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PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS DE TURISMO DE REUNIONES

Turismo de Negocios: Está integrado por individuos que visitan undestino turístico para desarrollar alguna actividad de negocios

Turismo de Reuniones: Está integrado por grupos de personas quevisitan un destino turístico pre-determinado con un fín común específico.

El Turismo de Reuniones lo integran, en forma general:

CongresosConvencionesFerias y ExposicionesViajes de Incentivo

Conceptos y Elementos Básicos

www.mediaandeetingssolutions.com

http://www.mediaandeetingssolutions.com/

Congreso: “Toda reunión profesional que tiene por objeto realizaruna discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a untema de interés. La iniciativa de realizar la reunión puede ser gremial oinstitucional, la convocatoria es abierta y la participación es voluntaria” **

Convención: “Toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo estratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a unmercado, producto ó marca. La iniciativa suele ser empresarial, laconvocatoria es cerrada y la participación suele ser por invitación”**

** Glosario de Términos de la Secretaría de Turismo de México




Ferias y Exposiciones: Reunión de vendedores (expositores) ycompradores (visitantes) , en donde los primeros ofrecen a los segundossus productos y/o servicios relativos a un tema en específico y en unlugar y tiempo determinado. Pueden ser de “consumo” (generales) ó de“negocios” (p. objetivo)

Viajes de Incentivo: “Estrategia moderna gerencial utilizada paralograr metas empresariales fuera de lo común, al premiar a losparticipantes con una experiencia extraordinaria de viaje…es un premioque alcanzan las personas que demuestran un mejor desempeño en sutrabajo” **

** Glosario de Términos de la Secretaría de Turismo de México






MICE Market: Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions

Turismo CECI: Convenciones, Incentivos, Congresos yExposiciones

Principales Mercados en Norteamérica:CorporativeIncentiveAssociationsInsuranceGovernmentSMERF (Social, Military, Educational, Religious, Fraternal)




EUROPA MEXICO NORTEAMERICA

CONGRESS CONGRESO CONVENTION

CONVENTION CONVENCIÓN MEETING

SEMINAR SEMINARIO CONFERENCE

CONFERENCE CONFERENCIA LECTURE

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, Eduardo Yarto, Editorial Trillas


Professional Congress Organizer (PCO u OPC): Empresa oindividuo especializado en la organización de Congresos y que tiene asu cargo la organización y coordinación integral de un evento del tipo.

Meeting Planner u Organizador de Eventos: Individuo especializadoen la organización de eventos corporativos o de incentivo y que trabajaen forma independiente o para una empresa especializada o desempeñala función para un corporativo.

Implant: Meeting Planner de una empresa especializada que trabajaex-profeso y “en sitio” para una organización, institución o corporación




Organizador Profesional es de Exposiciones: Especialista que tienea su cargo la organización comercialización, coordinación general ymontaje de exposiciones

Casa de Incentivos: Empresa dedicada a la planeación y organizaciónde viajes de incentivo para empresas y corporativos

Destination Management Company (DMC): Empresa operadorade eventos en sitio, con un pleno conocimiento del destino turístico ycon capacidad para coordinar a toda la proveeduría local (incluyendotransportación, staff, locaciones y proveedores de servicioscomplementarios)





Congresos

Diagramas de eventos de Turismo de Reuniones


Asociación,Cámara u

Organismo Gremial

OPC

DMC

OVC

Proveeduría en Destino

Con

trat

a

Contrata

Contrata

Contrata




Convenciones

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, E. Yarto

EmpresasPrivadas

MeetingPlanner

DMC

OVC


Con

trat

a

Contrata

Contrata

Contrata

Contrata

In-houseó

Implant



Exposiciones de Consumo




Organismo Gremial

Público en general


Contrata

Com

pra-

vent

a

OPE

RecintoFerial

Comp-Vend

Vendedoresespecia-lizados

Contrata



Exposiciones de Negocios



Organismo Gremial

OPERecinto

FerialCompr-

Vend


Contrata

Contrata

Vendedoresespecializados

Compradoresmayoristas

especializados

Com

pra-

vent

aFuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, E. Yarto


Viajes de Incentivo


DMC

OVC


Con

trat

a

Contrata

Contrata

Contrata


In-houseó

Implant

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, E. Yarto

EmpresaPrivada

Casade

Incentivos




Planeación

1) Analizar y definir objetivos de la reunión junto con el cliente (Incentivo,relanzamiento, integración, presentación, etc.)

2) Identificación de actores de un evento (“stakeholders”). Participantes,patrocinadores, vendedores, prensa, etc. Todo aquel que se beneficia otiene información crítica para alcanzar los objetivos de la reunión

3) Tomar en consideración las expectativas de los actores y de los asistentes(generar satisfacción real)

4) Determinar aspiraciones relativas al ROI y ROO, lo más realista posible5) Crear un presupuesto de ingresos y egresos6) Identificar los mercados a los que pertenecen los “stakeholders” (La

“Gaming Generation” se está integrando al mercado laboral y los “BabyBoomers” no parecen querer retirarse, tomar en cuenta los orígenes, etniasy niveles socio-económicos de los participantes)

Factores a considerar al planear una reunión



Planeación

7) Determinar con el cliente el plan de mercadeo del evento (e-mailblasts, mailing directo, blog del evento, redes sociales, sitio web,prensa, publicidad y relaciones públicas)

8) Selección de destino acorde a las necesidades y objetivos de lareunión, tomando en cuenta:

Historia de la reunión y perspectivas a futuro Requerimientos físicos y Geográficos Presupuesto, intereses y expectativas de los participantes Fechas y temporalidades en el destino Infraestructura hotelera, de servicios complementarios y, en su caso,

del recinto ferial o capacidad de salones en los hoteles Conectividad aérea Barreras de lenguaje



Planeación

SEGURIDAD Complejidad en aduanas y migración Patrocinios locales Asistencia OVC o Burós de Convenciones, así como

autoridades locales Programas de Responsabilidad Social Infraestructura tecnológica del destino

9) Contratación de proveedores (Hotel, DMC, Recinto,locaciones, empresas de registro, audiovisual, etc)



Planeación

Virtual Conference & Trade Show Market Forecast 2010-2015

“There could be as many as 100,000 annual virtual events by 2011, as digital events and trade

shows grow in size and scale around the world.”



Retos en eventos multiculturales

“No podemos olvidar que las reuniones internacionales son experiencias multiculturales para la mayoría de los participantes”

1) En un evento internacional y multicultural, se espera vivir una experiencia quemuestre las costumbres locales, aunque es importante verificar que la misma noofenda o muestre una percepción equivocada a lo que queremos

2) Se espera que la gastronomía en una reunión sea local y representativa de laregión aunque deben existir alternativas en menús de acuerdo a dietas, religiones ocostumbres y debe evitarse ser repetitivos. En general, los alimentos deben serdebidamente señalizados en el idioma del grupo y, en aquellos alimentos“complicados” si es posible, llevar datos sobre sus contenidos

3) Las culturas latinas son de alto a medio contexto y las americanas, germanas,escandinavas y suizas son de bajo contexto por lo que se recomienda ponerespecial atención en la forma de comunicarse o referirse a ellos al hacer negocios




Culturas de Bajo Contexto Culturas de Alto Contexto

Lógica y LinealControl personal sobre el medio ambienteOrientadas al futuro y al presente Preferencia hacia el mensaje verbal que al no verbalCompetitivosCambio sobre tradición

Relacional e IntuitivaAmor y armonía con la naturalezaOrientados al pasado Preferencia hacia el mensaje no verbal que al verbalCooperativosTradición sobre cambio

Las culturas latinas van de medio a alto contexto

Fuente: Professional Meeting Management (5th edition) PCMA




4) Las fechas/horarios y medidas son distintos en EUA y otros países (horario militar vs horario normal, pies vs metros)

5) El humor, los gestos, el contacto visual y el espacio personal/tacto funcionan distinto en Latinoamérica y otros países

6) En las negociaciones con clientes internacionales, las políticas y leyes locales puede ser un factor. Migración y Aduanas son retos frecuentes en nuestros países por lo que tenemos que asesorar y prácticamente educar al cliente en dicha materia

7) El protocolo en los Estados Unidos durante los eventos, a diferencia de nuestras naciones, es mucho más ligero o inexistente, por lo que un especial énfasis en el tema es una pérdida de tiempo

8) Es muy importante que el personal que atiende a un grupo internacional, así como la señalización durante el evento, sean bilingües



Tendencias

David G Peckinpaugh, VP Sales, Helms Briscoe, Octubre 2010, conferencia en Cancún:

Tendencias generales: Estancias más cortas “Booking windows” más cortas Incremento en los contratos multianuales Ciudades grandes robando participación de mercado a mas pequeñas Destinos agresivos “comprando” convenciones, incoluyendo “Subsidios” Crecimiento de “3rd parties”– The Big Three = $2 billion+ meeting spend “Enverdecimiento de reuniones – impactando la decisión de compra Responsabilidad Social Corporativa - impactando la decisión de compra Recursos Tecnologicos y de acceso:

Permanencia de tecnología social utilizada en reunionesAcceso a Internet a un bajo o nulo costoAudio y video de alto nivel



Tendencias

Tendencias en viajes de Incentivos y Corporativos:

Cambio a Meeting Management/Procurement estratégico:Maxvantage = Amex + MaritzExperientHelmsBriscoeLa industria enfocada en: SMM – NBTA, PCMA, MPI “Booking windows” más cortos Incentivos más pequeños Incremento en incentivos individuales vs grupalesEl efecto “AIG” aún vive pero vas desapareciendoEnfoque en ROI/ROO/ROMLa seguridad es un gran reto



Tendencias

Tendencias en Asociaciones:

Membresías en decliveAsistencia reducida a reunionesEnfoque hacia lo escencial (menos patrocinios y menos expositores)Redisesño de formatos de exposición- Shorter/smaller Shows mas cortos y pequeños- Citas-Model tipo Hosted buyerIncremento en niveles de outsourcing para servicios importantesLa seguridad es un reto



Acceso más fácil a la información sobre su destino turístico: En el caso de México,el nuevo portal Mexico Meetings Network Portal va a llegar específicamente ameeting planners ofreciendo información exacta sobre cada destino (capacidades,planos, hoteles, etc) y tendrá una herramienta para RFP electrónicas.

Hacer nuevos contactos con clientes. Una presentación cara a cara es mejor,seguida de seguimiento a través de e-mail o una llamada breve

Miembros de PCMA, utilicen su afiliación en su comuenicación electrónica (lesdará credibilidad inmediata)

Claridad y puntualidad en la comunicación con los clientes. Respuestas a RFP:Velocidad + precisión (la primera impresión es básica), buscar información sobre elcliente, no confiar en las habilidades de negociación y dar lo mejor en el primerenvío, el envío por e-mail funciona mejor para contratos e información sobre losproductos



Conexión de red óptima en las propiedades. Es muy recomendable tener conexióninalámbrica y de banda ancha en las propiedades y, de ser posible, sin costo, paradiferenciar a sus destinos

Confianza en los procedimientos de envío e importación. Es vital que los envíoslleguen completos y en tiempo

Crear una propuesta de valor. Entender tus cualidades te hace único frente a otrosdestinos turísticos. Entender las metas y objetivos del cliente pemitirán hacer trajes ala medida y exceder expectativas

Determinar los segmentos de mercado específicos para su destino turístico oproducto

Trabajo en sociedad. Involucrar a varios elementos al hacer una propuesta (OVC,Hotel, Centro de Convenciones, transportistas, etc) y trabajar en forma coordinada

Estar preparados para hacer concesiones



Utilizar las herramientas de Marketing. Se recomienda utilizar testimoniales demeeting planners que hayan tenido eventos en sus destinos.

Considerar la creación de un Client Advisory Group (Seleccionar un grupo demeeting planners para retroalimentarnos sobre nuestro destino (marketing,ventas, y esfuerzo de ventas) para que nos recomienden

Implementar un Ambassador Program para su ciudad (por ejemplo: crearrelaciones con universidades respetadas y que estén involucradas conasociaciones):

Asegurarse de tener un video promocional verdaderamente representativo de elasepcto de negocios del destino vs el individual

Tener programas de responsabilidad social y sostenibilidad. Hay que estarpreparados para pedidos por parte del cliente sobre sustentabilidadd, reducciónde desperdicios, conservación de energía, compensación de CO2 y programascomunitarios



Green Meetings

Conceptos y Terminología BásicaConcepto de Green Meetings: Eventos que priorizan para su desarrollo lautilización de prácticas sustentalesDesarrollo Sustentable: Utilizado por primera vez en el reporte "NuestroFuturo Común", publicado en 1987 por la Comisión Mundial sobre MedioAmbiente y Desarrollo, identificando los elementos de la interrelación entreambiente y desarrollo y popularizado a partir de la Conferencia de NacionesUnidas sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo, más conocida como laCumbre de la Tierra, realizada en Río de Janeiro, Brasil, en 1992.Desarrollo Sustentable es aquel que puede lograr satisfacer las necesidadesy las aspiraciones del presente, sin comprometer la capacidad de lasgeneraciones futuras de satisfacer sus propias necesidades y aspiraciones".A su vez, se hace un llamado a todas las naciones del mundo a adoptarlo comoel principal objetivo de las políticas nacionales y de la cooperacióninternacional.



Green Meetings



Green Meetings

Green Meetings a finales de los 80’s principios de los 90’s): Era lo correctocon el ambiente, no era sustentable, factores económicos, mayor motivaciónResponsabilidad Social: Compromiso u obligación que los miembros de unasociedad, ya sea como individuos o como miembros de subgrupos, tienen conla sociedad en su conjunto; compromiso que implica la consideración delimpacto, positivo o negativo, de una decisión.Emisiones de Co2: Emisiones de Dióxido de CarbonoCompensación: Generar una reducción del Co2 equiparable a la generada(autos, avión, electricidad, etc) en base a pagos o donaciones a proyectos dereforestación, generación de energías alternativas no contaminantes, etc.Bonos de Carbono: Certificados medidos en toneladas de Co2 que seadquieren ($$$) al compensarCarbono Neutro: Resultado de la ecuación Emisiones-Com0ensación: CN



Green Meetings

Mitos sobre los eventos VERDES

Son muy carosEs muy difícilParticipantes no pueden cambiar su entorno (trabajo, comunidades)Es para ambientalistasSi no se logra el 100% ¿para qué hacerlo?

Un industria sin chimeneas:

Congreso/Convención 5 días 2500 pax62,500 platos87,500 servilletas75,000 vasos o tazas90,000 latas o botellas



Green Meetings

Reflexiones frecuentes en eventos VERDES: ¿Porqué quiere una organización hacer green meetings? ¿Cuánto está dispuesta a contribuir la organización? ¿Es un esfuerzo puntual, o es parte de las cultura organizacional? ¿Cuáles componentes son más importantes para hacerlos verdes?

Establecimiento de parámetros y Requerimientos Mínimos:Selección de Ciudad SedeHospedajeCentro de ConvencionesTransportaciónAlimentos y BebidasAudiovisualExposiciónComunicaciones y MarketingOperación en Sitio



Green Meetings

HospedajeAspectos Estructurales Aspectos Operacionales

Centro de Convenciones

Aspectos Estructurales Aspectos Operacionales



Green Meetings

Transportación

CO2 desplazamiento de emisiones

Alimentos y bebidas

No sustentables

Sustentables



Green Meetings

Expo

Comunicación y Marketing

Asociaciones y certificaciones



GRACIAS!!!


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