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PLANEACION ESTRATEGICA 2014 - 2018:

/

"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAIS * *

EN TERMINOS DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO"

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

DICIEMBRE DE 2014

Código: DE-F-14 V2

-C lF b PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS

EN TÉRMINOS DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO”

Código: DE-G-03AGENCIA NACIONAL DE J 1

1 R É l DEFENSA JURIDICA DEL ' .V i ' Versión: 0Pág.: 2 de 33

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Adriana María Guillén Arango

Directora General

Isabel Abello Albino

Secretaria General

Mariana Martínez Cuéllar

Directora de Gestión de Información

Diana Fajardo Rivera

Directora de Políticas y Estrategias para la Defensa Jurídica

Claudia Argenis Linares Prieto

Subdirectora de Acompañamiento a los Servicios Jurídicos

Luisa Alexandra Torres

Directora de Defensa Jurídica

Diana Carolina Enciso Upegui

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Hugo Alejandro Sánchez Hernández

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Miguel Ángel Espinosa Ruíz

Jefe Oficina de Control Interno

EQUIPO DE TRABAJO Oficina Asesora de Planeación

Ana Margarita Araujo Ariza

Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Juan José Vargas Puerto

Juan Nicolás Solano Ávila

Javier Plazas Echeverri

Maria del Pilar Corredor

Código: DE-F-14 V2

--- j PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS


Código: DE-G-03AGENCIA NACIONAL DE 3 i I 1 DEFENSA JURIDICA DEL '¿jP 3IUI |Ti >3 # ESTADO Versión: 0

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN 5

1. ROL ESTRATÉGICO DE LA AGENCIA 7

2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA 10

2.1. MISIÓN 10

2.2. VISIÓN 11

2.3. FOCOS ESTRATÉGICOS 11

2.3.1.Incrementar la eficacia y la eficiencia de la gestión interna de la Agencia 12

2.3.2.Consolidar el sistema de información 12

2.3.3.Desarrollar y difundir políticas y estrategias de defensa jurídica de la Nación 13

2.3.4.Desarrollar la capacidad de defensa jurídica de las entidades 13

2.3.5.Posicionar a la Agencia en su rol institucional 14

2.3.6.Intervenir judicial y extrajudicialmente y contribuir a la recuperación

de recursos públicos 14

2.3.7.Generar victorias tempranas 14

2.4. ESTRUCTURA 15

2.5. VALORES CORPORATIVOS 15

3. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO 16

3.1. ANÁLISIS EXTERNO 17

3.1.1.AMENAZAS 17

3.1.2.OPORTUNIDADES 18

3.1.3.RIESGOS 18

3.1.4.ASPECTOS ADICIONALES 19

3.2. ANÁLISIS INTERNO 19

3.2.1.FORTALEZAS 19

3.2.2.DEBILIDADES 20

Elaboró Revisó AprobóJesús Mauricio Beltrán JaramilloContratista Oficina A sesora de Planeación

Diana Carolina Enciso UpeguiJefe Oficina A sesora de Planeación

Adriana María Guillen ArangoD irectora General ANDJE

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Código: DE-G-03AGENCIA NACIONAL DE 3 i

I 1 DEFENSA JURIDICA DEL d F 3 I U I i T i > 3 # ESTADO Versión: 0

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4. DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2014-2018 21

4.1. POLÍTICAS Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 22

4.1.1.POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 22

4.1.2.POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 23

4.1.2.1. Gestión misional y de gobierno. 23

4.1.2.2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano 24

4.1.2.3. Gestión del talento humano 25

4.1.2.4. Eficiencia administrativa 26

4.1.2.5. Gestión financiera 27

5. DESPLIEGUE DEL PLAN ESTRATÉGICO 2014 - 2018 31

6. SEGUIMIENTO Y CONTROL 31

REFERENCIAS DOCUMENTALES 32




Código: DE-F-14 V2

-C lF b PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS


Código: DE-G-03AGENCIA NACIONAL DE J 1

1 R É l DEFENSA JURIDICA DEL ' .V i ' Versión: 0Pág.: 5 de 33

PRESENTACIÓN

La Planeación Estratégica de La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado, ANDJE, se enfoca en el cumplimiento de su objetivo principal: "la Agencia

Nacional de Defensa Jurídica tiene como objetivo el diseño de estrategias, planes

y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensa jurídica de la

Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación

y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas

por parte de servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la extensión

de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que

aseguren la adecuada implementación de las mismas, para la defensa de los

intereses litigiosos de la Nación”1 y en el desarrollo cabal de sus funciones en lo

relacionado con las políticas, con la coordinación de la defensa y con el ejercicio

de la representación.

La Agencia viene desarrollando un proceso de Planeación Estratégica que se

revisa y actualiza anualmente; en el mes de septiembre de 2014 se adelantó la

revisión del Plan Estratégico 2014 - 2018, para el cual se tuvo en cuenta que con

el nuevo período presidencial se realizará un Plan Nacional de Desarrollo el cual

se divulga, generalmente, entre los meses de abril y mayo del primer año de

gobierno, 2015 y por ende genera cambios en el Plan del Sector de Justicia y del

derecho. Lo anterior significa que, en gran medida, se mantuvieron los referentes

vigentes a la fecha de realización de la actualización del Plan Estratégico.

A continuación se presenta el Plan Estratégico Institucional 2014 - 2018

"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS EN TÉRMINOS DE DEFENSA JURÍDICA

DEL ESTADO”, que resultó de un proceso de construcción participativa de todos

los directivos, los enlaces de cada dependencia y del aporte, donde correspondió,

de todos los funcionarios de la Agencia

1 Artículo 2 del Decreto 4085 de 2011

Código: DE-F-14 V-2

--- j PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 “CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS

EN TÉRMINOS DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO"



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Para la actualización del Plan Estratégico se tomaron las políticas de desarrollo

administrativo En la primera parte aparece el resultado del proceso de planeación,

es decir, la misión, visión, valores, política del sistema integrado de gestión, los

focos estratégicos con sus respectivos retos para la vigencia del plan, el mapa

estratégico 2014, el plan de acción anual 2014 y los planes operativos anuales por

dependencia; en la segunda parte se presenta el desarrollo del proceso de

planeación que, como ha sido siempre, contó con el compromiso y liderazgo de la

Dirección General, la orientación de la Oficina Asesora de Planeación y la

participación activa y comprometida de todos los directivos de la Agencia y de sus

equipos de trabajo.

El Plan Estratégico 2014 - 2018 de la ANDJE, tiene como propósito continuar con

el fortalecimiento del modelo de gobernabilidad de la Agencia, a través del

continuo mejoramiento de la administración pública y la transparencia, acorde a

uno de los objetivos centrales del gobierno, que consiste en implantar la práctica

de la transparencia en todas las esferas del estado a través de esquemas

efectivos de rendición de cuentas, lo que permite mostrar la gestión de la Agencia

a la ciudadanía en general de manera ordenada y articulada.

Mediante el Plan Estratégico desarrollado, acatando la normatividad que rige los

deberes y obligaciones institucionales, la Agencia continuará su proceso de

consolidación centrando sus esfuerzos en lograr de manera oportuna y

transparente, el cumplimiento de la misión para la cual fue creada y el logro de la

visión que se estableció. Finalmente, el compromiso y participación activa de

todos y cada uno de los funcionarios de la ANDJE serán determinantes para el

logro de los objetivos trazados para la vigencia.




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I 1 DEFENSA JURIDICA DEL d P 3 I U I i T i > 3 # ESTADO Versión: 0

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1. ROL ESTRATÉGICO DE LA AGENCIA

La gestión de la defensa jurídica del Estado ha sido una preocupación clave en

Colombia. Desde el año 2000, se ha subrayado la necesidad de esbozar una

política pública orientada a: (i) controlar los procesos que se adelantan contra la

Nación; (ii) sistematizar la información relacionada con la actividad litigiosa de la

Nación; (iii) unificar las estrategias de defensa jurídica de los intereses del Estado;

y (iv) determinar los criterios de actuación, seguimiento y responsabilidades en los

casos en que la Nación es parte procesal. Asimismo, el Fondo Monetario

Internacional ha coincidido en la importancia de fortalecer la defensa jurídica del

Estado en el marco del compromiso del país con la estabilidad macroeconómica y

fiscal2.

La insuficiente efectividad en el desempeño de la defensa jurídica del Estado tiene

un impacto directo sobre las cuentas públicas. Una tasa elevada de sentencias

desfavorables incide en los pagos que debe afrontar el país para resarcir las

reparaciones e indemnizaciones que dicten los tribunales3.

La creación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se formalizó

por medio del Decreto 4085 de Noviembre 1 de 2011, Por el cual se establecen

los objetivos y la estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado.

En el capítulo 1 de dicho Decreto se establecen los Objetivos y Funciones de la

Agencia de la siguiente manera:

2 Documento del Banco Interamericano de Desarrollo Colombia, Programa de Fortalecimiento a La Defensa Jurídica del Estado, (Co-L1097), Propuesta de Préstamo3 Ibid 2.




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Artículo 1°. Naturaleza jurídica4. La Unidad Administrativa Especial Agencia

Nacional de Defensa Jurídica del Estado es una entidad descentralizada del orden

nacional, que forma parte de la Rama Ejecutiva, con personería jurídica,

autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de

Justicia y del Derecho.

Artículo 2°. Objetivo5. La Agencia tendrá como objetivo el diseño de estrategias,

planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensa jurídica

de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación,

evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas

antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la

extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones

que aseguren la adecuada implementación de las mismas, para la defensa de los

intereses litigiosos de la Nación.

A fin de tipificar el rol estratégico de la Agencia se destacan los siguientes

aspectos6:

• La naturaleza descentralizada de la Agencia no limita per se sus

competencias respecto de otras entidades públicas de diferentes órdenes,

ramas o niveles.

• La defensa jurídica como política pública puede ser deconstruida en sus

partes, lo cual implica su comprensión en por lo menos siete pilares (i) la

prevención del daño antijurídico,(ii) la defensa de intereses litigiosos o

defensa judicial, (iii)la gestión del conocimiento, (iv)la utilización de

4 Art. 1 Decreto 4085 del 1 de Noviembre de 20115 Art. 2 Decreto 4085 del 1 de Noviembre de 20116 Análisis de Competencias y Funciones de la ANDJE. Informe final - compendio normativo y propuestas de reforma. Gloria Maria Borrero Restrepo. Contrato BID 02/2014



Adriana María Guillen ArangoDirectora General ANDJE

Código: DE-F-14 V2





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mecanismos alternativos de solución de conflictos,(v) los efectos fiscales de

sentencias y conciliaciones y la recuperación de dineros públicos por vía de

repetición, (vi) la extensión de jurisprudencia y (vii) la defensa jurídica

internacional.

• En la política de defensa jurídica del Estado participan diversos actores

públicos que pueden identificarse en cada uno de sus pilares.

• El pilar de prevención del daño antijurídico es el único en el que la Agencia

tiene competencias en materia de formulación de política pública, aunque

dicha competencia no es exclusiva.

• La Agencia es responsable de la administración, control y procesamiento de

la información y la evaluación de los resultados d ela defensa jurídica del

Estado y del cumplimiento de sentencias y conciliaciones.

• Aunque los protocolos y lineamientos que expida la Agencia son directrices

generales que en principio no tienen fuerza vinculante, en el caso del pilar

de defensa judicial los mismos son de obligatorio seguimiento para las

entidades del orden nacional.

• La Agencia puede intervenir en cualquier proceso donde sea parte una

entidad pública o donde se considere necesario defender los intereses

patrimoniales del Estado.

• La Agencia no es una entidad asesora ni un órgano consultivo de las

entidades públicas.

• En relación con el uso de MASC el alcance de sus competencias varía

dependiendo del nivel de intervención que se prevé pata la Agencia.

• La defensa jurídica del Estado en asuntos internacionales no es exclusiva

de la Agencia y su participación varía dependiendo de la materia específica

y de los niveles en los que intervenga.

• Además de las funciones establecidas en la norma de su creación. La

Agencia tiene a su cargo otras asignadas en principio al Ministerio deElaboró Revisó Aprobó

Jesús Mauricio Beltrán JaramilloContratista Oficina A sesora de Planeación



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Justicia y del derecho. Es así como, con posterioridad a su creación, le

fueron asignadas otras funciones adicionales tales como la asignación de

competencias en materia de asesoramiento a entidades territoriales de

categoría 4 a 6(Ley 1551 de 2012), en materia de extensión de

jurisprudencia, intervención en procesos y notificaciones de demandas y

solicitudes de conciliación de entidades públicas (Ley 1564 de 2012), y en

materia de arbitraje nacional e internacional (Ley 1563 de 2012).

2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA

En el punto anterior se describen los objetivos y funciones de la Agencia; a

continuación se presentan: Misión, Visión, Focos Estratégicos, Estructura y

Valores Corporativos.

2.1 MISIÓN

Liderar la defensa jurídica de la Nación a través de la generación de conocimiento

que permita a las entidades públicas prevenir el daño antijurídico y fortalecer la

defensa de los intereses litigiosos del Estado, con el fin de garantizar los

derechos constitucionales y optimizar los recursos públicos en beneficio de los

colombianos.

2.2 VISIÓN

En el 2018 la ANDJE habrá logrado fortalecer la gestión de defensa jurídica de la

Nación y contribuido a la eficiencia fiscal del Estado.




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2.3 FOCOS ESTRATÉGICOS

Dado que es fundamental que la ANDJE concentre su energía y esfuerzo en lo

que es prioritario, se definieron los siguientes focos estratégicos para la vigencia

2014 - 2018:

• Incrementar la eficacia y la eficiencia de la gestión interna de la Agencia

• Consolidar el sistema de información

• Desarrollar y difundir políticas y estrategias de defensa jurídica de la Nación

• Desarrollar la capacidad de defensa jurídica de las entidades

• Posicionar a la Agencia en su rol institucional

• Intervenir judicial y extrajudicialmente y contribuir a la recuperación de

recursos públicos

• Generar victorias tempranas

En la figura 1 se presenta de manera gráfica los focos estratégicos definidos y su

relación con la Visión de la ANDJE:




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- f V f a PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 “CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS




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A continuación se describe qué se pretende lograr en cada uno:

2.3.1 Incrementar la eficacia y la eficiencia de la gestión interna de la Agencia:

• Contar con los procesos, la estructura y los recursos que garanticen la

eficacia y eficiencia de la operación interna de la ANDJE.

2.3.2 Consolidar el sistema de información

• Lograr un mecanismo racional que nos permita tener la información que

nuestro negocio requiere sin que nos genere una vinculación procesal que

resulta ser perjudicial para la entidad.




Código: DE-F-14 V2





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• Contar con información relevante, suficiente, confiable y segura

• Proveer herramientas gerenciales para apoyar la actividad litigiosa de las

entidades

• Poder hacer inteligencia de negocios

• Garantizar acceso al sistema de información a los usuarios autorizados

2.3.3 Desarrollar y difundir políticas y estrategias de defensa jurídica de laNación

• Identificar y priorizar los problemas estructurales que generan mayor

litigiosidad, mayor riesgo fiscal y mayor probabilidad de pérdida

• Generar un marco de acción estratégico en las diferentes etapas del ciclo

que puedan ayudar a contrarrestar los problemas estructurales

identificados.

2.3.4 Desarrollar la capacidad de defensa jurídica de las entidades

• Que el 100% de las Entidades públicas del orden nacional con mayor riesgo

fiscal y/o mayor litigiosidad cuenten con un sistema efectivo de gestión de

la defensa jurídica de la Nación que sea replicable inicialmente a todo el

nivel nacional

• Contar con un sistema de incentivos a la gestión de las entidades en lo

relativo a la defensa Jurídica de la Nación.




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2.3.5 Posicionar a la Agencia en su rol institucional

• Posicionar de manera estratégica y efectiva, la imagen de la Agencia de

conformidad con el rol definido.

• Comunicar de manera efectiva el que hacer de la Agencia.

• Fortalecer la percepción de logro de la Agencia en el entorno.

• Generar la cultura de la defensa jurídica de la Nación a través de la

Transmisión de los conocimientos generados por la Agencia.

2.3.6 Intervenir judicial y extrajudicialmente y contribuir a la recuperación de recursos públicos

• Crear un sistema de identificación y valoración de los procesos en los

cuales, excepcionalmente, debe intervenir o acompañar a las entidades en

desarrollo de su estrategia de defensa.

• Hacer una intervención judicial efectiva.

• Hacer un acompañamiento efectivo.

2.3.7 Generar victorias tempranas

• Visibilizar los logros, avances e impacto en la gestión misional de la

Agencia

• Crear la cultura de orientación al logro al interior de la Agencia




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2.4 ESTRUCTURA

Consejo Directivo

Oficina de Control Interno

Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora de Planeación

Dirección General

Secretaría General

Dir de Gestión de la Información

Dir de Defensa Jurídica

Dir de Políticas y Estrategias para la Defensa Jurídica

Subdirección de Acompañamiento a los

Servicios Jurídicos

Figura 2 Organigrama de la ANDJE

'Por la íuítJ se adoptn el Códibit ÉtÑtay Uuvtr Gírbierit ü de la Agencia Netcfon al de Defensa Jitritíicu díí Estado y se? dícíím otra s disposiciones''

2.5 VALORES CORPORATIVOS

Mediante Resolución No 178 de julio de 2014, "Por la cual se adopta el Código de

Ética y Buen Gobierno de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y se

dictan otras disposiciones”, la Agencia adoptó los valores: Pasión por la

excelencia, integridad y solidaridad.




Código: DE-F-14 V2





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VALOR DEFINICIÓN

PASIÓN POR LA

EXCELENCIA

Fuerza interior que lleva a las personas

ordinarias a generar resultados

extraordinarios porque orientan sus

decisiones y actuaciones al resultado, al

mejoram iento continuo e innovación, al

aprovecham iento de oportunidades y a la

transform ación de las d ificu ltades, con el

fin último de prestar un servicio de calidad

sobresa liente al Estado y a los grupos de

interés

INEGRIDAD

La integridad es la capacidad o facultad

de un individuo de actuar, pensar, sentir y

se r en todas las circunstancias personales

e institucionales, lo más honesto,

confiable, s incero y recto posible, para ser

ejemplo de vida y comportam iento tanto

en la entidad como en el entorno más

cercano.

SOLIDARIDAD

Sentim iento de unidad que impulsa a las

personas a prestarse ayuda mutua, a la

cooperación y al compañerismo,

trabajando en equipo para saca r adelante

metas e intereses comunes y adoptando

una forma de comportam iento que acarrea

beneficios para la vida individual y de la

entidad.

Tabla 1 Valores corporativos

3. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

La realización del diagnóstico estratégico se realiza para identificar los factores

internos y externos que afectan o determinan la operación de la Agencia y el

cumplimiento de sus funciones. Este diagnóstico supone un ejercicio de reflexión y

análisis en torno a las debilidades y fortalezas de la institución (factores internos) y




Código: DE-F-14 V2

- fV fa PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 “CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



f j g f l DEFENSA JURIDICA DEL j Q Versión: 0Pág.: 17 de 33

a las amenazas, las oportunidades y riesgos de su entorno (factores externos),

esta revisión se constituye en un insumo para la formulación de los objetivos y

acciones que componen tanto el Plan de Acción Anual como los POA'S por

Dependencia. Lo anterior tomando como base la actualización del Análisis

Estratégico realizado a finales del año 2013 y con fundamento en la misión y la

visión articulados con los compromisos sectoriales e institucionales del Plan

Nacional de Desarrollo, obteniendo, los siguientes resultados:

3.1 ANÁLISIS EXTERNO

3.1.1 AMENAZAS

FACTORES EXTERNOS

AMENAZAS

1 La inestabilidad e inseguridad jurídica.

2 Renuencia para el suministro de información

3 Generación de alta litigiosidad.

4 Deficiencia en la capacidad técnica del recurso humano externo

5 Desestímulo del uso de los mecanismos alternativos de solución de conflictos

6 Falta de cultura en el manejo de la información judicial

7 La no destinación de recursos económicos de las EPON, regiones y departamentos a la Defensa Jurídica del Estado

Tabla 2 Amenazas Institucionales




Código: DE-F-14 V2





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3.1.2 OPORTUNIDADES

FACTORES EXTERNOS

1 Incremento del conocimiento de la Agencia en entidades externas

2 Apoyan a la inversión de la entidad y a la ejecución de crédito BID

3 Las Entdades externas que integran el Consejo Directivo.

OPORTUNIDADES 4 Apoyo y colaboración técnica del BID para la ejecución del proyecto.

5Algunas Entidades están desarrollando estrategias en materia de defensa y conciliación en problemáticas

6 Incremento de Entidades que brindan información sobre los asuntos y acciones que ha desarrollado la Agencia

7 Posibilidad de promover y coordinar la coordinación interinstitucional.

Tabla 3 Oportunidades Institucionales

3.1.3 RIESGOS

FACTORES EXTERNOS






RIESGOS 6 Falta de cultura en el manejo de la información judicial

7La no destinación de recursos económicos de las EPON, regiones y departamentos a la Defensa Jurídica del Estado

8 Alta rotación en las entidades de los usuarios del sistema

9Una alta expedición normativa donde se asignan funciones adicionales a la Agencia sin que ésta cuente con la capacidad organizacional para ello o sin que

# Posibles ataques informáticos

Tabla 4 Riesgos ExternosElaboró Revisó Aprobó




Código: DE-F-14 V2

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 “CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



I 1 DEFENSA JURIDICA DEL d F 3 I U I i T i Versión: 0■ a Pág.: 19 de 33

3.1.4 ASPECTOS ADICIONALES

Adicionalmente, dados los referentes utilizados para a realización de la

actualización de la Planeación Estratégica 2014-2018 realizada a finales del año

2013 y el reciente cambio de Gobierno que a la fecha de la revisión no había

generado formalmente el nuevo Plan Nacional de Desarrollo, surgieron los

siguientes aspectos adicionales a tener en cuenta:

FACTORES EXTERNOS

ASPECTOS

ADICIONALES

1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO2 GESTIÓN DE DEFENSA A NIVEL TERRITORIA3 DEFENSA JURÍDICA A NIVEL INTERNACIONAL4 PARTICIPACIÓN CIUDADANA5 POSCONFLICTO

6DESARROLLO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO JURÍDICO

Tabla 5 Aspectos Adicionales para la reflexión

3.2 ANÁLISIS INTERNO

3.2.1 FORTALEZAS

Varias de las fortalezas con las que cuenta la institución actualmente, se

relacionan con las capacidades y avances que ha desarrollado desde el inicio de

sus operaciones y para potenciar estas fortalezas se requieren estrategias que

permitan avanzar en las buenas prácticas y experiencias exitosas.




Código: DE-F-14 V2

- fV fa PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 “CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



f j g f l DEFENSA JURIDICA DEL j Q Versión: 0Pág.: 20 de 33

FACTORES INTERNOS

1 Directivos con amplia experiencia en el sector público

2 Alta comprensión del negocio

3 Alto sentido de compromiso con el logro de los objetivos

FORTALEZAS4 Equipo directivo multidisciplinario

5 Aprovechamiento de la tecnología disponible

6 Tenemos la persona adecuada en el cargo indicado

7 Capacidad para convocar entidades y personas relacionadas con la defensa jurídica del Estado

8 Capacidad para lograr el apoyo de las personas y entidades clave para el éxito de la gestión d ela Agencia

Tabla 6 Fortalezas Institucionales

3.2.2 DEBILIDADES

FACTORES INTERNOS

1 Alta dependencia de actores externos para mantener el sistema actualizado

2 Recurso humano insuficiente en las áreas

3 Falta comuicación asertiva

DEBILIDADES4 No se logra eco en interlocutores externos

5 Bajo Nivel de apoyo de los sistemas de información a la toma de decisiones

6 Infraestructura debil e insuficiente en cuanto a capacidad

7 Bajo nivel de desarrollo en las competencias clave del negocio

8 Baja capacidad para influenciar entidades y personas usuarias relacionadas con la defensa jurídica del Estado

Tabla 7 Debilidades InstitucionalesElaboró Revisó Aprobó




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- f V f a PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



1 1 DEFENSA JURIDICA DEL t g 3 I U I | T i Versión: 0Pág.: 21 de 33

4. DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2014-2018

Dado que el ejercicio se trató de una revisión y actualización del Plan Estratégico

2014 -2018, además del contenido se hicieron modificaciones de forma, las cuales

aparecen en la figura 3:

Figura 3 Cambios realizados en la estructura del Plan Estratégico 2014 -2018

Como se aprecia en la figura anterior, para el año 2015 se incluyen la Política del

Sistema Integrado de Gestión Institucional y las cinco Políticas de Desarrollo

Administrativo como guías fundamentales para la definición de los objetivos

estratégicos; adicionalmente, con el objetivo de simplificar y darle una connotación

menos operativa, en el Plan de Acción Anual no se incluyen acciones y éstas asan

a hacer parte de cada uno de los Planes Operativos Anuales de cada

Dependencia, habiéndose eliminado de éstos las actividades.




Código: DE-F-14 V2




I 1 DEFENSA JURIDICA DEL '¿ jP 3 I U I | T i > 3 # ESTADO Versión: 0

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En el anexo 1 "El proceso de la Planeación Estratégica 2014 - 2018” se presentan

los formatos que la Oficina Asesora de Planeación diseñó para facilitar y

estandarizar el proceso.

El Plan ESTRATÉGICO 2014 - 2018 fue actualizado por su equipo directivo,

basándose en seis políticas fundamentales: la Política del Sistema Integrado de

Gestión y las cinco Políticas de Desarrollo Administrativo enunciadas en el

Decreto 2482 de 2012, artículo 3°.

Cabe Anotar que la Agencia, en aras de optimizar su operación interna, ha

promulgado algunas políticas adicionales que orientan el quehacer cotidiano de

sus funcionarios.

4.1 POLÍTICAS Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

4.1.1 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

"La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado-ANDJE, se compromete a

adelantar su gestión atendiendo las directrices establecidas por el Gobierno

Nacional, apoyar la definición, divulgación e implementación de políticas,

estrategias, planes y acciones que aseguren la defensa de los intereses litigiosos

de la nación y la protección efectiva del patrimonio público.

Las acciones adelantadas por la entidad se enmarcan en los principios éticos

establecidos en la Constitución Política y la mejora continua de su Sistema

Integrado de Gestión Institucional en términos de eficiencia, eficacia y efectividad,

con el propósito de superar las necesidades y expectativas de sus clientes”.




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Esta política es transversal y orienta de manera integral el quehacer de la Agencia.

Por tal razón se muestra en la figura xxx en la parte izquierda articulando todos los

focos y objetivos estratégicos.

4.1.2 POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

4.1.2.1 Gestión misional y de gobierno.

Orientada al logro de las metas establecidas, para el cumplimiento de su misión y

de las prioridades que el Gobierno defina. Incluye, entre otros, para las entidades

de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, los indicadores y metas de Gobierno

que se registran en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno-SISMEG,

administrado por el Departamento Nacional de Planeación-DNP.




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POLITICAS FOCOS OBJETIVOS META DEL OBJETIVO

G enerar v ic to rias tem pranas

Ser reconocido com o un re fe re n te

d e n tro del G ob ie rno Nacional p o r su carácter técn ico y especia lizado en la

defensa juríd ica

Lograr que el 100% de las en tidades

encuestadas ca lifiq u en el n ive l tecn ico y especia lizado de la Agencia con un pun ta je

del 90% o superio r.

In te rv e n ir ju d ic ia l y e x tra ju d ic ia lm e n te y c o n tr ib u ir a la

recuperación de recursos púb licos

Lograr una e fec tiva partic ipac ión de la ANDJE en los procesos en los cuales

in te rvenga o acompañe

In c id ir p os itiva m e n te en el é x ito en los procesos estra tég icos, en los cuales

e xcepc iona lm en te in te rvenga o acom pañe.C on tr ib u ir al d esa rro llo de la

capacidad de defensa juríd ica de las en tidades

P rom over la im p le m en tac ió n del m o de lo ó p tim o de gestión

Forta lecer las capacidades tecnicas de los servic ios ju r id ic o s en las 20 en tidades de

m ayor lit ig ios id a d .

C on tr ib u ir al d esa rro llo de la

capacidad de defensa juríd ica de las en tidades

Acom pañar y fo rta le c e r los servic ios

ju ríd icos

C ubrir el 100% de las en tidades program adas en activ idades de

fo rta le c im ie n to de las capacidades y destrezas de los operadores ju ríd icos para el

e je rc ic io de la defensa juríd ica de la Nación

In te rv e n ir ju d ic ia l y

e x tra ju d ic ia lm e n te y c o n tr ib u ir a la

recuperación de recursos púb licos

G enerar estra teg ias de defensa eficaces

en casos concretos

D esarro lla r p ro toco los y lin e a m ie n to s para

la defensa ju ríd ica en los casos especificos

Posicionar a la Agencia en su rol ins tituc io n a l

O p tim izar la in teracc ión con las

en tidades claves para la gestión de la ANDJE

Lograr el acercam iento con resultados

pos itivos en el 100% de las en tidades que se p rio ricen com o claves para la gestión de la

Agencia en el 2015

Conso lidar el s istem a de in fo rm ac ión

G estionar la d isp o n ib ilid ad de la

in fo rm ac ión litig iosa con estándares de calidad y o p o rtun ida d , para la tom a de

decis iones estra tég icas ta n to a n ive l

in te rn o com o exte rn o

Realizar in fo rm e s secto ria les que perm itan

conta r con in fo rm ac ión de calidad de la ac tiv idad litig iosa y sea u til para los sectores

d e fin id os

C onso lidar el s istem a de in fo rm ac ión

P rom over la aprop iac ión y el aprovecham ien to de las TIC aplicables

D esarro lla r el 100% de las activ idades

estab lecidas en el p lan estra teg ico de tecno log ia e in fo rm a c ió n - PETI para la

v igencia

D esarro llar y d ifu n d ir políticas y

estrateg ias de defensa juríd ica de la

Nación

Generar lin e a m ie n to s para la fo rm u lac ión de p o liticas de prevención

del daño a n tiju ríd ico y lin e a m ie n to s genera les de defensa.

Que las 20 en tidades con m ayor litig ios id a d

establezcan sus p o liticas ajustadas a los

lin e a m ie n to s d e fin id o s p or la ANDJE

C on tr ib u ir al d esa rro llo de la capacidad de defensa juríd ica de las

D esarro lla r un m o de lo de gestión del co no c im ie n to

Im p lem e n ta r la fase 1 del p royecto de la com unidad ju ríd ica del co no c im ie n to

Conso lidar el s istem a de in fo rm ac ión

D esarro lla r func iona lidades en el s istem a de in fo rm ac ión program ados

para la vigencia

Poner en marcha la segunda fase de eKogui y Contar con la estra teg ia de desarro llo de

p la ta fo rm a tecno lóg ica

Tabla 8 Focos y Objetivos Política de Desarrollo Administrativo 1

4.1.2.2 Transparencia, participación y servicio al ciudadano

Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública.

Permite la participación activa de la ciudadanía en la toma de decisiones y su




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 25 de 33

acceso a la información, a los trámites y servicios, para una atención oportuna y

efectiva. Incluye entre otros, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y

los requerimientos asociados a la participación ciudadana, rendición de cuentas y

servicio al ciudadano.

POLÍTICA FOCOS OBJETIVOS META D EL OBJETIVO

2. T

ransp

are

nci

a,

par

tici

pac

ión

y se

rvic

io

al c

iudad

ano

P o s ic io na r a la agencia en su rol

in s titu c io n a l

D e sa rro lla r m ecan ism os de

com un icación e fectiva

D e sa rro lla r el 100% del p lan de com unicación de la

Agencia program ado para la v igencia


4.1.2.3 Gestión del talento humano

Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos buscando la

observancia del principio de mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo

de competencias, vocación del servicio, la aplicación de estímulos y una gerencia

pública enfocada a la consecución de resultados. Incluye, entre otros el Plan

Institucional de Capacitación, el Plan de Bienestar e Incentivos, los temas

relacionados con Clima Organizacional y el Plan Anual de Vacantes.




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 26 de 33

POLÍTICA FOCOS OBJETIVOS META D EL OBJETIVO3. G

estió

n del

tale

nto

hum

ano

G e ne ra r v ic to ria s tem pranas

Promover el com prom iso ind iv id ua l y la

cu ltura o rien tada al logro de re su ltado s

co lectivos

Lograr que se cumpla el 100% de los retos e stab le c id o s

para el periodo

3. G

estió

n del

tale

nto

hum

ano,

4. Ef

icie

nci

a

adm

inis

trativa

,

5. G

est

ión

financi

era In c rem en ta r la e fica c ia y la

e fic ien c ia de la gestión in terna de la

Agencia

Fo rta le ce r la gestión in terna de la

Agencia

Cum p lir con el 100% de las acc iones p ropuestas en el

p lan de fo rta le c im ien to de la gestión in terna de la

Agencia


Tal como se aprecia, el objetivo "Fortalecer la gestión interna de la Agencia” se

relaciona con las políticas de desarrollo administrativo 3 y 5.

4.1.2.4 Eficiencia administrativa

Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos,

procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito

de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al

entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y

oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los

objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con gestión de

calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites,

modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión

documental.




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 27 de 33

POLÍTICA FOCOS OBJETIVOS META D EL OBJETIVO

a

cn taa; ¿ fi ini E. im 4 d

a

Con so lid a r el s is tem a de

info rm ación

Promover la ap rop iac ión y el

ap rovecham ien to de la s TIC ap lic a b le s

D e sa rro lla r el 100% de las a ctiv id ades e s ta b le c id a s en

el p lan estra teg ico de tecno log ia e in fo rm ac ión- PETI

para la v igencia

3. G

estió

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tale

nto

hum

ano,

4. Ef

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a

adm

inis

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,

5. G

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financi

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Agencia


Agencia



Agencia

2 , a;

aic v ta,i cnei eiicn t r ati nnai

S £ -o

4 d es a G

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In crem en ta r la e fica c ia y la


Agencia

Fo rta le ce r el S istem a Integrado de

G estión In stitu c io na l - SIGI

Fo rta le ce r el S istem a Integrado de G estión

In st itu c io n a l - SIGI im p lem en tado en la Agencia a

traves de un p lan e stab le c id o


Tal como se aprecia, el objetivo "Fortalecer la gestión interna de la Agencia” se

relaciona con las políticas de desarrollo administrativo 3, 4 y 5 y el objetivo

"Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI” se relaciona con

las políticas de desarrollo administrativo 4 y 5.

4.1.2.5 Gestión financiera

Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de

acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Integra las actividades

relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, la gestión de proyectos de

inversión y la programación y ejecución del presupuesto. Incluye, entre otros, el

Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, programación y ejecución

presupuestal, formulación y seguimiento a proyectos de inversión y el Plan Anual

de Adquisiciones.




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 28 de 33

POLÍTICA FOCOS OBJETIVOS META DEL OBJETIVO

3. G

estió

n de

l ta

lento

hum

ano,

4. E

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enci

a

adm

inis

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5. G

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In c rem en ta r la e fica c ia y la


Agencia


Agencia



Agencia

,avi ti a tra eri niist anci

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In crem en ta r la e fica c ia y la


Agencia

Fo rta le ce r el S istem a Integrado de

G estión In stitu c io na l - SIGI

Fo rta le ce r el S istem a Integrado de G estión

In st itu c io n a l - SIGI im p lem en tado en la Agencia a

traves de un p lan e stab le c id o


Los dos objetivos definidos para la Política de desarrollo administrativo No 5, se

relacionan adicionalmente con las políticas 3 y 4.

Además de las anteriores políticas, la Agencia a definido otras políticas que

enmarcan su operación interna normal.

Las Políticas de Desarrollo Administrativo enunciadas en el Decreto 2482 de 2012,

artículo 3°, se despliegan por toda la entidad a través de diferentes mecanismos,

entre los que se encuentra principalmente el Plan Estratégico 2014-2018. Este

Plan se extiende por todas las dependencias que finalmente formulan Planes

Operativos de Acción Anuales alineados al Plan Estratégico, en los cuales están

definidas las acciones a desarrollar en la vigencia, alineadas con las Políticas de

Desarrollo Administrativo7.

7 MANUAL DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. N ov iem bre de 2014




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 29 de 33

La evaluación de la implementación de estas políticas, se adelanta según lo

dispuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública a través del

Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión - FURAG y del cual se

pueden desprender acciones a incluir en la planeación de la entidad.

Los directivos de la Agencia decidieron mantener el mapa estratégico, que

originalmente se definió en la versión inicial del Plan Estratégico 2014-2018, como

metodología para la articulación de los objetivos corporativos para la vigencia.

A continuación se visualiza la relación que existe entre la Política del Sistema

Integrado de Gestión Institucional, los Objetivos Estratégicos y las Políticas de

Desarrollo Administrativo:




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 30 de 33

Consolidar el Sistema de Infoim ación

D es arrollar y Dif un dir P olíticas y Estrategias de Defensa

Jurídica de la Nación

Contribuir al Desarrollo de la Capacidad de Defensa

Jurídica de las Entidadessu Rol Institucional

Intervenir Judicial y Extrajudicialmente yContribir a la Recuperación de Recursos

Políticas de Desarrollo Administrativo

1. Gestión misional y de gobierno.

2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano

3. Gestión del talento humano

4. Eficiencia administrativa

5. Gestión financiera

Figura 4 Relación de la Política del Sistema Integrado de Gestión Institucional, las

Políticas de Desarrollo Administrativo y los Objetivos Estratégicos planteados para

el 2014




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 31 de 33

5. DESPLIEGUE DEL PLAN ESTRATÉGICO 2014 - 2018Una vez concluido el mapa estratégico, se estructuró el Plan de Acción Anual de la

ANDJE, el cual contiene los objetivos estratégicos con ss respectivos indicadores.

(Ver Anexo 1).

Posteriormente, cada dependencia elaboró su respectivo Plan Operativo Anual,

con las acciones definidas para el logro de los objetivos corporativos y sus

respectivos indicadores de gestión (Ver Anexo 1).

Igualmente, liderado por el directivo correspondiente, se realizó una sesión de

socialización del Plan Estratégico 2014 - 2018 y del respectivo POA al interior de

cada dependencia.

6. SEGUIMIENTO Y CONTROL

Con el fin de hacer un seguimiento ágil y oportuno a la ejecución tanto del Plan

Estratégico 2014 - 2018 como de los Planes Operativos Anuales de cada

dependencia, se definieron indicadores de gestión y se reportará el avance

mensualmente a la Oficina Asesora de Planeación, haciendo énfasis en

monitorear lo ejecutado en relación con lo programado. (Ver anexo 1)




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 32 de 33

REFERENCIAS DOCUMENTALES:Este documento contiene la recopilación del ejercicio de planeación estratégica

realizado con la alta dirección de la Agencia en el mes de septiembre de 2014 y

pretende de manera esquemática, cumpliendo con los lineamientos del gobierno,

tener un documento soporte que describa el accionar de la gestión de la entidad,

para poder hacer un buen seguimiento y control de los resultados de cada una de

las áreas de la Agencia.

Los documentos que se tuvieron en cuenta para la realización de este documento

son:

• Documento del Banco Interamericano de Desarrollo Colombia, Programa de

Fortalecimiento a La Defensa Jurídica del Estado, (Co-L1097), Propuesta

de Préstamo

• Decreto 4085 de 2011

• Documento "Conpes 3722 de 2012”

• Plan nacional de Desarrollo "Prosperidad para todos”

• Informe de Gestión 2013 de la Agencia

• Anexo a la Resolución No 603 de 1 de octubre de 2012 "Por la cual se

adoptan el plan estratégico ajustado del sector Administrativo de Justicia y

del derecho pata el periodo 2012-2014 y el plan de acción ajustado 2012

del Ministerio de Justicia y del Derecho

• Presupuesto General de la Nación. Ministerio de Hacienda y Crédito

Público.




Código: DE-F-14 V2





■ a Pág.: 33 de 33

• Análisis de Competencias y Funciones de la ANDJE. Informe final -

compendio normativo y propuestas de reforma. Gloria Maria Borrero

Restrepo. Contrato BID 02/2014

• Manual de Políticas Institucionales y de Desarrollo Administrativo, Agencia

Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Noviembre de 2014

• "ANDJE Plan Estratégico 2014-2018”

• Informe de Gestión Plan de Acción Institucional Primer Semestre de 2014.

Enero- Junio 2014. Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

• Logros de la Agencia. Grupos itinerantes Febrero a junio de 2014

• Anteproyecto de Presupuesto 2015. Agencia Nacional de Defensa Jurídica

del Estado - ANDJE

• Plan anual de adquisiciones 2015 Proyecto BID

• Programa de Fortalecimiento a la Defensa Jurídica del Estado. Crédito N°

2755-OC/CO. Planeación actividades 2015




Código: DE-F-14 V2

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS

EN TÉRMINOS DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO” ANEXO 1

Código: DE-G-03AG ENCIA NACIONAL DE ¿

■ fV l 1 DEFENSA JURIDICA OEl

Veis/ ESTAD0 Versión: 0Pág.: 1 de 66

PLANEACION ESTRATEGICA 2014 - 2018:*

"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAIS * *


Anexo 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

DICIEMBRE DE 2014

1

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS


Código: DE-G-03Versión: 0Pág.: 2 de 66

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN 4

1. PRIMERA PARTE: OTROS RESULTADOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 5

1.1 FOCOS Y RETOS 2014 - 2018 6

1.2 PLAN DE ACCIÓN ANUAL: OBJETIVOS E INDICADORES 9

1.3 PLANEA OPERATIVOS ANUALES POR DEPENDENCIAS 12

1.3.1 POA Dirección General 12

1.3.2 POA Secretaría General 13

1.3.3 POA Dirección de Defensa Jurídica 14

1.3.4 POA Dirección de Gestión de La Información 15

1.3.5 POA Dirección de Políticas y Estrategias para la Defensa Jurídica 17

1.3.6 POA Subdirección de Acompañamiento a los Servicios Jurídicos 18

1.3.7 POA Oficina Asesora de Planeación 19

1.3.8 POA Oficina Asesora Jurídica 20

1.3.9 POA Oficina de Control Interno 23

2. SEGUNDA PARTE: PROCESO DE DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO 2014 - 2018 24

2.1 CAMBIOS REALIZADOS EN LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 30

2.2 PROCESO SEGUIDO PARA LA REALIZACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO 2014 -2018 31

2




3. REVISIÓN DE LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA 33

3.1 MISIÓN 35

3.2 VISIÓN 36

3.3 VALORES INSTITUCIONALES 37

3.5 FOCOS ESTRATÉGICOS 37

4. OPERACIONALIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA 41

4.1 ANÁLISIS ESTRATÉGICO 41

4.1.1 ANÁLISIS EXTERNO 42

4.1.2. ANÁLISIS INTERNO 48

4.1.3 ANÁLISIS DE CONTINUIDAD 50

4.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 51

4.2.1 MAPA ESTRATÉGICO 52

4.3 PLAN DE ACCIÓN ANUAL: OBJETIVOS E INDICADORES 55

4.4 CONSTRUCCIÓN DE LOS POA'S POR DEPENDENCIA 55

4.5 DEFINICIÓN DEL MONITOREO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y EJECUCIÓN DE LAS ACCIONES

DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL Y DE LOS POA'S POR DEPENDENCIA 58

GLOSARIO 61

3




PRESENTACIÓN

Dando continuidad al direccionamiento estratégico de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se actualizó el Plan Estratégico 2014 - 2018 definido a finales del año 2013.

El direccionamiento estratégico de la Agencia se enfoca en el cumplimiento de su objetivo principal: "la Agencia Nacional de Defensa Jurídica tiene como objetivo el diseño de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensa jurídica de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del daño antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada implementación de las mismas, para la defensa de los intereses litigiosos de la Nación.”1 y en el desarrollo cabal de sus funciones en lo relacionado con las políticas, con la coordinación de la defensa y con el ejercicio de la representación.

En la primera parte aparece el resultado del proceso de planeación, es decir, la misión, visión, valores, política del sistema integrado de gestión, los focos estratégicos con sus respectivos retos para la vigencia del plan, el mapa estratégico 2014, el plan de acción anual 2014 y los planes operativos anuales por dependencia; en la segunda parte se presenta el desarrollo del proceso de planeación que, como ha sido siempre, contó con el compromiso y liderazgo de la Dirección General, la orientación de la Oficina Asesora de Planeación y la participación activa y comprometida de todos los directivos de la Agencia y de sus equipos de trabajo.

El Plan Estratégico 2014 - 2018 de la ANDJE, tiene como propósito continuar con el fortalecimiento del modelo de gobernabilidad de la Agencia, a través del continuo mejoramiento de la administración pública y la transparencia, acorde a uno de los objetivos centrales del gobierno, que consiste en implantar la práctica de la transparencia en todas las esferas del estado a través de esquemas efectivos de rendición de cuentas, lo que permite mostrar la gestión de la Agencia a la ciudadanía en general de manera ordenada y articulada.

Mediante el Plan Estratégico desarrollado, acatando la normatividad que rige los deberes y obligaciones institucionales, la Agencia continuará su proceso de consolidación centrando sus esfuerzos en lograr de manera oportuna y transparente, el cumplimiento de la misión para la cual fue creada y el logro de la visión que se estableció. Finalmente, el compromiso y participación activa de todos y cada uno de los funcionarios de la ANDJE serán determinantes para el logro de los objetivos trazados para la vigencia.

1 Artículo 2 del Decreto 4085 de 2011

4




1. PRIMERA PARTE: OTROS RESULTADOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018

A continuación se presentan los siguientes elementos con un mayor nivel de detalle al que aparece en el documento principal del Plan Estratégico 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS EN TÉRMINOS DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO”:

• Focos y Retos 2014 - 2018• Plan de Acción Anual 2015: Objetivos e Indicadores• Planes Operativos Anuales por Dependencias

o POA Dirección General o POA Secretaría General o POA Dirección de Defensa Jurídica o POA Dirección de Gestión de La Información o POA Dirección de Políticas y Estrategias para la Defensa Jurídica o POA Subdirección de Acompañamiento a los Servicios Jurídicos o POA Oficina Asesora de Planeación o POA Oficina Asesora Jurídica o POA Oficina de Control Interno

5

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



1.1 FOCOS Y RETOS 2014 - 2018

NO. FO C O S ESTR A TÉG ICO S Q U É SE REQ U IERE LO G R A R EN ESTE FO CO RETO 2014 RETO 2015 2016 2017 2018

1INCREMENTAR LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA DE LA GESTIÓN INTERNA DE LA AGENCIA

C o n ta r con los procesos, la e s tru c tu ra y los recu rsos q u e ga ra n tice n la e fica c ia y e f ic ie n c ia de la o p e ra c ió n in te rn a de la ANDJE

1. C o n ta r con los p rocesos y p ro c e d im ie n to s d e b id a m e n te ca ra c te rizad os , d o cu m e n ta d o s , im p le m e n ta d o s y soc ia liza do s al in te r io r de la agencia.2. Im p le m e n ta r e l S is tem a In te g ra d o de G e s tión In s titu c io n a l.3. T e n e r e v a lu a d o e l c lim a y c u ltu ra o rg a n iza c io n a l y f o m e n ta r la c u ltu ra de la g e s tió n p o r re su lta d o s4. E je cu ta r los recu rso s p re su p u e s ta le s as ignados de m an era e f ic ie n te (d a n d o c u m p lim ie n to a lo p la n e a d o en e l P re su p u e s to de la v ig e n c ia )

1. A r t ic u la r los procesos para g a ra n tiza r e l c o m p ro m is o de e je c u c ió n de l p ro y e c to BID en el 2015

2. In s tru m e n ta r e im p le m e n ta r e l m arco n o rm a tiv o q u e p e rm ita m a y o r e fe c tiv id a d de la agencia

3. F o rta le c e r la c u ltu ra de a u to e v a lu a c ió n y a u to g e s tió n .

M a n te n e r la c e r tif ic a c ió n de ca lidad M a n te n e r la c e r tif ic a c ió n de ca lidadLa A g e n c ia d e b e s e r una e n tid a d e f ic ie n te y e fica z en to d o s sus p rocesos qu e g a ran tice una g e s tió n reco n o c id a a n iv e l in te rn o y e x te rn o

(297 e n tid a d e s re p o r ta n d o in fo rm a c ió n )Logra r qu e e l 100% de e n tid a d e s nac ion a le s re p o r te n in fo rm a c ió n al s is tem a

(329 e n tid a d e s re p o r ta n d o in fo rm a c ió n ) (329 e n tid a d e s re p o r ta n d o in fo rm a c ió n )El 100% de las E n tida de s d e l o rd e n N ac iona l re p o r ta n d o in fo rm a c ió n

P ro ye c to de c o n v e n io t ra m ita d o a n te e l C onse jo S u p e rio r de la Jud ica tu ra

100% de c u m p lim ie n to en la im p le m e n ta c ió n de las a c t iv id a d e s p re v is ta s en e l c o n v e n io de in te ro p e ra b ilid a d con la ram a ju d ic ia l, f irm a d o con e l C o n se jo r S u p e rio r de la Jud ica tu ra según acta de e je c u c ió n para e l año 2015

100% de c u m p lim ie n to en la im p le m e n ta c ió n de las a c t iv id a d e s p re v is tas en e l co n v e n io , según acta de e je c u c ió n para e l añ o 2016

100% de c u m p lim ie n to en la im p le m e n ta c ió n de las a c t iv id a d e s p re v is ta s en e l c o n v e n io , según acta de e je c u c ió n para e l año 2017

100% de c u m p lim ie n to en la im p le m e n ta c ió n de las a c t iv id a d e s p re v is ta s en e l c o n v e n io , seg ún acta de e je c u c ió n para e l añ o 2018

-O b te n e r la in fo rm a c ió n qu e n u e s tro n e go c io re q u ie re-C o n ta r con una h e r ra m ie n ta qu e p e rm ita te n e r in fo rm a c ió n re le v a n te , s u f ic ie n te , c o n fia b le y segura-P ro v e e r h e rra m ie n ta s g e re n c ia le s para a p o y a r la a c tiv id a d lit ig io s a de las e n tid a d e s - Im p le m e n ta r e l m o d e lo de g o b ie rn o de la in fo rm a c ió n-P o d e r ha ce r in te lig e n c ia de ne go c ios - Im p le m e n ta r e l m o d e lo de seg u rida d de la in fo rm a c ió n-G a ra n tiza r acceso al s is tem a de in fo rm a c ió n a los usu arios a u to riza d o s

G e n e ra r a lianzas es tra té g ica s para cap tu ra de in fo rm a c ió n a tra v e s de c o n v e n io con la C o n tra lo r ia G e ne ra l de la N ación P ro ye c to de c o n v e n io t ra m ita d o a n te e l M in is te r io de H acienda y C on tad u ría G e ne ra l de la N ac ión

P ro ye c to de c o n v e n io tra m ita d o a n te e l M in is te r io d e H ac ienda y C on tad u ría G e ne ra l de la N ac ión

100% de c u m p lim ie n to en la im p le m e n ta c ió n de las a c t iv id a d e s p re v is tas en e l co n v e n io , según acta de e je c u c ió n para e l añ o 20 16 P roye c to de c o n v e n io tra m ita d o a n te la P rocu raduría G e ne ra l de la Nación

C o n ve n io s en e je c u c ió n R e v is ió n de con ve n io s susc rito s con m iras a la in te ro p e ra b ilid a d

C o n ve n io s en e je cu c ió n

2CONSOLIDAR EL SISTEMA DE INFORM ACIÓN

C o n ta r con in fo rm a c ió n qu e p e rm ita c o n o c e r la to ta l id a d de los procesos c o n tra la N ac ión y sus p re te n s io n e s , para e l cá lcu lo d e l pas ivo c o n tin g e n te , las e s t im a c ió n d e l r ie sgo f is c a l y para e l d is e ñ o de las d ife re n te s p o líticas . Para e s to se d e b e te n e r 100% de la l it ig io s id a d (p roce sos y co n c ilia c io n e s ) en e l s is tem a .

100% de la l it ig io s id a d (p ro ce so s nu e vo s y c o n c ilia c io n e s en e l s is tem a )

100% de la l it ig io s id a d (p roce sos y c o n c ilia c io n e s en e l s is tem a )

100% de la l it ig io s id a d (p roce sos y c o n c ilia c io n e s en e l s is tem a )

El 100% de las d e m an da da s c o n tra la nac ión , d e b e n e s ta r m o n ito re a d a s p o r e l s is tem a de in fo rm a c ió n .

eK og u i c u m p lie n d o con e l 100% de los pa rá m e tro s de fu n c io n a m ie n to c o r re s p o n d ie n te s a la fa se 1

eK og u i c u m p lie n d o con e l 100% de los pa rá m e tro s de fu n c io n a m ie n to c o rre s p o n d ie n te s a la fa se 2

eK ogu i c u m p lie n d o con e l 100% de los p a rá m e tro s de fu n c io n a m ie n to

eK og u i c u m p lie n d o con e l 100% d e los p a rá m e tro s de fu n c io n a m ie n to

eK og u i en fu n c io n a m ie n to y m ig ra c ió n hacia nu e vo s is tem a

M o n ito re a r las 15 e n tid a d e s de m a y o r im p a c toC o n tin u a r m o n ito re a n d o las 15 e n tid a d e s de m a y o r im p a c toM o n ito re a r e l 50% de las e n tid a d e s de im p a c to 2

M a n te n e r la v ig ila n c ia ju d ic ia l en las 15 e n tid a d e s de m a y o r im p a c to , h a ce r la v ig ila n c ia ju d ic ia l en las l 50% de las e n tid a d e s de im p a c to 2 a u d ita d a s en 2015 y A u d ita r e l 50% re s ta n te de las e n tid a d e s de im p a c to 2

M a n te n e r la v ig ila n c ia ju d ic ia l en las 15 e n tid a d e s de m a y o r im p a c to y e n las E n tida de s de im p a c to 2 .A u d ita r e l 50% de las e n tid a d e s de im p a c to 3

100% de las E n tida de s v ig ila d a s y au d ita da s

D e sa rro llo de la c o n su lto ría d e l m o d e lo de g o b ie rn o de la in fo rm a c ió n

100% de la Fase 1 im p le m e n ta d a de acu e rd o a los re su lta d o s de la c o n su lto ría d e l m o d e lo de g o b ie rn o de la in fo rm a c ió n

100% de la Fase 2 im p le m e n ta d a de acu e rd o a los re su lta d o s de la con su lto ría

100% de la Fase 3 im p le m e n ta d a de a cu e rd o a los re su lta d o s de la con su lto ría

S is te m a en pru eb as y pu es ta en fu n c io n a m ie n to

100 % de los fu n c io n a r io s de eK ogu i cap ac ita do s qu e p e rm ita a p ro p ia r e l s is te m a p o r pa rte de los usu arios

100 % de los usu arios de eK og u i capac itados 100 % de los u su a rios de eK og u i cap ac ita do s 100 % d e los usu arios de eK ogu i (v . 02) cap ac ita do s 100 % d e los usu arios de eK og u i (v. 02) cap ac ita do s

D e sa rro llo de la C on su lto ría m o d e lo de g o b ie rn o de la in fo rm a c ió n




M o d e lo de g o b ie rn o de la in fo rm a c ió n , im p le m e n ta d o aco rde a eK og u i V .02

D e sa rro llo de la c o n su lto ría de M o d e lo de se g u rid a d de in fo rm a c ió n




M o d e lo de se g u rid a d de la in fo rm a c ió n im p le m e n ta d o

6




NO. FOCOS ESTRATÉGICOS QU É SE REQUIERE LOG RAR EN ESTE FOCO RETO 2014 RETO 2015 2016 2017 2018

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DESARROLLAR Y DIFUNDIR POLÍTICAS Y

ESTRATEGIAS DE DEFENSA JURÍDICA DE

LA NACIÓN

Id e n t i f ic a r y p r io r iz a r los p ro b le m a s e s tru c tu ra le s

qu e ge n e ra n m a y o r l it ig io s id a d , m a y o r r ie sgo fis ca l

y m a y o r p ro b a b ilid a d de p é rd id a

G e n e ra r un m arco de acción e s tra té g ic o en las

d ife re n te s e tap as d e l c ic lo qu e pu e d a n a y u d a r a

c o n tra r re s ta r los p ro b le m a s e s tru c tu ra le s

id e n tif ic a d o s .

Causas id e n tif ic a d a s y p r io r iza d a s en las 15

e n tid a d e s y se in ic ia la d e f in ic ió n de po lítica s y

es tra te g ia s

Se c o n tin u a con la id e n t if ic a c ió n y p r io r iz a c ió n de

causas para la d e f in ic ió n de po lítica s y es tra te g ia s

en las 15 e n tid a d e s .

C ap ac ita r a 15 e n tid a d e s para im p le m e n ta r las

p o lítica s y e s tra te g ia s d e fin id a s .

P ro ve e r la m e to d o lo g ía para id e n t i f ic a r causas de

lit ig io s id a d y g e n e ra r p o líticas y e s tra te g ia s de

de fe n sa ju r íd ic a y re a liz a r la cap ac ita c ión a las

e n tid a d e s sob re esa m e to d o lo g ía

E va luac ión y s e g u im ie n to a la im p le m e n ta c ió n de

las po líticas.

G e n e ra r una m e to d o lo g ía de id e n tif ic a c ió n y

e v a lu a c ió n ju r íd ic a y e c o n ó m ic a de casos

c o m p le jo s y re ite ra d o s para las 15 e n tid a d e s de

m a y o r im p a c to

Im p le m e n ta r , a ju s ta r y c a p a c ita r los o p e ra d o re s de

de fe n sa de las 15 e n t id a d e s de m a y o r im p a c to

G e n e ra r una m e to d o lo g ía para fo rm u la r e s tra te g ia s

de de fe n sa e n las dos t ip o lo g ía s (casos co m p le jo s y

re ite ra d o s )

E va luac ión y s e g u im ie n to a las e s tra te g ia s de

d e fe n sa para la g e s tió n de casos

4DESARROLLAR LA CAPACIDAD DE

DEFENSA DE LAS ENTIDADES

D iseñ a r e im p le m e n ta r un M o d e lo ó p t im o de

G e s tión de la D efensa Juríd ica d e l Estado para

e n tid a d e s d e l o rd e n na c ion a l, ú n ico y re p lic a b le .

Q ue las E n tida de s pú b lica s d e l o rd e n n a c ion a l con

m a y o r r ie sgo f is c a l y /o m a y o r l it ig io s id a d cu e n te n

con un s is te m a e fe c t iv o de g e s tió n de la de fe n sa

ju r íd ic a de la N ac ión

Fase I: M o d e lo y d e s a rro llo de la m e to d o lo g ía de la

tasa de é x ito p ro cesa l. D e sa rro llo d e l in s tru m e n to

de m e d ic ió n de la g e s tió n de la d e fe n sa ju ríd ica .

Fase II: A p lic a c ió n d e l in s tru m e n to de m e d ic ió n en

2 0 e n tid a d e s .

Fase III: c o n ta r con e l d is e ñ o d e l M o d e lo O p tim o

de G e s tión .

C o n tra ta r la c o n su lto ría para la fase IV d e l m o d e lo

ó p t im o de g e s tió n .

Id e n t i f ic a r las b rechas g e né rica s y p a rtic u la re s de

las 2 0 e n tid a d e s de m a y o r l it ig io s id a d con re sp e c to

al m o d e lo ó p t im o de g e s tió n y p ro p o n e r y

fo rm a liz a r e l p la n de m e jo ra m ie n to .

100% de e n tid a d e s de m a y o r im p a c to con e l

m o d e lo de g e s tió n de la d e fe n sa im p le m e n ta d o y

o p e ra n d o

100% de e n tid a d e s de m a y o r im p a c to y 25% de las

re s ta n te s , con e l m o d e lo de g e s tió n de la de fe n sa

im p le m e n ta d o y o p e ra n d o

100% de e n tid a d e s de m a y o r im p a c to y 50% de las

re s ta n te s , con e l m o d e lo de g e s tió n de la de fe n sa

im p le m e n ta d o y o p e ra n d o

A c tu a liza c ió n y cap ac ita c ión de los o p e ra d o re s

ju r íd ic o s de la nación

D iseñ o de un Plan de C ap acita c ión

C ap ac ita r a l 100% (15 E n tida de s) e n tid a d e s de

m a y o r im p a c to e n los asp ec tos g e n é rico s de la

d e fe n sa Juríd ica

C ap ac ita r a l 20% (xx E n tid a d e s ) e n tid a d e s de

im p a c to 2 e n los aspectos g e n é r ic o s de la de fe n sa

Juríd ica

Im p le m e n ta c ió n Fase I

C ap ac ita r al 100% (15 E n tid a d e s ) e n tid a d e s de

m a y o r im p a c to en los asp ec tos e sp ec íficos de la

de fe n sa

C ap ac ita r al 40% (xx E n tida de s) e n tid a d e s de

im p a c to 2 en los asp ec tos g e n é rico s de la de fe n sa

Juríd ica

C ap ac ita r al 20% (xx E n tid a d e s ) e n tid a d e s de


Juríd ica

Im p le m e n ta c ió n Fase IIA c tu a liz a r al 100% (15

E n tida de s) e n tid a d e s de m a y o r im p a c to en los

asp ec tos g e n é rico s y e sp e c ífico s de la

de fe n sa C a p a c ita r a l 60% (xx E n tida de s) e n tid a d e s

de im p a c to 2 e n los aspectos g e n é r ic o s de la

de fe n sa Ju ríd icaC ap ac ita r al 40% (xx E n tida de s)

e n t id a d e s de im p a c to 3 e n los asp ec tos g e né rico s

de la d e fe n sa Juríd ica


E n tid a d e s ) e n t id a d e s de m a y o r im p a c to e n los

asp ec tos g e n é rico s y e sp ec íficos de la

de fe n sa C a p a c ita r al 80% (xx E n tida de s) e n tid a d e s

de im p a c to 2 en los asp ec tos g e n é rico s de la

de fe n sa J u ríd icaC ap ac ita r a l 60% (xx E n tida de s)

e n tid a d e s de im p a c to 3 en los asp ec tos g e né rico s

de la d e fe n sa Juríd ica


En tida de s) e n tid a d e s de m a y o r im p a c to en los

asp ec tos g e n é rico s y e sp e c ífico s de la

de fe n sa C a p a c ita r a l 100% (xx E n tida de s) e n tid a d e s

h a b ilita d a s en la d e fe n sa Juríd ica de l

E s tadoC apacita r a l 80% (xx E n tida de s) e n tid a d e s de


Juríd ica

D iseñ o d e l B anco de C o n o c im ie n to

Lograr e l f in a n c ia m ie n to d e l p ro y e c to de in c lu s ió n

para d e m o c ra tiz a r e l c o n o c im ie n to de la de fe n sa

ju r íd ic a d e l e s ta d o

Fase II Fase III B anco de C o n o c im ie n to Im p le m e n ta d o

Im p le m e n ta r e l P e rf il d e l DEFENSOR JURIDICO DEL

ESTADO

C o n c lu ir e l d ia g n ó s tic o de p e r f i le s de los ab ogados

y ca ra c te rizac ió n de la de fe n sa e in c o rp o ra rlo e n e l

d is e ñ o d e l m o d e lo de g e s tió n de la de fe n sa

D e sa rro lla r un s is te m a de in c e n tiv o s para los

o p e ra d o re s ju r íd ic o s de las e n tid a d e s

D e fin ir l in e a m ie n to s básicos para e l o p e ra d o r

ju r íd ic o actua l

A p lic a c ió n d e l p e r f i l e n e l 100% (15 E n tida de s)

e n t id a d e s de m a y o r im p a c to ,

A p lic a c ió n d e l p e r f i l en e l 100% (15 E n tida de s)

e n tid a d e s de m a y o r im p a c to , en e l 100% (xx

E n tida de s) e n tid a d e s de im p a c to 2

A p lic a c ió n d e l p e r f i l en e l 100% (15 E n tidades)

e n tid a d e s de m a y o r im p a c to , en e l 100% (xx

En tida de s) e n tid a d e s de im p a c to 2 y e n e l 100% (xx

En tida de s) e n tid a d e s de im p a c to 3

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NO. FOCOS ESTRATÉGICOS QUÉ SE REQU IERE LOG RAR EN ESTE FOCO RETO 2014 RETO 2015 2016 2017 2018

5POSICIONAR A LA AGENCIA EN SU ROL

INSTITUCIONAL

P o s ic io n a r de m an era e s tra té g ica y e fe c tiv a , la

im a ge n de la agenc ia de co n fo rm id a d con e l rol

d e f in id o .

C o m u n ica r de m an era e fe c tiv a e l q u e h a c e r d e la

agencia

F o r ta le c e r la p e rc e p c ió n de lo g ro d e la A g en c ia en

e l e n to rn o

G e n e ra r la c u ltu ra d e la d e fe n s a ju r íd ic a d e la

N ac ión a t ra v é s d e la tra n s m is ió n d e los

c o n o c im ie n to s g e n e ra d o s p o r la A genc ia

Los c lie n te s e s tra té g ico s de la A g en c ia se

e n c u e n tra n id e n t if ic a d o s . La P res id e n c ia y to d o s

los M in is te r io s y D e p a rta m e n to s A d m in is tra t iv o s

con oce n qu é hace la A g e n c ia .

Las e n tid a d e s adscritas y v in cu la d a s a los

d ife re n te s sec to res d e l G o b ie rn o con oce n e l ro l d e

la A g e n c ia y la im p o rta n c ia de su la b o r

La A g e n c ia se re la c io n a con los c lie n te s

e s tra té g ic o s d e a cu e rd o con su ro l y d e sa rro lla

in s tru m e n to s d e c o m u n ica c ió n a se rtiva con sus

c lie n te s

La A g e n c ia a d o p ta una m e to d o lo g ía d ir ig id a a

m a n te n e r la im a ge n in s t itu c io n a l e n tre sus

c lie n te s

Los c lie n te s e s tra té g ic o s no só lo e n t ie n d e n y

co n oce n e l ro l d e la A g en c ia , s in o qu e in te ra c tú a n

con e lla a d e cu a d a m e n te .

D e sa rro lla r e Im p le m e n ta r e l p la n de

co m u n ica c io n e s in te rn o y e x te rn o 2014 - 2018

d e s a r ro lla r un in s tru m e n to de m e d ic ió n de l

im p a c to de la e s tra te g ia de com u n ica c ió n

im p le m e n ta r e l 25% d e la e s tra te g ia d e

co m u n ica c io n e s

T e n e r im p le m e n ta d o e l 50% d e la e s tra te g ia d e


T e n e r im p le m e n ta d o e l 75% d e la e s tra te g ia de


T e n e r im p le m e n ta d o e l 100% d e la e s tra te g ia de


D iseñ a r un p la n d ir ig id o a m o d if ic a r la cu ltu ra

re sp e c to d e la g e re n c ia ju r íd ic a pú b licaEl 30% d e l p la n im p le m e n ta d o El 60% d e l p lan im p le m e n ta d o El 100% d e l p la n im p le m e n ta d o

Se ha g e n e ra d o una v e rd a d e ra c u ltu ra de ge ren c ia

ju r íd ic a pú b lica en m a te ria de d e fe n sa acep tad a e

in te r io r iz a d a p o r los fu n c io n a r io s d e las e n tid a d e s

d e l o rd e n n a c ion a l.

Se e s tru c tu ra un p la n d ir ig id o a d e s a r ro lla r estas

h a b ilid a d e s en los d ire c t iv o s y fu n c io n a r io s de la

e n t id a d . Se in ic ia su e je c u c ió n .

Se d e s a rro lla n ta lle re s d ir ig id o s a D ire c tivo s d e la

A g en c ia y fu n c io n a r io s de la A g en c ia d ir ig id o s a

que sepan c o m u n ic a r e l ro l y log ro s d e l A g en c ia .

Los D ire c tiv o s y fu n c io n a r io s d e la A g e n c ia han

a p re n d id o y d e s a r ro lla d o co m p e te n c ia s

co m u n ic a t iv a s para t r a n s m it ir e l ro l y log ro s d e la

E n tida d .

Los D ire c tivo s y fu n c io n a r io s d e la A g e n c ia se

a c tua liza n en d e s tre za s para t r a n s m it ir m en sa jes

c la ros sob re la g e s tió n d e la E n tidad.

Los D ire c tivo s y fu n c io n a r io s d e la A g enc ia

tra n s m ite n a d e cu a d a m e n te e l ro l y log ro s d e la

E n tidad.

6

INTERVENIR JUDICIAL Y

EXTRAJUDICIALMENTE Y CONTRIBUIR A

LA RECUPERACIÓN DE RECURSOS

PÚBLICOS

In c id ir p o s it iv a m e n te en e l é x ito p ro cesa l en los

procesos e s tra té g ic o s en

los cua les, e x c e p c io n a lm e n te , in te rv e n g a o

aco m pa ñe

C o n ta r con in fo rm a c ió n c o n fia b le d e l 100% d e los

l i t ig io s a c tivo s en c o n tra de las 15 e n tid a d e s con

m a y o r im p a c to en e l c o n tin g e n te fis ca l / con

m a y o r n ú m e ro d e d e m a n d a s en c o n tra / con m a yo r

n ú m e ro de con de na s en co n tra ; A p a r t ir d e l

u n ive rso y d e la capacidad de la ANDJE, id e n t i f ic a r

los p a rá m e tro s qu e d e b e n s e r te n id o s en cue n ta

p o r la ANDJE para se le c c io n a r un p ro ceso en la

m o d a lid a d de in te rv e n c ió n /e n la de

ac o m p a ñ a m ie n to

im p le m e n ta r las m e d id a s d e in te rv e n c ió n

d e fin id a s en e l 100% de los casos se le cc ion ad os

p o r la ins ta n c ia d e se le cc ió n de co n fo rm id a d con

la e s tra te g ia aco rdada con la e n tid a d s o lic ita n te .

O b te n e r e l 100% d e la in fo rm a c ió n pro cesa l y

c o n ta r con e l pe rso n a l ó p t im o para su a te n c ió n

( in te rv e n c ió n /a c o m p a ñ a m ie n to )

P a ra m e tr iz a r los c r ite r io s para qu e e l s is te m a de

in fo rm a c ió n e fe c tú e una se le cc ió n a u to m á tic a

hacia fu tu r o : Un s is te m a d e se le cc ió n fu n c io n a n d o

In te rv e n c ió n /a c o m p a ñ a m ie n to e fe c t iv o de la

ANDJE en e l 100% d e los casos se le cc ion ad os

E s tab le ce r los p a rá m e tro s d e

im p a c to fr e n te a la in te rv e n c ió n d e la A g e n c ia .

C o n s tru ir línea base para m e d ir e l im p a c to d e la

in te rv e n c ió n o a c o m p a ñ a m ie n to .

G e s tio n a r de m an era p ro a c tiva la d e fe n s a d e los

in te re s e s l it ig io s o s d e l Estado con un e n fo q u e

se c to r ia l y tra n sve rsa l para las 10 e n tid a d e s con

m a y o r n ú m e ro d e p rocesos ju d ic ia le s , e m it ie n d o

re co m e n d a c io n e s d e fo r ta le c im ie n to d e la

es tra te g ia d e d e fe n s a ju d ic ia l en las causas

id e n tif ic a d a s c o m o re le v a n te s y p ro m o v ie n d o la

so lu c ió n a lte rn a tiv a de los c o n flic to s .

In te rv e n ir y a co m pa ña r. In te rv e n ir y aco m pa ña r.

En los procesos en qu e la A g en c ia in te rv in o y /o

a co m pa ñó se a lcanzó un é x ito procesa l d e l 70%

Lograr una red u cc ió n d e l im p a c to fis ca l en e l 70%

de los casos fa lla d o s en c o n tra de la N ac ión

7 GENERAR VICTORIAS TEMPRANAS

V is ib il iz a r los log ro s , avances e im p a c to en la

ge s tió n m is io n a l de la A g en c ia

Las d ire c c io n e s m is io n a le s y e l área de apoyo

a d m in is tra t iv o id e n t if ic a n e l m e ca n ism o para

e s ta b le c e r sus lo g ro s . D e fin e n e l p e r io d o en que

és tos se m id e n y e l m eca n ism o p o r e l cua l se

d iv u lg a al e x te r io r .

Se t ie n e n c la ros los log ro s p e r ió d ic o s y se

com u n ica n a d e cu a d a m e n te hacia a d e n tro y hacia

a fue ra

Se ac tu a liza n los log ro s qu e d e b e n resa lta rse de

a cu e rd o a las n e ces id ad es qu e se vayan

p re s e n ta n d o en la A g en c ia , su fo rm a de

d iv u lg a c ió n y p e r io d ic id a d . Se po ne en p ráctica su

d iv u lg a c ió n .

La e n tid a d id e n t if ic a d e m an era clara sus log ro s y

los com u n ica a d e cu a d a m e n te hacia a fu e ra y hacia

a d e n tro d e la o rg an iza c ión

La e n tid a d id e n t if ic a de m an era c la ra sus log ro s y

los com u n ica a d e c u a d a m e n te hacia a fu e ra y hacia

a d e n tro d e la o rg an iza c ión

C re a r la c u ltu ra de o r ie n ta c ió n al lo g ro al in te r io r

d e la A genc ia

M o s tra r e l re s u lta d o de la g e s tió n 2013 en

té rm in o s d e é x ito p ro cesa l y d e eva cua c ión de

co n c ilia c io n e s p ilo to


té rm in o s de é x ito p ro cesa l y de eva cua c ión de



té rm in o s de é x ito p ro cesa l y de eva cua c ión de

c o n c ilia c io n e s p ilo to


té rm in o s de é x ito p ro cesa l y d e eva cua c ión de

co n c ilia c io n e s p i lo to


té rm in o s d e é x ito p ro cesa l y d e eva cua c ión de


G e s tión procesa l / a c o m p a ñ a m ie n to

Las d ire c c io n e s m is io n a le s y e l área de apoyo

a d m in is tra t iv o id e n t if ic a n e l m e ca n ism o para

org a n iza r sus ta re a s a p a r t ir d e la co n secu c ión de

log ro s .

Se tra b a ja b a a p a r t ir de un m e ca n ism o de log ros

p e r ió d ic o s , se co m u n ica n los m ism o s al in te r io r de

la A g en c ia y se rea liza n los re c o n o c im ie n to s

c o rre s p o n d ie n te s .

Se tra b a ja b a a p a r t ir de un m eca n ism o de log ros

p e r ió d ic o s , se co m u n ica n los m ism o s al in te r io r de

la A g e n c ia y se rea liza n los re c o n o c im ie n to s

c o rre s p o n d ie n te s .

Se c u e n ta con un s is te m a de tra b a jo a p a r t ir de

log ro s qu e se co m u n ica n a d e cu a d a m e n te a to d o s

los fu n c io n a r io s d e la A g en cia .

Se cue n ta con un s is tem a de tra b a jo a p a r t ir de

log ro s qu e se com u n ica n a d e cu a d a m e n te a to d o s

los fu n c io n a r io s d e la A g en cia .

8

PLANEACION ESTRATEGICA 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



1.2 PLAN DE ACCIÓN ANUAL 2015: OBJETIVOS E INDICADORES

PERSPECTIVA POLÍTICAS FOCOS OBJETIVOS

PONDERACIÓN OBJETIVO

DENTRO DEL PLAN

META DEL OBJETIVO

INDICADOR DE GESTIÓN

NOMBRE FORMULA LÍNEA BASE META DEL INDICADOR

CLI

ENTE

POLÍ

TICA

DE

L SI

STEM

A IN

TEGR

ADO

DE

GEST

IÓN

INS

TITU

CIO

NA

L

1. G

estió

n m

isio

nal y

de

gobi

erno

.

Generar y comunicar victorias tempranas

Ser reconocido como un referente den tro del Gobierno Nacional por su carácter técnico y especializado en la

defensa jurídica

6%

Lograr el 100% de las entidades encuestadas califiquen el nivel tecnico y

especializado de la Agencia con un puntaje del 90% o superior.

Nivel de logro de la meta de reconocim iento de la ANDJE como

referente técnico y especializado en la defensa jurídica (90% de la calificacion

obtenida en las entidades encuestadas)

Calificación obtenida en la encuesta / meta propuesta

NA 100%

1. G

estió

n m

isio

nal y

de

go

bier

no.

In tervenir judicial y extra judic ia lm ente y contribu ir a la recuperación de recursos

públicos

Lograr una efectiva participación de la ANDJE en los procesos en los cuales

intervenga o acompañe11%

Incid ir positivam ente en el éx ito en los procesos estratégicos, en los cuales

excepcionalm ente intervenga o acompañe.

Nivel de logros del puntaje de la matriz de participación (100%)

(Esta matriz se realizara entre la OAP y

la DDJ)

Puntaje real obten ido en el periodo / puntaje esperado

NA 100%

PROC

ESOS

IN

TER

NO

S

en d .■s ? §

tes aln rei G no ib . i o .1 si g 1 mi g

C ontribuir al desarrollo de la capacidad de defensa jurídica de las entidades

Promover la im plem entación del m odelo óp tim o de gestión

7%Fortalecer las capacidades tecnicas de

los servicios ju rid icos en las 20 entidades de mayor litigiosidad.

% de forta lec im ien to de las capacidades tecnicas de los servicios jurid icos .

Numero de entidades con las capacidades tecnicas de los servicios

ju rid icos forta lecidos/num ero entidades programadas

NA 100%

1. G

estió

n m

isio

nal

y de

go

bier

no.

Contribu ir al desarrollo de la capacidad de defensa jurídica de las entidades

Acompañar y fo rta lecer los servicios jurídicos

7%

Cubrir el 100% de las entidades programadas en actividades de

fo rta lec im ien to de las capacidades y destrezas de los operadores jurídicos

para el e jercicio de la defensa jurídica de la Nación

cum plim iento de la meta de cobertura del programa de forta lec im ien to

Numero de entidades cubiertas con el programada de forta lec im ien to /

entidades programadasNA 100%

en d . ió y on tesi nal neri G no ib . i o

" e “

In te rven ir judicial y extra judic ia lm ente y contribu ir a la recuperación de recursos

públicosGenerar estrategias de defensa eficaces 7%

Desarrollar protocolos y lineam ientos para la defensa jurídica en los casos

especificos

C um plim iento de la meta de desarrollo de protocolos y lineam ientos para la

defensa jurídica

Número de protocolos y lineam ientos para la defensa judicial realizados y divulgados/ Número de protocolos y lineam ientos para la defensa judicial

programados

NA 100%

•o ± O ti la ntse oni ed eir G osi d ib . si o .1 m g

Posicionar a la Agencia en su rol institucional

O ptim izar la interacción con las entidades claves para la gestión de la

ANDJE6%

Lograr el acercamiento con resultados positivos en el 100% de las entidades que se prioricen como claves para la

gestión de la Agencia en el 2015

Nivel de acercamiento a Entidades priorizadas

Número de entidades con las cuales se obtuvo un acercamiento e fectivo y

documentado / núm ero de entidades priorizadas

NA 100%

e

1 - g tse nal eri G no ib . i o

. H - l »

Consolidar el sistema de inform ación

Gestionar la disponib ilidad de la información litigiosa con estándares de calidad y oportunidad, para la toma de

decisiones estratégicas tan to a nivel in terno como externo

11%

Realizar in form es sectoriales que perm itan contar con información de

calidad de la actividad litigiosa y sea util para los sectores defin idos

% de cum plim iento en la elaboración de los Inform es sectoriales de la actividad

litigiosa

Numero de in form es sectoriales realizados y socializados / num ero de

in form es programadosNA 100%

9




PERSPECTIVA POLÍTICAS FOCOS OBJETIVOSPONDERACIÓN

OBJETIVOMETA DEL OBJETIVO

INDICADOR DE GESTIÓNNOMBRE FORMULA LÍNEA BASE META DEL INDICADOR

DESA

RRO

LLO

POLÍT

ICA

DEL

SIST

EMA

INTE

GRAD

O DE

GEST

IÓN

INST

ITU

CIO

NAL

1. G

estió

n m

isio

nal y

de go

bier

no.

Incrementar la eficacia y la eficiencia de la gestión interna de la Agencia

Instrum entar e im plem enta r el marco norm ativo que perm ita mayor

efectividad de la Agencia6%

Preparar el 100% de los actos adm inistrativos y normativos

programados

Nivel de preparación de actos adm inistrativos

Total de actos adm inistrativos preparados / Total de actos

adm inistrativos programadosNA 100%

1. G

estió

n m

isio

nal

y de

gobi

erno

y

4.

Efic

ienc

ia

adm

inis

trativ

a

Consolidar el sistema de inform aciónProm over la apropiación y el

aprovechamiento de las TIC aplicables5%

Desarrollar el 100% de las actividades establecidas en el plan estrategico de tecnologia e in form ación- PETI para la

vigencia

% de actividades desarrolladas incluidas en el PETI

Numero de actividades del PETI desarrolladas / num ero de activides del

PETI programadasNA 100%

1. G

estió

n m

isio

nal y

de

gobi

erno

. Desarrollar y d ifun d ir políticas y estrategias de defensa jurídica de la

Nación

Generar lineam ientos para la form ulación de politicas de prevención

del daño antijurídico5%

Que las 20 entidades con mayor litig iosidad establezcan sus politicas

ajustadas a los lineam ientos defin idos por la ANDJE

% de politicas de prevención formuladas por las entidades, acorde a los

lineam ientos y /o metodologia de la ANDJE

politicas de prevención formuladas por las entidades, acorde a los lineam ientos

y /o metodologia de la ANDJE/ 20 entidades con mayor litigiosidad

NA 100%

.§ > o ti la n est onia de eir G si ib .1 smi og


Precisar cual será el rol de la agencia en el postconflicto

4%Establecer el com portam iento e impacto de la litig iosidad en el postconflicto para preparar la Agencia ante dicha situación

% de avance del documento que iden tifique el com portam iento e

impacto de la litig iosidad en el postconflicto

% de avance ejecutado / % avance programado

na 100%

. § > d ti a n ts n e r se io d ei G is ib .1 smi og

Contribuir al desarrollo de la capacidad de defensa jurídica de las entidades

Desarrollar un m odelo de gestión del conocim iento

3%Im plem entar la fase 1 del proyecto de la

comunidad jurídica del conocim iento

Nivel de im plem entación de la fase 1 del proyecto de la comunidad ju rid ica del

conocim iento

actividades realiazadas de la fase 1 / actividades programads de la fase 1

NA 100%

. § > d ti a n ts n e r se io d ei G is ib . si o 1 m g

Consolidar el sistema de inform aciónDesarrollar funcionalidades en el

sistema de inform ación programados para la vigencia

5%Poner en marcha la segunda fase de

eKoguiNivel de avance en la im plementacion

de las funcionalidades en ekogui

Número de funcionalidades desarrolladas e implantadas / Número

de funcionalidades en el sistema de inform ación programadas

NA 100%

4. E

ficie

ncia

ad

min

istr

ativ

a,5.

Ges

tión

finan

cier

a


Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI

4%


im plem entado en la Agencia a traves de un plan establecido

Nivel de avance del plan de forta lec im ien to del Sistema Integrado

de Gestión Institucional - SIGI

actividades realiazadas del plan de forta lec im ien to / actividades

programadsNA 100%

2.

Tran

spa

renc

ia,

parti

cipa

ción

y

serv

icio

al

ciud

adan

o

Posicionar a la agencia en su rol institucional

Desarrollar mecanismos de comunicación efectiva

3%Desarrollar el 100% del plan de

comunicación de la Agencia programado para la vigencia

% de avance de la im plem entacion del plan de comunicaciones

Numero de actividades ejecutadas del plan de comunicación / actividades

programadas para la vigenciaNA 100%

10




TALE

NTO

HUM

ANO

POLÍT

ICA

DEL

SISTE

MA

INTE

GRAD

O DE

GE

STIÓ

N IN

STIT

UCI

ON

AL

3. Ge

stión

del t

alerrt

o hu

mano

, 4. E

ficien

cia

admi

nistra

tiva,

5. Ge

stión

finan

ciera


Fortalecer la gestión interna de la4%

Cumplir con el 100% de las acciones propuestas para el fortalecimiento de la

gestión interna de la Agencia

Cumplimiento de acciones propuestas para el fortalecimiento de la gestión

interna de la Agencia

Total acciones propuestas para el fortalecimiento de la gestión interna realizadas / Total acciones propuestas para el fortalecimiento de la gestión interna programadas en el trimestre

Eficiencia NA 100% SG ene-01 dic-31 100% 100% 100% 100%

3. Ge

stión

del

talen

to hu

mano


Promover el compromiso individual y la cultura orientada al logro de resultados

colectivos5%

Lograr que se cumpla el 100% de las acciones de promoción del compromiso individual y la cultura orientada al logro

de resultados colectivos

Nivel de cumplimiento de las acciones de promoción del compromiso

individual y la cultura orientada al logro de resultados colectivos

Total acciones realizadas / Total acciones programadas para el periodo

Eficiencia NA 100% SG ene-01 dic-31 100% 100% 100% 100%

11




1.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES POR DEPENDENCIAS

1.3.1 POA DIRECCIÓN GENERAL

FOCO OBJETIVO META OBJETIVO 2015 ACCIÓN META ACCIÓN PONDERACIÓNACCIÓN RESPONSABLE

INDICADOR META DEL INDICADOR DE LA ACCIÓNFECHA DE

INICIOFECHA DE

FINALIZACIÓN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULA TIPO DE INDICADOR

LINEABASE EN

E

FEB

MAR

ABR MAY | AGO

SEP

OCT

NOV

CID

GENERAR VICTORIAS TEMPRANAS

Ser reconocido como un referente dentro del

Gobierno Nacional por su

especializado en la defensa

Lograr que el 100% de las entidades encuestadas califiquen el nivel tecnico y

especializado de la Agencia con un puntaje del 90% o superior

Participar y asistir a foros y eventos especializados en temas

del ciclo de defensa.

Participar y asistir a por lo menos 6 foros y eventos especializados en temas del ciclo de defensa, que se seleccionen en el 2015 según su

pertinencia e interés para la Agencia.

50%Fabiana de la

Espriella

Cumplimiento de la meta de

identificados

Porcentaje de asistencia a eventos seleccionados / Meta de asistencia a

eventos para el periodoEficacia NA 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Enero 1 de 2015

Diciembre 31 de 2015

N 0 NA

Promover o realizar eventos de reflexión y actualización

académica en torno a la Defensa Jurídica del Estado en Colombia

Promover o realizar 3 eventos de reflexión y actualización académica en torno a la Defensa Jurídica del Estado

en Colombia.

50%Martha

Cum plimiento de metas de promoción o

realización de eventos de reflexión y actualización académ ica programados

Total de eventos de reflexión y actualización académica

realizados/Total de eventos de reflexión y actualización académica

programados.

Eficiencia NA 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%Enero 1 de

2015Diciembre 31 de 2015

S . . . . . . FUNC

POSICIONAR A LA AGENCIA EN SU ROL INSTITUCIONAL

Optimizar la interacción con las entidades claves para la

gestión de la ANDJE

Lograr el acercamiento con resultados positivos en el 100% de las entidades que se prioricen como claves para la


Promover alianzas estrategicas o convenios o acercamientos

institucionales con entidades claves para optimizar la gestión

de la Agencia y fortalecer las relaciones institucionales

Propiciar alianzas estratégicas o convenios o acercamientos

institucionales con por lo menos 3 entidades claves para la gestión de la

Agenda

100%Martha

Ramírez F.

Nivel de cum plimiento de la meta de promoción de

alia nzas e stratégi cas, convenios o

acercami entos institucionales.

Total número de alianzas estratégicas,

institucionales realizados/Total de número de alianzas estratégicas,

institucionales programados

Eficacia NA 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%Enero 1 de


N

Desarrollar mecanismos de comunicación efectiva

D esarro llar el 100% del plan de comunicación de la Agencia programado para la vigencia

Im plem entar el Plan de Com unicaciones Externas defin ido para la vi gencia

D e sarro llar el 100% de las actividades programadas para el

año 2015 en el Plan de Com unicaciones Externas

50%Fabi ana de la Espriella

Cumplim iento acumulado de ejecución del Plan de Comunicaciones Externas

Total actividades del Plan de Comunicaciones Externas ejecutadas a la fecha / Total de actividades del

Plan de Com unicaciones Externas programadas a la fecha



S

Im plem entar el Plan de Com unicaciones Internas definido para la vigencia

D e sarro llar el 100% de las actividades programadas para el

año 2015 en el Plan de Com unicaciones Internas

50%Fabiana de la Espriella

Cumplim iento acumulado de ejecución del Plan de Comunicaciones Internas

Total actividades del Plan de com unicaciones Internas ejecutadas a la fecha / Total de actividades del

Plan de Comunicaciones Internas programadas a la fecha



S

DESARROLLAR Y DIFUNDIR POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DE

DEFENSA JURIDICA DE LA NACIÓN

Generar lineamientos para la formulación de politicas de

prevención del daño antijurídico y lineamientos

generales de defensa.

Estructurar, formular, aplicar, evaluar y difundir las políticas y lineamientos de

prevención del daño antijurídico.

Publicar un documento que contenga los estudios empíricos

realizados por la Agencia que atañe al tema de la

responsabilidad del Estado y difundirlo ampliamente.

Ejecutar el 100% de las actividades contenidas en un plan de acción que

se diseñe para publicar el documento y difundirlo ampliamente.

100%Fabiana de la

Espriella

Cumplimiento de las actividades del plan de acción para publicar el documento y difundirlo

Total actividades ejecutadas a la fecha / Total de actividades

programadas a la fechaEficiencia NA 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Enero 1 de 2015

Diciembre 31 de 2015 S

12




1.3.2 POA SECRETARÍA GENERAL

FOCO OBJETIVO META OBJETIVO 2015 ACCIÓN META ACCIÓN PONDERACIÓN ACCIÓN RESPONSABLE

INDICADOR META ACCIÓN FECHA DE INICIO

FECHA DE FIN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BINOMBRE FORMULA TIPO DE INDICADOR LINEABASE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

INCREMENTAR LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA DE LA GESTIÓN INTERNA DE LA

AGENCIA

Fortalecer la gestión

interna de la Agencia

Cumplir con el 100%

propuestas en el plan de

fortalecimiento de la gestión interna de la

Agencia

Formular e implementar el plan de aseguramiento documental en la ANDJE

Formular el Plan de Aseguramiento Documental para la ANDJE

14,02% Experto 7 de la Secretaría General Plan de Aseguramiento Documental formulado Etapas de la formulacion del plan terminadas / Etapas de la formulacion del plan definidas

Eficacia N/A N/A 17% 33% 50% 67% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/02/2015 31/07/2015 S $ 177.700.000 FUN

Implementar el 50% del Plan de Aseguramiento Documental de acuerdo a

los resultados entregados en la consultoría

9,50% Experto 7 de la Secretaría General Nivel de implementación del Plan de Aseguramiento Documental

componentes del plan implementados / componentes definidos a implementar en 2015 Eficacia N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 30% 50% 70% 90% 100% 01/08/2015 31/12/2015 S ? FUN

Formular el programa de gestión de documentos electrónicos en la ANDJE

Formular el Pograma de Gestión de Documentos Electronicos con el

objetivo de obtener documentos con estandares archivisticos y tecnologicos.

25,15% Experto 7 de la Secretaría General Pograma de Gestión de Documentos Electronicos formulado

Etapas de la formulacion del programa terminadas / Etapas de la formulacion del programa definidas Eficacia N/A N/A N/A N/A N/A 10% 25% 35% 50% 65% 75% 85% 100% 01/05/2015 31/12/2015 S $ 150.000.000 FUN

Diseñar el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la

ANDJE

Efectuar la Organización, Planeación y evaluación del sistema de seguridad y

salud en el trabajo8,50% Coordinador Grupo de Gestión

Administrativa y Talento Humano

Nivel de avance en la Organización, Planeación y evaluación del sistema de seguridad y salud en el trabajo

No. de actividades desarrolladas / No de actividades programadas Eficiencia N/A N/A 10% 25% 50% 75% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/02/2015 30/06/2015

S $ 100.000.000 FUNDiseñar el sistema de seguridad y salud

en el trabajo de la ANDJE 10,09% Coordinador Grupo de Gestión Administrativa y Talento Humano

Nivel de avance en el diseño del Sistema de seguridad y No de actividades programadas / total de actividades desarrolladas Eficiencia N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 10% 25% 60% 85% 100% 100% 01/07/2015 20/12/2015

Ejecutar los recursos financieros asignados, de manera eficiente

Ejecución del 95% del Presupuesto 8,57% Coordinador Financiero Ejecución Presupuestal (Acumulado Anual) Presupuesto Ejecutado / Apropiacion Eficiencia 90% 28% 30% 33% 36% 38% 41% 54% 61% 66% 72% 79% 95% 01/01/2015 31/12/2015 N NA NA

Ejecución del 95% del PAC mensualizado 8,57% Coordinador Financiero Ejecución PAC (Mensual) PAC Ejecutado mensual/PAC Asignado mensual Eficiencia 93% 59% 97% 94% 97% 97% 98% 97% 99% 99% 97% 99% 99% 01/01/2015 31/12/2015 N NA NA

Implementar el plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres en

la entidad.

Implementación del sistema del plan de continuidad de negocio y recuperación

de desastres en la entidad.15,60% Asesor TI - SG Implementar el 50% de la ejecucion del Plan de

continuidad de negocio y recuperación de desastresComponentes del plan implementados / Componentes

definidos a implementar en 2015 Eficacia 0% N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 10% 50% 50% 100% 01/08/2015 01/12/2015 S $ 180.000.000 INV

Promover el compromiso individual y la cultura

orientada al logro de

resultados colectivos

Lograr que se cumpla el 100% de

promoción del compromiso individual y la

cultura orientada al logro de resultados

colectivos

Ejecutar la prueba piloto de teletrabajo en la ANDJE

Ejecución y Seguimiento del plan piloto en teletr abajo 25,00% Coordinador Grupo de Gestión


% de avance en el plan de teletrabajo No. de actividades desarrolladas / No. de actividades programadas Eficiencia N/A N/A 15% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 100% 100% 01/02/2015 31/10/2015 N NA NA

Revisión del plan piloto para establecer viabilidad de apropiación 25,00% Documento de Viabilidad de Teletrabajo en la Agencia Documento de Viabilidad de Teletrabajo en la Agencia Eficacia N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 1 1 01/11/2015 30/11/2015 N NA NA

Consolidar una red de formadores, con competencias para gestionar

conocimientos al interior de la Agencia, en temas de aprendizje, desarrollo de

habilidades o destrezas

Realizar estudio de análisis para conocer la oferta de temáticas y posibles

formadores25,00% Coordinador Grupo de Gestión


Estudio de análisis para conocer la oferta de temáticas y posibles formadores elaborado NA Eficacia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/01/2015 01/01/2015 N NA NA

Ejecutar al menos un taller de formadores mensual 25,00% Nivel de c umplimiento mensual de ejecución de

talleres mensualesNo. de talleres ejecutados / No. de talleres

programados Eficacia N/A 0% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 0% 01/02/2015 30/09/2015 N NA NA

Consolidar el sistema de

información

Promover la apropiación

aprovec ham iento de las

TIC aplicables

Desarrollar el 100% de las actividades establecidas en el

plan estrategico de tecnologia e

información- PETI para la vigencia

Diagnosticar, diseñar e implementar Gobierno de TI, mediante metodologia y

buenas practicas internacionalesImplementación del modelo de Gobierno

de TI en la ANDJE50,00% Asesor TI - SG Nivel de implementación del modelo de Gobierno de

TI para la ANDJE programado para el 2015Componentes del plan implementados / Componentes

definidos a implementar en 2015 Eficacia N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 10% 25% 50% 100% 01/08/2015 31/12/2015 S $ 60.000.000 FUN

Asegurar que los objetivos del modelo de Sistema de Gestión Seguridad de la Informacion se cumpla tanto en los lineamientos normativos, legales y

Implementar la estrategia y mecanismos de monitoreo y control sobre la

información del ciclo de defensa jurídica.25,00% Asesor TI - SG Nivel de Ejec ución Plan SGSI Etapas de la implementación del SGSI terminadas /

Etapas de la implementación del SGSI definidas Eficacia 0% N/A N/A N/A 25% 25% 50% 50% 70% 80% 80% 80% 100% 01/01/2015 01/12/2015 S $ 220.000.000 INV

Diagnosticar y Diseñar las necesidades de continuidad de negocio y

recuperación de desastres en los sistemas de TI.

Plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres diseñado 25,00% Asesor TI - SG

Avance en la elaboración del Documento Plan de diseño e implementacion de continuidad de negocio y

recuperación de desastres

Etapas de la formulacion del plan terminadas / Etapas de la formulacion del plan definidas Eficacia 0% N/A N/A N/A N/A 50% 75% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/03/2015 01/06/2015 S $ 100.000.000 INV

13




1.3.3 POA DIRECCIÓN DE DEFENSA JURÍDICA

OBJETIVO META OBJETIVO ACCIÓN META ACCIÓN PONDERACIÓNACCIÓN RESPONSABLE

INDICADOR META DEL INDICADOR DE LA ACCIÓNFECHA DE FECHA DE

FINALIZACIÓNREQUIERERECURSO

(S/N)COSTO RECURSO

(FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULA TIPO DE INDICADOR LINEA s s t 3 1 i a ° s £ i 3

efe ct iva participación de la ANDJE en los procesos en

los cuales intervenga o acompañe

el éxito en los procesos

estratégicos, en los cuales

excepcionalmente intervenga o acompañe.

Promover la utilización de los MASC, especialmente la conciliación, mediante la asistencia a los comités de conciliación -CC- y la promoción territorial para los municipios de categorías 4, 5 y 6 en la conformación de los CC

Contar con el plan de actividades desarrollado

a diciembre de 201510,0%

Sergio Pinillos - Zaida Gil -

Constanza

Nivel de cumplimiento del plan de actividades realizadas / Número de

actividades propuestasEficiencia N/A N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/02/2015 31/12/2015 S $ 126.732.000 FUN

Continuar con laimplementación de la función de mediación de la ANDJE para conflictos interadministrativos entre entidades públicas del orden nacional



Sergio Pinillos - Zaida Gil-

AdministradorNivel de cumplimiento en

el plan de actividades realizadas / Número de actividades programadas

Eficiencia N/A N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/02/2015 31/12/2015 S $ 186.732.000 FUN

Fortalecer las competencias y las herramientas para la atención de casos en materia internacional


a diciembre de 201510,0% Angela

RamirezNivel de cumplimiento en


Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/01/2015 31/12/2015 S $ 25.000.000 FUN

Desarrollar en coordinación con la DGI, el módulo para el análisis y seguimiento de las peticiones y casos que se radiquen ante el Sistema Interamericano de Derechos Humanos

Realizar a diciembre de 2015, en coordinación con

la DGI, el 100% de las

corresponden a la DDJ del plan de actividades

10,0% AngelaRamirez

Nivel de cumplimiento acumulado en el plan de

correspondientes a la DDJ

Número total de

correspondientes a la DDJ realizadas a la fecha /

correspondientes a la DDJ programadas a la fecha

Eficiencia N/A N/A N/A 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 01/03/2015 31/12/2015 N

Fortalecer la intervención de la ANDJE a nivel nacional (la Agencia llega a los estrados judiciales y arbitrales) de acuerdo con las directrices de la instancia de selección



Abogados encargados del Sector en la DDJ (quién

responsable en la ANDJE)

Nivel de cumplimiento en el plan de actividades realizadas / Número de

actividades programadasEficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/01/2015 30/12/2015 S $ 793.352.000 FUN

Realizar las gestiones relacionadas con las decisiones tomadas por la ANDJE en las mesas de coordinación

Contar en el 100% de las mesas de coordinación en

las cuales se participe, con una decisión tomada por la Agencia y con las

gestiones de su

20,0%

Cesar Augusto

Becerra - Abogado del

Nivel de realización de las gestiones relacionados

con las decisiones tomadas por la ANDJE en

las mesas de coordinación

Número de gestiones realizadas de acuerdo con las decisiones tomadas

por la ANDJE en las mesas de coordinación / Número de gestiones programadas

decisiones tomadas por la ANDJE en las mesas de

coordinación

Eficacia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01/01/2015 31/12/2015 N

Adelantar las gestiones administrativas y judiciales para la recuperación de recursos públicos


a diciembre de 201510,0% Constanza Nivel de cumplimiento en



Adelantar gestiones para el ejercicio de la acción de repetición en las entidades públicas del orden nacional


a diciembre de 201510,0% Constanza Nivel de cumplimiento en


Eficiencia N/A 5% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 100% N/A N/A N/A 01/01/2015 31/12/2015 S $ 117.684.000 FUN

Generar estrategias de

defensa

Desarrollar protocolos y

lineamientos para la defensa jurídica

Rediseñar la gestión de la defensa de los casos (pendiente por definir si se coordina con la

Documentos de diseño de estrategia de defensa de

documento de revisión de las estrategias adoptadas en casos ventilados en las jurisdicciones externas

50,0% Luisa Bechara Nivel de cumplimiento en el plan de actividades realizadas / Número de

actividades programadasEficiencia N/A N/A 10% 20% 30% 40% 45% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 01/02/2015 31/12/2015 S $ 209.872.000 BID

Diseñar e implementar nuevas estrategias de defensa jurídica

Fijar los criterios para la Intervención de la ANDJE 50,0% Luisa Bechara Nivel de cumplimiento en


Eficiencia N/A N/A 10% 20% 30% 40% 45% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 01/02/2015 31/12/2015 S $ 64.576.000 BID

Acompañar y fortalecer los

jurídicos

Cubrir el 100% de las entidades

programadas en

fortalecimiento de las capacidades y destrezas de los

operadores jurídicos para el ejercicio de la

defensa jurídica de la Nación

Brindar recomendaciones generales en materia de embargos a municipios de categorías 4, 5 y 6 proferidos en procesos ejecutivos y


a diciembre de 2015100% Constanza Nivel de cumplimiento en



14



Código: DE-G-03 Versión: 0Pág.: 15 de 66

1.3.4 POA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

ACCIÓN META ACCIÓNPONDE

RACIÓNACCIÓN

RESPONSABLE

INDICADOR META DEL INDICADOR DE LA ACCIÓN

FECHA DE INICIOFECHA DE

FINALIZACIÓN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID )NOMBRE FORMULA TIPO D EINDICADORLINEABASE EN

E

FEB

MA

R

AB

R

MA

Y

g EL AG

O

8 OCT

NO

V

5

V a l id a r y d e p u ra r la

in fo rm a c ió n de p ro ceso s ju d ic ia le s

V a l id a r e l 100%

de lo s pro ceso s de la s e n t id a d e s

10,0% Jo h a n a Ta u tiva

Procesos ju d ic ia le s

va l id a do s y d e p u ra d o s

N ú m e ro de v a l id a c io n e s re a liz a d a s p o r la ANDJE / M e ta de v a lid a c io n e s p o r re a liz a r

Eficac ia N /A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01 /0 1/2 01 5 3 1 /1 2 /2 01 5 S $ 265.356.000 FUN

R e a liz a r la ra d ic a c ió n de la in fo rm a c ió n p r im a r ia qu e se re c ib e en la A gencia

( n o t i f ic a c ió n de d e m a n d a s ,

s o l ic i tu d e s de c o n c i l ia c ió n , a rb itra m e n to s ) .

R e a liz a r e l 100% de la ra d ic a c ió n

de la in fo rm a c ió n qu e re c ib e l a

a g e n c ia .

15,0% Jhon Ca ma rgoR a d ica c io n e s

tra m ita d a s

N ú m e ro de ra d ic a c io n e s in c o rp o ra d a s en el s i s te ma / N ú m e ro de ra d ic a c io n e s po r

in c o rp o ra r

Eficac ia N /A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01 /0 1/2 01 5 3 1 /1 2 /2 01 5 S $ 1.600.000.000 FUN

E m iti r y s o c ia l iz a r las

d ire c t r ic e s en m a te r ia de re g is t ro de in fo rm a c ió n en e l s is te m a

E m itir dos d o c u m e n to s con

d ire c t r ic e s en

m a te r ia de r e g is tro

15,0%O m a rC a s te lb la n c o

D o cu m e n to s e m it id o s y

s o c ia liz a d o s

N ú m e ro de d o c u m e n to s e m it id o s y s o c ia liz a d o s / N ú m e ro de

d o c u m e n to s a e m it i r y s o c ia l iz a r

Eficac ia N /A N /A N /A N /A N /A N /A 50% N /A N /A N /A 100% N /A N /A 0 1 /0 4 /2 01 5 3 1 /1 0 /2 01 5

G e n e ra r re p o rte s p e r ió d ic o s

con ba se en la in fo rm a c ió n d e l s is te m a y a le r ta n d o s o b re p ro ceso s q u e p u e d a n r e p re s e n ta r un a l to n ive l de

r ie s g o fis c a l

G e n e ra r cu a tro

re p o rte s de a le r ta al a ñ o

15,0% Jo h a n a Ta u tiva

R ep orte s

t r im e s tra le sg e n e ra d o s

N ú m e ro de re p o rte s g e n e ra d o s / N ú m e ro de re p o rte s a g e n e ra r e n el p e r ío d o

Eficac ia N /A 100% N /A N /A 100% N /A N /A 100% N /A 100% N /A N /A N /A 01 /0 1/2 01 5 3 1 /1 2 /2 01 5

P ro d u c ir d o c u m e n to s e in fo rm e s de a n á l is is de la a c t iv id a d l i t ig io s a de l E stad o

G e n e ra r 12 in fo rm e s de

a n á l is is al a ñ o

10,0% Jo h a n a Ta u tivaR ep orte sm e n s u a le s

g e n e ra d o s

N ú m e ro de re p o rte s g e n e ra d o s / N ú m e ro de re p o rte s a g e n e ra r e n el p e río d o

Eficac ia N /A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01 /0 1/2 01 5 3 1 /1 2 /2 01 5

Im p le m e n ta r e l m o d e lo de

s o p o r te pa ra l as e n t id a d e s p ú b lic a s u s u a r ia s de l

S is te m a Ú n ico de G e s tió n e In fo rm a c ió n L it ig io s a de l

Estado.

A te n d e r e l 100% d e las

s o l ic i tu d e s de

s e rv ic io ra d ic a d a s

10,0%O m arC a s te lb la n c o

S o lic itu d e s a te n d i da s

N ú m e ro de s e rv ic io s con re s p u e s ta / N ú m e ro de s e rv ic io s ra d ic a d o s que d e b e n s e r a te n d id o s

Eficac ia N /A N /A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 01 /0 2/2 01 5 31 /1 2/2 01 5

D is p o n e r de la h e r ra m ie n ta d e c a p a c ita c ió n v ir tu a l para

lo s curso s c o r re s p o n d ie n te s a lo s ro le s q u e se a c t iv e n

en el s is te m a

C on ta r con la he rra m i e n ta d e

c a p a c ita c ió n

v ir tu a l pa ra el 100% de l os

cursos c o r re s p o n d ie n te s

a lo s ro le s qu e se a c t iv e n en el

s i s te ma

10,0% Jhon Ca ma rgo

H erra m ie n ta de

c a p a c ita c ió n in s ta la d a en el p o rta l

N ú m e ro de

c o m p o n e n te s de la h e r ra m ie n ta de c a p a c ita c ió n

im p le m e n ta d o s / N ú m e ro de c o m p o n e n te s de la h e r ra m ie n ta de

c a p a c ita c ió n p o r im p le m e n ta r en el

E ficac ia N /A N /A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 15/01/2015 15 /12/2015

S $ 550.000.000 FUN

15,0% Jhon Ca ma rgo

Plan de

c a p a c ita c ió ne je c u ta d o

N ú m e ro de p e ro s o n a s c a p a c ita d a s /n ú m e ro de p e rs o n a s p ro g ra m a d a s

para c a p a c ita c ió n

Eficac ia N /A N /A 100% N /A 100% N /A 100% N /A 100% N /A 100% N /A 100% 15/01/2015 31 /1 2/2 01 5

METAOBJETIVO

2015

15




FOCO OBJETIVOMETA

OBJETIVO2 015

ACCIÓN META ACCIÓNPONDE

RACIÓNACCIÓN

RESPONSABLEINDICADOR META DEL INDICADOR DE LA ACCIÓN

FECHA DE INICIOFECHA DE

FINALIZACIÓN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID )NOMBRE FORMULA TIPO D EINDICADORLINEABASE EN

E

FEB

MA

R

AB

R

MA

Y

a AG

O

3 OCT

NO

V

5

Con

soli

dar

el s

iste

ma

de

info

rmac

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fu

nci

onal

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es

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el s

iste

ma

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info

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Pone

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m

arch

a la

segu

nda

fase

de

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Pone

r en

m

arch

a el

100

%

de los

co

mpo

nen

tes

de la

segu

nda

fase

pr

ogra

mad

os

para

la

vige

nci

a

D o c u m e n t a r lo s d e s a r r o l l o s

fu n c io n a l e s d e l S i s t e m a

Ú n ico d e G e s t ió n e

In fo r m a c ió n L i t i g i o s a d e l

E s t a d o d e f i n i d o s e n la F a s e

II.

D o c u m e n t a r el

100% d e l a s

e s p e c i f i c a c i o n e s

d e l a s

f u n c i o n a l i d a d e s

d e f i n i d a s p a r el

s i s t e m a

25,0%O m a r

Ca s te l bl a n co

P o r c e n t a je d e


d o c u m e n t a d a s

N ú m e r o d e


d o c u m e n t a d a s / n ú m e r o

d e e s p e c i f i c a c i o n e s

i d e n t i f i c a d a s o

r e q u e r i d a s

E fi ca ci a N/A N/A N/A 100% N/A N/A 100% N/A N/A 100% N/A N/A 100% 0 1 /0 3 /2 0 1 5 3 1 / 1 2 /2 0 1 5 N

R e a l i z a r la f a s e I d e l p l a n

d e t r a b a jo r e s u l t a d o d e l

a n á l i s i s d e

v u l n e r a b i l id a d e s .

C u m p lir co n el

p l a n d e t r a b a jo

d e l a f a s e I

25 ,0%F e r n a n d o

Ca s ti l l o


c u m p l im ie n to d e l

c ro n o g r a m a

A c t iv id a d e s c u m p l i d a s a

la f e c h a / A c t iv id a d e s

p r o g r a m a d a s a la f e c h a

Efi c ie n c ia N/A N/A N/A 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 1 /0 3 /2 0 1 5 3 1 / 1 2 /2 0 1 5 S $ 6 1 .8 0 0 .0 0 0 FUN

D e s a r r o l la r e l m ó d u lo p a r a

el a n á l i s i s y s e g u i m i e n t o d e

l a s p e t i c i o n e s y c a s o s q u e

s e r a d iq u e n a n t e e l S i s t e m a

In t e r a m e r ic a n o d e D e r e c h o s

H u m a n o s .

C um pl ir c o n el

100% d e l p l a n d e

t r a b a jo d e

d e s a r r o l l o d e l

m ó d u lo

25 ,0%

O m a r

C a s te l b la n c o /

F e r n a n d o

Ca s ti l l o / A n g e l a

DDJ


a va n ce e n e l

d e s a r r o l l o d e l

m ó d u lo

A c t iv id a d e s c u m p l i d a s a



E fic ie n c ia N/A N/A N/A 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 1 /0 3 /2 0 1 5 3 1 / 1 2 /2 0 1 5

C u m p lir c o n lo s a c u e r d o s

q u e s e e s t a b l e z c a n e n el

m a r c o d e lo s c o n v e n io s

s u s c r i t o s con o t r a s

e n t i d a d e s p a r a el

f o r t a le c i m i e n t o d e l S i s t e m a

Ú n ico d e G e s t ió n e

In fo r m a c ió n d e la A c t iv id a d

L i t i g i o s a d e l E s t a d o .

I m p l e m e n t a r el

100% d e l o s

p l a n e s d e t r a b a jo

d e c a d a c o n v e n io

s u s c r i t o

25 ,0%F e r n a n d o

Ca s ti l l o

P l a n e s d e t r a b a jo

i m p l e m e n t a d o s

A c t iv id a d e s r e a l i z a d a s a



E fic ie n c ia N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 30% 50% 70% 100% 0 1 /0 9 /2 0 1 5 3 1 / 1 2 /2 0 1 5 S $ 54 .6 4 3 .5 6 0 FUN

adi am gi rof

es ep loó al d n ln lo ec nco rlol te

oCtnar desar

D e f in i r la s o lu c ió n

te c n o l ó g i c a d e l S i s t e m a

Ú n ico d e In fo rm a c ió n

L i t i g i o s a d e l E s t a d o .

E l a b o r a r Un

d o c u m e n t o c o n la

d e f i n i c i ó n d e la

s o lu c ió n

te c n o l ó g i c a

40 ,0%F e r n a n d o

Ca s ti l l o


a va n ce e n l a

e l a b o r a c i ó n d e l

d o c u m e n t o




E fic ie n c ia N/A N/A 10% 20% 40% 60% 80% 100% N/A N/A N/A N/A N/A 2 1 / 0 1 /2 0 1 5 3 0 / 0 6 /2 0 1 5 S $ 5 3 5 .8 0 0 .0 0 0 INV

C o n tr a t a r la

im p l e m e n t a c i ó n y la

in te r v e n t o r ía d e l S i s t e m a

Ú n ico d e In fo rm a c ió n

L i t i g i o s a d e l E s t a d o

C o n tr a t o s s u s c r i t o s

S u s c r ib ir y

a p r o b a r d o s

c o n tr a to s

60 ,0%F e r n a n d o

Ca s ti l l o


a va n ce e n l a

c o n tr a ta c ió n




E fic ie n c ia N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 10% 30% 50% 70% 100% N/A 0 1 /0 7 /2 0 1 5 3 1 / 1 0 /2 0 1 5 S $ 1 .0 0 5 .1 0 0 .0 0 0 INV

16

PLANEACION ESTRATEGICA 2014 - 2018"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



1.3.5 POA DIRECCIÓN DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS PARA LA DEFENSA JURIDICAFOCO OBJETIVO META OBJETIVO

2015 ACCIÓN META ACCIÓN PONDERACIÓNACCIÓN RESPONSABLE

INDICADOR META ACCIÓNFECHA DE INICIO FECHA DE FIN REQUIERE RECURSO

(S/N) COSTO TIPO DE RECURSO (FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULA INDICA DO R LINEA ENE FEB MAR ABR MAY ,UN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Desarrollar y difundir políticas y estrategias de defensa jurídica

de la Nación

Generar lineamientos para la formulación

de politicas de prevención del daño

antijurídico y lineamientos

generales de defensa.

Que las 20 entidades con

mayor litigiosidad establezcan sus politicas

ajustadas a los lineamientos definidos por

la ANDJE

Evaluar las políticas de prevención formuladas

por las entidades y efectuar las

recomendaciones de ajuste a que haya lugar.

En el 100% de las entidades

seleccionadas por la Agencia

17,65%Camilo Perez/

Alejandro Pelaez

Evaluación de las políticas

planteadas por las entidades.

Actividades realizadas en el mes

/ Actividades planeadas en el mes

Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% ene-15 dic-15 N

Actualizar y difundir el aplicativo de pagos

Contar con un aplicativo ajustado a

las nuevas disposiciones y

difundirlo

17,64% Alejandro Pelaez

Cumplimiento de la realización de

actividades programadas




Desarrollar un liquidador de sentencias y conciliaciones

Desarrollar un (1) liquidador de sentencias en

ambiente web que permita hacer las liquidaciones de

sentencia y conciliaciones del mayor número de regímenes posible






Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% ene-15 dic-15 S

$ 532.752.000 $ 24.000.000 $ 33.600.000

BIDINVINV

Elaborar las fichas de análisis jurisprudencial sobre por lo menos 20 problemas jurídicos

Diligenciar las fichas de análisis

jurisprudencialsobre por lo menos 20

problemas jurídicos

11,77% Carolina Estrella





Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% ene-15 dic-15 S 100.800.000 INV

Elaborar tres documentos

correspondientes a tres líneas jurisprudenciales sobre por lo menos 10 problemas jurídicos

Contar con documentos de las

tres (3 ) líneas jurisprudenciales

seleccionadas por la Agencia.

11,77% Carolina Estrella






Validar, difundir y hacer seguimiento a la

metodología del cálculo de la provisión contable

Contar con una metodología del

cálculo de la provisión contable

estandarizada y difundirla






Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% NA NA NA NA NA NA ene-15 jun-15 N

Analizar los esquemas de aseguramiento y elaborar

una propuesta para su optimización

Realizar un documento con el

Análisis de los esquemas de

aseguramiento y propuesta de optimización.






Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% ene-15 dic-15 S 118.222.733 BID

Intervenir judicial y

extrajudicialment e y contribuir a la recuperación de

recursos públicos

Generar estrategias de defensa eficaces

para casos concretos

Desarrollar protocolos y lineamientos

generales

defensa jurídica de la

Nación.

Desarrollar un modelo costo efectividad de la

conciliación

Contar con una (1) plataforma en

ambiente web que, a partir de un modelo probabilístico, arroje información para la toma de decisiones

sobre el costo efectividad de la

conciliación en cada

50% Alejandro Pelaez


activdades programadas



Eficiencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% ene-15 dic-15 S 117.015.250 BID

Participar y apoyar las actividades del grupo de recuperación de recursos

públicos y acción de repetición

Realizar el 100% de las tareas asignadas a

la DPE en el desarrollo de las

actividades del grupo.

50% Camilo Perez






17




1.3.6 POA SUBDIRECCIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO A LOS SERVICIOS JURÍDICOS

FOCO OBJETIVOMETA

OBJETIVO2015

ACCIÓN METAACCIÓN

PONDERACI ÓN ACCIÓN

RESPONSABLE

INDICADOR META ACCIÓNFECHA DE

INICIOFECHA DE

FIN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID)

NOMBRE FORMULA TIPO DE INDICADOR

LINEA BASE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Contribu ir al d e sarro llo de la

cap ac id ad de d e fen sa ju ríd ica de la s en tidades

P rom o ver la im p lem en tación del m od elo ó ptim o de gestión

F orta lecer las

cap ac idad e s tecn icas

de lo s serv ic io s ju r id ico s en la s 2 0 en tidades

R e alizar piloto ,

m ed ición de brech as y form u lar lo s p lanes

de acc ión e im p lem en t ación para

10% de la s en tidades

fo rta lecida s (p ilo to )

100%C laudiaLin ares

C um plim ien to de la rea liz a c ió n de

ac tiv idad es p ro gram ad as

A ctiv idades rea lizad as en el m e s / A ctividades

p ro gram ad as en elE fic iencia N/A N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 02-feb 30-dic S

$ 1 .3 0 7 .3 9 6 .4 6 3

$ 7 9 .2 0 0 .0 0 0BID + INV

A co m p añ ar y fo rta lecer lo s

se rv ic io s ju r íd ico s

C ubrir el 1 00% de

las en tidades p rogram ad

activ idad esde

forta lecim i ento de las cap ac idad e

s y d estrezas

de lo s o perad o res

ju r íd ico s para el

e jercic io de la defensa ju r íd ica de la N ación

R e alizard iá lo go sju ríd ico s

R ealizar 9 D iá lo gos

33%Cam iloPerez

P orcentaje de cum plim ien to de lo s

d iá lo go s ju r id ico s p ro gram ad o s

N úm ero de d ia lo go s rea liz a d o s en el m es/N ú m e ro de

d ia lo go s p ro gram ado s en el m es

E ficacia 10 N /A 100% 100% 100% 100% N/A 100% 100% 100% 100% 100% N/A 02-ene 30-dic

S

$ 7 9 .2 0 7 .3 8 0$4 2 .0 0 0 .0 0 0

INV+ FUN

R e alizard iá lo go s

reg io n a les

R ealizar 5 d iá lo go s

33%Cam iloPerez

Porcentaje de cum plim ien to de lo s

d iá lo go s p ro gram ado s

N úm ero de d ia lo go s reg io n a les rea lizado s en el m es/N ú m e ro de d ia lo go s p ro gram ado s

en el m es

E ficacia 2 N /A N /A 100% N/A 100% N/A 100% 100% N/A N/A 100% N/A 02-feb 30-dic

S

17 5 .0 0 0 .0 0 0 INV

R e alizar ta lleres de O ralidad

R ealizar 5 T a lle re s

34%Cam iloPerez

P orcentaje de cum plim ien to de lo s ta lle re s de ora lidad

p ro gram ad o s

N úm ero de ta lleres de ora lid ad rea liz a d o s en

el m es/N ú m e ro de ta lleres de o ralid ad p ro gram ad o s en el

E ficacia 5 N /A N /A N/A 100% N /A 100% N/A 100% N/A 100% 100% N/A 02-feb 30-dic

S

2 3 5 .9 8 0 .0 0 0 INV

D e sa rro lla r un m od elo de gestión del conocim iento

Im p lem en t ar la fa se 1

del proyecto

de la com un idad ju r íd ica del c on oc im ie

nto

Conform ar

yp ro m ov er

com un id ad ju ríd ica

integrada que facilite

a lo s

E jecutar el 100% de

ac tiv idad es de la fa se 1

100%D iego

M arquez

N ivel de im p lem en tac ión de la fa se 1 del p royecto de la com un id ad ju rid ica

del con ocim iento

N úm ero de ac tiv id ad es rea lizad as en el m es/N ú m e ro de

ac tiv idad es p ro gram ad as en el

E fic iencia N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 13-ene 30-dic

S

3 1 6 .9 9 9 .5 4 8 B ID

18




1.3.7 POA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Institucional

Optimizar la

entidades claves para

la gestión de la ANDJE

resultados positivosen el 100% de lasentidades que seprioricen como claves para la


Lograr el

Desarrollar el 100% de los m de interacción innovadores y efectivos programados para fortalecer la estrategia de Rendición de Cuentas.

Desarrollar el 100% del Plan de Trabajo que permita a la ANDJE hacer parte de la oferta y demanda del mapa de cooperación internacional de la APC

META ACCIÓN

Generar e implementar nuevos mecanismos de interacción con los grupos de Interés (incentivos y diálogos] que permita fortalecer la rendición de cuenta de la ANDJE.

PONDERACIÓN ACCIÓN RESPONSABLE

MARIA DEL PILAR CORREDOR

MIRIAM CORTES

META ACCIÓN

generados e implementados

Nivel de avance del plan de trabajo con la APC

TIPO DE INDICADOR

REQUIERERECURSO

(S/N)

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BI

Consolidar el sistema de información

Desarrollar el 100% de las actividades establecidas en el plan estrategico de tecnologia e información- PETI para la vigencia

Asegurar el uso de la herramienta tecnologica que soporta el "Sistema Integrado de Gestión Institucional"

Que el 100% de las areas u la herramienta tecnologica

ALEXANDER ECH EVERRI :il izando la herramienta /

Incrementar la eficacia y la

eficiencia de la gestión interna de la Agencia

Fortalecer el Sistema

Integrado de Gestión

Institucional - SIGI

Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI implementado en la Agencia a traves de un plan establecido

Cumplir con el 100% del plan de trabajo que permita promover la

implementacion, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión

Institucional en el 2015

1. Promover y socializar el manual de procesos y procedimientos2. Implementar el mapa de riesgos y hacerle seguimiento3. Otras acciones que permita promover la implementacion, mantenimiento y mejora del SIGI

SANDRA MESAJivel de avance en la ejecución de la

actividades de implementación, mantenimiento y mejora del SIGI

o de actividades ejecutadas / No de actividades programadas

Desarrollar y cumplir con el 100% de las actividades programadas para el 2015 relacionadas con el componente No 1:

"Apoyo a la instalación de la nueva Agencia de Defensa Jurídica de la Nación"

Crédito BID N° 2755-OC/CO.

Asegurar que los productos contratados cumplan con los requirimientos solicitados en el estudio

MARGARITA ARAUJO e del cronograma de trabajoactividades del cronograma realizados/ actividades del cronograma planeados

META OBJETIVO 2015

generados e implementados/ No de os planeados en el periodo50% Efica ci a

A 31 de diciembre de 2015 hacer parte del mapa de cooperación de la APC 50% NA 8% 18%

% de dependencia que hacen uso de la herramienta

00% NA 00% 100%de

50% NA 8% 16%

19




1.3.8 POA OFICINA ASESORA JURÍDICA

PONDERACIÓNACCION

INDICADOR META DEL INDICADOR DE LA ACCIÓNFECHA DE

INICIOFECHA DE

FINALIZACIÓN

REQUIERE TIPO DEMETA ACCION RESPONSABLE

NOMBRE FORMULATIPO DE

INDICADORLINEABASE EN

E

s MA

R

ABR

MAY | = AGO CT

NOV

3RECURSO

(S/N)COSTO RECURSO

(FUN/INV/BID)

De conform idad con

A ' t' 1 d' d I "Hugo

A sisten cia a la s a u d ien c ia sde co n c iliac ió n extrajudicialen contra de la ANDJE.

Núm ero de A u d ien c ia s de Conciliación1° de

2015

el Plan de

extrajudicial en contra de la ANDJE, 10%Alejandro Extrajudicial en contra de la ANDJE a s is t id a s /

A u d ien c ia s de C o n ciliación Extrajudicial enEficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

31 de diciem bre de 2015

SIA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del

Fundonamient

H ernández contra de la ANDJE n otificada s p ersonal de planta de la OAJ (Anexo)

Proyectar oficio de so lic itu d ded e svincu lación en co n ciliaciónextra jud icial.

15%Alejandro

H ernández

Cum plim iento con lare aliza ción de so lic itu d e sde desv in cu lac ió n .

Núm ero de o ficio s de d e svincu laciónre aliza d o s / Número de o ficio s dedesv in cu lac ió n n o tificad a s

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015

31 de d iciem brede 2015

SI

De conform idad conel Plan deA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del

Fundonamient

A sisten cia a la s A u diencia sNúm ero de au d ie n c ia s de ConciliaciónExtrajudicial en contra del extinto Departam ento A dm inistrativo de Seguridad DAS a la s cu a le s se a s is t ió / Núm ero deau d ie n c ia s de C o n ciliación Extrajudicial encontra de l extinto Departam ento

De conform idad conA s is t ir a la s A u d ien c ia s de C o n ciliación Hugo de C o n ciliación Extrajudicial

1° de

2015

el Plan deExtrajudicial n otificada s en contra del extinto D epartam ento Adm inistrativo de Seguridad DAS

15%Alejandro

H ernández

e n contra de l exti ntoDepartam ento A dm inistrativo de Seguridad DAS.

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%31 de d iciem brede 2015

SIA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del personal de planta de la OAJ (Anexo)

Fundonamient

Adm inistrativo de Seguridad DAS n o tificad a s

Ejercer la re prese nta ción ju d icia l de los procesos en los que la ANDJE sea 10%

Alejandro

H ernández

Nivel de atención de procesos en oportunidad

Núm ero de procesos a te ndidos en oportuni dad procesal / Núm ero de procesosn o tificad o s a la ANDJE que requieren atención en oportunidad procesa l.

Eficacia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de


SI

De conform idad conel Plan deA d q u is ic io n e s y del Fundonamient

parte, dentro de los térm inos ju d ic ia le s procesal. 2015 Costo anua l del personal de planta

Cum plim iento con laNúm ero de a ctu aliza cio n e s de procesos De conform idad con

Efectuar la actu aliza ció n m ensual de losprocesos ju d ic ia le s registrados en elSistem a d e stina d o para tal fin

Hugo ju d icia le s en contra de la ANDJE registrados1° de

2015

el Plan de

10%Alejandro

H ernández

lo s procesos ju d ic ia le sregistrados en el Sistem a d estina d o para tal fin

e n el Sis te ma des ti na do pa ra ta l fi n re a liza d a s / Número de procesos ju d ic ia le s en contra de la ANDJE que requieren


SIA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del personal de planta de la OAJ (Anexo)

Funcionamient

Ejercer la re prese nta ción ju d icia l de losprocesos en contra del extintoD epartam ento A dm inistrativo de Seguridad DAS

Alejandro

H ernández

Nivel de atención deNúm ero de procesos a te ndidos en oportunidad procesal de l extinto DAS / 1° de


De conform idad conel Plan deA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del personal de planta de la OAJ (Anexo)

Funcionamient10% procesos en oportunidad Núm ero de procesos notificad o s a la ANDJE

del extinto DAS que requieren atención en oportunidad procesal en el periodo.

Eficacia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%2015

SI

Cum plim iento con la Núm ero de a ctu aliza cio n e s de procesos De conform idad con

Efectuar la actu aliza ció n m ensual de losprocesos ju d ic ia le s registrados en elSistem a d e stina d o para tal fin

Hugo actu aliza ció n m ensual de ju d icia le s del extinto DAS, registrados en el1° de

2015

el Plan de

10%Alejandro lo s procesos ju d ic ia le s en el

Sistem a d e stina d o para talSistem a d estina d o para tal fin re a liza d a s /Núm ero de a ctu aliza cio n e s de procesos


SIA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del

Funcionamient

H ernández fin y en el archivo físico dela d e p e n d e ncia .

ju d ic ia le s del extinto DAS, re gistrados en el Sistem a d e stina do para tal fin.

personal de planta de la OAJ (Anexo)

Cum plim iento de De conform idad con

Descorrer el traslado 10%Alejandro

H ernández

requerim ientos deintervención ju d icia l de laANDJE ante el Consejo de Estado en trámite de Extensión de jurisp ru d en cia .

Núm ero de m em o ria les de traslado ra dicados en oportunidad p ro cesa l/ Núm ero de tra sla d o s n o tificad o s a la ANDJE en el periodo.

Eficacia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI

el Plan deA d q u is ic io n e s y delCosto anua l del personal de planta de la OAJ (Anexo)

Funcionamient

P articipar en au d ie n c ia s (Acta) 10%Alejandro

H ernández

Porcentaje de participaciónNúm ero de A u d ien c ia s de A legatos y D e cisión de S o lic itu d es de Extensión de Jurisprudencia

N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de


SI

De conform idad conel Plan deA d q u is ic io n e s y del Funcionamient

en A u d ien c ia s de Extensión de Ju risp ru d en cia .

a s is t id a s / Núm ero de A u d ien c ia s de Alegatos y D e cisió n de S o lic itu d es de Extensión de Ju risprudencia n o tificad a s

Eficiencia2015 Costo anua l del

personal de planta

Intervenir en co n c iliac io n e s ex tra ju d icia les contra la ANDJE según requerim iento, salvo los atribu idos a la Dirección de D e fensa Jurídica

Intervenir en co n c iliac io n e s ex tra ju d icia les en contra el extinto Departam ento A dm inistrativo de Seguridad DAS, a cargo de la ANDJE

Interv

yextra jud icialm ent e y contribuir a la

cuperación de cursos públicos

efectiva participación de la ANDJE en

en los cu ale s intervenga o a c o m p añ e.

positivam ente en el éxito en losprocesos

los cu ale s

i nte rvenga o

Intervenir como representante ju d ic ia l de laANDJE, ante lo s d iferentes desp a ch o s ju d ic ia le s , según requerim iento.

Intervenir como representante ju d ic ia l delextinto Departam ento A dm inistrativo de Seguridad DAS, ante los d iferentesde sp a ch o s ju d ic ia le s , segúnrequerim iento.

Intervenir jud icia lm e nte en la s A u d ien c ia s ante elConsejo de Estado deso lic itu d e s de Extensión de Ju risprudencia en representación de la ANDJE.

20





FOCO OBJETIVOMETA OBJETIVO

2015 ACCIÓN META ACCIÓNPONDERACIÓN

ACCIÓN RESPONSABLENOMBRE FORMULA

TIPO DE INDICADOR

LINEABASE EN

E

FEB

MA

R

ABR

MAY a = AGO H OCT

NOV

a

FECHA DE INICIO

FECHA DE FINALIZACIÓN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID)

A tender p etic io n es en tem as re la cio n ad o s con la ANDJE dentro de los térm inos le g a le s

Atender el 100% de la s p etic io n es que re aliza n lo s particu lares y las a utorida des dentro de lo s térm inos

20%

HugoAlejandroSánchezH ernández

Porcentaje de atención deTotal de derechos de petición atendidos dentro de los térm inos le g a le sr dentro del periodo / Total de derechos de petición re cib id o s para atender dentro del periodo.

Eficacia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI

De conform idad con el Plan de A d q u is ic io n e s y del Costo anual del p ersonal de planta

Funcionamient

A tender p etic io n es del extinto Departam ento A dm inistrativo de Seguridad DAS.

Atender la s p e ticiones que re aliza n los particu lares y la s au to rid a d es dentro de los térm inos le g a le s

20%AlejandroSánchezH ernández

Porcentaje de atención deTotal de derechos de petición atendidos dentro de los térm inos le g a le s / Total de derechos de petición re cib idos para atender dentro del periodo.

Eficacia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI

De conform idad con el Plan de A d q u is ic io n e s y del Costo anual del p ersonal de planta

Funcionamient

Contri buir al desa rro llo de la ca p ac ida d de defen sa jurídica de la s entidades

A com pañar y forta lecer los

Increm entar l as ca p ac ida d es y destrezas de los

juríd icos para el

Em itir oficio sobre la inte nción de rendir concepto so lic ita d o dentro de los 10 días h á b ile s sigu ie n te s a su recepción.


Porcentaje de em is ió n de o ficio s sobre la intención de re ndir concepto so lic ita d o .

Núm ero de oficios sobre la inte nción de rendir concepto re aliza d o s dentro del periodo / Núm ero de so lic itu d e s de concepto previo s o lic ita d a s por la s autoridades ad m in istrativ as a re a liza r dentro del periodo.

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI

De conform idad con el Plan de A d q u is ic io n e s y del Costo anual del p ersonal de planta de la OAJ (Anexo)

Funcionamient

ejercicio de la defensa jurídica de la N ación.

A tender la s so lic tu d e s de Extensión de Ju risprudencia .

Em itir Concepto Previo frente a las so lic itu d e s de Extensión de Jurisprudencia


Porcentaje de em is ió n de concepto P re y o de Extensión de Ju risp ru d en cia .

Núm ero de Conceptos Previos de Extensión de Ju risprudencia em itidos / Número de Conceptos Previos de Extensión de Ju risp ru d en ciar en los que se m a nife stó la in te nción de re ndirlo en el periodo.

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI


Funcionamient

A ctualiza r perm anentem ente la base de datos que contenga los conceptos más re levantes em itidos por la Oficina Asesora Jurídica.


Nivel de actu aliza ció n de la B ase de datos que contenga lo s conceptos más re levantes em itid o s por la Oficina A sesora Jurídica

Tota l de conceptos re levantes in gresa d o s a la base de datos / total de conceptos re levantes em itid o s por la OAJ

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI


Funcionamient

D e sa rro lla r y difu n d ir políticas y e stra tegia s de defensa jurídica

de la N ación

Estructurar,

eva lu a r y d ifundir las

Estructura rr formularr aplicarr e w lu a r y d ifundir la s po líticas y

prevención del daño antijurídico.

Ejercer control de le g a lid a d

Proyectar y/o re visar actos adm in istrativos puestos a consideración


Porcentaje de revisión o elab o rac ió n de actos adm in istrativo puestos a

Núm ero de actos adm in istrativo norm ativos re visa dos o elab o rad o s / Núm ero de actos ad m in istrativos norm ativos puestos a co n sideración

Eficacia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI


Funcionamient

de prevención del daño antijuríd ico.

ad m in istrativos puestos a co n sideración

Preparar y/o re visar Proyectos40%

AlejandroSánchezH ernández

Porcentaje de preparación o revisión de Proyectos norm ativos

Núm ero de Proyectos norm ativos preparados o re visa dos / Número de Proyectos norm ativos re cib id o s y program ados para se r re visa d os.

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI


Funcionamient

21




FOCO OBJETIVO META OBJETIVO 2015 ACCIÓN META ACCIÓN PONDERACIÓN

ACCIÓN RESPONSABLE


FECHA DE INICIO

FECHA DE FINALIZACIÓN

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULATIPO DE

INDICADORLINEABASE EN

E

FEB

MA

R

ABR

MAY t £ AGO

É3 OCT

NOV

a

Increm entar la eficacia y la

e fic ie n cia de la

de la A gencia,

Co n so lida r el

D e sarro lla r y d ifu n d ir pol íticas y estra te g ia s de d efensa jurídica

de la N ación,

C ontribuir al d esa rro llo de la

capacidad de d efensa jurídica

de la s Entida des,

P o sic io n a r a la A gencia en su rol

in stitucional

Todos los objetivos de

l os focos

todas la s m etas de los objetivos

p erte necientes a los focos

re la cio n ad o s

Apoyar a la gestión co ntractua l.

Em itir conceptos juríd icos y resolver consu ltas sobre la interpretación de las norm as le g a le s , actos ad m in istrativos y contratos suscritos por la ANDJE, cuando a s í sea so lic ita d o por el ordenador del gasto

40%

HugoAlejandro

H ernández

Nivel de respue sta de so lic itu d e s del ordenador del gasto acerca de conceptos jurídicos y re so lver co n su ltas sobre la interpretación de las norm as le g a le s , actos adm in istrativos y contratos suscritos por la ANDJE

Total de so lic itu d e s ate nd id as / Total de so lic itu d e s re cib id a s.

Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI

De conform idad con el Plan de A d q u is ic io n e s y del Costo anua l del personal de planta de la OAJ (Anexo)

Funcionamient

Apoyar a la Secretaria General y al grupo interno de gestión contractual en las re sp ue sta s a la s p eticio n es form uladas por los oferentes o contratistas de la ANDJE con el fin de un ificar criterios juríd icos en defen sa de los in te reses de la en tid ad , cuando sea so lic ita d o por el ordenador del gasto

20%Alejandro

H ernández

Nivel de respue sta de so lic itu d e s del ordenador del gasto acerca de apoyar a la Secretaria General y al grupo interno de gestión contractual en las re sp ue sta s a la s peticiones form uladas por los oferentes o contratistas de l a ANDJE


Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI


Funcionamient

Apoyar en la revisión de los proyectos de actos ad m in istrativos que deban expedirse en ejercicio de la actividad contractual, cuando el ordenador del gasto lo so lic ite , con el fin de a justarlos a la Constitución, la Ley y los

20%Alejandro

H ernández

Nivel de respue sta de so lic itu d e s del ordenador del gasto acerca de apoyar e n l a re vi s i ón de l os proyectos de actos adm in istrativos que deban expedirse en ejercicio de la actividad contractual


Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI


Funcionamient

Apoyar al ordenador del gasto en el procedim iento para la im p o sic ió n de m ultas y san c io n e s previstas en la le y y los contratos, cuando a s í se so lic ite .

20%Alejandro

H ernández

Nivel de respue sta de so lic itu d e s del ordenador del gasto acerca de apoyar lo en el procedim iento para la im p o sic ió n de m ultas y san c io n e s previstas en la le y y los contratos


Eficiencia N.A. 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%1° de

2015


SI

De conform idad con el Plan de A d q u is ic io n e s y del Costo anua l del personal de planta de la OAJ

Funcionamient

22




1.3.9 POA OFICINA DE CONTROL INTERNO

FOCO OBJETIVOMETA OBJETIVO

2015 ACCIÓN META ACCIÓNPONDERACIÓN

ACCIÓN RESPONSABLE

INDICADOR META ACCIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE FINREQUIERE RECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO (FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULA TIPO DE INDICADOR LINEA BASE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

INCREMENTAR LA EFICACIA Y LA

EFICIENCIA DE LA GESTIÓN INTERNA DE

LA AGENCIA


Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI implementado en la

Agencia a traves de un plan establecido

Verificar la integridad en la implementación del Sistema Integrado de Gestión

Evaluar la implementación del

SIGI10%

Miguel Angel EspinosaGrado de

implementación del SIGI

SIGI implementado / SIGI diseñado

Eficacia 100% N.A. 50% N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. 100% N.A. N.A. N.A. 01/02/2015 30/08/2015 S $ 40.716.000 FUN (honorarios)

Evaluar elcumplimiento de los requisitos que atiende el SIGI

Cumplir con el 100% de las actividades programadas en el PAA vigencia 2015

50%Miguel Angel Espinosa Cumplimiento

acumulado del PAA

# Actividades PAA ejecutadas a la fecha/

# Actividades programadas para el

Eficiencia PAA 2014 cumplido 0% 0% 10% 10% 30% 30% 30% 60% 60% 60% 100% 100% 15/02/2014 15/12/2015 S $ 40.716.000 FUN (honorarios)

Atender las evaluaciones

solicitadas por la Alta Dirección

Cumplir con todos los requerimientos de evaluación que se

hagan a la OCI

10%Miguel Angel Espinosa Atención de

solicitudes recibidas

# Solicitudes atendidas en el

periodo /Total de solicitudes

recibidas

Eficiencia 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 15/01/2015 15/12/2015 S $ 40.716.000 FUN (honorarios)

Asesorar y acompañar a la Entidad en el mejoramiento continuo

Atender el 100% de las solicitudes de acompañamiento de las dependencias

10%Miguel Angel Espinosa Asesorias y

acompañamientos

# Asesorias y acompañamientos

realizados / Total de asesorias y

acompañamientos

Eficiencia NO APLICA 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 15/01/2015 15/12/2015 S $ 40.716.000 FUN (honorarios)

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento

Cumplir con el seguimiento al 100% de los planes de mejoramiento elaborados por la Agencia para la vigencia

10%Miguel Angel Espinosa Seguimientos planes

de mejoramiento

# Seguimiento efectuados a los

Planes de Mejoramiento en el

periodo /# de Seguimiento a los

Planes de Mejoramiento

Eficiencia 100% N.A. N.A. N.A. 100% N.A. N.A. 100% N.A. N.A. 100% N.A. 100% 01/03/2015 01/12/2015 S $ 40.716.000 FUN (hononarios)

Valorar el sistema de administración del riesgos

Informar los resultados de la evaluacion a la entidad

10%Miguel Angel Espinosa

Cumplimiento acumulado en la

realización de Informes de

resultados de la evaluacion a la entidad

# total de Informes entregados a la fecha /

# total de Informes programados para el

Eficacia Informes generados de ley y el PAA 20% 20% 20% 20% 50% 50% 50% 50% 80% 80% 80% 100% 01/01/2015 01/12/2015 S $ 40.716.000 FUN (honorarios)

23

PLANEACIÓN ESTRATEGICA 2014 - 2018 "CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS


Código: DE-G-03AGENCIA NACIONAL DE ^

I fv j) 1 DEFENSA JURIDICA DEL -1 u n a

V6^estao° Versión: 0Pág.: 24 de 66

2. SEGUNDA PARTE: PROCESO DE DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO 2014 - 2018

Con el propósito de pensar el proceso de la Planeación Estratégica en la ANDJE, se analizó la relación y alineación que debe existir entre el Plan Nacional de Desarrollo PND, el Plan del Sector Justicia y del Derecho, la plataforma estratégica de la entidad, el plan cuatrienal, el plan de acción anual y los respectivos planes de acción anuales - POA'S. De esta manera, se encontró que tanto el PND actual como el Plan Sectorial, estarán vigentes hasta el año 2014 inclusive, lo cual implica que al cambiar ellos en el año 2015 deberá ajustarse el Plan Estratégico de la ANDJE.

l i l il i l i

Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014

Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018

1 1 1 1Plan Estratégico

Sector Justicia Y Del Derecho 2012-2014

Plan Estratégico Sector Justicia Y Del Derecho 2015-2018

i i i i 1M isión, Visión, Política del Sistema Integrado de Gestión, Focos 2014 - 2018

1 i i i i 1PLAN ESTRATÉGICO

IN STITU CIO N AL 2014- 2018

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2014- 2018 (ajustado al nuevo Plan Nacional de Desarrollo y al nuevo Plan Estratégico Sectorial1 i i i i \

Plan de Acción Institucional 2014





♦ ♦ ♦

POA'S 2014 POA'S 2015 POA'S 2016 POA'S 2017 i POA'S 2018

1 i i i 1 |

Figura 1 Secuencia de la planeación estratégica 2014 a 2018

24




Tal como se aprecia en la figura 2, los POA'S por dependencia del año 2015 se derivan del plan de acción institucional 2015, el cual proviene del mapa estratégico definido y, los dos anteriores, se derivan del plan estratégico institucional 2014 -2018 (el cual está representado por los focos estratégicos y los correspondientes retos definidos para cada uno de los años 2015, 2016, 2017 y 2018); los focos provienen de la Misión, la visión y la Política del sistema integrado de gestión 2014 - 2018 y, éstos últimos se derivan del Plan estratégico del sector Justicia y del Derecho 2012 - 2014, el cual desarrolla lo que le corresponde al sector de cara al Plan Nacional de Desarrollo 2011 - 2014.

Para el año 2015 Se tuvo en cuenta que con el nuevo período presidencial se realizará un Plan Nacional de Desarrollo el cual se divulga, generalmente, entre los meses de abril y mayo del primer año de gobierno, 2015 y por ende genera cambios en el Plan del Sector de Justicia y del derecho. Lo anterior significa que, en gran medida, se mantuvieron los referentes vigentes a la fecha de realización de la actualización del Plan Estratégico. De manera similar, se revisará cada año la planeación estratégica de la ANDJE de modo que se adecúe al entorno, al desarrollo de su Misión y al logro de la Visión establecida.

Para la actualización del Plan Estratégico para el año 2015, se mantienen como referentes, entre otros, el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Sectorial vigentes de la manera como se incluyeron en la anterior versión del Plan Estratégico 2014 - 2018:

Así mismo el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 "Prosperidad para todos” (Ley 1450 de 2011), estableció una serie de tareas específicas para la Agencia y en general para la ejecución de la política de defensa jurídica. En este sentido, siguiendo la tendencia establecida por los planes nacionales de desarrollo de periodos anteriores, el tratamiento de la línea estratégica de "defensa jurídica del Estado”, o "gestión jurídica pública” , fue establecido en varios apartes de las bases del actual Plan.

De tal forma, en el capítulo V. consolidación de la paz, específicamente en la línea "Justicia” se establece la necesidad de contar con un organismo o ente que cumpla las veces de una "Abogacía General del Estado” que permita desarrollar los siguientes elementos que permitirán hac er más fluida la función de defensa jurídica del Estado:

• Desarrollo de un sistema de administración del riesgo jurídico.

• Promover la conciliación y demás mecanismos alternos de solución de conflictos.

• Promover una defensa articulada del Estado en tribunales nacionales e internacionales.

25




En el capítulo VII. Soportes transversales de la prosperidad democrática, del Plan, particularmente en la línea "Buen Gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción”, se incluyen dentro de los programas estratégicos, la Gestión Jurídica Pública. En dicho programa, se proponen los siguientes puntos:

• Diseño de una estrategia de gestión jurídica que considere un plan de acción para los procesos en curso y una política para la prevención del daño antijurídico. (mapas de riesgo, identificación de puntos críticos en la gestión de los documentos y riesgos principales a los que se enfrenta el Estado).

• Vinculación de la Rama Judicial para generar políticas de prevención conjuntas y para evitar los incentivos perversos que generan decisiones aisladas.• Identificación de aspectos concretos de la actividad estatal en los que las fallas que dan lugar a la acción litigiosa puedan ser solucionadas a través de

la capacitación y aquellas en los que sea necesario realizar modificaciones normativas.• Redefinición de la institucionalidad en materia de defensa jurídica del estado.• Reingeniería del ciclo de gestión y la consolidación de un sistema de información.

Igualmente en el capítulo VII, en la línea estratégica de "Relevancia Internacional”, se señala que el Gobierno Nacional cont inuará defendiendo los intereses del país en diferentes escenarios internacionales de resolución de conflictos, con una estrecha coordinación entre las diferentes entidades que en dichas labores intervengan y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica. De tal forma, se buscará la generación de información para el ejercicio de dichas funciones, así como un intercambio de información más fluido.

No obstante estas menciones expresas a la problemática de la defensa jurídica del Estado, es necesario tener en mente que estas deben leerse en consonancia con otros apartes o líneas estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo.

En efecto, la conexión de este asunto con otras líneas es evidente en el capítulo VII, anteriormente mencionado, en el cual se habla en primer lugar (en el acápite de gestión pública efectiva) de un aumento en la eficiencia en el uso de los recursos públicos mediante estrategias múltiples como la optimización de la consecución de recursos, la generación de criterios técnicos de eficiencia y productividad para la asignación de recursos, terreno en el cual la defensa jurídica es entendida como una herramienta auxiliar para estos cometidos.

Igualmente, en este apartado del Plan se hace referencia a la generación de arreglos institucionales por temas estratégicos, dentro de los cuales más que organizar la actividad de las entidades con el criterio lineal de sector administrativo, pretende darle un mayor nivel de operatividad mediante la organización de actividades en torno a asuntos que requieren la intervención de diferentes sectores para generar una verdadera cadena de valor (Vgr. Desplazamiento forzado). En este contexto, la Agencia no se aleja de este lineamiento al punto de que su estructura y funciones se pensaron como un engranaje más del sistema de defensa jurídica que actúa a través del ciclo de defensa jurídica.

26




En Colombia el Sector de Justicia y de Derecho, está conformado por el Ministerio de Justicia y del Derecho como cabeza de sector y cinco entidades adscritas que son: La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, la Superintendencia de Notariado y Registro, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios y la Dirección Nacional de Estupefacientes-DNE. En cumplimiento de los compromisos del Sector, en su Plan Estratégico Sectorial (2011 - 2014), la Agencia buscará la articulación estratégica teniendo en cuenta los siguientes objetivos planteados:

I. Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral

II. Diseñar y coordinar mecanismos de justicia transicional para contribuir a la reconciliación nacional

III. Focalizar los esfuerzos del Estado para la prevención, persecución del delito y resocialización del delincuente

IV. Fortalecer la política integral de drogas y su implementación en todo el país

V. Garantizar el derecho a la propiedad y a la información inmobiliaria en Colombia

VI. Gerencia efectiva y desarrollo institucional

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica debe crear y administrar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, como una actividad de la estrategia diseñada "Tecnologías de la información para una justicia eficiente” , la cual pretende dar cumplim ento al primer objetivo estratégico del Sector Justicia, definido en el párrafo anterior. No obstante la Agencia pretende que su accionar este alineado y permita apoyar el cumplimiento de los demás objetivos estratégicos del sector, en aquellos que la Agencia esté relacionado.

Considerando que en la actualidad, el Gobierno no cuenta con una información confiable que determine con precisión el estado procesal en que se encuentran el 100% de los procesos que cursan contra el Estado y la valoración del pasivo contingente que permita determinar cuáles de esos procesos están en grave riesgo de pérdida y cuáles no , y siguiendo el lineamiento con el sector de Justicia y del Derecho, se estableció la meta en el Sistema de Metas de Gobierno - SISMEG para el 2013, los siguientes indicadores para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son:

I. Sistema de información para la defensa jurídica de la nación - LITIGOB Fase II Funcionando

II. Entidades gestionando sus procesos judiciales en el sistema LITIGOB

El Plan Estratégico de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, recoge y está acorde con todas las políticas y lineamientos de Gobierno establecidos para las entidades del sector público, enmarcando las actuaciones de la Agencia y alineándolas con los siguientes documentos normativos:

27




• La Ley 152 de 1994, por el cual se establece la Ley Orgánica de Planeación, en el artículo 29 establece que “ ...todos los organismos de laadministración pública nacional deberán elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y de las funciones que le señale la ley,un plan indicativo cuatrienal con planes de acción anuales que se constituirá en la base para la posterior evaluación de resultados. El PND es el referente técnico que orienta de manera prioritaria la gestión de las Entidades y Organismos del Estado.”

• Directiva presidencial 9 de 2010, “Directrices para la elaboración y articulación de los Planes Estratégicos sectoriales e institucionales e implementación del Sistema de Monitoreo de Gestión y Resultados.”

• Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupcióny la efectividad del control de la gestión pública.”

• Decreto 2482 de 2012, “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” y se crea el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional.

Así mismo, el Plan Estratégico de la ANDJE, a lo largo de sus estrategias y actividades busca alinearse e implementar las políticas de desarrollo administrativo descritas en el Decreto 2482, las cuales son:

• Gestión misional y de Gobierno• Transparencia, participación y servicio al ciudadano• Gestión del Talento Humano• Eficiencia Administrativa• Gestión Financiera

Por último, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, recoge en todo el proceso y estructura de su plataforma estratégica, los objetivos de Buen Gobierno descritos a lo largo del Plan Nacional de Desarrollo, cuyos principios orientadores en búsqueda de la modernización, eficiencia y eficacia administrativa son:

• Transparencia y rendición de cuentas• Gestión pública efectiva• Participación y servicio al ciudadano• Vocación por el servicio público• Estrategia de lucha contra la corrupción

28




Una vez se realizó el análisis de los compromisos institucionales, definidos en cada uno de los documentos anteriores, se estableció a través de un proceso interactivo la identidad institucional y la estrategia a seguir, el cual se plasma en el presente documento y sirve de base fundamental para la realización de todas las acciones pertinentes para lograr una gestión efectiva.

Para la actualización del Plan Estratégico realizada en el mes de Septiembre de 2014 se consideraron los siguientes referentes:

Figura 2 Referentes para la planeación 2014 - 2018 realizada en septiembre de 201429




2.1 CAMBIOS REALIZADOS EN LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2014 - 2015

• Se trabajo con una propuesta de Plan Estratégico propuesto por la OAP• Se Enfocó la planeación con base en la Política del Sistema Integrado de Gestión y de las Políticas de Desarrollo Administrativo• Se modificó el contenido del Plan de Acción Anual y de los POAS (se eliminaron las acciones del Plan de Acción Anual y las actividades de los POA'S

y en éstos últimos se definieron las acciones a nivel de cada Dependencia)• Se modificó el formato de los POA'S para realizar una programación mensual y no trimestral• Se diseñaron los indicadores de manera que el seguimiento y control se realizará comparando lo ejecutado con lo programado

En la siguiente figura se presentan los cambios del proceso realizado para el 2014 y para el 2015

f EN EL 2014: 'N

MISION, VISION, FOCOS Y RETOS,

MAPA ESTRATÉGICO

EN EL 2015:

Figura 3 cambios en la estructura del Plan Estratégico

Igualmente se cambió el formato de los Planes Operativos Anuales POA'S, pasando de una programación trimestral a una programación mensual,

tal como aparece en la siguiente figura:

30




NOMBRE DE DEPENDENCIA:

AÑO:

FOCO OBJETIVOMETA

OBJETIVO2015

ACCIÓNMETA

ACCIÓNPONDERACIÓN

ACCIÓNRESPONSABLE

INDICADOR META ACCIÓN FECHADE

INICIO

FECHA DE FIN.

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULALINEABASE

ENE FEBMA

RABR

MAY

JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Formato POA Año 2015

2.2 PROCESO SEGUIDO PARA EL DESARROLLO DE LA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO 2014 -2018:

1. La OAP realizó una revisión previa de documentos pertinentes2. Se realizaron reuniones para recibir aportes de las direcciones3. Se estructuró una propuesta de Plan Estratégico por parte de la OAP4. Durante la Jornada del 8 y 9 de septiembre, los directivos revisaron, validaron y ajustaron: Visión, Misión, Focos y retos 2014 - 2018, Mapa

estratégico.5. Se estructuró el Plan de Acción Anual 2015 (Objetivos e indicadores)6. Se llevó a cabo una socialización - capacitación con los enlaces acerca de la metodología para la construcción de los POA'S7. La OAP adelantó el acompañamiento al proceso de construcción de los POA'S8. Cada una de las Dependencias elabobró su respectivo POA.

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REVISIÓN DE Documentos,

Avances y realización

propuesta OAP

ACTUALIZACIÓN: Misión, visión, focos

y retos, mapa estratégico

y plan de a acción anual 2015

PLANES OPERATIVOS POR ÁREAS

Ay

PLAN DE ADQUISICIONES

2015

PROYECTOS DE INVERSIÓN 2015

ACOMPAÑAMIENTO OAP

AGT. 15 SEPT. 8 SEPT. 9

Figura 4 Actividades generales realizadas2

Oct. 30 Nov30

2 En el presente Anexo no se presenta ni el Plan de Adquisiciones ni los Proyectos de Inversión.

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3. REVISIÓN DE LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA

La plataforma Estratégica de la ANDJE, está conformada por la Misión, la Visión, Los Valores y las Políticas de la Institución.

La Misión constituye la razón de ser de la organización, y sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que hacen parte de la organización y debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace la institución?• ¿Cómo lo hace?• ¿Para quién lo hace?• ¿Por qué lo hace?• Relación con la función principal que debe realizar

Figura 5 Reflexiones para construir la Misión

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La Visión es la proyección de la institución a largo plazo que permite establecer su direccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo, la cual debe ser construida y desarrollada por la Alta Dirección de manera participativa, en forma clara, amplia, positiva, coherente, convincente; comunicada y compartidapor todos los miembros de la institución y debe incluir los siguientes aspectos:

• ¿Qué queremos ser como Institución moderna?• ¿Qué transformaciones quisiéramos ver en la institución?• ¿Qué clientes / usuarios tendríamos?• ¿Qué procesos se llevarán a cabo?• ¿Qué será el valor agregado en nuestro servicio?

En cuanto a las políticas se tiene lo siguiente:

• Sistema de Gestión de Calidad: La política de Calidad es la intención (es) global (es) y orientación (es) de una entidad relativa (s) a la calidad tal comose expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad.

• Modelo Estándar de Control Interno: Especifica aspectos de políticas de operación.• Sistema de Desarrollo Administrativo: Las políticas de desarrollo administrativo son el conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el

mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de gobierno, a través de la simplificación de procesos y procedimientosinternos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

• Sistema Integrado de Gestión: Conjunto de lineamientos que expresan la voluntad de la alta dirección que constituyen las guías de acción de laentidad en torno a la planeación, organización, dirección, control y mejora continua de la gestión de la misma en el marco de su objeto, sus funciones ylos planes de desarrollo, sectoriales y estratégicos.

Características: La (s) Política (s) del SIG debe contemplar la voluntad de la alta dirección en relación con, al menos, los siguientes elementos:

• Adecuada al objeto y coherente con el plan de desarrollo.• Compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes.• Compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.• Compromiso de contribuir al logro de los fines esenciales del Estado.• Políticas sobre gestión misional y de Gobierno.• Políticas sobre transparencia, participación y servicio al ciudadano.

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• Políticas sobre gestión del talento humano.• Políticas sobre eficiencia administrativa.• Políticas sobre gestión financiera.

En esencia, las Políticas que guiaron el proceso de Planeación están consignadas en el Manual de Políticas Institucionales y de Desarrollo Administrativo,de la ANDJE.

3.1 MISIÓN

Figura 6 Misión vigente a la fecha de realización del Plan y misiones propuestas

35




Finalmente, el equipo Directivo reconfiguró la Misión de la Agencia de la siguiente Manera:

“Liderar la defensa jurídica de la Nación a través de la generación de conocimiento que permita a las entidades públicas prevenir el daño antijurídico y fortalecer la defensa de los intereses litigiosos del Estado, con el fin de garantizar los derechos constitucionales y

optimizar los recursos públicos en beneficio de los colombianos..”

3.2 VISIÓN

VISION PE 2014-2018

"En el 2018, la ANDJE habrá logrado un aum ento s ignificativo en la tasa de éx ito

procesal y cambios positivos en la cultura de litig iosidad como resultado de su efectiva

gestión juríd ica pública."

VISION PROPUESTA 2015

"En el 2018, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado habrá logrado un aum ento

significativo del éx ito procesal y la dism inución de la litig iosidad."

VISIÓN PROPUESTA OAP2015

"En el 2018, la ANDJE habrá logrado un fo rta lec im iento en la capacidad de defensa juríd ica del Estado y una dism inución de la

litig iosidad, contribuyendo a la protección del l patrim onio público Nacional." J

V J

Figura 7 Visión vigente a la fecha de realización del Plan y visiones propuestas

36




De manera similar, fue revisada la visión vigente a septiembre 8 de 2014 y se construyó y aprobó la siguiente:

" En el 2018 la ANDJE habrá logrado fortalecer la gestión de defensa jurídica de la Nación y contribuido a la eficiencia fiscal delEstado”.

3.3 VALORES INSTITUCIONALES

Mediante Resolución No 178 de julio de 2014, "Por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica delEstado y se dictan otras disposiciones”, la Agencia adoptó los valores:

• Pasión por la excelencia,• Integridad• Solidaridad.

3.4 FOCOS ESTRATÉGICOS

Los siguientes son los focos definidos en el ejercicio de Planeación Estratégica realizado en el año 2013:

• Redefinir alcance (rol) de la agencia• Incrementar la eficacia y la eficiencia de la gestión interna de la agencia• Consolidar el sistema de información• Políticas y estrategias de defensa jurídica de la nación• Desarrollo de la capacidad de defensa jurídica de las entidades• Imagen y comunicación de la agencia• Defensa judicial (intervención, actuación en casos excepcionales)• Victorias tempranas

De la revisión de los focos estratégicos resultó so siguiente:

37




NO. FOCOS ESTRATÉGICOS 2014- 2018 Versión 2013 CAMBIO REALIZADO FOCOS ESTRATÉGICOS 2014- 2018 Versión 2014

1 REDEFINIR ALCANCE (ROL) DE LA AGENCIA FUE ELIMINADO YA QUE SE DESARROLLÓ EN EL AÑO

2INCREMENTAR LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA DE LA GESTIÓN INTERNA DE LA AGENCIA

SE MANTUVOINCREMENTAR LA EFICACIA Y LA EFICIENCIA DE LA GESTIÓN INTERNA DE LA AGENCIA

3 CONSOLIDAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SE MANTUVO CONSOLIDAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

4 POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DE DEFENSA JURÍDICA DE LA NACIÓN CAMBIÓ LA REDACCIÓN CAMBIÓ LA REDACCIÓN

5DESARROLLO DE LA CAPACIDAD DE DEFENSA JURÍDICA DE LAS ENTIDADES

SE MANTUVODESARROLLAR LA CAPACIDAD DE DEFENSA DE LAS ENTIDADES

6 IMAGEN Y COMUNICACIÓN DE LA AGENCIA CAMBIÓ LA REDACCIÓNPOSICIONAR A LA AGENCIA EN SU ROL INSTITUCIONAL

7DEFENSA JUDICIAL (INTERVENCIÓN, ACTUACIÓN EN CASOS EXCEPCIONALES)

CAMBIÓ LA REDACCIÓNINTERVENIR JUDICIAL Y EXTRAJUDICIALMENTE Y CONTRIBUIR A LA RECUPERACIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS

8 VICTORIAS TEMPRANAS CAMBIÓ LA REDACCIÓN GENERAR VICTORIAS TEMPRANAS

Detalle de la revisión de los focos estratégicos

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i r a 1 DEFENSA JURIDICA DEL


Focos Estratégicos definidos en el 2013

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado FOCOS

ESTRATÉGICOS

En el 2018 la ANDJE habrá logrado fortalecer la gestión de defensa jurídica de la Nación y

contribuido a la eficiencia fiscal del Estado. GENERAR VICTORIAS TEMPRANAS

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ZX 02

DESARROLLAR Y DIFUNDIR POLITICAS Y ESTRATEGIAS DE DEFENSA JURIDICA DE LA NACION

CONSOLIDAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

INCREM ENTAR LA EFICA CIA Y LA EFICIEN CIA DE LA GESTIÓN IN TERN A DE LA A G EN CIA

Focos Estratégicos actualizados en el 2014

Figura 8 Revisión de Focos Estratégicos 2014 - 2018

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En Colombia el Sector de Justicia y de Derecho, está conformado por el Ministerio de Justicia y del Derecho como cabeza de sector y cinco entidades adscritas que son: La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, la Superintendencia de Notariado y Registro, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios y la Dirección Nacional de Estupefacientes-DNE.

En cumplimiento de los compromisos del Sector, en su Plan Estratégico Sectorial (2011 - 2014), la Agencia buscará la articulación estratégica teniendo en cuenta los siguientes objetivos planteados:

I. Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral

II. Diseñar y coordinar mecanismos de justicia transicional para contribuir a la reconciliación nacional

III. Focalizar los esfuerzos del Estado para la prevención, persecución del delito y resocialización del delincuente

IV. Fortalecer la política integral de drogas y su implementación en todo el país

V. Garantizar el derecho a la propiedad y a la información inmobiliaria en Colombia

VI. Gerencia efectiva y desarrollo institucional

Los focos estratégicos definidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado contribuyen, en especial, a dar cumplimiento al primer objetivo estratégico del Sector Justicia (Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral). No obstante la Agencia pretende que su accionar este alineado y permita apoyar el cumplimiento de los demás objetivos estratégicos del sector, en aquellos que la Agencia esté relacionada.

A manera de conclusión, tal como se aprecia en los análisis anteriores, los focos estratégicos definidos responden a los referentes estratégicos y por lo tanto se consideran adecuados para la vigencia 2014 - 2018.

40




4. OPERACIONALIZACIÓN DE LA ESTRATEGIAUna vez definido el marco estratégico general de la ANDJE, se procede a realizar:

• El análisis estratégico• El mapa estratégico• El plan de acción institucional 2014

4.1 ANÁLISIS ESTRATÉGICO

El análisis estratégico (o diagnóstico situacional) es la evaluación de la situación de la entidad a nivel interno y externo, considerando la cultura corporativa y la competencia, dentro del medio social y económico en que se desarrolla su actividad. Consiste en identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y riesgos. Se divide entonces en análisis externo y análisis interno.

El análisis externo consiste en la identificación de los factores claves o críticos de éxito y la identificación de oportunidades, amenazas y riesgos que existen en el entorno de la entidad.

El análisis interno consiste en la identificación de los factores claves o críticos de éxito en la gestión interna de la entidad y la identificación de fortalezas y debilidades

En general, el propósito del análisis estratégico podría resumirse en los siguientes puntos:

• Aprovechar y consolidar sus fortalezas.• Prevenir el efecto de sus debilidades, minimizarlas o convertirlas en fortalezas.• Aprovechar a tiempo y de la mejor manera sus oportunidades.• Anticiparse al efecto de sus amenazas.• Eliminar o mitigar el impacto de los riesgos existentes

41




4.1.1 ANÁLISIS EXTERNO3

Resulta de suma importancia examinar cómo la interacción de la entidad con el medio ambiente y con otras instituciones del contexto afecta su organización interna, dando como consecuencia cambios en las orientaciones y estrategias y ajustes en las actividades, planes y programas. Por lo anterior, es imprescindible conocer sus efectos en el sistema de administración de la organización y su adaptabilidad frente a los cambios en el entorno, para identificar las amenazas, anticiparse a los acontecimientos y tomar decisiones, reorientando oportunamente sus acciones en la dirección deseada.

Para realizar el análisis externo se consideraron los aspectos que aparecen en la siguiente figura:

Riesgos- Entorno político- Entorno económico- Entorno Social- Entorno Tecnológico

- Identificarriesgos

- Evaluarsu probabilidad

de ocurrencia

- Evaluarsu impacto

- Priorizarlos riesgos

Oportunidades y Amenazas- Determinar actores relevantes- Identificar Amenazas y oportunidades- Identificar acciones a emprender

Figura 9 Aspectos a considerar para el análisis externo

3 Guía de Modernización de Entidades Públicas, DAFP, Versión 3 de Diciembre 2012

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Para facilitar el análisis externo se tuvieron en cuenta las siguientes categorías:

CATEGORÍA DESCRIPCIÓN

Entorno político

Las entidades y organism os públicos nacionales y te rr ito ria les deberán adopta r y a jus ta r su organización in terna ten iendo en cuenta las orientaciones y decisiones de orden po lítico que incidan sobre la adm in is trac ión pública, como por e jem plo, la descentra lización, desconcentración y de legación adm in is tra tiva , las normas que se d ic ten en m ateria de em pleo púb lico y gerencia pública, y

que a fecten las activ idades propias de cada instituc ión . Así m ismo, se han de considerar las decisiones que adopten las Asam bleas, Concejos M unic ipa les y D istrita les, las cuales deben esta r en concordancia y armonía con las fijadas por el orden nacional.

Entorno económico

Se busca id e n tifica r las ventajas o amenazas que se derivan de la ap licac ión de las polítcas m acroeconóm icas, presupuestales y fisca les (como es el caso del m andato de la Ley 617 de 2000 y de la Ley 715 de 2001 o la g loba lizac ión de la econom ía), que enm arcan el quehacer de la respectiva instituc ión , y determ inan su incidencia en el costo de la prestación de los servicios y sa larios, la d ivers ificac ión de productos, y de otra parte exp lo ra r otras variab les que no perm iten cum p lir a cabalidad las m etas y ob je tivos propuestos.

Puede observarse en la realidad cómo una política de restricc ión del gasto puede a fec ta r la e jecución o avance de los proyectos de in fraestructu ra a cargo del Estado y cómo el con jun to de factores externos y variab les económ icas, pueden lim ita r y cond ic ionar el func ionam ien to del sector y por ende de sus entidades adscritas y v inculadas.

Así m ismo, se hace necesario considerar los mecanismos de partic ipación privada en la prestación de servicios públicos, con el f in de fo rta lece r la acción del Estado.

Entorno Social

Para m antener relaciones arm ónicas entre las ins tituc iones y la sociedad a la cual va d irig ida su acción, aquellas deben conocer y responder a las necesidades cam biantes de la población, las

cuales determ inan sus demandas. De a llí el requerim ien to de consu ltar y conocer la evolución de la demanda de servicios y el nivel de sa tis facc ión fren te al serv ic io prestado. Es fundam enta l en este caso, el aná lis is de determ inadas variab les y situaciones que in terv ienen e in fluyen en la ca lidad de la estructura social del Estado, ta les como la s ituac ión de orden público, la inseguridad social, el c rec im ien to poblacional, la esperanza de vida, el nivel educativo, la po lítica de vivienda, los programas de seguridad social del Estado, la com posición de la fuerza labora l, la crisis de

valores, la cu ltura organizacional y la responsabilidad social, entre otras.

Entorno Tecnológico

Es im portan te te n e r en cuenta los avances en el cam po de las te lecom unicaciones, la au tom atización de la in form ación, la conexión a In ternet, los factores físicos y am bienta les, la inversión en

investigación y desarro llos básicos, la innovación en diseños y la tecnología de los servicios o productos, con el fin de ana lizar su posib le ap licac ión al in te rio r de la instituc ión , lo cual le va a pe rm itir una m ejor prestación de los servicios y ca lidad de los productos, lo que redundaría en benefic io de la com unidad. El presente análisis busca m ed ir qué tan d is tan te se encuentra la entidad

con respecto a los avances tecnológ icos, en la u tilizac ión de las redes de in form ación, como un m ecanism o de com unicación e in te rcam bio de in form ación. Analizados los factores anteriores, la en tidad u organism o debe id e n tifica r cuáles de estos inciden en el cum p lim ien to de los obje tivos, funciones y m isión de la ins tituc ión , para que se propongan los correctivos o cambios necesarios.

Tabla 5 Categorías consideradas en el análisis externo

En las respectivas sesiones de trabajo se realizó el análisis externo y su resultado se presenta en las siguientes tablas:

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FACTORES EXTERNOS


2 Renuencia para el sum inistro de información




RIESGOS 6 Falta de cultura en el manejo de la información judicial

7La no destinación de recursos económicos de las EPON, regiones y departamentos a la Defensa Jurídica del Estado

8 Alta rotación en las entidades de los usuarios del sistema

9Una alta expedición normativa donde se asignan funciones adicionales a la Agencia sin que ésta cuente con la capacidad organizacional para ello o sin que

# Posibles ataques informáticos

Figura 10 principales riesgos externos identificados

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FACTORES EXTERNOS

1 Incremento del conocimiento de la Agencia en entidades externas

2 Apoyan a la inversión de la entidad y a la ejecución de crédito BID

3 Las Entdades externas que integran el Consejo Directivo.

OPORTUNIDADES 4 Apoyo y colaboración técnica del BID para la ejecución del proyecto.

5 Algunas Entidades están desarrollando estrategias en materia de defensa y conciliación en problemáticas

6 Incremento de Entidades que brindan información sobre los asuntos y acciones que ha desarrollado la Agencia

7 Posibilidad de promover y coordinar la coordinación interinstitucional.

Figura 11 Identificación d e o p o rtu n id ad es

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AMENAZAS




i r a 1 DEFENSA JURIDICA DEL -1 ,V-J i M |


FACTORES EXTERNOS






6 Falta de cultura en el manejo de la información judicial

7 La no destinación de recursos económicos de las EPON, regiones y departamentos a la Defensa Jurídica del Estado

Figura 12 Identificación de amenazas

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i r a 1 DEFENSA JURIDICA DEL -1 |M f l


Adicionalmente, dados los referentes utilizados para a realización de la actualización de la Planeación Estratégica 2014-2018 realizada a finales del año 2013 y el reciente cambio de Gobierno que a la fecha de la revisión no había generado formalmente el nuevo Plan Nacional de Desarrollo, surgieron los siguientes aspectos adicionales a tener en cuenta:

FACTORES EXTERNOS

ASPECTOS

ADICIONALES

1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO2 GESTIÓN DE DEFENSA A NIVEL TERRITORIA3 DEFENSA JURÍDICA A NIVEL INTERNACIONAL4 PARTICIPACIÓN CIUDADANA5 POSCONFLICTO

6DESARROLLO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO JURÍDICO

Figura 13 Aspectos adicionales derivados de cambios en el entorno

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4.1.2 ANÁLISIS INTERNO

Como se mencionó anteriormente, el análisis o evaluación interna se centra en la identificación de fortalezas (Características y atributos internos de la organización que contribuyen y favorecen positivamente en el logro de sus objetivos) y debilidades (Características y atributos internos de la organización que inhiben o dificultan el éxito y logro de los objetivos)

Para una mayor precisión en el análisis los factores internos se clasifican en las siguientes categorías:

• Capacidad directiva• Capacidad competitiva• Capacidad técnica y tecnológica• Capacidad financiera• Capacidad del talento humano

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i r a 1 DEFENSA JURIDICA DEL -1 |M f l


Varias de las fortalezas con las que cuenta la institución actualmente, se relacionan con las capacidades y avances que ha desarrollado desde el inicio de sus operaciones y para potenciar estas fortalezas se requieren estrategias que permitan avanzar en las buenas prácticas y experiencias exitosas.

FACTORES INTERNOS

1 Directivos con amplia experiencia en el sector público

2 Alta comprensión del negocio

3 Alto sentido de compromiso con el logro de los objetivos

FORTALEZAS4 Equipo directivo multidisciplinario

5 Aprovechamiento de la tecnología disponible

6 Tenemos la persona adecuada en el cargo indicado

7 Capacidad para convocar entidades y personas relacionadas con la defensa jurídica del Estado

8 Capacidad para lograr el apoyo de las personas y entidades clave para el éxito de la gestión d ela Agencia

Figura 14 Fortalezas ordenadas de mayor a menor según su intensidad, importancia e impacto

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i r a 1 DEFENSA JURIDICA DEL


FACTORES INTERNOS

1 Alta dependencia de actores externos para mantener el sistema actualizado

2 Recurso humano insuficiente en las áreas

3 Falta comuicación asertiva

DEBILIDADES4 No se logra eco en interlocutores externos

5 Bajo Nivel de apoyo de los sistemas de información a la toma de decisiones

6 Infraestructura debil e insuficiente en cuanto a capacidad

7 Bajo nivel de desarrollo en las competencias clave del negocio

8 Baja capacidad para influenciar entidades y personas usuarias relacionadas con la defensa jurídica del Estado

Figura 15 Debilidades ordenadas de mayor a menor según su intensidad, importancia e impacto

4.1.3 ANÁLISIS DE CONTINUIDAD

Durante el año 2014 y con los cambios introducidos a la metodología de la planeación estratégica en la ANDJE, el análisis de continuidad fue realizado por cada una d elas dependencias como insumo para la construcción d esus respectivos POA'S.

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4.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Del análisis de todo lo anterior e incluyendo la relación entre la Política del sistema Integrado de Gestión y las Políticas de Desarrollo Administrativo se definieron los siguientes objetivos estratégicos:

POLÍTICA FOCOS OBJETIVOSPONDERA-CIÓN OBJETIVO

DENTRO DEL PLANM ETA DEL OBJETIVO

1. G e s tió n m is io n a l y de g o b ie rn o .

G e n e ra r y c o m u n ic a r v ic to r ia s te m p ra n a sSer re c o n o c id o com o un re fe re n te d e n tro de l G o b ie rn o N a c io n a l p o r su c a rá c te r té c n ic o y

e s p e c ia l iz a d o en la d e fe n s a ju ríd ica6% Logra r e l 100% re c o n o c im ie n to com o e n t id a d te c n ic a , e s p e c ia liz a d a en la s e n t id a d e s e n c u e s ta d a s

In te rv e n i r ju d ic ia l y e x t ra ju d ic ia l m e n te y c o n tr ib u ir a l a re c u p e ra c ió n de recu rso s p ú b lic o sLogra r una e fe c tiv a p a r t ic ip a c ió n de la ANDJE en lo s p ro ceso s en lo s cu a le s in te rv e n g a o

a co m p a ñ e10%

In c id ir p o s it iv a m e n te en el é x ito en lo s p ro ceso s e s tra té g ic o s , en lo s cu a le s e x c e p c io n a lm e n te in te rv e n g a o a co m p a ñ e .

C o n tr ib u ir al d e s a r ro l lo de la ca p a c id a d de d e fe n s a ju r íd ic a de la s e n tid a d e s P rom o ver la im p le m e n ta c ió n de l m o d e lo ó p t im o de g e s tió n 7%F o rta le c e r las c a p a c id a d e s te c n ic a s de lo s s e rv ic io s ju r id ic o s en la s 20 e n t id a d e s de m ayo r

l i t ig io s id a d .

C o n tr ib u ir al d e s a r ro l lo de la ca p a c id a d de d e fe n s a ju r íd ic a de la s e n tid a d e s A c o m p a ñ a r y fo r ta le c e r lo s s e rv ic io s ju r íd ic o s 7%C ub rir el 100% de la s e n t id a d e s p ro g ra m a d a s en a c t iv id a d e s de fo r ta le c im ie n to de la s c a p a c id a d e s y

de s tre z a s de lo s o p e ra d o re s ju r íd ic o s pa ra el e je rc ic io de la d e fe n s a ju r íd ic a de la N ac ión

In te rv e n i r ju d ic ia l y e x t ra ju d ic ia l m e n te y c o n tr ib u ir a l a re c u p e ra c ió n de recu rso s p ú b lic o s G e n e ra r e s t ra te g ia s de d e fe n s a e fica ce s para caso s con cre to s 7% D e s a rro lla r p ro to c o lo s y l in e a m ie n to s pa ra la d e fe n s a ju r íd ic a en lo s caso s e s p e c if ic o s

P o s ic io n a r a la A g en c ia en su rol in s t i tu c io n a l O p tim iz a r la in te ra c c ió n con las e n t id a d e s c lave s pa ra la g e s t ió n de la ANDJE 6%Logra r e l a c e rc a m ie n to con re s u lta d o s p o s it iv o s en e l 100% de la s e n t id a d e s qu e se p r io r ic e n com o

c lave s pa ra la g e s tió n de la A g en c ia en e l 2015

C o n s o lid a r e l s is te m a de in fo rm a c ió nG e s t io n a r la d is p o n ib i l id a d de la in fo rm a c ió n l i t ig io s a con e s tá n d a re s de c a l id a d y o p o r tu n id a d ,

para la to m a de d e c is io n e s e s tra té g ic a s ta n to a n ive l in te rn o com o e x te rn o10%

R e a liz a r in fo rm e s s e c to r ia le s q u e p e rm ita n c o n ta r con in fo rm a c ió n de c a lid a d de la a c t iv id a d l i t ig io s a y sea u t il para lo s se c to re s d e f in id o s

H ace p a rte de to d o s lo s fo co s e s tra té g ic o s In s tru m e n ta r e im p le m e n ta r e l m arco n o rm a tiv o qu e p e rm ita m a yo r e fe c t iv id a d de la A g enc ia 6% P re p a ra r e l 100% de lo s a c tos a d m in is tra t iv o s y n o rm a tiv o s p ro g ra m a d o s

Hace p a rte de to d o s lo s fo co s e s tra té g ic o s P rec isa r c ua l se rá e l rol de la ag e n c ia en el p o s tc o n f lic toE s ta b le c e r e l c o m p o r ta m ie n to e im p a c to de la l i t ig io s id a d en e l p o s tc o n f lic to pa ra p re p a ra r la

A g en c ia a n te d ich a s itu a c ió n

D e s a rro lla r y d i fu n d ir p o lít ic a s y e s t ra te g ia s de d e fe n s a ju r íd ic a de la N ac iónG e n e ra r l in e a m ie n to s pa ra la fo rm u la c ió n de p o lít ic a s de p re v e n c ió n de l d a ñ o a n t i ju r íd ic o y

l in e a m ie n to s g e n e ra le s de d e fe n s a .5%

Que la s 20 e n t id a d e s con m a yo r l i t ig io s id a d e s ta b le z c a n sus p o l i t ic a s a ju s ta d a s a lo s l in e a m ie n to s d e f in id o s p o r la ANDJE

D e s a rro llo de la c a p a c id a d de d e fe n s a ju r íd ic a de la s e n t id a d e s D e s a rro lla r un m o d e lo de g e s tió n d e l c o n o c im ie n to 3% Im p le m e n ta r la fa s e 1 d e l p ro ye c to de la co m u n id a d ju r íd ic a de l c o n o c im ie n to

C o n s o lid a r e l s is te m a de in fo rm a c ió n D e s a rro lla r fu n c io n a l id a d e s en el s is te m a de in fo rm a c ió n p ro g ra m a d o s para la v ige nc ia 5% P o ne r en m archa la se g u n d a fa s e de eK ogui

2. T ra n s p a re n c ia , p a r tic ip a c ió n y s e rv ic io a l c iu d a d a no

P o s ic io n a r a la ag e n c ia en su rol in s t i tu c io n a l D e s a rro lla r m e c a n is m o s de c o m u n ic a c ió n e fe c tiva 3% D e s a rro lla r e l 100% de l p la n de c o m u n ic a c ió n de la A g en c ia p ro g ra m a d o para la v ig e n c ia

3. G e s tió n d e l ta le n to h u m a n o G e n e ra r v ic to r ia s te m p ra n a s P rom o ver e l c o m p ro m is o in d iv id u a l y la c u ltu ra o r ie n ta d a al lo g ro de re s u lta d o s co le c tivo s 4% Lograr qu e se cu m p la e l 100% de lo s re to s e s ta b le c id o s pa ra el p e r io d o3. G e s tió n d e l ta le n to h u m a n o ,

4. E fic ie n c ia a d m in is tra t iv a ,5. G e s tió n f i n a n c ie ra

In c re m e n ta r la e f ic a c ia y la e f ic ie n c ia de la g e s t ió n in te rn a de la A gencia F o rta le c e r la g e s tió n in te rn a de la A gencia 3%C u m p lir con e l 100% de las a cc io n e s p ro p u e s ta s en e l p la n de fo r t a le c im ie n to de la g e s tió n in te rn a

de la A gencia

4. E fic ie n c ia a d m in is tra t iv a C o n s o lid a r e l s is te m a de in fo rm a c ió n P rom over la a p ro p ia c ió n y el a p ro v e c h a m ie n to de la s TIC a p l ic a b le s 5%D esa rro l la r e l 100% de la s a c t iv id a d e s e s ta b le c id a s en e l p la n e s t ra te g ic o de te c n o lo g ia e

in fo rm a c ió n - PETI para la v ige nc ia4. E fic ie n c ia a d m in is tra t iv a ,

5. G e s tió n f in a n c ie raIn c re m e n ta r la e f ic a c ia y la e f ic ie n c ia de la g e s t ió n in te rn a de la A genc ia F o rta le c e r el S is te m a In te g ra d o de G e s tió n In s t i tu c io n a l - SIGI 4%

F o rta le c e r e l S is te m a In te g ra d o de G e s tió n In s t i tu c io n a l - SIGI im p le m e n ta d o en la A g en c ia a trave s de un p la n e s ta b le c id o

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PLANEACIÓN ESTRATEGICA 2014 - 2018"CONSTRUIMOS UN NUEVO PAÍS



4.2.1 MAPA ESTRATÉGICO

A la hora de comunicar la estrategia organizacional una herramienta que ha demostrado ser bastante útil para representar y comprender la interrelación que se da entre los objetivos definidos es el mapa estratégico.4

Definición: Es una representación gráfica de los objetivos y sus interrelaciones. Constituye una poderosa herramienta para:

• Comunicar la estrategia de la organización• Visualizar la relación de causalidad entre los objetivos estratégicos definidos• Facilita la alineación de todos los miembros de la organización hacia la consecución de los objetivos descritos en el Plan Estratégico• Permite a la empresa y a sus miembros concentrar en un solo documento, a modo de hoja de ruta, lo que se debe hacer para alcanzar los

objetivos planteados en el Plan Estratégico, con el fin de facilitar el entendimiento y compromiso de sus miembros y por ende, el desarrollo de las estrategias de una forma precisa, clara y medible hacia el logro de dichos objetivos.

Generalmente, el mapa estratégico se compone de perspectivas que lo dividen en cuatro áreas clave de gestión que se planean de arriba abajo en el siguiente orden: 1. Perspectiva financiera, 2. Perspectiva de clientes, 3. Perspectiva de procesos internos y, finalmente 3.4. Perspectiva de desarrollo y aprendizaje.

• PERSPECTIVA FINANCIERA: Responde a los intereses de los accionistas. Conserva los objetivos financieros con sus respectivos indicadores.Responde a la pregunta ¿Cómo debemos aparecer ante nuestros accionistas para tener éxito financiero y alcanzar la visión?

• PERSPECTIVA DE CLIENTES: Responde a los intereses de los clientes y del mercado; determina el impacto que la empresa debe lograr en los clientes y en el mercado. Responde a la pregunta ¿Qué impacto debemos producir en los clientes y en el mercado para tener éxito financiero y alcanzar la visión?

• PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS: Incluye todo lo referente a la "cadena del valor interna” ; define los procesos y los estándares de excelencia que la organización debe alcanzar en ellos. Responde a la pregunta ¿En qué características de nuestros procesos debemos lograr la excelencia para lograr el impacto deseado en los clientes y en el mercado para tener éxito financiero y alcanzar la visión?

• PERSPECTIVA DE DESARROLLO Y APRENDIZAJE: Corresponde a todo lo que hace sostenible en el tiempo la excelencia que se pretende lograr enlos procesos; incluye lo referente a la gestión humana, gestión de tecnología, gestión de la información, gestión de la calidad, gestión de control, innovación y sistemas de mejoramiento. Responde a la pregunta ¿Cómo hacemos sostenible la excelencia en los procesos para lograr el impacto deseado en los clientes y en el mercado para tener éxito financiero y alcanzar la visión?

4 Cuadro de mando integral, Kaplan, R. y Norton D. Editorial Gestión 2000, segunda edición Barcelona, España. Año 2000

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El anterior orden de planeación y composición de las perspectivas corresponde a empresas con ánimo de lucro. En el caso de la ANDJE, por su naturaleza pública es una entidad sin ánimo de lucro por lo cual las perspectivas se adaptaron en el siguiente orden: 1. Perspectiva Clientes (Nación, Entidades Públicas del Orden Nacional EPON, Usuarios y ciudadanía en general), 2. Procesos Internos, 3. Desarrollo y 3.4. Talento Humano

Adicionalmente en el extremo superior del mapa se incluyó la Visión y en la parte inferior se incluyeron los focos estratégicos cada uno en un color diferente, esto para identificar mediante el color qué objetivos del mapa corresponden a cada foco estratégico; en la parte izquierda aparece la Política del sistema Integrado de Gestión Institucional y en cada objetivo del mapa aparece un circulo con un número que identifica a qué política de Desarrollo Administrativo corresponde cada uno, según la siguiente convención:

Políticas de Desarrollo Administrativo

1. Gestión misional y de gobierno.

2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano

3. Gestión del talento humano

4. Eficiencia administrativa

5. Gestión financiera.

53




i r a 1 DEFENSA JURIDICA DEL -1 ,V-J i M |


Figura 16 Mapa Estratégico 2014 ANDJE

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4.3 PLAN DE ACCIÓN ANUAL 2015: OBJETIVOS E INDICADORES

Con base en el cambio realizado en el sentido de pasar las acciones como parte de los POA'S y eliminar de éstos las actividades, una vez definidos los objetivos del mapa estratégico 2014, se procedió a diseñar indicadores de gestión que permitieran monitorear el avance y el logro final de los respectivos objetivos.

Para cada objetivo se definió un indicador con:

• Nombre• Fórmula• Línea base y• Meta

4.4 CONSTRUCCIÓN DE LOS POA'S POR DEPENDENCIA

Con base en el Plan de Acción Anual 2014 de la Agencia, cada una de las dependencias que la conforman elaboró su correspondiente Plan Operativo Anual 2014, el cual está configurado como se muestra a continuación:

NOMBRE DE DEPENDENCIA:

AÑO:

FOCO OBJETIVOMETA

OBJETIVO2015

ACCIÓNMETA

ACCIÓNPONDERACIÓN

ACCIÓNRESPONSABLE

INDICADOR META ACCIÓN FECHADE

INICIO

FECHA DE FIN.

REQUIERERECURSO

(S/N)COSTO

TIPO DE RECURSO

(FUN/INV/BID)NOMBRE FORMULALINEABASE

ENE FEBMA

RABR

MAY

JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Figura 17 Estructura del Plan Operativo Anual POA por dependencias

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Se realizó una sesión de socialización - capacitación dirigida a los "Enlaces” de cada Dependencia con la OAP, y en ella se les comunicaron los siguientes lineamientos:

ENLACES:

• Asistir a todas las sesiones que convoque la OAP• Transmitir al interior de sus Dependencias la información relativa a los POA'S• Propiciar la participación de los funcionarios de sus Dependencias y coordinar con la OAP la solución de inquietudes y/o aclaraciones qe surjan

durante el proceso• Asegurar el cumplimiento de la elaboración de POA'S tanto en calidad como en los plazos definidos

PROCEDIMIENTO

• Leer Misión, Visión, Política del Sistema Integrado de Gestión.• Revisar el proyecto BID en lo referente a la Dependencia• Revisar las acciones definidas para el 2015 con respecto a los aspectos adicionales identificados en desarrollo del trabajo con los directivos• Revisar el avance del POA 2014 de la Dependencia para establecer lo que se ha cumplido, lo que está pendiente a 31 de diciembre de 2014 y pasaría

para el año 2015• Construir el POA 2015 de la Dependencia con los insumos resultantes de los puntos anteriores

INSUMOS A TENER EN CUENTA:

• Misión, visión, focos y retos, mapa estratégico y plan de a acción anual 2015• POA 2014 de la Dependencia• Acciones 2015 para los aspectos adicionales identificados (OAP los suministra)• Modelo Integrado de Planeación y Gestión

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PLAN DE ACCION ANUAL 2015

ASPECTOSADICIONALES

' V 'r >

AVANCE POA 2014V

\tr >

POA 2015V y

Figura 18 Insumos para construcción del POA

REDACCIÓN:

• ACCIONES: Redactarlas en términos estratégicos, es decir, evitar acciones que describan tareas muy operativas.• INDICADORES DE GESTIÓN: El nombre debe describir claramente lo que pretende medir; dado que se realizará la programación y posterior

reporte mensualmente, deben establecerse metas mensuales• ACCIONES: Redactarlas en términos estratégicos, es decir, evitar acciones que describan tareas muy operativas.• INDICADORES DE GESTIÓN: El nombre debe describir claramente lo que pretende medir; dado que se realizará la programación y posterior

reporte mensualmente, deben establecerse metas mensuales. Adicionalmente los indicadores se controlaran relacionando lo ejecutado con lo programado.

57




4.5 DEFINICIÓN DEL MONITOREO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y EJECUCIÓN DE LAS ACCIONES DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL Y DE LOS POA'S POR DEPENDENCIA:

Figura 19 Relación entre Planeación, ejecución e indicadores

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Desde el punto de vista del monitoreo de la ejecución y avance del Plan Estratégico, se definió que se verificarían tanto los objetivos como las acciones encaminadas a lograrlos que cada Dependencia determinó realizar y que se consignaron en los respectivos POA'S.

El esquema general de la Planeación Estratégica, desde el Plan de Acción Anual hasta los POA'S por Dependencia, como se aprecia en la figura 19 se describe a continuación:

PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Incluye las Políticas de Desarrollo Institucional, los Focos y los objetivos 2015, definidos en relación y alineación con los Focos y las Políticas mencionadas. Igualmente, con tiene los indicadores de los objetivos cuyo logro y avance se monitoreará trimestralmente.

PLAN OPERATIVO ANUAL - POA - POR DEPENDENCIA: A partir de los objetivos consignados en el Plan de Acción Anual, cada Dependencia determinó las acciones que realizaría para lograr aquellos objetivos relacionados con su razón de ser; para las acciones se definieron los respectivos indicadores con el fin de monitorear mensualmente su ejecución, cumplimiento y/o avance.

MONITOREO: Con base en lo anterior, y entendiendo que el monitoreo se realiza desde el nivel operativo hasta el nivel estratégico, de modo que los indicadores de cumplimiento y avance de las acciones, en conjunto, mostrarán mensualmente en qué grado se va avanzando en las acciones definidas para el logro de los objetivos; el cumplimiento en el avance de las acciones definidas para lograr los objetivos, en conjunto, mostrarán mensualmente el grado de cumplimiento y avance en la ejecución de los POA'S de cada Dependencia. Por otra parte, el monitoreo de los indicadores de los objetivos mostrarán trimestralmente el nivel de avance y/o logro de los objetivos del Plan de Acción Anual. De esta manera se estará realizando el seguimiento oportuno tanto de las acciones como de los objetivos definidos para el año 2015. De esta manera, el cumplimiento de la ejecución de los POA'S por Dependencia estará dado por el cumplimiento de las acciones definidas para lograr los objetivos y el cumplimiento d elos objetivos se apreciará a través de los indicadores del Plan de Acción Anual.

En general, los indicadores se diseñaron de modo que al monitorear su evolución se hará con base en la comparación entre lo ejecutado y lo programado y así se establecerá el nivel de cumplimiento, como se aprecia en la figura 20.

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PROGRAMACIÓNINDICADOR META ACCIÓN

NOMBRE FORMULA LINEA BASE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Evaluación de las

p o lítica s p la n te a d a s por las e n tid a d e s .

A ctiv idade s rea lizadas en

el m es / A c tiv idade s p laneada s en e l mes

N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

C u m p lim ie n to a cum u lado

de e je cu c ió n d e l Plan de C om un icac iones Externas

To ta l a c tiv id a d e s de l Plan

de C om un icac iones

Externas e je cu ta d a s a la

fecha / To ta l de a c tiv id a d e s d e l Plan de

C om un icac iones Externas

progra ma da s a l a fe cha

NA 5% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 100%

EJECUCIÓNINDICADOR META ACCIÓN

NOMBRE FORMULA LINEA BASE ENE FEB MAR ABR MAY JUN [UL AGO SEP OCT NOV DICEvaluación de las

p o lítica s p la n te a d a s por las e n tid a d e s .

A ctiv idade s rea lizadas en

e l mes / A c tiv idade s p laneada s en e l mes

N/A 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%


de e je cu c ió n d e l Plan de C om un icac iones Externas


de C om un icac iones

Externas e je cu ta d a s a la

fecha / To ta l de a c tiv id a d e s d e l Plan de



N/A 5% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90 % 100% 100%

CUMPLIMIENTOINDICADOR META DEL INDICADOR DE LA ACCIÓN

NOMBRE FORMULA LINEA BASE ENE FEB MAR ABR MAY JUN [UL AGO SEP OCT NOV DICEvaluación de las po líticas

p lan teadas p o r las entidades.

A ctividades realizadas en el m es / A ctividades

p lan eadas en el m esN/A 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00%


de e je cu c ió n d e l Plan de



de C om un icac iones Externas e je cu ta d a s a la

fecha / To ta l de a c tiv id a d e s

d e l Plan de



N/A 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00% 100 ,00%

Figura 20 Ejemplo general del diseño de indicadores con base en la ejecución y la programación mensual60




GLOSARIO

A -

ACTIVIDADES: Conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Acción Anual. Las actividades no deben entenderse como tareas o funciones.

AMENAZAS: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de un área o de la organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo

ANÁLISIS DE CONTINUIDAD: Consiste en evaluar el grado de avance y el impacto logrado en el desarrollo de los objetivos, planes y proyectos en curso en la entidad con el fin de definir la acción que se seguirá con respecto a ellos durante la vigencia.

ANÁLISIS ESTRATÉGICO (o diagnóstico situacional) es el análisis de la situación de la entidad a nivel interno y externo, considerando la cultura corporativa y la competencia, dentro del medio social y económico en que se desarrolla su actividad. Consiste en identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

ANÁLISIS EXTERNO: Básicamente consiste en la identificación de los factores claves o críticos de éxito y la identificación de oportunidades y amenazas que existen en el entorno de la entidad.

ANÁLISIS INTERNO: Básicamente consiste en la identificación de los factores claves o críticos de éxito en la gestión interna de la entidad y la identificación de fortalezas y debilidades

ASPECTOS CLAVE DE IMPACTO: Hacen parte de los focos estratégicos; son aquellos aspectos en los cuales se puede definir claramente un impacto cuantificable. Generalmente se establece inicialmente su estado actual (al inicio del proceso de planeación) y, posteriormente se determina el valor cuantitativo que deberá alcanzar al final de la vigencia para la cual está haciendo la planeación; seguidamente se va asignando el valor que tendrá en cada año, del futuro al primer año de la vigencia.

C -

CONTROL: Acción mediante la cual se verifica que se está cumpliendo con un marco normativo, un programa, unos objetivos.

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CIUDADANO: Persona natural o jurídica (pública y privada) que interactúa con las entidades de la Administración Pública con el fin de ejercer sus derechos y cumplir con obligaciones a través de; (i) la solicitud de acción, trámite, información, orientación o asistencia relacionada con la responsabilidad del Estado; y, (ii) el establecimiento de las condiciones de satisfacción en la provisión de dichos servicios.

D -

DEBILIDADES: características y atributos internos de la organización que inhiben o dificultan el éxito y logro de los objetivos.

E -

EFICIENCIA: optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios, teniendo en cuenta que la relación entre los beneficios y costos que genere sea positiva;

ENTORNO ECONÓMICO: Se busca identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicación de las políticas macroeconómicas, presupuestales y fiscales (como es el caso del mandato de la Ley 617 de 2000 y de la Ley 715 de 2001 o la globalización de la economía), que enmarcan el quehacer de la respectiva institución, y determinan su incidencia en el costo de la prestación de los servicios y salarios, la diversificación de productos, y de otra parte explorar otras variables que no permiten cumplir a cabalidad las metas y objetivos propuestos. Puede observarse en la realidad cómo una política de restricción del gasto puede afectar la ejecución o avance de los proyectos de infraestructura a cargo del Estado y cómo el conjunto de factores externos y variables económicas, pueden limitar y condicionar el funcionamiento del sector y por ende de sus entidades adscritas y vinculadas. Así mismo, se hace necesario considerar los mecanismos de participación privada en la prestación de servicios públicos, con el fin de fortalecer la acción del Estado.

ENTORNO POLÍTICO: Las entidades y organismos públicos nacionales y territoriales deberán adoptar y ajustar su organización interna teniendo en cuenta las orientaciones y decisiones de orden político que incidan sobre la administración pública, como por ejemplo, la descentralización, desconcentración y delegación administrativa, las normas que se dicten en materia de empleo público y gerencia pública, y que afecten las actividades propias de cada institución. Así mismo, se han de considerar las decisiones que adopten las Asambleas, Concejos Municipales y Distritales, las cuales deben estar en concordancia y armonía con las fijadas por el orden nacional.

ENTORNO SOCIAL: Para mantener relaciones armónicas entre las instituciones y la sociedad a la cual va dirigida su acción, aquellas deben conocer y responder a las necesidades cambiantes de la población, las cuales determinan sus demandas. De allí el requerimiento de consultar y conocer la evolución de la demanda de servicios y el nivel de satisfacción frente al servicio prestado. Es fundamental en este caso, el análisis de determinadas variables y situaciones que intervienen e influyen en la calidad de la estructura social del Estado, tales como la situación de orden público, la inseguridad social, el

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crecimiento poblacional, la esperanza de vida, el nivel educativo, la política de vivienda, los programas de seguridad social del Estado, la composición de la fuerza laboral, la crisis de valores, la cultura organizacional y la responsabilidad social, entre otras.

ENTORNO TECNOLÓGICO: Es importante tener en cuenta los avances en el campo de las telecomunicaciones, la automatización de la información, la conexión a Internet, los factores físicos y ambientales, la inversión en investigación y desarrollos básicos, la innovación en diseños y la tecnología de los servicios o productos, con el fin de analizar su posible aplicación al interior de la institución, lo cual le va a permitir una mejor prestación de los servicios y calidad de los productos, lo que redundaría en beneficio de la comunidad. El presente análisis busca medir qué tan distante se encuentra la entidad con respecto a los avances tecnológicos, en la utilización de las redes de información, como un mecanismo de comunicación e intercambio de información. Analizados los factores anteriores, la entidad u organismo debe identificar cuáles de estos inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y misión de la institución, para que se propongan los correctivos o cambios necesarios

ESTRATEGIA: Determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos

EVALUACIÓN: Determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas

F -

FOCOS ESTRATÉGICOS: Son áreas clave de la gestión de la entidad que trascienden varias vigencias de planeación y a través de las cuales la entidad concentra sus esfuerzos y logra los impactos estratégicos definidos por su visión, misión y política de gestión integral. Incluyen los aspectos vitales de la gestión estratégica de la organización, Son áreas en las cuales se deben generar los impactos que justifican la existencia de la entidad

FORTALEZAS: Son características y atributos internos de la organización que contribuyen y favorecen positivamente en el logro de sus objetivos

I -

INDICADOR: es una expresión cuantitativa que mide el cambio de una variable con respecto a otra o respecto a una meta y permite valorar el desempeño.

M -

MAPA ESTRATÉGICO: Representación gráfica de la estrategia que presenta los objetivos corporativos integrados mediante una relación de causalidad a lo largo de cuatro perspectivas:

- financiera,

- mercado y clientes,

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- procesos internos,

- aprendizaje y desarrollo.

META: magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar en un tiempo determinado (cuatrienal y/o anual).

MISIÓN: Constituye la razón de ser de la organización, y sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que hacen parte de la organización.

MONITOREO: Proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento al progreso de un programa en pos de la consecución de sus objetivos, y para guiar las decisiones de gestión. El monitoreo generalmente se dirige a los procesos en lo que respecta a cómo, cuándo y dóndetienen lugar las actividades, quién las ejecuta y a cuántas personas o entidades beneficia.

O -

OBJETIVO: Propósito que se desea alcanzar mediante acciones concretas, debe ser medible y cuantificable en un tiempo determinado.

OPORTUNIDADES: Eventos, hechos o tendencias en el entorno del área o de la organización que podrían beneficiar o facilitar el desarrollo del área si se aprovechan en forma oportuna y adecuada.

P -

PLAN: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL: organiza y orienta estratégicamente las acciones de las entidades pertenecientes a un sector administrativo en un plazode 4 años, para alcanzar objetivos acordes con la política sectorial y los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: entiéndase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de 1994. Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

PLAN DE ACCIÓN ANUAL. Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

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POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

R -

RENDICIÓN DE CUENTAS: es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.

REQUERIMIENTO: Toda actividad, tarea, informe, obligación, plan o reporte que deben hacer y presentar las entidades a diferentes actores, relacionados con su ejercicio de planeación.

RESULTADO: Efecto de una acción o de un hecho

RETOS: Son las cifras asociadas a los "Aspectos clave de Impacto", que se presentan para cada uno de ellos por cada año de la vigencia que se está planeando.

S -

SECTOR ADMINISTRATIVO: Conjunto de entidades que se integran alrededor de la gestión organizacional, bajo la orientación de un Ministerio o Departamento Administrativo, en razón a que comparten con éstos funciones y propósitos afines y complementarios.

SERVICIO AL CIUDADANO: Procedimientos, mecanismos y estrategias que establecen las entidades de la Administración Pública para facilitar a losciudadanos el acceso a los servicios y el cumplimiento de sus obligaciones

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: Las políticas de desarrollo administrativo son el conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de gobierno, a través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: La política de Calidad es la intención (es) global (es) y orientación (es) de una entidad relativa (s) a la calidad tal comose expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Conjunto de lineamientos que expresan la voluntad de la alta dirección que constituyen las guías de acción de la entidad en torno a la planeación, organización, dirección, control y mejora continua de la gestión de la misma en el marco de su objeto, sus funciones y los

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planes de desarrollo, sectoriales y estratégicos. La (s) Política (s) del SIG debe contemplar la voluntad de la alta dirección en relación con, al menos, los siguientes elementos:

- Adecuada al objeto y coherente con el plan de desarrollo.- Compromiso de cumplir con los requisitos de sus clientes.- Compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.- Compromiso de contribuir al logro de los fines esenciales del Estado.- Políticas sobre gestión misional y de Gobierno.- Políticas sobre transparencia, participación y servicio al ciudadano.- Políticas sobre gestión del talento humano.- Políticas sobre eficiencia administrativa.- Políticas sobre gestión financiera.

V -

VISIÓN: Proyección de la institución a largo plazo que permite establecer su direccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo, la cual debe ser construida y desarrollada por la Alta Dirección de manera participativa, en forma clara, amplia, positiva, coherente, convincente; comunicada y compartida por todos los miembros de la institución

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