Planificación y control de proyectos mediante MS-Project

7/29/2019 Planificacin y control de proyectos mediante MS-Project

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Prctica 5-A: Ca s o d e Es t u d i o .

Planificacin y control de

proyectos mediante MS-Project

Ingeniera del Software de GestinEscuela Tcnica Superior de Informtica Aplicada

Curso 2005-2006


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Introduccin

En esta prctica vamos a introducirnos en la Planificacin y Control de Proyectos de Softwaremediante herramientas informticas que nos van a permitir automatizar el proceso. En este casoutilizaremos como herramienta de soporte la aplicacin Microsoft Project 2000.

Para conseguir familiarizarnos con el uso de la herramienta y a la vez aprender un poco deplanificacin, seguimiento y control de proyectos de software, vamos a construir paso a paso el plandel proyecto del Caso de Estudio correspondiente a este curso: Inmobiliaria.

Enunciado del proyecto de software

La empresa de desarrollo de software ISG S.A. se dedica al desarrollo de aplicaciones a medida. Esuna empresa pequea y est constituida por dosanalistas-programadores que realizan las tareasde anlisis, diseo, codificacin, prueba, documentacin y mantenimiento de la aplicacin.

La empresa no hace mucho que empez y para no arriesgarse en modelos de desarrollo de softwaremuy sofisticados, el proceso de desarrollo que adoptan sigue el modelo del ciclo de vida clsico,aunque no de forma estricta y secuencial, ya que a veces suelen solaparse tareas para obtener unmejor rendimiento1. Utilizan como metodologa de anlisis y diseo orientado a objetos unaadaptacin de la metodologa UML2. Adems se utiliza como entorno de desarrollo Visual Studio.NET y como lenguaje de programacin C#.

Como se comenta en el Caso de Estudio propuesto, el propietario de la inmobiliaria La Barracaha encargado a la empresa ISG S.A. el desarrollo de una aplicacin informtica que gestione el

funcionamiento de su negocio. El propietario nos exige que les entreguemos el producto en 4meses (los meses que dura un cuatrimestre), ofrecindonos 6.000 euros por el software.

Ahora tendremos que contestarles si nos podemos encargar o no de este proyecto con lasrestricciones temporales y econmicas anteriormente citadas. Para ello vamos a estudiar el caso,planificarlo, asignar recursos, costes y tiempos a las tareas y construir un modelo que nos permitaconocer si somos capaces de hacerlo, y adems es rentable. Para conseguirlo de forma clara yautomatizada vamos a planificar el proceso de desarrollo del producto haciendo uso del MS Project2000.

Proceso de planificacin del Caso de Estudio

En este apartado planificaremos el proyecto de la Inmobiliaria mediante el MS Project siguiendo lospasos que a continuacin vamos a presentar.

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Este modelo de proceso se adopta para poder adaptar la planificacin a la forma de trabajo propuesta por laasignatura ISG.2 Propuesta por los profesores de la asignatura ISG.


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1. Creacin de una agenda

Abrir un nuevo proyecto

Con la opcinArchivo | Nuevoabrimos un nuevo proyecto en blanco y nos saldr la ventana de

informacin del proyecto (Figura 1) donde introduciremos la fecha de inicio del proyecto (que ennuestro caso ser la fecha de inicio de las prcticas del segundo cuatrimestre, el 14 o el 17 defebrero de 2006), y conservaremos las dems propiedades como predeterminadas.

La pantalla que nos saldr una vez hayamos creado el nuevo proyecto ser la de la Figura 2,donde podremos ver un Diagrama de Gantt vaco (sin ninguna tarea que planificar).

Figura 1: Informacin del proyecto

Fi ura 2: Pantalla inicial de MS Pro ect


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Introduccin de tareas en el Diagrama de Gantt

A continuacin vamos a introducir las tareas que vamos a realizar durante el proceso dedesarrollo para obtener la aplicacin. Para ello es aconsejable la divisin del proyecto en fases, cadauna de ellas con tareas que tienen cierta lgica de agrupamiento. As pues, antes de empezar aaadir tareas tendremos que definir las fases que son necesarias para el desarrollo de la aplicacin y

que normalmente vendrn determinadas por el modelo (paradigma) de desarrollo que siga nuestraempresa.

En nuestro caso, la empresa ISG S.A. normalmente desarrolla los proyectos siguiendo estasfases con las tareas correspondientes:

FASE : Anlisis y Especificacin de los Requisitos

Estudio previo y entrevistas con el clienteIdentificacin de los requisitos de usuarioIdentificacin de los requisitos de rendimiento y de HW/SW

Identificacin de los requisitos de la interfazPreparacin de la documentacin de la especificacin de requisitos

FASE : Modelado Conceptual

Construccin del Modelo de Objetos.Rational Rose y Diagrama de clases.Escenarios y Diagramas de Interaccin.

FASE : Diseo arquitectnico

Diseo arquitectnico de la aplicacin.

FASE : Diseo detallado

Identificacin / seleccin de Estructuras de datos.Diseo de la presentacin y la persistencia.

Aplicacin de patrones de diseo.

FASE : Codificacin

Implementacin de los escenarios de la aplicacin.

FASE : Pruebas

Pruebas individuales de clases y sus mtodos.Pruebas de integracin de los componentes.Prueba del Sistema.Pruebas de Aceptacin del cliente.

Una vez conocidas las principales fases y tareas asociadas al proyecto vamos a presentar laplanificacin bsica de las prcticas de ISG y los objetivos (hitos) que se van a exigir para que elalumno pueda realizar una distribucin correcta de las tareas, y pueda incluir, a su vez, lo hitos

correspondientes al proyecto.


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Por simplificar la prctica, asumiremos que llevamos a cabo el desarrollo completo delproyecto durante el segundo cuatrimestre del curso. La dedicacin al desarrollo del proyecto sernpor tanto las 13 sesiones de prcticas del cuatrimestre, comenzando el da 14 de febrero (da 17 enlos grupos del viernes), y finalizando el 23 mayo ( el 30, los grupos del viernes). La planificacinprevia de la asignatura de prcticas es la siguiente3:

Semana 1: Especificacin del caso de estudio mediante la norma IEEE-830. Suponemos que laespecificacin se entrega al principio de la segunda clase del cuatrimestre, comenzndose en esamisma clase con el modelado.

Semanas 2 y 3: Modelado del caso de estudio en UML. Se entrega al final de la tercera clase.

Semana 4: Diseo arquitectnico.

Semanas 5 y 6: Diseo detallado.

Semana 7 y 8: Implementacin de la carga del sistema.

Semanas 9, 10 y 11: Implementacin de los escenarios.

Semana 12: Pruebas.

Semana 13: Entrega de la aplicacin.

Los hitos u objetivos a cumplir que se proponen son los siguientes:

Hito 1: Entrega de la Especificacin IEEE (Semana 2, tal como se ha comentadoanteriormente).

Hito 2: Modelo de Objetos en UML (Semana 3).

Hito 3: Diseo detallado del Caso de Estudio (Semana 6).

Hito 5: Implementacin de la carga (Semana 8).

Hito 6: Implementacin de escenarios (Semana 11).

Hito 7: Entrega de la aplicacin (Semana 13).

A continuacin, despus de conocer las fases, las tareas y los hitos, debis realizar laplanificacin y la asignacin de recursos segn vuestras propias estimaciones. As pues vamos aintroducir cada una de las fases, tareas e hitos en la Tabla de tareas del Diagrama de Gantt. Para elloescribiremos en el campo Nombre de la tarea, el nombre de la tarea o la fase que vamos a

introducir. En principio introduciremos todas las tareas al mismo nivel (Figura 3). Posteriormenteveremos cmo modificar el nivel de cada tarea de manera que queden definidas como fases y comosubtareas dentro de una fase.

Por defecto MS Project incluye una duracin de 1 da para cada tarea nueva queintroducimos. Ms adelante veremos cmo aumentar la duracin de las tareas y cmo ordenarlas enel diagrama.

3Esta planificacin no se corresponde exactamente con la llevada a cabo en la asignatura, sino que se han

introducido ligeras modificaciones con el fin de que la prctica sea ms ilustrativa.


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Figura 3: Introduccin de tareas en la Tabla de Gantt

2. Organizacin del proyecto mediante indentacin (fases de

un proyecto)

El prximo paso ser reorganizar las tareas mediante indentacin. Como en nuestro proyectohemos sido capaces de distinguir fases y tareas (normalmente llamadas tareas resumen y subtareas,respectivamente) las tareas que hemos introducido vamos a organizarlas mediante las utilidades deindentacin que nos proporciona el MS Project. As podremos ver fcilmente la estructura denuestro proyecto, haciendo que la agenda sea ms fcil de manejar.

En resumen, mediante la indentacin podemos:

Organizar las tareas en una estructura jerrquica para que podamos ver cmo lassubtareas constituyen grupos de tareas a las que llamamos tareas resumen (o fases) delproyecto.

Identificar las principales fases del proyecto mediante las tareas resumen.

Usar estrategias top-down (introducir primero tareas resumen) o bottom-up (primerolas subtareas) para construir la agenda del proyecto.

Visualizar solamente las tareas resumen del proyecto.

Crear informes que incluyan subtareas, tareas resumen o ambas.


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Figura 4. Barra de Herramientas. Indentacin.

A continuacin vamos a ver cmo crear una tarea resumen y cmo mover una tarea a unnivel superior de indentacin. Para crear una tarea resumen o fase moveremos la tarea que la sigueinmediatamente (en orden de nmero identificador de tareas) hacia un nivel de indentacin inferior(hacia dentro con la flecha hacia la dcha.). Y para mover una tarea hacia un nivel superior lamoveremos a un nivel de indentacin superior (si no est en el nivel ms alto). De esta forma, una

tarea se indentar seleccionando la tarea de la tabla de tareas y utilizando los botones de la barra deherramientas para aplicar sangra y anular sangra (ver Figura 4). El resultado ser el que se puedeobservar en la Figura 5.

Figura 5. Creacin de fases y subtareas mediante indentacin

3. Planificacin de tareas

En este punto vamos a tratar cmo darle valor a la duracin de las tareas, cmo reorganizary distribuir las tareas en el tiempo (mediante el Diagrama de Gantt), y finalmente veremos cmorelacionar o enlazar tareas.


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Duracin de las tareas

Para modificar o darle valor a las tareas de nuestro proyecto (ya que por defecto todastenan una duracin de un da) tendremos en primer lugar que estimar la duracin que va atener cada una de ellas.

Una vez conocidas las duraciones de las tareas procederemos a introducir su valor. Enel MS Project podemos introducir la duracin de diversas maneras, pero aqu estn las tresms comunes:

Situndose sobre el campo (columna) Duracin de la Tabla de Tareas eintroduciendo la duracin deseada.

Situndose sobre la tarea en el Diagrama de Gantt y desplazando su bordederecho hacia la derecha de forma que se ample la duracin de la tarea en elgrfico.

Situndose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botn derechodel ratn nos aparecer un men del que seleccionaremos la opcin Informacinde la tarea. Nos aparecer la ventana de la Figura 6, donde podremos cambiar laduracin.

Figura 6. Informacin de la tarea

Distribucin temporal de las tareas

A continuacin, distribuiremos las tareas en el Diagrama de Gantt, situando cada tareaen el espacio temporal que estimemos y ms tarde especificaremos grficamente lasdependencias entre las tareas. La distribucin del comienzo de las tareas la haremos de una de

estas dos formas:


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Seleccionando la tarea (no la tarea resumen o fase) en el Diagrama de Gantt ydesplazndola hacia la derecha hasta situarla en la fecha de inicio que deseemos. Sila tarea se desplaza a un da no laborable, Ms Project avisar de dicha condicin eincluso permitir hacer laborable dicho da.

Situndose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botn derechodel ratn nos aparecer un men del que seleccionaremos la opcin Informacinde la tarea. Nos aparecer de nuevo la ventana de la Figura 6, donde podremoscambiar la fecha de inicio y de terminacin.

Relacin entre tareas

Ahora vamos a enlazar tareas para representar las dependencias o relaciones de precedenciaque existen entre las tareas de un proyecto. Normalmente estas dependencias o restriccionestemporales se expresan como enlaces que definen relaciones entre las fechas de inicio y finalizacin

de las tareas de un proyecto. En Ms Project hay cuatro tipos de relaciones entre tareas:

Fin a Comienzo (FC): La tarea B no puede empezar hasta que la tarea A hayaterminado

Comienzo a Comienzo (CC): La tarea B no puede empezar hasta que no empiece laA

Fin a Fin (FF): La tarea B no puede terminar hasta que la tarea A haya terminado

Comienzo a Fin (CF): La tarea B no puede terminar hasta que no empiece la tarea A

A

B

A

B

A

B

A

B


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A continuacin vamos a explicar varias formas de enlazar tareas:

1. Seleccionar en la tabla de Gantt dos o ms tareas que queramos enlazar y pulsar el botnVincular tareas de la barra de herramientas o elegir Vincular tareas de la opcin de

men Edicin. El tipo de relacin se podr modificar sin ms que hacer doble clicksobre la flecha que representa el vnculo.

2. Seleccionar una tarea en el Diagrama de Gantt y desplazarnos con el ratn hacia otratarea con la cual queramos enlazarla

3. Situndose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama de Gantt y seleccionando la opcinInformacin de la tarea (pulsando el botn derecho del ratn) y a continuacin lapestaa Predecesoras. Mediante las opciones que nos proporciona (ver Figura 7)introduciremos la tarea predecesora de la tarea seleccionada y as crearemos un enlacedel tipo que queramos.

Solapamiento y retraso de tareas

Adems de las relaciones entre tareas que hemos visto antes tambin podemos introducirotro tipo de restricciones o relaciones que pueden sernos tiles en la planificacin de proyectos.Estas relaciones son las de solapamiento y retraso.

Solapamiento: En muchas ocasiones es interesante expresar que una tarea puedeempezar a la vez o durante el desarrollo de otra.

Retraso : A veces queremos expresar que una tarea empezarXunidades de tiempodespus de que termine otra.

Figura 7. Enlace de tareas

A

B


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A continuacin vamos a ver cmo solapar o retrasar tareas en Ms Project:

1. Seleccionar la tarea que deseemos en el diagrama de Gantt y pulsar el botn deInformacin de la barra de herramientas (May+F2). O seleccionar la tarea y elegir laopcin Informacin de la Tarea del men que aparece al pulsar el botn derecho delratn.

2. Seleccionar la etiqueta Predecesoras, de la ventana que nos aparecer a continuacin

3. En el campo Pos (ver Figura 7) escribiremos el tiempo que queremos que se retrase o eltiempo que queremos que se solape como un porcentaje del tiempo total del predecesor

o como una duracin determinada. (El tiempo de solapamiento ser un nmeronegativo o un porcentaje negativo completo; el tiempo de retraso ser un nmeropositivo)

4. Elegir el botn OK

4. Introduccin de hitos (objetivos)

En un proyecto podemos introducir hitos para indicar que nos encontramos ante unimportante punto de nuestra agenda que debemos cumplir; un punto mediante el cual denotamosque hemos completado una fase de nuestro proyecto y en el que exigiremos una serie de

documentacin y de pruebas para garantizar que hemos llegado con xito a dicha fase y que se hancumplido todos los plazos conforme estaba previsto.

MS Project nos permite introducir unos smbolos especiales para denotar los hitos. Estossmbolos especiales aparecen cuando introducimos una tarea con una duracin de 0 das (ver Figura8).

Figura 8. Introduccin de hitos

A

B


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5. Aadir recursos al proyecto

Parece que ya hemos incluido las tareas y las hemos distribuido conforme a las necesidadesy a las restricciones del proyecto, pero nos falto algo esencial, algo sin lo cual no conseguiramosllevar adelante el proyecto: los recursos. Un recurso es cualquier elemento (generalmente limitado y

que hay que compartir a lo largo del tiempo) necesario para llevar a cabo nuestro proyecto. Unrecurso puede representar a una mquina en concreto, una herramienta o incluso al personalnecesario para el proyecto. Generalmente, para este tipo de proyectos, los recursos suelenrepresentar a las personas que van a desarrollar la aplicacin, aunque como se ha visto puedenrepresentar a multitud de elementos.

Para facilitarnos la tarea, MS Project nos proporciona diversas maneras de incluir losrecursos en el proyecto. A continuacin, vamos a presentar cmo se hace normalmente:

1. Elegiremos la opcin Hoja de Recursos del menVer para visualizar una especie dehoja de clculo o tabla que nos va a servir para introducir los recursos (ver Figura 9) y enla que aparecen las caractersticas configurables del recurso.

2. En el campo en blanco de la columna Nombre del Recurso escribiremos el nombredel recurso

3. Si queremos incluirlo en un grupo de recursos (programador, analista, ingenierosenior,....) escribiremos el nombre del grupo en la columna Grupo.

4. En la columna Capacidad mxima incluiremos la disponibilidad de ese recurso. Porejemplo, si un programador trabaja medio da introduciremos 50%, y si lo hace ajornada completa (8 horas) introduciremos 100%.

5.As para todos los recursos que necesite el proyecto

Figura 9. Hoja de recursos

5. Asignacin de costes a los recursos

La asignacin de precios a los recursos nos ayudar a conocer y controlar el coste delproyecto de forma precisa. Los precios de los recursos pueden ser el coste de la hora de trabajo deun empleado o el equipo necesario para completar una tarea o el coste fijo por utilizar una pieza delequipo. El coste de un recurso suele incluir el precio estndar y el precio de las horas extras.Cuando un recurso con un precio determinado (estndar u hora extra) se le asigna a una tarea y stadura ms tiempo de lo planificado, el coste de los recursos para dicha tarea puede incrementar.

As pues, incluiremos los precios o coste de cada uno de los recursos en la tabla de recursosque hemos mencionado antes (ver Figura 9).


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6. Asignacin de recursos a las tareas

Ya prcticamente tenemos casi toda la informacin necesaria para realizar los clculos delcoste del proyecto y para analizar la planificacin e intentar optimizar recursos y tiempo. Slo nosfalta un pequeo detalle, y es que las tareas todava no tienen asignados los recursos (en este caso la

mano de obra). As pues, vamos a presentar cmo asignar recursos a las tareas con el MS Project:

1. Seleccionar una tarea en el diagrama de Gantt

2. Pulsar el botnAsignar Recursos de la barra de herramientas o acceder a travs de lasopciones del men Herramientas / Recursos/ Asignar Recursos.

3. Nos aparecer una ventana con una pequea tabla de recursos disponibles (ver Figura10) y en la columna Nombre elegiremos el recurso que nos interese asignar a la tarea.Para asignar una parte del tiempo de un recurso escribiremos un porcentaje en el campoUnidades que represente el porcentaje de tiempo de trabajo que queremos que elrecurso dedique a realizar dicha tarea. Para asignar varios recursos diferentesseleccionaremos a los que necesitemos. Para asignar ms de una unidad de un mismotipo de recurso, por ejemplo dos analistas, aumentaremos ese porcentaje. Si es necesarioincluir un nuevo recurso, en esta misma tabla podremos escribir su nombre en el campoNombre.

4. Elegiremos el botn Asignar, y aparecer una marca a la izquierda del recurso paradecirnos que se ha asignado a la tarea seleccionada

5. Elegiremos el botn Cerrar.

Nota: Es posible asignar ms unidades de recurso de las que dispones, as que si no queremos

sobrecargar un recurso, ser mejor que nos aseguremos de que el nmero que introducimos esmenor o igual que el nmero de Unidades mximas en la lista de recursos.

Figura 10. Tabla de asignacin de recursos

7. Visualizacin de los costes

Mediante el MS Project podemos visualizar el coste de cada tarea y el coste total del

proyecto. A continuacin vamos a ver cmo lo haremos en cada uno de los casos.


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Coste de cada tarea

1. En el men Ver, elegir la opcin Tabla: Entrada y a continuacin la opcinCosto.

2. En la tabla de las tareas, junto al diagrama de Gantt, si nos movemos hacia la

derecha observaremos el campo Costo Total de la tarea (ver Figura 11)

Figura 11. Tabla de Gantt con el coste de las tareas.

Coste total del proyecto

1. En el men Proyecto, elegir la opcin Informacin del Proyecto.

2. En la ventana de informacin del proyecto, pulsar el botn Estadsticas ypodremos ver el coste total del proyecto (ver Figura 12).

Figura 12. Estadsticas de un proyecto

En los puntos anteriores hemos cubierto prcticamente toda la parte de laplanificacin de proyectos. Ahora nos faltara analizar la agenda y aprender a realizar el seguimientoy control del proyecto.

Como se puede observar, la aplicacin MS Project dispone de funcionalidades

adicionales que exceden del mbito de esta introduccin para controlar el proyecto con el que seest trabajando. Por ejemplo, se pueden obtener calendarios de tareas, diagramas PERT, grficos de


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utilizacin de recursos, etc., que hacen de esta aplicacin una herramienta de gran utilidad a la horade gestionar proyectos.

8. Ejercicio de la prctica

1.

Realizar la planificacin temporal (tareas, dependencias entre tareas, duracin de lasmismas, asignacin de recursos,...) del caso de estudio, de acuerdo al contenido de lospuntos anteriores.

2. Esta prctica se considera de entrega voluntaria, por lo que se pueden entregar losresultados al final de la sesin. En caso de hacerlo, se podr obtener un incremento dehasta 0.5 puntos en la nota de laboratorio correspondiente al caso de estudio (segundocuatrimestre).

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