Planeación empresarial dentro del proceso administrativo

Autor: Augusto Arias Morales, Exequiel Cruz Soto y Ana Amalia Ruiz Escobar 

Estrategia y dirección estratégica 

09-08-2013

Introducción

La planeación empresarial permite que la organización tome parte importante en la formación

de su futuro, permitiendo emprender actividades y participar de ellas para controlar su destino.

Esta planeación a logrado que las organizaciones tengan mejores estrategias, usando un

enfoque sistemático permitiendo fijar un curso concreto de acción, estableciendo principios

que permitirá orientarlos; considerando la planeación como una función administrativa que

permite la fijación de objetivos, metas, políticas, procedimientos y programas para ejercer la

acción planeada. Esta planeación se puede considerar de tipo general orientada al logro de

objetivos institucionales dentro de la empresa, permitiendo decidir sobre los recursos que

serán utilizados y las políticas que permitirán un excelente desarrollo dentro de una empresa,

con una excelente administración empresarial, esto gracias a una verdadera planeación.

Objetivos de la planeación empresarial

La planeación empresarial tiene diferentes objetivos, mejorar la capacidad de la organización

para adaptarse a los cambios en el ambiente. Cambiar el comportamiento de los empleados a

través de su incorporación participativa en el desarrollo y crecimiento de la organización. El

objetivo de la estrategia empresarial, a veces también llamada gestión estratégica de

empresas, es la búsqueda deliberada de un plan de acción que desarrolle la ventaja

competitiva de una empresa y la acentúe de forma que ésta logre crecer y expandir su

mercado reduciendo la competencia. La estrategia articula todas las potencialidades de la

empresa, de forma que la acción coordinada y complementaria de todos sus componentes

contribuya al logro de objetivos definidos y alcanzables. Idealmente, el análisis estratégico

debería buscar las relaciones sistemáticas existentes entre las elecciones que realizan la alta

dirección y los resultados económicos que obtiene la empresa.

Políticas de la planeación empresarial

Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los

administradores para tomar decisiones, sobre un proyecto dentro de una empresa. Su

propósito es asegurar que las decisiones no rebasen los límites propuestos, en otras palabras

que tenga un límite de autenticidad sobre cada meta que se propongan, superando

expectativas particulares así como también expectativas de cada una de las personas que

integran la asociación o la empresa.

Una de las políticas es ser una persona discreta que habla en el momento adecuado con

pensamientos y palabras concisas. Por su parte, las estrategias se refieren a la dirección en

que se encauzarán recursos humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de

cumplir los objetivos elegidos. Y sobre todo cuidar los intereses de otros o particulares.

El principio de estrategias y políticas es que cuanto más claras sean la comprensión de estas

dos y su instrumentación en la práctica, tanto más consistente y efectiva será la estructura de

los planes de una empresa.

Reglas de planeación empresarial

Son planes, ya que establecen cursos de acción, que se forman de una manera simple, pero

con la intención de que el proceso de planeación tenga como resultado el orden de ideas

interesantes dentro de una empresa y formando así personas profesionales.

Una regla ordena que se realice o no una acción específica y definida con respecto a una

situación. A menudo las reglas se confunden con las políticas, ya que también incluyen guías

de acción y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.

Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se pueden

mencionar las siguientes reglas:

Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún

procedimiento).

Las reglas dentro de una planeación empresarial se basan en que cada empresario tenga el

suficiente conocimiento para garantizar el desarrollo productivo en una empresa.

Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el área de decisiones en

su aplicación, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y como debe hacerse,

limitando las acciones a tareas específicas.

Procedimientos de la planeación empresarial

Los procedimientos son planes que establecen un método requerido para manejar las

actividades futuras de una empresa. Son guías para la acción más que para el pensamiento, y

detallan la forma exacta en que se deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones

cronológicas de acciones requeridas.

El procedimiento indica el orden en que una meta dentro de un proyecto empresarial debe

realizarse, no indica la manera en que debe realizarse, de esto se encargan los métodos que

van dentro del procedimiento de planeación empresarial.

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, un proyecto empresarial

porque:

Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y especialización.

Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.

Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe

realizarlas.• Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Programas de la planeación empresarial

Los programas parten de los objetivos de capacitación previamente diseñados, establecidos a

partir de cada información obtenida. Los cursos se agrupan para conformar estos programas

de capacitación, cuyos contenidos o temas que abordan dentro de una empresa, surgen de

las necesidades detectadas, y pueden ser diseñados para su aplicación, de acuerdo con los

puestos, áreas de trabajo o los niveles organizacionales.

Los programas de capacitación incluyen:

a) La presentación del programa, donde se aplica la cobertura, etapas y características de un

proyecto.

b) La planeación estratégica de la capacitación en la organización.

c) Análisis de la situación de la capacitación en la empresa (análisis FODA).

d) Los objetivos de capacitación.

e) La programación de los cursos de capacitación, incluyendo la calendarización de eventos

de acuerdo a las necesidades detectadas, el alcance de los eventos y participantes, los

instructores, el responsable de la coordinación operativa, costos y presupuestos.

Presupuestos dentro de la planeación empresarial

El presupuesto surge como herramienta moderna de planteamiento y control al reflejar el

comportamiento de indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes

aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones

forman parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben

planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que

cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

Clasificación de los presupuestos:

Flexibles o Variables:

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que

surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al tamaño de

operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de

presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

A Corto Plazo:

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A Largo Plazo:

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Los

lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas,

como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de

los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales,

capitalización del sistema financiero o como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los

mercados internacionales.

Estrategias de la planeación empresarial

Las estrategias se definen como el ajuste que una empresa hace entre sus habilidades y

recursos internos con las oportunidades y riesgos creados por sus factores externos. La etapa

de ajuste del esquema de formulación de la estrategia consiste en cinco técnicas que se

utilizan en cualquier secuencia: la matriz FODA, la matriz PEEA, la matriz BCG, la matriz IE y

la matriz de la estrategia principal. Estas herramientas se basan en información que procede a

la etapa de aportación de información para correlacionar las oportunidades y las amenazas

externas con las fortalezas y las debilidades internas. El ajuste de los factores críticos de éxito,

tanto externos como internos, es la clave para crear alternativas de estrategias posibles de

modo eficaz.

Proceso dentro de la planeación empresarial

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como

un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus

aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el

propósito de alcanzar las metas que desea la empresa. La planeación implica que los

administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en

algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la

empresa y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la

guía para que la empresa obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar

los objetivos y cuando estos no sean satisfactorios, se pueden tomar medidas correctivas.

El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la empresa. Definidas estas, se

establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Es por esta razón que

quienes se encargan del proceso de planeación son quienes tienen la responsabilidad de

dirigir las organizaciones, deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y

diseñar planes y estructuras flexibles que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar

cualquier situación no prevista a la planeación.

Toma de decisiones como tarea central de la organización empresarial

La toma de decisiones tiene que formar parte del trabajo directivo. El trabajo directivo puede

ser definido como aquel que consiste en impulsar, adoptar, o tomar decisiones empresariales.

Cuando alguien dirige una empresa, está encargado de tomar decisiones; es decir, de

solucionar los problemas que aparecen, de determinar el curso de acción a seguir, de

resolver, tomar, adoptar o elegir un camino entre otros posibles, de acometer, impulsar e

iniciar acciones de diversa índole; se espera de ella o de él que elija eficaz y eficientemente un

curso de acción entre las posibilidades que tiene su empresa.

La primera etapa es la identificación del problema o el diagnostico. Existe un problema cuando

existe una discrepancia entre lo que se desea y lo que se tiene. La toma de decisiones debe

ser clara y precisa, la persona que toma de decisión dentro de una empresa debe asumir

riesgos, que esta tendrá riegos positivos así como negativos.

La planeación táctica y la planeación estratégica empresarial

La planeación táctica consiste en formular planes a mediano plazo que ponga en relieve las

operaciones actuales de las diversas áreas funcionales de la empresa.

El periodo de planeación típico para los planes a mediano plazo es de dos a cinco años. Sin

embargo, la duración del periodo podrá variar; por ejemplo, en sectores estables como el

ramo de los servicios públicos, podrá ser más corto (tres o cuatro años). La planeación a

mediano plazo se conforma de dos partes diferentes, pero relacionadas:

La proyección o pronóstico de las actividades actuales de las organizaciones respecto del

periodo de planeación.

El desarrollo y planeación de nuevos programas, así como operaciones de negocios para el

futuro.

La planeación estratégica es planeación a largo plazo que enfoca a la organización como un

todo. Los administradores se preguntan a sí mismos que hacerse a largo plazo, para lograr los

objetivos organizacionales. El largo plazo se define usualmente como un periodo que se

extiende aproximadamente de cinco años hacia el futuro. Por tanto, los administradores en la

planeación estratégica estarán tratando de determinar lo que su organización deberá hacer

para tener éxito en un punto situado en un periodo de cinco y siete años hacia el futuro. La

esencia de la planeación estratégica, consiste en la identificación sistemática de las

oportunidades y amenazas que surgen en el futuro, las cuales combinadas con otros datos

importantes proporcionan las bases para que una empresa tome mejores decisiones en el

presente para aprovechar las oportunidades que se presenten en el futuro.

Graficas de Gantt: Técnicas de planeación y control empresarial

Las gráficas de Gantt son una ayuda visual muy útil para determinar las cargas de trabajo y la

programación. Deben su nombre a Henry Gantt, quien las desarrollo a finales del siglo XIX.

Las gráficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los centros de trabajo y la mano de

obra.

Las gráficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos,

maquinas o instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para que

el administrador sepa que ajustes son adecuados. Por ejemplo, cuando un centro de trabajo

esta sobrecargado, pueden transferirse empleados de otro centro con poca carga para

aumentar la fuerza de trabajo. Si los trabajos que esperan se procesan en centros de trabajos

diferentes, algunos trabajos de los centros con sobrecarga transferirán a los centros con poca

carga. También es común transferir el equipo versátil de un centro a otro.

PERT Y CPM: Técnicas de planeación y control empresarial

Admitiendo que la ejecución de un proyecto o elaboración se puede subdividir en planear,

programar y controlar, y hablando de manera clásica, podemos considerar las técnicas PERT

(Program Evaluation and Review Technique), en español Técnica de Revisión y Evaluación de

Programas. El CPM (Critical Path Method) en español Método del Camino Crítico, que son los

más usuales para un primer cometido. En general estas técnicas resultan útiles para una gran

variedad de proyectos que contemplen:

Investigación y desarrollo de nuevos productos y procesos.

Construcción de plantas, edificios, y carreteras.

Diseño de equipo grande y complejo.

Diseño e instalación de sistemas nuevos.

Diseño y control de epidemias,

y otras múltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificación adecuada.

En los proyectos como estos, los administradores deben programar, coordinar las diversas

tareas o actividades a desarrollar, las cuales no necesariamente son secuenciales, y aun en

este caso estas actividades las realizan todos los integrantes de la empresa, es mutuo porque

cada uno aporta sus conocimientos y estrategias.

Desarrollado en 1957 por J. E. Kelly. De Remington Rand, y M. r. Walker, de Dupont, para

ayudar a programar proyectos de mantenimiento en plantas químicas, el método de la ruta

crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es una importante técnica de planeación y control de

proyectos. La técnica de revisión y evaluación de programas (PERT) se desarrolló

aproximadamente al mismo tiempo que el CPM por Navy Special Projects Office, en

cooperación con la empresa de Consultoría Empresarial Booz, Allen & Hamilton, con el objeto

de planear y controlar el submarino nuclear.

CPM/PERT se utiliza en gran variedad de organizaciones, pero tiene a emplearse en una

gama estrecha de aplicaciones. La planeación y control de los proyectos domina las demás

aplicaciones, en tanto que la planeación y control de la producción, y la planeación y control

del mantenimiento representan los demás usos de PERT/CPM.

Diferencias entre los métodos PERT y CPM

La principal diferencia entre los métodos es la manera en que se realizan los estimativos de

tiempo.

PERT

Probabilístico.

Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen

datos estimativos.

El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados

de las actividades sobre la ruta crítica.

Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (una

suposición fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de

las actividades en la ruta crítica.

Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

CPM

Determinístico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden

variar cambiando el nivel de recursos utilizados.

A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el

progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto.

Se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la

asignación de recursos.

Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden

cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio de la actividad.

Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, según la cantidad

de recursos aplicados en la misma. La planeación y la organización empresarial son dos de las funciones administrativas

más importantes, por que es a partir de la planeación que se proyecta el futuro de las organizaciones empresariales al igual que los recursos y medios necesarios; además

mediante la organización se consolida el proceso de planeación a través de procesos encaminados a lograr los fines establecidos en la planeación.

Por tanto, la planeación es una función administrativa indispensable para dinamizar y fortalecer las organizaciones de tal forma que los procesos que se desarrollen deben ser producto de la planificación empresarial, es aquí donde la organización entra a consolidar procesos y actividades en las empresas, mediante el establecimiento de puestos de trabajo, selección de talento humano, trabajo en equipo, tecnología adecuada y otros aspectos que inciden en la productividad y calidad empresarial.

Objetivos Específicos - Consolidar los procesos de planeación y organización empresarial. - Dar a conocer la importancia de la planeación en todo ente organizacional. - Conocer el proceso de planeación y su influencia en la toma de decisiones. - Mostrar la función de organización como elemento fundamental en las actividades que

desarrollan las empresas. - Conocer el proceso organizacional como actividad necesaria para el establecimiento de

responsabilidades y jerarquías empresariales. Lección 1.  Conceptos y Generalidades de la Planeación Empresarial Lección 2.  Elementos de la Planeacion Empresarial Lección 3.  La Organización Empresarial Lección 4.  La Responsabilidad y Autoridad Empresarial Lección 5. Normas Disciplinares  en la empresa Conclusión Se puede afirmar que en la labor planificadora, se fijan los cursos de acción en las

empresas y es a partir de estas directrices que se pueden establecer procesos de control y retroalimentación. La planificación en las organizaciones genera mayor seguridad en las diferentes actividades a ejecutar, por que maneja  aspectos pasados, presentes y futuros al igual que valora los diferentes  recursos, para establecer la ruta a seguir en los procesos a desarrollar y tomar las mejores decisiones.

  Otro aspecto importante en el fortalecimiento de las actividades empresariales tiene que

ver con la organización, ya que esta función esta orientada a la coordinación e interrelación de los diferentes recursos de la empresa, orientándolos de tal forma que se logre una mayor productividad y así cumplir con los objetivos establecidos en el proceso de planificación de las actividades empresariales, es así como las estructura jerárquicas de la empresa están ligadas con la selección de personal idóneo para que asuma responsabilidades y cumplan con los requerimientos de cada puesto de trabajo mejorando el crecimiento de las organizaciones.

Lección 1.2.2 Conceptos y Generalidades de la Planeación Empresarial

 Aspectos generales

Planear es una función administrativa que implica que los gerentes y los directivos proyecten con anticipación sus metas y acciones, para ello es bien importante que se vea la empresa con prospectiva, para lograrlo se debe conocer muy bien la misión y visión de la organización, las actividades que se desarrollan, por que la competencia siempre estará a la expectativa de la innovación.

La planeación es la función prioritaria en todo ente organizacional, por que es a través de esta que se fijan objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para el desarrollo de las diferentes actividades que garanticen la supervivencia en el futuro, por tanto los gerentes deben ser conscientes de todos los factores externos a la empresa que pueden influir en el funcionamiento de las empresas, de esta forma establecer los correctivos pertinentes para el fortalecimiento organizacional.

Reyes Ponce dice que " La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". George R. Terry dice que la "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados". Robert N. Anthony dice "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor".

 

Por lo anterior, al diseñar un ambiente agradable para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante del gerente consiste en verificar que todos comprendan los propósitos y objetivos de cada equipo de trabajo y sus métodos para lograrlos, es así como se debe orientar los esfuerzos de todo el equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos empresariales, alcanzando con ello mayor eficacia y efectividad en todos los procesos, al igual es importante tener en cuenta que cualquier actividad empresarial. Puede fracasar como consecuencia directa de la falta de planes sólidos y eficientes.

 " Una empresa sin planeación es como un barco sin timón, se conoce de donde salio pero no a donde se dirige " .

Se puede concluir que para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas ¿que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará?. Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

1.1.      Naturaleza de la Planeación.

La planeación es el soporte básico de las proyecciones empresariales, teniendo como referente los diferentes medios para lograrlo; por tanto esta actividad es un instrumento importante en el proceso administrativo en la formulación de políticas y estrategias en los diferentes campos y procesos empresariales para lograr los propósitos y metas establecidas.

De igual forma la acción planificadora requiere de pensamientos prospectivos para que las decisiones adoptadas hagan posible la ocurrencia de eventos que de otra manera no se presentarían y que son benéficos para la empresa, por tanto se debe establecer objetivos y metas cuantificables que puedan orientar las operaciones de la misma, mediante e uso de técnicas como proyección de mercados y la planeación de la producción, considerando la posición competitiva de la empresa en el medio macroeconómico actual, con proyección al futuro, aplicando alternativas estratégicas e identificando las fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos con respecto a la competencia existente en el mercado.

Según lo dicho en los párrafos anteriores los gerentes, deben planear las diferentes actividades y estrategias, teniendo en cuenta las metas diarias, semanales, quincenales, mensuales u otro, que deben cumplirse por cada departamento y por cada trabajador de la empresa, acorde con los planes operativos de las organizaciones. Estos planes de las empresas generalmente son elaborados por los directivos, por tanto se debe permitir a los responsables de los diferentes cargos aplicar acciones de mejoramiento al momento de ejecutar las actividades, buscando con ello el aporte permanente de todos los miembros de la empresa en pro de lograr resultados eficientes y efectivos.

Por último, es claro que a través de la planeación, los directivos de las organizaciones pueden consolidar sus pensamientos, mediante proyectos, con el objeto de llevarlos a la realidad, tomando como referente el tiempo, los recursos y los esfuerzos de todo los que hacen parte de la organización para lograr los objetivos, metas y propósitos acorde con las exigencias del mercado globalizado.

1.2  Importancia de  la Planeación

Los procesos en la actualidad son bastante dinámicos, por ello los cambios son permanentes de ahí la importancia de la planeación, a continuación se presentan algunos aspectos que permiten reconocer la importancia de la planeación en los procesos administrativos y gerenciales:

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de riesgo que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las

mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y

mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o

empirismo. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las

cuales operará la empresa. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos

rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

2.1.      El Proceso de Planeación

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.

Gráfico Proceso de Planeación

 

Los Propósitos:

Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.

* Son básicos o trascendentales, porque constituyen el fundamentode los demás elementos.

* Son genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términosnuméricos.

* Son permanentes, porque permanecen vigentes durante el períodode vida de la organización.

* Son semipermanentes, porque pueden abarcar un período determinado.

Importancia de los Propósitos

* Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.

* Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el curso.de acción que deben seguir al formular los planes.

* Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

* Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.

* Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos.

Premisas:

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan, por su naturaleza puede clasificarsen en:

* Internas.

Las premisas internas son aquellas que se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.).

* Externas.

Estas premisas se refieren a los factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear (político, laborales, económicas, sociales, culturales, tecnológicas y otros).

Objetivos:

Hacen referencia a los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Incrementar las ventas el próximo año en un 50%.

Políticas y Estrategias:

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización, por tanto las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

 Importancia de las Políticas

 -Permiten la delegación de autoridad.

- Consienten la toma de decisiones en ciertos en determinadas actividades.

- Disminuyen las consultas mejorando el uso del tiempo.

- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

- Facilitan la inducción del nuevo personal.

 

 

Las políticas y estrategias empresariales son las que permiten orientar a la empresa hacia un mismo objetivo, para lo cual requieren de recursos para poder cumplir con los propósitos establecidos.

Por tanto, no es posible delegar autoridad sino existen políticas que permitan a los subordinados tomar algunas decisiones dentro de las actividades que desarrollan, los manuales organizacionales permiten mejorar la eficiencia que se espera de las políticas y estrategias en los procesos organizacionales y es a partir de estos que se pueden actualizar y fortalecer periódicamente las actividades y responsabilidades de quienes hacen parte de las empresas.

Las políticas y estrategias en las empresas deben cumplir con los siguientes requerimientos:

* Deben trazarse de acuerdo a los propósitos organizacionales tomando como referente las diferentes áreas de la empresa.

* Los directivos son los responsables de establecer las políticas y estrategias como orientadores de los procesos empresariales.

* Se deben plasmar por escrito y darlas a conocer a todos los miembros de la organización con el objeto de aplicarlas en las responsabilidades que asume cada persona.

* Deben ser claras y aplicables a la realidad de la organización.

* Deben permitir su modificación fácilmente en situaciones imprevistas o en casos fortuitos.

* Se deben establecer de tal forma que se puedan realizar controles permanentes con el objeto de verificar su eficiencia.

 

 La Planeación Estratégica en la Empresa:

La planeación estratégica hace referencia al proceso que conlleva a decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Los planes estratégicos conllevan a una planeación a corto, mediano y largo plazo, debiendo reflejar las decisiones acerca de la asignación de recursos, prioridades de las organizaciones y las actividades necesarias para llegar a los objetivos institucionales acorde con las responsabilidades y compromisos de los miembros de la empresa teniendo en cuenta los movimientos internos y externos que giran en torno a la organización.

 La planeación estratégica se caracteriza por los siguientes aspectos:

-Formulación de los supuestos y probabilidades sobre los cambios que se pueden producir en el entorno de la empresa.

-Constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

-Los directivos son los responsables de los resultados de los planes establecidos.

-Identificación de las oportunidades y amenazas que tenga la empresa o que puedan surgir en ella.

-Establece un marco de referencia general para toda la organización.

-Para su establecimiento tiene en cuenta los aspectos externos a la empresa.

-Maneja altos niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

-Los objetivos se clasifican a corto, mediano y largo plazo.

-El propósito es la búsqueda de la efectividad.

Programas :

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución, por tanto cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

Los programas se elaboran bajo los siguientes parámetros:

- Identificar y determinar las actividades comprendidas.

- Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

- Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.

- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

 El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación de los programas

- Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.

- Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

Importancia de los programas

- Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

- Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

- Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

- Determinan los recursos que se necesitan.

- Disminuyen los costos.

- Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.

- Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.

- Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

- Evitan la duplicidad de esfuerzos.

 

 

Investigación:

Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual.

Etapas de la investigación:

- Definición del problema: En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver, la no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias.

- Obtención de información: Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas:

- Observación: Esta técnica no se limita sólo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas; de laboratorio; de conductas.

- Experimentación: Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.

- Encuesta: Es la recopilación de datos a través de la aplicación de cuestionarios y de la entrevista.

- Muestreo: Es la aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar resultados representativos o comunes.

- Determinación de hipótesis: Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.

- Comprobación o desaprobación de la hipótesis: Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla.

- Presentación del informe: Una vez comprobada la hipótesis, se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases para la toma de decisiones.

La Toma de Decisiones

La toma de decisiones en una empresa representa una responsabilidad bien delicada, por que es a partir de este proceso que las empresas se desarrollan o fracasan, por ello la toma de decisión esta relacionada con el curso de acción que se debe elegir entre varias alternativas, por ello esta actividad representa el núcleo de la planeación empresarial, por que en todo proceso que desarrollan las empresas se deben tomar decisiones.

En las empresas sin importar la actividad que desarrollen se tienen que buscar alternativas para la solución de problemáticas o en la mayoría de los casos buscar alternativas de innovación y fortalecimiento de las actividades empresariales, más sin embargo se convierte en un proceso difícil de manejar por los directivos y es ahí donde se tienen que tomar decisiones, las cuales deben ser las más efectivas para que los resultados sean positivos para la empresa, de lo contrario se pueden generar dificultades en las diferentes áreas de la organización ocasionado por un curso de acción mal orientado.

Es importante en los procesos de toma de decisiones no sólo considerar la lógica y la mejor forma de alcanzar la meta, sino también las creencias, la cultura, las actitudes y prejuicios de las personas. Es de anotar que el medio ambiente para la toma de decisiones esta poyado por la información y la comunicación en donde los problemas desaparecen cuando la toma de decisión sea la más acertada.

Los procedimientos que se manejan para la toma de una decisión están en marcados en los siguientes aspectos:

- Identificación de un problema o necesidad.

-  Búsqueda de información

- Desarrollo de alternativas

- Evaluación de las alternativas

- Selección de alternativas

- Toma de decisión de la alternativa más viable.

Presupuestos:

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Es decir que los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

 Características de los presupuestos:

 - Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

- Es un plan expresado en términos cuantitativos.

- Es general, porque se establece para toda la empresa.

- Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización.

- Es diseñado para un período determinado.

 Clasificación de los presupuestos:

 * En relación con el nivel jerárquico: Los presupuestos pueden ser:

 - Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados.

- Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.

- Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.

 *   Por la forma en que se calculan pueden ser:

 - Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.

- Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.

- Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios por su utilización:

 Importancia de los presupuestos:

- Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.

- Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.

- Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.

- Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.

- Es un medio de controlar las operaciones.

- Determina el límite y alcance de las erogaciones.

- Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.