PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR - Indumil

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

CÓDIGO: IM OC SGE PL REVISIÓN Nº 2

FECHA DE LIBERACIÓN:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

NOMBRE:

JUAN PABLO SANDOVAL OSPINA

NOMBRE: CN (RA) GUILLERMO LAVERDE RENDÓN

NOMBRE:

CARGO:

JEFE DE ARCHIVO

CARGO:

SECRETARIO GENERAL

CARGO:

TABLA DE CONTENIDO

1 Introducción

2 Importancia y Beneficios del Plan Institucional de Archivos (PINAR)

3 Contexto Estratégico

4 Metodología para la formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR)

4.1 Identificación de la Situación Actual

4.2 Definición de Aspectos Críticos

4.3 Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores

4.4 Formulación de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos - PINAR

4.5 Formulación de Objetivos

4.6 Formulación de Planes y Proyectos

4.7 Construcción del Mapa de Ruta

4.8 Construcción de la Herramienta de seguimiento y Control

5 Estructura del Plan Institucional de Archivos

6 Aprobación y publicación

7 Glosario

8 Bibliografía

1. INTRODUCCIÓN

El Plan Institucional de Archivos se define como un instrumento archivístico que tiene como propósito plasmar la planeación para el desarrollo de la gestión documental lo que implica la coordinación, interdisciplinariedad, programación e interrelación institucional que permita alcanzar las metas y objetivos planteados en el tiempo y con la calidad requerida, aportando valor desde la gestión documental a los procesos y estrategias de la Empresa. El Plan Institucional de Archivos es indispensable para la Industria Militar porque permite desarrollar la Planeación Archivística y su función alineados con la estrategia de negocio y lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación. Integra una serie de conceptos y acciones que se inician con el establecimiento de metas y objetivos, planes y programas, así como el monitoreo que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos trazados en materia de gestión documental y administración de archivos.

2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS (PINAR)

El Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Industria Militar, INDUMIL- en

su segunda revisión comprende las acciones estratégicas a desarrollar en

materia de gestión documental y archivos para todas las dependencias de la

entidad durante el periodo 2021-2024.

Con la implementación del PINAR se busca alcanzar los siguientes beneficios:

1. Apoyo a la transparencia, acceso a la información pública y rendición de cuentas.

2. Implementar la política de gestión documental con eficacia. 3. Apoyar la toma de decisiones con base en información documentada. 4. Cultura de gestión mitigando riesgos. 5. Gestión del conocimiento y continuidad del negocio. 6. Ayuda a la defensa jurídica de la Empresa. 7. Cumplimiento del Marco Normativo y lineamientos internos en materia

de gestión documental. 8. Ayuda a RSC. 9. Mayor eficiencia en el uso de recursos asignados a los procesos

documentales. 10. Protección de la propiedad intelectual. 11. Fomentar la cultura archivística. 12. Salvaguardar el patrimonio documental de la Empresa y de la Nación.

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO

La Industria Militar es una entidad vinculada al Ministerio de Defensa Nacional

y ejerce actividades de naturaleza industrial y comercial, de conformidad con

las normas del derecho privado. Sus principales características son: personería

jurídica, autonomía administrativa y capital independiente.

En el año 954 dadas las exigencias de nuevas estructuras y objetivos de mayor

alcance, se crea la INDUSTRIA MILITAR como entidad autónoma. Después

como Empresa Industrial y Comercial del Estado, iniciando con su primera

unidad de negocios denominada Fábrica General "José María Córdova", para

la fabricación de armamento y de munición de pequeño calibre para uso militar

prioritariamente.

La Fábrica Santa Bárbara, nace en el año 1955, como la segunda Unidad de

negocios con maquinaria y equipos destinados a la fabricación de municiones

pesadas de artillería para las Fuerzas Militares, iniciando operaciones en el año

1964.

Finalmente, la Fábrica de Explosivos Antonio Ricaurte, se creó en el año de

1963 con el carácter de Sociedad Comercial Anónima y en 1968 pasa a

convertirse en la tercera unidad de negocios de la Industria Militar.

Direccionamiento Estratégico

La gestión estratégica comprende las directrices que orientan a la organización

hacia el futuro y el mercado y dan el rumbo necesario para el logro de las

iniciativas estratégicas que permiten el crecimiento y la sostenibilidad de la

Empresa en el tiempo.

En consecuencia, su desarrollo se hace mediante el modelo del proceso para

la definición del direccionamiento estratégico.

En el ejercicio de planificación estratégica intervienen todos los niveles de la

organización teniendo en cuenta la declaración de la MEGA misión y visión

principios y valores. A continuación, se realiza el planteamiento estratégico

contrastando contra la realidad organizacional para identificar las grandes

brechas que permiten determinar la estrategia corporativa la cual se desarrolla

por medio de iniciativas estratégicas. La información de entrada del sistema es

la reflexión sobre el sector y la organización y mediante el desarrollo del

modelo se obtiene el plan estratégico y de acción.

PENSAMIENTO ORGANIZACIONAL El desarrollo del Pensamiento Organizacional busca presentar la guía permanente de actuación, que define el carácter y la identidad que trasciende los grupos de interés, productos, mercados y adelantos tecnológicos de la Industria Militar. Para esto se hace uso de herramientas que logren mayor competitividad de la empresa, mediante una adecuada planificación financiera, identificando objetivos claros de formación y crecimiento los cuales deben incluir las expectativas de actuación y preferencia de nuestros grupos sociales de interés. Una forma que la empresa alcance los resultados de los objetivos de mediano y largo plazo es el fortalecer un feedback o retroalimentación de experiencias de aprendizaje exitosas y no exitosas con lo cual se proporciona la capacidad y aptitud para la formación organizativa. Como segunda instancia, dentro del pensamiento organizacional está el fortalecer día a día la cultura de la medición. El objetivo fundamental de todo el direccionamiento de la empresa es motivar a todos los colaboradores de la organización en cualquier nivel jerárquico, para que pongan en práctica con éxito la estrategia en cada actividad a ser realizada. Como resultado del último ejercicio estratégico realizado por el Grupo de Gerencia y las mesas de trabajo con el apoyo del Viceministerio del GSED, se presenta a continuación el siguiente direccionamiento para el cuatrienio:

MISIÓN: “Producir, importar y comercializar armas, municiones, explosivos, accesorios y sus servicios complementarios, con calidad, oportunidad e innovación, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestras partes interesadas contribuyendo con responsabilidad social y ambiental al progreso del país”. VISIÓN: “En el 2030, INDUMIL, se habrá consolidado como referente regional e innovador en el sector Industrial-Militar, mediante la fabricación y suministro de productos de alta calidad y tecnología, cumpliendo con estándares internacionales, apoyándose en alianzas estratégicas y el fortalecimiento del tale humano”.

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES Actitud y compromiso hacia la calidad: Comprendemos las necesidades actuales y futuras de nuestros clientes internos y externos, satisfaciendo los requisitos y esforzándonos por exceder las expectativas. Actitud de servicio empresarial enfocada al cliente: Actuamos con disposición permanente hacia nuestros clientes para ofrecer servicios con oportunidad, amabilidad y eficacia, siendo nuestra forma de vida. Comunicación interna y externa eficaz: La información que transmitimos al interior y exterior de la organización debe ser confiable, oportuna y profesional, reforzando las relaciones con nuestros colaboradores, clientes y con la comunidad. Mejoramiento continuo en innovación de procesos y productos: Trabajamos con los cinco sentidos atentos a reconocer las oportunidades de mejoramiento y capitalizarlas en acciones concretas que se reflejan en mejores procesos y productos como parte de nuestra cultura. Responsabilidad social y ambiental: Fabricamos productos con calidad, de una forma segura, sana y construyendo relaciones de mutua confianza con nuestros colaboradores, clientes y entorno. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: Analizamos y evaluamos la información basados en hechos y datos para la mejor toma de decisiones. Trabajo en equipo y alineación de objetivos: Promovemos el trabajo en equipo, manteniendo un ambiente laboral agradable, donde cada colaborador hace suyo. Participación y desarrollo del talento humano: Nuestros colaboradores son la esencia de la Organización. Contribuimos a un ambiente laboral sano y armónico que redunda en el desarrollo integral de nuestra gente. Enfoque basado en la gestión por procesos: Identificamos y gestionamos sistemáticamente los procesos de la Empresa y, en particular, la interacción de los mismos, con el fin de garantizar el flujo sistematizado y la eficacia de los mismos. Generar competencias para agregar valor: Promovemos el desarrollo de las competencias de los colaboradores para que generen valor en nuestros públicos de interés.

VALORES CORPORATIVOS Seguridad: Construimos una cultura de seguridad, como parte de la razón de ser de nuestra organización, para que a partir de lo individual transcienda el entorno familiar, social y laboral, para contribuir a la seguridad de nuestro país. Compromiso y sentido de pertenencia: Nos identificamos con los objetivos e intereses de la empresa, demostrando cumplimiento y seriedad en el desarrollo de nuestras actividades. Buen Trato: Respetamos a todos los colaboradores, clientes, personas u organizaciones que tienen contacto directo o indirecto con nosotros como imperativos fundamentales en nuestras relaciones de trabajo. Tolerancia: Promovemos la convivencia pacífica entre las personas, mediante el diálogo buscando puntos de acuerdo que agreguen valor personal y organizacional. Reconocemos a nuestros semejantes con derecho a ser aceptados en su individualidad y diferencia. Responsabilidad social: Asumimos con responsabilidad social las decisiones y actividades que desarrollamos con el Estado, colaboradores, sociedad y medio ambiente, a través de un comportamiento transparente y ético fortaleciendo relaciones de mutua confianza que contribuyan a la creación de una sociedad cada vez más justa y solidaria. Disciplina: Nos comportamos y respondemos con sentido del deber en todas las situaciones de nuestra vida. Realizamos las labores encomendadas diligentemente, haciéndolas bien desde el comienzo y a tiempo. Lealtad: Asumimos, defendemos y difundimos los intereses de la Empresa haciéndolos propios, sintiéndonos orgullosos de ser miembros de la Organización con compromiso, constancia y cumplimiento de nuestro deber. Transparencia y Honestidad: Practicamos en el día a día la transparencia y honestidad en nuestro pensar, sentir y actuar con nosotros mismos, con nuestra familia, compañeros, comunidad y empresa.

POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL

Innovar y suministrar bienes y servicios con la calidad y oportunidad requeridos, aumentando la confianza y satisfacción de los grupos sociales objetivo, mediante el uso racional de los recursos, cumpliendo las leyes, la normatividad vigente y el Manual de Gestión Integral, impactando en los resultados que permitan superar permanentemente las metas y desafíos a través de la gestión integral de sus sistemas de calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo (SST), seguridad de la información, competencia de los laboratorios de ensayo y calibración, control y seguridad de la cadena de suministro, Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y responsabilidad social. Mediante el mejoramiento continuo dinamizar la excelencia empresarial con fundamento en nuestra misión, visión, políticas, principios y valores, previniendo la contaminación, lesiones y enfermedades, brindando a los trabajadores un ambiente sano, confortable y seguro para eliminar los peligros, mitigar los riesgos de SST y facilitar la consulta y participación tanto de los colaboradores como de los representantes de los trabajadores, fomentando el crecimiento del capital intelectual y humano para hacer personas íntegras y comprometidas con el desarrollo sostenible de la organización, la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información, así como la prevención de la corrupción, el soborno y la ejecución de actividades ilícitas, contribuyendo así a los propósitos fundamentales del Estado.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DECRETO 2775 DE 1997

MAPA DE PROCESOS

4. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL

DE ARCHIVOS (PINAR)

4.1 Identificación de la Situación Actual

Para desarrollar este elemento del PINAR se hizo la recolección de información sobre los aspectos administrativos, técnicos, tecnológicos y archivísticos para lo cual se utilizaron las siguientes herramientas administrativas:

a) Informe de Auditoria y/o Evaluación al Sistema de Control Interno. b) Plan de Mejoramiento. c) Diagnostico Integral de Archivos. d) Mapa de Riesgos. e) Reporte Índice de Transparencia Activa ITA. f) Formato Único de Reportes de Avance de la Gestión – FURAG.

Se realizo el análisis de la información recolectada, identificando aspectos críticos de la función archivística que en algunos casos deben mejorarse, desarrollarse e implementarse teniendo en cuenta los modelos y marcos de referencia que apliquen sobre la materia. El Plan Institucional de Archivos se actualizo teniendo en cuenta la metodología establecida en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR del Archivo General de la nación de Colombia.

4.2 Definición de Aspectos Críticos

A continuación, se presentan los aspectos para el desarrollo de la función

archivística incluidos dentro del Plan Institucional de Archivos de la Industria

Militar:

ASPECTOS CRITICOS RIESGO

Actualización del Diagnostico Integral de Archivos

Pérdida de Información. Duplicidad de la Información. Dificultad para la recuperación y consulta de la información. Incumplimiento a la Normatividad vigente.

Actualización del Plan Institucional de Archivos

Incumplimiento a la Normatividad vigente. Ausencia de estrategias que permitan el desarrollo de la función archivistica en el corto, mediano y largo plazo en la Empresa.

Implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC

Incumplimiento a la Normatividad vigente. Riesgos asociados al traslado de documentos. Riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación. Riesgo por inundación. Riesgo biológico. Riesgo que representa el deterioro de la infraestructura para la conservación de la documentación. Riesgo para la conservación de los documentos. Las áreas de archivo son altamente vulnerables a incendios.

Desarrollar la Matriz de Riesgos en Gestión Documental

Incumplimiento a la Normatividad vigente. Materialización de riesgos asociados a los documentos y actividades de gestión documental.

Articulación de la Gestión Documental con Políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG Incumplimiento a la Normatividad vigente

Elaboración de los Indicadores de Gestión Incumplimiento a la Normatividad vigente

Elaboración de los informes de gestión Incumplimiento a la Normatividad vigente

Adecuar la Infraestructura Locativa destinada para asegurar la conservación y preservación de los archivos Incumplimiento a la Normatividad vigente

Desarrollar los criterios o aspectos previstos para el Diseño y Creación de Documentos en el Proceso de Planeación del Programa de Gestión Documental Incumplimiento a la Normatividad vigente


Implementar la identificación de soportes de los Documentos Especiales mediante las TRD, TVD e inventarios documentales Incumplimiento a la Normatividad vigente

Implementar el Cuadro de Clasificación Documental Incumplimiento a la Normatividad vigente

Contar con el diagnostico integral de archivo y plan de trabajo archivístico integral para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental Incumplimiento a la Normatividad vigente

Elaborar, aprobar, convalidar y registrar las Tablas de Valoración Documental TVD

Incumplimiento a la Normatividad vigente. Riesgo para la conservación de los documentos.

Desarrollar el manual de estilo Medios y Tecnicas de Producción Documental Incumplimiento a la Normatividad vigente.

Realizar el Registro y Distribución de Documentos (trámite) usando el control con el SGDEA

Incumplimiento a la Normatividad vigente. Inoportunidad en la información, ocasionando retrasos en la atención a los usuarios.

Desarrollar el procedimiento de Descripción Documental Incumplimiento a la Normatividad vigente

Implementar el Plan de Transferencias Documentales

Incumplimiento a la Normatividad vigente. Riesgo para la conservación de los documentos. Incumplimiento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Incumplimiento de los lineamientos para realizar las transferencias documentales.

Desarrollar el proceso de Eliminación de Documentos o destrucción física o electronica el cual debe contar con metodologías y criterios para tener en cuenta durante el proceso Incumplimiento a la Normatividad vigente

Elaborar el Plan de Conservación Documental Incumplimiento a la Normatividad vigente

Elaborar el procedimiento de valoración documental teniendo en cuenta los Valores Primarios y Secundarios para todas las series y subseries documentales en cualquier soporte Incumplimiento a la Normatividad vigente


Elaborar la Memoria Institucional con datos la estructura orgánica de la Industria Militar, localización física, responsables, organización y servicios en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.

Incumplimiento a la Normatividad vigente

Desarrollar acciones para identificar documentos de carácter histórico a partir de los instrumentos archivísticos.


Desarrollar estrategias de acceso y consulta de la información contenida respetando la protección de los datos personales, derecho a la intimidad, así como las restricciones por razones de conservación de los documentos.


4.3 Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores

Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de sus ejes articuladores y los

resultados fueron los siguientes:

EJES ARTICULADORES

No. ASPECTO CRITICO Administración

de archivos Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL Ʃ

1 Desarrollar la Matriz de Riesgos en Gestión Documental 9 6 9 6 6 36

2 Realizar el Registro y Distribución de Documentos (trámite) usando el control con el SGDEA

9 8 0 9 5 31

3


9 6 5 4 5 29

4 Actualización del Diagnostico Integral de Archivos 10 3 7 4 4 28

5 Implementar el Plan de Transferencias Documentales 9 6 5 3 5 28

6 Implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC

8 4 8 1 6 27

7 Elaborar el Plan de Conservación Documental 7 5 7 0 7 26

8

Elaborar el procedimiento de valoración documental teniendo en cuenta los Valores Primarios y Secundarios para todas las series y subseries documentales en cualquier soporte

6 5 3 3 7 24

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO Administración

de archivos Acceso a la información

Preservación de la

información


y de seguridad


TOTAL Ʃ

9 Desarrollar el procedimiento de Descripción Documental

6 5 4 2 6 23

10

Desarrollar el proceso de Eliminación de Documentos o destrucción física o electrónica el cual debe contar con metodologías y criterios para tener en cuenta durante el proceso

7 5 4 1 6 23

11 Elaboración de los informes de gestión 8 5 1 2 6 22

12 Elaboración de los Indicadores de Gestión 8 4 3 0 4 19

13 Adecuar la Infraestructura Locativa destinada para asegurar la conservación y preservación de los archivos

7 3 5 1 3 19

14 Elaborar, aprobar, convalidar y registrar las Tablas de Valoración Documental TVD

8 2 5 0 4 19

15 Articulación de la Gestión Documental con políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

7 3 1 3 4 18

16 Desarrollar el manual de estilo Medios y técnicas de Producción Documental

6 4 0 2 6 18

17 Actualización del Plan Institucional de Archivos 5 2 3 1 6 17

18 Desarrollar los criterios o aspectos previstos para el Diseño y Creación de Documentos en el Proceso de Planeación del Programa de Gestión Documental

7 3 0 1 5 16

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO Administración

de archivos

Acceso a la informació

n

Preservación de la

información


y de seguridad


TOTAL Ʃ

19 Contar con el diagnostico integral de archivo y plan de trabajo archivístico integral para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental

6 2 5 0 3 16

20 Desarrollar acciones para identificar documentos de carácter histórico a partir de los instrumentos archivísticos.

4 3 5 1 3 16

21


4 4 1 0 4 13

22 Implementar el Cuadro de Clasificación Documental 4 2 0 0 0 6

23 Implementar la identificación de soportes de los Documentos Especiales mediante las TRD, TVD e inventarios documentales

2 0 0 0 0 2

TOTAL Ʃ 156 90 81 44 105

4.3.1 Ordenación Aspectos Críticos y Ejes Articuladores mayor a menor valor

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES

ARTICULADORES VALOR

Desarrollar la Matriz de Riesgos en Gestión Documental 36 Administración de archivos

156


31 Fortalecimiento y articulación

105


29 Acceso a la información

90

Actualización del Diagnostico Integral de Archivos 28 Preservación de la información

81

Implementar el Plan de Transferencias Documentales 28 Aspectos tecnológicos y de seguridad

44

Implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC 27

Elaborar el Plan de Conservación Documental 26


24

Desarrollar el procedimiento de Descripción Documental 23


23

Elaboración de los informes de gestión 22

Elaboración de los Indicadores de Gestión 19

Adecuar la Infraestructura Locativa destinada para asegurar la conservación y preservación de los archivos

19


19

Articulación de la Gestión Documental con políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

18

Desarrollar el manual de estilo Medios y técnicas de Producción Documental

18

Actualización del Plan Institucional de Archivos 18

Desarrollar los criterios o aspectos previstos para el Diseño y Creación de Documentos en el Proceso de Planeación del Programa de Gestión Documental

17

Contar con el diagnostico integral de archivo y plan de trabajo archivístico integral para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental

16


16


16

Implementar el Cuadro de Clasificación Documental 13

Implementar la identificación de soportes de los Documentos Especiales mediante las TRD, TVD e inventarios documentales

6

4.4 Formulación de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos –

PINAR

Para el desarrollo de la Visión Estratégica con miras a mejorar el desarrollo de

la función archivística, la Industria Militar tomó como base los aspectos

incluidos en el PINAR y los ejes articuladores que tuvieron mayor valor en la

evaluación de impacto realizada, con el fin de posicionar la Gestión

Documental en los niveles esperados con la ejecución del PINAR, la visión se

expresa de la siguiente manera:

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES

ARTICULADORES VALOR


36 Administración de

archivos 156


31 Fortalecimiento y

articulación 105


29 Acceso a la información

90

Actualización del Diagnostico Integral de Archivos 28 Preservación de la

información 81

Implementar el Plan de Transferencias Documentales 28 Aspectos

tecnológicos y de seguridad

44


27

Elaborar el Plan de Conservación Documental 26


24

Desarrollar el procedimiento de Descripción Documental

23


23

Elaboración de los informes de gestión 22

Elaboración de los Indicadores de Gestión 19


19


19

La Industria Militar realizara la administración de sus archivos de manera más

eficiente y eficaz, para ello ejecutara un conjunto de acciones, operaciones y

actividades específicas de la función archivística con oportunidad y calidad

determinada en los objetivos de largo, mediano y corto plazo, tendientes a

facilitar el logro de las metas formuladas en la planeación, con el objeto de

garantizar el acceso a la información por las partes interesadas, preservando la

información, apoyándose en los componentes tecnológicos y de seguridad,

fortaleciendo y articulando estratégicamente la gestión documental de acuerdo

con las prioridades fijadas en el PINAR.

La eficiencia de la función archivística permitirá el mejoramiento de la relación

entre el usuario de los servicios archivísticos y la Industria Militar,

percibiéndose en los beneficios que recibe el usuario en la oportunidad, el

tiempo en la consulta y el acceso a la información, con la calidad y el grado de

satisfacción de los destinatarios mediante el desarrollo de un plan estratégico

archivístico que permita gradualmente realizar las actividades y el cabal

cumplimiento de los requisitos técnicos, administrativos, funcionales y legales.

4.5 Formulación de Objetivos

OBJETIVOS




Actualizar el Diagnostico Integral de Archivos


Implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC

Elaborar el Plan de Conservación Documental




Elaborar los informes de gestión

Elaborar los Indicadores de Gestión



Articular la Gestión Documental con políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG


Actualizar el Plan Institucional de Archivos





Implementar el Cuadro de Clasificación Documental


4.6 Formulación de Planes y Proyectos

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS



Desarrollo y articulación de la matriz de riegos en gestión documental



Implementación del Sistema de Gestión Documental “Synergy” en la Industria Militar para el registro, control y distribución de los documentos



Consolidación, actualización y publicación de los Instrumentos de Gestión de Información: Registro de Activos de Información. Índice de Información Clasificada y Reservada



Actualización del Diagnostico Integral de Archivos acorde con los cambios administrativos, normativos y tecnológicos.



Proyecto para la recepción de documentos históricos tanto físicos como electrónicos y articularlo con el sistema integrado de conservación. Proyecto para la transferencia de documentos físicos o electrónicos con carácter reservado (archivo central) Proyecto de adecuación de espacios teniendo en cuenta la producción y los soportes documentales a transferir.



Implementación de los planes del sistema integrado de conservación – SIC contemplando los programas de conservación preventiva



Elaboración del plan de conservación documental



Elabora el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios para todas las series y subseries documentales en cualquier soporte



Desarrollar el procedimiento de descripción documental que incluye la estandarización de formatos para iniciar sistemas de descripción como inventarios, hoja de control desde las oficinas productoras



ASOCIADOS



Desarrollo del proceso de eliminación documental o destrucción física o electrónica

Elaboración de los informes de gestión

Elaboración de los informes de gestión

Establecer estrategias para la elaboración de los informes de gestión frente al cumplimiento de los Indicadores de gestión que se plantearon para el cumplimiento de actividades de la función archivística.

Elaboración de los Indicadores de Gestión

Elaboración de los Indicadores de Gestión

Elaboración de los indicadores de gestión para observar el grado de avance de los planes y proyectos, que se establecieron en el PINAR.



Proyecto de adecuación de instalaciones que contenga: Condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.



Proyecto Elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Industria Militar



Realización del Autodiagnóstico de MIPG y orientar la ejecución de actividades de gestión documental



Elaboración del instructivo para la elaboración de las comunicaciones oficiales en la Industria Militar



Mejoramiento continuo del Plan Institucional de Archivos



Elaboración de lineamientos para la creación y estandarización de los documentos en coordinación con la Oficina de Planeación



Elaboración del Diagnostico Integral de Archivo y Plan de Trabajo Archivístico Integral para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental - TVD



ASOCIADOS



Identificación de documentos de carácter histórico a partir de los instrumentos archivísticos



Elaboración de la Memoria Institucional de la Industria Militar Colombiana



Implementación del CCD de la Industria Militar



Elaboración del protocolo para el manejo y administración de documentos en soportes especiales

4.7 Construcción del Mapa de Ruta

Para la construcción del Mapa de Ruta la Industria Militar tuvo en cuenta el

tiempo de ejecución de cada plan y elaboro el siguiente mapa de ruta:

Tiempo

Corto plazo (1 año)

Mediano plazo (1 a 4 años)

Largo plazo (4 años en adelante)

2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Desarrollo y articulación de la matriz de riegos en gestión documental Implementación del Sistema de Gestión Documental “Synergy” en la Industria Militar para el registro, control y distribución de los documentos Consolidación, actualización y publicación de los Instrumentos de Gestión de Información: Registro de Activos de Información. Índice de Información Clasificada y Reservada Actualización del Diagnostico Integral de Archivos acorde con los cambios administrativos, normativos y tecnológicos. Proyecto para la recepción de documentos históricos tanto físicos como electrónicos y articularlo con el sistema integrado de conservación. Proyecto para la transferencia de documentos físicos o electrónicos con carácter reservado (archivo central) Proyecto de adecuación de espacios teniendo en cuenta la producción y los soportes documentales a transferir. Implementación de los planes del sistema integrado de conservación – SIC contemplando los programas de conservación preventiva

Elaboración del plan de conservación documental Elabora el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios para todas las series y subseries documentales en cualquier soporte

Plan o Proyecto

Tiempo




2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Desarrollar el procedimiento de descripción documental que incluye la estandarización de formatos para iniciar sistemas de descripción como inventarios, hoja de control desde las oficinas productoras

Desarrollo del proceso de eliminación documental o destrucción física o electrónica Establecimiento de estrategias para la elaboración de los informes de gestión frente al cumplimiento de los Indicadores de gestión que se plantearon para el cumplimiento de actividades de la función archivística. Elaboración de los indicadores de gestión para observar el grado de avance de los planes y proyectos, que se establecieron en el PINAR. Proyecto de adecuación de instalaciones que contenga: Condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales. Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.

Proyecto Elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Industria Militar Realización del Autodiagnóstico de MIPG y orientar la ejecución de actividades de gestión documental Elaboración del instructivo para la elaboración de las comunicaciones oficiales en la Industria Militar

Mejoramiento continuo del Plan Institucional de Archivos

Elaboración de lineamientos para la creación y estandarización de los documentos en coordinación con la Oficina de Planeación

Plan o Proyecto

Tiempo




2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029

Elaboración del Diagnostico Integral de Archivo y Plan de Trabajo Archivístico Integral para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental - TVD

Identificación de documentos de carácter histórico a partir de los instrumentos archivísticos Elaboración de la Memoria Institucional de la Industria Militar Colombiana

Implementación del CCD de la Industria Militar Elaboración del protocolo para el manejo y administración de documentos en soportes especiales

4.8 Construcción de la Herramienta de seguimiento y Control

El Seguimiento y control de las actividades programadas se realizara a través

del Plan de Acción Institucional PAI.

Plan o Proyecto

7. GLOSARIO

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y

control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento

humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos

de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez

finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada

en razón de sus actividades o funciones.

FORMULARIO ELECTRONICO

Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar

trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para

peticiones, quejas y reclamos”.

FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que

comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o

conservación permanente.

INDICE ELECTRONICO

El índice electrónico constituye un objeto digital donde se establecen e

identifican los documentos electrónicos que componen el expediente,

ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos,

así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la

recuperación del mismo. Se ha determinado que “el foliado de los expedientes

electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado

digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este

índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su

recuperación cuando se requiera”

INICIATIVA CERO PAPEL

El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la

reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los

documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Es un aporte de la

administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y

almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a

la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La oficina

Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel. La

experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado

que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos

electrónicos ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones

y empresas la utilización de medio físicos o en papel.

INSTRUMENTO ARCHIVISTICO

Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el

adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión

documental.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción

de los documentos de una institución.

LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando

y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia

archivística formule la Entidad.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su

gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de

su medio y forma de registro o almacenamiento.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación.

PROGRAMA DE PRESERVACIÓN

Conjunto de disposiciones (y de los responsables de tomarlas) destinadas a

garantizar la accesibilidad permanente a los materiales digitales de archivo.

SISTEMA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Conjunto de reglas que rigen el almacenamiento, uso, permanencia y

disposición do documentos de archivo y/o información acerca de ellos, así

como las herramientas y mecanismos usados para implementar dichas reglas.

Véase también: “sistema de gestión de documentos de archivo confiables”,

“sistema de gestión documental”.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el

mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física

y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales

se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos.

8. BIBLIOGRAFIA

Colombia. Congreso de la República, (2000) Ley 594-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Colombia. Archivo General de la Nación, (2001) Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR. Disponible en https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/PINAR.pdf

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Colombia. Industria Militar, Direccionamiento Estratégico. Disponible en https://www.indumil.gov.co/indumil-art/direccionamiento-estrategico/

Colombia. Industria Militar, Visión y Misión. Disponible en https://www.indumil.gov.co/indumil-art/mision-y-vision/ Colombia. Industria Militar, Valores Corporativos. Disponible en https://www.indumil.gov.co/indumil-art/valores-corporativos/

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/PINAR.pdf

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