LA PLATAFORMA TECNOLGiCA EN LAS ORGANIZACIONES: IMPACTO SOBRE LAS UNIDADES INFORMAUVASL. FERNANDO RAMOS SIMNProfesor E.U.B.D. Complutense

Resumen: El artculo analiza e] conjunto de recursos de tecnologas de informacinque se emplean en las organizaciones, estructurados en torno al ordenador. Sc pone especial nfasis en la funcin que cumple esta plataforma tecnolgica para aumentar el conocimiento dentro de la organizacin y cmo se puede aumentar el valor dc la informacin mediante una adecuada gestin de la nsma. Asimismo, se hacen algunas reflexiones sobre cul es cl papel de los especialistas et informacin en la gestin de la plataforma de conocimiento dentro de la organizacin. Palabras clave: Unidades informativas, recursos tecnolgicos, sistemas dc informacin, impacto de las tectiologas de informacin.

Abstract: Ibis article analyses the array of computer-based information technology rcsources used in organisations. Special emphasis is given to Ihe function of this technological structure in increasing knowledge within the organisation and to how, through appropriate managemen, information value may be increased. The role of the information specialist in the managcment of the information structure within the organisation is also considered. Key words: Information units; ecbnological resources; information systems;formation technology impact.in-

1.

INTRODUCCIN

La importancia de la informacin como recurso de las organizaciones se debe a que todas ellas se han dotado de una infraestructura de tecnologa de informacin que se ha convertido en la base de su actividad. La plataforma de tecnologa de informacin es utilizada para adquirir, almacenar,Revista General de informacin y Documenrcu.in, Vol. 8, nY 1. Servicio de Publicaciones

Universidad Conputense. Madrid. 1998

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procesar, distribuir y recuperar datos e informacin, convirtindose en la base sobre la que se construyen los sistemas de informacin, los recursos de informacin, los recursos organizativos y e] entorno del negocio Desde el punto de vista de la administracin de unidades informativas, el responsable de la unidad no est obligado a conocer la tecnologa o el sistema per se, aunque s debe conocer cmo esta plataforma se emplea para el tratamiento y la difusin de la informacin al servicio de los usuaros. Necesitamos la informacin til y relevante para la elaboracin de productos informativos o para poner esa informacin al servicio de la toma de decisiones y nuestro inters est en cmo recopilar esos datos y cmo transformarlos en informacin. Las categoras de datos residentes en las plataformas de tecnologas de la informacin incluyen nmeros, texto, imagen y voz. Sin embargo, no toda la informacin est introducida en los ordenadores; hay otra que se consigue en reuniones, fornales e informales, y en conversaciones, cara a cara y por telfono. En la sensibilidad que tenga el sistema de informacin sobre este tipo de comunicaciones radica en gran parte el xito del mismo2. En conjunto, el manejo de informacin comprende una serie de actividades para asegurar que la informacin est disponible para la direccin del negocio en todos los niveles y para la toma de decisiones. La plataforma tecnolgica, como explican Beaumont y Sutherland, se utiliza para adquirir, almacenar, procesar, distribuir y recuperar informacin, tal como se representa en el grfico.

1 .1.

EVOLUcIN TCNICA

Seala R. Adams3 que la manipulacin de datos en el ordenador parala recuperacin de informacin empez en los aos cincuenta, cuando Taube y Gul desarrollaron un indice LJniterm para una divisin de la General Electric. Este sistema fue perfeccionado y en 1958 se haba desarroliado un sistema de bsqueda de autores, ttulos y abstracts con operadores boolianos en un IBM 704. Por su parte, los orgenes de las bases de datos en lnea se encuentran en el trabajo dei. F. Horthy y sus colegas de

BFAUMONT. J. R., y SUTI-tERLAND, E.: Inforination Resoarces managemen: managemcm in our knowledge-based socie-y. Oxford, Bulterworth, 1992. 2 Esta informacin entrara dentro de la categora de comunicacin para actividad no programada. segn la clasificacin tradicional de J. O. MARCH y H. A. SIMoN, Teora de la organizacin, Barcelona, Ariel, 1994, p. 178. ArtMs, R., Comunicaciones y acceso a la infor,nacin en lo bibloicca, Madrid. Piramide, 1994, p. 36.

La plataforma tecnolgica en las organizaciones... Visin de los recursos de informacin

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BEAUMONT, J. R., y SUTHERLAND. E.: Infornahon Resources inanagenzent: n,anagemenr ~n our knowledge-based socleix. Oxford, Butterworth, 1992, p. 15.

la Universidad de Pittsburg, quien elabor un sistema de bsqueda en lenguaje natural en el campo de los documentos jurdicos. Las tcnicas se desarrollaron en el sector comercial cuando unos miembros de ese equipo crearon la empresa Aspen Systems, que trabaj con un contrato en el Departamento de Defensa norteamericano en el proyecto LITE (Legal Information Through Electronics). Siguiendo a R. Adams4, a mediados de los sesenta, los bibliotecarios empezaron a considerar la idea del acceso remoto al ordenador. Una demostracin de bsqueda en lnea realizada en la Feria Mundial de Nueva York de 1964 puso de manifiesto tres buenas caractersticas del sistema:

~

Ihide,n.

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actualizacin dinmica de los ficheros, el interfaz con redes de comunicaciones y la capacidad para el servicio de terninales mltiples simultneamente. El primer servicio comercial de difusin selectiva de informacin (DSI) empez en 1965, el ASCA (Automatic Subject Citation Alet-t), promovido por el Institute of Scientitic Information. Chemical Abstracts enipez a partir de 1965 a publicar parte de sus abstracts en cinta magntica. En 1968 se sentaron las bases del desarrollo de las telecomunicaciones, cuando una sentencia del Tribunal Supremo de Estados Unidos supuso el principio del fin del monopolio telefnico de la AT&T. En la misma poca, a principios de los aos setenta, se detinieron los primeros protocolos

para facilitar la interconexin de ordenadores; fue el nacimiento de ARPANET, antecesora de lo que hoy es Internet. En esos primeros aos de ladcada de los setenta nacieron tambin las primeras redes pblicas de datos, actuacin en la que Espaa estuvo en la vanguardia mundial. Paralelamente en el tiempo se desarrollaron las redes de rea local. El primer ordenador personal totalmente integrado, el Apple, apareci en 1977, seguido por los Radio Schack y Comtnodore. En 1975, la Oficina britnica de Correos hizo la primera demostracin de transmisin a travs del fax; hasta 1980 no se alcanz una velocidad de transmisin inferior a un minuto por pgina. En 1978, el Servicio Postal de Estados Unidos propuso proporcionar un servicio de correo electrnico, pero los problemas que planteaba su adjudicacin en monopolio lo retras hasta 1982. En 1979 se hizo una demostracin sobre almacenamiento digital de la voz y facilidad de llamada. En 1981 conenzaron las pruebas con Ja transmisin digital al abonado en el sistema telefnico sueco. En noviembre de ese mismo ao, British Telecom realiz el primer enlace por satlite, que permiti al Financial flmes transmitir su edicin completa de Londres a Francfort. La aparicin en 1981 del primer ordenador personal de IBM cre de facto una plataforma que suprima los sistemas alternativos y facilit el marco adecuado para la creacin de software dirigido a mercados de gran tamao. Los reproductores de discos compactos se empezaron a comercIalizar en 1983. En 1982 la BRS ofreca 18 revistas de la American Chemical Society en lnea. A mediados de los aos ochenta se produjo el rpido desarrollo del cable de fibra ptica, base de la digitalizacin de las conexiones pblicas. Las primeras pruebas de red digital de servicios integrados (RDSI) tuvieron lugar en 1984, en Japn, en un ncleo de 450 abonados.

Lo plataforma tecnolgica en las organizaciones... 2. SISTEMATIZACIN DE LA PLATAFORMA TECNOLGICA

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Uno de los aspectos sin duda ms difciles en el momento actual es clasificar los distintos tipos de tecnologas de informacin que estn al servicio de las organzacones. Esta dificultad reside en la variedad de tecnologas y en la rpida evolucin de stas; de ah que consideremos esta clasificacin como provisional. Un panorama5 sistemtico podra ser el siguente: Sistemas de informacin para la gestin (MIS) Sistema de informacin de oficina (OIS) Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) Sistemas basados en el conocimiento (KBS) Sistemas inter-organizacionales (105) Infraestructuras de redes (WAN y LAN)

3.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA DIRECCION (MIS)

La nocin de sistema de informacin para la direccin (MIS, Management Information Systems) es la que primero se generaliz para abordar la problemtica derivada de la aplicacin de las tecnologas de la informacin en la organizacin. Hoy, los MIS, que es la concepcin ms generalizada y cuya denominacin suele incluir a todos los dems sistemas de informacin, suele designar los procesos informativos repetitivos. Su propia complejidad y el abuso del tnnino ha creado una cierta confusin respecto al

contenido de un sistema de informacin para la direccin (MIS). Emery6considera que se puede encontrar consenso respecto a estos tres puntos de vista: a) b) e) El MIS trata solamente de aquellas partes de un sistema de informacin orientada a la direccin o a la toma de decstones. El MIS comprende solamente la parte de tratamiento de transacctones del sistema. El MIS combina ambos componentes de toma de decisiones y de tratamiento de transacciones.1. R.. y SUrHERANn, E., op. cii., pp. 123-165. El esquema presentado por para sistematizar nucstsa exposicin. EMLRY, .1. C., Sistemas de injormacin parc; la direccin, Madrid, Ed. Daz dc Sanlos. 1990, p. 17.BEMJMONT,

estos autores

sirve de esqueleto

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L. Fernando Ramos Simn Esquema de un sistema de informacin genrico (MIS)

Otros autores consideran que el tercer punto de vista se corresponde con el sistema de gestin de la informacin, en el que confluiran el sistema de apoyo a los procesos de gestin y el sistema de instrumentacin operativa que actuaran como subsistemas. En fin, aunque no hay unanimidad sobre el concepto ni su amplitud progresivamente se impone el trmino gestin de recursos de informacin (IRM, Information Resources Management), s parece compartida la afirmacin de que el sistema de informacin de una gran organizacin es uno de los instmmentos ms complejos habitualmente construidos por los seres humanos. A efectos de simpliticar la exposicin, las categoras de actividades consideradas por nosotros en el mbito de los MIS, son:

La plataforma tecnolgica en las organizaciones...

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Procesamiento de transacciones on-line: sistemas para operaciones detalladas y repetitivas (cheques, por ejemplo) Sistemas de gestin de base de datos: Sistemas para el almacenamiento y recuperacin de datos, permitiendo a los usuarios el planteamiento de preguntas y que dan los resultados a travs de pantalla o impresora.

4.

OFIMATICA (OIS)

Los sistemas de informacin de oficina (OIS, Office Information Systems) son un conjunto de aplicaciones para una comunidad de usuarios, con algunos procesos de transaccin semi-formales y que permiten acceder a bases de datos y otros sistemas de informacin, comprende el mbito de la ofimtica. El principal aspecto del sistema es que contiene un software fcil de usar por los usuarios no-tcnicos. Permiten el acceso a un conjunto de aplicaciones que suelen incluir: Procesador de texto Hoja de clculo Sistemas de apoyo a las decisiones (groupware) Correo electrnico Audiomensajeria Grficos para negocios Programas de edicin Bases de datos (personales, de trabajo en grupo, de la organizacin y externos). Este apartado, al igual que los dems, ha experimentado una evolucin rpida en cuanto a su contenido, puesto que la funcin capital hace unos diez aos era el proceso de textos7, ntidamente separada todava del proceso de datos.

Vase Proceso de textos y ofimuica, cap. 21 de HEYEL, C., y MENKus, B. (eds.): Los principios bsicos del management. Barcelona, Grijalbo, 1989. No deja de ser curiosa la referencia a que, en Estados Unidos, la Asociacin de profesionales de los sistemas de informacin (AISP) se llam originalmente Asociacin internacional de proceso de textos,

46

L. Fernando Ramos S,mon

Esquema de un Sistema de Informacin de Oficina (015)

5.

SISTEMAS DE APOYO A LA DECISIN (DSS)

Los sistemas de apoyo a la decisin (DSS, Decision Support Systems) designan al software de modelos y simulacin para ayudar en la respuesta de qu pasara si?, con ayudas para diseilar estilos individuales de loma de decisiones. Una categora especfica es el Executive Information System (EIS), instalado en los despachos de direccin.

Lo plataforma iecnolgica en las organizaciones... Esquema de un Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

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Modelosde decision

A

xla

Base de datos

Obietivos corporativos ~PIRAMIDE DE INFORMACINSUBSISTEMA ESTRATGICO

5. de planificacin informatizado Presupuestos y proyecciones5. TCTICO

Control de operaciones 3. OPERATIVO Sistema MIS Datos de operaciones corrientes

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L. Fernando Ramos Sunon

En el nacimiento de estos sistemas hay un reconocimiento implcito al hecho de que los ejecutivos reciben demasiada informacin y necesitan un filtro para seleccionarla (sobrecarga de informacin). Los sistemas individuales de D558 ponen relativo nfasis en algunas de las siguientes capacidades: Interface Base de datos Modelos de decisin Anlisis

En el desarrollo de los DSS han influido principalmente:

La introduccin y el xito alcanzado por los ordenadores personales. La mejora de las telecomunicaciones. La disponibilidad de bases de datos comerciales. El crecimiento de la informtica de usuario final.

En el mbito de los negocios un tipo frecuente de DSS son las hojas de clculo, utilizadas principalmente en la elaboracin de modelos financieros, presupuestos y planificacin. Para concluir, damos la definicin de este sistema, recogida por Gil Pechun: Un DSS es un proceso de datos interactivo y un sistema de representacin visual (entorno grfico) que es usado para ayudar en el proceso de toma de decisiones y debe reunir las siguientes caractersticas: 1. 2. 3. Ser lo suficientemente sencillo para que lo pueda utilizar el decisor en persona. Debe mostrar la informacin en formato y terminologa familiar para el usuario. Ser selectivo en su provisin de informacin (evitando sobrecargas al usuario)9.

La Unin Europea subvenciona un proyecto pasa desarrollar un modelo de apoyo a la decisin para la gestin automatizada bibliotecaria, denominado DECIMAL (DECision MAking in Libraries), en el que participan la Universidad de Manchester, la Universidad de Oxford. la Universidad de Parma y la Escuela Universitaria de Biblioteconoma y Documentacin jordi Ruti de Barcelona. E-mail: decimal@mmu.ac.uk. Gri. PECHUN, 1., Sistemas y tecnologas de la informacin para la gestin, Madrid, McGraw-Hill, 1996, p. 62. La definicin fue formulada por Freyenfeld en 1984.

La plataforma tecnolgica en las organizaciones...

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El trmino sistemas de informacin para ejecutivos (EIS, Executive Information Systems) apareci a mediados de los ochenta. Los tipos de datos suministrados por estos sistemas pueden ser: Internos y externos Evaluacin de rendimientos histricos y previsiones de actividad futura Datos financieros e indicadores fsicos, tales como volumen de produccin Datos numricos y comentarios de texto

Las principales aplicaciones de estos sistemas se refieren a: Informes rutinarios de gestin Previsiones de fin de alio

Control y revisin de grandes proyectos Preparaciones y revisin del presupuesto Planificacin estratgica Reuniones de la direccin Anlisis de adquisiciones y de la competencia Revisin de previsiones econmicas

De forma ms sinttica, Gil Pechun lO distingue tres categoras de herramientas que suministran los EIS: 1. 2. 3. Aplicacin de comunicaciones: correo electrnico, acceso a noticias, tratamiento de textos. Herramientas de anlisis de datos: hojas de clculo, interrogacin de bases de datos... Herramientas organizativas: agenda, asignacin de recursos compartidos, transferencia electrnica de documentos (analizada infra), archivo automtico...

CTE PECUUN, 1., op. cit.,

pp. 92-93.

50 6.

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SISTEMAS BASADOS EN EL CONOCIMIENTO (KBS)

Los sistemas basados en el conocimiento (KBS, Knowledge-Based Systems) son una categora que cubre un amplio rango de sistemas que procesa conocimiento o inteligencia. Estos sistemas estn basados en el desarrollo de la inteligencia artificial, iniciado en los aos cincuenta; parten de una base de conocimientos (hechos, reglas) y una lgica inferencial. Monforte define la inteligencia artificial como conjunto de programas,

Esquema de un Sistema basado en el conocimiento (KBS)

Interface para otros sisemas

FSZnadl

Ir

1~im entos

~ar,o

La plataforma tecnolgica en las organizaciones...

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aplicaciones y procesos informticos capaces de obtener soluciones inferenciales a partir de una serie de datos II. En la actualidad, las aplicacionesde inteligencia artificial son cada vez ms variadas pero pueden concretarse en cinco grupos: sistemas expertos, procesamiento de lenguaje natural, robtica, sistemas pe~ceptivos y redes neuronales (ver grfico). Destacamos los dos primeros. Los sistemas expertos ofrecen el mismo consejo que dara un experto humano con el mismo dato, generalmente en reas de problemas bien definidos, siendo hasta ahora las aplicaciones ms logradas de la inteligencia artificial. Las aplicaciones ms comunes de los sistemas expertos incluyen: *

Asesoramiento Diagnstico Anlisis de diseos Previsiones Control

Las diferencias entre sistemas expertos y sistemas de apoyo a las decisiones son mnimas. Bsicamente residen en que en los primeros el ordenador sustituye al ejecutivo, mientras que los DSS le ayudan a decidir El procesamiento de lenguaje natural permite la comprensin de lenguajes y requiere un gran conocimiento de la sintaxis, del contexto y de la morfologa del lenguaje. En sus formas ms avanzadas permite la entrada de voz. Las principales aplicaciones de estos procesos son: Sistemas de interfaces de usuario Mquinas de traduccin Comprensin de documentos12 Generacin de discursos

Su desarrollo choca con multitud de problemas, tales como deficiente construccin de las frases, metforas, homnimos, elipsis o ambigedad,

MONFORTE.

M., Sistemas ce infrmacin para la direccin, Madrid, Pirmide, 1995,

p. 58.

2 Los problemas que apuntamos en el texto son corroborados por Mara Pinto en referencia al resumen documental automtico, quien apunta problemas de naturaleza semntica (ambigdedad de significados) y dc carcter sintctico, es decir, identificacin de las frases y el estudio de sus relaciones internas y externas. Vase PINTo MolINA, M., Anlisis r/ci~ como de la mayora de las ciencias cognoscitivas. Por lo tanto, la IS est limitada al estudio de un fenmeno especifico de la comunicacin, que es aqul referido al de la informacin provista por fuentes registradas (por ej., para

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