Gestin estratgica del sistema de abastecimiento y compras pblicasFeria Proveedoresjunio de 2006

Jos Miguel Lagosjmlagos@webmall.cl

TemasConcepto de abastecimientoQu es comprar bienOportunidades de mejoramientoConsolidacin de compras Comercio electrnicoDesarrollo de proveedoresPlanificacin de compras y gestin de inventariosConclusiones

La funcin de abastecimiento (1/2)TradicionalmenteDisponer de los bienes y servicios que son requeridos por las reas usuarias en forma oportuna y al menor precio posibleConsecuenciasOrientacin al precionfasis fuertemente operativo (se busca eficiencia interna)Enfoque de corto-plazoRelacin competitiva con proveedoresLiderado por los usuarios

La funcin de abastecimiento (2/2)ActualmenteMinimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una institucin para el cumplimiento de su misinConsecuenciasNo slo importan los precios, sino tambin la pertinencia, oportunidad y calidad de los requerimientosCarcter estratgicoEnfoque de largo plazoRelaciones de colaboracin con proveedoresLiderazgo desde el rea de abastecimiento

Objetivo del abastecimientoEficiencia en las comprasTCOEnfoque de costo integralTransparenciaAuditabilidad y trazabilidadVisibilidadCalidadProducto ServicioDesarrollo de proveedoresInnovacinOptimizacin del uso de recursosAnlisis de gastosSoporte a usuarios

Qu significa comprar bien?

Ver el bosquePrecioUnitarioNivel de actividadAltoBajoBajoAltoMejorarnegociacinAgilizarprocesosConsolidardemanda

Focalizar estrategias (1/2)InfraestructuraEquipamientoProyectosInsumos de produccinMateriales y servicios de uso comnMantencinReparacinOperacionesClasificacin de las compras

Focalizar estrategias 2/2

Generar condiciones de competenciaBuenas prcticas de licitacinRFIInversin en la gestin del procesoInteligencia de mercadosAnlisis experto de los mercados relevantesAdministracin de contenidosDescripciones claras de los requerimientos son esenciales

Focalizar el control y agilizar las comprasEl dilema del exceso de controlFomentar una cultura de responsabilidad y autonomaIncorporar TIC para facilitar los controlesAgilizar los procesos para compras de menor montoContratos marcoCompra directa y cotizacin, cuando stos no estn disponibles

Oportunidades de mejoramientoConsolidacin de comprasContratos Marco Comercio electrnicoImpacto de ChileCompraDesarrollo de proveedoresPlanificacin de compras y gestin de inventarios

Consolidacin de comprasImpacto de los contratos marco en la gestin de las Instituciones

Beneficios de la consolidacin de comprasDescuentos por volumenSimplificacin de los procesosFocalizacin de los recursos a procesos de mayor valor agregado

IndicadorImpactoReduccin precios5% - 20%Reduccin costo administrativo30% - 50%Reduccin de tiempo de cicloMs de 50%Reduccin de inventarios30%

Dimensiones de la consolidacinInstitucionesTiempoRubros / temsMs que una actividad puntual, la consolidacin de compras ofrece un camino de desarrollo en el tiempo

Comercio electrnico

Mercados electrnicosMejor acceso a los proveedoresMenores costos administrativosMs transparenciaMayor competitividadReduce costos de negocios con gobiernoMayor visibilidad Menos erroresMenos retrasos de pagosChileCompra

Instituciones

Proveedores

Adopcin del comercio electrnicoRediseo de procesosAdecuacin de normativa y procedimientosProyecto tecnolgico internoIncorporacin de TICIntegracinDesarrollo de proveedoresIncorporacin de proveedores crticosGestin del cambioAdopcin de nuevas prcticas en las personas

Desarrollo de proveedoresLos proveedores como una fuente de valor para las Instituciones

Principios para mejorar la relacin con proveedoresPreservar la competitividad y transparencia de los procesos de contratacinGenerar instancias y canales formales para promover la colaboracinEstablecer relaciones de largo plazoApoyar el desarrollo de los proveedoresBuscar soluciones de beneficio mutuo (win-win)

mbitos de Generacin de ValorInnovacin y desarrolloCmo poner el conocimiento del proveedor al beneficio de las institucionesNegociacinCmo promover la transparencia y la competitividad de los procesos de negociacinEjecucin logsticaCmo reducir los costos de coordinacin y optimizar la cadena logstica

Planificacin de Compras y Gestin de Inventarios

Planificacin de comprasHacer catastro de lo que compra la institucinEvaluar que es planificable y que no lo esHacer el plan de acuerdo a los datos actuales y la historia (levantamiento de requerimientos)Definir estrategias y modalidades de compra para cada artculo o familiaProgramar la gestin de compras (programa de trabajo anual)Evaluar las desviaciones del plan (problemas de ejecucin o de planificacin)

Gestin de inventariosDependiendo de la naturaleza de las compras, definir polticas de inventarioNormalmente se requiere apoyo informtico para hacer una buena gestinPara compras de artculos de consumo (insumos, materiales):Estimar consumos con datos histricosComprar con criterios de stock de reposicin definiendo periodicidad de compras diferenciadasEvaluar permanentemente evolucin de consumos y stocks (indicadores de existencias valorizadas y duracin de productos)

ConclusionesEl abastecimiento dej de ser una funcin administrativa, para transformarse en una funcin estratgicaLa modernizacin de los sistemas de abastecimiento del sector pblico demanda una creciente profesionalizacin e incorporacin de TICHay importantes oportunidades para todos los involucrados de incrementar la probidad y la transparencia, mejorar la eficiencia y aportar valor

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