Prestacin de Servicio de Laboratorio Cdigo PLA-02 v.04

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Elabor Aprob Valid

Firma Doris Omaira Gelves Rico

Firma Fredy Solano Ortega

Firma Mara Victoria Bautista Bochag

Fecha 28 de agosto de 2014 Fecha 28 de agosto 2014 Fecha 07 de octubre de 2014

1. Objetivo y Alcance Determinar los lineamientos necesarios para la Prestacin del servicio en los laboratorios de apoyo a la docencia, que contribuya a la formacin acadmica de los estudiantes relacionando la teora con la prctica, generando como resultado la satisfaccin del cliente en la Universidad de Pamplona. Abarca desde la Induccin Sobre las Normas de Bioseguridad hasta el Seguimiento a la Prestacin del Servicio. 2. Responsable

El responsable de garantizar la adecuada aplicacin y ejecucin del procedimiento de Prestacin del Servicio de Laboratorio, es el Coordinador de Laboratorios de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Bioseguridad Normas, reglas, parmetros, establecidos en los laboratorios con el fin de brindar ptimo servicio en todo lo referente a seguridad dentro de ellos. 3.2 Solicitud Accin realizada por los docentes y alumnos a cada uno de los auxiliares encargados para el desarrollo de las prcticas. 3.3 Insumo Bienes empleados para el desarrollo de las prcticas de laboratorio. 3.4 Induccin Instruccin que se hace a docentes y alumnos al inicio de cada semestre para dar a conocer las normas de Bioseguridad de los laboratorios. 3.5 Norma Reglas a seguir en cada uno de los laboratorios para el normal desarrollo de las prcticas.

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3.6 Formato Plantilla para cada una de las actividades que se vayan a desarrollar en el proceso. 3.7 Instructivo Conjunto de pasos que describen cada una de las actividades que conforman un procedimiento. Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido

N DE ACTIVIDAD

ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS

1 Induccin Sobre Las Normas De

Bioseguridad

1.1

Cada semestre se realiza la induccin a docentes y estudiantes, acerca de las normas de Bioseguridad y trabajo en cada uno de los laboratorios de apoyo a la docencia, tales como: Ingreso al laboratorio: tanto Docentes como estudiantes deben presentarse con bata manga larga y cerrada. Una vez realizado el ingreso al laboratorio el Docente y los estudiantes deben tener en cuenta: el uso de tapabocas, cofia, guantes segn el tipo de prctica a realizar, gafas de seguridad, zapato cerrado, cabello recogido, uas cortas y sin maquillaje al igual que el rostro. Adems se les informa que no se permite el ingreso al laboratorio con falda o pantalones cortos, sandalias, alimentos, cigarrillos o bebidas alcohlicas, durante el desarrollo de la prctica, mantener el orden, respeto con el Docente, compaeros, personal administrativo o cualquier persona presente en la misma. Se informa la ubicacin de las llaves de agua, gas, salida de emergencia y sealizacin que hay en cada laboratorio se recordar a los estudiantes que al terminar la prctica el laboratorio debe quedar en perfectas condiciones de orden y aseo, depositando adecuadamente los residuos en los respectivos recipientes, tal como se define en el ILA-03 Recoleccin de Residuos Qumicos y Biolgicos, que puede ser consultado por docentes y estudiantes cada vez que lo requieran. Las normas de Bioseguridad de los

Una (1) hora. Auxiliar de Laboratorio

La evidencia de la induccin se deja

reflejada en el FAC-08 Acta de Reunin, El cual permanecer en el archivo magntico de cada una de las dependencias, el

anexo con las firmas se guarda

como evidencia en el archivo de cada

laboratorio.

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laboratorios pueden ser consultadas en el MLA-01 Manual de Bioseguridad Laboratorios Universidad de Pamplona.

2 Solicitud de Reactivos, Materiales,

Equipos, Dispositivos electrnicos y/o Medios de Cultivo

2.1

El Docente diligencia con 24 horas de anticipacin el FLA-03 Solicitud y Entrega de Materiales, Insumos y Equipos y lo entrega al auxiliar encargado del laboratorio. Adems diligencia el FLA-04 Solicitud de Reactivo y Medios y lo entrega en el centro de sustancias y reactivo al funcionario responsable o al centro de preparacin de medios en el caso de microbiologa. En algunos laboratorios donde se manejan reactivos especializados, este formato ser entregado en la misma dependencia. Ej. Laboratorio de Biologa Molecular y Gentica. Si el estudiante requiere material adicional durante la prctica, lo solicita al auxiliar del laboratorio con la autorizacin del Docente, quin lo facilita y es incluido en el FLA-03 Solicitud y Entrega de Materiales Insumos y Equipos ya presentado por el Docente 24 horas antes del inicio de la prctica. Nota: Para los laboratorios De Bacteriologa y Gentica se diligencia el FLA-05 Solicitud y Entrega de Cepas, con 8 das de anticipacin. Estas solicitudes se pueden recibir en fsico o de manera digital va correo. En caso de que existan solicitudes de prcticas extras por parte de Docentes y estudiantes se llevar a cabo el mismo procedimiento para el desarrollo de las prcticas normales de laboratorio, teniendo en cuenta las 24 horas de anticipacin. Se debe llevar registro de esta prcticas diligenciando el FLA-07 Seguimiento de Prcticas Extras.

1 Da.

Docente y Auxiliar.

FLA-03 Solicitud y Entrega de Materiales,

Insumos y Equipos

FLA-04 Solicitud de Reactivo y

Medios

FLA-05 Solicitud y Entrega de Cepas

FLA-07

Seguimiento de Prcticas Extras

3 Organizacin de Insumos para la

Prctica.

3.1

Una vez recepcionada las solicitudes para las prcticas, el auxiliar de laboratorio prepara el material solicitado. Se organiza una caja por grupo de trabajo, en la cual se coloca el material teniendo en cuenta las especificaciones dadas por el Docente y el estado en que se encuentran dichos elementos.

1 Da Auxiliar de

Laboratorio.

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3.2

El auxiliar del centro de sustancias y reactivos organiza la solicitud siguiendo el instructivo ILA-01, y estipulado las cantidades a entregar.

1 Da Auxiliar de

Laboratorio.

4 Entrega de Materiales, Equipos y

Reactivos

4.1

Antes de empezar la prctica el estudiante diligencia totalmente el FLA-03 Solicitud y Entrega de Materiales, Insumos y Equipos y lo entrega al auxiliar junto con el carnet de la Universidad o en su defecto la cdula de ciudadana colombiana. Para los estudiantes extranjeros se exigir el carnet que los acredita como estudiantes de la institucin, al recibir el material debe verificar la cantidad y el estado en que este se encuentra, una vez el material haya sido retirado del sitio dispuesto para su entrega es responsabilidad del estudiante el uso que le d al mismo. Para el prstamo de los equipos al Docente, el auxiliar debe acompaarlo, reportando las condiciones en las cuales se encuentra el equipo antes de ser utilizado, apoyndolo en el manejo de los mismos cuando este o los estudiantes lo requieran, segn las instrucciones descritas para cada equipo en el manual correspondiente, que puede ser solicitado por el Docente o el estudiante.

30 minutos. Auxiliar de

Laboratorio.

FLA-03 Solicitud y Entrega de Materiales,

Insumos y Equipos

5 Recepcin de Materiales, Equipos,

Reactivo por Parte del Auxiliar

5.1

Al terminar la prctica, el estudiante entrega el material al auxiliar del laboratorio en las mismas condiciones en las que este fue recibido. Si al culminar la prctica el estudiante no entrega el material completo, los faltante se registra en el libro de deudas FLA-06 Deudas el auxiliar de laboratorio debe exigir el documento de identificacin de la persona o personas que asumirn la deuda para verificar que los datos sean correctos y har entrega del mismo inmediatamente a su dueo, el FLA-03 Solicitud y Entrega de Materiales Insumos y Equipos donde el estudiante registro el material ser archivado en forma especfica hasta que el estudiante cancele su deuda y est a paz y salvo, luego ser llevado junto con los otros registros hasta su disposicin final. El prstamo de materiales a otras dependencias se registra en el FLA-06 Deudas especificando el tiempo de retencin en las observaciones. Diariamente cada unidad de laboratorio hace la inclusin de los deudores al sistema, esta labor es realizada por cada uno de los auxiliares responsables de los

1 Hora Auxiliar de

Laboratorio.

FLA-06 Deudas.

FLA-13 "Habilitacin del

Sistema"

FLA-26 Registro de Deudas en el

Sistema

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inventarios de las unidades. Para llevar control sobre los deudores de los laboratorios se lleva registro en el FLA-26 Registro de Deudas en el Sistema y se guarda este en cada una de las dependencias. Los deudores que se sacan del sistema se reportan en el FLA-13 "Habilitacin del Sistema" Al final de la prctica los usuarios que hallan empleado equipos debern diligenciar el formato FLA -15 Prstamo de Equipos

6 Seguimiento a la Prestacin del Servicio

6.1

Al final de cada prctica, el Docente diligencia el FLA-08 Seguimiento y Evaluacin del Servicio de Laboratorio donde deja registrado la calidad del servicio prestado. En el caso de prcticas extra el usuario diligenciara el FLA-07 Seguimiento de Practicas Extras En este momento se da por terminado el servicio por parte del laboratorio.

30 minutos. Auxiliar de

Laboratorio.

FLA-08 Seguimiento y Evaluacin del

Servicio de Laboratorio

FLA-07

Seguimiento de Practicas Extras

6.2

Terminado el servicio, el auxiliar de laboratorio diligencia el FLA-09 Seguimiento de Prcticas, donde se puede verificar que la prctica fue realizada y la cantidad de estudiantes que asisti a cada una de ellas. El auxiliar de laboratorio revisa el FLA-08 Seguimiento y Evaluacin del Servicio de Laboratorio, identifica las observaciones hechas por los Docentes y presenta un informe al grupo de mejoramiento, quienes toman los correctivos necesarios y los consignan en el FCI-19 Plan de Mejoramiento. En el caso de que los usuarios de laboratorios tengan alguna queja, reclamo o sugerencia, deben seguir el procedimiento descrito para tal fin y que podrn encontrar en campus IT.

30 minutos. Auxiliar de

Laboratorio.

FLA-09 Seguimiento de

Prcticas.

FLA-08 Seguimiento y Evaluacin del

Servicio de Laboratorio

FCI-19 Plan de Mejoramiento.

5. Documentos de Referencia NTCISO 9001:2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC GP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Ley 962 de 2005 Antitrmites ILA-01 Preparacin de Sustancias y Reactivos ILA-02 Preparacin de Medios ILA-03 Recoleccin de Residuos Qumicos y Biolgicos MLA-01 Manual de Bioseguridad Laboratorios Universidad de Pamplona

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6. Historia de Modificaciones

Versin Naturaleza del

Cambio Fecha de

Aprobacin Fecha de

Validacin

01 Actualizacin segn Acta de

Grupo de Mejoramiento. 14 de Septiembre

de 2010 21 de septiembre

de 2010

02 Actualizacin segn Acta de

Grupo de Mejoramiento. 19 de abril de

2012 22 de mayo de

2012

03

Actualizacin de la Documentacin segn Acta

de Grupo de Mejoramiento N 006

28 de agosto del 2014

07 de octubre de 2014

7. Anexos. No aplica.