MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

DOCUP DE OBJETIVO 2 DEL PAIS VASCO2004-2006

Diciembre 2005

1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................3

2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL PARA OPERADORES CON ACCESO AL SSU.................................................................4

3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL..........9

5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS.................................................................................11

Requisitos de elegibilidad................................................................................................11Documentación para la justificación...............................................................................11

Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores.......................................14

6. MODIFICACIONES FINANCIERAS.......................................................................15

Recertificación.................................................................................................................15

Modificaciones al Complemento de Programa...............................................................15

Infraejecución y sobreejecución......................................................................................15

7. PISTA DE AUDITORÍA............................................................................................17

8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL........................................................................20

8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE.....................................................20 Descripción del método de gestión..................................................................20 Publicidad de las acciones cofinanciadas........................................................21

8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO DEL GOBIERNO VASCO......................................................................................21

9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES.........................................................24

10. DIRECCIONES DE INTERES.................................................................................25

ANEXOS.........................................................................................................................27

I. CUADRO RELACION OPERACIONES CERTIFICADAS.....................................28

MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES......................................................29

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1. INTRODUCCIÓN

Como resultado de un proceso de reprogramación del DOCUP de Objetivo 2 del País Vasco, una serie de centros tecnológicos han pasado a ser beneficiaros de actuaciones cofinanciadas por Fondo Social Europeo en el marco del Eje 3, Medida 1: Refuerzo del potencial humano en investigación, ciencia y tecnología. La gestión de las actuaciones se asimila a cualquier actuación FSE, sea cual sea el marco del Objetivo en que se inscriba.

Tras los años de experiencia en la gestión de las ayudas cofinanciadas por Fondo Social Europeo desde el inicio del periodo de programación 2000-2006 hemos acumulado un bagaje de documentos, instrucciones, clarificaciones, …, que procede trasmitir a los nuevos operadores del Docup de Objetivo 2.

El presente Manual de Procedimientos no quiere sino responder a un deseo de facilitar la labor de todos y todas y se considera complementario a la Guía de Gestión remitida por la UAFSE. Hemos optado por un formato electrónico porque lo consideramos un documento vivo y en continua actualización, y por supuesto abierto a vuestras sugerencias y necesidades.

La presente versión llega en un momento especialmente crucial porque estamos en la recta final del DOCUP y hemos de extremar la calidad, eficacia y eficiencia de las acciones que realizamos y que reportamos anualmente en los informes.

Esperamos que pueda serviros de ayuda.

Vitoria-Gasteiz, diciembre 2005

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2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL PARA OPERADORES CON ACCESO AL SSU

Para el mes de marzo del año siguiente debe remitirse a la unidad coordinadora de FSE del País Vasco el Informe anual del año que ha finalizado.

Dicho informe deberá contener los datos financieros y los datos de seguimiento del año correspondiente de acuerdo al formato requerido por el Sistema Informático de Seguimiento de la UAFSE (SSU) y la Memoria de las actuaciones realizadas en dicho año. Adjuntamos instrucciones más detalladas para dar cumplimiento a todos estos requisitos.

Seguimiento financiero

Cada operador del DOCUP deberá rellenar los datos financieros del año que certifica, del 1 de enero al 31 de diciembre (incluidos los que se presentaron en el informe parcial) en el capítulo correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).

Cuando aparezca la pantalla de “Datos del Informe de Seguimiento”, hay que rellenar que se trata de un Informe anual y que se acompaña una petición de pagos.

Los importes a consignar serán los correspondientes a aquellos gastos efectivamente pagados y certificados a 31 de diciembre del año que se certifica. Recordamos que la ejecución ha de desagregarse a nivel de actuación.

Seguimiento de indicadores de realización física

Cada operador del DOCUP deberá rellenar los datos de “Realización” en el capítulo correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).

Cada actuación requiere la cumplimentación de una o varias tablas de seguimiento que están predeterminadas según el tipo de actuación y que aparecen en pantalla en el momento en que se abre cada actuación.

Sugerimos consultar la Ficha 4 de la Guía de Gestión que se refiere a la cumplimentación de Indicadores y que es imprescindible tener en cuenta.

Además es importantísimo tener en cuenta que las actuaciones justificadas han de ser de transferencia al sector productivo.

Las personas becarias serán considerados como “Otros” en los apartados correspondientes de las tablas a cumplimentar, nunca personas ocupadas ni desempleadas.

Independientemente del eje, medida y actuación es muy importante rellenar los apartados de “Situaciones especiales” donde se recogen los datos de inmigrantes y discapacitados/as.

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Teniendo en cuenta que los sistemas de recogida de información tienen que estar ya adaptados a los requerimientos del FSE, insistimos en que:

Los datos físicos de beneficiarios/as tienen que rellenarse en la tabla D2. La tabla D1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de FSE en el Gobierno Vasco.

El análisis de los indicadores de formación ha de rellenarse en la tabla G2. La tabla G1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de FSE en el Gobierno Vasco.

Es imprescindible rellenar los apartados correspondientes a Formación en Medio ambiente y en Sociedad de la Información con dos criterios complementarios:

a) Cursos o actividades formativas específicas de Medio ambiente o NTICs (Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación)

b) Cursos o actividades formativas que incluyen el módulo de sensibilización medio-ambiental, u otro módulo de similares características, o que utilizan el CD de autoformación en medio ambiente, o que incluyen contenidos formativos en nuevas tecnologías o herramientas informáticas, respectivamente.

La ausencia de datos sobre formación en estos dos apartados, así como un resultado (porcentaje) muy bajo deberá explicarse justificadamente.

Seguimiento de indicadores de resultados

Aunque no suele ser posible aportar los datos de “Resultados” del año que se certifica, si a la fecha de la introducción de los datos del año que se certifica se tienen datos que complementan la información que se ha introducido en informes anteriores, se deberán completar en los capítulos correspondientes a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).

Por su parte, los resultados de inserción del año que se certifica se aportarán en el momento que se conozcan los datos, para lo cual se creará una nueva versión del informe anual correspondiente para incluir los resultados de ese tramo anual.

Si no han sido introducidos antes, dichos datos deberán aportarse para el mes de octubre del año siguiente a la realización de la actuación.

Memoria

Además de los datos financieros, de seguimiento y de resultados que se introducen en el Sistema Informático (SSU), hay que redactar una memoria que ha de contener la siguiente información con respecto al año que se certifica:

- Una breve introducción haciendo referencia a la situación del mercado de trabajo en el ámbito de actuación de cada operador y “en general cualquier cambio en las condiciones generales que afecten a la ejecución de la intervención, en particular las

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tendencias socioeconómicas significativas, los cambios en las políticas nacionales, regionales o sectoriales” (art. 37 del Reglamento 1260/99).

- La descripción de la ejecución del año por eje, medida y actuación.

- Las disposiciones tomadas para garantizar la calidad y eficacia de la intervención (art. 37 del Reglamento 1260/99):

referencia a las acciones de seguimiento, control financiero y evaluación, incluidos los procedimientos de recogida de datos.

las medidas adoptadas para garantizar la publicidad de la intervención

las medidas adoptadas para garantizar la compatibilidad con las políticas comunitarias (Estrategia Europea por el Empleo, Planes Nacionales de Acción para el Empleo, Igualdad de oportunidades, Sociedad de la Información, Medio Ambiente, Regímenes de Ayudas y respeto a las normas de competencia y a las normas de contratación pública)

En el apartado correspondiente a la descripción de las actuaciones habrá que especificar, por cada actuación:

- La comparación entre lo programado, es decir lo que estaba previsto realizar, y la ejecución informada en la memoria, esto es, lo efectivamente realizado

- Una referencia a la articulación de la actuación dentro de las prioridades transversales definidas en el Reglamento del FSE: la igualdad de oportunidades, el desarrollo local, el medio ambiente y la sociedad de la Información.

- Los criterios de selección mediante los que se han elegido las actuaciones cofinanciadas y los criterios que se utilizan para la selección de las personas destinatarias últimas de las ayudas. La finalidad es mostrar de forma más explícita cómo se aplican las prioridades definidas en los MCA y en el Reglamento (CE) 1784/99, relativo al FSE.

Teniendo en cuenta las prioridades de programación se trata de resaltar cómo se ponen en práctica:

1. Refuerzo del potencial humano en investigación, ciencia y tecnología: acciones que contribuyan a la transferencia de la innovación al sistema productivo, particularmente en beneficio de las PYMES.

2. Participación de las mujeres en el mercado de trabajo: mejora de la empleabilidad en general y acciones de acompañamiento.

3. Integración de las personas con especiales dificultades

4. Fomento y apoyo a las iniciativas locales de empleo: acciones que formen parte de planes integrados y vinculación con los nuevos yacimientos de empleo.

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En resumen, las memorias han de ser descriptivas y explicativas y tienen que recoger aspectos dignos de mencionar en cuanto a ejecución, cumplimiento de las prioridades horizontales, publicidad, etc.

Justificación de gastos

Junto con la Memoria habrá que enviar una relación de los gastos certificados en el cuadro que se incluye en el Anexo 1.

La información a registrar en cada una de las columnas del cuadro, es la siguiente:

Nº.- Es un número correlativo de las operaciones relacionadas. Facilita la identificación a la hora de efectuar una selección de las mismas.

Eje, medida y tasa de cofinanciación.- Siempre va a ser el mismo dato: (3, 1, 45%).

Actuación: Se irán numerando desde la 1 hasta la 2 (ROBOTIKER Y AZTI), hasta la 3 (INASMET) o hasta la 4 (TEKNIKER), porque es el dato de la actuación programada en el DOCUP para cofinanciación FSE dentro de la cual se ejecutan las distintas operaciones.

Identificación de la operación: Debe figurar la naturaleza de la operación (beca, curso, jornada, campaña,...) junto a la denominación de la misma (título del curso, nombre de la campaña, ...).

Identificación del destinatario último: Nombre o razón social, domicilio, CIF o NIF. Consignar e l nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de becarios, consignar el nombre del becario y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF. Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona y su CIF.

Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos gastos generados por la impartición de un curso se imputen a la operación que es ese curso. Al igual que no desglosamos todos los pagos mensuales de las becas efectuados a los becarios, sino que consignamos en una sola operación "beca de fulanito", el importe anual pagado a ese becario.

Provincia de ejecución: donde se imparte el curso, realiza el becario su labor, tiene lugar la campaña,...

Localización de la documentación financiera: Se trata de saber dónde estaría la documentación relativa a la ejecución de las acciones, en caso de que se quisiera efectuar comprobaciones.

Coste total certificado y ayuda FSE: en principio no precisan aclaración.

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Recordamos que los gastos certificados han de estar directamente relacionados con la actuación.

Remitimos al capítulo “Justificación de gastos” de este manual para todos aquellos aspectos que tendrán que tener presente en las certificaciones de gastos.

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3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL

El Reglamento (CE) 1260/1999 “por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales” en el artículo 32 contempla la posibilidad de solicitar pagos intermedios para rembolsar gastos efectivamente pagados a lo largo del año que se pueden presentar a la Comisión tres veces al año, “debiendo presentarse la última a más tardar el 31 de octubre”.

La unidad responsable de FSE en la CAPV, una vez consultados los diversos operadores, realiza una sola solicitud de pago intermedio en el mes de octubre. Dicha solicitud será una opción que cada operador decidirá si aprovechar o no, salvo en los casos que esta unidad decida que es “obligatoria” y la requiera, sobre todo en el caso de aquellos operadores que realizan acciones a caballo entre dos años.

En consecuencia, todas aquellas instituciones que quieran o tengan que presentar informe parcial deberán enviar para el mes de octubre del año en curso los gastos certificados y pagados a esa fecha junto con una breve memoria que adelante las previsiones de cierre y absorción de gasto de la anualidad y los documentos de “Certificado y Declaración de Gasto” y “Petición de Pago” debidamente cumplimentados, firmados y sellados. Los operadores rellenarán los datos financieros directamente en el aplicativoSSU.

Junto con la Memoria habrá que enviar una relación de los gastos certificados en el cuadro que se incluye en el Anexo 1.

La información a registrar en cada una de las columnas del cuadro, es la siguiente:

Nº.- Es un número correlativo de las operaciones relacionadas. Facilita la identificación a la hora de efectuar una selección de las mismas.

Eje, medida y tasa de cofinanciación.- Siempre va a ser el mismo dato: (3, 1, 45%).

Actuación: Se irán numerando desde la 1 hasta la 2 (ROBOTIKER Y AZTI), hasta la 3 (INASMET) o hasta la 4 (TEKNIKER), porque es el dato de la actuación programada en el DOCUP para cofinanciación FSE dentro de la cual se ejecutan las distintas operaciones.

Identificación de la operación: Debe figurar la naturaleza de la operación (beca, curso, jornada, campaña,...) junto a la denominación de la misma (título del curso, nombre de la campaña, ...).

Identificación del destinatario último: Nombre o razón social, domicilio, CIF o NIF. Consignar e l nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de becarios, consignar el nombre del becario y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF. Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona y su CIF.

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Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos gastos generados por la impartición de un curso se imputen a la operación que es ese curso. Al igual que no desglosamos todos los pagos mensuales de las becas efectuados a los becarios, sino que consignamos en una sola operación "beca de fulanito", el importe anual pagado a ese becario.

Provincia de ejecución: donde se imparte el curso, realiza el becario su labor, tiene lugar la campaña,...

Localización de la documentación financiera: Se trata de saber dónde estaría la documentación relativa a la ejecución de las acciones, en caso de que se quisiera efectuar comprobaciones.

Coste total certificado y ayuda FSE: en principio no precisan aclaración.Recordamos que los gastos certificados han de estar directamente relacionados con la actuación.

Remitimos al capítulo “Justificación de gastos” de este manual para todos aquellos aspectos que tendrán que tener presente en las certificaciones de gastos.

Recomendamos aprovechar la preparación del Informe parcial para introducir los datos de Resultados a los 6 meses correspondientes al informe anual del año anterior.

Para ello, aquellos operadores tendrán que crear una nueva versión del informe anual correspondiente (sin acompañar petición de pago) en el SSU para incluir los resultados de ese tramo anual.

Es importante que los datos de resultados estén en concordancia con los que se introdujeron en las tablas D1/D2 de realización física. En concreto, y tal como se especifica en las notas a pie de tabla R, solamente hay que introducir datos de inserción de los beneficiarios de la actuación que estaban inicialmente parados en las tablas D1/D2.

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5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS

Requisitos de elegibilidad

Para que un gasto sea elegible, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

Que se trate de gastos de actividades asociadas a una actuación elegible.

Que sean adecuados a los objetivos y contenidos del Complemento de Programa.

Que el gasto certificado encaje en la definición de la Actuación que se hace en el PO ó CdeP

Que exista constancia documental sobre su realización, de manera que sean verificables.

Que se realicen dentro del periodo de actuación aprobado.

Que sean gastos efectivamente realizados y pagados, excepto las contribuciones en especie y las amortizaciones.

En términos generales la documentación necesaria para justificar los gastos será: la factura original (marcada por un sello que indique que se trata de un gasto cofinanciado por el FSE) y el comprobante de pago.

Documentación para la justificación

De forma más detallada se establece a continuación la documentación que se debe conservar para justificar los siguientes gastos:

Gastos de personal:

Nóminas, los documentos de las cargas sociales (TC1 y TC2), los justificantes de pago y el contrato en el que se indique que esa persona desarrolla actividades relacionadas con el proyecto. Si en el contrato, por ser anterior al proyecto o por cualquier otro motivo, no está especificado se presentará un escrito elaborado por la persona competente (representante legal de la entidad), en el que se identifiquen los datos de la persona, las actividades que desempeña, el tiempo estimado de dedicación,…

Dietas y gastos de desplazamiento:

Para justificar los gastos relacionados con los desplazamientos se deben guardar los tickets de autopista o aparcamiento y las facturas de hoteles, restaurantes, avión, tren, autobús, kilometraje … Con cada desplazamiento se adjuntará, además de la documentación enumerada anteriormente, cualquier documento que asegure la realidad del gasto, por ejemplo, convocatorias de las reuniones, firmas de los asistentes, acuerdos celebrados, actas de las reuniones…

Gastos generales:

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Aunque se pretenden evitar en la medida de lo posible estos gastos de difícil justificación, se permite imputar los gastos corrientes como: electricidad, agua, teléfono, fax, material de oficina, fotocopias, correo, calefacción, mantenimiento, limpieza…, es decir gastos corrientes comunes directamente relacionados con la actuación.

Para justificar estos gastos hay que presentar las facturas correspondientes y los comprobantes de pago, así como un certificado en el que se especifique que criterio de imputación se ha seguido.

Se sugiere el siguiente criterio:

Nº de horas imputables al proyecto/Nº horas totales de actividad de la entidad

Ayuda directa a beneficiarios/as:

Se admite la imputación de las ayudas entregadas a través de abono de becas, becas salario, salario de inserción… Para justificarlas se presentará las condiciones necesarias para acceder a dichas ayudas, los documentos que justifiquen la percepción individualizada de dichas ayudas y justificante del pago (extracto bancario que refleje la transferencia o un recibí firmado por el/la perceptor/a)

Estas ayudas serán incompatibles con cualquier otra ayuda de la misma naturaleza financiada por la Unión Europea.

Subcontrataciones:

Todos las contrataciones deberán respetar los principios de transparencia, libre concurrencia (pedir al menos 3 presupuestos) y publicidad (dar publicidad de la convocatoria en el territorio de acción del proyecto, en algún periódico, en la pagina web del proyecto, en tablones de anuncio…). Si el organismo que contrata pertenece a la Administración Publica deberá respetar la Ley de contratos de la Administración Pública.

Para justificar estos gastos se debe presentar toda la documentación necesaria para la adjudicación: es decir todos los presupuestos solicitados, el criterio de selección elegido y la publicación que se ha realizado (en los casos que sea necesario), las facturas, los comprobantes de pago y el contrato.

Utilización de locales:

Se permite imputar el importe de los alquileres de locales destinados al proyecto. También se admite imputar la cesión de los locales como contribución en especie.

Por lo tanto en el caso de los alquileres se presentara el contrato, las facturas y los comprobantes de pago. Y en el caso de la cesión: la tasación que ha servido de base para el cálculo.

Utilización de equipos:

Se admite imputar: el alquiler de equipos, la amortización, el leasing, renting.

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Para justificar la amortización se debe presentar la factura de compra del bien (demostrar que no se ha recibido ninguna subvención), el criterio de amortización seguido y el criterio de imputación aplicado. En el caso del renting, leasing y alquiler, se presentara el contrato, las facturas y los comprobantes de pago.

Impuestos:

Sólo se admite el IVA como gasto subvencionable cuando es gasto para el destinatario último, y no tiene posibilidades de recuperarlo, es decir el IVA en aquellas entidades exentas de tributar por IVA. Para justificar esto los socios exentos solicitaran un certificado a la Hacienda Foral donde se acredite. El resto de tributos no son subvencionables.

En el caso de estar sujetos a la regla de la prorrata, se solicitara a la Hacienda Foral que expida un certificado en el que se indique la prorrata definitiva del ejercicio anterior.

Además de esta documentación se pide a los operadores:

Que sean capaces de identificar dentro de su contabilidad todos los gastos relativos al proyecto. Para ello bastará con crear cuentas contables independientes o indicar en algún campo, que permita el programa informático, a que proyecto se refiere el gasto.

Cada operador debe guardar las facturas originales durante al menos 3 años después de recibir el último pago de Fondo Social Europeo a disposición de las personas y organismo que estén facultados para inspeccionar este tipo de documentos.

Las facturas deben de tener un sello de que están cofinanciadas por FSE, para evitar su sobrefinanciación.

CONTROL FINANCIERO

Con toda esta documentación se comprueba:

- Que los gastos están perfectamente identificados con el proyecto, es decir que guardan una relación directa con él, que están de acuerdo con los objetivos y contenidos del programa.

- Que realmente se han pagado.

- Que se adjunta toda la documentación necesaria.

- Que se han incurrido dentro del periodo de elegibilidad.

- Que están marcados mediante un sello que especifique que se trata de un gasto cofinanciado por el FSE.

- Comprobar los criterios de imputación seguidos para determinados gastos.

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- Comprobar que se cumplen los requisitos de publicidad, libre concurrencia y transparencia en las contrataciones externas.

Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores De acuerdo a lo indicado en el art. 38.6 del Regl. 1260/1999, “durante los 3 años siguientes al pago por parte de la Comisión del saldo relativo a una intervención, excepto cuando se haya decidido otra cosa en los acuerdos administrativos bilaterales, las autoridades responsables tendrán a disposición de la Comisión todos los justificantes (los originales o copias certificadas conformes con los originales en la forma comúnmente aceptada) relativos a los gastos y a los controles correspondientes a esa intervención. El plazo se suspenderá en caso de procedimiento judicial o de petición debidamente justificada de la Comisión”.

(*) Agradecemos a Esther Pérez Garcia, responsable del control financiero de la Iniciativa Equal en el País Vasco, el permiso para utilizar el material elaborado por ella en este capítulo.

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6. MODIFICACIONES FINANCIERAS

Recertificación Si como resultado de algún proceso de control o de auditoria tanto interno como externo alguno de los operadores del DOCUP se ve en la necesidad de realizar una recertificación, deberá contactar con la unidad responsable de FSE en el Gobierno Vasco para iniciar el proceso de rectificación.

El proceso de recertificación puede tener como consecuencia tanto una minoración de las cantidades certificadas como un aumento de las mismas. Cualquiera de estos dos supuestos debe estar debidamente justificado mediante una memoria explicativa.

Con objeto de concentrar todos los posibles procesos de rectificación en un único momento en el tiempo, se ha optado por hacerlo coincidir con la presentación del Informe parcial y/o la cumplimentación de los resultados de inserción en el mes de octubre de cada año.

Modificaciones al Complemento de Programa La ejecución en el informe anual tiene que ajustarse a los ejes, medidas y actuaciones tal como aparecen en el Complemento del Programa. Tanto la cumplimentación de los datos financieros como los de seguimiento están ya estandarizados en el SSU y eso no permite variaciones sobre la marcha en ninguna de las variables a aportar.

No obstante, cuando existe una razón fundamentada y esencialmente con el objetivo de simplificar la gestión y concentrar actuaciones, se puede solicitar algún cambio que no afecte a la estructura de ejes y medidas del DOCUP. Dichos cambios han de ser aprobados por el Comité de Seguimiento y sólo entonces se autoriza la modificación del SSU para adaptarse a la nueva situación.

Cambios mínimos de trasvases de cuantías dentro del mismo eje y la misma medida no requieren la aprobación del Comité de Seguimiento, pero si requieren introducir la información en el SSU por lo que deberán ser comunicados a la unidad responsable de FSE en el País Vasco con tiempo suficiente para que las modificaciones del SSU estén operativas para el siguiente informe anual o parcial que corresponda.

Infraejecución y sobreejecución Infraejecución: si algún operador conoce ya que en alguna actuación no va a poder asumir el importe de ayuda que tiene concedido, deberá informarnos en cuanto tenga constancia de este hecho, para poder redistribuir ese dinero y no se produzca una pérdida de cofinanciación. Es particularmente importante que se haga un estudio realista de la previsión de gasto antes del final del periodo, cuando el reajuste sea ya imposible.

Sobreejecución: recordamos a los operadores que no pueden superar el montante total concedido para ninguna actuación individual sin antes ponerse en contacto con nosotras y recibir por nuestra parte una autorización expresa.

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Salvo que haya una redistribución de fondos como resultado de infraejecución de un operador, la sobreejecución en una actuación retraerá fondos de las otras actuaciones en las que operan.

Aún cuando en un momento dado se limite al operador la cuantía a meter a cofinanciación de FSE, si se han cumplido todos los requisitos de publicidad, elegibilidad, etc se recomendará al operador que mantenga esas cuantías como “colchón” para el caso en que tenga que sustituir un gasto por otro como fruto de una auditoria, o para el caso en que tenga que recertificar algunas cantidades y comunicando el importe excedente a las responsables de FSE.

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7. PISTA DE AUDITORÍA

La reglamentación aplicable a los Fondos Estructurales, especialmente el Reglamento (CE) 438/2001, resaltan la importancia de los sistemas de seguimiento y control de las intervenciones cofinanciadas y obligan a las autoridades pagadoras y de gestión a disponer de una serie de informaciones que permitan verificar la regularidad y eficacia en el uso de las ayudas. En este sentido establece que los sistemas de gestión y control deberán proporcionar una pista de auditoria suficiente.

La pista de auditoria debe garantizar que pueden compararse los importes totales certificados con los registros de gasto y sus justificantes y debe permitir verificar la asignación y transferencia de los fondos. Estos mecanismos deben reflejarse en un documento desarrollo de cada DOCUP, que será puesto a disposición de los servicios de la Comisión como parte de un procedimiento abierto de control.

Tras la Reprogramación del año 2004, esta unidad responsable de FSE en la CAPV solicita a todos los participantes en el DOCUP de Objetivo 2 que revisen la pista de auditoria correspondiente a todas sus actuaciones que nos remitieron en su momento, siguiendo la descripción realizada por la UAFSE de los mecanismos de gestión y control y de acuerdo al siguiente índice (aquellos operadores que hayan introducido actuaciones nuevas deberán rellenar este apartado por primera vez):

1º.- Indicar la forma de intervención de que se trata, la Decisión de la Comisión que la aprueba y los ejes en los que se interviene.

2º.- Identificar la Dirección General (u otra Unidad) Coordinadora u órgano intermedio del Programa Operativo, responsable de certificar los gastos. Incluir un organigrama de la relación de la Unidad coordinadora con los gestores de todas las actuaciones. En el caso de las subvenciones globales identificar al organismo intermediario.

3º.- Describir los sistemas de seguimiento y de control del beneficiario final.

4º.- Explicar el sistema de codificación contable que permite identificar las partidas cofinanciadas en los presupuestos de ingresos y gastos.

5º.- Describir el sistema de flujos financieros desde que la ayuda comunitaria llega, por orden de la autoridad pagadora, a la cuenta del beneficiario final.

Junto con esto fue necesario rellenar, en el bloque de control del SSU, el epígrafe pista de auditoria.

Órgano responsable de verificar la ejecución: es el encargado de efectuar los controles que garantizan que la actuación se lleva a cabo efectivamente y que procede, en consecuencia, su pago.

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Las unidades depositarias de la documentación contable y administrativa: expedientes de contratación, relativos a los convenios o a la convocatoria y otorgamiento de las subvenciones, libros o registros contables, facturas originales, documentos de pago, etc.

Método de gestión, eligiendo una de las siguientes opciones:

contratos,

convenios,

concesión de subvenciones

ejecución directa del Presupuesto de gastos

Detalle del método de gestión, identificando:

Para los contratos:

- El órgano con capacidad de contratación.

- Las estipulaciones para la recepción conforme del bien o servicio objeto del contrato.

- Indicar si los gastos justificables se corresponden con los pagos al contratista.

Para los convenios:

- Base normativa específica.

- Indicar si están sometidos al sistema de fiscalización previa de los servicios de Intervención y de verificación de legalidad por parte de los servicios jurídicos.

- Identificar a las partes intervinientes y el sistema de vigilancia de su cumplimiento.

- Cuando los convenios deben ser firmados para la futura ejecución de la operación, establecer la categoría de los futuros firmantes (ej. con Universidades, con agentes sociales, con Corporaciones Locales, etc.).

- Identificar los gastos subvencionables que se derivan de la ejecución del convenio ya sean del gestor de la actuación o de otra parte interviniente.

Para el supuesto de convocatoria y otorgamiento de subvenciones:

- Identificar si es un sistema de convocatoria pública o si se trata de subvenciones nominativas.

- El órgano concedente y competente para instruir los expedientes de los cobros indebidos.

- La categoría de los destinatarios (Ej. centros de formación, empresas, desempleados, Corporaciones Locales, agentes sociales, etc.).

- Base normativa específica.

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Para el supuesto de la ejecución directa del presupuesto del beneficiario final:

- Las partidas presupuestarias cofinanciadas (Programas, Capítulos y artículos).

- El o los centro/s de gasto (Ej. Dirección General, Centro de enseñanza, etc.)

- Los mecanismos de gestión del gasto correspondiente (ej. pago de nóminas, pago de gastos corrientes, etc.).

En el caso de que la información anteriormente proporcionada y que se encuentra introducida en el SSU sufra algún tipo de modificación, los operadores deberán ponerse en contacto con la unidad responsable de FSE en la CAPV para efectuar la pertinente actualización y comunicación a la UAFSE.

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8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE El objetivo de esta visita que realizan los servicios de control de la Unidad Administradora de FSE es obtener evidencia suficiente, pertinente y válida de la adecuación a los requerimientos de la normativa nacional y comunitaria de la gestión y el control que realiza el beneficiario final de una forma de intervención, examinando al efecto:

a) Los sistemas de control del beneficiario final.

b) Que las solicitudes de pago que se presentan o han presentado a la autoridad pagadora por ese beneficiario final sólo comprenden gastos efectivamente realizados dentro del periodo subvencionable establecido por la Decisión;

c) Que están justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente;

d) Que corresponden a actuaciones seleccionadas para recibir financiación de la intervención en cuestión, de conformidad con sus criterios y procedimientos de selección;

e) Que han cumplido las normas comunitarias y nacionales durante todo el período en el que se han realizado los gastos,

f) Que la pista de auditoria existe y se mantiene actualizada

El programa de trabajo de las visitas consiste en recabar:

Información básica del promotor:

- Descripción de la organización (organigrama, personal, etc)

- Unidades que intervienen en la gestión y control del DOCUP

- Descripción del sistema de gestión de las diferentes actuaciones desde que éstas se realizan hasta que el beneficiario final certifica los gastos

Descripción del método de gestión

- Gestión directa (ejecución directa del presupuesto de gastos)

- Convenios de colaboración

- Contratos

- Concesión de subvenciones

Sistema de control:

- Control financiero

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- Seguimiento y verificación de la realidad de la ejecución de las acciones y de su conformidad con la normativa de aplicación

Justificación de los gastos realizados (sistema de justificación, comprobaciones que se realizan de gastos efectivamente pagados, contabilización específica de los gastos)

Publicidad de las acciones cofinanciadas

Verificación de la pista de auditoria

En relación a la/s actuación/es que se han decidido verificar, las visitas van a revisar:

El marco legal de desarrollo de las acciones

La descripción de la organización con que cuenta el gestor

Método de gestión empleado

Comprobación de la aplicación de los criterios generales en la selección de las actuaciones

Relación y descripción de las acciones imputadas por el operador a esta actuación

Examen de expedientes concretos de concesión de ayudas para esa actuación en el que se analiza la imputación de gastos, la elegibilidad de los mismos, la efectividad del pago y la adecuación a la normativa de aplicación

Medidas de seguimiento y verificación que se hayan realizado hasta la fecha en lo relativo a esta actuación.

Periódicamente, el servicio de control de la UAFSE comunica a la unidad responsable de FSE en el País Vasco la entidad, la actuación y la anualidad que van a ser objeto de la visita de verificación, así como el programa de trabajo detallado. Dicha unidad se pone en contacto con la entidad para trasmitirle toda esta información.

8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO DEL GOBIERNO VASCOEl artículo 17 de la Ley 14/1994, de 30 de junio, de control económico y contabilidad de la C.A.P.V. establece que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco es el organismo de control competente en cuanto a las operaciones financiadas por la Unión Europea y gestionadas por la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

En aplicación de ese artículo, la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco es la unidad responsable de realizar las labores de control que establece el artículo 10 del Reglamento (CE) nº 438/2001 para las operaciones gestionadas por la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y por sus entes dependientes (Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas).

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Las labores de control que la Oficina de Control Económico va a llevar a cabo cada año en aplicación del Reglamento (CE) nº 438/2001 se recogen tanto en el “Plan de Auditoria” que se aprueba mediante Orden de la Consejera de Hacienda y Administración Pública del Gobierno Vasco, como en el “Plan de Control” que la propia Oficina de Control Económico remite a la Intervención General de la Administración del Estado para su posterior envío a los servicios de la Comisión Europea.

Esas labores de control se realizan a través de dos tipos de auditoria distintos:

Controles de los sistemas de gestión.

Controles financieros o de regularidad.

a) Controles de los sistemas de gestión

El objetivo fundamental de estos controles es verificar la ejecución práctica y la eficacia de los sistemas de gestión y control aplicados por los gestores de ayudas financiadas por Fondos Estructurales con el fin de:

Evaluar si los sistemas de gestión y control garantizan una utilización eficaz y regular de los Fondos Estructurales.

Evaluar si la gestión se efectúa de conformidad con la normativa comunitaria, estatal y autonómica aplicable, y de acuerdo con los principios de una correcta gestión financiera.

Evaluar si los sistemas de gestión y control establecen los mecanismos necesarios para asegurar que las declaraciones de gastos dirigidas a la Unidad Administradora del FSE en la CAPV son correctas y proceden de sistemas de contabilidad basados en justificantes verificables.

Evaluar si los sistemas de gestión y control aseguran la prevención, detección y corrección de las irregularidades y su comunicación a la Unidad Administradora del FSE en la CAPV.

Evaluar si los sistemas de gestión y control permiten llevar a cabo una fiscalización suficiente, según lo especificado en el Anexo I del Reglamento (CE) nº 438/2001 (pista de auditoria suficiente).

Verificar si existe un adecuado reparto de responsabilidades y si se aplican controles en los diferentes niveles de gestión.

b) Controles financieros o de regularidad

Se trata de controles llevados a cabo sobre una muestra de transacciones con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si las operaciones se han desarrollado de conformidad con la normativa comunitaria, estatal y autonómica que resulte de aplicación en relación con la correcta obtención, disfrute y destino de las ayudas del FSE, así como el cumplimiento de la finalidad perseguida en la concesión de las citadas ayudas.

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Los objetivos específicos de estos controles son los siguientes:

Verificar que los conceptos incluidos en la certificación de gasto del DOCUP (Objetivo 2) 2000-2006 son elegibles de acuerdo con lo establecido en la normativa comunitaria aplicable, así como con el objeto contemplado en los ejes y medidas correspondientes de dicho DOCUP.

Verificar que los gastos certificados se encuentran incluidos en los registros contables del órgano gestor y que han sido pagados por éste en el ejercicio certificado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 30.2 del Reglamento (CE) 1260/1999.

Verificar que atendiendo a la naturaleza del expediente, se cumplen los requisitos establecidos en el Reglamento (CE) 1159/2000 sobre las actuaciones de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales.

Verificar que los gastos declarados cumplen con los requisitos recogidos en la normativa específica de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Verificar que la acción objeto de subvención ha sido efectivamente llevada a cabo en los términos en los que se aprobó.

El importe de gasto subvencionable analizado para las transacciones seleccionadas será como mínimo del 5% del gasto elegible total certificado al término del DOCUP País Vasco Objetivo 2 2000-2006, y la selección de la muestra tendrá en cuenta los requisitos establecidos en el apartado 3 del artículo 10 del Reglamento (CE) nº 438/2001.

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9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES

El Reglamento (CE) nº 1681/94, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia, establece la obligación de comunicar las irregularidades a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), perteneciente a la Comisión.

Con objeto de poder cumplir adecuadamente con lo indicado en este Reglamento, la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco ha elaborado un documento denominado “Manual para los gestores de fondos estructurales en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco sobre la comunicación de irregularidades”, versión 1 de noviembre/2004.

Dicho documento se encuentra como Anexo a este Manual, y en él se indica que dentro del proceso de comunicación de irregularidades debe cumplimentarse el modelo de “Ficha” que establece la Comisión y que se puede encontrar también como Anexo a este Manual.

Así mismo, en el Manual sobre comunicación de irregularidades elaborado por la Oficina de Control Económico se hace referencia a una “Guía” elaborada por la Comisión, documento que fue entregado en mano en la reunión llevada a cabo el 5-11-2004 con los gestores de este Programa Operativo.

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10. DIRECCIONES DE INTERES

UNIDAD ADMINISTRADORA DE FONDO SOCIAL EUROPEO

www.mtas.es/UAFSE

Normativa europea Fondos Estructurales: Reglamentos, Decisiones, Comunicaciones:

www.mtas.es/UAFSEDocumentosNormativa

Guía de gestión de la UAFSE

www.mtas/uafse/es/guiagestion.htm

www.mtas.esUAFSEGestión financiera y eficacia de la intervenciónSistema de seguimientoGuía de gestión y control de las intervenciones de los Objetivos 1, 2 y 3

Manual de orientaciones para las actividades de comunicación de las acciones cofinanciadas por el FSE

www.mtas.esUAFSEGestión financiera y eficacia de la intervenciónInformación y publicidad

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

Módulo de medio ambiente

www.mma.es/polit_amb/fondos/redauto/integracion_areas_msmamb.htmwww.mma.espolitica ambientalred de autoridades medioambientalesInformación de interés- Módulo de sensibilización ambiental- Módulos ambientales sectoriales- Manuales de buenas prácticas ambientales en las familias profesionales

EMAKUNDE

Evaluación con perspectiva de génerowww.emakunde.es

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Evaluación de las políticas activas de empleo

www.emakunde.es/actualidad/empleo/indice_.htm

INSTITUTO DE LA MUJERwww.mtas.es/mujerIgualdad en los fondos estructuralesBuenas prácticasDocumentos técnicos

LANBIDEwww.lanbide.netOtros servicios: EuropaDocumentos UE

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ANEXOS

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ANEXO 1

PROGAMA OPERATIVO BENEFICIARIO FINAL/ORGANO INTERMEDIOAÑO

RELACIÓN DE OPERACIONES CERTIFICADAS

Nº EJE MEDIDATASA COFI

FSE(%)ACTUACIÓN NUMERO DE

EXPEDIENTEIDENTIFICACIÓN DE

LA OPERACIÓN

IDENTIFICACIÓN DESTINATARIO ÚLTIMO PROVINCIA

DE EJECUCIÓN

LOCALIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN FINANCIERA

COSTE TOTAL CERTIFICADO

AYUDA FSENOMBRE O

RAZÓN SOCIAL DOMICILIO CIF o NIF

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA

COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES

OFICINA DE CONTROL ECONÓMICOGOBIERNO VASCO

Versión 1Noviembre/2004

INDICE

1. Legislación relativa a la comunicación de irregularidades. ………………………44

1.1. Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en Fondos Estructurales

1.2. Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en el Fondo de Cohesión

1.3. Otra legislación

2. Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”. …………………41

3. Importe mínimo de deuda a comunicar. ………………………………………….41

4. Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94. ……………………………………………………………………………...41

4.1. Comunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación (artículo 3 Reglamento 1681/94)

4.2. Comunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94)

4.3. Comunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda (artículo 5.2 Reglamento 1681/94)

4.4. Aclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar

5. Procedimiento de notificación de irregularidades en la C.A.P.V. en aplicación del Reglamento 1681/94. ………………………………………………………………….43

6. Irregularidades en el ámbito de FEOGA. ………………………………………..…44

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Legislación relativa a la comunicación de irregularidades

Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en Fondos Estructurales

La comunicación de irregularidades de Fondos Estructurales está regulada, fundamentalmente, por el Reglamento (CE) nº 1681/94.

Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en el Fondo de Cohesión

La comunicación de irregularidades relativas al Fondo de Cohesión está regulada en el Reglamento (CE) nº 1831/94. Ese Reglamento es prácticamente una copia del 1681/94, por lo que los comentarios relativos al 1681/94 (fondos estructurales) valen para el 1831/94 (Fondo de Cohesión).

Otra legislación

El Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95 del Consejo define qué se entiende por irregularidad.

La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) envía el 15-11-2000 una “Guía elaborada por la Comisión Europea para cumplimentar la ficha de comunicación trimestral de irregularidades de acuerdo con los Reglamentos (CE) 1681/94 y 1831/94”. En este documento se incluye el modelo de ficha de comunicación de irregularidades que debe cumplimentarse, y se indica qué información debe señalarse en los distintos apartados de la ficha.

A través del Documento de trabajo del 19º COCOLAF, emitido por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) el 11-4-2002, denominado “Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, la OLAF da una serie de aclaraciones sobre este asunto.

Mediante carta de la DG Regio y OLAF nº D (2003) 831336 el 24-9-2003, la Comisión (DG Regio y OLAF) remite, vía IGAE, un Informe, de 30-6-2003, de “auditoria sobre los sistemas y procedimientos de notificación y seguimiento de las irregularidades en el marco de los Reglamentos (CE) nº 1681/94 y 1831/94. Visita efectuada entre los días 2 a 5 de diciembre de 2002”.

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Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”

Según el artículo 1.2 del Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95, “constituirá irregularidad toda infracción de una disposición del derecho comunitario correspondiente a una acción u omisión de un agente económico que tenga o tendría por efecto perjudicar al presupuesto general de las Comunidades o a los presupuestos administrados por éstas, bien sea mediante la disminución o la supresión de ingresos procedentes de recursos propios percibidos directamente por cuenta de las Comunidades, bien mediante un gasto indebido”.

La diferencia entre “fraude” e “irregularidad” es que en el fraude hay intención de cometer un acto delictivo (por ejemplo, falsificar la fecha de una factura para que sea elegible), y en la irregularidad no.

Importe mínimo de deuda a comunicarSegún el artículo 12 del Reglamento 1681/94, sólo deben comunicarse a la Comisión las irregularidades detectadas superiores a 4.000 ecus/euros (665.544 pta.) de presupuesto comunitario (o sea, de ayuda de la U.E.).Para importes inferiores, la comunicación a la Comisión sólo se hará sólo en el caso de que la misma lo solicite expresamente.

Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94

Comunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación (artículo 3 Reglamento 1681/94)

De acuerdo al artículo 3 del Reglamento 1681/94, dentro de los 2 meses siguientes al final de cada trimestre deben comunicarse a la Comisión las “irregularidades que hayan sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial”.

De acuerdo a lo indicado en el documento de trabajo del 19º COCOLAF denominado “Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, emitido por la OLAF el 11-4-2002, debe entenderse que “el primer acto de comprobación es la primera manifestación, incluso de carácter interno, de la administración o de instancias judiciales nacionales, por la que se constata, basándose en hechos concretos, la existencia de una irregularidad. Ello no impide a las autoridades administrativas o judiciales retirar o corregir posteriormente esa primera comprobación en función del desarrollo del procedimiento administrativo o judicial”.Para los casos de irregularidades detectadas como consecuencia de controles realizados por órganos de control distintos de los gestores (por ejemplo, por la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco), de acuerdo al escrito de OLAF D/10768, de 6-9-2004, debe considerarse como el “primer acto de comprobación administrativa o judicial” el propio informe de control emitido, y no el momento en el que se inicie el proceso de reintegro.

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En el artículo 3 del Reglamento 1681/94 se indican los datos que deben facilitarse en esa 1ª comunicación de irregularidades, datos que se recogen en el modelo de ficha establecido por la OLAF.

Comunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94)

De acuerdo al artículo 5.1 del Reglamento 1681/94, “dentro de los 2 meses siguientes al término de cada trimestre, los Estados miembros informarán a la Comisión, haciendo referencia a cualquier comunicación anterior efectuada en virtud del artículo 3, de los procedimientos incoados como consecuencia de las irregularidades comunicadas así como de los cambios significativos que se hayan producido en dichos procedimientos, y en particular, acerca de los siguientes extremos:

importe de las recuperaciones efectuadas o previstas,

medidas cautelares adoptadas por los Estados miembros para salvaguardar la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas,

procedimientos administrativos y judiciales que se hayan incoado con vistas a la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas y a la aplicación de las sanciones,

razones del eventual abandono de los procedimientos de recuperación; en la medida de lo posible, se informará a la Comisión antes de tomar esta decisión,

eventual abandono de las acciones penales.

Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas, o judiciales o los elementos fundamentales de las mismas relativas a la conclusión de dichos procedimientos.”

Comunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda (artículo 5.2 Reglamento 1681/94)

De acuerdo al artículo 5.2 del Reglamento 1681/94, “Cuando un Estado miembro considere que la recuperación de un importe no es posible o previsible, indicará a la Comisión, mediante comunicación especial, el importe no recuperado y las razones por las que, a su juicio, dicho importe quede a cargo de la Comunidad o del Estado miembro. Dichas informaciones deberán ser suficientemente detalladas, con objeto de que la Comisión pueda adoptar, a la mayor brevedad posible y tras concertación con las autoridades del Estado miembro de que se trate, una decisión sobre la imputabilidad de las consecuencias financieras a efectos del tercer guión del apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) nº 4253/88.”

En este caso, de acuerdo al artículo 5.3 del Reglamento 1681/94 “la Comisión podrá pedir expresamente al Estado miembro que prosiga el procedimiento de recuperación.”.

Aclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar

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Irregularidades corregidas / no corregidas

Deben comunicarse a la Comisión todas las irregularidades, incluso las que se corrijan automáticamente y se excluyan de un Programa Operativo o Docup a través de “descertificaciones” o “rectificaciones” del gasto declarado.Una irregularidad que se descertifica en el mismo momento en el que se pone de manifiesto conlleva una comunicación, al mismo tiempo, en aplicación de los artículos 3 y 5.1 del Reglamento 1681/1994.

Irregularidades por incumplimiento de normas europeas / nacionales

Según indica el apartado 1.2 del Documento “Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)” de la OLAF, de 11-4-2002, deben comunicarse las irregularidades que vulneran directamente el derecho comunitario, pero también las que vulneran las disposiciones nacionales.

Excepciones a la obligación de comunicar

No existe obligación de comunicar en los siguientes casos:

Cuando el gestor o beneficiario final comunica a la autoridad administrativa correspondiente que ha cometido un error involuntario (baile de cifras,…..).

Cuando la autoridad (por ejemplo, un órgano de gestión) constate un error de subvencionalidad del proyecto y proceda a retirar el importe antes de haber efectuado el pago (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la OLAF sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002”). Si lo detectase una vez efectuado el pago, sí habría que comunicarlo.

Cuando exista Fuerza Mayor (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la OLAF sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002”).

Procedimiento de notificación de irregularidades en la C.A.P.V. en aplicación del Reglamento 1681/94

Los órganos de la C.A.P.V. que gestionan las ayudas financiadas por Fondos Estructurales son los responsables de iniciar el trámite de notificación de irregularidades previsto en los artículos 3 y 5 del Reglamento 1681/94, tanto para los casos de irregularidades detectadas a través de controles realizados por el propio órgano gestor como de controles realizados por otros órganos externos (Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco, Tribunal Vasco de Cuentas Públicas, Tribunal de Cuentas Estatal, Comisión Europea, Tribunal de Cuentas Europeo, etc.).

Para ello, deberán enviar al Organismo Intermedio que corresponda (por ejemplo, en el caso de las ayudas cofinanciadas por el FSE, a la Dirección de Empleo y Formación del Gobierno Vasco) la siguiente documentación tan pronto como conozcan la existencia de la irregularidad (artículo 3 del Reglamento 1681/94) o se produzca una modificación en el proceso de recuperación (artículo 5 del Reglamento 1681/94):

“Ficha de comunicación de irregularidades” debidamente cumplimentada, tanto en soporte papel como en soporte informático (Word); en este último caso, el

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documento en Word deberá enviarse por correo electrónico a la dirección que facilite el Organismo Intermedio.

Para cumplimentar adecuadamente una “Ficha”, deben tenerse en cuenta las directrices establecidas en la “Guía elaborada por la Comisión Europea”, remitida por IGAE el 15/11/2000, y tener en cuentas las siguientes cuestiones:

No deben cumplimentarse los datos de “Caso nº” y “Fecha de envío”, datos que serán cumplimentados por la IGAE.

Dentro del apartado 27-“Observaciones” de la “Ficha” debe incluirse, cuando sea de aplicación, el número o código del expediente a efectos del órgano gestor, precedido del siguiente texto:

“Nº expediente asignado por el órgano gestor:”Las dudas que surjan sobre la cumplimentación de los datos de la “Ficha” podrán consultarse al Organismo Intermedio o a la Oficina de Control Económico.

En el caso de que la irregularidad se produzca como consecuencia de un expediente de reintegro o de devolución, ya sea total o parcial, de una ayuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia del documento que justifique la devolución de dicho importe (resolución mediante la que se solicita el reintegro, etc.).

En caso de que el órgano gestor considere que no es posible o previsible la recuperación de la deuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia de la “comunicación especial” que en aplicación del artículo 5.2 del Reglamento 1681/94 debe enviarse a la Comisión, así como copia de toda la documentación generada por las actuaciones tendentes a la recuperación de las sumas indebidamente percibidas.

Tan pronto como un Organismo Intermedio reciba de algún organismo gestor la comunicación de una irregularidad o de una modificación en el proceso de recuperación de una irregularidad, procederá a trasladar todos los documentos recibidos a la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco. Esa comunicación deberá ser en soporte papel, y en soporte informático, a la dirección que facilite la Oficina de Control Económico, para todos los documentos así remitidos por los órganos gestores, especialmente para la “Ficha de comunicación de irregularidades”.

Posteriormente, la Oficina de Control Económico transmitirá a la IGAE toda la documentación recibida, para su posterior remisión a la OLAF.

La comunicación de irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 y 1831/94 por parte de la Oficina de Control Económico a la IGAE debe ser antes del día 15 del mes en que deba realizarse la comunicación a la OLAF, o sea, antes del 15 de mayo, 15 de agosto, 15 e noviembre y 15 de febrero, respectivamente, para las irregularidades detectadas en el 1º, 2º, 3º y 4º trimestre de cada año.

En los casos en que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco conozca la existencia de una irregularidad o de una modificación en el procedimiento de recuperación de una irregularidad, detectada por cualquier organismo, cuyo proceso de comunicación hacia la Comisión no se haya iniciado, podrá bien requerir al órgano de gestión correspondiente el inicio de dicho proceso, bien iniciar de oficio el trámite de

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notificación, en cuyo último caso podrá solicitar al citado órgano de gestión los datos necesarios para efectuar dicha comunicación.

Irregularidades en el ámbito de FEOGA

Las irregularidades correspondientes a medidas financiadas por las 2 secciones del FEOGA (Feoga-Orientación y Feoga-Garantía) deben comunicarse de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento 595/91 (aplicable a Feoga-Garantía) (párrafo 2º del artículo 1 del Reglamento 1681/94).

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