Planificación y ModeladoLic. Patricia Guadalupe Gamboa Rodríguez

Planificación y Modelado del Sistema de Información para la

“Ferretería Cavagochi”Integrantes:

Bernar Silvan NeftalíCarrera Ortega María del Carmen

Domínguez Canseco ErickVara Gálvez Gabriela

10 de Diciembre del 2012

Instituto Tecnológico Superior de

Coatzacoalcos

Actualmente el mercado se encuentra con una variedad de Sistemas de Información sean estos de manera manual o sistematizada en los ramos enfocados al área laboral.

Debido a esto se presenta un proyecto con la necesidad de tratar de facilitar y agilizar el proceso de venta en una ferretería, teniendo en cuenta la innovación llevando de la mano las actualizaciones que existen hoy en día. La necesidad creciente de comercializar cada día es mayor, y para tratar de cubrir esta necesidad requiere de técnicas y elementos que faciliten su desplazamiento hacia los mercados potenciales de clientes.

Introducción

Antecedentes

La Ferretería denominada “Cavagochi” tuvo sus inicios en mayo 2011.

Incursionando en el ramo ferretero, proporcionando al cliente artículos de calidad en plomería, material eléctrico, herramienta en general, etc..

El pedido de los artículos, la comercialización o venta de estos lo realiza el encargado de almacén de forma manual y lenta, lo cual dificulta hacer más contratos y desprestigiar a la Ferretería.

Es por este motivo, se requiere un sistema automatizado y apropiado para satisfacer de manera más adecuada y eficiente los requerimientos del personal encargado. Por lo general un buen control de inventarios constituye un pilar para la planificación de operaciones y en la generación de información que ayude a la toma de decisiones y de esta manera anular el gran problema que no solo acomete a esta Ferretería sino a muchas que colapsan por la falta de este instrumento.

Objetivo general

Crear con un Sistema de Información que permita lograr la eficiencia en el control de los productos con los que comercializa, así como también llevar un control de su nómina, control de inventario, registro de ventas en productos de una manera rápida, organizada y sencilla beneficiando tanto al personal como a los clientes de la empresa.

Objetivos Específicos

Crear una base de datos que registre las facturas y presupuestos de una manera ordenada.

Facilitar la búsqueda de los documentos archivados para agilizar el movimiento de información.

Controlar y registrar los procesos de compra y venta. Emitir Reportes de los movimientos, clientes , empleados y

proveedores para que el proceso organizativo sea más eficaz y de esta manera lograr un buen manejo de las transacciones que incurren en la empresa

Controlar los stocks máximos y los mínimos de la mercancía y así saber en qué momento hacer los pedidos o no hacerlos.

Problemática

Se observar que durante todos los procesos que se efectúan en la Ferretería es deficiente puesto que, cuando un cliente solicita su mercancía el empleado debe ir al sitio a verificar si la mercancía existe o no, lo que ocasiona el descontento en los mismos al esperar mucho tiempo para saber su existencia, no existe un control de registro clientes, proveedores ni de empleados ya que su sistema es totalmente manual.

Justificación

Los procesos automatizados, son factores de importancia en la organización, en estos tiempos se ha observado la innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

Alcance

Ofrece soluciones funcionales ajustadas las necesidades específicas de la empresa; se podrán acceder a los datos de la empresa y específicos en tiempo real con herramientas fáciles de usar que permitan la adecuada administración y control de una ferretería.

Limites

Dificultades en el momento de recolectar datos, además de la falta de conocimiento en el área para poder usar el sistema adecuadamente, dando como resultados el que no se utilice este sistema para lo que fue creado originalmente o que no se utilice a su máxima capacidad. Capacidad y tiempo para generar la seguridad en cuentas de usuario, contraseñas y permisos.

Sistema Actual

La empresa actualmente trabaja con un sistema totalmente manual. Todas las facturas, son almacenan en carpetas y luego son colocan en un archivo para posterior utilización al momento de una revisión fiscal y contable.

La atención al cliente la realiza el propietario o cualquier personal que se encuentre en ese momento, proporcionándole información que este desee. Cuando el cliente hace una solicitud para adquirir un producto primero se realiza la facturación y la cancelación de la compra y luego de este proceso es que el cliente recibe la mercancía.

Modelo Entidad – Relación

Diagrama Entidad – Relación

Diagrama Casos de Uso

Diagrama de Clases

Identificación de Costos

Costo de Desarrollo del Software: Este monto lo constituye el monto fijado por el personal en el desarrollo de sistemas. Análisis diseño, programación e Implantación ($ 300.00 por 4 meses) $12,000.00

  Costo de Equipo para el Desarrollo: Computador

Procesador Intel® Core™2 Duo, 2 Gb memoria RAM, Disco duro de 500 Gb serial ATA, unidad lectora de CD y sistema de Back-up para copias periódicas de seguridad, conexión a internet. -- $14,000.00

Impresora (Pruebas y Reportes) (4 paquetes de 500 hojas máximo) $400.00

Prueba web -- $3150.00

Instalaciones en el lugar de trabajo -- $5000.00

Mantenimiento -- $5,000.00

Total anual = $34,700.00

Beneficios de la Implantación

Ahorro en tiempo derivado de la reducción en periodos de espera por la computadora 8.75 días efectivos en un año, que por el sueldo del gerente ($5,000.00 mensuales) significan una recuperación de dinero perdido neta de $7180.00

Aumento de la productividad del gerente en atención de mensajes electrónicos y resolución de gestiones del personal, calculado sobre el promedio de beneficio obtenido por gestión procesada de $30.00 y un promedio de 400 gestiones atendidas en un mes y luego anualizado $16,440.00

Beneficio extra de movilidad de la gestión de los recursos humanos, atención de proyectos interdepartamentales y coordinación de actividades especiales fuera del departamento o de la empresa $2,000.00

  Total anual = $18,020.00

Análisis en 3 años: El resumen de costos y beneficios para un periodo de 3 años se muestra a continuación.

  Año 1 Año 2 Año 3 Total

Costo Total $34,700.00 $8700.00 $8700.00$52,100.

00Beneficio

total$25,620.00

$25,620.00

$25,620.00

$76,860.00

El objetivo de este proyecto fue crear un Sistema de Información para una Ferretería con el fin de controlar los puntos que hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una implementación exitosa del sistema.

Como mencionamos a lo largo de este documento uno de los problemas más frecuentes para que el sistema no cumpla con el objetivo para el cual fue adquirido es que la implementación del mismo no sea exitosa, y la mayor causa para que una implementación fracase es no hacer una buena planificación

Conclusion