�

��

PLEC DE CONDICIONS TÈCNIC �

�

�

�

�

�

�

�

�

Tramitació: Ordinària Procediment: Obert Forma d’adjudicació: Concurs Import màxim de licitació: 1.030.000 euros ( sense IVA )

Contracte per la gestió i manteniment d’un sistema de bicicleta pública per la ciutat de Girona

�

��

DESCRIPCIÓ I CARACTERÍSTIQUES GENERALS DEL SISTEMA DE BICICLETA PÚBLICA L’objecte del present plec és la contractació de la gestió, manteniment i redistribució del sistema de bicicleta pública per a la ciutat de Girona, anomenat GIROCLETA. El sistema permetrà als usuaris registrats en el mateix, realitzar desplaçaments per l’interior del municipi en les condicions que s’hagin definit per part de TMG SA, mitjançant l’ús de bicicletes que es troben distribuïdes estratègicament per la ciutat. L’usuari podrà accedir al servei prenent una bicicleta en algun dels aparcaments situats per a tal efecte, després d’haver-se identificat prèviament a l’estació. La identificació de l’usuari s’efectua mitjançant la targeta d’abonat que serà personal i intransferible. Després de la seva utilització, la bicicleta ha de ser retornada a qualsevol de les àrees d’aparcament. Els licitadors hauran de detallar en la seva oferta els mitjans humans i materials que tinguin previst dedicar a la prestació objecte del contracte. Els costos dels mitjans humans i materials podran ser auditables per TMG SA i l’empresa adjudicatari tindrà la obligació de facilitar tota la documentació econòmica del servei requerida. CONDICIONS DE LA GESTIÓ I MANTENIMENT Funcionament del sistema El sistema serà operatiu de 6:30 a 23:30 hores els dies laborables i de 8 a 24:00 hores els dissabtes i dies festius. Quan el sistema no sigui operatiu només es podran tornar les bicicletes. Aquest horari pot experimentar canvis en cas que l’Ajuntament de Girona ho decideixi. Aquests canvis d’horari, sinó modifiquen demostrablement el cost de gestió del sistema, no donaran dret a modificar el preu del contacte. El servidor on hi haurà les bases de dades i el software necessari per fer funcionar el sistema estarà ubicat a l’Ajuntament de Girona i la seva disponibilitat anirà a

�

��

càrrec d’aquest. L’adjudicatari tindrà accés al servidor i serà l’encarregat del manteniment operatiu, així com de totes les modificacions necessàries del software que requereixi TMG (canvi de tarifes, canvi d’horaris, notícies a la web, disseny...). L’adjudicatari haurà d’assegurar la monitorització en temps real de cada estació i haurà de gestionar les dades de cada moviment de la bicicleta, de la base de dades i de la aplicació informàtica. Per assegurar el funcionament del sistema, l’adjudicatari haurà de respondre a les incidències segons el temps de reparació d’averies especificat en aquest plec. L’adjudicatari podrà subcontractar el manteniment informàtic del sistema al proveïdor d’aquest. Direcció i control L’adjudicatari haurà de disposar a Girona o a una distància menor de 20 quilòmetres d’un local amb els suficients elements tècnics que li permetin atendre les necessitats del servei. Igualment haurà de designar un representant directiu com a interlocutor habitual de TMG SA i l’Ajuntament de Girona. L’adjudicatari haurà de disposar d’una persona amb nivell tècnic suficient per encarregar-se de la gestió i manteniment diari del sistema, del qual en serà responsable. Aquesta persona tindrà una dedicació exclusiva al servei de bicicleta pública de Girona i estarà localitzable en tot moment a requeriment de TMG o l’Ajuntament de Girona. Atenció al client L’adjudicatari disposarà a Girona d’una oficina d’atenció al client en que l’usuari podrà donar-se d’alta al sistema i fer les gestions oportunes. A aquests efectes TMG o l’Ajuntament de Girona subministrarà el local equipat a l’adjudicatari. L’adjudicatari es farà càrrec de mantenir la oficina d’atenció al client amb tots els equips informàtics i de mobiliari bàsic necessaris per atendre als ciutadans/es, així com per generar les altes, baixes i totes les qüestions relacionades amb el bon funcionament del sistema, inclòs el manteniment o la modificació de la pàgina web. Anirà a càrrec del concessionari, a petició de TMG SA, tot el material gràfic per a promocionar el sistema de la bicicleta pública o per generar la tramitació d’altes i baixes d’abonats. Les targetes d’abonats aniran a càrrec de TMG SA.

�

��

Fora l’horari d’oficina, els clients o ciutadans/es podran comunicar les incidències a través de l’Ajuntament de Girona i la Policia Local. Aquestes es posaran amb contacte amb el responsable designat per l’adjudicatari. Manteniment de la pàgina web. L’adjudicatari serà la responsable de mantenir i millorar la pàgina web de la Girocleta. La pàgina web de la Girocleta ha de ser el mitjà més important de comunicació entre el servei de Girocleta i l’usuari o ciutadà. El sistema d’altes així com el de localització de bicicletes i aparcaments lliures ha de funcionar correctament en tot moment. L’adjudicatari haurà de crear i inserir notícies a la web, així com elaborar un manual explicatiu del funcionament exhaustiu del sistema mitjançant vídeo, que ha d’ajudar als usuaris a entendre i utilitzar el sistema adequadament. Aquest manual l’ha de crear en els tres primers mesos del contracte. Manteniment i neteja d’estacions, aparcaments i bicicletes L’adjudicatari haurà de disposar a Girona o rodalies d’un magatzem per les bicicletes, recanvis, estacions i tot el necessari per el bon funcionament del sistema. L’adjudicatari haurà d’adquirir, mantenir i disposar en tot moment d’un estoc del 5% de les instal·lacions de bicicletes, estacions i aparcaments amb un valor aproximat de 20.000 euros. Un cop finalitzat el contracte, l’adjudicatari cedirà sense cost a TMG SA aquest estoc en perfectes condicions. Els materials i peces a subministrar aniran a càrrec de l’adjudicatari. L’adjudicatari haurà de realitzar un manteniment preventiu de tots els elements que configuren el sistema. L’adjudicatari haurà de realitzar un control permanent de les bicicletes, estacions i aparcaments i comprovar-ne el funcionament. L’adjudicatari haurà de reparar totes les estacions, aparcaments i bicicletes independentment de l’origen de la incidència. Les reparacions o reposicions a les bicicletes, estacions i aparcaments, provocades per accions que no es puguin considerar un ús normal del servei, prèvia denúncia de l’adjudicatari a les autoritats competents i/o a TMG SA, es facturarà a TMG SA segons el preu estipulat sempre hi quan el valor d’aquestes

�

��

accions, conjuntament amb les peces de substitució provinents del manteniment preventiu i correctiu hagin superat el valor de cost de 10.000 euros anuals demostrables. En cas de que l’Ajuntament de Girona o TMG SA vulgui modificar el disseny de la bicicleta per millorar el servei o evitar el vandalisme, el cost de canviar les peces o el disseny serà abonat per TMG SA sempre que aquest no es pugui englobar dins els 10.000 euros destinats a recanvis de peces per manteniment preventiu o correctiu. Els parafangs de color groc i la protecció de la cadena de color vermell es pintaran cada any. En cas que sigui necessari, es netejaran diàriament les bicicletes, estacions i aparcaments, així com el seu entorn immediat. Hi haurà una neteja obligatòria de totes els elements una vegada a la setmana. El subministra elèctric de les estacions anirà a càrrec de TMG o l’Ajuntament de Girona. La comunicacions entre estacions i amb el servidor central, seran mitjançant la xarxa WiFi municipal. Les estacions també hauran de tenir connexió 3G com a comunicació complementària de seguretat, aquesta anirà a càrrec de l’adjudicatari. TMG SA i/o l’adjudicatari tindran dret a reclamar als usuaris del sistema el reemborsament del cost de la reparació de la bicicleta o estació causat per mal ús o vandalisme. En el contracte signat pels usuaris es pactarà una clàusula on es doni dret a l’empresa adjudicatari o TMG SA a cobrar penalitzacions per aquests fets. L’adjudicatari haurà de realitzar el manteniment de les estacions, aparcaments i bicicletes amb dues persones al carrer i una altre al taller. En cas que TMG SA contractés publicitat per a les bicicletes i/o estacions, l’empresa contractada per la publicitat seria l’encarregada de posar i treure la publicitat, previ acord amb l’adjudicatari d’aquest concurs. Redistribució de les bicicletes, estacions i aparcaments. La redistribució de bicicletes es realitzarà de dilluns a divendres pel personal de carrer que s’encarrega del manteniment i la neteja. En cas de que la evolució de la demanda fes necessari ampliar la redistribució de bicicletes per a garantir la màxima disponibilitat de bicicletes i aparcaments a les estacions, aquesta anirà a càrrec de TMG SA, el qual podrà realitzar directament la redistribució o

�

��

subcontractar el servei a l’empresa adjudicatari amb un preu equivalent al cost que representa. L’adjudicatari haurà de redimensionar les estacions i aparcaments quan s’estimi que no s’ajusten a la demanda dels usuaris i assumirà els costos derivats del trasllat dels aparcaments i de l’adaptació de la estació, fins un valor màxim del 5% anual del parc total d’aparcaments instal·lats, exclosa la obra civil. L’adjudicatari haurà de traslladar les estacions i/o aparcaments que es vegin afectades per obres o altres treballs de llarga durada que tinguin lloc a la via pública o altres zones properes amb la finalitat de garantir el servei. El cost d’aquests moviments serà a càrrec del sol·licitant, que liquidarà a l’adjudicatari els costos derivats d’aquesta operació. En cas d’esdeveniments o actes a la via pública, TMG podrà sol·licitar a l’adjudicatari la retirada temporal de les bicicletes d’una o més estacions, quedant aquestes estacions fora de servei. Quan la retirada temporal impliqui despeses addicionals justificables al servei normal, TMG n’assumirà el cost. Sistema de tarifes i gestió econòmica Les tarifes seran fixades i revisades per TMG SA, prèvia autorització de l’Ajuntament de Girona. La forma de pagament d’alta serà sempre mitjançant targeta de crèdit a través de la pàgina web. L’adjudicatari podrà sol·licitar una fiança de 150 € que només podrà cobrar a l’usuari en els casos establerts en el contracte de l’usuari. L’adjudicatari haurà de recollir en la seva proposta la forma d’obtenir i gestionar la fiança. El valor de la fiança podrà ser revisat de comú acord entre l’adjudicatari i TMG SA. L’adjudicatari gestionarà el sistema de recaptació d’ingressos i n’assumirà els costos derivats d’aquesta gestió. TMG SA podrà auditar aquest sistema de gestió quan ho consideri adient. El total d’ingressos haurà de ser tramès trimestralment a un compte que TMG SA disposarà a tal efecte.

�

��

Informació estadística i gestió Amb la finalitat que TMG pugui disposar de tota la informació referent al nivell d’avaries i el temps de resolució, l’adjudicatari permetrà l’accés a TMG al sistema informàtic de gestió. L’adjudicatari haurà de subministrar setmanalment la següent informació referent a la gestió de reclamacions: · Llistat de les reclamacions rebudes cada dia · Llistat de les reclamacions ateses cada dia · Llistat de les reclamacions solucionades cada dia Les reclamacions hauran de ser resoltes per l’adjudicatari en un termini màxim de quinze dies des de la data de presentació. L’adjudicatari haurà de subministrar setmanalment la següent informació referent a la gestió d’incidències: · �Llistat d’incidències patides pel sistema cada dia. · Llistat d’incidències solucionades cada dia. Es considerarà una incidència tota avaria o problema de funcionament de qualsevol element del sistema que impedeixi el funcionament del mateix. L’adjudicatari haurà de subministrar mensualment la següent informació: · Ingressos segons tipus d’abonament. · Altes i baixes del període segons tipus d’abonament. · Número d’usos diaris. · Número de sortides i arribades diàries, amb franges horàries, a cada estació. · Número d’usos per bicicleta i dia · Estadística de temps d’utilització de les bicicletes També s’adjuntarà el resultat mensual dels indicadors de qualitat del servei definits posteriorment. TMG SA es reserva el dret a modificar la informació demanada en cas que ho consideri necessari. Indicadors de qualitat El càlcul dels indicadors que segueixen es realitzarà de forma mensual.

�

�

Rati de disponibilitat.

Es defineix el Rati de disponibilitat com la relació entre el nombre total d’hores de funcionament sense avaria de tots els components del servei: estacions, aparcaments i bicicletes i el nombre total de hores de funcionament teòric de tots els elements durant un dia.

Nivell de fallits en destí.

S’entén per nivell de fallits en destí com el nombre de vegades per dia que els usuaris del servei demanin una pròrroga en el temps d’utilització de la bicicleta davant la impossibilitat d’un usuari per a aparcar la bicicleta en l’aparcament esperada.

Temps de reparació d’avaries

Establint aquest temps en el període comprés entre el moment en què es produeix l’avaria fins que es repara aquesta en qualsevol dels dispositius del sistema.

Nivell de neteja.

Es defineix com a nivell de neteja el percentatge de bicicletes amb estat de neteja entre correcte i acceptable sobre el total de bicicletes en servei. S’entén com a nivell de neteja no acceptable la brutícia manifesta de la mateixa i la presència de símbols, anagrames i adhesius no autoritzats. Aquest indicador també s’aplicarà a les estacions i aparcaments.

En el càlcul dels anteriors indicadors, resten excloses les bicicletes, estacions i aparcaments danyats per actes de vandalisme organitzat. De forma anual, TMG podrà contractar un Estudi de Satisfacció del Client. El resultat d’aquest informe es tradueix en un indicador que representa una mitjana entre els usuaris entrevistats de la seva satisfacció en els aspectes del sistema relacionats seguidament. L’indicador tindrà en compte una ponderació segons la importància que té cada aspecte per a l’ usuari. Els aspectes a avaluar seran com a mínim els següents: · Disponibilitat de Bicicletes · Disponibilitat d’aparcament en destí · Situació de les estacions · Connectivitat amb el transport públic · Estat dels elements del sistema · Qualitat dels elements del sistema

�

�

· Facilitat d’utilització del sistema · Rapidesa d’utilització del sistema · Fiabilitat del sistema · Comoditat de les bicicletes · Fiabilitat de les bicicletes · Adequació de les bicicletes a l’ús de l’usuari · Tarifes horàries · Tarifes dels abonaments · Formes de pagament · Servei prestat en les Oficines d’Atenció al Client · Valoració que fa l’usuari de la gestió d’una reclamació Temps de reparació d’avaries Amb la finalitat de garantir el funcionament del sistema durant el període de proves, els temps màxims per la resolució de les avaries dels elements constituents del sistema, seran els que segueixen: En horari diürn de dilluns a divendres: • Bicicletes i aparcaments (ancoratges): 2 dies • Estacions: 2 hores • Errada parcial del sistema de gestió: (Es podran agafar bicicletes però no

realitzar tasques administratives): 2 hores • Errada total del sistema de gestió: (No es podran agafar bicicletes ni realitzar

tasques administratives): 1 hora Caps de setmana, els dies festius i nocturns: • Bicicletes i aparcaments (ancoratges): 2 dies • Estacions: 6 hores • Errada parcial del sistema de gestió: (Es podran agafar bicicletes però no

realitzar tasques administratives): 8 hores • Errada total del sistema de gestió: (No es podran agafar bicicletes ni realitzar

tasques administratives): 4 hores . Queden exclosos d’aquests temps els danys o avaries causades per actes vandàlics organitzats, i els danys o avaries la resolució de la quals estigui fora de l’abast de l’adjudicatari (energia o comunicacions), que tindran un termini màxim de reparació i substitució de 2 dies.

�

���

Penalitzacions Les penalitzacions a aplicar en cas d’incompliment dels nivells mínims prèviament fixats, i que l’adjudicatari pagarà a TMG SA, seran els següents: Temps de reparació d’avaries: En cas de que s’hagin superat els temps prèviament fixats, es realitzarà un còmput mensual del número de vegades en que això hagi succeït. Per cada hora o fracció en que s’hagin superat els temps màxims la penalització a aplicar serà la següent: • Estació: 200€/dia o fracció • Ancoratge: 10€/dia o fracció • Bicicleta: 10€/dia o fracció • Errada parcial del sistema de gestió: 750€/dia o fracció • Errada total del sistema de gestió: 1.500€/dia o fracció Fins a un 10 % del total dels aparcaments i bicicletes que presentin defectes que no afectin a la seguretat de les persones, no comptabilitzaran per les penalitzacions. MITJANS HUMANS I MATERIALS Mitjans humans Els licitadors hauran de detallar en la seva oferta els mitjans humans i materials que tinguin previst dedicar a la prestació objecte del contracte. Els mitjans mínims i adequats per a desenvolupar el servei objecte d’aquest contracte són: Direcció 1 persona (25 % dedicació) Responsable 1 persona Atenció al client 1 persona Neteja, manteniment i redistribució al carrer 2 persones Taller subcontractar o 1 persona Informàtica + administració subcontractar o a temps parcial L’adjudicatari haurà de comunicar a TMG SA les dades del personal contractat amb dedicació exclusiva o parcial per aquest contracte.

�

���

Les baixes les haurà de cobrir personal format i anirà a càrrec de l’adjudicatari. Els períodes de vacances es realitzaran en èpoques de baix ús de la Girocleta i autoritzats per a TMGSA, en cas de que el període de vacances es realitzi en període d’alt ús, s’haurà de substituir el personal a càrrec de l’adjudicatari. Horari de treball L’horari de treball serà el següent: · Direcció i responsable de la contrata: horari normal d’oficina a torn partit. · Atenció al client: horari a torn partit o seguit amb torns rotatius de matí o tarda,

segons requeriment de TMG SA. · Neteja, manteniment i redistribució a carrer: torn seguit de 6 a 14 i de 14 a 22 h.

A requeriment del servei: horari partit. Excepte períodes de vacances.

El dies laborables després de caps de setmana o dies festius es començarà a les 5 am, per comprovar l’estat òptim i redistribuir adequadament les bicicletes a totes les estacions. En cas de manca de servei, TMG SA podrà modificar aquest horari.

· Taller: horari a torn partit o seguit. · Informàtica i administració: horari normal d’oficina, amb servei 24 hores pel

control de la part informàtica de la estació, així com per solucionar incidències informàtiques o de comunicacions.

El personal realitzarà el període de vacances en els moments en que el servei tingui un menor ús per part dels usuaris. (hivern, períodes festius, agost). Els caps de setmana, degut al menor ús de la Girocleta, no hi haurà servei de manteniment ni redistribució de bicicletes. En cas d’incidències importants que puguin afectar la integritat física dels usuaris o dels ciutadans, així com el valor material de les estacions i bicicletes, a requeriment de TMG o de la policia local s’haurà de donar servei que després l’adjudicatari facturarà a TMG. En cas que el creixent ús de la Girocleta faci necessària la redistribució de bicicletes durant el cap de setmana, TMG n’assumirà directament els treballs o n’abonarà a la concessionària aquest servei segons preu de cost.

�

���

Mitjans materials mínims ° Equip mòbil especial per moure bicicletes, aparcaments i estacions. ° L’adjudicatari estarà obligat a subrogar el contracte de rènting de la furgoneta

amb logotip identificatiu i remolc adaptat per portar que Girocletes que l’antiga adjudicatària té, per valor de 7.500 euros any.

° Equip mòbil del personal de manteniment i reparació. ° Material (informàtic, mobiliari i d’edició) per la oficina d’atenció al client. ° Recanvis d’estacions, aparcaments i bicicletes. ° Eines i utillatges especials per magatzem / taller per a les bicicletes, estacions i

aparcaments. PROPIETAT DE LES INSTAL·LACIONS Totes les estacions, els aparcaments i les bicicletes i llur instal·lació són de l’Ajuntament de Girona. L’estoc per valor de 20.000 euros que ha d’adquirir l’adjudicatari es cedirà a TMG SA a finalitzar la concessió. Els equips informàtics i mobiliari de la oficina de l’estació d’autobusos és de TMG SA i estarà a disposició del adjudicatari. SEGURETAT I SALUT L’adjudicatari ha de presentar i mantenir la següent documentació a TMG SA: a. Pla de Seguretat i Salut específic per el servei. b. Obertura de l’activitat al centre de treball i llibre d’incidències. c. Llistat dels treballadors que treballen a la concessió, mantenint les altes i baixes,

inclosos els que treballen les empreses subcontractades d. Document on costi que el personal ha rebut formació i informació específica i

individualitzada sobre els riscos i normes de seguretat referents al lloc de treball e. Declaració responsable on consti que els treballadors tenen l’aptitud física per

desenvolupar la feina, complint amb les obligacions en matèria de vigilància de la salut.

f. Declaració responsable on consti que els treballadors han rebut les proteccions individuals adequades per al seu lloc de treball.

g. Relació del personal autoritzat, i amb formació específica per l’ús de les màquines.

h. Autorització d’organismes oficials o carnets professionals, si es requereixen per desenvolupar l’activitat.

�

���

ASSEGURANÇA L’adjudicatari es farà càrrec de qualsevol dany o responsabilitat derivada de l’objecte del contracte, i que d’entre altres inclourà: • Qualsevol dany o responsabilitat derivada de l’ús per part dels usuaris del

sistema de bicicleta pública segons el contracte firmat entre l’usuari i TMG SA. • Qualsevol dany o responsabilitat derivada del sistema de bicicleta pública, que

afecti a tercers. • Qualsevol dany o responsabilitat derivada del sistema de bicicleta pública que

afecti als treballadors o empreses subcontractades de la concessionària. L’adjudicatari s’obliga en front a TMG SA i l’Ajuntament de Girona a tenir contractada amb una companyia solvent una pòlissa d’assegurança que cobreixi qualsevol responsabilitat civil amb un límit mínim de 300.000 d’euros per sinistre i un sublimi’t per víctima per la cobertura de RC patronal de 300.000 euros. L’adjudicatari haurà d’atendre i resoldre de forma íntegra i en la seva totalitat totes les reclamacions i sinistres que es produeixin en l’exercici de l’activitat. S’exonera a TMG SA i a l’Ajuntament de qualsevol responsabilitat derivada de la prestació del present contracte. TRASPAS D’INFORMACIÓ A FI DE CONTRACTE L’adjudicatari haurà de traspassar tota la informació que TMG SA li requereixi abans de finalitzar el contracte.