PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR ARMADA …

ARMADA NACIONAL REPUBLICA DE COLOMBIA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: JOLA

Código: SERVAP-PA-001-JOLA-V01

Rige a partir de: 14/08/2018 Página 1 de 36

TABLA DE CONTENIDO Pág.

1. Introducción 2

2. Importancia y Beneficios del Plan Institucional de Archivos (PINAR) 2

3. Contexto estratégico 3

4. Metodología para la formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR) 6

5. Identificación de Aspectos Críticos 8

6. Priorización de Aspectos Críticos 9

7. Formulación de la Visión Estratégica 11

8. Objetivos 12

9. Formulación de Planes 13

10. Mapa de ruta 19

11. Herramienta de seguimiento 19

12. Gestión del Riesgo 20

13. Glosario 20

14. Control de Cambios 21

15. ANEXO: Relación directa entre los Aspectos Críticos y Ejes Articuladores 22

ELABORADO POR: S2 JOHANA ALMEIDA POVEDA

REVISADO POR: CN CORDOBA GARCÌA ALFONSO

APROBADO POR:

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÒN Y DESEMPEÑO

CARGO: JEFE GESTIÒN DOCUMENTAL COMANDO ARMADA

CARGO: AYUDANTE GENERAL COMANDO ARMADA

CARGO:

FECHA: 22/12/2020 FECHA: 22/12/2020 FECHA: 22/12/2020

FIRMA: FIRMA: FIRMA:






1. Introducción La Armada Nacional en cumplimiento de la ley 594 de 2000 y los Decretos reglamentarios en especial el 1080 de 2015 elaboró el Plan Institucional de Archivos, el instrumento archivístico contiene la visión estratégica y enmarca las metas a corto, mediano y largo plazo que en materia archivística y de gestión documental se propone la institución. El Plan Institucional de Archivos es entendido como un instrumento archivístico que permite articular la función archivística con el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual de la Armada Nacional. 2. Importancia y Beneficios del Plan Institucional de Archivos (PINAR) ¿Qué es el PINAR? Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con el plan de acción anual de la Armada Nacional y otros planes y proyectos previstos. Es un soporte a la planeación estratégica de la Armada Nacional en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico. Beneficios del PINAR Es un marco de referencia para la planeación y el desarrollo de la función archivística Establece objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo Permite optimizar el uso de los recursos archivísticos Integración con el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual Mejorar la eficiencia administrativa Articular y coordinar los planes, programas y proyectos Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos






3. Contexto estratégico 3.1 Misión de la Armada Nacional

Desarrollar operaciones navales para la defensa y seguridad nacional, y la protección de los intereses marítimos y fluviales, contribuyendo al desarrollo sostenible del Estado. 3.2 Visión de la Armada Nacional

Ser una Armada de proyección e influencia regional, con tecnología y capacidades para la defensa y seguridad nacional, relevante para el desarrollo de los intereses marítimos y fluviales, reconocida por su integridad y contribución al progreso del país. 3.3 Principios Acatamiento integral de la Constitución y la ley. En la situación que corresponda, el integrante de la Armada Nacional debe defender, preservar, hacer respetar y cumplir estrictamente, con sus preceptos, la Constitución Nacional y la ley. Búsqueda de la cooperación e integración interinstitucional. La efectividad y oportunidad de los resultados, dependerá de qué tanto se optimicen y complementen los servicios, la información, se busquen las mejores prácticas y se articulen esfuerzos para lograr la cooperación e integración interinstitucional. Trabajo en equipo. El trabajo en equipo es de gran importancia para desarrollar y cumplir con los objetivos institucionales, bajo los preceptos de liderazgo, responsabilidad, colaboración, iniciativa, reciprocidad y compromiso. Esto también genera una alta productividad con resultados satisfactorios para la Armada y el país. Transparencia y efectividad. La transparencia y la efectividad, en todos los actos del personal de la Armada, se traduce en profesionalismo, honestidad y dedicación en las misiones y tareas asignadas, y permite elevar el desempeño y obtener resultados efectivos. También la aplicación de conceptos gerenciales modernos en el liderazgo institucional, sirven al propósito de defender y mantener la soberanía del territorio colombiano, y así superar las amenazas terroristas. Unión y cambio. La unión y el cambio son necesarios para trabajar de manera conjunta en la consolidación y sostenibilidad de la seguridad en Colombia, de manera que el personal de la Armada se adapte con eficiencia a los continuos y complejos cambios del entorno. Convicción por el respeto a la persona. Las actuaciones de los integrantes de la Armada deben guiarse por una profunda consideración por las personas, tanto por aquellas que pertenecen a la institución como por las que no. Ninguna conducta del personal de la Armada Nacional atentará contra la calidad de vida, dignidad y autoestima de las personas. 3.4 Valores Disciplina: Observancia de las normas internas y externas en procura de preservar la buena imagen institucional, con el fin de mantener la constancia y el empeño en las actuaciones. enmarcadas en el cumplimiento de las normas, políticas institucionales y las leyes.






Solidaridad: Responder con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida, la paz, el orden y la seguridad de los colombianos, fomentando la cooperación ciudadana. Lealtad: Es la plena manifestación de fidelidad hacia la verdad, proyectada a uno mismo, la familia, la Institución y a la patria. Respeto: Tratar a los demás con deferencia y consideración y reconocer su dignidad, creencias, tradiciones, costumbres y derechos. Honor: Virtud que caracteriza a la persona y que la hace consistente con la esencia de su ser y de los principios que ha prometido defender, respetar y acatar. Responsabilidad: Asumir y aceptar las consecuencias de nuestros actos libres y conscientes. Justicia: Dar a cada quien lo que corresponde, por sus méritos y actos. Valor: Actuar con coraje, arrojo, intrepidez y prudencia en cada situación que sea necesaria para defender el bienestar de la Nación. Diligencia: Cumplir con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas al cargo de la mejor manera posible con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado. Servicio: Satisfacer las necesidades de la comunidad en los fines que la Constitución y la Ley nos han confiado. Compromiso: Conocer y cumplir con empeño, profesionalismo y sentido de pertenencia los deberes y obligaciones. Honestidad: Actuar con rectitud, sinceridad, sentido profesional, transparencia, legalidad. 3.5 Política de Calidad “La Armada Nacional en cumplimiento de su misión constitucional desarrolla operaciones en los aspectos marítimo, fluvial y terrestre bajo su jurisdicción y responsabilidad, de manera oportuna, confiable, actuando conforme a las directrices fijadas por el Gobierno Nacional y respetando los acuerdos internacionales, con el propósito de garantizar la seguridad y defensa de la nación, y la mejora continua para contribuir a la seguridad de los ciudadanos y la protección de los intereses nacionales en forma eficaz, eficiente y efectiva”. 3.6 Objetivos de Calidad Armada Nacional 1. Asegurar la planeación de corto, mediano y largo plazo orientada al desarrollo del poder marítimo fortaleciendo todos sus componentes, que incremente la presencia y el reconocimiento de la ARC, para contribuir al bienestar, la seguridad de la población y la protección de los intereses nacionales.






2. Lograr mayor efectividad en las operaciones, mediante el planeamiento estratégico - operacional, de inteligencia naval y acción integral de manera oportuna, confiable y legítima de acuerdo con los principios establecidos por la ley en el marco de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, para el cumplimiento de la misión constitucional. 3. Proveer el capital humano necesario y competente, a través de la incorporación, formación integral, programas de bienestar, sanidad naval y la administración del talento humano para contribuir al logro de los objetivos Institucionales.

4. Administrar eficiente y oportunamente los recursos físicos, financieros y tecnológicos de acuerdo con la normatividad vigente para cumplir la misión institucional. 5. Mejorar continuamente el desempeño Institucional mediante el fortalecimiento del control, la evaluación y la apropiación de los mecanismos relacionados con los sistemas integrados de gestión, para asegurar el logro de los objetivos y las políticas institucionales. Es de resaltar que el Proceso de Gestión Documental en la Armada Nacional se encuentra inmerso en el Proceso de Servicios de Apoyo y aplica en el Objetivo de Calidad No. 4.






4. Metodología para la formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR) Para la formulación del Plan Institucional de Archivos, la Armada Nacional utilizó la metodología establecida en el Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación, contempla los aspectos generales que contextualizan el PINAR, cada uno de los pasos que se siguieron para la formulación del PINAR y la aplicación de la metodología propuesta por el AGN. 4.1 Identificación de la situación actual Para elaborar el Plan Institucional de Archivos la Armada Nacional tuvo en cuenta las siguientes

herramientas:

a. Diagnóstico Integral de Archivos.

b. Informe de Revista de Archivos.

c. Programa de Gestión Documental.

d. Plan de Acción.

La Armada Nacional realizó un análisis de las herramientas administrativas donde se evidenciaron los aspectos críticos en la función archivística, lo que conlleva al desarrollado del Plan de Gestión Documental, para mejorar la función archivística se ha contemplado dentro del plan de compras el presupuesto para apoyar el desarrollo de la gestión documental, asi mismo se ha contemplado en el plan estratégico institucional. El análisis de las herramientas permitió evidenciar que la Armada Nacional presenta aspectos críticos que inciden en la función archivística, lo que conlleva al incumplimiento del programa de gestión documental y posible perdida de la trazabilidad de la memoria documental institucional.






A continuación se enlistan los aspectos incluidos en el PINAR.

ELEMENTOS A INCLUIR DESCRIPCIÓN

ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE

ARCHIVOS

MEDICIÓN DE ARCHIVOS EN METROS LINEALES

ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

COMUNICACIONES OFICIALES

ASPECTOS DE PRESERVACIÓN

CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS

MANTENIMIENTO

SEGURIDAD Y EMERGENCIAS

CONDICIONES AMBIENTALES

IDENTIFICACIÓN DETERIORO DOCUMENTAL

ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

"TRD"

APLICAR LAS DIRECTRICES PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LAS UNIDADES DE LA ARMADA NACIONAL

PLAN DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA

CAPACITAR Y ACTUALZIAR A LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO, EN PROGRAMAS Y ÁREAS RELACIONADAS CON SU LABOR

IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL

IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CONSOLIDAR EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN LA ARMADA NACIONAL

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS EN LAS UNIDADES DE LA ARMADA NACIONAL

APLICAR EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL

TENER EN CUENTA LAS DISPOSICIONES LEGALES, NORMAS ARCHIVISTICAS EXPEDIDAS POR EL AGN Y PROCEDIMIENTOS TRD

IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

"SIC"

PROGRAMA DE LIMPIEZA DE ÁREAS

PROGRAMA DE CONTROL DE PLAGAS

PROGRAMA DE CONSERVACIÓN EN LA PRODUCCIÓN Y MANEJO DOCUMENTAL






5. Identificación de Aspectos Críticos A continuación se presentan los aspectos críticos identificados y los riesgos asociados:

ASPECTOS CRITICOS RIESGO

1. ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Incumplimiento del Programa de Gestión Documental.

Riesgo para su conservación.

2. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL "TRD"


Riesgo para su conservación.

3. PLAN DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA


Riesgo de contaminación biológica. Riesgo para la salud del personal y para la

conservación de los documentos.

4. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL


5. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS


Riesgo para la conservación de los documentos. Riesgo para su conservación.

6. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Incumplimiento del Programa de Gestión

Documental. Riesgo para la conservación de los documentos.

7. APLICAR EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL


Riesgo para la conservación de los documentos.

8. IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN "SIC"


Riesgos asociados al traslado de documentos. Riesgos de humedad subterránea o problemas

de inundación. Riesgo por inundación. Riesgo biológico. Riesgo que representa el deterioro de la

infraestructura para la conservación de la documentación.

Riesgo para la conservación de los documentos. Las áreas de archivo son altamente vulnerables a

incendios.






6. Priorización de aspectos críticos Los responsables evaluaron los aspectos No. 1 hasta el No. 9 con cada eje articulador y el resultado final de la matriz de prioridades para la Armada Nacional fueron los siguientes:

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRÍTICO Administración

de archivos Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL

1. ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

INTEGRAL DE ARCHIVOS

4 8 10 10 7 39

2. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL "TRD"

3 7 8 10 6 34


2 5 9 0 7 23

4. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA

ARMADA NACIONAL

1 4 7 10 5 27


7 1 6 0 2 16

6. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

9 4 9 0 8 30

7. APLICAR EL PROCESO DE

DISPOSICIÓN FINAL 6 3 9 0 7 25

8. IMPLEMENTAR EL SISTEMA

INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

"SIC"

2 1 6 0 2 11

TOTAL 34 33 64 30 44






6.1 Orden de prioridad de los aspectos críticos y ejes articuladores Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores según la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:

ASPECTO CRITICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

Actualización del diagnóstico integral de archivos 39 Preservación de la información 64

Actualización de las tablas de retención documental "TRD"

34 Fortalecimiento y articulación 44

Transferencias primarias 30 Administración de archivos 34

Implementar el Sistema de Gestión Documental Elctrónico de Archivo en la Armada Nacional

27 Acceso a la información 33

Aplicar el proceso de disposición final 25 Aspectos tecnológicos y de

seguridad 30

Plan de capacitación archivística 23

Organización de archivos 16

Implementar el sistema integrado de conservación "SIC"

11






7. Formulación de la Visión Estratégica Para la formulación de la visión estratégica la Armada Nacional tomo como base los aspectos críticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto.

ASPECTO CRITICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

39 Preservación de la

información 64

ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL "TRD"

34 Fortalecimiento y

articulación 44

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 30 Administración de archivos 34

IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO

EN LA ARMADA NACIONAL 27 Acceso a la información 33

APLICAR EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL

25 Aspectos tecnológicos y de

seguridad 30

PLAN DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA 23

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 16

IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN "SIC"

11

A partir de lo anterior, la Armada Nacional fijo la siguiente visión estratégica: La Armada Nacional garantizara la preservación de la información, el fortalecimiento y articulación de la función archivística, la administración de archivos y el acceso a la información con miras a actualizar el diagnóstico integral de archivos y las tablas de retención documental, realizar las transferencias primarias e implementar implementar el Sistema de Gestión Documental Elctrónico de Archivo en la Armada Nacional.






8. Objetivos Los objetivos se establecen con el fin de dar solución a los aspectos críticos.

Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la visión estratégica, con el siguiente resultado:

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS

ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL

DE ARCHIVOS

Realizar medición de archivos en metros lineales.

Evaluar aspectos de la función archivística.

Evaluar aspectos de preservación.

Identificar las condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Identificar el estado del deterioro documental.

Mejorar el programa de gestión documental de la armada nacional.

ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL "TRD"

Aplicar las directrices para la elaboración de las tablas de retención documental en las unidades de la Armada Nacional.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Garantizar la conservación y preservación de documentos.

Ejecutar las políticas y directrices establecidas por el comando armada en el tema de gestión documental, garantizando el cumplimiento de la normatividad archivística y optimización de los recursos asignados.

Realizar seguimiento y control para el cumplimiento del programa de gestión documental en la armada nacional.

Planear y coordinar las transferencias documentales, a fin de conservar el patrimonio documental.

Realizar revistas de seguimiento y control a las novedades de archivo.


Implementar el Sistema de Gestión Documental Elctrónico de Archivo en la Armada Nacional.

PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Garantizar la Preservación de la información producida por las unidades de la Armada Nacional durante las etapas del ciclo vital de los documentos.

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN

Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión de la Armada Nacional.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Realizar la planeación para el desarrollo de la función archivística.

ACCESO A LA INFORMACIÓN

Garantizar el acceso a la información producida por las unidades de la Armada Nacional de conformidad con las disposiciones legales y normatividad archivística.






9. Formulación de Planes La Armada Nacional identifico los planes asociados a los objetivos obteniendo la siguiente información:


OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE

ARCHIVOS

Realizar medición de archivos en metros lineales.

Diagnóstico integral de archivos

Evaluar aspectos de la función archivística.

Evaluar aspectos de preservación.

Identificar las condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Identificar el estado del deterioro documental.

Mejorar el programa de gestión documental de la armada nacional.

Programa de gestión documental (PGD)

ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL "TRD"

Aplicar las directrices para la elaboración de las tablas de retención documental en las unidades de la Armada Nacional.

Plan de seguimiento y actualización de las Tablas de retención documental

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Garantizar la conservación y preservación de documentos.

Sistema integrado de conservación (SIC)

*programa de limpieza de áreas

*programa de control de plagas

*programa de conservación en la producción y manejo

documental

Ejecutar las políticas y directrices establecidas por el comando armada en el tema de gestión documental, garantizando el cumplimiento de la normatividad archivística y optimización de los recursos asignados.


Realizar seguimiento y control para el cumplimiento del programa de gestión documental en la armada nacional.

Plan de gestión documental Armada Nacional

Planear y coordinar las transferencias documentales, a fin de conservar el patrimonio documental.

Realizar revistas de seguimiento y control a las novedades de archivo.


Implementar el Sistema de Gestión Documental Elctrónico de Archivo en la Armada Nacional.

Plan de seguimiento Sistema

de Gestión Documental Elctrónico de Archivo en la

Armada Nacional.







OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

Preservación de la información

Garantizar la Preservación de la información producida por las unidades de la Armada Nacional durante las etapas del ciclo vital de los documentos.


Plan de acción

Fortalecimiento y articulación Articular la gestión documental con el sistema integrado de gestión de la Armada Nacional.

Plan de acción

Procedimientos de gestión documental

Plan de compras

Plan de mitigación de riesgos del proceso

Administración de archivos Realizar la planeación para el desarrollo de la función archivística.

Plan de capacitación del archivo central


Acceso a la información

Garantizar el acceso a la información producida por las unidades de la Armada Nacional de conformidad con las disposiciones legales y normatividad archivística.







9.1 Formulación de Planes Es la herramienta en donde se registran los planes, proyectos y programas de la función archivística. Corto Plazo: 1 año Mediano Plazo: de 1 a 4 años Largo Plazo: de 4 años en adelante Como mapa de ruta para la función archivística, la Armada Nacional utilizo la metodología interna en donde tuvo en cuenta: Nombre del Plan Descripción del Plan Objetivo Área organizacional Proceso Componentes Subcomponente Producto Actividad Registro Responsable Fecha inicial programada Fecha final programada El resultado fue la construcción del Plan de Gestión Documental y sus tareas, el desarrollo es el siguiente:






Nombre del plan: Plan de Implementación Gradual del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Armada Nacional - MGDA 2021

Descripción del Plan: Incorporar acciones de Gestión Documental frente a los cinco componentes articulados del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA

Objetivo: Implementar de manera gradual el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA

Área organizacional Responsable:

Ayudantia General Comando Armada - Oficina de Gestión Documental Comando Armada

Proceso: Servicios de Apoyo - Gestión Documental

Componente No. 1

Componente Estratégico

Subcomponente

Producto Actividades Registros Responsable Fecha Inicio

Fecha Fin

1. Planeación de la Función Archivistica

1. DIAGNÓSTICO DE ARCHIVOS

1.Actualizar información Diagnóstico de Archivos.

1. Diagnóstico de Archivos.

GEDOC JINA CFNC CFNP CFNS CFNO

CCESYP CFTCN No.72 CFTCN No.73 CBN1 CBN2 CBN3 CBN4 CBN5 CBN6

DENAP DENSB DEFIM

CBRIM1 CBRIM2 CBRIM3 CBRIM4 CBRIM5 CBEIM

1/02/2021 30/06/2021

Componente No. 2

Componente Administación de Archivos

Subcomponente

Producto Actividades Registros Responsable Fecha Inicio Fecha Fin

2.1 . Recursos Físicos 1. INFRAESTRUCTURA LOCATIVA

1. Se elabora el proyecto de adecuación de instalaciones propias o externas.

1. Documentos de las gestiones para la adecuación de las instalaciones.

GEDOC 1/02/2021 31/12/2021






Componente No. 3

Componente Procesos de la Gestión Documental

Subcomponente


3. Planeación Técnica

4. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

1. Actualizar las Tablas de Retención Documental (TRD).

1. Tablas de Retención Documental -TRD


CCESYP CFTCN No.72 CFTCN No.73

CBN1 CBN2 CBN3 CBN4 CBN5 CBN6

DENAP DENSB DEFIM


1/01/2021 30/06/2021

3.4 TRANSFERENCIA 1. PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. Plan de Transferencias 2. Elaborar el plan de las transferencias primarias.

2. Informe de cumplimiento del Plan de Transferencias Documentales.


CCESYP CFTCN No.72 CFTCN No.73

CBN1 CBN2 CBN3 CBN4 CBN5 CBN6

DENAP DENSB DEFIM


1/02/2021 31/12/2021






Componente No. 4

Componente Tecnológico

Subcomponente


4.1 TECNOLOGÍAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

1. La Entidad carece de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que refleje la implementación del modelo de requisitos.

1. Documentar las cinco fases Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA: Fase de planeación Fase Análisis Fase de Diseño Fase de implementación Fase de evaluación, monitoreo y control

GEDOC 1/02/2021 31/12/2021

INDICADORES

INDICADOR INDICE SENTIDO META

Avance del Plan de Implementación Gradual del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Armada Nacional

(No. de tareas de gestión documental realizadas / No. de tareas de gestión documental programadas)*100

100%

RECURSOS

TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

Humano 37 Técnicos Profesionales o Tecnólogos.

Normatividad Archivística, Gestión Documental, Gestión de Calidad, Ofimática, Atención al Personal, Manejo de personal, Comunicación Oral y Escrita, Redacción y Ortografía con experiencia de dos años.






10. Mapa de ruta Para la creación del mapa de ruta, la Armada Nacional tuvo en cuenta el tiempo de ejecución del plan de gestión documental y cada una de sus tareas, así como el plan de acción institucional y el resultado es el desarrollo del siguiente mapa: PLAN O PROYECTO

TIEMPO

TIEMPO

CORTO PLAZO

(1 año)

MEDIANO PLAZO (1 a 4 años)

LARGO PLAZO (4 años en adelante)

2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028

1 Actualización del diagnóstico integral de archivos

2. Realizar transferencias documentales en cada una de las unidades de la Armada Nacional.

3. Implementación Sistema Gestión Documental Elctrónico de Archivo en las diferentes unidades de la Armada Nacional.

4. Actualizar las tablas de retención documental de las diferentes Unidades de la Armada Nacional

5. Construcción y Adecuación del archivo General de la Armada Nacional

11. Herramienta de seguimiento La Armada Nacional incluyó dentro del Plan de Acción Institucional el Indicador Avance del Plan de Implementación Gradual del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Armada Nacional, lo cual permite la articulación de la Gestión Documental con la planeación estratégica de la Armada Nacional. El seguimiento y control se realiza de manera trimestral en la plataforma Suite Visión Empresarial e informes presentados por las unidades de la Armada Nacional, lo cual permite evidenciar el avance del plan de gestión documental, y en caso de requerirse realizar las acciones de mejora oportunamente. Además siguiendo la metodología propuesta por el Archivo General de la Nación, se implementó el cuadro de mando integral, basándose en el indicador establecido en el Plan de Acción y contemplando la medición trimestralmente durante la ejecución.






12. Gestión del Riesgo La Armada Nacional incluyó dentro del Mapa de Riesgos del proceso servicios de apoyo, el riesgo asociado al proceso de gestión documental, donde identifica el riesgo y las posibles causas que podrían materializarlo. Así mismo, se incluyó dentro del plan de mitigación del proceso servicios de apoyo, clasificándolo como una probabilidad moderada, también incluyo las actividades a realizar para mitigar el riesgo asociado al proceso.

13. Glosario

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,

para el eficiente funcionamiento de los archivos.1

Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual. Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.2

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.3

Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.4

Plan de Acción Anual: Esla programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el plan estratégico sectorial e institucional.5

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.6

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá D.C., p.1. Artículo 1. 2 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 594. (14, julio. 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 3 COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIÓN PUBLICA, et al. Metodología para la implementación del modelo integrado de planeación y gestión. [en línea] Bogotá, 2012. 4 Ibid. P. 67. 5 Ibid. P. 67 6 COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Cartillas de Administración Pública. Guía de Administración de Riesgo [en línea] Bogotá, 2009.






14. Control de Cambios Se realizará actualización del Plan Institucional de Archivos (PINAR) con el fin de ajustar el Instrumento Archivistico a la realidad y contexto, atender las modificaciones que puedan sucitar en los cambios del marco legal colombiano, las reformas organizacionales o cambios en las herramientas administrativas de la institución.

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 14/08/2018

Se elaboró el Plan Institucional de Archivos de la Armada Nacional acuerdo las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación y las dispociciones legales emitidas por el Gobierno Nacional a través del Departamento Administrativo de la Función Pública, en especial el Decreto No. 612 de 4 de abril de 2018.

2 22/12/2020

Se Actualizó el Plan Institucional de Archivos de la Armada Nacional acuerdo las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación y las dispociciones legales emitidas por el Gobierno Nacional en especial DECRETO 1080 DE 2015 (Mayo 26) Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.






15. ANEXO: Relación directa entre los aspectos críticos y ejes articuladores Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluaron los impactos que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores. Para ello se aplicó la Tabla de criterios de evaluación establecida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en el manual “Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR”.

TABLA DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Administración de archivos





Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información

Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.

Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información

La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos

Se cuenta con un esquema de metadatos , integrado a otros sistemas de gestión

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos

Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad

Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos

Se cuenta con archivos centrales e históricos

Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas protección de datos a nivel interno y con terceros.

Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad

Se tiene establecida la política de gestión documental.

Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación

La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad

Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos.

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística

Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos

Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación (SIC)

Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.

Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales






Administración de archivos





Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica

Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos.

Se tiene implementadas acciones para la Gestión

Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos

Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final

Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.

Se cuenta con procesos de mejora continua

Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo

Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías, para optimizar el uso del papel

Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos

Se cuenta con tecnología asociada al servicio del ciudadano que le permita la participación e interacción

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad

El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos

Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en línea (GEL)

Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos

Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y áreas frente a los documentos.

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo

Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio

Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación a: al recurso humano, al entorno físico y electrónico, al acceso y a los sistemas de información.

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad






Los responsables confrontaron los aspectos críticos No. 1 hasta el No. 9 con los criterios del eje articulador de administración de archivos, con los siguientes resultados:

ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA

1. ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE

ARCHIVOS

Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.

1

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.

1


1

El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos.

1




1


1


1



1


1

4. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA

ARMADA NACIONAL.


1


Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.

1

Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.

1

Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos.

1


1

Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.

1


Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.

1






ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA



1

Se tiene establecida la política de gestión documental. 1


1


1


1


1


1


1


1


DISPOSICIÓN FINAL


1

Se tiene establecida la política de gestión documental. 1


1


1


1


1

8. IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

"SIC"


1


1

TOTAL Ʃ

33






Los responsables confrontaron los aspectos críticos No. 1 hasta el No. 9 con los criterios del eje articulador de acceso a la información, con los siguientes resultados:

ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA


ARCHIVOS

El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad.

1

Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías, para optimizar el uso del papel.

1

Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en línea (GEL).

1


1

Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.

1

Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.

1

Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.

1

Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos.

1




1


1


1


1


1


1


1



1

Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.

1






ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA



1


1


1


DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA

ARMADA NACIONAL.


1


1


1


1



1



1


1


1


1


DISPOSICIÓN FINAL


1


1


1

8. IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE

CONSERVACIÓN "SIC"


1

TOTAL Ʃ 33






Los responsables confrontaron los aspectos críticos No. 1 hasta el No. 9 con los criterios del eje articulador de preservación de la información, con los siguientes resultados:

ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA


ARCHIVOS


1

Se cuenta con un esquema de metadatos , integrado a otros sistemas de gestión.

1

La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad.

1

Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.

1

Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.

1

Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados.

1

Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.

1


1

Se cuenta con archivos centrales e históricos. 1

Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.

1




1

Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión.

1


1


1


1


1


1









Se cuenta con un esquema de metadatos , integrado a otros sistemas de gestión.

1



1

Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación (SIC).

1


1


1


1


1



1


1


1


1


DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL.


1


1


1


1


1


1


1









1


1


1


1



1



1



1


1


1


1


1


1


1









1



1


1


1


1


1


1


1


CONSERVACIÓN "SIC"


1



1


1


1


1

TOTAL 68






Los responsables confrontaron los aspectos críticos No. 1 hasta el No. 9 con los criterios del eje articulador de aspectos tecnológicos y de seguridad, con los siguientes resultados:

ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE

SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA

1. ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL

DE ARCHIVOS

Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.

1

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.

1


1


1


1


1


1

Se cuenta con tecnología asociada al servicio del ciudadano que le permita la participación e interacción.

1

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

1


1


0


DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL.

Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.

1

Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.

1


1






ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE

SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA


DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL


1


1


1


1

Se cuenta con tecnología asociada al servicio del ciudadano que le permita la participación e interacción.

1

Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.

1


1


0


0


0


CONSERVACIÓN "SIC" 0

TOTAL 30






Los responsables confrontaron los aspectos críticos No. 1 hasta el No. 9 con los criterios del eje articulador de fortalecimiento y articulación, con los siguientes resultados:

ASPECTO CRÍTICO Fortalecimiento y articulación Solución Directa

1. ACTUALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL

DE ARCHIVOS

Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.

1

Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.

1

Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales.

1

Se cuenta con procesos de mejora continua. 1

Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.

1

La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.

1


1

2. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL "TRD"


1


1


1



1


1








La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.

1

Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.

1


1



1


1


1


DOCUMENTAL ELCTRÓNICO DE ARCHIVO EN LA ARMADA NACIONAL


1


1


1


1




1










1


1


1


1



1


1


1



1


1


1


1



1


1


CONSERVACIÓN "SIC"


1


TOTAL 44

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