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SCR6150c Versión 2.0(12/01/05)

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Pliego de Bases Técnicas:

Digitalización de fondos bibliográficos para la Biblioteca Digital de Euskadi

Fecha: Enero de 2013 Referencia: 002/2013

EJIE S.A.

Mediterráneo, 14

Tel. 945 01 73 00*

Fax. 945 01 73 01

01010 Vitoria-Gasteiz

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01080 Vitoria-Gasteiz

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Contenido

Capítulo/sección Página

1 Introducción 4

2 Objeto del contrato 5

2.1 Objeto y Alcance del Servicio 5

3 Requisitos del producto/servicio 6

3.1 Estado del arte 6

3.2 Requisitos para la digitalización de los fondos 6

4 Entorno Tecnológico. 12

5 Descripción de entregables 13

6 Planificación y Organización 14

6.1 Plan de Proyecto 14

6.2 Organización del Equipo de Trabajo 15

6.3 Transferencia Tecnológica. 18

7 Presupuesto y oferta económica. 19

8 Mecanismos de Seguimiento, Control y Supervisión 20

8.1 Mecanismos de Seguimiento y Control. 20

8.2 Supervisión del proyecto 20

9 Plazo de ejecución y Plan de Facturación 21

10 Criterios de Valoración. 22

11 Garantía y Confidencialidad. 24

11.1 Garantía 24

11.2 Confidencialidad de la información 24

11.3 Protección de datos 24

12 Propiedad intelectual. 25

13 Estructura y Formato de la Propuesta 26

13.1 Estructura normalizada y contenido de las propuestas. 26

13.2 Formato de la Propuesta. 27

13.3 Sobres y Elementos. 27

PBT – Digitalización de fondos para Liburuklik - 12-104

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1 Introducción

Con el fin de conseguir la máxima difusión del patrimonio bibliográfico, histórico y cultural de Euskadi

en todo el mundo, el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco ha creado un repositorio OAI con

los fondos de la Biblioteca Digital de Euskadi de manera que se adecue a los estándares de mercado de

los recursos digitales y permita la participación de la Biblioteca Digital de Euskadi en programas

estatales y europeos de digitalización tales como la iniciativa Bibliotecas Digitales de la Comisión

Europea.

Con el presente proyecto se continúa el proceso de digitalización e incorporación de nuevos contenidos

que amplíen la oferta de la citada Biblioteca Digital de Euskadi.


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2 Objeto del contrato

2.1 Objeto y Alcance del Servicio

El objeto del presente contrato es la creación de recursos digitales mediante la digitalización e indexación

de fondos del patrimonio bibliográfico depositados en las instituciones de la Comunidad Autónoma

Vasca para su difusión en la Biblioteca Digital de Euskadi

El contrato incluirá los siguientes servicios que serán detallados:

A). Captura digital de las imágenes con tecnología y personal de la empresa adjudicataria, con la

resolución y formatos especificados en el presente pliego, así como el procedimiento de OCR aplicado a

las imágenes. La captura de imágenes incluirá materiales impresos y manuscritos de distintos tipos:

Prensa Histórica

Monografías

B). Elaboración e incorporación en los ficheros de los distintos tipos de metadatos exigidos en el presente

pliego.

C). Revisión y controles de calidad de las imágenes capturadas por el personal de la empresa adjudicataria

según el procedimiento establecido en el presente pliego, incluyendo informes sobre productividad y

marcha de los trabajos.

D). Entrega a la Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco de las imágenes resultantes de los

trabajos de digitalización de cada uno de los formatos requeridos.

E). Se realizará la carga de las imágenes, metadatos y PDFs en el repositorio OAI de la Dirección de

Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco.


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3 Requisitos del producto/servicio

3.1 Estado del arte

Estado inicial

La actual Biblioteca Digital de Euskadi gestiona fondos procedentes de ocho instituciones, tales como

Sancho el Sabio, Parlamento Vasco, Eresbil, etc.

El sistema para la gestión, carga y consulta de fondos se basa en un repositorio OAI al que se irán añadiendo

nuevos fondos y funcionalidades en los próximos años.

Estado final

El producto que se obtenga del presente proyecto actualizará dicho repositorio por lo que deberá adaptarse

al mismo y seguir las directrices que marca en cuanto a la indexación de los registros, sus formatos de carga,

etc.

Estrategia de ejecución

Con una periodicidad que se establecerá al comienzo del proyecto, la empresa adjudicataria deberá entregar

un juego de imágenes y de sus correspondientes registros bibliográficos para que la Dirección de Patrimonio

Cultural realice los controles de calidad del producto en base a los requisitos establecidos para la

digitalización e indexación de los fondos.

3.2 Requisitos para la digitalización de los fondos

3.2.1. Captura de imágenes

La captura de imágenes se realizará en las sedes que se establezcan por la Dirección de Patrimonio Cultural,

estando todas ellas en el territorio de la Comunidad Autónoma Vasca, adaptándose a los horarios

establecidos en estas sedes en jornadas de mañana y/o tarde. También existe material que podrá digitalizarse

en la sede de la empresa adjudicataria.

2.2. Dada la fragilidad del material a digitalizar, el adjudicatario deberá utilizar escáneres de tipo cenital. Se

detallará la planificación del servicio, así como los medios materiales y humanos que se destinarán al

proyecto.

En ningún caso los ejemplares podrán ser desencuadernados o guillotinados y se deberá asegurar la correcta

manipulación de los mismos.

La Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco establecerá conjuntamente con la empresa

adjudicataria un calendario de entrega del material bibliográfico y de devolución del mismo junto con las

copias digitalizadas.


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3.2.2. Digitalización e indexación

La digitalización e indexación de los originales se realizará de acuerdo con las siguientes características:

- La digitalización se realizará a una resolución mínima de:

- Para la prensa histórica: 400 ppp, en una escala de 256 gamas de grises.

- Para las monografías: 400 ppp, en una escala de 16,7 millones de colores.

- Se entregarán tres copias de los ficheros resultantes:

Una en formato TIFF 6.0 para su preservación.

Otra en formato JPEG comprimido y optimizado para su difusión en Internet.

Otra en formato JPEG con un tamaño reducido (miniaturas).

- Se realizará lectura OCR de cada una de las páginas digitalizadas para permitir la indexación y

búsquedas por contenido. Las búsquedas deberán ser soportadas por los motores más extendidos. El

licitador identificará el software utilizado para este proceso.

3.2.3. Organización y estructura de la información

Se creará un directorio por cada fondo a digitalizar que contendrá los ficheros correspondientes al número

del título del documento en la base de datos de origen de la catalogación. En el caso de las publicaciones

periódicas la información se estructurará en tres niveles. El directorio principal se corresponderá con el

título de la publicación, un subdirectorio con el año, mes y día y un fichero correspondiente a la página.

Para la estructuración de estos ficheros se seguirán las indicaciones del personal responsable de la Dirección

de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco.

Los discos con los documentos en formato PDF almacenarán los archivos resultantes en una estructura

como la arriba citada. Se creará un archivo PDF con texto oculto, con todas las imágenes de un ejemplar,

respetando el orden y numeración de las páginas. Con los documentos PDF se realizará el proceso de

indexación necesario para facilitar y agilizar los procesos de búsqueda por contenido. La visualización de

documentos PDF, incluyendo las funcionalidades de búsqueda por contenido y el uso de los índices

generados, deberá poder realizarse con la herramienta Acrobat Reader de Adobe o equivalente y el archivo

resultante deberá entregarse optimizado para su lectura en web.

Cada título se entregará junto con un fichero XML estructurado según el esquema Metadata Encoding &

Transmission Standard (METS) 1.9 y un fichero con los metadatos Dublin Core que contendrá los datos

descriptivos, administrativos y técnicos de cada copia digital (tipo de material, título, autor, número de

páginas, materias, incidencias detectadas en la digitalización, tipos de ficheros de imágenes, algoritmos de

compresión, densidad de grabación, modo de acceso, etc).

Las entregas resultantes del proceso OCR serán:

Fichero PDF con el texto por debajo para cada obra, volumen o número. Para denominar los

ficheros se utilizará el nombre de la carpeta con la extensión “pdf”.


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Ficheros ALTO (uno por página) con el resultado del OCR y las coordenadas de cada uno de los

elementos de la página (bloque de texto o imagen, líneas, palabras, etc) marcando los elementos

obligatorios HEIGHT (alto), WIDTH (ancho), VPOS (vertical position) y HPOS (horizontal

position), según especifica el esquema ALTO: Analyzed Layout and Text Object. Estos ficheros se

denominarán con el mismo nombre de las imágenes en formato TIFF con la extensión “xml”.

Un fichero METS/ALTO, que relacionará por cada obra los ficheros de imágenes (TIFF), de

reconocimiento óptico de caracteres (ALTO) y PDF con la extensión METSRights para la

declaración de derechos de propiedad intelectual y con la extensión PREMIS para los metadatos de

preservación. La correspondencia de páginas entre los ficheros TIFF y ALTO se realizará en el

elemento structMap. Estos ficheros se denominarán con el número de identificación de la carpeta

complementado con la especificación del número, el número de página y la extensión “xml”.

Los ficheros XML deben validarse automáticamente a través de un software de validación de objetos

digitales como JHOVE2 (JSTOR/Harvard Object Validation Environment) o similar. Los METS incluirán

la información relativa al proceso de validación mediante un elemento <digiProvMD>, dentro de la sección

de metadatos administrativos (amdSec), indicando esta información como una entidad Event, de acuerdo

con lo especificado en PREMIS Data Dictionary.

Se entregará al adjudicatario las descripciones de los registros bibliográficos en formato

IBERMARC/MARC21/ISO2709. En caso de las publicaciones periódicas, el adjudicatario asociará las

correspondientes imágenes digitalizadas a los registros bibliográficos correspondientes.

Las descripciones bibliográficas de la prensa histórica y de las monografías y su vinculación con las

imágenes correspondientes, deberán integrarse en la aplicación de gestión bibliográfica de la Dirección de

Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco. Las imágenes se vincularán a través de los METS con los registros

IBERMARC/MARC21 de los materiales existentes en el Catálogo Colectivo o, en su caso, en los catálogos

de las bibliotecas participantes que se entregarán al adjudicatario. Para ello, en ambos METS deberán

especificarse al menos los siguientes elementos:

En la sección File Section (fileSec): incluir un único elemento de agrupación fileGrp con un

elemento file por cada imagen digitalizada de ese título. En el elemento file se indicarán los

atributos correspondientes al formato (MIMETYPE), su tamaño (SIZE) y la fecha de creación

(CREATED). Además, en el elemento Flocat de cada elemento file se especificará el atributo

LOCTYPE=”URL” y su valor debe indicar, siguiendo el protocolo file, el camino (estructura de

directorios) y el nombre del fichero de imagen.

En la sección Structural map (structMap): con TYPE=”logical”, en la que se incluya la información

de paginación, es decir, el número de página asociado a cada imagen.

También se incluirán los metadatos necesarios referentes a los distintos tipos de materiales que describan los

términos que se precisan para la preservación de la copia digital. Estos metadatos se obtendrán del

Diccionario de Datos elaborado por el grupo de trabajo PREMIS de marzo de 2008, versión 2.0.

denominado PREMIS Data Dictionary, y elaborado según el modelo de referencia del Open Archival

Information System (OAIS), ISO14721. Se describirán con el mayor grado de precisión los metadatos que

no se encapsularán dentro del fichero XML METS.

Asimismo, se entregará un fichero XML estructurado según el esquema METSRights en el que se detallarán

las características de derecho de uso de las imágenes de las publicaciones según determine la Dirección de

Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco. Este fichero podrá presentarse de forma independiente o integrado

en el esquema general METS que se menciona en el apartado anterior.


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En los MetsRight se utilizará la última versión publicada por la Biblioteca del Congreso de los Estados

Unidos dentro del conjunto de normativa definido por la IFLA y la CDNL y conocido por sus siglas en

inglés, ICABS.

3.2.4. Entrega de la información

En el caso de que se solicite expresamente, los ficheros digitalizados se almacenarán en los espacios que

indique la Biblioteca. Su manipulación e identificación se realizará siguiendo las indicaciones del personal

responsable del proyecto.

De todas las imágenes resultantes se entregarán dos juegos de discos duros:

la Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco recibirá un juego completo

las instituciones en las que se realicen trabajos de digitalización recibirán uno o varios discos

conteniendo únicamente los fondos propiedad de cada una de ellas

El contratista deberá suministrar los discos que serán de una capacidad mínima de 500 Gb y con conexión

USB2.

Cada uno de los juegos contendrá las imágenes digitalizadas en todos sus formatos, los ficheros de texto

obtenidos mediante OCR, así como los ficheros en formato PDF con texto oculto optimizado para su lectura

en web, generados a partir de las imágenes digitalizadas y de los archivos de texto.

En ningún caso un mismo título de imágenes correspondientes a monografías, ni una misma fecha en el caso

de publicaciones periódicas se incluirán en diferentes discos.

Cada disco duro contendrá el máximo de archivos que permita su capacidad de almacenamiento. En ningún

caso el archivo estará dividido en dos discos. Cada disco duro contendrá identificación visible de la

información contenida: institución en la que se ha realizado la captura, formato del archivo (JPG, TIFF,

PDF, ficheros de metadatos), tipo de publicación (monografías, publicaciones periódicas, etc.), numeración

del disco dentro de cada tipo de publicación si hubiese más de uno y año en que se realiza la digitalización.

Se implementará el formato ESE (Europeana Semantic Elements, versión 3.4 o la publicada en la fecha

en la que se lleve a cabo el proyecto) elaborado por el proyecto de Europeana y accesible en la dirección

http://version1.europeana.eu/c/document_library/get_file?uuid=77376831-67cf-4cff-a7a2-

7718388eec1d&groupId=10128

Se implementara el formato EDM 5.2 (Europeana Data Model), publicado el 7 de marzo de 2011

(http://group.europeana.eu/c/document_library/get_file?uuid=aff89c92-b6ff-4373-a279-

fc47b9af3af2&groupId=10605), adecuando la información del repositorio al Europeana Data Model

(EDM).

Se utilizarán los name spaces:

•RDF / RDFs.

•Dublin Core (cualificado como ESE 3.3).

•OAI-ORE (es decir, el desarrollo del protocolo OAI-PMH que permite la reutilización de los objetos

digitales recolectados para agregarlos a otros objetos).


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•SKOS (Simple KnowdledgeOrganizationSystem).

3.2.5. Aspectos sobre la calidad del trabajo

Tanto el personal encargado de la digitalización como de los distintos controles de calidad deberán tener la

experiencia y formación necesarias para la realización de los trabajos.

La manipulación de las obras por parte de los operadores deberá hacerse con guantes y preservando siempre

la integridad de las mismas. El adjudicatario aportará hojas de incidencias adecuadas para la revisión previa

de la documentación de acuerdo con los criterios establecidos por la Dirección de Patrimonio Cultural del

Gobierno Vasco y de acuerdo con las instituciones depositarias: falta de ejemplares, páginas deterioradas,

legibilidad del original, errores de numeración, etc. Todas las incidencias detectadas en la fase de revisión y

controles de calidad previos que deberá realizar el adjudicatario se reflejarán en dichas hojas de incidencias,

que estarán a disposición de la Dirección responsable del contrato y de los responsables del centro

depositario. En la toma de decisiones respecto a las acciones a realizar en relación con estas incidencias

detectadas, prevalecerá siempre el criterio la Dirección responsable del contrato, de acuerdo con los

responsables del centro depositario.

Durante el proceso de digitalización, se realizarán los ajustes necesarios en el equipo para obtener la calidad

adecuada de acuerdo con la Dirección responsable del contrato y el centro depositario. Durante esta fase, el

operador visualizará todas las imágenes al obtenerlas y a la vista del original con el objetivo de detectar

posibles deficiencias de calidad. El control de calidad será supervisado por el personal de la Dirección de

Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco.

Se realizará un control de calidad más sobre el 5% de las obras digitalizadas escogidas al azar, incluyendo

valoración de calidad y legibilidad de la impresión del 1% de estas imágenes. Se realizarán controles de

calidad sobre el proceso de indexación de imágenes que deberán ser al menos sobre un 5% del trabajo y que

correrá a cargo del coordinador. Si el porcentaje de error fuera superior al 2%, se verificarán de nuevo todo

los vínculos de las imágenes. Se garantizarán controles de calidad sobre el OCR y los niveles de

recuperación del texto, al menos sobre el 5% de la documentación. Los resultados deberán ajustarse a los

niveles de recuperación habituales según el tipo de impreso y su estado. En cabeceras, titulillos, titulares,

secciones, epígrafes y otros elementos de primer y segundo nivel deberán tender a cero y en el resto del

contenido no podrá ser superior al 20%. Las correcciones realizadas no supondrán modernización alguna de

grafías o actualización ortográfica de las palabras. No se corregirán los errores que pudieran detectarse en el

original aunque parezcan evidentes. Por último, en lo que a esquemas METS resultantes del reconocimiento

óptico de caracteres se refiere, se realizará un control de calidad consistente en la validación mediante el

correspondiente XML de cada esquema METS proporcionado para cada título.

La empresa se comprometerá a repetir la digitalización de todas aquellas obras cuyas imágenes muestren

deficiencias.

Dada la diversidad y especiales características de los fondos que forman parte del proyecto de digitalización

la empresa adjudicataria se compromete a realizar todos los recortes, ajustes, y modificaciones que sean

necesarios durante el desarrollo del mencionado proyecto, asumiendo que el objetivo final del mismo es la

obtención de imágenes fieles al original y con calidad de “archivo”.


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3.2.6. Lugar de trabajo

Los trabajos de digitalización se realizarán en las instalaciones de las instituciones depositarias con los

equipos propiedad de la empresa adjudicataria. El transporte, calibración, puesta a punto y mantenimiento

de los equipos de digitalización desplazados correrá a cargo del adjudicatario, incluyendo los equipos

informáticos necesarios. Por tanto la jornada laboral se ajustará a la establecida por cada institución.

3.2.7. Sobre los fondos a digitalizar

Los fondos estarán encuadernados o en hojas sueltas y las obras podrán presentar formatos y características

diversas. Dado que dichos fondos pueden contener documentos desplegables, la digitalización deberá

realizarse con equipos con capacidad para capturar formatos hasta A2. Debido a la fragilidad del material a

digitalizar los licitadores deberán utilizar escáneres de tipo cenital y luz fría, evitando en lo posible el

contacto con el documento. Los equipos utilizados permitirán la captura digital de imágenes en las

resoluciones y formatos exigidos en el presente pliego, con la nitidez, ajustes y tratamiento técnico de la

imagen necesarios, así como la salvaguarda de las obras tanto en su exposición a la luz como en su

manipulación física, permitiendo la captura digital sin forzar ni presionar las encuadernaciones ni parte

alguna de las obras

Durante el proceso de digitalización se evitará someter a los originales a fuentes de luz constantes de gran

intensidad para evitar el deterioro de los originales. En ningún caso se podrán guillotinar los materiales

objeto de digitalización y deberá asegurarse en todo momento la correcta manipulación de los mismos a fin

de garantizar su correcto estado de conservación.

Para las cuestiones relativas a la manipulación de los materiales durante los procesos de captura y la

resolución de incidencias, el adjudicatario estará a lo dispuesto por la Dirección de Patrimonio Cultural del

Gobierno Vasco y de acuerdo con las instituciones depositarias.


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4 Entorno Tecnológico.

El repositorio OAI que alojará los registros de la base de datos de la Biblioteca Digital de Euskadi está

gestionado por Dspace, plataforma software Open Access OAI Repository con licencia Open Source, y está

íntegramente desarrollada en Java:

Java JDK 5

Apache Maven 2.0.8

Apache Ant 1.6.2

SGBD Oracle 9 o superior

Motor de servlets: Tomcat 4.x o similar


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5 Descripción de entregables

Con independencia de lo establecido más arriba para los entregables y sus características, el adjudicatario

deberá entregar en soporte magnético cualquier componente que se considere necesario para el normal y

adecuado mantenimiento/evolución del sistema.

Todos los entregables deberán proporcionarse utilizando las herramientas homologadas en EJIE, o, en su

caso, en formatos compatibles.

A la finalización del proyecto la empresa adjudicataria deberá entregar una copia en soporte magnético de

toda la documentación generada a lo largo del mismo.


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6 Planificación y Organización

Se detallará la planificación del servicio describiendo los medios materiales y humanos que se destinarán al

proyecto para garantizar que el trabajo se realizará en el plazo previsto sin interrupciones.

La empresa adjudicataria deberá facilitar el personal necesario para realizar tres funciones complementarias:

1º) Control de las incidencias que planteen los documentos originales.

2ª) Digitalización de los ejemplares.

3º) Control de calidad de todas las imágenes realizadas, a la vista del original.

En cualquier caso, el equipo de trabajo deberá contar, como mínimo, con un director técnico responsable de

coordinar la producción y calidad e informar a la Dirección responsable del contrato; dos operadores

responsables de digitalización con experiencia demostrable en digitalización y tratamiento de fondos

bibliográficos patrimoniales en cada institución en la que se trabaje; un operador de control de calidad.

La empresa proporcionará a la Dirección de Patrimonio Cultural informes mensuales de las tareas de

digitalización y de los controles de calidad realizados.

Se realizarán entregas mensuales con los resultados del proceso de digitalización.

Al finalizar el trabajo se entregará una Memoria descriptiva de lo que se ha realizado y sus incidencias;

explicación clara de los ficheros que se entregan, discos duros externos resultantes.

6.1 Plan de Proyecto

6.1.1. Plan de Entregas e Hitos de Control

El licitador deberá incluir en su Documento de Propuesta Técnica una descripción de las principales:

Fases y tareas del proyecto,

Entregas resultantes de cada fase,

Hitos de control y/o verificación,

Junto con sus correspondientes fechas orientativas de finalización.

Así mismo, el licitador podrá establecer propuestas de entregas y/o certificaciones parciales acordes con el

planteamiento del proyecto establecido, siempre que:

Lo considere más adecuado para facilitar la implantación y puesta en marcha del objeto del

contrato.

No se establezca nada en sentido contrario en los apartados de objeto, alcance y requisitos del

servicio


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6.1.2. Diagrama de Gantt

El licitador deberá presentar un Diagrama de Gantt o Cronograma de las Fases y Tareas propuestas para la

ejecución de las realizaciones objeto del presente pliego.

6.2 Organización del Equipo de Trabajo

El licitador deberá describir en su Documento de Propuesta Técnica:

la organización (perfiles) del equipo de proyecto asignado a la realización de las actividades

resultantes del presente pliego

las funciones de los mismos

la relación nominal de los participantes junto con el correspondiente documento de currículo.

6.2.1. Asignación de recursos a fases del proyecto

El licitador deberá incluir en su Documento de Propuesta Técnica, un desglose de horas y % de dedicación

total por perfil y fase del proyecto, siguiendo el siguiente modelo:

Descripción

Perfil

Fase 1 Fase 2 ….. Total

Horas Horas % Horas % Horas %

Perfil 1

Perfil 2

Perfil 3

…

TOTAL

(*) Este desglose de horas se considerará como orientativo y será tenido en consideración en el momento

de valorar el grado de aproximación a la planificación del proyecto según la estimación del licitador,

permitiendo de esta forma valorar la idoneidad del dimensionamiento del equipo de trabajo propuesto y

su adecuación a la consecución de los objetivos. No obstante este desglose de horas no se considera

vinculante al no tratarse de una contratación de horas de desarrollo sino un proyecto “llave en mano”

según el importe total ofertado.

.

6.2.2. Equipo de Trabajo

El equipo de trabajo propuesto estará formado por personal técnico con categoría profesional y nivel de

especialización adecuados a las necesidades planteadas en cada momento, de acuerdo con las actividades

que se vayan desarrollando.

El licitador debe comprometerse, en caso de ser adjudicatario, a mantener el equipo, según lo establecido en

el Documento de Propuesta Técnica, y durante el periodo fijado en cada actividad específica.


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6.2.2.1. Veracidad de los datos

E.J.I.E. se reserva la facultad de solicitar, en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y

durante el curso de los trabajos, de cualquier otro tipo de documento complementario, en orden a la

comprobación de cuantos datos haya ofrecido la empresa adjudicataria, tanto respecto a la misma, como a

los recursos de que disponga.

La falsedad en los mismos podrá implicar asumir penalizaciones, y en último término, podrá provocar la

resolución del contrato.

6.2.2.2. Condicionante del equipo de trabajo ofertado

La falsedad en el nivel de conocimientos técnicos del personal ofertado, deducida del contraste entre lo

reflejado en el currículo y los conocimientos reales demostrados en la ejecución de los trabajos, podría en

último término, podrá provocar la revisión de la adjudicación y en su caso la rescisión del pedido/contrato.

6.2.2.3. Constitución inicial del equipo de trabajo

El equipo humano a incorporar tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá

estar formado por componentes relacionados en la oferta adjudicataria y consecuentemente valorados.

Si tras la adjudicación se observara que el equipo de proyecto no se corresponde con el Documento de

Propuesta Técnica objeto de la misma y:

Caso que el adjudicatario presente justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo

que suscita el cambio, se procederá a:

La presentación por el adjudicatario de posibles candidatos con un perfil de cualificación

técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir.

Aceptación de alguno de los candidatos por parte de la Dirección del Proyecto de E.J.I.E.

Caso de que se demostrase que el cambio no se corresponde con causa justificada, de fuerza mayor

y no imputable al adjudicatario, E.J.I.E. se reserva el derecho no solo a la aprobación de la persona

o personas sustitutivas, sino incluso a la revisión de la adjudicación y en su caso la rescisión del

pedido/contrato, si este hecho fuera elemento determinante en la mencionada adjudicación.

6.2.2.4. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo

La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que realizan los trabajos

objeto del presente pliego corresponde a la Dirección del Proyecto de E.J.I.E., siendo potestad suya solicitar

el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un preaviso de quince días, por otro

de igual categoría, si existen razones justificadas que lo aconsejen.

Si el adjudicatario propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, se deberá solicitar por

escrito con quince días de antelación, y requerirá de las siguientes condiciones:

Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio.


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Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la

persona que se pretende sustituir.

Aceptación de alguno de los candidatos por parte de la Dirección del Proyecto de E.J.I.E.

Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto debidos a las sustituciones de

personal, deberán subsanarse mediante periodos de solapamiento sin coste adicional, durante el tiempo

necesario. Si a criterio de la Dirección del Proyecto de E.J.I.E., esto no fuera posible, las dos primeras

semanas de trabajo del sustituto no serán facturables corriendo a cargo del adjudicatario.

6.2.2.5. Currículo de los componentes del grupo de trabajo.

Se deberá adjuntar el currículo individual detallado de todos y cada uno de los componentes del grupo de

trabajo propuesto para la realización de las tareas y actividades de los trabajos objeto de contratación,

junto con el papel/perfil (conforme a los indicados en el cuado anterior) que asumen en la realización

descrita.

La no inclusión del currículo de alguno de los participantes, puede suponer la imposibilidad de una

adecuada evaluación del apartado de “Organización del Proyecto”, pudiendo el licitador no ser puntuado

por este concepto.

Datos del currículo:

Apellidos y Nombre,

Edad,

Conocimientos metodológicos y tecnológicos principales.

Formación Reglada: Centro, Titulación y Fechas (desde-hasta).

Formación no Reglada: Centro, Curso y Fecha (desde-hasta).

Experiencia Acumulada: Total Años.

Experiencia profesional: Empresa, Puesto / Responsabilidades, Meses o Años, Fecha (desde-hasta).

Conocimientos y experiencia obtenida en proyectos similares: proyecto, puesto/responsabilidades,

meses, fecha (desde-hasta), y principales tecnologías utilizadas, para al menos los principales o los

correspondientes a experiencias similares.


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6.3 Transferencia Tecnológica.

Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato el adjudicatario se compromete, en todo

momento, a facilitar a las personas designadas por la Dirección del proyecto de E.J.I.E. la información y

documentación que ésta solicite para disponer de un pleno conocimiento de los trabajos desarrollados, así

como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas

utilizados para resolverlos.


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7 Presupuesto y oferta económica.

En documento separado y siguiendo lo establecido en el modelo de Pliego/Hoja de Cláusulas

Administrativas se deberán incluir los precios unitarios de digitalización de una página de prensa histórica

y de una página de fondos monográficos, con y sin I.V.A. Este precio unitario englobará los costes que

por cualquier otro concepto se incurran para obtener el producto final deseado, según los requisitos

establecidos en el punto 3 de este Pliego. Para su cálculo deberá considerarse que el número de páginas

tratadas de prensa histórica y de fondos monográficos es el mismo.

Opcionalmente, cualquier otro desglose de estimación de esfuerzos que se considere relevante para la

correcta evaluación del apartado “Proposición económica” contemplado en la sección de Criterios de

Valoración.

Del mismo modo podrán detallarse también posibles prestaciones superiores a las solicitadas, ofertadas

por el licitador y debidamente argumentadas en cuanto al nivel de esfuerzo requerido, siempre y cuando

E.J.I.E. las considere como tales desde el punto de vista del proyecto y si así se especificase en el

apartado de “Prestaciones Superiores/Complementarias a las Exigidas” contemplado en la sección de

Criterios de Valoración.

En el precio ofertado se entenderán ya incluidos: las dietas, gastos de desplazamiento y/o cualquier otro

gasto necesario para la realización del servicio. Con independencia de lo aquí indicado será necesario

incluir el desglose de cualquier gasto o aspecto objeto del presente pliego si así fuera requerido de forma

expresa en el Pliego/Hoja de Cláusulas Administrativas.

Toda oferta cuya valoración económica sea inferior al 80% del precio medio de todas las ofertas quedará

automáticamente excluida del proceso de valoración.


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8 Mecanismos de Seguimiento, Control y Supervisión

La gestión del proyecto se realizará según las normas procedimentales y de calidad de la Gestión de

Proyectos de E.J.I.E. y del Gobierno Vasco.

El control y seguimiento de la calidad del servicio será realizado por la Dirección de Patrimonio Cultural.

Durante el desarrollo y ejecución del proyecto E.J.I.E. podrá establecer controles de calidad sobre la

actividad desarrollada.

8.1 Mecanismos de Seguimiento y Control.

El equipo de trabajo estará dirigido por un Responsable del Proyecto con dedicación estable y suficiente,

quien coordinará las tareas implicadas en el proyecto y será el interlocutor principal con la Dirección del

Proyecto de E.J.I.E.

Deberán establecerse todos los mecanismos de control que permitan verificar de forma continuada el

cumplimiento de los objetivos especificados, tanto en plazos como en términos de calidad final. Para ello

se contempla:

Reuniones de seguimiento: a partir del plan de entregas requerido se celebrarán reuniones

periódicas o coincidiendo con los puntos de decisión, destinadas a revisar el grado de cumplimiento

de las tareas planificadas, la entrega de productos, las reasignaciones de personal, la validación de

las programaciones de actividades a realizar, etc.

Reuniones de control económico del proyecto para llevar a cabo el plan de pagos establecido.

Informes de situación y progreso: con los que la empresa adjudicataria comunicará a la Dirección

del Proyecto de E.J.I.E., el estado puntual de los trabajos, los objetivos alcanzados, las incidencias

ocurridas, etc.

Certificaciones parciales: si procede.

Hojas de control de tareas: si procede.

Documentos de gestión de proyectos: la empresa adjudicataria está obligada a cumplimentar y

entregar los documentos de gestión y de calidad de proyectos que se le exijan, respetando la

periodicidad, los formatos y los contenidos que se definirán al comienzo del proyecto.

8.2 Supervisión del proyecto

Tanto la dirección como la supervisión del Proyecto serán llevadas a cabo por el personal de la Dirección

de Patrimonio Cultural y de EJIE, S.A. asignado al proyecto.

Los productos del trabajo deberán ser aprobados tanto por el Responsable del Proyecto por parte del

adjudicatario, así como por la Dirección de Patrimonio Cultural y por E.J.I.E., y si los encuentran

conformes, emitirán su informe favorable, empezándose a computar desde ese momento el período de

garantía que todo trabajo de realización externa debe aportar en previsión de defectos no detectados en las

pruebas realizadas.

El incumplimiento de los plazos pactados sin causa que lo justifique dará lugar a las penalizaciones que se

acuerden en las condiciones particulares (si existieran).


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9 Plazo de ejecución y Plan de Facturación

El producto objeto del contrato tendrá un plazo máximo de 6 meses para la recepción de la totalidad de

las tareas descritas. El plazo comenzará a contar a partir de la fecha de aceptación de la contratación.

El adjudicatario tiene derecho al abono, con arreglo a los precios convenidos, de los trabajos que

realmente ejecute, con sujeción al contrato otorgado, a sus modificaciones aprobadas y a las órdenes

dadas por escrito por E.J.I.E.

La facturación del precio del contrato se efectuará a través de la presentación de las correspondientes

facturas expedidas con los requisitos legales exigidos. El pago se efectuará bimensualmente en función

del número de horas dedicadas en ese plazo de tiempo y una vez aceptadas las facturas por el Director del

Proyecto de EJIE.

El plan de facturación definitivo se establecerá sobre la base del plan de proyecto establecido en la fase

de definición inicial del mismo, teniendo en cuenta que:

En función del plan del proyecto y de acuerdo con la Dirección del Proyecto, podrán ser

establecidas entregas parciales que podrán implicar facturaciones acordes al alcance de las

mismas, tras las correspondientes verificaciones y certificaciones.

La no conformidad de los productos recepcionados, referida al alcance respecto el plan de

entregas preestablecido, al incumplimiento de las normas/estándares establecidos, y/o al nivel

de calidad de los mismos, pueden provocar la paralización del plan de facturación hasta que se

resuelvan las no conformidades.

Caso de que los trabajos efectuados no se puedan adecuar a la prestación contratada como

consecuencia de vicios o defectos graves imputables al contratista, no pudiendo ser utilizados

en tiempo y/o condiciones, EJIE estará exento de la obligación de pago o tendrá derecho, en su

caso, a la recuperación del precio satisfecho.

El plan de facturación establecido al inicio del proyecto podrá ser revisado y/o modificado a lo

largo del mismo, como consecuencia de actividades de replanificación establecidas en los

procedimientos de control y seguimiento del proyecto.

Para llevar a cabo el abono de los importes relativos a los conceptos de cada una de las facturas será

requisito imprescindible disponer de la certificación de conformidad de los mismos emitida por la

Dirección del Proyecto de E.J.I.E.


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10 Criterios de Valoración.

Los criterios de adjudicación que servirán de base para la valoración de las propuestas, así como sus

pesos de ponderación se recogen a continuación.

Característica objeto de valoración Puntos

Proposición económica 40

Plan de trabajo propuesto 35

Experiencia en trabajos similares 15

Prestaciones superiores/complementarias a las exigidas 10

Las características que serán objeto de valoración en cada punto son:

Valoración de la propuesta económica:

La Valoración de la proposición económica se hará en relación a la oferta mínima presentada aplicando la

fórmula P=Pm * Min/Of, donde:

P = Puntuación obtenida

Pm = máxima puntuación posible

Min = oferta mínima

Of = oferta del licitador que se valora

Valoración del plan de trabajo propuesto:

En este apartado se valorará según los siguientes objetos de valoración:

El planteamiento y organización del trabajo para llevar a cabo el proyecto en tiempo y forma,

asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos. En caso de la que oferta no se ajuste a

las necesidades planteadas la puntuación será cero.

El desglose y descripción detallada de las actividades que se presenten, siempre que las mismas se

consideren adecuadas a las necesidades del proyecto.

La dedicación de recursos establecidos a las fases del proyecto se valorarán en función de su

adecuación y ajuste a las necesidades del proyecto.

Experiencia en trabajos similares

Se valorará en función de la similitud con las características y estándares citados en este Pliego.

Valoración de las prestaciones superiores/complementarias a las exigidas:

Las ofertas no podrán contener más de cinco mejoras y deberán ser descritas en cuanto a sus objetivos, funcionalidad y alcance, y necesariamente valoradas en:


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Esfuerzo: Horas, (dentro del Documento de Propuesta Técnica), como en

Coste: Euros, (dentro del Documento de Propuesta Económica)

La finalidad de esta solicitud es la de permitir a E.J.I.E. realizar un mejor y más adecuado análisis comparativo de las propuestas recibidas.

En el caso de que elementos similares hayan sido diferentemente valorados en las distintas propuestas recibidas, o que determinadas prestaciones hayan sido, a juicio de EJIE, sobrevaloradas, esta definirá un patrón general de esfuerzo por perfil para las mismas y se re-estimará su valoración a los precios correspondientes de los perfiles de cada uno los licitadores.

Posibles mejoras correspondientes a la ampliación del periodo mínimo de garantía establecido, deberán

ser referidas e indicadas, pero en ningún caso valoradas en cuanto a esfuerzo y coste.

Con independencia de lo indicado en los puntos anteriores, las Prestaciones

Superiores/Complementarias ofrecidas por el licitador serán valoradas siempre y cuando E.J.I.E.:

Considere que realmente están fuera del alcance base del proyecto

Las considere como tales desde el punto de vista del proyecto


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11 Garantía y Confidencialidad.

Las cláusulas relativas a la propiedad intelectual, garantía y confidencialidad de la información, así como

el resto de condiciones generales de contratación se encuentran disponibles en la web de E.J.I.E.

(www.ejie.net) en el apartado perfil de contratante.

11.1 Garantía

El período de garantía será como mínimo de 1 año a partir de la aceptación del trabajo. No obstante los

licitadores especificarán, en su caso, el tiempo de garantía ofrecido superior al mínimo, así como el

alcance de la misma.

11.2 Confidencialidad de la información

La Dirección del proyecto entregará la información y documentación que considere necesaria para la

realización del presente trabajo, debiendo la empresa adjudicataria comprometerse a:

Tratar con absoluta confidencialidad todo el material y la información que reciba como

consecuencia de los trabajos realizados objeto de la adjudicación, durante el periodo de tiempo de

duración de la misma,

No utilizar la misma para otros fines que los recogidos en el presente Pliego de Condiciones

Técnicas.

No duplicar, copiar, revelar, ceder o vender total o parcialmente la información obtenida, en todo o

en parte, a terceros sin autorización escrita de E.J.I.E.,

Advertir a sus empleados de sus obligaciones respecto a la confidencialidad de la información,

velando por el cumplimiento de la misma,

Restringir la utilización de la información obtenida como consecuencia de los trabajos realizados

objeto del presente pliego de bases técnicas, exclusivamente para aquellos empleados que tengan

necesidad de conocerla y con la finalidad de realizar los trabajos expuestos.

Poner todos los medios a su alcance para conservar el carácter confidencial y reservado tanto de la

información y documentación recibida de E.J.I.E., como de los resultados obtenidos del trabajo

realizado.

La devolución de toda la información, material y/ soportes informáticos obtenidos, así como a la

descarga de la misma de sus equipos informáticos o (si existieran), una vez finalizado el periodo de

contratación correspondiente.

Cualquier infracción en este sentido será calificada como grave y será causa de resolución del contrato,

sin perjuicio de las responsabilidades penales, o de otro tipo, en que se puedan incurrir.

11.3 Protección de datos

El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de

Datos, sobre protección de datos de carácter personal. En este sentido, deberá sujetarse a los preceptos de

la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, LOPD, y su Reglamento de Desarrollo, RD 1720/2007, de

21 de diciembre.


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12 Propiedad intelectual.

Todos los derechos de propiedad intelectual y de ‘Copyright’ de cualquier producto o subproducto

derivados de los trabajos realizados bajo la correspondiente adjudicación serán propiedad exclusiva de

E.J.I.E., obligándose las partes a otorgar el documento oportuno cuando éste sea necesario, para la debida

constancia pública de este hecho ante cualquier Organismo o Registro, tanto de la Comunidad Autónoma

como de la Administración Central del Estado Español.

Así mismo todo producto o subproducto derivada de la correspondiente contratación no podrá ser

utilizado para otros fines fuera del ámbito de la misma, sin el permiso expreso y por escrito de E.J.I.E.

La empresa adjudicataria será responsable de daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de

esta obligación.


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13 Estructura y Formato de la Propuesta

El licitador sólo podrá presentar su propuesta contemplando una única alternativa.

13.1 Estructura normalizada y contenido de las propuestas.

La propuesta que se presente por el licitador deberá aportar la información que se requiere en todos sus

apartados y estar obligatoriamente estructurada de la siguiente forma:

Documento de Propuesta Técnica, incluyendo

Índice.

Presentación y Características Generales:

Identificación del pliego al que responde la propuesta.

Acatamiento con carácter general a las condiciones del pliego.

A partir de este punto, los siguientes apartados se particularizarán para cada una de las soluciones que se

oferten.

Descripción de la Solución Técnica.

Se incorporará al inicio de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes

de la solución propuesta. Se deberá incluir información detallada de la propuesta en relación con

los requisitos de este pliego. Se trata, en definitiva, de una memoria descriptiva del proyecto.

Planificación y Organización.

Se indicarán las principales fases/tareas del proyecto y el cronograma de trabajos.

Organización del equipo de proyecto, junto perfiles, funciones y responsabilidades.

Equipo de trabajo.

Datos relativos de todos los componentes del equipo de trabajo, incluyendo el cuadro de

asignación de recursos a fases del proyecto.

Composición del equipo de trabajo propuesto, ordenado por categorías profesionales.

Currículo de cada uno de los componentes, de acuerdo a lo indicado en el apartado

Equipo de Trabajo y recogido en Anexo al Documento de Propuesta Técnica.

Procedimientos de Gestión, Control y Calidad de Proyectos

Se incluirá en este apartado la descripción de las medidas dispuestas por el licitador para asegurar

la calidad de los trabajos, medios humanos y materiales, aseguramiento de calidad, así como

aquellas otras que se prevé aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato.

Prestaciones superiores o complementarias a las exigidas, si las hubiera:

El adjudicatario podrá incluir en su propuesta cuantas prestaciones adicionales considere oportunas

para la mejora de su actuación, estas (salvo ampliaciones en la garantía) deberán ser

necesariamente valoradas tanto en cuanto al nivel de esfuerzo (horas por perfil) como

económicamente y de forma separada en los Documentos de Propuesta Técnica y Propuesta/Oferta

Económica

Garantía, Confidencialidad y Propiedad Intelectual.


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En ningún caso se deberá incluir información Económica en el Documento de Propuesta Técnica.

Documento de Propuesta/Oferta Económica, incluyendo:

Importe Total de la oferta Económica: con y sin I.V.A., en las condiciones indicadas en el punto 7

Presupuesto y oferta económica.

Cualquier otro requisito establecido en el Pliego/Hoja de Cláusulas Administrativas.

13.2 Formato de la Propuesta.

El soporte físico de las propuestas deberá ser:

Papel, debidamente encuadernado, y

CD/DVD, en formato MS-WORD

13.3 Sobres y Elementos.

Todas las propuestas deberán entregarse en sobre o paquete debidamente cerrado, y

Con etiqueta indicando sobre el mismo:

Descripción/Título y

Referencia

Presentes en la carátula del presente Pliego.

Recogiendo en su interior:

Documento de Propuesta Técnica, siguiendo la estructura requerida en el apartado de

Estructura y Formato de la Propuesta, del presente documento.

Documento de Propuesta Económica siguiendo la estructura requerida en el apartado de

Presupuesto/Oferta económica, del presente documento y de lo indicado en el Pliego/Hoja de

Cláusulas Administrativas

Soporte Magnético con los documentos electrónicos correspondientes, rotulado sobre el

mismo: Descripción/Título y Referencia del Pliego.

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