Planeacion Estrategica Proyectos

2010

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS LEILA INES CUÉLLAR AZUERO INGENIERA DE SISTEMAS FUNDACION UNIVERSITARIA LOS LIBERTADORES

[CONCEPTOS] IMPORTANCIA DE LA PLANEACION ESTRATÉGICA

SENA 2010 PLANEACION ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

TALLER No. 4 Página 2

DESARROLLO DEL TALLER DE LA SEMANA No. 4 Junio 27 de 2010

ÍNDICE

1. INTRODUCCION…………………………………………………. [PAG 3]

2. OBJETIVOS………………………………………………………. [PAG 4]

3. DESARROLLO DEL TALLER………………………………….. [PAG 5]

3.1. DESARROLLO DEL CUESTIONARIO…….………….._ [PAG 5] 3.2. IMPORTANCIA DE LA APLICACIÓN DE CONCEPTOS [PAG 20]

4. CONCLUSIONES………………………………………………. [PAG 26]

5. BIBLIOGRAFIA…………………………………………………… [PAG 27]



INTRODUCCIÓN GENERAL

Explicación de lo que realizarán en el trabajo. Desarrollaremos todas y cada una de las preguntas del cuestionario perteneciente a este taller de forma detallada, clara y muy completa, en donde se integran todos los conocimientos adquiridos durante el curso. Además realizaremos un ejercicio que nos permitirá entender el concepto de Gestión de portafolio y su diferencia con la Gestión de proyectos. La intención con la que se realiza la investigación de la empresa Mediante la realización de éste trabajo queremos afianzar y reforzar todos los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de éste curso, así mismo aclarar cualquier duda que haya tenido lugar durante el desarrollo de cada una de las Unidades pertenecientes a éste programa académico. Conclusiones que pretenden obtener la investigación Sin lugar a duda este programa ha sido una alimentación constante a los conocimientos que empíricamente aprendemos durante nuestro desarrollo profesional, estoy plenamente convencida que todos y cada uno de los temas tratados durante este mes, me han permitido aclarar mis dudas con respecto a la PLANEACION ESTRATÉGICA DE PROYECTOS, y han sido muy útiles para mi labor como Gerente Comercial de mi propia empresa, estoy totalmente convencida de los beneficios que se obtienen con un sistema de selección de proyectos y la importancia de la orientación por proyectos para el cumplimiento de la Misión, la Visión y los Objetivos dentro de una organización.



OBJETIVOS DEL TRABAJO

OBJETIVO GENERAL

Reforzar los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de cada uno de los talleres pertenecientes a este programa académico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Aclarar todas las dudas que hayan quedado, durante el desarrollo del curso, mediante la revisión de todo el material proporcionado por el docente Estar en capacidad de diferenciar entre los conceptos de Gestión de proyectos y Gestión de portafolios. Identificar los problemas que puede llegar a presentar una organización cuando no aplica la planeación estratégica de proyectos de forma adecuada en el cumplimiento de su Misión y su visión.



DESARROLLO DEL TALLER 1. Desarrollar el siguiente cuestionario:

• Defina qué es un Proyecto y cite 2 ejemplos.

Un proyecto es un conjunto coherente de actividades o tareas, engranadas entre sí y orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida dentro de una organización, un proyecto nos permite identificar “El Cómo?” vamos a lograr el desarrollo de las Estrategias del negocio quienes al final son las que nos permitirán el cumplimiento de los Objetivos previstos, por lo tanto los proyectos tienen una liga clara a los objetivos de la organización, y al cumplimiento de su Misión y de su Visión. Para lo cual precisa de un equipo de personas idóneas, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, equipo, tecnología y competencias claves, que proporcionen el logro de los resultados esperados por la organización, minimizando los riesgos que puedan conllevar su implantación y según su programación en el tiempo, responda a un cronograma con una duración limitada. Un proyecto debe mostrar con claridad el nombre del mismo, un objetivo, los recursos necesarios para llevarlo a cabo, el tiempo estimado para su terminación y el impacto en el logro de los objetivos. Un Proyecto dentro del proceso de planeación estratégica, constituye un instrumento importante, pues al utilizarlo de forma adecuada y siguiendo todos los pasos requeridos para su implementación, permite alcanzar crecimiento y desarrollo dentro de la organización, de ahí se deriva la importancia de clasificarlos (inminentes, de emergencia, operacionales o estratégicos), seleccionarlos de acuerdo a las prioridades entre diversos proyectos, realizar una medición, evaluarlos asignándoles un valor numérico, compararlos de acuerdo con los diferentes enfoques (Técnico, Económico, Costo/Beneficio o mixto), proporcionar el recurso necesario y acorde para su desarrollo y tener en cuenta otros factores estratégicos que generen mayores beneficios. Los proyectos pueden ser desarrollados en todos los niveles de la organización e inician con la creación de una idea de fuentes externar o internas, estos pueden involucrar a una sola persona o a muchas y pueden requerir menos de 100 horas para completarse o más de 1.000.000. Los proyectos pueden involucrar a una sola unidad de una organización o cruzar muchas fronteras organizacionales.



Ejemplos de un proyecto: ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN: (para la cual se desarrollaron los ejemplos): “Incrementar las ventas del área corporativa de la compañía en un 25%, generando utilidades de al menos el 8%, para el primer bimestre del año en curso”. PROYECTO No. 1

Nombre del proyecto: ISIS – PROYECTO MADRE

1. Recurso Humano: Se requieren un equipo de trabajo conformado por dos personas que se encargarían de la atención permanente a los fondos de empleados, de abrir mercado en cada uno de ellos, de hacer los contactos comerciales iniciales y los contratos que nos permitirán abrir el mercado y acercarnos a los asociados.

Objetivo del Proyecto: realizar contratos anuales con al menos 100 Fondos de Empleados de los 1200 existentes en Colombia, que no posean convenios con empresas de tecnología, con el fin de ofrecer los productos tecnológicos a sus asociados, garantizando precios más bajos que los ofrecidos en el mercado del Retail, con utilidades superiores al 10%. Recursos necesarios para llevarlo a cabo:

2. Recurso Material: Se requieren dos puestos de trabajo, con sus respectivos equipos de cómputo con acceso a Internet y las herramientas de oficina necesarias para el cumplimiento de sus funciones y labores, así como la documentación de la compañía necesaria para firmar contrato con los Fondos de Empleados.

3. Recurso Técnico: Documentación técnica de los equipos que se ofrecerán, los cuales se pueden conseguir en Internet o solicitar a los fabricantes de dicha tecnología, material P.O.P, mailings, publicidad electrónica, Volantes y todo material requerido para realizar la publicidad a los fondos de empleados y a sus asociados.

4. Recurso Financiero: Se requiere asignar los salarios para que el Recurso Humano pueda llevar a cavo su labor, estos salarios serán de un básico de $ 1.200.000, además de los recursos de trasporte para las visitas que hayan lugar a los Fondos de Empleados, y costos adicionales que puedan surgir y se deriven de su labor.

Tiempo estimado para su terminación: Este proyecto tiempo un tiempo límite de ejecución de 30 días calendario. Impacto en el logro de los objetivos: ( x ) Alto ( ) Medio ( ) Bajo



PROYECTO No. 2 Nombre del proyecto:

1. Recurso Humano: Se requieren el mismo equipo de trabajo utilizado en el proyecto ISIS, conformado por dos personas que se encargarían de la atención permanente a los fondos de Empleados y sus asociados, cumplirían con la labor de organizar, controlar y ejecutar las Ferias Empresariales según el calendario comercial, en cada uno de los Fondos de Empleados, así mismo se encargarían de la promoción de dicha actividad y realizarían un trabajo conjunto con el Fondo de Empleados.

CRONOS – CONTINUIDAD Objetivo del Proyecto: Luego de la puesta en marcha e implementación del proyecto ISIS, y estando en un 80% de cumplimiento del mismo, se dará inicio al proyecto CRONOS, el cual dará continuidad al primer proyecto y tiene como objetivo la creación de un calendario comercial y la realización de actividades tales como Ferias Tecnológicas, en los Fondos de Empleados con los cuales ya se hayan realizado convenios, para incrementar las ventas de la compañía en un 25%. Recursos necesarios para llevarlo a cabo:

2. Recurso Material: Se requieren dos puestos de trabajo, con sus respectivos equipos de cómputo con acceso a Internet y las herramientas de oficina necesarias para el cumplimiento de sus funciones y labores, de igual forma necesitaría material P.O.P, volantes y toda la publicidad requerida para informar a los asociados de los Fondos, las actividades a realizar según el cronograma comercial.

3. Recurso Técnico: Roadmap de los equipos que se ofrecerían en las Ferias empresariales, de acuerdo al target de cada Fondo, los manuales y fichas técnicas de los mismos, así como los equipos de demostración o dummies que se expondrán en los respectivos Stands de las Ferias.

4. Recurso Financiero: se mantendrán los mismos salarios básicos asignados en el proyecto ISIS, más una comisión por ventas en cada una de las Ferias Tecnológicas del 1.2% sobre la facturación, además de los recursos de trasporte para las visitas que hayan lugar y costos adicionales que puedan surgir y se deriven de su labor, en cuanto a papelería, gastos administrativos, trasporte de equipos, acarreos, etc.

Tiempo estimado para su terminación: 1 año.

Impacto en el logro de los objetivos: ( x ) Alto ( ) Medio ( ) Bajo



• Defina Planeación Estratégica de Proyectos

La planeación estratégica es un proceso utilizado en una organización, por la alta administración con el propósito desarrollar y mantener una relación viable entre los objetivos, los recursos de la organización y las cambiantes oportunidades del mercado, lo cual implica manejar adecuadamente los recursos con el fin de mejorar su posición competitiva. El objetivo de la planeación estratégica es modelar y remodelar los negocios y productos de la empresa, de manera que se combinen para generar desarrollo y beneficios cualitativos y cuantitativos que se puedan trasladar en utilidades satisfactorias para la compañía. La planeación estratégica se encarga de analizar las características y habilidades del negocio, también permite establecer una perspectiva de lo que desearía ser en el tiempo y decide las acciones para lograrlo, de ahí la importancia de definir y tener claridad, tanto lo misión como la visión de la organización. Un sistema de Planeación Estratégica debe tener en cuenta la visión del negocio, y las acciones que deben realizarse para su cumplimiento, así mismo debe establecer los proyectos con los que se implantaran las estrategias, asegurando que tengan una liga clara entre ambos. La planeación estratégica debe tener una dirección a seguir, debe asignar prioridades y generar compromisos por parte de la organización, los líderes de los proyectos y los stakeholders. La Planificación Estratégica tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organización y en la cultura interna, es más que un proceso de comunicación en el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la empresa y permite determinar decisiones en pro de la organización y el cumplimiento de su visión. La participación de un administrador de proyectos dentro de la planeación estratégicas es muy importante ya que permite conocer de forma global el enfoque de la organización, provee detalles importantes tales como sus debilidades y sus fortalezas, las cuales permiten determinar qué proyectos son más valiosos para el cumplimiento de los objetivos dispuestos y facilita la asignación de recursos y prioridades en el momento de implementar dichos proyectos.

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos15/plan-negocio/plan-negocio.shtml�



• Explique qué es una Idea de Negocios.

Para poder explicar que es una idea de negocios, es importante primero tener en claro la definición de idea, la cual se aplica a lo que existe en el pensamiento y surge como una ocurrencia que permita generar soluciones a problemas o situaciones cotidianas, tener una idea es muy fácil, depende sólo de nuestra imaginación, y seguramente pueden existir tantas ideas como personas en el mundo, sin embargo crear una idea de negocios no es una tarea fácil, ya que debe ser válida para crear una empresa que genere beneficios.

Por lo tanto una idea de negocios, se puede definir como una ocurrencia o un pensamiento que luego de ser plasmado en un boceto de manera clara y sencilla, puede dar vida a un negocio que traiga beneficios globales para aquella persona que tuvo la idea.

Una idea de negocios puede surgir de diferentes maneras, por la imaginación, por la invención, por la casualidad, por experiencia, por la investigación o por carencia de un bien o servicio. Lo importante para crear una idea de negocios no es tanto inventar nuevas cosas, sino encontrar nuevas alternativas de beneficios en cosas ya inventadas.

Antes de comenzar a desarrollar una idea de negocios es importante estudiar, analizar y evaluar diversos factores hasta encontrar una idea válida para crear un negocio, es importante ir puliendo la idea poco a poco hasta darle la forma.

Su importancia radica en que todo proyecto dentro de una organización parte de una idea y necesita de una persona emprendedora para llevarse a cabo. Se puede decir que la idea y el emprendedor son los dos pilares básicos que sustentan una empresa, la idea de negocio aplicada en la planeación estratégica o en la generación de nuevos proyectos puede partir de una fuente externa o interna de la organización y hace parte de los métodos para seleccionar proyectos de la forma más conveniente.



• Qué es la Misión y Visión de la Empresa?

MISIÓN: La misión de una empresa es un elemento fundamental de la planeación estratégica, es la que define “¿quiénes queremos ser?” a partir de ella se formulan los objetivos detallados que guiarán a la organización. Mediante la misión podemos identificar el alcance de la empresa en términos de productos o servicios, es la que comunica el propósito de la organización a sus inversionistas, define la razón de ser de la empresa, condiciona sus actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido y dirección en todas las áreas de la compañía y guía en la toma de decisiones estratégicas. La misión por lo general no cambia, se mantiene a lo largo de la existencia de la empresa, a pesar de ello es sano revisarla en momentos en que el medio ambiente o el entorno cambiante lo exija. Para definir la misión de una empresa se deben tener en cuenta los productos, servicios y clientes tanto internos como externo, el dominio geográfico, la filosofía organizacional, la tecnología, la imagen pública, debe tener en cuenta el entorno y la sociedad, así como el estado y el cumplimiento de las leyes y estatutos. VISIÓN: La visión de una empresa es otro elemento fundamental de la planeación estratégica y es aquella que define Cómo se verá la empresa en un tiempo determinado, para tener claridad sobre la visión de una empresa es fundamental hacernos las siguientes preguntas: ¿Qué quiere llegar a ser? ¿A dónde quiere llegar? y ¿En cuánto tiempo piensa lograrlo? La Visión es la ubicación de la empresa en escenarios futuros, es mucho más que un sueño, ya que debe ser totalmente viable, realista y medible en el tiempo, por lo tanto es una imagen clara de lo que se desea ser y lo cual permite motivar a los miembros de la organización con el fin de convertirlo en realizad. Para llegar al cumplimiento total de Visión de la compañía es importante crear estrategias que nos permitan su cumplimiento, ya que la Visión es primordial y sirve como fuente de inspiración para la creación de nuevos proyectos. A diferencia de la misión, la Visión es cambiante ya que al ser medible en el tiempo requiere ser renovada en el momento en que se haya cumplido, o en el instante previo a su vencimiento, para lo cual la organización toma la decisión de prorrogar el tiempo para su cumplimiento o re direccionarla de acuerdo con el entorno y los nuevos objetivos planteados.



• Explique cuáles son los objetivos de la organización Un objetivo es la expresión de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo, por medio de la inversión de ciertos recursos, el objetivo de la organización nos permite saber ¿Dónde y cuándo enfocar?

• Específicos: es decir estar claramente definidos, de forma que cada una de las áreas de la organización puedan comprenderlos, sin dar pie a libres interpretaciones.

, los objetivos convierten la misión a términos específicos y concretos que permiten medir resultados, por lo tanto deben tener un valor ponderable y deben cumplir al menos con las siguientes características:

• Medibles: para que permitan ser evaluados y determinar si fueron cumplidos, esto nos permite saber a tiempo si estamos yendo por el camino correcto para obtener un resultado tangible.

• Realistas: es decir que tengan alta posibilidad de ser logrados y que no sean imaginarios o con metas desenfocadas, que sean totalmente viables.

• Tiempo: debe tener un tiempo límite, el cual debe ser específico en su inicio y en su finalización, se dice que un objetivo deber ser un sueño con fecha de vencimiento.

• Alcanzables: Los objetivos alcanzables proveen motivación permiten el optimismo en la organización y esperar lo mejor del trabajo y los recursos.

• Enfocados: Deben enfocarse a todos los niveles de la organización, así como a los mercados, productos, tecnología, productividad, innovación, calidad, rentabilidad, clientes externos e internos y finanzas.

• Asignables: Permitir su asignación a los responsables correspondientes. De la definición correcta de los objetivos partirá la planificación de las acciones y procesos de cualquier organización, de ahí su importancia dentro de la planeación estratégica. Las funciones primordiales de los objetivos son:

• Guiar y coordinar las decisiones y las acciones de la empresa. • Proporcionar una base de evaluación y control de los resultados obtenidos. • Motivas a los miembros de la empresa por su conocimiento y aceptación de

las metas. • Trasmitir a los clientes internos y externos las intenciones de la empresa en

busca de apoyo y reconocimiento.



• Defina qué es la Matriz DOFA y para qué sirve?

La matriz DOFA (conocido por algunos como FODA o análisis SWOT en inglés) es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y empresas. DOFA es el acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Los componentes de la matriz proveen un marco de referencia para revisar la estrategia, posición y dirección de la empresa y también se constituye en una herramienta importante dentro de la planeación estratégica. Tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas, a continuación definiré cada una de ellas: D = Debilidades: Limitaciones de la empresa en alguno de los factores

que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente.

O = Oportunidades: Consiste en una fuerza que supera las posibilidades del

entorno, específicamente de la competencia, aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

F = Fortalezas: también denominada fuerza, son las capacidades

especiales con que cuenta la empresa y generan una posición privilegiada frente a la competencia, permiten controlar recursos, capacidades y habilidades que se poseen.

A = Amenazas: Limitación que no se deriva de las debilidades del

entorno, es decir que la competencia ha desarrollado, son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

La matriz DOFA sirve para obtener un diagnóstico preciso de la compañía que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml�

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http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos15/diagn-estrategico/diagn-estrategico.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml�



• Qué son los Criterios de Evaluación de un Proyecto, cite ejemplos Son aquellos fundamentos que nos permiten establecer prioridades para la evaluación de diversos proyectos y compararlos en las mismas condiciones con el fin de determinar su viabilidad, los criterios de evaluación en un proyecto son importantes ya que en una organización la cantidad de proyectos que pueden desarrollarse exceden en ocasiones los recursos que podrían aplicarse. La evaluación de un proyecto, normalmente utiliza enfoques tales como: Evaluación Técnica: Consiste en evaluar la funcionalidad requerida en función de la tecnología disponible ya que esta podría establecer limitaciones en las soluciones consideradas. Evaluación Económica: Permite evaluar diferentes alternativas de solución ya que los proyectos pueden evaluarse en los mismos términos y compararse para seleccionar alternativas.

Análisis Costo/Beneficio: es la forma más utilizada para realizar una evaluación económica y consiste en comprar los costos del proyecto contra los beneficios esperados, los cuales al final de ejercicio deben presentarse en términos económicos.

Según los criterios de evaluación de un proyecto, se pueden distinguir: Criterios estratégicos

Los criterios estratégicos permiten otro enfoque de comparación que no son fácilmente cuantificables pero que en ocasiones son mucho más importantes, ya que cualifican a los proyectos ofreciéndoles valor agregado que permita el cumplimiento de los objetivos propuestos por la organización y nos permiten determinar cuáles de ellos son más beneficiosos. Un ejemplo de estos pueden ser: Nueva tecnología, mejoramiento de la imagen pública, posición ética, mejoramiento del ambiente laboral, competencias claves, alineación estratégica, etc.

Criterios financieros Existen diversos criterios financieros con los cuales realizar la selección de un proyecto, lo más importante es tener en cuenta la mayoría de ellos para la toma de decisiones, ya que en ocasiones evaluar proyectos con una única opción puede considerarse un riesgo para la compañía.

Criterios múltiples Aquellos que combinan los dos criterios anteriores.



Los criterios financieros son:

Utilidad Neta: es la diferencia ente el costo total y los ingresos obtenidos en la vida útil de un proyecto, las utilidades pueden evaluarse en función de las inversiones, una de sus desventajas es que no toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo y puede requerirse un periodo muy grande para obtener utilidades.

Ejemplo determinación de utilidad neta

Ventas

(-) Devoluciones en ventas

= Ventas netas

(-) Costo de venta

= Utilidad bruta

(-) Gastos operacionales

= Utilidad operacional

(+) Ingresos no operacionales

(-) Gastos no operacionales

20.000.000

<2.000.000>

= Utilidad antes de impuestos y reservas

(-) Impuesto de renta

(-) Reserva legal

= Utilidad utilidad a distribuir

18.000.000

<12.000.000>

6.000.000

<2.000.000>

4.000.000

1.000.000

<2.000.000>

3.000.000

<990.000>

< 201.000>

1.809.000

Del anterior ejemplo se puede concluir que es un estado de resultados, el cual determina cual fue el resultado de las operaciones de una empresa en un periodo determinado.



Recuperación de la Inversión: consiste en evaluar la forma en que se recupera la inversión en el proyecto a través del tiempo, se seleccionan los proyectos cuyo periodo de recuperación sea menor ya que estos son más recomendables, por lo tanto permite resaltar proyectos riesgosos para poder tomar decisiones correctas, lastimosamente no considera la utilidad total del proyecto, ni el valor del dinero a través del tiempo. Ejemplo de Recuperación de la Inversión: Una compañía petrolera encontró un pozo con una extensión gigantesca, el cual podría abastecer a toda Latinoamérica en los próximos 5 años. El pozo está ubicado en un país políticamente inestable donde otras compañías han sido expropiadas, por políticas sociales de su gobierno. La inversión inicial es de 5 millones de dólares y los flujos netos después de impuestos se estiman en 1, 2, 5 y 8 millones de dólares en los próximos 5 años. La Recuperación de la inversión es de tres años puesto que los flujos de los tres primeros años (1+2+2=5) cubren la inversión inicial de 5 millones. Pero el límite escogido es el de la potencial expropiación en 2 años, por lo que el período de recuperación de la inversión será más largo que dicho límite, y el proyecto es rechazado. Retorno de la Inversión: es un método que permite comparar la rentabilidad neta de la inversión requerida, es un método simple y fácil de calcular porque entre mayor sea el retorno el proyecto es más viable, utiliza la siguiente fórmula para su cálculo:

100 Inversión

Neta UtilidadROI x=

Ejemplo de Retorno de la Inversión: Una compañía americana que abrió mercado en Colombia, haciéndole competencia a los grandes almacenes de cadena, mediante la primera Mall gigantesca que integra almacenes de todo tipo con productos americanos, invirtió 100 mil dólares en publicidad y premios para atraer mayor cantidad de compradores, lo cual generó unas ventas de 200 mil de dólares en un fin de semana, por lo tanto para determinar el ROI es necesario calcular la Utilidad del ejercicio y dividirla entre la inversión. ROI= 200 mil dólares – 100 mil dólares x 100 = 100% 100 mil dólares Lo cual significa que dicho proyecto sería totalmente viable ya que generaría un mayor retorno de la inversión.



Valor presente neto: es aquel que considera un porcentaje de retorno de la inversión mínimo deseable para evaluar el valor presente neto de todos los ingresos y egresos de efectivo, si el resultado es positivo y logra el porcentaje requerido, dicho proyecto es candidato para el portafolio. El valor presente neto si tiene en cuenta el valor del dinero a través del tiempo a diferencia de los anteriores criterios de evaluación, se usa específicamente para seleccionar proyectos de inversión a largo plazo y su fórmula es:

( )tr++

=1

año elen Valor VPN

Ejemplo de Valor presente neto: Una industria requiere comprar una máquina que le permitirá producir diferentes tipos de tintas. En los tres años de vida útil de la máquina se prevén ventas de $ 50, $ 60 y $ 80 millones, con gastos anuales de $30millones. El precio de la máquina es de $120 millones, y se estima que habrá un incremento de $20 millones. La empresa estima una tasa de impuestos del 30% y utiliza la depreciación lineal. La tasa de retorno requerida para este proyecto está en el 10%.

Año 1 2 3 Ingresos incrementales 80 90 120 Costos incrementales 30 300 30 Depreciación 40 40 40 Beneficio neto antes de impuestos 10 20 50 Impuestos (30%) 3 6 15 Beneficio neto después de impuestos 7 14 35 Reintegro de la depreciación 40 40 40 Flujo de caja 47 54 75

VPN = 47 x (1+0,1) -1 + 54 x (1 + 0,1) -2 + 75 x (1 + 0,1) -3 - 120 - 20 VPN = (47 x 0,90909) + (54 x 0,82644) + (75 x 0,75131) - 120 - 20 VPN = 42,727 + 44,627 + 56,348 - 120 - 20 VPN = 3,702 (Expresado en Millones). Puesto que el VPN es el esperado y es mayor a cero, el proyecto debe ser aprobado.

r = razón de descuento t= número de años en el que

se aplicará la inversión.



• Explique qué es la Priorización de proyectos.

La priorización de proyectos es utilizada en la planeación estratégica, para asignar los recursos limitados de la organización a los proyectos del portafolio que contribuyen a la estrategia del negocio. Para evitar los problemas que se ocasionan entre la alta administración y los administradores de nivel medio, encargados de la implantación de los proyectos, es necesario crear de un sistema de prioridades, los cuales de se encargan de:

1. Asignar correctamente, de forma equitativa, eficiente y coherente los recursos para la implementación de los proyectos.

2. Mejorar los problemas de entendimiento y comunicación entre la alta gerencia y la administración funcional para que exista consenso de la estrategia organizacional.

3. Reducir las influencias políticas que existen en las organizaciones, las cuales puedan tener influencia en las prioridades y los recursos asignados a un proyecto.

La priorización de proyectos permite asignar recursos a los proyectos que producen mayores beneficios a la organización, cuando no se utiliza de forma adecuada o cuando no se tiene en cuenta dentro de la organización, se pueden presentar inconvenientes tales como la carencia absoluta o temporal de proyectos que permitan el cumplimiento de los objetivos de la empresa, desconocimiento de su importancia en todos los niveles de la organización, falta de recursos humanos para la cantidad de proyectos propuestos, proyectos protegidos, descentralización en los proyectos y muchos individuos dando aprobación a proyectos innecesarios, proyectos mascota o una cantidad imposible de ejecutar, entre otros. Para que exista una verdadera priorización de proyectos es importante tener en claro un proceso de selección de proyectos el cual debe incluir las siguientes actividades: Clasificación de los proyectos Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos Recepción de los proyectos candidatos Evaluación de las propuestas para generar el portafolio de proyectos



• Qué es portafolio de proyectos y cuáles son sus ventajas? Un portafolio de proyectos es un conjunto de proyectos que comparten y compiten por una serie de recursos y que son dirigidos dentro de una misma organización. También podemos definir un portafolio de proyectos como una recopilación de proyectos y otro tipo de labores, agrupados para facilitar el manejo efectivo del trabajo permitiendo así conseguir las metas estratégicas de negocio. Un portafolio de proyecto requiere una dirección constante la cual se denomina gestión de portafolio, en donde un director genera un proceso de decisión dinámico donde el conjunto de proyectos se seleccionan, evalúa, priorizan y revisan de acuerdo con la contribución y con los principios de la planeación estratégica, los recursos de cada proyecto perteneciente al portafolio y son asignados bajos esos lineamientos. Los componentes del Portafolio deben ser revisados y validados en relación con los siguientes aspectos:

• Alineamiento de los componentes con la estrategia corporativa • Viabilidad de los componentes basada en indicadores. • Valor y relación con los componentes de otro portafolio. • Recursos disponibles y prioridades del portafolio. • Adiciones y eliminaciones de componentes del portafolio.

Las ventajas que posee la gestión de portafolio son: Permite realizar el manejo centralizado de uno o más portafolios Reduce los costos del proyecto, lo que permite liberar capital para nuevas

inversiones. Incrementa los retornos de la inversión con el mismo presupuesto. Realiza mejoras en la utilización de los recursos. Consigue alinear de forma dinámica los proyectos de IT con los objetivos de

negocio. Maximiza el retorno de la inversión en IT (Tecnologías de la información). Brinda la visibilidad en toda la organización del proceso de selección y

priorización de proyectos. Consigue que la Dirección, las áreas funcionales y el área de IT hablen un

mismo lenguaje, compartan la misma visión sobre el riesgo y colaboren en el proceso de toma de decisiones.



Consolida y reduce el número de proyectos redundantes lo que facilita la disminución de proyectos inadecuados.

Dirige la inversión de IT de proyectos de bajo valor a proyectos de mayor valor.

Permite a los responsables de los recursos planificar su asignación de forma más eficiente.

Ayuda a realizar el análisis de riesgo y de sus posibles escenarios.

Mediante la creación del portafolio de proyectos se establece una visión compartida entre todos los actores respecto al liderazgo de los proyectos. La Gestión de Portafolio es un método que hace parte de la planeación estratégica y ayuda a las organizaciones a alcanzar el máximo valor de un portafolio de proyectos mediante un proceso continuo de evaluación y manejo de inversiones utilizando indicadores de gestión que permitan medir el rendimiento y dar valor a los objetivos estratégicos de negocio. La Gestión de Portafolio, Crea, Selecciona, planifica y Gestiona, que todos y cada uno de los proyectos asociados a su portafolio sean realizados con los recursos necesarios para su óptima implementación.



• Cuál es la diferencia entre gestión de proyectos y gestión de portafolios?

Hay que hacer una distinción entre hacer gestión de proyectos y dirigir un portafolio de proyectos. En muchas organizaciones se considera que un grupo de proyectos forman un portafolio sin tener en cuenta su contribución estratégica.

En realidad un grupo independiente de proyectos no forma un portafolio, solo es un grupo de proyectos que consume tiempo y recursos. Podemos gestionarlos de la forma más eficiente posible, optimizando la asignación de recursos y priorizando en función de ésta.

El portafolio de proyectos tiene un claro foco estratégico, la selección y priorización ha de realizarse con una clara visión estratégica. Dentro del portafolio se busca la eficiencia, esto es que todo proyecto contribuya a la estrategia de la mejor forma posible.

Podemos ver algunas de las diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de portafolios, en el siguiente cuadro, de forma resumida y con puntos claves:

Puntos Claves Gestión de Portafolio Gestión de proyectos

Propósito Selección y priorización de proyectos Asignación de recursos

Foco Estratégico Táctico Planificación Medio / Largo plazo Corto plazo

Responsabilidad Dirección de Portafolio Responsables de proyectos y recursos

Gestión de Portafolio Gestión de proyectos

Permite que la organización identifique y seleccione las inversiones que maximizarán el valor de su negocio.

Permite a la organización entregar exitosamente las oportunidades de negocio seleccionadas.

Tiene la capacidad para Identificar el potencial de Valor de Negocio.

Tiene la Capacidad para Realizar el Potencial de Valor de Negocio.

Seguimiento en constante y monitoreo de Indicadores de gestión con respecto a los proyectos.

Proyectos con fechas límites a corto y mediano plazo que no requieren de un seguimiento controlado.

Los responsables del portafolio pueden planificar la asignación de recursos de forma más eficiente.

Los recursos se asignan al proyecto de acuerdo a su disponibilidad sin ser en ocasiones lo más eficiente.



2. Investigue la manera en que se crean problemas entre los miembros de la organización cuando se desconoce uno o varios de los conceptos anteriores, y contestar:

• ¿Qué problemas se pueden crear entre los miembros del negocio?

Cuando los miembros de una organización desconocen uno o varios de los conceptos anteriores se genera un desorden organizacional, el cual se ve reflejado en la falta de comunicación entre las altas directivas y sus mandos medios, así como entre todos y cada uno de los involucrados en los procesos que dan vida a la empresa, cuando los colaboradores desconocen por completo la dirección organizacional, sus labores se ven limitadas únicamente a un manual de funciones, si es que éste existe, o simplemente a realizar mecánicamente lo que han desempeñado durante el tiempo que llevan en la compañía, es decir no existe un rumbo, un horizonte y mucho menos un sentido, lo cual puede llevar fácilmente a ésta organización al declive total y cese de toda actividad.1 Generalmente la mayor problemática en una organización se encuentra enfocada en áreas como producción y servicio, las cuales terminan afectando a todos sus miembros, sin importar su nivel, su área o su labor , esto se evidencia en la baja capacidad de planta, problemas de calidad, problemas con los insumos y los proveedores, ausencia de tecnología, reducidas posibilidades de cambio tecnológico y de mejora en la productividad, falta de logística y problemas en los procesos productivos, debido a la falta de planeación estratégica, o al poco conocimiento de la misma. La falta de planeación estratégica también dimensiona problemas tales como la aceptación de personal no capacitado para las diversas áreas de la compañía, así como la mala utilización del recurso humano en los proyectos que emprende la compañía, llevando a la organización a la improvisación total lo que genera altas tasas de rotación del personal, un pésimo ambiente laboral y un gasto innecesario en procesos constantes de contratación de personal.

El área de ventas y mercadeo de una compañía representa el 60 % de su sostenimiento, es una de las áreas más importantes de un organización y de igual forma una de las más descuidadas, la falta de planeación en el momento de emprender un proyecto (Llámese proyecto a todo aquello que permita el cumplimiento de los objetivos del departamento), genera problemas de comunicación entre los clientes tanto internos, como externos, problemas en ventas, en reconocimiento del mercado, en servicio al cliente, en promoción, en mercadeo y publicidad, en cumplimiento, en atención post venta, etc.



La falta de gestión representa por lo general el 20 % de la problemática en una organización, ya que su carencia parcial o absoluta genera en los miembros de una organización descontrol y desorganización lo cual lleva a requerir de manera inmediata planeación y control para visualizar sus acciones, además de ello no permite controlar de manera eficiente y sistemática los procesos y procedimientos en el sistemas administrativo.

La falta de planeación estratégica entre las altas gerencias evidencian problemas tales como la insuficiencia para proveerse de recursos económicos que permitan impulsar las actividades o el crecimiento de la compañía, además de incurrir en problemas tales como falta de planeación de recursos presupuestos, poca asesoría técnica y liquidez, baja capacidad de acumulación de capital.

Los problemas de contabilidad como necesidades prioritarias se centran principalmente en las demandas de llevar sistemas contables que se adapten a las necesidades de la empresa, en la falta de capacitación técnica en el manejo de estas herramientas y la falta de preparación en materia fiscal y tributaria.

Es claro que la representación de las demandas y de las necesidades prioritarias tiene implicaciones, repercusiones e impactos en todas las áreas de la organización, por consiguiente en todos y cada uno de sus miembros y por ello se debe proyectar en un ejercicio integral, de planeación estratégica.

• ¿Qué consecuencias pueden tener esos problemas?

Las consecuencias que pueden tener los problemas anteriormente descritos dentro de una compañía son: En el área comercial: Poca capacidad de respuesta a las demandas de los clientes. Dificultad para realizar los pronósticos de ventas y planeación. Procesos de estimaciones y cotizaciones lentos. Falta de agilidad en la administración de los pedidos. Tiempos de Entrega muy largos. Falta de conocimiento y seguimiento de los clientes y sus compras. Mayor cantidad de PQR´s por incumplimiento en los acuerdos comerciales. Deterioro en la atención postventa. Manejo inadecuado de los clientes. Bajos índices de ventas e incumplimiento de las cuotas comerciales.



En el área de producción y logística: Altos costos de producción. Poco control del proceso productivo. Poca planeación y control de riesgos. Insuficiente aprovechamiento de los recursos de producción. Alto índice de desperdicios. Falta de supervisión en el proceso productivo. Costos de trasporte muy altos. Poca visibilidad de la logística. Manejo manual de procesos de comercio nacional e internacional. Planeación deficiente en las entregas. Rutas de logística inexistentes. Relaciones deficientes con proveedores. Costos altos en el mantenimiento del inventario. Falta de control en los pedidos. Ineficiente control y planeación en los pedidos Tiempos muertos de producción por falla en equipos. Desperdicios en materia prima.

En el área contable y financiera: Obtención tardía de los estados de resultados de la empresa. Falta de conocimiento en las depreciaciones de los activos fijos. Poca visibilidad de las operaciones y finanzas de la compañía. Poco control en los reportes. Inconsistencia en datos financieros. Poco monitoreo de los resultados de la empresa. Poco control de los gastos realizados por los empleados. Altos gastos administrativos. Inversiones riesgosas. Malas asesorías tributarias y financieras. Desconocimiento real de la situación financiera de la empresa.

En el área administrativa y de personal: Toma inadecuada de decisiones, por falta de información. Forma Inadecuadas de hacer inversión. Insuficiencia para proveer recursos económicos a la compañía. Altos índices de rotación de personal y desadaptación laboral. Gastos innecesarios en procesos de contratación. Manejo inadecuado del recurso humano. Intolerancia al Cambio. Falta de planeación. Poca calidad directiva.

1.-Fuente: Entrevista al Señor Isaac Azout – Lafayette – 28/06/2010



• ¿Quién y cómo podrían solucionarse los problemas? La planeación estratégica está entrelazada de modo inseparable con el proceso completo de la dirección; por tanto, todo directivo debe comprender su naturaleza y realización, son ellos quienes deben comenzar el proceso para generar soluciones a los problemas presentados en la organización por la falta de planeación. Algunos directores tienen conceptos muy distorsionados de ésta y rechazan la idea de intentar aplicarla, otros están tan confundidos acerca de este tema que lo consideran sin ningún beneficio, y algunos más ignoran las potencialidades del proceso tanto para ellos como para sus empresas. Existen quienes tienen cierto conocimiento, aunque no lo suficiente para convencerse que debería utilizarla, pero de su cambio, depende que una organización continúe en un mercado cada vez más competido y cambiante. El desempeño de un gerente requiere de la eficacia que es la habilidad para hacer las cosas “correctas” y la eficiencia

a. Formulación de la estrategia a seguir para el cumplimiento de sus metas.

que es la habilidad para hacerlas “correctamente”. De estos dos criterios, la efectividad es la más importante, ya que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección errónea de metas. Estos dos criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer las metas ‘correctas” y después elegir los medios “correctos” para alcanzar dichas metas. Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso administrativo y para la solución de problemas en la organización. Para solucionar los problemas antes descritos los directivos de una organización deben crear un grupo de apoyo al proceso de la administración estratégica, elegir un líder y valerse de las etapas de la Planeación estratégica, para lo cual deben comenzar por:

b. Implementación de la Estrategia, permitiendo la integración de las áreas de la compañía en el proceso.

c. Evaluación de la estrategia, tanto financieramente como estratégicamente.



La formulación de la estrategia les permitirá tener un horizonte claro, les permitirá elaborar la misión de la empresa, detectar las oportunidades y las amenazas externas de la organización, definir sus fuerzas y debilidades, establecer objetivos a largo plazo, generar estrategias alternativas y elegir las estrategias concretas que se seguirán. Para implementar la estrategia, la empresa debe establecer objetivos anuales, idear políticas, motivar a los empleados y asignar recursos, de tal manera que permitan ejecutar las estrategias formuladas. La implementación de la estrategia es la etapa activa de la administración estratégica. Una vez implementada la estrategia los gerentes definitivamente deben saber cuando no está funcionando bien determinada estrategia; para esto es necesario realizar un monitoreo de su ejecución. En este nivel se suministra la siguiente fase de la implementación y formulación de estrategias. Esta sirve bien sea para reafirmar las metas y estrategias corporativas existentes o para sugerir cambios. Por ejemplo, cuando se pone en práctica, un objetivo estratégico puede ser demasiado optimista, y por tanto, en la siguiente ocasión se establecen objetivos más conservadores, los contralores a menudo desempeñan un papel importante en el diseño de sistemas de control estratégico. El proceso de la planeación estratégica es más importante que los documentos resultantes, porque gracias a la participación en el proceso, tanto gerentes como trabajadores se comprometen a brindar su apoyo a la organización. Tomar buenas decisiones estratégicas es una de las mayores responsabilidades del dueño o director general de una organización, pero tanto empleados como gerentes deben participar en formular, implementar y evaluar las estrategias. La participación es clave para conseguir el compromiso con los cambios que se requieren.



CONCLUSIÓN Sobre la aplicación de selección de proyectos.

Luego de desarrollar cada uno de los talleres pertenecientes a este curso, podemos asegurar que para toda empresa es necesario e indispensable tener una buena planeación estratégica, para sobrevivir, crecer y desarrollarse socialmente. No basta los programas de calidad en las organizaciones, es necesario que haya conciencia, visualización, consenso, racionalidades y sentido en la dirección de las organizaciones.

No se puede solucionar un problema, si no se sabe donde radica su causa, y mediante éste taller pudimos percatarnos algunos de los principales inconvenientes que aquejan a las organizaciones, si estas no tienen en claro y ponen en práctica cada uno de los conceptos que como engranaje, funcionan dentro de la planeación estratégica, es muy posible que su declive sea rápido y tal vez de forma total.

Pero no son lo conceptos por si solos y como una unidad los que permiten el desarrollo de una organización, ni el cumplimiento de sus objetivos, es la sinergia y su reciprocidad lo que genera una constante retroalimentación y permite el surgimiento de nuevas ideas que dan origen los proyectos que bien desarrollados, ejecutados e implementados, trascienden en el crecimiento de toda organización, involucrando constantemente a todos su miembros y generando sentido de pertenencia.

Las empresas navegan en un constante mar de cambios, y este clima organizacional es el que ha llevado a los administradores a generar ideas, estrategias, planes y proyectos que permitan el cumplimiento de sus metas.

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la organización. Esta es la razón por la cual son cada vez más organizaciones las que dedican toda su atención a las estrategias organizativas, a los proyectos que los principales administradores elaboran para satisfacer las metas generales de una organización. Los accionistas utilizan esta información para juzgar el desempeño actual de la organización y sus posibilidades de éxito futuro.



BIBLIOGRAFÍA Material de apoyo facilitado por el docente en cada una de las Unidades pertenecientes al curso. The Standard for Portfolio Management,PMI. 2006 URL Internet http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/planeacionestrategica/ http://empresa-ideas.blogspot.com/2009/01/ideas-de-negocio-definicion-y.html http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/mision-definicion.html http://axeleratum.com/blogs/javier-murillo-acuna-keep-it-simple/vision-empresarial/ http://www.mailxmail.com/curso-empresa-gestion/empresa-objetivos-empresariales http://www.mailxmail.com/curso-creacion-negocio-propio/matriz-dofa http://es.wikipedia.org/wiki/Evaluaci%C3%B3n_de_proyectos http://sistemas.segeplan.gob.gt/sinip/cd's/PIP_2007-2010/data/docs/Metodologia.pdf http://www.wikilearning.com/curso_gratis/gestion_de_proyectos_de_inversion_publica-definicion_de_proyecto_programa_y_portafolio/24750-4 http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:5hU1AsSjYNcJ:www.mp.gov.br/hotsites/seges/clad/documentos/bonales.pdf+PROBLEMAS+EMPRESARIALES+POR+LA+FALTA+DE+PLANEACION+ESTRAT%C3%89GICA&hl=es&gl=co&pid=bl&srcid=ADGEESiZwNzD1xgR-CwKc_-p_JO_d2avZ-vyKimAAVTBe-8YVKsxgjHzbOI6VRh13ws6ByEzF0bJx8n_LGa-6xjLht2w2NT1JTMBAfrObZ4pINCAIEr5jL5SURXToFllA91NMCDhxbrp&sig=AHIEtbRavMFC16j9q5IN_eV5HJiEQ5gatA

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Planeacion Estrategica Proyectos

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