PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS UNIDAD I

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Prof. José Humberto Quintero D. Noviembre - 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOOLÓGICO DE EJIDO

ENTORNO TECNOLÓGICO FINANZAS

EVALUACIÓN

PLANIFICACIÓN

ADMINISTRACIÓN

CÁLCULOS ALTERNATIVAS

PRECISIÓN SUPERVISIÓN

CAPÍTULO 1

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

En este capitulo se desarrollará la teoría general sobre la temática

de proyectos, ante todo debemos conceptualizar algunos términos

claves que argumentan la administración de proyectos. Se discutirán

temas como:

1. Definir planificación y planeación, diferencias y que es proyecto

2. Estudiar inversión y la decisión de proyectos.

3. Aprender la evaluación de proyectos.

4. Definir la administración de proyectos.

5. Explicar ciclo de duración de un proyecto.

6. Describir las etapas de un proyecto.

Proyecto

La Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2004. 1993-2003

Microsoft Corporation define proyecto como:

Planta y disposición que se forma para la realización de un

tratado, o para la ejecución de algo de importancia.

Designio o pensamiento de ejecutar algo.

Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar

idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o

de ingeniería.

Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces

como prueba antes de darle la forma definitiva.

El diccionario enciclopédico 2000 LAROUSSE, la frase proyecto la

define como “La intención de hacer algo o plan que se idea para poderlo

realizar”.

Según Baca Urbina (1998) el término proyecto “Es la búsqueda de

una solución inteligente a un planteamiento de un problema tendente a

resolver entre muchas, una necesidad humana” (pág. 2).

Por lo que podemos conceptualizar que proyecto es una idea que

se le presenta a un individuo según su necesidad o deseo, la cual puede

solucionar un problema en particular, proveniente de una imagen que se

le muestra mediante la coordinación de un trabajo o actividad que

comenzó o emprendió, donde él por intermedio de una serie de

conjeturas empieza a razonar y genera soluciones factibles, que

conllevan a dar un resultado satisfactorio para obtener una utilidad,

mediante un producto o servicio de calidad. Ver esquema Nº 1.

Esquema: Proyecto

Planificación

Proviene de la acción planificar, Es la técnica que trata de

coordinar una serie de actividades que se van a ejecutar. Por lo que

podemos conceptualizarlo como el estudio por adelantado que se realiza

de cualquier actividad, tarea, o trabajo, igualmente podemos decir que es

el plan de acción que debe seguir una persona para la ejecución de una

actividad determinada.

Del mismo modo lo denominamos como un proceso anticipado (El mapa

mental) que tenemos antes de la ejecución del trabajo.

Planeación

Va más allá de una sencilla planificación cotidiana de actividad, es

la estrategia utilizada para la ejecución de un proyecto, objetivo, misión

etc., es decir engloba un conjunto de actividades o tareas a la vez. La

diferencia entre la planificación y la planeación está en la envergadura de

la actividad a realizar y en el tiempo en que va a ser ejecutado, por lo que

la planificación se ejecuta en el corto plazo y la planeación en un

mediano y largo plazo, también es llamada por muchos autores la

planificación estratégica, ver esquema Nº 2

Esquema Nº 2 Fuente Koontz, H., O`Donnell, C. y Weihrich, Heinz,

(1985)

La inversión de proyecto

La inversión es un efecto de invertir, donde un individuo emplea

una cantidad determinada de algo, en especial dinero en alguna cosa,

por la que la inversión de proyecto no es mas que el importe en recursos

financieros, materiales y humanos que una persona jurídica o natural

realiza con el fin de solucionar, hacer o mejorar la situación actual y

La cual nos ayuda a conocer

Naturaleza de la Planeación

Planes los objetivos como

alcanzarlo

Que tipo de personal necesitamos y cuando

Y proporcionar estándares de control

Son necesarios para

Lo que determina la dirección y el

liderazgo

Para asegurar el éxito de los

planes

Para dirigir más eficazmente al

personal

Determinar la estructura de la organización

construir un futuro que le genere mejor utilidad, calidad y valor agregado

a su firma u organización.

En la actualidad estamos involucrados en muchas actividades

sociales, económicas, salud, educación, tecnológicas en fin, por lo que

nos encontramos con cualquier producto o servicio que nos brinda una

necesidad o deseo de incursionar en la inversión de nuevas ideas de

trabajo, en especial el elevado status tecnológico, cuyos resultados están

haciendo efecto en nuestra vida y por ende estamos tentado a generar

inversiones de toda índole.

Esquema Nº 3 La Inversión

Pues como dice Baca Urbina (1998) estamos siempre en una

necesidad humana de un bien o servicio y que habrá la obligación y

deseo de invertir… Todo ello con un sólo propósito que es la de

satisfacer a un cliente y por consiguiente ganar dinero.

La inversión es un elemento financiero cuantificable, mediante el

cual hace realidad cualquier actividad, tarea o trabajo que se registra en

el quehacer diario de una organización, cuyos resultados deben ser

positivos, dejando así una satisfacción o incremento futuro. En sí los

proyectistas buscan la economía, la utilidad y la calidad en la ejecución

de la obra, plan o proyecto, con la finalidad de obtener un resultado que

beneficie a todos los involucrados en la misión establecida en el mismo.

¿Por qué invertimos? ¿Es necesario?

Para el desarrollo Por la necesidades del mercado Deseo de Superación Ambición Crecimiento en la Industria

Es la única forma producir y servir

Por que estamos sometidos a una

sociedad como Sistema Elaborar

proyectos

Es importante saber y conocer una serie de elementos y factores

controlables y no controlables al momento de invertir, pues si no se

toman presentarán las fallas, por lo que pueden generar pérdidas

irreversibles a la compañía o individuo. Por lo que se debe hacer un

estudio previo del ambiente externo e interno para tomar una decisión.

La decisión y evaluación

En primer lugar definamos lo que es decisión, es muy común que

el ser humano se involucre en tal terminología, la decisión es la acción

que ejecuta un individuo al momento de accionar o ejecutar una tarea,

donde analiza entre varias alternativas o realiza un diagnóstico sobre la

situación actual. Por ejemplo según Biblioteca de Consulta Microsoft

Encarta 2004. 1993-2003 Microsoft Corporation define decisión como

“Determinación, resolución que se toma o se da en una cosa dudosa”

También lo denomina "Firmeza de carácter”. El diccionario enciclopédico

Larousse 2000 que dice textualmente “Teoría de la Decisión: teoría que,

a partir de unos datos sicológicos, económicos, sociológicos etc.,

intentan determinar con ayuda de modelos matemáticos el

comportamiento óptimo en una situación determinada” (Pág. 316). En

este sentido podemos decir que en la administración de proyectos, la

teoría de decisiones es la piedra angular para enfrentar cualquier idea,

en lo que concierne a la decisión de proyecto va un poco más allá de una

simple decisión común, por que ésta debe pasar por un estudio previo,

análisis, diagnóstico, etc. De manera que sea sometido a la aprobación

de expertos en el área, objeto de la idea principal.

Hoy en día someten a muchos proyectos aun patrón metodológico

donde sus componentes son estudiados en mesa redonda o jurados,

juicio de expertos… que deciden si la obra, proyecto, trabajo se ejecuta o

no. En fin podemos teorizar mucho la decisión desde varios puntos de

vistas, pero en la administración de proyectos el Sr. Baca Urbina (1998)

dice:

Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que éste sea sometido a un análisis multidisciplinario de diferentes especialistas. Una decisión de este tipo no puede ser tomada por una sola persona, con un enfoque limitado, o ser analizada sólo desde un punto de vista.

En el mundo empresarial o comercial la decisión juega un papel

muy importante para cumplir con las metas, objetivos o misión, por lo que

la teoría de las decisiones, es denominada “toma de decisiones” Donde

el ejecutivo realiza un estudio previo sobre la inversión, elementos,

características, fenómenos, etc. con el fin de tomar la decisión. Koontz,

H., O`Donnell, C. y Weihrich (1985). Dice la toma de decisiones:

Es la selección de un curso de acción entre varias opciones – es el núcleo de la planeación. No se puede decir que existe un plan hasta que no se haya tomado una decisión… Los administradores consideran algunas veces la toma de decisiones como su trabajo central, porque deben escoger en forma constante lo que se debe hacer quien debe hacerlo, cuando y donde y, en ocasiones, como se debe hacer.

La toma de decisiones en sí debemos conceptualizarla como el

proceso mediante el cual un individuo, (ejecutivo, funcionario, gerente,

administrador, etc.) realiza un compendio de información sobre el tema a

estudiar, idea o proyecto, mediante el cual determina la acción favorable

que beneficie a la colectividad involucrada en el mismo.

Esquema Nº 4 Toma de Decisiones

En segundo lugar, analizaremos lo que es evaluación, este

término conlleva a una disertación sobre la importancia, lo significativo

de algo, que se hace o se va hacer, la evaluación involucra un estudio

minucioso y riguroso que brinda la seguridad y factibilidad si la acción se

emprenderá. La evaluación debe ser sometida a ciertos conocimientos

previos, extraído de la experiencia o estudios realizado del caso,

podemos decir que un individuo evalúa algo y lo valora, ya que tiene una

intuición, sensatez y comprensión de la idea que se tiene.

La evaluación en sí proviene de la acción y efecto de evaluar, lo

que significa valorar o atribuir un valor. En términos comprensivo de la

evaluación de proyectos, podemos difundir que la evaluación es el

estudio previo que se le hace a un plan o proyecto con el fin de

determinar si es factible y viable, por lo que la evaluación de proyecto

esta muy correlacionado con la decisión de proyecto.

Cuando se evalúa un proyecto se somete a un grupo

interdisciplinario, donde ellos dirán si procede o no, pero esto no quiere

decir, que cuando se incurre en el plan bajo la evaluación de expertos,

esto sea una realidad o verdad 100%; siempre la evaluación de proyecto

maneja y estudia una serie de elementos que determinan el valor y el

riesgo que se corre en invertir en una idea o proyecto. Dice Baca Urbina

(1998) que “Si en un proyecto de inversión (lucrativo) se diera a dos

grupos multidisciplinarios distintos, es seguro que sus resultado no serían

iguales” esto obliga a que la evaluación es necesaria hacerla para incurrir

en la inversión, lo indica que el juicio de valor, los resultado, las

prioridades de los que hacen tal valoración es importante para

determinar la decisión.

Consideraciones para la elaboración y evaluación de proyectos

Existen patrones de conducta y filosofía general para considerar

evaluar un proyecto, esto está a criterio propio del proyectista y sus

posibles asesores, consultores o tutores que se tengan para ello. Las

técnicas varían entre ellos y, podemos decir que en común se someten a

un patrón metodológico que pasa por varias etapas, el cual se citará más

adelante. Cabe destacar que para la elaboración de un proyecto se debe

generalizar un orden de ideas principales y luego un esquema de ideas

secundarias con el fin de determinar las fases de la evaluación, entre

esta tenemos:

Consideración Nº 1: Según Baca Urbina (1998) en forma frecuente se

puede asumir una posición general sobre la estructura metodológica para

su desarrollo:

1. Formular el proyecto objeto de estudio. 2. Definir los objetivos. 3. Hacer los análisis de: mercado, técnico operativo, económico,

financiero, y socio económico. 4. Resumen y Conclusiones. 5. Retroalimentación 6. Decisión del Proyecto

Consideración Nº 2: Según Baca Urbina (1998) como un proceso y sus

alcances se especifica así:

1- Perfil o Visión

Idea del Proyecto.

Análisis del Entorno.

Detención de necesidades.

Análisis de oportunidades para satisfacer las necesidades. 2- Factibilidad del Proyecto

Estudio del proyecto.

Evaluación del proyecto.

Decisión del proyecto 3- Proyecto definitivo

Consideración Nº 3: La forma metodológica expresada comúnmente para

la elaboración de proyectos de investigación de grados la obtenemos de

la siguiente manera:

1- Planteamiento del problema

Análisis de la Situación Actual.

Análisis de la situación deseada.

Justificación y limitaciones.

Objetivo General y específicos 2- Establecer Marco Teórico y práctico. 3- Aplicar Estrategias y Metodología.

4- Generar los resultados y presentar opiniones o propuestas. 5- Determinar las conclusiones y recomendaciones

Consideración Nº 4: La forma metodológica expresada para el desarrollo

de un proyecto de sistema de información es:

1. Identificación de la Necesidad. 2. Definición de la solución. 3. Indagación documental o de campo. 4. Diseño y producción de prototipo de solución tecnológica. 5. Diseño de los métodos de experimentación (Prueba y rediseño). 6. Evaluación externa (consideraciones racionales ante los principios

éticos) 7. Elaboración del prototipo de producto tecnológico

Se recomienda al estudiante en informática tomar este ultimo como

patrón para su elaboración del trabajo especial de Grado, aunque no es

una camisa de fuerza ya que el puede bien adaptarse al mejor que a él le

convenga.

Administración de Proyectos

Cuando se habla de la administración debemos aclarar lo que son

las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como

planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades a

realizar que abarcan los elementos de la administración, es decir, las

funciones del administrador:

Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

Organizar: construir las estructuras material y social de la

empresa.

Dirigir: guiar y orientar al personal.

Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos

colectivos.

Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas

establecidas y las órdenes dada.

Para el desarrollo de un proyecto el gerente debe tener en cuenta

una estructura relacionada con la actividad administrativa, en la cual

involucra el estudio económico, los costos, la inversión, los cronogramas

de inversión, las depreciaciones y amortizaciones, e incluso el capital de

trabajo, con el propósito de fijar precedentes de utilidad y beneficio.

Esta estructura debe generar una visión general del proyecto y

ayuda a determinar si se incursiona o no, ya que estos parámetros

financieros y económicos van ha fijar el presente y las pautas de la

ejecución exitosa del mismo. De aquí en adelante desarrollaremos las

generalidades de la estructuración administrativa que fija la pauta de la

acción futura del proyecto.

La estructura económica la conforman: la determinación de

ingresos, el cálculo de los costos financieros, los costos de producción,

los gastos de administración, las depreciaciones y amortizaciones, la

inversión fija y diferida, el capital de trabajo y el costo del capital. Se

invita a los participantes involucrados en el proyecto documentarse sobre

estos términos de manera mas profunda. Ver figura Nº 5

Esquema Nº 5 Estructura Económica y financiera

Por costos financieros podemos decir que es el valor que cuesta la

búsqueda de dinero líquido y la administración del capital que se

disponga para uso efectivo del mismo. En relación con los costos de

producción sabemos que significa el valor que nos cuesta los materiales

directos e indirectos cuando fabricamos o producimos un bien o servicio.

En referencia a los gastos administrativos nos encontramos con todos

aquellos desembolso tanto materiales, pagos ocasionados por trabajos

que no son directos o imputados al proceso de producción, tales como:

alquiler del local, nómina de los empleados administrativos, entre otros.

Asimismo encontramos las depreciaciones, amortizaciones y

agotamiento de los bienes muebles e inmuebles y minas o yacimientos,

se sabe que todo bien tiene una vida útil, mediante la cual debe

estimarse los gastos de consumos en el periodo subsiguiente. Además

encontramos la inversión fija o diferida, el cual me indica el dinero que

desembolso constantemente en el tiempo que dura el proyecto, puede

ser en periodos iguales o pagos a futuro por convenios. Siguiendo la

secuencia encontramos el capital de trabajo, el cual me indica que debo

tener dinero disponible en las distintas etapas que el proyecto me exija,

cuyo resultados pueden ser grave cuando se inicia una etapa y si no

contamos con el dinero al momento, por lo que conlleva a un retrazo,

incluso al fracaso del mismo. Por ultimo se debe evaluar y considerar el

costo de capital, que no es más que el dinero vale dinero, es decir que un

bolívar hoy, vale menos que mañana, lo que implica que el dinero en el

tiempo, por el alto costo de la vida y la inflación, por lo que genera un

incremento en el tiempo el cual se le asigna un valor; este valor nos es

mas que el tanto porciento de interés que devenga o gana un dinero a

plazo.

Este estudio estructural conlleva a que se conformen los estados

financieros del proyecto, como es el balance general, el estado de

ganancias y pérdidas, el flujo de efectivo y el movimiento del patrimonio.

Todo ello desemboca en la llamada evaluación económica del proyecto.

Duración o (Ciclo) de un proyecto

El proyecto puede presentar diferentes ciclos duración, dependiendo

de la extensión del mismo; en efecto todo proyecto debe tener una fecha

de inicio y una de terminación, mediante la cual en el transcurso del

mismo se analizará los niveles típico de ciertas actividades críticas y que

son prelantes una con las otras, las fases que se tienen para la duración

de un proyecto son las siguiente:

1. Definición del proyecto: debemos identificar su origen, cual es el

problema que se presenta ó cual es la oportunidad que se presenta, de

donde proviene si de la gerencia, cliente o del personal. Es decir que la

idea principal que se presenta debe aclararse con el fin que no hayan

percances.

2. Planeación del proyecto: Se refiere poner en orden las ideas sobre

la situación actual y la situación deseada, se hace la predicción y los

cronogramas futuros para emprender el ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Dónde?

Se efectuará y la relación existente entre las metas finales y como

obtenerlas. Tomando en consideración las premisas del proyecto.

3. Puesta en marcha del proyecto: No es más que la ejecución de lo

pautado o planeado en el punto dos, es decir, desarrollar las metas

planeadas y así alcanzar los objetivos fijados para cada fase del

proyecto.

4. Terminación del proyecto: Una vez ejecutado el proyecto, se debe

hacer una revisión general, que nos servirá de retroalimentación para

futuros proyectos o trabajos a ejecutar, en esta fase aunque todo halla

salido de manera excelente debe someterse a una revisión para

perfeccionar el proceso si se amerita mejorar el mismo.

Esquema Nº 6 Fuente Propia

TIEMPO

1 2 3 4

F AC T I B I L I DA

D

Etapas que involucra un proyecto

Igual que la duración todo proyecto por muy insignificante que sea

debe agotar las siguientes etapas:

1.- Etapa de preinversión.

2.- Etapa de evaluación y administración.

3.- Etapa de ejecución y control.

4.- Post evaluación, seguimiento o retroalimentación.

Estableciendo una pequeña definición de estas etapas podemos decir:

Etapa de preinversión. Esta etapa opera desde el momento en que la

idea del proyecto se concibe hasta la toma de decisión de iniciar la

inversión del mismo. Lo que equivale a la búsqueda de una serie de

factores que puedan influir en la factibilidad o no del proyecto, por lo que

ha de observarse las distintas premisas y buscar el perfil que presente,

además se debe considerar ampliamente la idea y tener el conocimiento

y expertos que asesoren el proyecto para así aceptarlo o rechazarlo. Vea

el esquema siguiente.

Etapa evaluación y administración: Aquí entra en juego una serie de

elementos que son cruciales para el desarrollo del proyecto, se pueden

determinar los distintos egresos o desembolsos que se puedan incurrir,

motivado a los equipos, maquinarias, capitales, inversiones, recursos

humano, entre otros con el fin de percibir las labores, el monitoreo del

desarrollo del proyecto, la cual nos puede permitir hacer modificaciones

sobre la marcha al diseño original, podemos a la vez mejorar los criterios

de proyección. Ver esquema

Etapa de ejecución y control: En esta etapa se pone en marcha el

proyecto definitivo, cuyo roles son la búsqueda de todo los recursos

nombrados anteriormente en la evaluación y administración, además se

fijan los presupuestos y los cronogramas de trabajo conjuntamente con la

combinación de la compra de equipos y maquinarias, todo bajo la

coordinación de un jefe encargado que dirija el proyecto.

Post evaluación, seguimiento o retroalimentación: Ya culminado el

proyecto se debe tener presente el seguimiento de todos y cada unos de

los pasos, con el fin de determinar las posibles fallas que presentaron

dificultad, y así remodelar y perfeccionar el proceso, en caso que se

repita o se ejecute. Esto nos sirve de antemano mejorar el producto o

servicio con el fin de generar competencia en el mercado.