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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DEL SERVICIO DE DIGITALIZACION DE DIVERSA DOCUMENTACIÓN DEL INSTITUTO FABIOLA DE MORA Y ARAGON DEL ORGANISMO AUTONOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID

1.- Objeto del servicio El presente Pliego de prescripciones Técnicas tiene por objeto la contratación de un servicio de digitalización para los archivos de vigilancia de la salud, condiciones de empleo y pasivos del Instituto Fabiola de Mora y Aragón, del Organismo Autónomo “Madrid Salud” del Ayuntamiento de Madrid. Dichos archivos incluyen lo siguiente:

• Archivo de vigilancia de la salud: Volumen estimado: 48.000 historias clínicas con, aproximadamente, 20 folios por historia.

• Archivo de condiciones de empleo: Volumen estimado: 6.500 historias clínicas con, aproximadamente, 30 folios por historia.

• Archivo de pasivos: Volumen estimado: 10.000 historias clínicas, en 250 contenedores, con una media de 40 historias por contenedor. (20 folios estimados por historia)

• Archivo de expedientes de medicina deportiva: Volumen estimado 800 expedientes en 62 archivadores AZ. (10 folios estimados por expediente)

• Archivo de historias clínicas de ginecología: Volumen estimado 2.500 historias, con una media de 4 hojas por historia.

En relación con el art. 46 de la Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de febrero de 2014, sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE, que lleva por título “División de contratos en lotes”, se hace constar que en el presente expediente no es procedente fraccionar el contrato en lotes, ya que el objeto es único y su ejecución correcta no admite su fraccionamiento.

Todas las actuaciones contempladas en el contrato se encuentran interrelacionadas de forma que componen una unidad que no puede fraccionarse en lotes que puedan ser ejecutados por diferentes entidades. La circunstancia de fraccionar el contrato haría imposible su correcta ejecución, dado que las actuaciones que contempla el servicio se encuentran definidas con criterios de actuación únicos que, para ser eficaces, deben ejecutarse, en su totalidad, por una única entidad adjudicataria. La existencia de un fraccionamiento supondría una coordinación imposible entre diferentes contratistas y podría conllevar el riesgo de socavar gravemente la ejecución adecuada del contrato, que no podría ejecutarse de una manera uniforme y homogénea.

Por tanto, el objeto del presente contrato debe ser desarrollado, en su totalidad por una única entidad, como única manera de garantizar su correcta ejecución y unos resultados óptimos respecto del objetivo último perseguido en el presente servicio. Los documentos objeto de la digitalización son de muy diversas características, correspondiendo, esencialmente, a escrituras e impresos que forman parte de Historias Clínicas Médicas de dicho Instituto.

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No obstante, lo indicado, deberá tenerse en cuenta que las prioridades de los trabajos enunciados serán fijados por el Supervisor del Servicio/Director de los trabajos, dependiendo de la evolución de los mismos y de las necesidades que vayan surgiendo durante el transcurso de tiempo de vigencia del contrato.

2.- Definición del Servicio

2.1 Métodos de trabajo

El Supervisor del Servicio/Director de los trabajos podrá indicar a la empresa adjudicataria que, dentro de la documentación que forma una expediente, separe y digitalice documentación “perfectamente identificable” (Historia Clínica, ECG, analíticas, etc.) para la inclusión de estos documentos digitalizados de forma separada dentro de la misma categoría, pero denominada según las instrucciones de Madrid Salud y/o el IAM (Informática del Ayuntamiento de Madrid), o incluir en otra categoría de digitalización. Todas las operaciones estarán supervisadas por el Supervisor del Servicio/Director de los trabajos designado por el órgano de contratación, que dispondrá, a su vez, del equipo de colaboradores necesarios para el desarrollo de los trabajos. El servicio de digitalización objeto de este contrato deberá adecuarse a los posibles cambios que puedan producirse en los aplicativos informáticos utilizados en Madrid Salud. El plazo máximo de esta adecuación será de 3 semanas desde que Informática del Ayuntamiento de Madrid (IAM) o Madrid Salud, hayan entregado a la empresa adjudicataria los nuevos requisitos técnicos e informáticos.

Igualmente, de producirse un cambio en el citado aplicativo y, en caso de resultar necesario, se procederá a poner en conocimiento de la empresa adjudicataria las nuevas especificaciones técnicas a aplicar. La empresa adjudicataria deberá adecuarse en todos los aspectos que se contemplan en este contrato a las nuevas necesidades informáticas señaladas por el IAM, dado que sus prescripciones son fundamentales para la futura compatibilidad con el servidor municipal donde se integrarán los datos. La empresa debe tener un sistema de calidad aplicable a la realización de los trabajos objeto del presente contrato. Deberán estar identificadas las áreas problemáticas, los factores que provocan los problemas y las medidas para reducir, en número y entidad, dichos problemas y su incidencia en la ejecución del contrato. Así mismo, deberán aplicarse medidas para prevenir errores debidos a omisiones, rapidez o descuido en la ejecución de la parte más mecánica de los trabajos. Por último, se controlarán los efectos de las medidas de mejora de la calidad. 2.2 Especificaciones técnicas generales La información estará soportada en DVD's que incluirán las imágenes y los datos alfanuméricos asociados (metadatos). El DVD irá identificado con una etiqueta unívoca según la especificación de cada tributo. Alternativamente a la entrega de DVD’s se podrá utilizar el servicio de subida de archivos

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a los sistemas del Ayuntamiento que éste ofrece, siempre que los tiempos finales de disponibilidad de la información para el Ayuntamiento sean mejores que con la entrega de DVD’s. Dentro de cada DVD las imágenes serán entregadas agrupadas en directorios, que se corresponderán con una Historia Clínica, y contendrán los documentos generados para esa Historia Clínica. Podrá haber subdirectorios en cada directorio de cada Historia Clínica. La especificación en detalle del formato y estructura de la información de los DVDs se encontrará en los archivos xsd publicados, para cada documento, en el portal del Ayuntamiento de Madrid bajo el apartado ‘Normas de digitalización IAM’. Estas normas podrán variar a lo largo de la vida del contrato para adecuarse a la situación tecnológica del Ayuntamiento en cada momento. Las variaciones en las normas serán de aplicación a las 2 semanas de su publicación. Los metadatos de cada documento se entregarán en un archivo xml independiente y conforme con el xsd correspondiente, y del que se entresacan, para resaltarlas, las siguientes especificaciones: Dentro de cada directorio (Historia Clínica) se incorporarán los documentos escaneados en formato pdf. Cada pdf contendrá todas las imágenes (caras de páginas) de un solo documento. Sólo en caso de que el número de páginas de un documento supere la centena se partirá el documento en varios pdfs, de cien páginas máximo cada uno, numerándose secuencialmente los archivos pdfs. En cualquier caso se entregará una prueba, previa a la entrega de las primeras imágenes de cada Historia Clínica, para ratificar que se ajusta a los requerimientos pedidos. Los documentos que se proporcionen en esta prueba no se cargarán en la BBDD real. Por tanto tras el visto bueno de la prueba por el IAM dichos documentos se deberán incluir en la carga posterior de documentos. En el supuesto de que se hubiera utilizado un soporte digital de pruebas será destruido.

La empresa adjudicataria consultará con el Supervisor del Servicio/Director de los trabajos las incidencias que puedan surgir durante la prestación del servicio, con el fin de que conjuntamente se determine la solución a adoptar Las normas de digitalización y verificación aprobadas por el IAM, serán vinculantes para la empresa adjudicataria Estas normas serán publicadas en la web del Ayuntamiento de Madrid, Área de Gobierno de Salud, Seguridad y Emergencias, Publicaciones, apartado Normas de digitalización IAM. Se indica el enlace con la web: http://www.madrid.es/portales/munimadrid/es/Inicio/Actividad-economica-y-hacienda/Publicaciones/Normas-de-digitalizacion-IAM-v-1?vgnextfmt=default&vgnextoid=77680de4d974d410VgnVCM2000000c205a0aRCRD&vgnex tchannel=b8386d5ef88fe410VgnVCM1000000b205a0aRCRD 2.3 Especificaciones técnicas particulares para cada historia clínica Si bien los campos a cumplimentar por cada Historia Clínica se determinan en las presentes normas de digitalización específicas, estas pueden variar a lo largo de la vida

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del presente contrato, por lo cual, a continuación se resaltan los campos mínimos considerados necesarios para cada Historia Clínica, que podrán sufrir variaciones, según requieran las nuevas prescripciones técnicas que pueda establecer el IAM (Informática del Ayuntamiento de Madrid). También deberán seguirse las instrucciones del Supervisor del Servicio/Director de los Trabajos en la digitalización de los documentos, en cuanto a las especialidades que puedan surgir en el tratamiento de los expedientes a digitalizar. Aunque todavía no están realizados los desarrollos en ADAT para la incorporación en IIVTNU de la digitalización de los documentos provenientes de Madrid Salud, se deja constancia de la previsión de los requisitos necesarios para su digitalización, que deberá cumplir la entidad adjudicataria. Los campos específicos, a cumplimentar por Historia Clínica, son los siguientes, teniendo en cuenta que Podrán añadirse nuevos campos, según precise cada Historial Clínico correspondiente:

CAMPO NOMBRE DE CAMPO LONGITUD ESPECIFICACIONES

1 INSCRIPCION 13 Identificado o inscripción 2 Nº HISTORIA CLINICA 10

3 Nº HISTORIA OMI 12 Puede estar en blanco 4 FECHA INICIO Hª CLÍNICA 10 DD/MM/AAA 5 APELLIDO, APELLIDO, NOMBRE 50

6 DNI 10 Con letra 7 DOMICILIO 50

8 CODIGO POSTAL 7 9 TELEFONO 1 10 10 TELEFONO 2 10 11 HISTORIA CLINICA MEDICA 28 Paginas totales

12 ANALITICA 1 12 Paginas totales 13 ANALITICA 2 12 Paginas totales 14 ANALITICA 3 12 Paginas totales 15 ECG 1 7 Paginas totales 16 ECG 2 7 Paginas totales 17 ECG 3 7 Paginas totales 18 CAMPIMETRIA 13 Paginas totales 19 ORL 5 Paginas totales

2.4 Lugar de realización de los trabajos: Los trabajos se realizarán, respecto de los archivos de vigilancia de la salud y condiciones de empleo, preferentemente, en el Instituto Fabiola de Mora y Aragón, en el cual la Dirección del Centro habilitará espacios para la realización de las actuaciones, objeto del presente PPT, señaladas en los apartados 2.5 y 2.6, no obstante lo cual, la entidad adjudicataria podrá, con autorización de la Dirección del centro, realizar dichos trabajos en

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sus instalaciones propias, fuera del Instituto. Estas actuaciones se llevarán a cabo en las instalaciones de la entidad contratista respecto a la documentación correspondiente a archivos pasivos, expedientes de medicina deportiva y expedientes de ginecología, cumpliéndose toda la normativa vigente en materia de Protección de Datos. La entidad adjudicataria garantizará que la recogida de la documentación se llevará a cabo, únicamente, por personal autorizado del contratista, mediante la transferencia de documentos a contenedores, transporte en condiciones de plena seguridad (mediante furgonetas o camiones dotados de sistemas de seguimiento GPS, cerradura de seguridad y precintado numérico único) y constancia documental de entrada y salida de toda la documentación, con acreditación, en todo momento, de la trazabilidad de la información. Una vez recibida la documentación en las instalaciones de la entidad contratista se dará entrada a la misma informáticamente y se ubicará en una zona de custodia para garantizar la seguridad de los documentos. En caso de trabajos realizados fuera de las dependencias del Instituto Fabiola de Mora y Aragón, si es necesario disponer, por los profesionales del Instituto (para consultas médicas, atención a usuarios, reconocimientos etc) de cualquier documentación que haya sido trasladada fuera de las oficinas, la entidad adjudicataria, previa petición de la Dirección del centro, remitirá el expediente, historia clínica o documento solicitado, en el plazo máximo de 24 horas desde la petición. Dicha entrega se llevará a cabo, a cargo del contratista, mediante transporte en condiciones de seguridad y registros de salida de las dependencias en las cuales se encontraba en custodia y de entrada en el Instituto Fabiola de Mora y Aragón. Una vez finalizada la necesidad que motivó el traslado de la documentación, ésta será nuevamente recogida por la entidad adjudicataria y devuelta a las instalaciones del contratista, a su cargo, para su custodia, todo ello en las necesarias condiciones de seguridad en cuanto a entrega, recepción y transporte. Para la agilidad de estas actuaciones la entidad adjudicataria facilitará un correo electrónico y persona de contacto responsable del transporte y entrega de la documentación requerida. A los efectos anteriores, la empresa adjudicataria, antes del inicio de la prestación del servicio, presentará una memoria/compromiso que garantice la integridad y seguridad de la entrada y salida de la documentación y de los soportes informáticos resultantes de la digitalización. Para la realización de la memoria el Supervisor del Servicio/Director de los trabajos y los Servicios correspondientes del Instituto Fabiola de Mora y Aragón proporcionarán toda la información que sea necesaria. Esta memoria será conformada por el Supervisor del Servicio/Director de los trabajos y el Responsable del Servicio de la empresa adjudicataria. 2.5. Preparación y manipulación de la documentación a digitalizar (Año 2017): Incluye lo siguiente:

• Estudio previo de la documentación a digitalizar: comprobación de legibilidad y de imagen del documento físico, mejorándolo lo máximo posible, mediante alisado y/u otras técnicas posibles, además de cortado y pegado, en caso de pequeños documentos que puedan digitalizarse en un único folio (fotocomposición).

• Eliminación de grapas, clips y otros elementos extraños • Eliminación de documentos duplicados • Ordenación de documentos, de forma cronológica, solo en las historias clínicas del

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archivo de vigilancia de la salud y del archivo de condiciones de empleo, dejando lo primero lo más reciente

• En los documentos poco legibles o en mal estado, la entidad adjudicataria incorporará un cuño de “Documento poco legible” o “Documento en mal estado” para acreditar que el estado digitalizado coincide con el estado original del documento.

2.6 Digitalización de la documentación (Año 2017): Incluye lo siguiente: • Digitalización por un medio fotoeléctrico (scanner-ver apartado 4 del PPT: medios

materiales aportados por la entidad adjudicataria), de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo. Para ello la entidad adjudicataria aportará las unidades que sean necesarias de scanner de alta velocidad para el cumplimiento de todas las exigencias del presente PPT con la mayor rapidez posible y, en todo caso, dentro del plazo de ejecución del contrato.

• El Escaneado será en blanco y negro, con una resolución entre 200 y 300 puntos por pulgada en cada folio.

• Sera escaneado a doble cara, con respeto a la geometría del documento origen en tamaños y proporciones y sin contener caracteres o gráficos que no figuren en el documento origen

• Eliminación de bordes negros en cada imagen • Eliminación de ruido: suciedad, puntos, rayas, etc • Optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de

modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación u otros de naturaleza análoga).

• Revisión, en pantalla, de cada imagen durante la digitalización, para verificar la calidad de la misma, modificando los parámetros de calidad, si es necesario, para conseguir la mejor imagen posible.

• Realización de test de calidad cada 5.000 imágenes, con el fin de comprobar la calidad de la imagen digitalizada, así como para validar que todos los parámetros sean correctos.

• Aleatoriamente, el responsable de control de calidad visualizará un 10% de los documentos que se digitalicen, comprobando la legibilidad, el contraste, el tamaño, la resolución y aquellos otros parámetros que indiquen que la imagen cumple con la calidad exigida.

• La entidad adjudicataria aportará, para cada imagen, certificación acreditativa de que la imagen digitalizada coincide con el documento original. Firma electrónica y sello de tiempo de Autoridad.

• Indexación: Se generarán los índices necesarios, que permitan asociar las imágenes a sus registros correspondientes.

• El archivo resultante del proceso de escaneado se nombrará por número de historia clínica, nombre y apellidos del usuario, fecha de nacimiento y DNI (metadatos imprescindibles para posterior búsqueda del documento) siguiendo las prescripciones señaladas en los apartados 2.1, 2.2 y 2.3 del presente PPT.

2.7 Custodia documental (Año 2018): Incluye lo siguiente

• La entidad contratista aportará sus instalaciones propias para la custodia de los

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siguientes documentos, una vez digitalizados:

• Archivo de vigilancia de la salud. • Archivo de condiciones de empleo.

Los expedientes (historias clínicas) correspondientes a estos archivos, una vez finalizado el proceso de digitalización, serán recogidos por la entidad contratista (en el supuesto de que no hubieran sido trasladados previamente para digitalizar) y enviados a las instalaciones del adjudicatario para su custodia, por un periodo de doce meses, que empezará a contar el 1 de enero de 2018 (del 1 de enero hasta el 31 de diciembre de 2018). Dicha custodia se realizará con las máximas condiciones de seguridad y con total cumplimiento de las exigencias legales exigidas en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica así como de la Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre de Protección de datos de carácter personal y el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba su Reglamento de desarrollo y demás normativa que sea de aplicación. La entidad adjudicataria entregará a Madrid Salud índice ordenado de todos los expedientes en custodia, identificados por número de historia clínica y DNI, para su rápida localización en caso de requerirse su consulta física. Las instalaciones destinadas a la custodia documental incluirán, como mínimo, lo siguiente:

o Control de los accesos y accesos restringidos o Controles biométricos a zonas restringidas o Contenedores que impidan la identificación para personas ajenas. Cajas

neutras. o Sistemas contra intrusión, alarma y detectores de humo o Sistema automático de extinción de incendios o Sistemas manuales de extinción de incendio (extintores, bies..) o Servicio nocturno de vigilancia o Sistemas informáticos con las preceptivas medidas legales de seguridad

Una vez transcurrido el plazo de un año señalado, Madrid Salud decidirá si mantiene la custodia de dichos documentos, abonando las cuantías correspondientes a dicho servicio, o solicita a la entidad adjudicataria su destrucción. Si durante el plazo de custodia fuera necesario, para el Instituto Fabiola de Mora y Aragón, consultar alguno de los expedientes físicos custodiados por la entidad adjudicataria, previa petición de la Dirección del centro, el contratista remitirá el expediente, historia clínica o documento solicitado, en el plazo máximo de 24 horas desde la petición. Dicha entrega se llevará a cabo, a cargo del contratista, mediante transporte en condiciones de seguridad y registros de salida de las dependencias en las cuales se encontraba en custodia y de entrada en el Instituto Fabiola de Mora y Aragón. Una vez finalizada la necesidad que motivó el traslado de la documentación ésta será nuevamente recogida por la entidad adjudicataria, a su cargo, y devuelta a las instalaciones del contratista para su custodia, todo ello en las necesarias condiciones de seguridad en cuanto a entrega, recepción y transporte. Para la agilidad de estas actuaciones la entidad adjudicataria facilitará un correo electrónico

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y persona de contacto responsable del transporte y entrega de la documentación requerida.

2.8 Destrucción documental, controlada y confidencial, según normativa UNE (Año 2017): Incluye lo siguiente

• La entidad adjudicataria, una vez finalizado el proceso de digitalización, y dentro del

ejercicio 2017, procederá a la destrucción, controlada y confidencial, de los siguientes documentos:

o Archivo de pasivos o Archivo de expedientes de medicina deportiva o Archivo de historias clínicas de ginecología

La entidad contratista elaborará un índice con toda la documentación a destruir, remitiendo el mismo al responsable del servicio en Madrid Salud, el cual confirmará la orden de destrucción. Una vez destruidos los archivos la entidad contratista remitirá al Instituto Fabiola de Mora y Aragón certificado oficial de destrucción que acredite que en dicho proceso se han contemplado, y tenido en cuenta, todas las exigencias legales en materia de tratamiento de datos personales y sanitarios y destrucción de documentos confidenciales. El procedimiento de destrucción será la incineración con medidas de seguridad, el triturado según normativa UNE (Nivel 3) u otro procedimiento que garantice la imposibilidad de recuperación posterior de los documentos.

Todos los trabajos objeto del presente Pliego se realizarán en el ejercicio 2017 salvo los incluidos en el apartado 2.7 “Custodia documental”, que se extenderán al ejercicio 2018 (hasta el 31 de diciembre de 2018).

3.- Horario de ejecución del Servicio en el Instituto Fabiola de Mora y Aragón

Todos los trabajos detallados en el presente PPT que se lleven a cabo en las dependencias del Instituto Fabiola de Mora y Aragón se realizarán en horario de 8.00 a 17,00 horas, de lunes a viernes laborables, dentro del periodo de ejecución del contrato. Los trabajos incluidos en los apartados 2.5 y 2.6 se realizarán de forma simultánea, digitalizando los documentos según se vayan finalizando las tareas de preparación previa.

4.- Medios materiales y personales que aportará la entidad contratista para la

prestación del Servicio. La entidad aportará, a su cargo, todos los medios materiales, medios auxiliares, elementos de transporte, equipamiento informático, conexiones web e instalaciones necesarias para la correcta realización del servicio en las condiciones requeridas, con cumplimiento de todas las exigencias de la normativa vigente en la materia. La empresa tendrá que disponer de los medios materiales necesarios que permitan la digitalización con los requisitos exigidos en el presente PPT, exigiéndose los siguientes

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mínimos para la ejecución de los trabajos:

• Dos escáneres para dúplex, color hasta tamaño A3, que permitan escanear en una sola pasada las dos caras del documento (dúplex). Con una velocidad ideal para altos volúmenes de papel que requieren velocidad y flexibilidad.

• Velocidad de 70ppm / 140ipm en B&N y Color a 200dpi. • Cristal A3 para la digitalización de documentos grapados que no se pueden

separar o guillotinar. • Detección de la doble alimentación por Ultrasonido. • Para documentos con sellos pegados, o pegatinas identificativas, dispondrá

del Ultrasonido Dinámico. • Panel de operador a cada lado del escáner para facilitar el trabajo de

operarios zurdos y diestros. • El alimentador automático se pueda girar y mover de derecha a izquierda o

viceversa sobre la plataforma del cristal, para facilitar el manejo y la operatibilidad.

• Realizará de forma automática la detección del color, el tamaño de los documentos y el enderezado de los documentos.

• La óptica estará completamente sellada • Capacidad de entrada estándar: 200 hojas • Ciclo de trabajo diario (max): 15.000 páginas • Color del producto: Negro, Color blanco • Controladores de escaneado: ISIS, TWAIN • Escaneado dúplex: Si • Escáner a color: Si • Fuentes de luz: WCC DL • ISO tamaño de serie A (A0...A9): A3, A4, A5, A6 • Interfaz estándar: Ultra SCSI, USB 1.1, USB 2.0 • Resolución óptica de escáner: 600 x 600 DPI

La empresa deberá disponer de la organización necesaria, dependencias, maquinaria, equipo técnico e instalaciones en un radio máximo de 75 Km., para la realización y el seguimiento del contrato, desde el encargo de inicio de los trabajos y durante toda la ejecución del mismo. Esta exigencia es necesaria porque la ejecución del contrato requiere una gran inmediatez de respuesta, muchas veces en el mismo día, para la obtención de la información. También es necesaria para garantizar la correcta realización, en su caso, de los trabajos que se deducen del objeto del contrato. Asimismo, la entidad contratista deberá aportar el personal preciso para atender a las obligaciones señaladas en el presente Pliego en el plazo previsto. Dicho personal dependerá exclusivamente de la entidad adjudicataria, por cuanto ésta tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de empresario y deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral, de seguridad social y seguridad e higiene en el trabajo, referidas al propio personal a su cargo, sin que en ningún caso pueda alegarse derecho alguno por dicho personal en relación con la Administración contratante, ni exigirse a ésta responsabilidades de cualquier clase, como consecuencia de las obligaciones existentes entre la entidad adjudicataria y sus empleados, aún en el supuesto de que los despidos o medidas que adopte se basen en el incumplimiento, interpretación o

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resolución del contrato. La empresa adjudicataria deberá dimensionar adecuadamente sus servicios técnicos y humanos necesarios, al objeto de garantizar la correcta ejecución de los trabajos y el cumplimiento de los plazos previstos en el presente PPT, aportando profesionales, con la titulación, formación y experiencia necesarias para la correcta realización de todos los trabajos contemplados en el presente contrato. El personal de la empresa adjudicataria que intervenga en la ejecución del contrato deberá someterse a las normas de seguridad y control que se señalen en el Instituto Fabiola de Mora y Aragón del Organismo Autónomo “Madrid Salud”, y deberá estar siempre debidamente identificado, llevando, en lugar visible, una identificación con el logo y nombre de la entidad contratista que le diferencie de los trabajadores/as municipales y le defina claramente como personal ajeno a Madrid Salud y al Ayuntamiento de Madrid. La entidad adjudicataria estará obligada a proporcionar, al personal que asigne para la ejecución de los trabajos contratados, en su caso, los equipos de protección individual necesarios para el desarrollo de sus tareas.

5. Otras obligaciones de la entidad contratista 5.1 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados del tratamiento de datos personales por cuenta de Madrid Salud al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente: 1. Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones,

conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art. 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato.

2. Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban las personas

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trabajadoras destinadas a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas.

3. Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso.

4. Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que Madrid Salud le pueda especificar. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

5. A cumplir todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. A este respecto no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD). Para el tratamiento y acceso a los datos por parte de la entidad adjudicataria se velará específicamente por el cumplimiento de lo previsto en los artículos 92, 97, 101 y 108 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, referentes a la gestión y distribución de soportes y documentos.

6. Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información.

7. Madrid Salud se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte de la entidad adjudicataria de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello.

8. Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid.

9. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos a Madrid Salud, conforme a las instrucciones que haya dado, al

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igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto de tratamiento.

10. De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, el incumplimiento por parte de la entidad adjudicataria de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid o Madrid Salud, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art. 12.4 LOPD).

11. Aportará una memoria descriptiva de las medidas que adoptará para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Dicha memoria deberá contener el nivel de seguridad que permite alcanzar así como información sobre la posibilidad de definir distintos perfiles de acceso, existencia de un mecanismo de identificación y autentificación y, en su caso, descripción de la gestión de contraseñas. También y cuando proceda, el tratamiento que se aplicará a los soportes y documentos, el procedimiento de gestión de copias de respaldo y el contenido del registro de accesos. Asimismo, la entidad adjudicataria deberá informar a Madrid Salud, antes de transcurridos siete días de la fecha de comunicación de la adjudicación, la persona que será directamente responsable de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional.

5.2.- RELACIONES INSTITUCIONALES. La entidad adjudicataria no podrá mantener relación institucional, hacer declaraciones a medios de comunicación o entregar documentación o datos, sobre temas concernientes al presente contrato sin la autorización de Madrid Salud. Ni la entidad ni sus trabajadores afectos a la ejecución del servicio podrán en ningún caso mantener relación alguna con instancias oficiales públicas o privadas o medios de comunicación, publicaciones, ni asistir a cursos, conferencias, seminarios o similares en calidad de ponentes, sin permiso expreso y previo de Madrid Salud, sobre materias relacionadas con la prestación del servicio. Esta prohibición persistirá aun cuando haya finalizado la ejecución del contrato.

6.- Cláusulas sociales y condiciones especiales de ejecución

6.1 Cláusulas Sociales Será de obligado cumplimiento lo siguiente:

- Garantizar que los servicios objeto del contrato se desarrollarán respetando las normas socio-laborales vigentes en España y en la Unión Europea o de la Organización Internacional del Trabajo.

- Se tendrá en cuenta la Convención de Naciones Unidas sobre los derechos de las

personas con diversidad funcional, así como los criterios de accesibilidad universal y de diseño universal o diseño para todas las personas tal y como son definidos estos términos en el TRLGDPD.

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- Corresponderá a la persona responsable del contrato la comprobación del cumplimiento de las obligaciones descritas en los dos párrafos anteriores. A tal fin, durante el primer mes de ejecución del contrato, la empresa adjudicataria aportará la declaración responsable, suscrita por el apoderado/a, que figura como Anexo 1 de este PPT.

- Igualmente, durante el último mes de ejecución del contrato, la empresa

adjudicataria aportará la declaración responsable suscrita por apoderado/a, que figura como Anexo 2 de este PPT.

- En toda la documentación, publicidad, imagen o materiales que deban aportar los

licitadores o que sean necesarios para la ejecución del contrato, deberá hacerse un uso no sexista del lenguaje, evitar cualquier imagen discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexistas y fomentar con valores de igualdad la presencia equilibrada, la diversidad y la corresponsabilidad.

- La entidad adjudicataria adoptará las medidas de seguridad y salud en el trabajo

que sean obligatorias, para prevenir de manera rigurosa los riesgos que puedan afectar a la vida, integridad y salud de las personas trabajadoras.

Asimismo deberá acreditar el cumplimiento de las obligaciones siguientes:

• La evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva

correspondiente a la actividad contratada. • La formación e información en materia preventiva a las personas adscritas a

la ejecución del contrato • El justificante de la entrega de equipos de protección individual que, en su

caso, sean necesarios

La entidad adjudicataria deberá acreditar el cumplimiento de estos extremos mediante la documentación que corresponda en cada caso dado que la actuación a realizar en materia de prevención de riesgos laborales dependerá de la naturaleza de la prestación constitutiva objeto del contrato.

- La entidad adjudicataria deberá acreditar, mediante declaración responsable la

afiliación y el alta a la Seguridad Social de las personas trabajadoras destinadas a la ejecución del contrato. Esta obligación se extenderá a todo el personal subcontratado por la entidad adjudicataria principal, destinado a la ejecución del contrato.

- Para la acreditación del cumplimiento de esta obligación la entidad adjudicataria

aportará una declaración responsable al efecto, al inicio del contrato, en la que se señale que las personas trabajadoras destinadas a la ejecución del mismo se encuentran afiliadas y dadas de alta en la Seguridad Social. (Anexo III)

6.2 Condiciones especiales de ejecución:

- Es condición especial de ejecución que la entidad adjudicataria designe una persona de contacto, vinculada a la entidad y con formación específica en la

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materia, para la supervisión y control de la aplicación de las condiciones de seguridad y salud laboral exigibles, así como para la detección de las posibles incidencias que surjan en este ámbito, sin perjuicio de las funciones encomendadas al coordinador de seguridad y salud en aquellos contratos en los que esta figura tenga carácter preceptivo.

Con el fin de dar cumplimiento a esta condición especial de ejecución, la empresa adjudicataria, al inicio de la ejecución del contrato deberá comunicar a la persona responsable del contrato la persona de contacto designada. Antes de la finalización del contrato la empresa adjudicataria deberá aportar a la persona responsable del contrato un informe detallado sobre las actuaciones realizadas por aquella, con determinación de su alcance y contenido.

− En caso de traspaso de empresas, de centros de actividad o de partes de empresas o

de centros de actividad, será de aplicación la Directiva 2001/23/CE, del Consejo, de 12 de marzo de 2001, sobre aproximación de las legislaciones de los Estados miembros, relativas al mantenimiento de los derechos de los trabajadores y, cuando proceda, también el artículo 44 del texto refundido de la ley del Estatuto de los trabajadores, aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

− Con carácter previo a la finalización del contrato la entidad adjudicataria presentará, asimismo, un informe relativo al cumplimiento de las obligaciones sociales y condiciones especiales de ejecución determinadas en el presente Pliego.

7.- Supervisión del Servicio/Dirección de los trabajos Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el Decreto, de 28 de diciembre de 2012, de la Delegada del Área de Hacienda y Administración Pública, por el que se aprueba la Instrucción 5/2012 sobre servicios externos contratados por el Ayuntamiento de Madrid y los Entes que conforman su Sector Público, en cumplimiento de la Disposición Adicional Primera del Real Decreto Ley 20/2012, de 13 de julio, el contratista contará con un responsable que actuará como interlocutor del supervisor del Servicio designado por Madrid Salud, debiendo aportarse por la entidad un sustituto de dicho responsable en los supuestos de ausencia de éste. Este responsable será el único interlocutor válido con la persona supervisora del Organismo Autónomo Madrid Salud/Directora de los trabajos. Igualmente la Entidad Adjudicataria colaborará con “Madrid Salud” en todos aquellos aspectos en los que éste pida su colaboración, siempre y cuando estos estén relacionados con el objeto del presente contrato. Madrid Salud se reserva la facultad de llevar a efecto las medidas de supervisión que estime necesarias para comprobar el cumplimiento de las actuaciones objeto del servicio. Asimismo, todas las operaciones estarán supervisadas por el Supervisor del Servicio/Director de los trabajos designado por el órgano de contratación que dispondrá, a su vez, del equipo de colaboradores necesarios para el desarrollo de los trabajos.

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El/la supervisor/a/Director/a de los trabajos del contrato será un técnico designado por el Instituto Fabiola de Mora y Aragón del Servicio de Prevención de Riesgos Laborales de Madrid Salud.

8.-Presupuesto de Contratación El presupuesto total estimado del contrato asciende a 87.388,52 €, al que corresponde por IVA (21%) la cuantía de 18.351,59 €, lo que determina un presupuesto total (IVA incluido) de 105.740,11 € para el periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2017 y el 31 de diciembre de 2018 (15 meses), incluyendo dicha cuantía la totalidad de los gastos necesarios para la ejecución del servicio, señalados en el presente Pliego, según la siguiente estimación:

CONCEPTO

AÑO 2017 (3 MESES) Horas mensuales

TOTAL 3 MESES 2017

Preparación previa (estudio, eliminación de grapas, clips, alisado composiciones, ordenación de documentos, etc) Se estiman aproximadamente 1.380.000 folios, con un volumen de comprobación semanal de 115.000 folios, con una estimación de 390 horas semanales con un precio medio por hora de trabajo de 14 €.

1.560,00 65.520,00 €

Proceso de Digitalización, pdf y nombrado de archivos. Se estiman 130.000 folios semanales, con dos unidades de scanner simultáneas durante 78 horas semanales con un precio medio por hora de trabajo de 14 €

312,00

13.104,00 € Destrucción documental (1 € por cada 1.000 folios destruidos, estimando la destrucción de 218.000 folios = 218 €)

218,00 €

TOTAL

78.842,00 € Beneficio Industrial 6%

4.730,52 €

TOTAL SIN IVA 83.572,52 € 21% IVA

17.550,23 €

TOTAL CON IVA 2017 101.122,75 €

AÑO 2018 (12 MESES) Solo Custodia de documentos (300 €/mes) durante los 12 meses de

2018

3.600,00 €

Beneficio Industrial (6%)

216,00 €

TOTAL SIN IVA 2018

3.816,00 €

IVA 21%

801,36 €

TOTAL 2018 SERVICIO DE CUSTODIA

4.617,36 €

Y con el siguiente desglose por anualidades:

ANUALIDADES SIN IVA CON IVA 2017 83.572,52 € 101.122,75 € 2018 3.816,00 € 4.617,36 €

TOTAL 87.388,52 € 105.740,11 €

AJUSTE DECRETO DE HACIENDA

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28/02/2011- SOLO AÑO 2018 ANUALIDADES SIN IVA CON IVA

2018 (Custodia documental Enero a noviembre 2018) 3.498,00 € 4.232,58 €

2019 (Custodia documental diciembre 2018) 318,00 € 384,78 €

TOTAL 3.816,00 € 4.617,36 € 9.- Documentación Técnica

• En el Sobre “C”, correspondiente a la Documentación Técnica los licitadores

incluirán las mejoras económicas, Técnicas y de estabilidad en el empleo, en su caso, según los criterios de adjudicación de los Pliegos de cláusulas administrativas particulares que rigen el contrato.

Se advierte a las entidades licitadoras que debe tenerse en cuenta que la inclusión de documentación correspondiente a los “Criterios valorables en cifras y porcentajes” en el sobre relativo a “Documentación Administrativa” o viceversa, siempre y cuando se vulnere el carácter secreto de la proposición, de acuerdo con el artículo 145.2 TRLCSP y los artículos siguientes del RGLCAP podrá ser causa de exclusión automática de la entidad licitadora del presente Procedimiento.

LA SUBDIRECTORA GENERAL DE PREVENCION DE RIESGOS

LABORALES DE MADRID SALUD

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ANEXO 1.MODELO DE DECLARACIÓN RESPONSABLE 1. DECLARACIÓN RESPONSABLE RELATIVA AL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOCIOLABORALES EXIGIDAS POR EL ORGANISMO AUTÓNOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID D./Dña. ………………………………………………………………………………………………………………., en nombre y representación de ………………………………………………………, con C.I.F. ……………………………………………. adjudicataria del CONTRATO DEL SERVICIO DE DIGITALIZACION DE DIVERSA DOCUMENTACIÓN DEL INSTITUTO FABIOLA DE MORA Y ARAGON DEL ORGANISMO AUTONOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID

DECLARA:

Que los servicios objeto del contrato se desarrollarán respetando las normas sociolaborales vigentes en España y en la Unión Europea o de la Organización Internacional del Trabajo. Asimismo, respetarán la Convención de Naciones Unidas sobre los derechos de las personas con diversidad funcional, así como los criterios de accesibilidad universal o diseño para todas las personas tal y como son definidos estos términos en el TRLGDPD. Fecha y firma del / de la apoderado/a de la empresa adjudicataria.

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DIRIGIDO AL/LA SUPERVISOR/A DEL SERVICIO DE MADRID SALUD

ANEXO 2. MODELO DE DECLARACIÓN RESPONSABLE 2. DECLARACIÓN RESPONSABLE RELATIVA AL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS SOCIALES EXIGIDAS POR EL ORGANISMO AUTÓNOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID D./Dña. ………………………………………………………………………………………………………………., en nombre y representación de ………………………………………………………, con C.I.F. ……………………………………………. adjudicataria del CONTRATO DEL SERVICIO DE DIGITALIZACION DE DIVERSA DOCUMENTACIÓN DEL INSTITUTO FABIOLA DE MORA Y ARAGON DEL ORGANISMO AUTONOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID

DECLARA:

- Que los servicios objeto del contrato se han desarrollado respetando las normas sociolaborales vigentes en España y en la Unión Europea o de la Organización Internacional del Trabajo.

- Asimismo, se han respetado la Convención de Naciones Unidas sobre los derechos de las personas con diversidad funcional, así como los criterios de accesibilidad universal o diseño para todas las personas tal y como son definidos estos términos en el TRLGDPD.

- Que en toda la documentación, publicidad, imagen o materiales necesarios para la ejecución del contrato se ha hecho un uso no sexista del lenguaje, evitando cualquier imagen discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexista del lenguaje, evitando cualquier imagen discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexistas, y fomentando con valores de igualdad la presencia equilibrada, la diversidad y la corresponsabilidad.

- Que se han cumplido las obligaciones relativas a seguridad y salud laboral. Fecha y firma del / de la apoderado/a de la empresa adjudicataria.

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DIRIGIDO AL/LA SUPERVISOR/A DEL SERVICIO DE MADRID SALUD

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ANEXO 3. MODELO DE DECLARACIÓN RESPONSABLE 3. DECLARACIÓN RESPONSABLE RELATIVA A LA AFILIACIÓN Y ALTA EN LA SEGURIDAD SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DESTINADOS A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO D./Dña. ………………………………………………………………………………………………………………., en nombre y representación de ………………………………………………………, con C.I.F. ……………………………………………. adjudicataria del CONTRATO DEL SERVICIO DE DIGITALIZACION DE DIVERSA DOCUMENTACIÓN DEL INSTITUTO FABIOLA DE MORA Y ARAGON DEL ORGANISMO AUTONOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID”

DECLARA:

Que todas las personas trabajadoras, pertenecientes a la empresa …………………………………………………………………………….. y destinadas a la ejecución del CONTRATO DEL SERVICIO DE DIGITALIZACION DE DIVERSA DOCUMENTACIÓN DEL INSTITUTO FABIOLA DE MORA Y ARAGON DEL ORGANISMO AUTONOMO MADRID SALUD DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID se encuentran afiliadas y en situación de alta en la Seguridad Social. Asimismo, declara que todas las personas pertenecientes a la/s empresa/s subcontratada/s y destinadas a la ejecución del contrato, se encuentran afiliadas y en situación de alta en la Seguridad Social. 1 Fecha y firma del licitador DIRIGIDO AL/LA SUPERVISOR/A DEL SERVICIO DE MADRID SALUD

1 Este párrafo se incluirá únicamente en el supuesto de que en el contrato existan empresas subcontratadas.