Planes de emergencia y contingencia

Al finalizar la capacitación…

• Importancia de los planes de emergencia y

contingencia.

• Identificar los elementos claves para

elaborar y mantener los planes de

emergencia y contingencia.

L O G Í S T I C A

“ … En la cantidad correcta, en el lugar correcto, en la condición correcta, en el tiempo correcto, para el cliente correcto, al costo correcto, y el

producto correcto”

Requisitos del SGCS BASC. V4:2012

4.1. Generalidades

4.2. Política de Control y Seguridad

4.3. Planeación

4.4 Implementación

4.5 Verificar

4.6. Mejoramiento Continuo

4.3.1. Generalidades

4.3.2. Objetivos del SGCS BASC

4.3.3. Gestión del Riesgo4.3.4. Requisitos Legales y de otra índole

4.3.5. Previsiones

4.5.1. Seguimiento y Medición

4.5.2. Auditoría

4.5.3. Control de Registros

4.6.1. Mejoramiento Continuo

4.6.2. Acción Correctiva y Preventiva

4.6.3. Compromiso de la Dirección

4.4.1. Estructura, responsabilidad y autoridad

4.4.2. Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia

4.4.3. Comunicación

4.4.4. Documentación del Sistema

4.4.5. Control de los Documentos

4.4.6. Control Operacional

4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

La Organización debe tener procedimientos documentados para:

a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades.

b) Responder oportunamente ante situaciones críticas, para mitigar el impacto y

efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o

la imagen de la Organización mediante procedimientos de contingencia y

emergencia. .

c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las

medidas de protección, así como las medidas previstas para dar respuesta a

eventos críticos.

d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron relación, directa o

indirecta, con la falla presentada.

Nota: La respuesta a eventos críticos, debe estar sujeta a la gestión de riesgos a

través planes de emergencia y contingencia.

Test para afianzar Conceptos

1 - ¿ Qué es un evento crítico ?

c. Cuando los taxistas bloquean

la ciudad … y debo trabajar

d. Es un acontecimiento

imprevisto

a. Cuando reportan 20 no

conformidades mayores en

Auditoría BASC

b. Cuando llega la quincena y la

empresa no ha consignado

2 - ¿ Qué es amenaza ?

a. Son aquellos factores externos a la organización

que advierten proximidad o propensión a un

evento de pérdida (materialización de un riesgo)

sobre los cuales esta no tiene control.

b. Llegar tarde a la oficina y saber que tiene

dos llamados de atención por la misma razón.

c. Cuando la exnovia se presenta en mitad de

la boda.

d. Son todos los factores internos a la organización

que facilitan la materialización de un evento de pérdida

(riesgos) sobre los cuales se deberán determinar

alternativas de control.

3 - ¿ Qué es Vulnerabilidad ?

a. Enviar un WHATAPP a mitad de la noche por

error a mi JEFE, cuando el mensaje esta al novio

(a).

b. Son todos los factores internos a la organización

que facilitan la materialización de un evento de pérdida

(riesgos) sobre los cuales se deberán determinar

alternativas de control.

c. Son aquellos factores externos a la organización

que advierten proximidad o propensión a un evento de

pérdida (materialización de un riesgo) sobre los cuales

esta no tiene control.

d. Pasarse de copas en la fiesta de final de año de

la empresa.

4 - El objetivo de un plan de emergencia es…

c. Tener cupo en la tarjeta de crédito

y utilizarla cuando no tengo efectivo.

d. Recuperar el normal

funcionamiento de la organización

como a su cadena de suministro.

a. Minimizar en lo posible los dañosgenerados a la organización como asu cadena de suministro.

b. Llamar al JEFE inmediatamente

(mitad de la noche) para excusarme

por el WHATAPP.

5 - El objetivo de un plan de contingencia es…

c. Minimizar en lo posible los daños

generados a la organización como a

su cadena de suministro.

d. Divulgar el chisme a todos los

compañeros de la oficina para que no se

repita el mensaje errado en el WHATAPP

a. Aprender de memoria todos losnúmero telefónicos, en caso derobo del celular.

b. Recuperar el normal

funcionamiento de la organización

como a su cadena de suministro.

6 - ¿ En su empresa, quiénes deben conocer los

planes de contingencia y emergencia ?

a. El Gerente y los dueños de la

empresa

b. El Representante ante la

Dirección y el Jefe de Seguridad

c. Todosd. Solamente las personas que

van a recibir la auditoría BASC

7 - ¿ Qué es un simulacro para el SGCS BASC ?

a. Es una situación que genera

estrés

b. Es un requisito que se debe

cumplir … de lo contrario, no

conformidad MAYOR

c. Explicarle al jefe que el

mensaje errado en el WHATAPP

era parte de un simulacro

d. Es una situación que busca

recrear un evento crítico

8 - La planeación y ejecución de simulacros debe

ser acorde a:

a. El tiempo que tenga la

empresa para desarrollar el

simulacro

b. Los planes de contingencia y

emergencia establecidos

c. Los resultados de la gestión de

riesgos

d. Al número de años que lleve

con la Certificación BASC

9 - ¿ Cuántos simulacros se deben realizar para la

certificación o re certificación BASC ?

a. Uno cada seis meses b. Ninguno. Eso no funciona!

c. Mensualmente para que sea

una FORTALEZA

d. La frecuencia la determina la

empresa conforme a los riesgos

9 / 9 – Recibe el diploma del curso

Entre 5 y 8 puntos – Realiza una evaluación al finalizar del curso

Menor de 5 – Debe repetir el curso

Resultados

Planes de emergencia… Minimizar en lo posible los dañosgenerados a la organización como a su cadena desuministro.

Glosario de Términos - Norma BASC V4:2012

Planes de contingencia… Recuperar el normal

funcionamiento de la organización como a su cadena de

suministro.

Riesgo

Actividades para que no

suceda

Si sucede, actividades para que la

operación no se detenga

Si sucede, actividades

para minimizar impacto

Lección Aprendida

Gestión del Riesgo

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Y C

ON

SU

LTA ESTABLECER EL CONTEXTO

TRATAR EL RIESGO

EVALUAR LOS RIESGOS

ANALIZAR LOS RIESGOS

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

MO

NIT

OR

EO

Y R

EV

ISIÓ

N

Valoración del Riesgo

Factores

EXTERNOS

Ambiente social y

cultural

Tendencias

Relación con partes

involucradas externas,

percepciones y valores

Ambiente

Político

Ambiente financiero y

económico

Ambiente tecnológico Ambiente natural

Ambiente competitivo

Ambiente legal y

reglamentario

Responsabilidad en los

actores de la cadena de

suministros

Factores INTERNOS

Estructura de la

organización

Funciones y

responsabilidades

Planeación

estratégica

Capacidades, recursos

y conocimientos

Normas adoptadas

Relaciones

contractualesSistemas y flujo de

informaciónProceso de toma de

decisiones

Proveedores

Insumos / Materiales

Materias primas

Servicios

Agencias de Aduanas

Agencia de Carga

Operador Logístico

Manufacturero

Exportador

Patio de ContenedoresTransporte Local

Transporte Local Puerto de Salida

Autoridades

Operador Portuario

Agente Marítimo

Naviera

Buque / MotonavePuerto de Llegada

Autoridades

Agentes

Operadores

Naviera

Transporte Local Importador / Cliente

Escolta

Monitoreo

Aseguradoras

Manufacturero

Exportador

Punto de partida…. Conocer la cadena de suministros.. RESPONSABILIDAD

Enfoque por procesos

Gestión por proceso Gestión Funcional

Trabajar para el cliente Trabajar para el jefe

Integración Fragmentación

El proceso es el problema Las personas son el problema

Mejora el proceso Cambiar la persona

Trabajo en equipo Trabajo individual

Existe un responsable No hay un único responsable

Mapa de Procesos

Estratégicos / Gerenciales

Misionales / Operativos

Soporte / Apoyo

Evaluación / MejoraSE

CU

EN

CIA

e IN

TE

RA

CC

IÓN

Caracterización de Procesos

Nombre del Proceso:

Objetivo:

Responsable:

Proveedor Entrada Actividades Salidas Cliente

Documentos del proceso Recursos

Riesgos del procesoRequisitos a cumplir Seguimiento y medición

A P

HV

Suficientes (cantidad)

Comprensibles (sencillos)

Económicos (costo / beneficio)

Eficaces (objetivo)

Eficientes (recursos)

Efectivos (eficaz + eficiente)

Oportunos (actuar)

Inmerso en los procesos (hacen parte)

Característica de los Controles

Control Riesgo

Análisis de Caso

Análisis de Caso

Proveedor en Lista Clinton

Actividades PREVENIR

Actividades

CONTINUIDADEN LA

OPERACIÓN

Actividades

MINIMIZAR IMPACTO

Análisis de Caso

Asegura la estabilidad de la organización

Minimiza las potencias pérdidas económicas

Reduce riesgos potenciales

Reduce interrupciones las operaciones

Facilita la recuperación ordenada

Minimiza las primas de seguros

Protege los activos de la organización

Demuestra confiabilidad

Elementos a tener en cuenta dentro del plan

Riesgo relacionado

Base de datos de los colaboradores

Directorio telefónico externo de apoyo

Recursos financieros, técnicos y humanos (internos – externos)

Señales de alerta

Funciones y responsabilidades (internas - externas)

Gracias por su AtenciónJohn Jairo Mónoga G.