Lic. Adm. Oscar Tern Garcilazo De La Vega

COLEGIO REGIONAL DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIN JUNN

Alicia: Qu camino debo tomar?

Gato: Eso depende del lugar donde vayas!

Alicia: No s para donde voy.

Gato: Entonces no importa cual caminodebes tomar.

Lewis Carrol: Alicia en el Pas de las Maravillas.

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3Quines somos, qu hacemos y para

quienes

Dnde queremos ir

Cmo podemos llegar

Cmo sabemos que llegamos

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeo

Misin

4Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organizacin y las

estrategias que permitirn alcanzarlas.(*)

La Planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y

evaluacin de gestin.

(*) Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto.

5Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la organizacin.

Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de accin propuestos.

Constituyen un medio para establecer el PROPSITO

ORGANIZACIONAL en trminos de:

OBJETIVOS

PROGRAMAS DE ACCIN

PRIORIDADES EN LA ASIGNACIN DE RECURSOS

Marco de referencia para laasignacin de recursos delpresupuesto a los objetivos ymetas prioritarias de lasorganizaciones pblicas.

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7Puede ser:

Un proceso de formulacinde estrategias

Un proceso de revisin de estrategias

En este contexto la Planificacin Estratgica es un proceso de toma de decisiones sobre modificaciones que deben ser

incorporadas en las estrategias existentes.

8Planificacin Estratgica Direccin

Planificacin EstratgicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS

REAS DE APOYO

PLANIFICACIN ESTRATGICA GENERAL DEBE SER COHERENTE

8

Planificacin

Estratgica

Control de Gestin

Control de actividades

9

10

CICLO DEL CONTROL DE GESTION

Consideracin de nuevos productos y

objetivos estratgicos

Revisin de presupuestos y

programas

Medidas correctivas

EV

ALU

ACIO

N PR

ESUPU

ESTO

METAS / PROGRAMACION

EJECUCION

PLANIFICION

ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestin. Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto.

PLANIFICACIN ESTRATGICA

QUE SE HAR EN UN FUTUROCERCANO PARA LOGRAR LOSRESULTADOS CON EL MXIMO DEEFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD

MISIN

VISIN

OBJETIVOS ESTRATGICOS

METAS

INDICADORES

PRODUCTOS

USUARIOS

PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION

PROPSITO FUNDAMENTAL

PARA QUIN

CMO11

Para lograr una formulacin consistentede la misin QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:

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PRODUCTOS ESTRATGICOS.

USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS.

Principal bien o servicio que la institucinproporciona directamente a un usuarioexterno.

Tangibilidad o intangibilidad. Prioridad Estratgica: relacionado con el mandato legal, las

prioridades de gobierno, las prioridades institucionales. Demanda de los usuarios: continua, sistemtica, permanente,

cautiva. Nmero de transacciones. Recursos que se consumen en su generacin (porcentaje del

presupuesto destinado a la provisin del servicio) o de recursoshumanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisin delservicio.

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Principal bien o servicio que la institucinproporciona directamente a un usuario externo:

Servicios pagados: tarifas por certificados.

Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones.

Financiamiento de los servicios (autofinanciado,presupuesto nacional).

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Productos intermedios dirigidos a clientes/usuariosinternos/externos de la institucin:

Relacin con los usuarios externos de la institucin.

Importancia en el proceso productivo general.

Recursos consumidos para la provisin del servicio (financieros,recursos humanos, etc).

Requerimientos de servicios de las otras unidades de laorganizacin: rapidez, oportunidad, precisin.

Quin ms provee el servicio/ producto en la institucin.

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Receptor directo de los servicios/productos.

Quien tiene acceso a los servicios a travsde un trato directo con los proveedoresde estos.

A travs de la experiencia directa delServicio o transaccin el usuario evala sugrado de satisfaccin en la entrega delservicio.

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rea/funcionario que depende del trabajorealizado por el otro.

Se inserta en una idea integrada de gestinorientada al servicio y satisfaccin al usuario.

ptimo nivel de satisfaccin de cliente internocomo Factor crtico para el logro de calidadde los servicios dirigidos hacia clientes externos.

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N Producto Estratgico Clientes/ Usuarios

/Beneficiarios

1Subsidios Habitacionales

Familias y/o pobladores de escasosrecursos (1er al 3er decil) que noposeen viviendas.

Familias que viven encondiciones de allegados oarrendatarios.

Discapacitados.Adulto mayor.Organizaciones Comunitarias.

Corporaciones.Fundaciones querepresentan poblaciones deescasos recursos.

Familias de ciudades que viven encondiciones de allegados oarrendatarios.Fundaciones que representenpoblaciones de escasos recursos.Familias y/o pobladores desectores pobres y medios (4 al 6decil) que no poseen viviendas.Familias y/o pobladores desectores emergentes medios (7 al8 decil) que no poseen viviendas.

18

2Viviendas

Familias y/o pobladores de escasosrecursos (1er al 3er decil) que noposeen viviendas.

Familias que viven encondiciones de allegados oarrendatarios.

Discapacitados.Adulto mayor.Familias de ciudades que viven encondiciones de allegados oarrendatarios.Familias y/o pobladores de sectorespobres y medios (4 al 6 decil) queno poseen viviendas.Familias y/o pobladores de sectoresemergentes medios (7 al 8 decil)que no poseen viviendas.

N Producto Estratgico Clientes/ Usuarios

/Beneficiarios

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3Obras Urbanas y ProgramasConcursables

Habitantes de Condominios deVivienda Sociales que postulan aprogramas de condominios.Organizaciones Comunitarias.

Corporaciones.Fundaciones que representanpoblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de laregin.Intendencias, Gobiernos Regionales,Gobiernos Provinciales yMunicipalidades.

N Producto Estratgico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

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MISIN

VISINANLISIS INTERNO:

Estructura Organizacional

Procesos

Funciones

Recursos Humanos, tecnolgicos

Fortalezas y debilid

ades

Am

enazas /Op

ortunidad

es

ANLISISEXTERNO

CONTEXTO Factores Institucionales

Marco Legal

Econmicos

Tecnolgicos

Marco Presupuestario

OBJETIVOS

ESTRATGICOS

METAS

INDICADORES

REAS CLAVES DEDESEMPEO

E,E,E,C

PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOS

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Valores y principios de la organizacin que orienta ydar el marco para el accionar de su propsito, imagenobjetivo.

SER LA INSTITUCIN DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, GIL, EFICIENTE Y PROACTIVA, FOCALIZADA EN LA ATENCIN DE SUS

USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD.

Instituto de Normalizacin Previsional.

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Declaracin fundamental que le da elcarcter constitutivo a la organizacin y a suaccin, establece su mandato.

Fija los propsitos, fines y lmites de laorganizacin.

Seala la direccin de las acciones a seguir.

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PARA QU EXISTE LA INSTITUCIN/PROGRAMA?

CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUEGENERA?

CULES SON LOS USUARIOS EXTERNOS EINTERNOS?

PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOSPRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES AS.

CUL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCIN/PROGRAMA?

24

CUL ES LA POBLACIN OBJETIVO Y LACOBERTURA ACTUAL?

CUL ES LA PERCEPCIN DEL EQUIPODIRECTIVO Y CUL DE LOS FUNCIONARIOSRESPECTO DE LA INSTITUCIN/PROGRAMA?

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Sern necesarias estas funciones y estos

productos?

El valor de una organizacin no se limita al valor operativo de la MISIN ACTUAL

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Nivel de concrecin o abstraccin:

Ejemplos: Humanizar el trato a los jvenesDepartamento Juvenil de Massachusetts. USA

Reduccin de la contaminacinDepartamento Medio Ambiental. USA

.

Riesgo implcito en los compromisosasumidos: Cmo se rinde cuentas de losresultados comprometidos?

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Establecen el marco que justifica laintervencin pblica en el mbito deresponsabilidad.

Capacidad de mantener el foco directivo enlo importante.

Lograr encauzar los apoyos polticos ycapacidades administrativas de la institucin.

Mostrar a los grupos de inters la creacin devalor pblico esperado.

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El SERVIU XI Regin de Aysn tiene como misincontribuir a mejorar la calidad de vida de lapoblacin regional, a travs de lamaterializacin de Planes y Programaspropuestos por la Secretara Regional deVivienda y Urbanismo, generando igualdad deoportunidades que permitan acceder a unavivienda apropiada para la rigurosidad climticalocal y ciudades ms seguras y equitativas para lacomunidad de nuestra regin, focalizandonuestro trabajo en el sector ms carente yde escasos recursos.

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La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la

organizacin y aprovechar las ventajas.

Son logros que la organizacin persigue en un plazodeterminado. Estos deben ser coherentes con la misin y

orientaciones de las polticas ministeriales

Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la

misin?30

Su definicin debe permitir identificar acciones enmbitos de:

Programacin

Procesos

Cobertura

Calidad

Oportunidad del servicio, etc

Mejorar, ampliar, redisear, optimizar, alcanzar, generar, adecuar.

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Optimizar la calidad de las obras definiendo,analizando y mejorando los procesosconstructivos.

Mejorar la atencin al usuario, reduciendo lostiempos de espera en la tramitacin yotorgamiento de los beneficios.

Promover el desarrollo personal y profesionalde los funcionarios, su motivacin y adhesinhacia el servicios.

32

Se fortalecer la accin normativa, de control,prevencin y promocin de salud.

Se focalizar la asistencia mdica gratuita hacia lossectores de poblacin indigentes y de escasosrecursos.

Se promover la reforma gradual de gestin de lasprestaciones de los Hospitales Pblicos, fundado atravs de la descentralizacin operativa.

Ministerio de Salud PblicaUruguay.

33

Mejorar el servicio de asistencia tcnica, disminuyendo eltiempo de entrega del servicio, a travs de la informatizacindel registro de solicitudes de asistencia.

Ampliar instrumentos de Asistencia Tcnica y uso efectivo de stos.

Servicio de Cooperacin Tcnica. Chile 34

SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

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Descripcin

Priorizar la focalizacin de nuestros productos y servicios, en lapoblacin regional de escasos recursos, sin desatender otrosgrupos demandantes del sector.

Avanzar en la superacin del dficit habitacional, a travs dela ejecucin y administracin de Planes y ProgramasHabitacionales, orientados a satisfacer necesidades territorialesde nuestros beneficiarios.

Avanzar en la superacin del dficit urbano, mediante lamaterializacin de proyectos urbanos integrales y larecuperacin del patrimonio urbano, para que aporten nuevosespacios pblicos y mejoren la calidad de vida del habitanteurbano.

Facultades, flexibilidadRecursos presupuestarios

Apoyo polticoComprensin del Ministro, Usuarios,

CiudadanaETC.

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Constituyen la expresin concreta, cuantificable, delos logros que se planean alcanzar en el ao (uotro periodo de tiempo) con relacin al objetivo yproducto identificado.

Contienen declaracin explicita de niveles deactividad que se quiere alcanzar tienen unhorizonte limitado de tiempo.

Tienen un horizonte limitado de tiempo.

37

Deben tener un componente de realismo: que puedan seralcanzadas con los recursos humanos y financieros.

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Implica la generacin de compromisos internos, por loque su cumplimiento no debe depender de otrasentidades o factores exgenos.

39

Abarcar el conjunto de dimensiones de la gestin:eficiencia, eficacia, calidad, economa.

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Metas ambiguas Mejoremos el sistema de tramitacin de quejas.

Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas.

Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la regin.

Lograremos que nuestros usuarios estn completamente satisfechos connuestros servicios.

Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud

para todos.

Mejorar el tiempo promedio de atencin a los usuarios, reduciendo a30 minutos el trmite de iniciacin de actividades comerciales.

Aumentaremos el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20%antes del 31 de Diciembre de 2006.

41

Instrumentos de medicin de lasvariables asociadas a las metas.

Medidas que describen como una

institucin esta alcanzando susobjetivos y metas.

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43

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45

BALANCE GESTION INTEGRAL

DEFINICIONES ESTRATGICAS

EVALUACIN DE PROGRAMAS

INDICADORES DE DESEMPEO

BALANCE GESTION INTEGRAL

PROCESO PRESUPUESTARIO

EVALUACIN INTERNA DIPRES

FORMULACIN LEY DE PRESUPUESTOS EJECUCIN

PresentacinProyecto

Aprobacin Ley

FONDO CONCURSABLE

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE

GESTIN

BALANCE GESTIN INTEGRAL

CHILE: INSTRUMENTOS DE EVALUACIN E INTEGRACIN AL CICLO PRESUPUESTARIO

Misin: Productos, usuarios

Objetivos Estratgicos

Metas, Indicadores

Consideraciones para la aplicacin de laplanificacin estratgica en institucionespblicas.

Cmo utilizar el plan estratgico para quesea til en una institucin pblica.

Quines deben participar.

Cada cunto tiempo debe hacerse.

Consultora externa/recursos propios.

Otras alternativas para apoyar la toma dedecisiones estratgicas?

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47

Compromiso y liderazgo de directivos : Ms quehacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE.

Regularidad y continuidad en la aplicacin. Internalizacin de la PE en los procesos de la

institucin.Capacidad de desagregar los objetivos

estratgicos en metas concretas monitoreadas.

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Existencia de una unidad responsable por elcontrol de gestin y con directa interaccincon la jefatura mxima de la institucin.

Profesionales capacitados en las tcnicas degestin (planificacin, indicadores,evaluacin).

Tecnologas de informacin (simples yaccesibles) para asociar la planificacinestratgica al control de gestin.

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Capacidad de retroalimentar a los nivelesdirectivos (centros de responsabilidad) el nivelde logros de compromisos alcanzados ygenerar acciones correctivas.

Alinear la planificacin estratgica al ciclopresupuestario y considerarlo como insumopara su formulacin.

Comunicacin de los resultados de laplanificacin estratgica.