PLANEACION ESTRATEGICA DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACION

Justificación La Planeación Estratégica de Sistemas de Información es un ejercicio dentro de un compromiso constante hacia la determinación explícita y sistemática de lo que debería estar haciendo el Departamento de sistemas dentro de una empresa y cómo se debe evaluar, de tal manera que el diseño de un buen plan contribuya o apoye a las estrategias y funciones de negocio. Esta primera unidad temática es importante debido a que permitirá una conceptualización y contextualización de los principios fundamentales de la planeación estratégica lo cuál fundamentará teóricamente el abordaje de las siguientes unidades temática. La planeación estratégica es vital en las organizaciones ya que en ella se plasman cada uno de los objetivos, metas, como también los programas, acciones, estrategias necesarias para cumplir con todo lo estipulado en un plan.

Objetivos Proporcionar un panorama general de los sistemas de información (SI) en las organizaciones. Con ello conoceremos qué son, sus tipos, aplicaciones y puntos de vista de las tecnologías de información (TI). Comprender los Sistemas de información para la administración, siendo ellos una herramienta vital en el manejo de información para la toma de decisiones. Plantear soluciones que permitan que las organizaciones optimicen sus sistemas de información basándose en las tecnologías de información.

Problema Una parte vital y crítica dentro de las organizaciones es el planificar, determinar o saber a ciencia cierta que es lo que quiere la empresa, es decir, en que posición o localización quiere estar una organización en un futuro es algo que necesita de un período de tiempo determinado y de reuniones por parte de las mentes creativas de una empresa de tal manera que ellos son quienes determinan las acciones a seguir de tal manera que la empresa logre alcanzar lo que se ha propuesto. Es necesario por parte de los profesionales que están dentro del área de sistemas que manejen los conceptos fundamentales de la planeación estratégica ya que ellos deben tener la capacidad de elaborar un plan estratégico pero desde el punto de vista de los sistemas para una organización.

Unidad 1 Planeación

Estratégica

Proceso

1. Definición de la Misión.

2. Definición de la Visión.

3. Análisis de los principales riesgos y oportunidades del entorno social.

4. Identificación de fuerzas impulsoras y restrictivas de la organización.

5. Definición de los objetivos estratégicos.

6. Establecimientos de programas y metas de trabajo.

Misión, Visión y Objetivos

La Visión: es la posición futura a la cual una empresa quiere llegar. Es buscar estar en la cúspide del éxito. Es determinar la posición a la cual se quiere llegar en el futuro en un tiempo determinado.

La Misión: es mediante la cual se expone los fines o propósitos por los cuales se creó una empresa u organización. La misión plasma el por qué de la organización, el para qué fue creada la empresa.

Los objetivos organizacionales: Para cumplir la visión y la misión de una organización se deben establecer objetivos de corto, mediano y largo plazo. Los objetivos son específicos y son de muy fácil verificación y ayudan a medir el desempeño de la empresa. Para establecerlos se debe tener en cuenta que deben estar dentro de la realidad de las posibilidades, deben ser cuantificables, deben se claros y sencillos y tener un tiempo determinado.

El Establecimiento de las estrategias: Este establecimiento de estrategias muestra el método o la habilidad por la cual se van a cumplir los objetivos o metas que se ha propuesto la organización para el logro de la misión y visión.

Fases de la planeación estratégica Década del 60: Planeación para un período - de estabilidad y

crecimiento. Década 70: Planeación para empresas en situación de ataque. Principios 80: Planeación para recortes y racionalización. Década de los 90: Planeación para:

1. Crecimiento rentable 2. Desnormalización y privatización 3. Mercados mundiales

Bibliografía

Planeación Estratégica Aplicada de Leonard D. Godstein, Timithy M. Nolan, William Pfeiffer. Mc Graw Hill.

Administración Estratégica de Kenneth J. Albert. Mc Graw Hill.

Sistemas de Información para la toma de decisiones. Cohen Daniel.

Problemas específicos Es muy importante que desde el punto vista de un profesional de sistemas maneje conceptos tales como presupuesto, auditoria, análisis DOFA, que se van a constituir en pilares fundamentales para que en un futuro se puedan diseñar planes de sistemas que den soluciones integrales a una organización. Estos aspectos son determinantes debido a que como profesionales de sistemas se debe apoyar a que un plan estratégico organizacional se cumpla a través de herramientas computacionales.

Ejemplos Estrategas:

Presidente

Vicepresidente

Jefe de ventas

Jefe de compras

Jefe de producción Otro ejemplo de los posibles estrategas, son todos y cada uno de los que ocupan los cargos en esta estructura.

Direccionamiento: Por ejemplo la visión y misión de la empresa AVIANCA

Visión de la empresa al 2010: Ser la Aerolínea líder de América Latina Misión de la empresa: VOLAMOS para GANAR tu LEALTAD Valores corporativos: Seguridad, cumplimiento, agilidad, calidez,

Diagnostico:

� Debilidades: Poco personal en el área de producción � Oportunidades: Exportación del producto principal de la empresa a

Brasil. � Fortalezas: Maquinaría y equipos. � Amenazas: El tratado de libre comercio.

Opciones: Este ejemplo es” Plan de acción país sobre biodiversidad en Chile”. Planes de acción “Luego de que el Consejo de Ministros de Conama aprobara, en agosto del año pasado, el Plan de Acción de corto plazo del sector público de la Estrategia de Biodiversidad, a partir de septiembre del mismo año se está llevando adelante un proceso de consulta pública con los diferentes actores de la sociedad para elaborar este Plan de Acción País. Este es un plan que considera acciones de corto plazo hasta el 2006, mediano plazo hasta el 2010 y de largo plazo hasta el 2015. Obviamente, en la medida que uno se va alejando en el tiempo, las acciones son mucho menos acotadas y claras, son más bien líneas de acción, líneas de política, etc. Sólo las acciones de corto plazo son las que están definidas con presupuesto comprometido.”

La importancia de identificar y analizar a fondo y sistemáticamente las necesidades de información no se le pueden dar sobre énfasis. Se ha descubierto a través de los años que adquirir sistemas de información cuesta mucho, toman demasiado tiempo y resultados en sistemas que no hacen lo que las organizaciones quieren que hagan. Hay muchos ejemplos de adquisiciones de sistemas de información erróneas, una vez analizada la adquisición del sistema, los costos pueden incrementarse en un 50% y el desarrollo tomó más del doble del tiempo estimado, y el sistema estaba

lejos de satisfacer todas las necesidades de los usuarios.

La planificación estratégica de los sistemas de información tiene como propósito la revisión del estado actual de la organización, la identificación de la situación estratégica deseada y la planificación de los proyectos y cambios en la organización necesarios para alcanzar dicho estado deseado, típicamente en un periodo de 3 o 5 años.

Esta actividad debe involucrar a todos los actores relevantes de la organización para conseguir la alineación de los objetivos de los sistemas de información con los organizativos.

A pesar que el proceso de creación del plan de sistemas no es trivial, como tampoco lo es su posterior despliegue, el objetivo se puede definir de una manera sencilla: se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones básicas de los sistemas de información, identificar su situación futura deseada y determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situación futura:

Las fases propuestas para la redacción de un plan estratégico de sistemas son:

FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización

La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera efectiva las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de información.

El primer paso será validar el plan de proyectos y Establecer los antecedentes.

FASE 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información

La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y revisada la información disponible sobre la estrategia y planificación de la organización, es determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden contribuir estos sistemas.

Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis:

Análisis DOFA del negocio.

� Requisitos de contexto y operativos

FASE 3. Determinar el estado actual de los sistemas de información

Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir de sus tres aspectos básicos:

� Estado de la infraestructura técnica � Estado de las aplicaciones � Estado de la organización

FASE 4. Análisis de necesidades de los sistemas de información

Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de

información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar.

Para ello puede realizarse un análisis a los siguientes niveles:

� Análisis estratégico de los sistemas de información � Benchmarking de las prácticas de la competencia y del estado

de la industria IT � Soporte ofrecido a los compontes de negocio � Evaluación de coste/beneficio de las aplicaciones y los

sistemas

El análisis identificará acciones de mejora, determinadas en base a las oportunidades identificadas anteriormente, y se agruparán en los tres aspectos de los sistemas de información anteriormente vistos:

� Aplicaciones. � Infraestructura. � Organización y procesos.

FASE 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información

La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la definición de la estrategia y plan de sistemas.

FASE 6. Desarrollar el programa de despliegue

Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto grande.

� Lanzamiento del programa. � Seguimiento y evaluación del programa.

Una vez completada la planificación anual, la actividad principal es el seguimiento de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, así como la toma y supervisión de las acciones correctivas que se abran en base a las desviaciones

identificadas. En paralelo se mantiene la relación con el cliente interno, que es el resto de la organización, gestionando la demanda de peticiones generales y de proyectos no previstos en el plan de sistemas.

La planeación estratégica ofrece puntos importantes para las actividades de la organización. Al servirse de ella los gerentes dan a su organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlo. Este proceso de planeación les ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se agraven, también ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellas. Es importante diferenciar la planeación estratégica de la planeación táctica, igualmente la planeación operativa de la planeación normativa. La primera se refiere al proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo (mayor a 3 años) estableciendo objetivos y metas específicas en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas (contexto específico) para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando. La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano o corto plazo, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es interactiva ya que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados. La planeación operativa se da a nivel de los trabajadores o empleados, en el nivel más bajo de la organización. Es una microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrán que ser operacionalizadas para ser alcanzadas. La planeación normativa, se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas para el funcionamiento de una organización. Se va a apoyar en la conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto funcionamiento de las actividades dentro de la planeación.

En general, se puede decir que existen tres elementos base (o preguntas que deben ser contestadas) del proceso de planeación estratégica � ¿A dónde queremos llegar? Si una organización no sabe a dónde se dirige (por ejemplo sin visión, ni misión y sin metas y objetivos específicos) es como si

estuviera a la deriva. � ¿Cuál es la situación o ambiente en que nos desarrollamos? Es importante identificar y entender en forma objetiva los factores internos (en la organización) y externos que pueden apoyar u obstaculizar el llegar a donde queremos llegar. También se conoce como diagnóstico situacional de la organización � ¿Cómo llegaremos a ese lugar o futuro deseado? Aquí se definen cuáles son los caminos a seguir: proyectos, alianzas, actividades, recursos financieros, entre otras cosas. De aquí surge información muy importante que alimenta otras áreas dentro de la organización. El desarrollo y, sobre todo, la e implementación de una estrategia y su plan requiere de un esfuerzo disciplinado, creativo, y honesto que sea adaptado a las necesidades y condiciones de cada organización.

Aunque hay muchas metodologías disponibles para realizar la planeación estratégica, un proceso que puede ser aplicado a todos las organizaciones consiste de los siguientes componentes o pasos generales. Dependiendo de la situación de cada organización, estos componentes pueden ajustarse, por ejemplo, cuando una organización desea actualizar su plan o si desea implementar una planeación estratégica por primera vez.

1 - Preparación para la planeación Antes de iniciar el proceso, hay que definir y preparar claramente lo siguiente:

� Compromiso de la organización a seguir el proceso completo y aplicar resultados

� La metodología o pasos a seguir, los marcos de tiempo, el presupuesto requerido

� Quien será el responsable interno del proceso y productos � Cuales miembros de la organización deben participar y en que paso

participan � Necesidades de información previa � Definir las prioridades en lo referente a área geográfica, temas,, especies,

etc., en los que la organización concentrará sus esfuerzos (este paso debe ajustarse según el contexto específico de cada organización con referente a su área de producción de bienes o servicios)

2- Desarrollo de la Visión y Misión La Visión es una meta a largo plazo y refleja cómo se ve la empresa en ese futuro, es como un sueño que se pretende alcanzar. Su conocimiento por todos los miembros de la organización es muy importante porque significa que todos saben para dónde se va. La Misión es la razón de ser de la empresa. Orienta a todos los empleados para que las decisiones que se tomen no se salgan del rumbo y representen esfuerzos perdidos. Su conocimiento debe ser por todos los miembros de la empresa.

3- Análisis de la situación actual externa (Amenazas, Oportunidades

También se conoce como POAM: perfil de oportunidades y amenazas del medio)

4- Análisis interno de la organización (Fortalezas y Debilidades; también se conoce como PCI: perfil de capacidad institucional). Al conjunto de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, se les conoce con el nombre de DOFA y resumen lo que es el Diagnóstico Situacional.

5- Definición de metas y objetivos estratégicos. Seleccionar el portafolio o cartera de proyectos. Estos están dirigidos a prevenir las amenazas, disminuir las debilidades, mantener las fortalezas y aprovechar las oportunidades

6- Integración de la estrategia con el plan financiero y otras áreas de la organización (producción, mercadeo y talento humano).

7- Implementación de la estrategia: Es la parte operativa y en donde se diseñan, implementan, monitorean, y evalúan los proyectos.

Presupuesto

Asegurar que el Plan estratégico de la empresa se cumpla

El éxito de una organización depende del cumplimiento con las tareas gerenciales esenciales dentro de la filosofía de la Gestión de la Calidad Total. Sin la ejecución eficiente de cualquiera de ellas, la empresa mostrará una debilidad estructural que pone en peligro su existencia en el mundo empresarial sin fronteras.

Mediante la Auditoría de los Puntos Críticos del Éxito (Auditoría PCE), se pretende evaluar el grado y calidad del cumplimiento de las tareas gerenciales esenciales.

Previo a la utilización de la Ficha de Evaluación de la Auditoría de los Puntos Críticos del Éxito (Auditoría PCE), el lector deberá haber leído los cinco capítulos anteriores. Además, tanto el auditor como el solicitante de la auditoría deberán estar familiarizados con las Normas ISO correspondientes (ISO 100 11- 1, 100 11-2 y 100 11-3).

En la Auditoría de los Puntos Críticos del Éxito (Auditoría PCE), el auditor califica las distintas categorías según:

- El grado de severidad de la falla o

- El cumplimiento de ellas.

La terminología que se utiliza para evaluar el grado de severidad es:

- Falla Estructural (FE)

- Falla Circunstancial (FC)

- Cumplimiento Satisfactorio (CS)

- Falla Estructural (FE): Significa tareas gerenciales no desarrolladas, mal desarrolladas o no ejecutadas y que ponen en peligro la existencia de la organización ante la competencia regional e internacional.

- Falla Circunstancial (FC): Significa tareas gerenciales no desarrolladas, mal desarrolladas o no ejecutadas y que no ponen en peligro inmediato la existencia de la organización ante la competencia regional e internacional.

Las empresas que no tengan alguna falla estructural pueden utilizar auditorías puntuales para evaluar específicamente un determinado campo de gestión empresarial, como pueden ser la auditoría tecnológica desarrollada por el CITA (Centro de Investigaciones en Tecnología de Alimentos), Costa Rica.

1. Aspectos a Considerar para el Llenado de la Ficha de Evaluación de la Auditoría PCE

A continuación encontrará lo que significan, en este contexto, las categorías de la Ficha de Evaluación de la Auditoría PCE y los aspectos a considerar.

1.1 Visión y Misión establecidas

Visión y Misión expresadas por escrito, que son conocidas y compartidas por toda la organización y que todos los miembros trabajan hacia su cumplimiento. El grado de adaptación de la Visión y la Misión a los retos que enfrenta la organización.

1.2 Políticas, estrategias y tácticas establecidas

De acuerdo a la Visión y la Misión, se establecen las políticas, estrategias y tácticas, que se adaptan a los retos de la organización, las cuales son conocidas y compartidas por toda la organización.

1.3 Planes de trabajo formulados

Documentos que se basan en las políticas, estrategias y tácticas, que establecen las actividades prioritarias cualitativas y cuantitativas de la organización, recursos y secuencia de ejecución, los cuales son adecuados, conocidos y compartidos por toda la organización.

1.4 Deseos y expectativas del consumidor conocidos

Deseos y expectativas del consumidor, ya sea éste externo o interno, conocidos y compartidos por toda la organización, siendo esto el eje central que mueve la organización. Determinados en forma sistemática, profesional y actualizada.

1.5 Deseos y expectativas del consumidor satisfechos

Deseos y expectativas del consumidor, ya sea éste externo o interno, que son satisfechos continuamente por los diferentes productos y servicios de la organización. Determinados en forma sistemática, profesional y actualizada. Mecanismo de manejo de quejas y sugerencias y, el uso de esta información para el mejoramiento continúo.

1.6 Ambiente de confianza

Situación general en la que todos los gerentes, los trabajadores y los socios estratégicos se tienen confianza mutua.

1.7 justicia y honestidad manifiestas

Situación general en la que todos los trabajadores y los socios estratégicos se sienten tratados justa y honestamente. La Gerencia General predica y manifiesta esto en la práctica.

1.8 Organización funcional

Estructura organizacional que permite la ejecución de las tareas empresariales en forma eficiente, en equipo y bien desde la primera vez, a través de los niveles horizontales y verticales de la organización. La adaptación a sistemas organizacionales rígidos o flexibles se hará de acuerdo a las necesidades de la organización.

1.9 Ambiente de capacitación, enseñanza y superación constante

Situación general en la que todos los trabajadores son capacitados y entrenados para desempeñarse mejor en sus áreas de trabajo, así como para su vida familiar y la sociedad. El interés es manifestado, tanto por la gerencia como por los trabajadores.

1.10 Ambiente de comunicación

La organización posee procesos que permiten un flujo honesto, adecuado, confiable, oportuno y eficiente de comunicación y de información entre las diferentes áreas de la organización.

1.11 Ambiente ameno y de colaboración

Situación general en la que todos los trabajadores manifiestan su satisfacción por pertenecer a la organización y demuestran confianza, libertad de expresión y camaradería.

1.12 Gerencia analítica, sintética, sistemática y decisiva

La organización tiene una gerencia que analiza y sintetiza de una forma sistemática toda la información que recibe y toma las decisiones adecuadas en el momento oportuno.

1.13 Decisiones gerenciales transmitidas y compartidas por todos

Ambiente general en el que las decisiones son informadas y comunicadas y, que son compartidas, aceptadas y ejecutadas por todos en la organización.

1.14 Involucramiento total de la gerencia

La organización posee una gerencia que da apoyo y soporte a todos los procesos y tareas empresariales, lo cual es percibido por todos los trabajadores y socios estratégicos.

1.15 Mejoramiento continúo en todos los procesos

Ambientes generales en el que todos los procesos y tareas se involucran en una superación constante.

1.16 Enfoque hacia la satisfacción completa del consumidor

Situación en la que la organización está orientada a prever, determinar y satisfacer los deseos del consumidor, tanto interno como externo, de una manera sincera, honesta eficiente y profesional.

1.17 Ambiente de mejoras continúas en todos los aspectos

Situación general en la que todos los trabajadores y procesos se involucran en una superación constante.

1.18 Ambiente de auto evaluación y camaradería

En la organización todos los trabajadores se evalúan a sí mismos y se autocontrolan para mejorar su rendimiento y comportamiento en la empresa.

1.19 Ambiente de superación profesional y personal

Situación general en la que todos los trabajadores tienen la oportunidad y voluntad de superarse en su vida profesional, así como en su vida personal.

1.20 Ambiente de planificación y de resultados a corto, mediano y largo plazo

De acuerdo a sus prioridades, la organización planifica las actividades en diferentes lapsos. Esta planificación debe estar de acuerdo con los retos de la empresa y con su grado de avance con la cultura de la calidad.

1.21 Utilización del benchmarking

La organización utiliza el benchmarking para todos los procesos y operaciones de la empresa.

1.22 Protección al medio ambiente

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas con relación a la protección del medio ambiente.

1.23 Proyección a la comunidad

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de proyección a la comunidad.

1.24 La innovación en los procesos productivos

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que propician y permiten el mejoramiento y la innovación en los procesos productivos.

1.25 La innovación en el producto

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que propician y permiten el mejoramiento y la innovación en los productos.

1.26 La innovación en publicidad y propaganda

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que propician y permiten el mejoramiento en la eficiencia y la innovación en la publicidad y la propaganda de sus metas, de sus objetivos, de sus productos, servicios y logros.

1.27 La innovación en el trato e involucramiento de los trabajadores

La organización introduce prácticas novedosas e innovadoras que permiten el mejoramiento en el trato e involucramiento de los trabajadores, que se adaptan a los retos.

1.28 La innovación en los procesos administrativos

La organización introduce prácticas novedosas e innovadoras que permiten el mejoramiento y la innovación en los diferentes procesos administrativos y que se adaptan a los retos.

1.29 La innovación en los servicios

La organización introduce prácticas novedosas e innovadoras que permiten el mejoramiento y la innovación en los diferentes servicios que presta y que se adaptan a los retos.

1.30 La innovación en la relación con los socios estratégicos

La organización introduce prácticas novedosas e innovadoras que permiten el mejoramiento en las relaciones existentes con sus socios estratégicos y que se adaptan a los retos.

1.31 Grado de éxito en las labores de innovación con relación a los retos de la organización

Las innovaciones introducidas en los diferentes procesos gerenciales son adecuadas y oportunas a las necesidades y a los retos de la organización.

1.32 Ventas provenientes de productos o servicios nuevos

La organización posee prácticas que le permiten obtener un porcentaje adecuado de las ventas provenientes de productos o servicios nuevos.

1.33 Utilización del benchmarking y otras fuentes de información

La gerencia obtiene información eficaz y confiable, utilizando el benchmarking u otras fuentes para el desarrollo de nuevos productos y/o servicios y para los procesos de mejora continua.

1.34 Utilización de investigaciones de mercado

Existencia y calidad de prácticas manifiestas de la utilización de las investigaciones de mercado para el desarrollo de nuevos productos y/o servicios y para satisfacer completamente al consumidor.

1.35 Procedimientos de desarrollo de nuevos productos y servicios

La organización cuenta con procedimientos escritos, conocidos y adecuados a las necesidades, prioridades y retos de la empresa para implementar el desarrollo de nuevos productos y/o servicios eficientemente y en ciclos cortos.

1.36 Grado de ajuste a los retos de la empresa

La organización responde adecuada, oportuna y eficazmente a los diferentes retos que encuentra para el desarrollo de nuevos productos y/o servicios.

1.37 Introducción de productos por iniciativa propia de la organización

La organización introduce productos nuevos en el mercado por iniciativa propia, innovando los métodos de introducción de productos o servicios, creando necesidades en el consumidor.

1.38 Existencia de un sistema ordenado, adecuado de manejo y de utilización de la información

La organización posee un sistema ordenado, adecuado de recolección, análisis, presentación y utilización de la información.

1.39 Fluye rápidamente

La información fluye oportunamente y en tiempo real.

1.40 Información esencial y confiable

La información que se maneja es la esencial y proviene de un sistema y fuentes confiables. La organización posee un ambiente de información veraz.

1.41 Información computarizada

La organización posee un sistema de procesamientos computarizado de datos adecuado a sus necesidades.

1.42 Utilización de procedimientos estadísticos y de recolección de información adecuados

La organización utiliza herramientas y procedimientos estadísticos de recolección y análisis adecuados a sus necesidades para obtener información confiable y precisa.

1.43 Existencia de manuales

En la organización existen y se utilizan manuales actualizados periódicamente para todos los procesos, sean estos productivos o administrativos, adecuados a sus necesidades.

1.44 Conocen y comparten la Visión y Misión de la organización

Todos los miembros conocen, aceptan y comparten la Visión y Misión de la organización, lo cual se manifiesta en sus actitudes y hechos.

1.45 Personal convencido y motivado

La organización posee políticas, estrategias para fomentar y mantener el convencimiento y la motivación en los trabajadores, lo cual se manifiesta en sus hechos y actitudes.

1.46 Trabajo en equipo

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que fomentan el trabajo en equipo. El trabajo en equipo es el más adecuado a sus necesidades.

1.47 Personal colaborador y cooperador

Situación general en la que todos los trabajadores de la organización manifiestan su colaboración y cooperación con los demás miembros, en la ejecución de los distintos procesos y con los socios estratégicos.

1.48 Existencia de sentimiento de pertenencia ala empresa

Ambiente general en el que todos los trabajadores se sienten propietarios de la organización y ejecutan sus labores con entusiasmo e interés, tal y como se espera de un propietario.

1.49 Existencia de programas de capacitación, educación y mejoramiento

En la organización, los trabajadores cuentan con programas de capacitación, educación y mejoramiento para desempeñarse mejor en sus áreas de trabajo, así como para su vida familiar y la sociedad.

1.50 Calidad de los programas de capacitación, educación y mejoramiento

Los programas de capacitación, educación y mejoramiento son adecuados y oportunos a las necesidades de la organización y de los trabajadores.

1.51 Evaluación del desempeño del trabajador

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas para evaluar el desempeño de todos los trabajadores. Métodos honestos, imparciales, que evitan herir al trabajador y que son utilizados para impulsar el mejoramiento continuo.

1.52 Sistema de reconocimiento por buenas labores y éxitos obtenidos

La organización cuenta con un sistema de reconocimiento para premiar metas alcanzadas con éxito y desempeño sobresaliente de los trabajadores.

1.53 Existencia y calidad de comunicación entre todos los trabajadores

Ambiente en el cual todos los trabajadores se comunican en forma adecuada, amigable, confiable, oportuna y eficazmente.

1.54 Seguridad laboral

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que permite crear y mantener un ambiente de seguridad laboral adecuado a sus necesidades y a las esperanzas de sus trabajadores.

1.55 Seguridad industrial

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas que permiten crear y mantener un ambiente de seguridad industrial adecuado a sus necesidades y a las esperanzas de sus trabajadores.

1.56 Manejo de culpas y errores

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas para buscar la solución de los problemas y no señalar culpables, además de crear y mantener un ambiente en el que los errores son una oportunidad para la superación continua.

1.57 Conocimiento de la situación actual y los planes de la competencia

La organización posee un sistema que la mantiene actualizada de la información y los planes de la competencia.

1.58 Análisis de las fortalezas de la competencia

La organización posee un sistema que analiza en forma confiable, profesional y continua las fortalezas de su competencia.

1.59 Análisis de las debilidades de la competencia

La organización posee un sistema que analiza en forma confiable, profesional y continua las debilidades de su competencia.

1.60 Análisis comparativo en todas las áreas gerenciales con la competencia

La organización posee un sistema que compara en forma confiable, profesional y continua todas sus áreas gerenciales de acuerdo con las fortalezas y debilidades de la competencia (benchmarking continuo). Se hace un énfasis especial en los márgenes de ganancia respecto a la competencia.

1.61 Grado de respuesta a los retos que presenta la competencia

La organización responde en forma adecuada, oportuna, innovadora y eficaz a los diferentes retos que le presenta la competencia.

1.62 Conocimiento actualizado de la situación de la organización

La gerencia posee un conocimiento oportuno, imparcial y actualizado de la situación integral y de cada uno de los procesos gerenciales.

1.63 Conocimiento y práctica de herramientas gerenciales actualizadas

La gerencia conoce, se mantiene actualizada y practica las herramientas gerenciales adecuadas y oportunas.

1.64 Existencia de programas de mejoramiento continúo respecto a la competencia

La organización posee políticas, estrategias y programas que propician, permiten y mantienen el mejoramiento continuo, que son más avanzados y mejor adaptados a los retos y demandas del mercado que la competencia.

1.65 Velocidad de respuesta al mercado respecto a la competencia

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de una respuesta al mercado adaptado y oportuno, y a una mayor velocidad que la competencia.

1.66 Situación tecnológica respecto a la competencia

La tecnología que posee la organización es adaptada, oportuna y superior a la de la competencia.

1.67 Existencia de innovaciones respecto a la competencia

La organización introduce innovaciones oportunas y adaptadas de sus productos, procesos o servicios antes que la competencia.

1.68 Velocidad de reacción ante situaciones cambiantes

La organización se adapta rápidamente a las situaciones cambiantes generadas por el mercado, condiciones económicas u otros, a una velocidad mayor que la competencia.

1.69 Velocidad de ajustes de acuerdo con los retos

La organización ejecuta los ajustes de manera adecuada y oportuna, sabiendo aprovechar el factor tiempo mejor que la competencia.

1.70 Existencia de alianzas estratégicas con consumidores

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de alianzas estratégicas con los consumidores.

1.71 Existencia de alianzas estratégicas con proveedores

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de alianzas estratégicas con los proveedores.

1.72 Calidad de las alianzas estratégicas con consumidores

Las alianzas estratégicas con los consumidores son adecuadas y establecidas oportunamente.

1.73 Calidad de las alianzas estratégicas con proveedores

Las alianzas estratégicas con los proveedores son adecuadas y establecidas oportunamente.

1.74 Alianzas estratégicas con empresas regionales y/o internacionales

La organización posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas, adecuadas y oportunas de alianzas estratégicas con empresas regionales y/o internacionales.

1.75 Existencia de plan de inversiones

La organización cuenta con un plan de inversiones para los diferentes procesos gerenciales.

1.76 Plan de inversiones apropiado

La organización cuenta con un plan de inversiones adaptado y oportuno a sus prioridades, políticas y estrategias.

1.77 Existencia de presupuesto de gastos

La organización cuenta con un presupuesto de gastos de los diferentes procesos gerenciales.

1.78 Presupuesto de gastos apropiado

La organización cuenta con un presupuesto de gastos adaptado y oportuno a sus prioridades, políticas y estrategias.

1.79 Ubicación y obtención de recursos financieros

La organización posee prácticas adecuadas para la ubicación y obtención de los recursos financieros.

1.80 Estados financieros

La gerencia recibe estados financieros veraces, en forma oportuna y adecuada.

1.81 Auditoría financiera

La organización posee prácticas para la realización de auditorías financieras veraces, tanto internas como externas, que se adaptan a sus necesidades y que sirven como base para un proceso de mejoras continuas.

1.82 Manejo apropiado del capital de acuerdo a los retos de la empresa

La organización posee prácticas manifiestas para la utilización adecuada, oportuna y eficaz del capital de acuerdo a sus retos y prioridades.

2 Instrucciones para el Llenado de la Ficha de Evaluación de Ia Auditoría PCE

A continuación el auditor encontrará las instrucciones necesarias para el llenado de la Ficha de Evaluación de la Auditoría PCE.

2.1 Aspectos previos

- El auditor deberá estar previamente familiarizado con las normas ISO relativas a auditar sistemas de calidad (ISO 10011- 1, 1001 1-2 y 1001 1-3).

- Debe compartirla Filosofía de la Calidad Total, conocer muy bien este manual, la ficha de evaluación de la auditoría PCE, el significado de cada una de las categorías y los términos utilizados para evaluarlas.

2.2 Visitas a la empresa

El auditor visitará la empresa el número de veces necesarias y en el menor tiempo posible para completar la ficha de evaluación. Hará recorridos por todas las áreas de trabajo, realizará entrevistas, observará procesos, buscará evidencias y ejecutará las técnicas necesarias para obtener la información adecuada y veraz.

2.3 Documentación

El auditor deberá tener a la vista toda la documentación necesaria que permita obtener las evidencias para la calificación de las diferentes categorías de la auditoría PCE.

2.4 Calificación

En el lado de las columnas de la Ficha de la Auditoría PCE se encuentran los grados de calificación:

1. Falla Estructural (FE)

2. Falla Circunstancial (FC)

3. Cumple Satisfactoriamente (CS)

El auditor procederá de la siguiente manera:

- en cada categoría a evaluar determinará si la falta de políticas, su mal desarrollo o ejecución ponen en peligro la sobrevivencia de la organización ante la competencia regional e internacional,

- en caso afirmativo colocará una marca en FE,

- en caso que la falla no arriesga la sobrevivencia inmediata de la organización, colocará una marca en FC,

- en caso de ausencia de fallas, colocará una marca en CS.

2.5 Priorización

Una vez terminada la calificación, el auditor presentará a la gerencia los resultados; ella analizará la evaluación y procederá a ordenar las Fallas Estructurales por orden de prioridad. Es decir, las fallas que más influyen para la sobrevivencia de la organización se colocarán primero y así sucesivamente. Si en caso hubiesen pocas Fallas Estructurales, le seguirán en el orden las Fallas Circunstanciales.

Una vez terminada la priorización, se procederá a la elaboración de los Planes de Trabajo, para que la organización comience con el proceso de mejoras continuas en los campos de acción, según lo indica el plan de trabajo.

3 La Ficha de Evaluación

FICHA DE EVALUACIÓN

AUDITORÍA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO AUDITORÍA PCE

NOMBRE DE LA EMPRESA:....................................................................................................

NOMBRE DEL EVALUADOR:.................................................................................................

FECHA DE EJECUCIÓN:.........................................................................................................

Síntesis: En cada tema tratado se da a conocer la importancia de la planeación estratégica dentro de una organización, así como las definiciones principales y los componentes de la planeación estratégica.

Respuestas a preguntas frecuentes

¿Qué es la planeación operativa? Es la asignación que se hace con anterioridad de las tareas que se deben realizar en cada una de las unidades operativas por cada empleado que este dentro de dicha unidad.

¿Qué son los programas? Es un modelo, en donde se especifica la secuencia de actividades que se deben realizar con el fin de alcanzar los objetivos propuestos de acuerdo a un tiempo determinado.

¿Cómo se clasifican los programas? Se clasifican en tácticos y operativos.

¿Qué es un presupuesto? Un presupuesto consiste en la asignación de ciertas sumas de dinero por cada una de las actividades programadas con las cuales se van a conseguir los objetivos.

¿Cómo se clasifican los presupuestos? De acuerdo a la relación con el nivel jerárquico se clasifican en: estratégicos, tácticos, operativos. De acuerdo a la forma como se calculan se dividen en: rígidos, flexibles, por

programas. De acuerdo a la utilización se dividen en: presupuestos de operación, presupuesto de capital y presupuesto financiero.

¿Qué es un presupuesto financiero? Es aquel que involucra aspectos tales como balance, flujo de caja entre otros.

¿Qué es un pronóstico cualitativo? Este método es muy aplicado cuando los datos confiables son escasos o difíciles de emplear.

¿Qué es un pronóstico cuantitativo? Está muy relacionado con los datos estadísticos que se guardan de ciertas variables.

¿Qué es el diagrama de Gantt? Es una gráfica en donde se especifica cada una de las actividades que se van a realizar para la consecución de los objetivos, por cada actividad se le asocia un período de tiempo determinado.

¿Cuáles son los factores que determinan el nivel de complejidad en las operaciones? Dentro de los factores están por ejemplo el tamaño de la empresa, la complejidad de los bienes o servicios de la empresa.

Unidad 2 SISTEMAS DE INFORMACION Justificación Esta segunda unidad temática es muy importante ya que permitirá un acercamiento a los conceptos principales de lo que es un sistema de información, los tipos de sistemas de información y la evolución que los sistemas de información tienen dentro de una empresa u organización. Es importante que desde el punto de vista de la profesión en el área de los sistemas ya que muy posiblemente uno de los cargos que se podrán desempeñar es administrando un sistemas de información y muy determinantemente en la construcción de sistemas de información, por lo tanto es necesario conocer los aspectos más esenciales o las generalidades de los sistemas de información. Dados los grandes avances en la tecnología, para nadie es un secreto que día a día nuestra sociedad está cada vez más relacionada con ella.

Algunas características que nos demuestran la anterior afirmación están:

La globalización de la economía y la cultura.

La aparición de nuevos sectores laborales.

La potenciación del ritmo del cambio.

Automatización industrial.

La interactividad / Interdependencia.

La complejidad.

La inmediatez de productos y resultados.

La eficiencia y el progreso.

Globalización de los medios de comunicación.

El pluralismo ideológico y moral de la sociedad.

Es obvio que día a día el hombre se relaciona con la tecnología y dentro de ella encontramos los sistemas de información.

Es necesario dar una visión sobre lo que son los sistemas de información en general y es muy importante comenzar por las definiciones básicas como lo es por ejemplo dato o información ya que un sistema de información va a manejar datos e información. Es importante hacer un recorrido sobre los principales sistemas de información y poder determinar cual ha sido la evolución de los sistemas de información ya que muy posiblemente lo primero de se tendrá que determinar es la posición de la empresa frente a los sistemas de información en que etapa de la evolución de sistemas se encuentra y así se podrá examinar correctamente para luego tener las bases suficientes de dar soluciones desde el punto de vista de sistemas a una empresa. Definiciones Es necesario tener claro los siguientes términos:

� Dato: puede ser un número, una palabra o una imagen.

� Información: es el conjunto de datos que están dentro de un contexto determinado y por lo tanto pueden significar algo para alguien.

� Sistema de Información: es un conjunto de elementos que se relacionan

entre sí para contribuir o ayudar a las actividades de una empresa. En una empresa un sistema de información, es el encargado de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio. Un sistema de información dentro de una organización se relaciona con todas y cada una de las actividades de la empresa (planeación, control, dirección, administración), teniendo en cuenta la función, el proceso del negocio y las estrategias de negocio.

Entre los elementos que necesita un sistema de información se encuentran:

Talento humano

Software

Hardware

Procedimientos de debe cumplir un sistema de información

Procesos que debe llevar a cabo

Equipo de telecomunicaciones

Datos e información

Las actividades más importantes que realiza un sistema de información son:

Entrada de información

Almacenamiento de información

Procesamiento de información

Salida de información

Fundamentación A continuación se presenta los tipos y usos de los sistemas de información, de acuerdo al libro Sistemas de información para los negocios un enfoque de toma de decisiones tercera edición del autor Daniel Cohen y Enrique Asin, editorial Mc Graw Hill.

Tipos y usos de los sistemas de información Objetivos de un sistema de información:

Automatizar los procesos operativos.

Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Existen: Sistemas transaccionales: procesan transacciones como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas. Sistemas de información: que apoyan el proceso de la toma de decisiones (DSS). Sistemas de información Estratégicos: los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, con ayuda de las tecnologías de información.

Sistemas Transaccionales Características: Por lo general se logra a través de ellos ahorros significativos de mano de obra, debido a la automatización. Por lo general son los primeros sistemas de información que se implantan en la empresa. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios y por último con la alta administración.

Muestran una intensa entrada y salida de información; cálculos y procesos suelen ser simples y poco complejos. Tienen la propiedad de ser recolectores de información. (A través de ellos se cargan grandes bases de información, para su posterior utilización). Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de información que se maneja en la empresa, la cual será empleada posteriormente para apoyar la toma de decisiones. Son sistemas muy fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicaciones que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos:

Facturación Nóminas Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Contabilidad general Conciliaciones bancarias Inventarios

Sistemas de información que apoyan el proceso de la toma de decisiones (DSS). Características: Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos se constituyen en su plataforma de información. La información que genera sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Ejemplo: modelo de planeación financiera.

No suelen ahorra mano de obra. Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y estructuradas, así como no repetitivas y no estructuradas. Estos sistemas son desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática. Estos sistemas de apoyo a la toma de decisiones se clasifican en: DSS (Decision Support Systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones. GDSS (Group Decision Support Systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones de grupo. EIS (Executive Information Systems), sistemas de información para ejecutivos. EDSS (Expert Decision Support Systems), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones. Ejemplos:

Programación de la producción.

Compra de materiales.

Flujo de fondo Sistemas de Información Estratégicos Características: Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para la toma de decisiones. Pero puede llevar a cabo dichas funciones. Por lo general se desarrolla In House, es decir, dentro de la empresa. No se puede adaptar fácilmente a programas del mercado.

Estos sistemas se inician con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no poseen, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Ej: Comercio electrónico. Apoyan al proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, buscan ventajas frente a los competidores. Un ejemplo de estos sistemas puede ser el MRP (Manufactoring Resource Planning): Este reduce sustancialmente el desperdicio durante el proceso productivo.

Bibliografía Planeación Estratégica Aplicada de Leonard D. Godstein, Timithy M. Nolan, William Pfeiffer. Mc Graw Hill. Administración Estratégica de Kenneth J. Albert. Mc Graw Hill. Sistemas de Información para la toma de decisiones. Cohen Daniel. Análisis estructurado de sistemas - C. Gane y T. Sarson (El Ateneo) Fundamentos de sistemas de Información. Chris Edward – John Ward

Problemas específicos Antes de intentar realizar un plan estratégico de sistemas de información, es necesario comprender en que consiste un sistemas de información, cuales son sus componentes o elementos así como las posibles etapas por las cuales una empresa puede pasar para poder llegar a tomar a los sistemas de información como una herramienta de apoyo al logro de ventajas competitivas. Dadas las condiciones de la empresa, los primeros sistemas de información que se llevan a cabo son los sistemas transacionales ya que ellos son los encargados llevar el control y manejo operativo de la organización. Los posteriores desarrollos

son los sistemas encargados de apoyar la toma de decisiones en la empresa y los últimos desarrollos en cuanto a sistemas de información son los sistemas de información estratégicos, ellos son los que se realizan dentro de la empresa y para la empresa. Existe una famosa teoría que se denomina la “Teoría de las etapas” que fue desarrollada por el señor RICHARD NOLAN, en donde formula que los desarrollos informáticos en las empresas evoluciona de acuerdo a las siguientes etapas: Etapas: Teoría de las etapas o modelo de NOLAN

INICIO: Primer equipo de computación. Rechazo a los computadores Se realizan los sistemas Transaccionales

CONTAGIO: Existe una proliferación. Los gastos por concepto de sistemas Se elevan. Comienza la contratación de profesionales en sistemas.

CONTROL: Reestructuración y documentación Aparece el departamento de sistemas Necesidad de establecer prioridades Control de los recursos informáticos y planeación presupuestal

INTEGRACIÓN: Nuevas tecnologías relacionadas con las bases de datos. Cambios tecnológicos Se reemplazan sistemas antiguos

ADMINISTRACIÓN: Se da acceso a

los usuarios de la información (usuario –claves)Es necesario administrarla Información

MADUREZ: La información tiene gran Importancia en la empresa. Se logra la integración con redes Existe planeación de los recursos informáticos

Respuestas a preguntas frecuentes

¿Qué son los procedimientos? Para un sistema de información consiste en incluir las políticas y reglas de operación de la organización.

¿Qué es la actividad de entrada de información? Es el proceso por el cual el sistema de información recibe los datos que requiere para efectuar el procesamiento de la información.

¿Cuáles con las unidades típicas de entrada de información? Estaciones de trabajo, cintas magnéticas, unidades de diskette, código de barras, el escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado, el mouse.

¿Qué la actividad de almacenamiento de información? El computador tiene una de las mayores relevancias por su gran capacidad de guardar o archivar o almacenar información. Un sistema de información a través de esta actividad puede guardar los datos ya procesados como información o simplemente tomar esos datos archivados y procesarlos.

¿Cuáles son las unidades típicas de almacenamiento? USB, discos duros, discos compactos, discos de alta capacidad (zip, jaz).

¿En que consiste la actividad de salida de información? Es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior

¿Cuáles son las unidades de salida de información? Impresoras, estaciones de trabajo, diskettes, cintas magnéticas, la voz,

¿Qué son las tecnologías de información? Hace referencia a todas las tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas de información

¿Cuáles podrían ser tecnologías de información? Redes de datos, redes de televisión, satélites, teléfono, fibra óptica, videodiscos, discos compactos, fax, gateways, concentradores (hubs), módems, láser disc, software.

¿A que hace referencia el equipo computacional? Es lo que se necesita respecto a hardware para que un sistema de información pueda funcionar.

Unidad 3 Planeación Estratégica de Sistemas de Información Esta tercera unidad temática es determinante ya que a través de ella se realizará la creación de un plan de sistemas en una empresa u organización. La unidad inicia con generalidades o aspectos que se deben tener claros, desde la conformación de un grupo planificador hasta las fases que se deben seguir para la elaboración de un buen plan estratégico de sistemas de información que de respuesta acertada a la creación de sistemas de información dentro de una empresa de tal manera que apoyen a todas y cada una de las actividades de la empresa y que el desarrollo del plan responda a las expectativas de los altos gerentes y personal operativo ya que son ellos los potenciales usuarios. Es muy importante la construcción de planes de sistemas de información dentro de una empresa, así como para una empresa es de vital importancia el contar con un plan estratégico organizacional que muestra las rutas o caminos que se deben seguir de igual manera es muy importante que la empresa cuente con planes desde el punto de vista de sistemas y más específicamente de sistemas de información. Para un profesional en el área de sistemas debe contar con ciertas habilidades para poder realizar estos planes. .

Problema A menudo, cuando se van a desarrollar sistemas de información en una empresa, se presentan las quejas por parte de los gerentes. En muchas oportunidades ellos tienen mucha razón ya que los altos costos en hardware y software son muy evidentes y si no existe un plan de desarrollo de sistemas de información pues los costos se elevan cada vez más, pero en otras oportunidades no tienen razón. Dada la anterior premisa y para evitar inconvenientes con los gerentes que en última instancia son quienes aprueban los proyectos o no, es importante contar con un plan estratégico de sistemas de información. Con ello se evitarán muchos inconvenientes que ciertos o falsos, muchas veces obstruyen el libre desarrollo de la sistematización en un empresa.

Etapas o fases del plan estratégico de sistemas de Información

Etapa No 1: Establecimiento de los requerimientos globales de la información. Se debe establecer cual es la situación añorada o ideal a la cual quiere llegar la empresa en el manejo de la información a través de los sistemas de información. Para la realización de esta etapa contamos con dos métodos: Alinear el plan de sistemas al plan estratégico organizacional Factores claves para el éxito. Alinear el plan de sistemas al plan estratégico organizacional Actividades:

1. Indagar el Plan Estratégico Organizacional.

2. Analizar Cada uno de los componentes del Plan Estratégico

Organizacional: Misión, Objetivos, Estrategias, Plan.

3. Determinar, si por cada uno de los componentes se cumple o no se cumple. Ej: se cumple o no se cumple la misión que tiene la empresa.

4. Si no se cumple, que información necesita para que se cumpla. Y si se cumple con que información se podría mejorar.

5. Determinar el sistema de información.

Factores claves para el éxito Actividades

1. Taller Introductorio.

2. Entrevistas.

3. Consenso de los factores prioritarios.

4. Cada factor prioritario, VARIABLE LOGRO: Es la información que le permite al ejecutivo conocer si se esta obteniendo el cumplimiento del FCE. VARIABLE CONTROL: Son los indicadores que le dan una medida cuantitativa ejercer control sobre los FCE.

5. . Determinar el sistema de información que se va a desarrollar.

Etapa No 2: Situación actual o existente En esta etapa se elabora un documento el cual contiene: el plan del sector o sectores a los cuales pertenece la empresa, estructura (jerárquica y funcional) de la organización, una descripción detallada de las fortalezas y debilidades de la parte o área de sistemas, recurso humano con que cuenta en el campo de los sistema, inventario de Hardware y Software con que cuenta la organización. Esta etapa se puede desarrollar por tres métodos:

� Modelo de Nolan

� Matriz de Mc Farlan y Mc Kenny

� B.S.P

B.S.P (Business System Planning) Pasos o actividades

Identificar los procesos de la empresa. Identificar los datos que se manejan dentro de los procesos de la empresa.

Construir una matriz entre los Procesos de la empresa y la Clase de datos de la empresa. Se debe determinar que proceso es el que CREA (C) los datos y cual proceso es el que los UTILIZA (U). Se realiza una relación entre los procesos y organigrama de la empresa y allí se determina la responsabilidad de cada uno de ellos en los procesos. (Máxima responsabilidad, muy involucrado, algo involucrado). Se realiza un inventario de los sistemas de información que existen y los que están proyectados. Etapa No 3: Arquitectura propuesta

� BSP � FCE

Etapa No 4: Definir la estrategia de procesamiento Es necesario de definir si el equipo y por consiguiente el desarrollo de los programas de computador se van a efectuar de forma Centralizada o si por el contrario se va a dar autonomía a las áreas funcionales Etapa No 5: Asignación de prioridades No se puede desarrollar todo al mismo tiempo, por lo tanto se debe definir prioridades de desarrollo: Para ello se debe tener en cuenta los diversos factores:

Beneficios Cuantificables. Beneficios no Cuantificables. Costos del desarrollo. Factor institucional. El orden natural de los desarrollos.

El riesgo de la institución. Urgencia.

Métodos:

Análisis Costo – Beneficio. Portafolio. Cargar los costos de desarrollo a los usuarios. Comité de usuarios. BSP.

Etapa No 6: Cronograma de desarrollo Con base en las prioridades establecidas y de acuerdo a los recursos se propone un cronograma de desarrollo o asignación del recurso TIEMPO.

Bibliografía

Planeación Estratégica Aplicada de Leonard D. Godstein, Timithy M. Nolan, William Pfeiffer. Mc Graw Hill.

Administración Estratégica de Kenneth J. Albert. Mc Graw Hill.

Sistemas de Información para la toma de decisiones. Cohen Daniel.

Análisis estructurado de sistemas - C. Gane y T. Sarson (El Ateneo)

Fundamentos de sistemas de Información. Chris Edward – John Ward

Problemas específicos Se deben desarrollar paso a paso cada una de las etapas de las cuales se constituye un plan estratégico de sistemas de información. Lo más importantes es determinar que métodos existen por cada una y adquirir la habilidad en desarrollar cada método.

Ejemplos Un Ejemplo del esquema del documento es el siguiente: Estructura del plan de sistemas

Es necesario que al presentar un plan estratégico de sistemas de información lo presentemos en un orden adecuado. Lo aconsejable es el siguiente índice: Índice de temas del documento plan de sistemas

1. Descripción general de la empresa

2. Organización de la empresa

3. Inventario de recursos (Sistemas- situación actual)

4. Organización actual del área de sistemas

5. Plan estratégico organizacional

6. Proyección de la empresa (visión)

7. Plan de Sistemas

7.1. Situación ideal o futura

7.2. Arquitectura propuesta 7.3. Organización de sistemas

7.4. Asignación de prioridades

7.5. Cronograma de actividades

El grupo planificador tiene ciertas tareas o funciones por desarrollar una vez se termine la elaboración del plan. Estas funciones son: Verificar que las actividades del plan de sistemas se desarrollen, e informar sobre el avance. Conseguir los recursos financieros y velar por su buen uso. Modificar las prioridades cuando fuere necesario. Examinar periódicamente los objetivos de la empresa, las restricciones tecnológicas, culturales, financieras y modificar el plan de acuerdo con esta revisión: adecuación del Plan.

Generalidades

Etapas

Estructura del plan de sistemas Es muy importante destacar que un sistema de información bien planeado y dirigido estratégicamente, puede llevar al éxito tanto financiero como a nivel competitivo. Recordemos que un sistema de información permite controlar y

manejar todos los flujos de información dentro de una empresa.

Generalidades La Información herramienta de competitividad:

Reducción de costos

Diferenciación de productos

Catalizador

Fortalecimiento a la toma de decisiones

La planificación de los Sistemas de Información, es un proceso de toma de decisiones el cual consiste en determinar cuales son los sistemas de información que se deben y pueden desarrollar en la empresa. La idea de crear sistemas de información dentro de una empresa es que apoyen al logro de los objetivos de la empresa. Si se logra el cumplimiento de las metas, se logran los objetivos y si se logran los objetivos se logra la misión y visión de la empresa. Lo central del plan de sistemas es identificar claramente las necesidades y determinar a través de un plan el desarrollo desde el punto de vista de sistemas de información para una empresa.

Etapas Los pasos para la planificación estratégica de los sistemas de información son:

Indagar el plan estratégico organizacional.

Determinar cual es la situación ideal a la cual quiere llegar la empresa: Se puede realizar a través de alinear el plan de sistemas al plan estratégico organizacional o a través de la identificación de los factores claves para el éxito. Todo lo anterior lo podemos lograr por medio de entrevistas a los ejecutivos claves para determinar: problemas, oportunidades y necesidades de información. Esta etapa consiste en identificar los "requerimientos de información" o “necesidades de información” de cada una de las actividades o procesos de la empresa. Es innegable que se especifica la información que es generada por cada actividad y qué información requiere para generarla.

Determinar la situación actual o existente. Se puede aplicar el método de la teoría de las etapas, la matriz de Mac Parlan y Mac Kenny o es su defecto el BSP Bussines System planning.

Crear una "Arquitectura de Datos", o sea identificar las "entidades de datos" del negocio, sus atributos, sus relaciones y su dominio. A esto se llama también "Modelo de Datos" y a las relaciones entre las entidades "Modelo Entidad-Relación.

Se debe determinar cual va a ser la estrategia de procesamiento.

Se establece un orden de prioridades de desarrollo de acuerdo a unos factores en cuanto a beneficio cuantificables o no. No todos los desarrollos de sistemas de información se pueden desarrollar a un mismo tiempo, por lo tanto hay que asignar prioridades. Por último se debe determinar por cada sistema de información a desarrollar se determina un tiempo de desarrollo.

Bibliografía FLOREZ Alberto. Planeación Estratégica de Sistemas de información. Editorial Uniandes.

Respuestas a preguntas frecuentes ¿En qué consiste el establecimiento de los requerimientos globales de la información? Consiste en establecer cual es la situación ideal a la cual quiere llegar una empresa en el manejo de la información.

¿Qué documentos son necesarios indagar cantes de comenzar a elaborar un plan estratégico de sistemas de información? Es muy necesario contar con el plan estratégico organizacional, se debe investigar tanto la estructura tanto jerárquica como la funcional.

¿Hay que realizar entrevistas para realizar un plan estratégico de sistemas de información? Si. Para la elaboración del plan estratégico de sistemas de información debemos realizar entrevistas tanto a las personas que hacen parte del sistema como a los entes del entorno que tienen relación con la empresa. Es necesario tener una lista de las personas que van a ser entrevistadas y a cada una de ellas asignarle una fecha y hora específica.

¿Qué es la variable logro? Es la información que le permite al ejecutivo conocer si se esta obteniendo el cumplimiento del FCE.

¿Qué es la variable control? Son los indicadores que le dan una medida cuantitativa que le permite ejercer control sobre los FCE.

¿Cuál podría ser un Factor Clave para el Éxito de tipo tecnológico? De tipo tecnológico podría ser desde la investigación científica que una empresa este desarrollando, hasta la innovación de los procesos de producción como también la experiencia tecnológica que la empresa pueda tener.

¿Se debe realizar un inventario para la elaboración de un plan estratégico de sistemas de información? Si. Es muy importante realizar un inventario. Es determinar que tiene la empresa en cuanto a hardware y software, es determinar si existen sistemas de información, si la empresa cuenta o no con redes de telecomunicaciones.

¿Pueden existir comités de apoyo al grupo planificador? Claro que pueden existir. Se puede contar con un comité de desarrollo, un comité operativo y un comité de sistemas.

¿Cuáles son las características de un estratega, ya que son las mismas que debe tener el líder del grupo planificador? El estratega debe tener un nivel de inteligencia y formación general por encima del promedio. Capacidad analítica, excelente comunicación, dotes de liderazgo, debe ser una persona capaz de comprometerse con constancia en el logro de los objetivos de la empresa.

¿Cuál podría ser un objetivo de un plan de sistemas? Determinar una estrategia tecnológica desde el punto de vistas de la información para la consecución de los objetivos, misión y visión de una organización.

Unidad 4 Planeación Estratégica de los

Sistemas de Información Esta cuarta unidad temática es muy importante debido a que las tecnologías de información son el complemento ideal para llevar a cabo el plan estratégico de sistemas de información. Hoy en día no hay empresa que no quiera estar sistematizada o automatizada ya que la incorporación o no de tecnologías de información en la empresa determinará cual es el potencial a nivel de competitividad que la organización tiene en el mercado o en el sector a la cual dicha empresa pertenece. Por lo tanto es necesario tener conocimientos básicos sobre las tecnologías de información ya que depende de ciertos aspectos técnicos de las empresas para poder determinar cual es la tecnología de información que más le conviene a la organización tanto para el manejo de sus productos como para las actividades administrativas comunes.

Un plan estratégico de sistemas de información es muy importante y determinante para una empresa, no obstante un plan debe seguirse, es decir no solo se debe construir un documento sino que se debe hacer todo lo posible para que ese plan que se diseño se lleve a cabo. Este es uno de los grandes problemas de la planeación de sistemas, todo se queda en un documento y los desarrollos en sistemas se siguen dando de una manera esporádica y sin ningún orden de prioridades y mucho menos como esta estructurado en un plan. Un factor que se debe tener muy en cuenta cuando de gestionar el plan de sistemas se trata, es conocer los elementos más esenciales de las tecnologías de información, como son los sistemas operativos, redes, seguridad informática y por último es importante conocer algo relacionado con los sistemas más relevantes para una empresa como lo son los sistemas de información que apoyan a la toma de decisiones.

Fundamentación Se habla mucho de que las tecnologías de información en la empresa dan un desarrollo alto, pero la única manera de comprobar si la tecnología en realidad le sirve a la empresa o no, es mediante la comprobación de que ha incrementado la rentabilidad, que la operación de la empresa ha mejorado y que existe una determinante minimización de los gastos administrativos, operativos y productivos. Todo esto obviamente representa la eficacia. Las soluciones de tecnologías de información generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización. Las tecnologías de información también mejoran aspectos relacionados con el entorno de una empresa tales como el manejo con los proveedores, imagen de calidad frente al cliente, dando a la empresa ventajas competitivas. A continuación se presenta la definición y los tipos de sistemas de información como apoyo a la toma de decisiones, de acuerdo al libro Sistemas de información para los negocios un enfoque de toma de decisiones tercera edición del autor Daniel Cohen y Enrique Asin, editorial Mc Graw Hill. Un sistema de información se define así: 1“Son un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere durante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un

ambiente de incertidumbre. – Tiempo – Proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible, para decidir lo más adecuado.

Sistema de soporte para la toma de decisiones DSS Un DSS es un sistema de cómputo a nivel directivo de una institución, que combinan los datos y modelos analíticos sofisticados para dar soporte a la toma de decisiones. Características: Interactividad: es un sistema amigable y con respuesta a tiempo real con el responsable de la toma de decisión. Tipo de decisiones: apoya el proceso para decisiones estructuradas y no estructuradas. Frecuencia de uso: utilización frecuente media y alta por parte de la administración, para el desempeño de su función. Variedad de usuarios: diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y talento humano. Flexibilidad: permite acoplarse a una variedad de estilos administrativos. Desarrollo: permite que el usuario desarrolle de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática. Interacción ambiental: interactuar con información externa como parte de los

modelos de decisión. Comunicación Interorganizacional: facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos hacia los niveles operativos y viceversa. Acceso a base de datos: tiene capacidad de acceder información de las bases de datos corporativas. Simplicidad: simple y fácil de aprender y de utilizar por el usuario final. Un DSS es un sistema de cómputo a nivel directivo de una institución, que combinan los datos y modelos analíticos sofisticados para dar soporte a la toma de decisiones.

Sistema de información para ejecutivos EIS Estos sistemas están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización. Permiten el monitoreo y seguimiento por parte de los altos ejecutivos de los factores que le permitirán el éxito a una empresa con acceso fácil a la información interna y externa al negocio - Situación Actual- Beneficios: ayudan a los directivos a analizar, comparar y destacar las tendencias de manera que puedan hacer más fácil el seguimiento del desempeño organizacional e identificar problemas y oportunidades estratégicos. Ellos pueden incrementar el tramo de control de la alta dirección y permitir que la toma de decisiones sea descentralizada. Características Cubren necesidades específicas y particulares de la alta administración. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio. Bases de datos. Sistemas de Información transaccionales. Periódicos o cartas electrónicas. Los ejecutivos empiezan a interactuar con el sistema sin necesidad de

intermediarios. Desarrollo con altos estándares en sus interfaces. Gráficas de alta calidad, información tabulada y en texto. Está soportado por elementos especializados de HW (monitores o videos de alta resolución, sensibles al tacto), impresoras avanzadas

Sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo GDSS Según DeSanctis y Gallupe, Un GDSS es un sistema interactivo basado en computadora para facilitar la solución de problemas no estructurados por un conjunto de personas que toman una decisión trabajando como un grupo (equipo). Estos se desarrollaron en respuesta a la preocupación creciente sobre la calidad y eficacia de las reuniones. Características de un GDSS Existen tres elementos básicos: Hardware: se refiere primero a la instalación donde se realizará la reunión, incluyendo sala, las mesas, las sillas. Tal instalación debe quedar establecida de manera que se permita la colaboración en grupo. Debe incluir el hardware electrónico, como pizarrón con pantalla electrónica, equipo audiovisual y de cómputo. Software: herramientas para organizar ideas captar información, clasificar información y establecer prioridades y otros aspectos de trabajo colaborativo. Persona: hace referencia no solo a los participantes, sino también a un facilitador capacitado en el manejo del HW y SW.

Bibliografía Planeación Estratégica Aplicada de Leonard D. Godstein, Timithy M. Nolan, William Pfeiffer. Mc Graw Hill. Administración Estratégica de Kenneth J. Albert. Mc Graw Hill. Sistemas de Información para la toma de decisiones. Cohen Daniel. Fundamentos de sistemas de Información. Chris Edward – John Ward FLOREZ Alberto. Planeación Estratégica de Sistemas de información. Editorial Uniandes

Problemas específicos Se deben desarrollar paso a paso cada una de las etapas de las cuales se constituye un plan estratégico de sistemas de información. Lo más importantes es determinar qué métodos existen por cada una de las etapas y adquirir la habilidad en desarrollar cada método. Empresa

DSS

American Airlines

Precio y selección de rutas

Champlin Petroleum

Planeación y pronostico corporativos

Equico Capital Corporation

Evaluación de Inversiones

Frito-Lay, Inc.

Sección de precios, publicidad y promoción

General Dynamics

Evaluación de precios

Juniper Lumber Optimización de producción Kmart

Evaluación de precios

National Gypsum

Planeación y pronóstico corporativos

Southern Railway Despacho y direccionamiento de trenes

Texas Oil and Gas Corporation

Evaluación de puntos potenciales de perforación

United Airlines

Programación de Vuelos

U.S. Department of Defense Análisis de contratos de defensa

¿Qué es tecnología? El término tecnología viene del griego technologuía, de téchne, arte, y logos, tratado. Es la aplicación sistemática de conocimientos estructurados o científicos a tareas prácticas.

¿Cuáles son las funciones necesarias para conseguir una eficiente gestión tecnológica? Funciones activas y funciones de apoyo.

¿Qué se necesita para una buena gestión? Reconocer las oportunidades (entorno), reconocer las amenazas (entorno), capacidad de adquirir y desarrollar los recursos tecnológicos, capacidad de asimilar las tecnologías que se incorporen, aprender de las experiencias.

Cuáles son las etapas por la que pasa una tecnología en una empresa? Las etapas pueden ser las siguientes: emergente, crecimiento, madurez, saturación y obsolescencia.

¿Cuáles son los tipos de tecnología según un punto de vista estratégica? Tecnologías claves, tecnologías básicas y tecnologías emergentes.

¿Cuáles son los tipos de tecnología según el punto de vista de un proyecto? Tecnologías imprescindibles, convenientes y auxiliares.

¿Qué son los mapas tecnológicos? Se constituyen en representaciones visuales del estado de la tecnología en un ámbito o área determinada y presentan gráficamente de forma sintética, las tecnologías en que se ha investigado más y en consecuencia, publicado y patentado más en un período determinado.

¿Qué es la prospectiva tecnológica? Sirve para comprender y explicar la evolución de una tecnología en el futuro próximo, lo que permite anticiparse a los efectos negativos que sobre su actividad puede tener y aprovechar las oportunidades que la misma ofrece.

¿En qué consisten las patentes defensivas? Están dirigidas a hacer más difícil la progresión de los competidores o a inducirles una línea de investigación que se conoce a priori que no conduce a resultados exitosos.

¿Qué es la gestión de competencia? Permite almacenar los conocimientos acumulados por los profesionales de la empresa, garantizar el acceso a este patrimonio y difundirlo a los efectos que sea compartido por todos los miembros de la misma.