, en este caso se deben instalar equipos de uso compartido en los lugares que la Sede disponga para estos.

b) Docente Planta 26 horas o más, en este caso corresponde la asignación de un equipo que puede ser un Notebook o un PC dependiendo del uso y necesidad del docente.

c) Administrativo Jornada Completa, en este caso si el formulario lo indica, se debe asignar un equipo que puede ser un Notebook o un PC dependiendo del uso y necesidad. Si la persona no requiere movilidad y su trabajo requiere de un equipo con buen rendimiento, es altamente recomendable que se le asigne un PC, esto debe ser revisado y recomendado por el jefe de informática en conjunto con el jefe del nuevo colaborador.


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2. Reemplazos (personas nuevas en cargos existentes) En caso de un colaborador o docente contratado en reemplazo de un cargo existente en la Universidad, el jefe de informática deberá determinar alguna de las siguientes alternativas en el orden indicado:

a) Cargo anterior poseía equipo en buenas condiciones, si el equipo tiene menos de un año de antigüedad y está en condiciones de ser reutilizado, se debe limpiar y reacondicionar para que sea entregado al nuevo colaborador.

b) El equipo está en malas condiciones, si es un equipo que está en malas condiciones para ser entregado al nuevo colaborador, se debe solicitar el cambio de equipo según lo establecido en el punto “I Aspectos Generales”, adjuntando el formulario de creación de servicios enviado por personas y el formulario de cambio de equipo indicando el número de inventario del equipo a ser reemplazado. Adicionalmente se deberá realizar el proceso de baja del equipo reemplazado según lo establecido en la “Política de Activo Fijo e intangible” informando a la dirección de administración de su Sede.

c) En caso de traslado por movilidad interna, deberá informar inmediatamente a la dirección de administración de su Sede para realizar las gestiones respectivas, según lo establecido en la “Política de Activo Fijo e intangible”. El colaborador no se podrá llevar el equipo (PC/Notebooks/Teléfonos) actualmente asignado, este deberá ser entregado a su jefe directo para que pueda ser informado a informática sede y se haga recepción de estos firmando el recibo respectivo, de esta manera pueda ser reasignado a la persona que lo reemplazará.

3. Cambios de equipo por falla u obsolescencia En caso de tener una solicitud de cambio de equipo de algún colaborador o docente, se debe ingresar una solicitud vía mesa de ayuda “Centro de Atención de Servicios (CAS)”. El técnico asignado debe evaluar y realizar un diagnóstico del equipo, con el que debe determinar alguna de las siguientes alternativas considerando el orden indicado de prioridad, es decir, como primera opción la letra a) y última alternativa la letra c):

a) Reacondicionamiento del equipo, el equipo está en condiciones de ser reacondicionado cambiando el disco duro por disco sólido y asignando más memoria.


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En este caso no requiere solicitar un equipo nuevo, debe pedir las partes y piezas requeridas por solicitud interna del sistema de compras con cargo al centro de responsabilidad de la persona, indicando los datos del colaborador y los datos del equipo que será mejorado.

b) Cambio del equipo, existe la posibilidad de asignar otro equipo alternativo disponible en las Sedes y que puede ser reacondicionado. Después del análisis y considerando las recomendaciones del técnico, se debe solicitar las partes y piezas requeridas por solicitud interna del sistema de compras con cargo al centro de responsabilidad de la persona, indicando los datos del colaborador, los datos del equipo que será reemplazado y los datos del equipo que será reasignado y mejorado. El jefe de informática deberá informar la nueva asignación de este equipo y modificar la ubicación de ambos activos según lo establecido en las “Política de Activo Fijo e intangible” referente a los traslados.

c) Solicitar equipo nuevo, después del análisis y considerando las recomendaciones del técnico y no existiendo alternativa de reasignación de otro equipo, se debe solicitar equipo según lo establecido en el punto “I Aspectos Generales”. Este debe contener toda la información solicitada y la firma del jefe directo o responsable del centro de costo al que será imputado el costo del equipo. Adicionalmente se deberá realizar el proceso de baja del equipo reemplazado según lo establecido en la “Política de Activo Fijo e intangible” informando a la dirección de administración de su Sede.

III. Devolución y Retiro de equipo.

1. Salidas (personas que cesan en sus funciones) a) En caso de salidas de colaboradores de sus funciones, se debe seguir el

“Procedimiento de Desvinculación” establecido por la Dirección General de Personas.

b) Jefes de Personas en sede informará a informática el retiro del equipamiento, el cual deberá ser entregado por el jefe directo con los formularios respectivos indicados en el punto 2 “Formulario de Devolución de Equipo”.


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c) El equipamiento siempre debe ser retirado y resguardado por personal de informática de sede, siempre y cuando no sea de uso compartido con otro colaborador.

d) Se establece un tiempo máximo para la entrega del equipamiento, de 24 horas, desde la fecha de notificación de la salida.

2. Formulario de Devolución de Equipo

Cada colaborador que hace entrega o se le hace retiro de algún equipo, deberá firmar ficha “FICHA DEVOLUCION DE EQUIPOS.doc”, el cual permite dejar constancia y registro de los equipos que han sido recibidos por cualquiera de las siguientes personas:

Jefatura directa. Personal de la dirección de personas. Personal de soporte informático.

Nota: Se deberá llenar una ficha por cada equipo según corresponda.

IV. En caso de Robo o Pérdida de equipo.

En caso de que un colaborador reporte el robo o pérdida del equipo asignado, deberá informar inmediatamente a la dirección de administración de su Sede para realizar las gestiones respectivas para el cobro del seguro si corresponde y dar de baja el activo, según lo establecido en la “Política de Activo Fijo e intangible”. Una vez realizada la denuncia, el jefe de informática debe realizar evaluación para la asignación de un nuevo equipo considerando lo indicado en las letras b) y c) del punto II-3 “Cambio de equipos” de este documento.

Los pasos a seguir en caso de robo o hurto están publicados en bivrae.uss.cl Dirección General de Administración y Finanzas Dirección de Logística Proceso de Administración de Seguros, en lo inmediato se debe tener en consideración lo siguiente:

a) Informar al departamento de administración de contratos del siniestro, para que sea informado a la Compañía de seguros respectiva.


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b) Documentación requerida: Parte Policial, cotización del equipo, factura del equipo robado (para demostrar que el equipo es de propiedad de la USS), relato de lo sucedido e indicar el contacto directo en la sede para que el liquidador se comunique en caso de necesitar mayor detalle, documentación o realizar la visita.

c) No debe pasar más de 24 horas del siniestro para informar.

Importante: En caso de que el hurto o pérdida de un Notebook se presente más de 1 vez, el equipo que se entregará para reemplazar dicho equipo, será un computador estacionario.

Notas:

1. Los equipos entregados (PC/Notebook/Teléfono) corresponden al estándar definido por la USS, anexo 1 de este mismo documento, de acuerdo al cargo o función que la persona desempeñará, por lo que no se considerarán equipos fuera del estándar definido y adquiridos por la Dirección de Logística.

2. Cada entrega y retiro de equipos debe ser acompañada del formulario respectivo, verificando que la entrega esté firmada por el colaborador responsable y el retiro esté firmada por el jefe directo. Este formulario debe quedar resguardado en el sistema de activos de TI.


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Anexo 1

Estándar de tipos de Equipos.


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I. Computadores de Escritorio para personas que no requieren movilidad y privilegiar velocidad de procesamiento:

Computador Desktop Tipo 1

Equipo destinado a Usuarios Administrativos y Jefaturas.

Procesador Intel® Core™ i5-7400T o superior Memoria 8GB Disco Duro Mecánico >=500GB Sistema Operativo Windows Monitor >=19’’

Computador Desktop Tipo 2

Equipo destinado a Usuarios Administrativos con alto procesamiento de información, Directores Generales o Superiores.

Procesador Intel® Core™ i7-7700K o superior Memoria 16GB Disco Duro SSD 120GB y mecánico 1TB" Sistema Operativo Windows Monitor HDMI, >=21’’

II. Computadores Portátiles para personas que requieren movilidad y no requieren un alto nivel de

rendimiento y procesamiento: Notebook Tipo 1

Equipo destinado a Usuarios Administrativos y Jefaturas, que por la naturaleza de sus funciones requieren movilidad.

Procesador Intel® Core™ i5-78200U o superior Memoria 8GB Disco Duro 500 GB SATA (7200 rpm) Sistema Operativo Windows Pantalla 14''


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Versión: 2017 Página 11 de

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Notebook Tipo 2 Directores Generales o Superiores, que por la naturaleza de sus funciones requieren movilidad.

Procesador Intel Core i7-7500U o superior Memoria 16GB Disco Duro SSD 250GB Sistema Operativo Windows Pantalla 14''

Macbook Air / MacBook Pro

Directores Generales o Superiores que por la naturaleza de sus funciones requieren movilidad. Administrativos y Jefaturas que, por requerimiento específico de sus funciones, requieren utilizar este tipo de tecnología debidamente, validado técnicamente por informática.

Procesador Intel Core i5 2.5ghz Memoria 8GB Disco Duro 500GB Sistema Operativo OS X Lion Pantalla 13,3''

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