PLANEACIÓN 2013 -...

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Yadira Romero Perez Hewlett-Packard Company

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PLANEACIÓN 2013

GUIA PARA PLAN OPERATIVO 2013

Guía de Planeación Operativa


Secretaría de Planeación y Finanzas

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Hacia un cierre de impacto…

La presente guía, es una herramienta que ponemos a su disposición para

facilitar el ejercicio de planeación 2013.

Su objetivo es presentar la metodología y guiar paso a paso en el proceso de

planeación.

Este ejercicio lo hemos denominado hacia un cierre de impacto, ya que es la

antesala al año donde la administración del Gobernador José Guadalupe

Osuna Millán finaliza, buscando precisamente que se logre impactar con los

resultados planeados a la población de Baja California.

El esquema general con el cual se trabajará es el siguiente:

La participación de los titulares, equipo directivo, así como el apoyo y

coordinación de los enlaces será clave para el éxito.



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Contenido

1. Actualización de la Planeación Estratégica ................................................................. 4

Visión

Misión

Actualización del FODAS

2. ¿Cómo Vamos? ....................................................................................................... 11

Identificación de metas alcanzadas y pendientes por atender

¿Qué tenemos pendiente?

3. Prioridades 2013 .................................................................................................... 14

4. Sustentando los Programas .................................................................................... 15

Recordando el Desarrollo de la Matriz de MML o MIR

Trabajando en el Desarrollo de la Matriz de MML o MIR

¿Cómo redactar los elementos de la Matriz de MML o MIR?

Uso de Indicadores en la Matriz de MML o MIR

Medios de verificación

Presentación de la Matriz de MML o MIR

Conclusiones .............................................................................................................. 25

Directorio



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Tip: SPF no ha

impulsado ejercicios

para definir visión y

misión, por lo que no

lo verás en los planes

operativos anteriores

1. Actualización de la Planeación Estratégica.

La planeación estratégica analiza los escenarios futuros a lo que deseamos llegar, que estrategias debemos desarrollar, que metas debemos lograr y que pasos debemos dar para hacerlos realidad.

El ejercicio de Planeación Estratégica que estamos realizando, permitirá ir articulando nuestros componentes estratégicos y tácticos para llegar a formular programas exitosos.

¿Por qué actualizar la Planeación Estratégica?

Es importante mantener nuestra Planeación Estratégica actualizada debido a que esta es como una fotografía que capta y recrea una situación en un espacio y tiempo determinado bajo ciertas condiciones, si alguna de la variables cambia se hace necesario construir un escenario que nos permita visualizar como los cambios pueden beneficiar o afectar el desarrollo de nuestros programas, para diseñar estrategias que nos ayuden a potencializar o minimizar sus efectos.

Aunado a lo anterior, no hay que perder de vista que el escenario político, económico y social ha cambiado en algunos casos significativamente, por lo que se hace necesario este espacio de reflexión.

1.1 Revisemos la Visión.

Lo primero que tenemos que revisar es si realmente contamos con una Visión Institucional documentada.

Posteriormente, reflexionar si lo que documentamos como visión al principio de la administración, aun es a donde queremos llegar, si con el logro de esta Visión realmente alcanzaremos el impacto deseado, si los productos y servicios que produce la Institución realmente están llevando a mejores estadios de bienestar a nuestros usuarios o requerimos cambiar el rumbo.

En resumen… si sabemos que se han presentado cambios en las prioridades y el rumbo… solamente es necesario documentarlas y actualizarlas en la Visión



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Qué necesitamos hacer

Para el desarrollo de este ejercicio es necesario convocar al personal directivo de la institución para evaluar si la Visión todavía está vigente o se requiere efectuar cambios.

Técnica recomendada: Lluvia de ideas… análisis estratégico a partir la Técnica de Grupo Nominal (T.G.N.).1

Preguntas orientadoras:

¿La Visión que se definió al principio de la presente administración está vigente o requiere redefinirse debido al cambio de los escenarios externos?

¿La ciudadanía se identifica con nuestra Visión, la conoce o tiene otra percepción de hacia dónde queremos llegar?

¿La Visión es clara y orientadora, nos muestra el camino que debemos seguir para resolver los problemas identificados?

¿La Visión está alineada o es congruente con las líneas estratégicas plasmadas en el PED 2008-2013?

Si cualquiera de las preguntas anteriores se contesta de manera negativa el Cuerpo Directivo de la Dependencia deberá rediseñar su Visión tomando en cuenta los cuestionamientos anteriores.

Formato de apoyo:

Visión vigente: Redactarla para que todos la puedan apreciar

Visión actualizada: Replantearla con base a la lluvia de ideas y reflexiones ralizadas

1 La Técnica del Grupo Nominal es una técnica usada para tomar decisiones grupales cuando se está presionado por el tiempo. Esta técnica le sirve al

gerente de proyecto para obtener la participación del equipo del proyecto, ¿En qué consiste la Técnica del Grupo Nominal? Los miembros del equipo

proponen ideas por escrito, en tarjetas pequeñas. Las ideas se numeran y se escriben en un pizarrón, rota folio o computadora.., y se llega a un acuerdo.



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En caso que la Institución no cuente con su Visión, se requiere redactar la Visión tomando en cuenta los siguientes cuestionamientos.

¿Que deseamos hacer en el futuro?

¿Así donde debe dirigirse el sector o dependencia?

¿Para que lo haremos?

¿A quién debemos servir o beneficiar?

¿En qué tiempo lograremos realizar la Visión?

¿Qué recursos emplearemos?

1.2 Revisemos la Misión

La Misión se define como la razón de ser de la Institución, la cual determina su existencia.

Marca de manera clara y objetiva el quehacer sustantivo y estratégico, así como el fin para la que fue creada.

La Institución deberá revisar si la Misión está vigente o debe ser modificada de acuerdo a los siguientes cuestionamientos:

¿La Institución o Dependencia aun tiene las mismas atribuciones que al inicio de la Administración?

¿Han cambiado sus tareas sustantivas o estratégicas?

¿Se ha modificado su Marco Jurídico?

Si cualquiera de las preguntas anteriores se contesta de manera negativa el Cuerpo Directivo de la Dependencia deberá rediseñar su Misión tomando en cuenta los elementos anteriores.

Al igual que la visión puede ser que ya se cuente con ella no se requiera actualizar, o que si contemos con una misión documentada pero que requiera actualización o en definitiva que no se cuente con un estatuto definido.



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Tip: La Visión y

Misión se revisan y

replantean en la

misma sesión….

En caso que la Institución no cuente con su Misión, se deberá definir redactar tomando en cuenta los siguientes componentes.

¿Quiénes son los usuarios o beneficiarios de la dependencia?

¿Cuáles son sus principales productos o servicios?

¿Cuáles son las atribuciones de la Institución?

¿Cuáles son los objetivos principales de la Institución?

¿Cuáles son los valores de la Institución?

¿Qué imagen se desea proyectar?

Qué necesitamos hacer

Para el desarrollo de este ejercicio es necesario convocar al personal directivo de la institución para evaluar si la Misión todavía está vigente o se requiere efectuar cambios.

Técnica recomendada: Lluvia de ideas… análisis estratégico a partir la Técnica de Grupo Nominal (T.G.N.).

1.3 Actualización del FODA.

Esta herramienta es de gran utilidad ya que en función del análisis que se haga del FODA de la Institución se podrán diseñar mejores estrategias que nos aseguren el éxito del programa.

Han sucedido diversos acontecimientos que nos requieren atención, que nos permita identificar lo que se puede y debe impulsar o frenar para que cumplamos con nuestros objetivos y metas.

Se debe revisar nuestro FODAS con el propósito de tomar elementos que nos permita elaborar nuestro plan de mejora continua para hacer más eficiente el proceso de Planeación, Programación y Presupuestación.

Para la actualización de la Planeación Estratégica es esencial la participación del cuerpo directivo para obtener la Visión, Misión y FODAS, ya que serán los elementos que se



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tomaran como insumos para la restructuración o el planteamiento de nuevos programas que se incorporaran al Plan Operativo 2013.

¿Qué es un ejercicio FODA?

El análisis FODA tiene como objetivo el identificar y analizar las Fuerzas y Debilidades de la Institución, así como también las Oportunidades y Amenazas del entorno, esta información se utilizara para la elaboración del Plan Operativo 2013.

¿Cómo se elabora? Para su desarrollo se deben realizar los siguientes análisis.

a) Análisis Interno.

Para el diagnóstico interno es necesario identificar, las fortalezas al interior de la Institución que intervienen para facilitar el logro de los objetivos, y las debilidades que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva.

b) Análisis Externo.

El análisis externo estudia el entorno regional, nacional e internacional para identificar las oportunidades que pueden beneficiar o facilitar el logro de los objetivos de la Institución o bien las amenazas que pueden presentarse en el exterior que pueden dificultar su éxito.



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El análisis del comportamiento de los escenarios regionales, nacionales e internacionales nos permite visualizar de qué forma las tendencias o inercias podrán favorecer o afectar nuestros programas y nos permite diseñar las estrategias necesarias para potencializar su aprovechamiento o para minimizar sus efectos.

¿Qué necesitamos hacer?

En este ejercicio se sugiere que la dependencia lo realice con su cuerpo directivo por medio de una dinámica de lluvia de ideas en donde se fomente la participación de todos los presentes, posteriormente se deberá agrupar aquellas ideas que coincidan, priorizarse y seleccionarse.

Realizado lo anterior, registre la información en un formato en el cual se puedan apreciar los diferentes elementos, sugerimos el siguiente:

Puede utilizar esta información para ayudarse a desarrollar estrategias que contenga y maximice las fuerzas y oportunidades; para así, reducir las debilidades y amenazas que no permiten obtener los beneficios planteados, para tal propósito apóyese en el siguiente formato.

Fortalezas:

Debilidades :

Oportunidades:

Amenazas:



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2. ¿Cómo Vamos?

2.1 Identificación de metas alcanzadas y pendientes por atender. Si queremos tener un cierre exitoso debemos evaluar que hemos hecho y que tenemos pendiente por hacer a partir de 2 instrumentos que le dan origen y dirección a nuestro Programa Operativo Anual.

Libro Azul. Es el documento que recoge las propuestas ciudadanas efectuadas y que el Ejecutivo del Estado se comprometió a incorporarlas en su programa de gobierno.

Para facilitar la revisión de este instrumento se anexa el documento mencionado para que a partir de la matriz de compromisos identifiquen los niveles de atención, como se muestra a continuación:

Tema # Descripción de la línea de acción.

Responsable Estatus Avance al quinto año de gobierno

Economía competitiva y empleos de calidad.

1 Mejorar el clima de negocios en Baja California reduciendo los índices de inseguridad y generando certeza jurídica….

SEDECO Sin resultado


2 Fortalecer la Ley de Fomento a la Competitividad y Desarrollo Económico del Estado…

SEDECO En Proceso Propuesta de modificación a esta Ley para incluir el aspecto de Productividad en el Campo y Desarrollo Rural…


3 Atraer empresas de alto valor agregado que impulse el desarrollo local de tecnología a las empresas y empresarios locales.

SEDECO Atendido Se tiene un programa agresivo de promoción con empresas de alta tecnología que ha dado resultados, como la instalación de la empresa Goodrich en Mexicali….


4 Promoción de empleos de medio tiempo para jóvenes estudiantes.

STPS Atendido 459 Empresas asesoradas para la inclusión laboral de personas con discapacidad y jóvenes estudiantes…



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Plan Estatal de Desarrollo Es el documento que define y orienta el quehacer del Gobierno en un periodo de tiempo determinado, es una herramienta de desarrollo que nos sirve de guía para alcanzar los objetivos trazados por la sociedad y que nos obliga como entidad de gobierno hacer mas asertivos, corregir errores y fijar metas que respondan a las necesidades que la misma sociedad planteo.

Para facilitar este ejercicio, de identificación de metas cumplidas o pendientes por atender y tener la base para incorporar lo que nos falta por hacer al cierre de la administración, se les anexa el PED 2008-2013.

Hay que recordar que durante el proceso de actualización del Plan Estatal de Desarrollo 2011 se realizó un análisis del grado de atención de las Líneas del PED, mismo que se anexa y que junto con las equivalencias del PED actualizado servirá como insumo para el desarrollo de este punto.

Obj. Descripción Est. Descripción Línea Descripción Estatus Justificación 2.1. Educación

Básica 2.1.1 Calidad 2.1.1.1.2.1 Centrar en el

alumno la construcción de los procesos didácticos y pedagógicos en el aula, para desarrollar sus competencias.

Atendida En Baja California se implementan las reformas curriculares de educación media, las cuales se diseñaron desde el enfoque de desarrollo de competencias para la vida. Esto equivale al 44% de las escuelas de educación básica….

2.3. Educación Superior y Formación Docente

2.3.3 Cobertura 2.3.3.1.3.1 Promover acciones de seguimiento al desempeño académico de los estudiantes en educación superior, que posibiliten el incremento en el índice de egresados.

No Atendida En Baja California se ofrecen servicios de atención personalizada, asesorías y de orientación psicopedagógica a los alumnos cuya permanencia en el nivel está en riesgo. Lo anterior para fortalecer la mejora en los indicadores referentes al número de egresados.



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2.2 ¿Qué tenemos pendiente? Con la información recabada en el punto anterior el área de planeación de la institución, deberá seleccionar los temas que se evidenciaron con los estatus parcial y no se atenderán, analizando e identificar los motivos que no permitirán su atención.

3. Prioridades 2013

El solo hecho de estar próximos al cierre de la Administración Estatal, hace necesario que los titulares refrenden o en su caso redefinan las prioridades que se estarán impulsado, mismas que deberán ser incorporadas al Plan Operativo 2013.

El Titular de la Institución es quien debe determinar las prioridades, y seleccionar los Temas Estrella, que serán posicionados en la Planeación Operativa 2013, con base en el impacto que puede tenerse en la población y que identifiquen que esta administración los ha impulsado para que en Baja California se viva mucho mejor que en otras entidades.

Se deberá enlistar solo aquellas prioridades que es factible realizar al término de esta administración preferentemente en el primero y segundo trimestre.

Formato de apoyo:

Recordar que los puntos 1…2…3, requieres la participación del equipo Directivo y Titular.



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4. Sustentando los Programas

La necesidad de hacer más con los mismos recursos, y el rendirle cuentas a una ciudadanía, cada vez más exigentes con la eficiencia, en la asignación y uso de los recursos públicos, obliga a los responsables de los Programas a desarrollarlos con un énfasis en los resultados más que en los procedimientos.

En este enfoque cobra mayor relevancia el qué se hace, qué se logra y cuál es su impacto en el bienestar de la población; esta tarea de establecer los resultados esperados, es la que se realizará a través de la Metodología de Marco Lógico.

La Metodología de Marco Lógico (MML) es una herramienta que facilita el proceso de conceptualización, diseño, ejecución, monitoreo y evaluación de programas y proyectos.

4.1 Recordando el Desarrollo de la Matriz de MML o MIR

Para la realización de este trabajo, no se parte de “cero” ya que todos los Programas cuentan con una matriz desarrollada durante la Planeación 2012, las cuales fueron consideradas en la evaluación interna de Diseño y Orientación a Resultados realizada, por lo cual en este ejercicio se busca lograr su mejora.



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Tip: Recordar que la

clave es definir

adecuadamente el

problema focal

Conformación de la Matriz de MML o MIR 1. Fin: Indica la forma en que el Programa contribuye al logro de un objetivo estratégico de orden superior, aquí es donde se ve reflejada la mejora una condición social.

2. Propósito: Es el objetivo del Programa, si se logra el Propósito entonces el programa contribuirá al logro del objetivo superior (Fin). Aquí se indica el efecto directo que el programa se propone alcanzar sobre la población o área de enfoque.

3. Componentes: Corresponden a las metas, es decir los servicios o productos que genera el programa, y que son necesarios para lograr el propósito

4. Actividades: Se refiere a las acciones, y son las necesarias y suficientes para producir cada meta (componente). Al momento de realizar el proceso de Programación – Presupuestación, estas serán las que se costeen.

4.2 Trabajando en el Desarrollo de la Matriz de MML o MIR Se tomará como base la estructura de programas presupuestarios que actualmente tiene la Institución, y cada uno de los Programas sustantivos se desarrollará de acuerdo a lo siguiente:

a) Identificación del Problema Focal que dio pie al Programa, es decir ¿Por qué existe? ¿Cuál es el problema central que se busca resolver?

En este punto es necesario establecer de manera clara, objetiva y concreta cuál es el problema que origina o motiva la necesidad de contar con el Programa.

Por ejemplo:

La necesidad a satisfacer; El problema principal a solventar; El problema potencial; La oportunidad por aprovechar; La amenaza por superar;

Se establece, también, cuál es la población o área de enfoque que enfrenta el problema o la necesidad.

Para ello, se hace uso de las siguientes preguntas detonadoras, con las cuales se enlistará una serie de problemas específicos.

¿Qué problema es el que originó el Programa que se está desarrollando? ¿Qué demanda social tiene mayor prioridad de atención? ¿Cuál es la población que lo enfrenta? ¿Cuál es la situación que da origen a la demanda? ¿Cómo puedo beneficiar a una mayor cantidad de personas o población?



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Una vez que se tiene la respuesta a estas preguntas (problemas específicos identificados),

se procede al análisis, selección y agrupación, para llegar a la definición del Problema Focal. El adecuado planteamiento de un problema es un eficaz detonador de soluciones.

Lo anterior puede esquematizarse de la siguiente manera:

Características de la definición del problema focal:

Resume la situación problemática de forma clara y breve.

Se formula como un hecho negativo, o como una situación que debe ser revertida.

Define la población afectada o área de enfoque (Ejemplo: estudiantes de familias con ingresos por debajo de 3 salarios mínimos).

Describe la situación de la problemática central (Ejemplo: elevado nivel de deserción escolar en la educación media superior).

Hace una referencia cuantitativa que permite una verificación empírica. (Ejemplo: deserción del 60% de los estudiantes en educación media superior).

Errores frecuentes en la definición del problema:

Identificarlo como ausencia de solución (Ejemplo: es incontrolable la deserción de estudiantes de familias con ingresos por debajo de tres salarios mínimos en la educación media superior).

Definirlo como la falta de un servicio (Ejemplo: hay que procurar transporte de los estudiantes a los centros de educación media superior).

Verlo como falta de un bien (Ejemplo: hay que hacer centros de educación media superior más allegados a las poblaciones).



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b) Definición del Propósito u Objetivo del Programa, es decir, la solución al Problema Focal.

En esta parte se define la situación futura a lograr que solvente las necesidades o los problemas identificados en el punto anterior.

Básicamente esta definición consiste en:

Que el problema focal (situación negativa) se convierte en condición positiva de futuro o estado alcanzado; es decir, transformar la redacción a términos positivos, y

Emplear una redacción como si el problema estuviera solucionado.

Un objetivo se define para:

1. Fijar claramente el resultado esperado o solución precisa a la que se debe llegar; 2. Movilizar y hacer converger los diversos esfuerzos hacia dicho resultado esperado; 3. Servir de referencia para monitorear los avances y evaluar el logro alcanzado.

Los elementos mínimos que debemos establecer en la expresión del objetivo son:

1. Población o área de enfoque. 2. Descripción del resultado esperado o de la solución precisa del problema a la cual

se debe llegar. 3. Magnitud de la nueva situación: meta

Esquema de la definición:

“Es muy importante en este punto analizar y relacionar la coherencia entre el problema, necesidad u oportunidad identificada y el objetivo y medios para su solución”.



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c) Fin del Programa

Como se señaló anteriormente, el Fin de un Programa indica la forma en que el Programa contribuye al logro de un objetivo estratégico de orden superior, aquí es donde se ve reflejada la mejora una condición social.

Y este guarda relación y congruencia con el Propósito del Programa, ya que si se logra alcanzar el Propósito del Programa, se contribuirá alcanzar el objetivo estratégico de orden superior.

d) Definición de Componentes (metas)

En esta parte se deben de tomar en cuenta los medios propuestos para alcanzar el objetivo establecido (Propósito), se deben considerar aquéllos que están en el ámbito de competencia de la unidad responsable del programa o institución.

Aquí se indica que productos o servicios producirá el programa y permitirán cumplir con el propósito, es decir solucionar los problemas específicos, como se muestra a continuación.



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e) Definición de Actividades (acciones)

En este apartado se definen las principales acciones que se requieren para generar los productos o servicios (es decir, las metas), respondiendo a la siguiente pregunta ¿Las actividades (acciones) son las necesarias y suficientes para producir cada meta?

Es muy importante el desarrollo de estas acciones, ya que al momento de llegar al proceso de Programación – Presupuestación, serán las acciones las que se costeen y se liguen a un presupuesto.

4.3 ¿Cómo redactar los elementos de la Matriz de MML o MIR?

4.4 Uso de indicadores en la Matriz de MML o MIR Los indicadores se deben aplicar desde la planeación, la programación y el presupuesto, y utilizarse en el seguimiento y en la evaluación de los Programas.

En este tema, ya existe un gran trabajo avanzado ya que todas las Dependencias y Entidades cuentan con un paquete de indicadores registrado en el Sistema Estatal de Indicadores, a los cuales se les da seguimiento.

Sin embargo, es posible que producto de este ejercicio y considerando los hallazgos realizados en la Evaluación de Diseño y Orientación a Resultados aplicada al Programa sea necesario incluir otros indicadores o bien realizar alguna mejora a los existentes.



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Es muy importante ubicar los indicadores en el campo correcto de la matriz.

a) Los indicadores de Fin miden el grado de cumplimiento del objetivo estratégico al que contribuye el Programa en el mediano y largo plazo.

b) Para los indicadores de Propósito se recomienda utilizar aquéllos que miden resultados (cambios directos) del programa en la población o área de enfoque, así como de cobertura respecto de la misma.

c) Los indicadores de los componentes (metas) son más específicos y se centran más en los procesos.

En el caso de las actividades (acciones) no se recomienda incluir indicadores.

Ejemplo:



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4.5 Medios de verificación En el marco de la Matriz de Indicadores para Resultados, los medios de verificación se informan en la tercera columna de la matriz, y representan la fuente de evidencias sobre los resultados logrados.

Pueden incluir:

• Estadísticas. • Material publicado • Inspección. • Encuestas. • Informes de auditoría. • Registros contables.

Y deben de proporcionar la información necesaria para que cualquier persona pueda tener acceso a los datos, dándole de esta manera confiabilidad y transparencia a la información de la Matriz.

4.6 Presentación de la Matriz de MML o MIR

Una vez que se cuenta con toda la información de la Matriz, quedaría presentada de la siguiente manera.



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Recapitulando

Esta guía podrá apoyar la realización del ejercicio de Planeación 2013, la cual ha presentando los elementos que integrarán el Plan Operativo, base del presupuesto.



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Directorio Para los presentes trabajos se pone a su disposición la asesoría de los Ejecutivos de la Dirección de Planeación y Evaluación.

Ejecutivo Correo electrónico Tel. 558-1000

Extensión

Ángel Escobedo Talamantes [email protected] Ext. 8339

Blanca Patricia Angulo Espinoza [email protected] Ext. 8459

Claudia L. Vázquez Montes de Oca [email protected] Ext. 8323

Ma. Yolanda Madrid López [email protected] Ext. 1509

Maricruz Gallego Razo [email protected] Ext. 8598

Víctor Manuel González García [email protected] Ext. 1268

Yadira Romero Pérez [email protected] Ext. 1589

Directora de Planeación y Evaluación:

Artemisa Mejía Bojórquez ([email protected])

mailto:[email protected]

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