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Plan Estratégico de Comunicaciones Deja Huella con la Transparencia, por la paz de Cundinamarca

2016-2019

RICARDO LÓPEZ ARÉVALO Contralor de Cundinamarca

Sandra Pureza Gómez López Asesora de Comunicaciones

Bogotá mayo de 2016

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EQUIPO DE TRABAJO: SANDRA PUREZA GÓMEZ LÓPEZ ÓSCAR HERNANDO FANDIÑO PINILLA ALEJANDRA IPUZ GÓMEZ

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Tabla de contenido

1. PRESENTACIÓN ................................................................................... 4

2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................ 5

Objetivos específicos ...................................................................... 5

3. DIAGNÓSTICO ..................................................................................... 6

4. POLÍTICA GENERAL DE COMUNICACIONES .................................... 11

Lineamientos generales ................................................................ 11

5. CAMPOS DE ACCIÓN.......................................................................... 12

Comunicación Interna/Organizacional .................................. 12

Públicos ...................................................................................... 13

Canales de Comunicación y estrategias ......................................... 13

Comunicación Informativa/Externa ....................................... 17

Públicos ...................................................................................... 18

Canales de comunicación y estrategias.......................................... 19

6. RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA .................................. 25

Bibliografía ...................................................................................................... 26 Anexo: Diapositivas resumen ............................................................................. 6

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PLAN DE COMUNICACIONES 2016-2019

1. PRESENTACIÓN Deja huella con la transparencia, por la paz de Cundinamarca, nombre que se le ha dado al plan estratégico para el cuatrienio 2016-2019, involucra dos aspectos de gran importancia para la gestión pública como son, por un lado, el accionar del presente y, por el otro, la herencia que se dejará para las nuevas generaciones. Para consumar estas dos instancias, el papel de la comunicación pública es protagonista de primera línea, ya que con ella se logra dar a conocer las acciones que día a día realiza la Contraloría de Cundinamarca y al mismo tiempo permite registrar una memoria para la historia y así mostrarla como modelo en el ejercicio del control fiscal en el país; y como aportante de elementos de análisis que contribuyan a definir la importancia de estas instituciones en el ordenamiento jurídico del país. Sin embargo, esto sólo se logrará en la medida en que exista una fusión entre la institución y sus públicos. Por ello, dentro del plan estratégico de la entidad de control se plantea como uno de los objetivos: Acercar al ciudadano a los procesos de control fiscal participativo y control social, para la construcción de una sociedad comprometida en la vigilancia de lo público1. También la visión de la entidad a 2019 “seremos reconocidos como una contraloría destacada por su contribución en el país…”2, determinan la comunicación como la herramienta imprescindible en el desarrollo de los procesos y procedimientos de la entidad. Los estudiosos de la administración moderna, afirman que una visión compartida, en una institución pública “significa que tanto uno mismo, como el resto de quienes formamos el equipo u organización, entendemos lo mismo cuando hablamos de la misma visión. Entonces, todos vamos hacia el mismo lugar.”3 De igual forma, la comunicación pública, como elemento estratégico y transversal de los procesos institucionales, tiene la tarea de tender un puente entre el accionar de la Contraloría de Cundinamarca con las expectativas y derechos de sus públicos, aspectos que la legislación nacional ha puesto de relieve a través de la expedición de normas que garantizan la visibilidad de las entidades y, principalmente, el acceso a la información que generan estas organizaciones.

1 PLAN ESRATÉGICO INSTITUCIONAL 2016-2019 “DEJA HUELLA CON LA TRANPARENCIA, POR LA PAZ DE CUNDINAMARCA” en: http://www.contraloriadecundinamarca.gov.co/index.php/es/transparencia-y-acceso-a-informacion-publica/informacion-minima/plan-estrategico-2016-2019 2 Ibidem 3 En http://www.metainteligencia.com/Por_Que/vision.asp vista abril de 2016

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Esta información es por definición pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal 4 ; aspecto que “genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública.”5 Otro ingrediente de este vasto mundo de la comunicación se ha visto en las nuevas tecnologías de la información, las cuales han ampliado el panorama comunicativo. Actualmente, la Contraloría de Cundinamarca cuenta con diferentes modos de interrelación de manera virtual, en donde, además del sitio web, las más destacadas son las redes sociales: Facebook, Twitter, Flicker y Youtube; las aplicaciones como blogs, chats y foros, entre otros. Con el presente Plan de Comunicaciones, en el que se estructura el quehacer comunicativo de la Contraloría de Cundinamarca de acuerdo a los lineamientos de la Ley 1712 de 2014, de la estrategia Gobierno en Línea, el decreto 103 de 2015 emanado del Archivo General de la Nación, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y el Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (Mcpoi), se garantiza a los cundinamarqueses el derecho a acceder a toda la información pública generada por esta entidad de control, afianza el compromiso institucional de visibilizar a la Entidad en el concierto nacional, y especialmente legitima la participación ciudadana en el ejercicio del control social.

2. OBJETIVO GENERAL Establecer la comunicación en la Contraloría de Cundinamarca como parte esencial del fortalecimiento institucional involucrando a los diferentes niveles y procesos para garantizar información veraz y oportuna sobre la gestión de vigilancia y control fiscal en el buen manejo de los recursos públicos del departamento. Específicos

Apropiar a los servidores de la entidad de la Misión y Visión del Plan Estratégico 2016-2019, así como de las políticas, programas, campañas y lineamientos para fortalecer la imagen institucional.

Facilitar con acciones comunicativas el acceso a la información de la entidad

4 Articulo 2 Ley 1712 de 2014, en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882. Vista: abril de 2016 5 Ibídem

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para motivar la participación ciudadanía en el control social, fiscal y en la rendición de cuentas.

Diseñar actividades que permitan reflejar en los funcionarios la cultura de la información como base de la transparencia en la gestión pública como antídoto de la corrupción.

Potenciar las redes sociales y las tecnologías de información (página web)

como herramientas de interlocución en el proceso de rendición de cuentas a la comunidad.

Incentivar la cultura del registro, procesamiento, sistematización y

socialización de la información, como instrumentos de construcción de visión compartida y de fomento del trabajo colaborativo.

3. DIAGNÓSTICO Una entidad que ha estado presente durante 81 años en el ejercicio del control fiscal del país, debe ser un organismo departamental líder y ejemplo para Colombia, y esa es la meta que se propone la Contraloría de Cundinamarca en el desarrollo de su Plan Estratégico Institucional. En este propósito, la comunicación pública es el motor que impulsa y visibiliza el accionar del ente de control. Este papel protagónico de la comunicación pública está definido en las nuevas teorías de la administración, como un proceso estratégico y transversal de las organizaciones estatales. Estas características de la comunicación en las organizaciones las explica el estudioso de la comunicación, Juan Camilo Jaramillo L. “cuando socializamos, interactuamos, nos comunicamos. Por lo tanto, la comunicación es en esencia social”6 y ella actúa para construir bienes públicos, incidir en la agenda pública, comunicar a la sociedad y generar sentido compartido en factores, 7 como los ilustra en el siguiente gráfico.

6 JARAMILLO Juan C. Propuesta General De Comunicación Pública, vista en: http://www.exeedu.com/publishing.cl/strategy_manag_bus_rev/2012/Vol3/Nro2/1-SM17-11-full.pdf 7 Ibídem.

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A esta importante tendencia de la comunicación, incluida en procesos de gestión pública la Contraloría no puede abstraerse; sin embargo, la inexistencia estructural del equipo de comunicaciones obstaculiza la implementación de estrategias, así como de la gestión inherente al cubrimiento y socialización del accionar de este ente de control. Los especialistas de la actividad de comunicaciones, tales como periodista, fotógrafo, camarógrafo, editor, diseñador y administrador de redes sociales responden a tareas específicas que dinamizan y fortalecen el contenido a través de mensajes haciéndola más efectiva en el empeño de presentar una imagen real de la entidad y garantizar un cubrimiento y una socialización de cada actividad realizada por la organización. Esta falencia dentro de la Contraloría de Cundinamarca lleva, como lo señala el diagnóstico institucional dentro de la matriz DOFA, a que la Entidad presente, dentro de sus amenazas, poca visibilidad ante nuestros públicos8.

8 PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2016-2019 “DEJA HUELLA CON LA TRANPARENCIA, POR LA PAZ DE CUNDINAMARCA” en: http://www.contraloriadecundinamarca.gov.co/index.php/es/transparencia-y-acceso-a-informacion-publica/informacion-minima/plan-estrategico-2016-2019

8

¿Cómo nos ven? La carencia de sistemas de información que permitan el acceso oportuno y, principalmente, confiable, a los documentos, es otro aspecto que hace complejo el trabajo de cubrimiento y socialización de la gestión de la Entidad. Hoy es importante contar con conectividad e internet ágil, más aún cuando las distancias y tiempos de espera lo exigen. Esta situación se evidenció a través de un sondeo aplicado en febrero-marzo de 2016, por la Contraloría a la comunidad estudiantil y a funcionarios de las oficinas de control interno e institutos del Departamento. En él se apreció que los nuevos medios de comunicación tienen en nuestro público gran valor como vehículos de intercambio de información. Es de anotar que la encuesta fue contestada por 178 personas y constaba de dos preguntas a saber:

1. ¿A través de qué medios de comunicación usted ha recibido información

sobre actividades de la Contraloría de Cundinamarca?

2. ¿Qué medios de comunicación le llama más la atención para ser

informado sobre la gestión de la Contraloría de Cundinamarca?

De acuerdo con la tabulación de estas respuestas se puede apreciar que las redes sociales presentan un importante número usuarios a los que les llama la atención recibir información por este medio. Igualmente, la página web es considera idónea para esta actividad comunicativa. (ver cuadro 1 y gráfico 2)

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52 62

96

7

98 105

43 30 6 847 50

93

49

149162

112

6 0 0

Comparativo

PREGUNTA 1 PREGUNTA 2

Rectores IED (178) - GERENTES Y DIRECTORES DE CONTROL INTERNO (36) ESTUDIANTES (84)

FECHA abril 28 de 2016

NUMERO %TOTAL

MUESTRAS

RADIO 52 17,45 298 RADIO

PERIÓDICO Y REVISTAS 62 20,81 298 PERIÓDICO Y REVISTAS

TELEVISIÓN 96 32,21 298 TELEVISIÓN

NOTIFISCAL (Boletín impreso de la Contraloría) 7 2,35 298 NOTIFISCAL (Boletín impreso de la Contraloría)

PÁGINA WEB 98 32,89 298 PÁGINA WEB

MAIL 105 35,23 298 MAIL

REDES SOCIALES 43 14,43 298 REDES SOCIALES

OTROS 30 10,07 298 OTROS

NO RECIBEN 6 2,01 298 NO RECIBEN

NO RESPONDE 8 2,68 298 NO RESPONDEN

NUMERO %TOTAL

MUESTRAS

RADIO 47 15,77 298

PERIÓDICO Y REVISTAS 50 16,78 298

TELEVISIÓN 93 31,21 298

BOLETINES IMPRESOS 49 16,44 298

PÁGINA WEB 149 50,00 298

MAIL 162 54,36 298

REDES SOCIALES 112 37,58 298

OTROS 6 2,01 298

NO RESPONDEN 2 0,67 298

CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA

1. ¿A través de qué medios de comunicación usted ha recibido información sobre

actividades de la Contraloría de Cundinamarca?

2 . ¿Qué medios de comunicación le llaman más la atención para ser informado sobre la

gestión de la Contraloría de Cundinamarca?

Comunicaciones

Encuesta

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¿Qué informamos? De la misma forma, para determinar los principales aspectos a comunicar y socializar, se llevó a cabo reuniones con algunos líderes de los procesos de la Entidad. De ello se puede colegir como temas estructurales los siguientes:

El programa Contralores Escolares

Informes de Auditoría

Plan General de Auditorías

Informes Legales

Plan Estratégico Institucional

Valores y Principios

Planes, programas y proyectos

Desarrollo de la de Capacitación

Procesos de Inducción y Re-inducción

Campañas de sensibilización

Con estos insumos se asume la estructuración del Plan de Comunicaciones como elemento dinamizador del Plan Estratégico Institucional, PEI, “Deja huella con la transparencia, por la paz de Cundinamarca” – 2016-2019 y la visión trazada por el mismo: “En el 2019 seremos reconocidos como una Contraloría destacada en el país por su contribución en el buen manejo de los recursos públicos, basada en el ejercicio de un control fiscal eficiente e independiente; con capacidad técnica, jurídica y humana para alertar la posibilidad del daño patrimonial o el logro de su resarcimiento, con altos principios éticos; coadyuvando a la paz de Colombia y a la construcción de un país más equitativo, incluyente, transparente, y con un alto sentido de lo ambiental”.

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4. POLÍTICA GENERAL DE COMUNICACIÓN Lineamientos Generales

La Comunicación Pública, como proceso estratégico dentro de la Contraloría de Cundinamarca, estará dirigida a generar una visión compartida sobre la ejecución y cumplimiento del Plan Estratégico Deja huella con la transparencia, por la paz de Cundinamarca 2016-2019.

Es un eje organizacional estratégico y transversal, orientado a posicionar la imagen institucional de este organismo de Control.

La comunicación pública en la Contraloría de Cundinamarca, como herramienta de interlocución entre los servidores públicos, los sujetos de control y la comunidad debe responder al principio de máxima publicidad.

La divulgación de la gestión institucional deberá responder a criterios de publicidad, transparencia, buena fe, no discriminación y uso de un buen lenguaje.

El vocero único ante los medios de comunicación será el Contralor de Cundinamarca, quién podrá autorizar expresamente a funcionarios de la Entidad para que lo apoyen en temas técnicos y específicos. La información que se socialice sobre la gestión de la entidad a través de los medios de comunicación solo se podrá realizar con la autorización del Contralor de Cundinamarca.

La comunicación de la entidad será fluida desde los procesos internos hacia todos los públicos garantizando que información sea fidedigna ante la ciudadanía y especialmente en las rendiciones de cuenta permanentes del Organismo de Control.

La gestión liderada por el Contralor de Cundinamarca con sus equipos de trabajo en las diferentes dependencias generará información para los funcionarios y la comunidad, para lo cual desde la asesoría de comunicaciones se estructurarán sistemas que permitan la difusión oportuna y confiable.

Desde comunicaciones se promoverá el buen uso del Manual de Identidad Corporativa con el cual se desarrollarán las acciones de divulgación pertinentes.

El Manual de Identidad Corporativa es la guía para consolidar el posicionamiento de la institución, por lo tanto, ninguna pieza gráfica o publicación podrá ser divulgada sin el visto bueno desde la Asesoría de Comunicaciones.

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En cuanto a la Rendición de Cuentas la Contraloría Departamental se estructurará aplicando la metodología de las entidades líderes en este tema.

La periodicidad de la información que emita la Contraloría de Cundinamarca se determina respecto al cumplimiento de las metas señalas, en los planes y programas establecidos en la entidad, para lo cual se realizarán boletines informativos, ruedas de prensa, entrevistas con los medios, audiencias públicas, foros, chat, entre otros.

Es de anotar que la divulgación y socialización de la gestión institucional es un activo de la comunidad, por lo cual se accederá a los medios de comunicación, previo plan de medios y en los diferentes canales sociales que permitan entregar de manera oportuna y eficiente esta información.

El uso de las redes sociales, como elemento de capital importancia en la interacción humana moderna debe facilitar el diálogo permanente que asegure una visibilidad de la Contraloría de Cundinamarca y que asegure la transparencia en la gestión institucional.

La operatividad de este Plan de Comunicaciones se materializa con la ejecución de los planes operativos anuales.

5. CAMPOS DE ACCIÓN La comunicación pública en la Contraloría de Cundinamarca se desarrolla en tres ámbitos: la comunicación interna, la comunicación informativa y la rendición de cuentas a la ciudadanía

a. Comunicación Interna/Organizacional

Comunicación Interna u organizacional se define como el campo de actuación de la comunicación que busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades desde el punto de vista de la adecuada articulación de principios y acciones para lograr el propósito misional9.

Para la Contraloría de Cundinamarca esta primera instancia es de vital importancia porque con ella se estructura relaciones dinámicas entre las diferentes

9 USAID-CASALS & ASSOCIATES, Comunicación Pública Estrategias – Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI). Pág. 68 Año 2004

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dependencias y jerarquías que permiten socializar el accionar de la Entidad; así como identificar y apropiar el direccionamiento estratégico de la Entidad y empoderar en cada servidor público las políticas y lineamientos institucionales.

De la misma forma, las diferentes estrategias comunicativas buscan promover la identidad corporativa de la Contraloría de Cundinamarca que se resume en el eslogan adoptado para esta vigencia “Deja huella con la transparencia, por la paz de Cundinamarca”.

El desarrollo de las estrategias en este campo de acción, también busca genera una cultura institucional colaborativa, con sentido de rectitud y transparencia que proyecte a la Contraloría como un organismo de control coherente y ejemplo en la estructura nacional.

Públicos – Grupos de Interés. Público Interno:

Servidores Públicos: Contralor de Cundinamarca, grupo directivo, directores, subdirectores, profesionales, técnicos, administrativos, auxiliares de servicio y conductores, entre otros.

Canales de Comunicación y Estrategias:

Carteleras:

Definido por la Real Academia de la lengua como: el armazón con superficie adecuada para fijar los carteles o anuncios públicos 10 . En comunicaciones la Cartelera es una herramienta cuya finalidad es informar de manera atrayente, y como complemento a otros medios de información y de comunicación como los boletines, las circulares, la publicidad, los medios audiovisuales, la fotografía y la comunicación interpersonal (cara a cara).11

El término cartelera se utiliza para denominar a aquellas estructuras colgantes que se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas para que la gente interesada este al tanto de los datos transmitidos.12 La Contraloría de Cundinamarca cuenta con varias carteleras distribuidas en los diferentes pisos de la sede. Cumplen funciones de información de interés general, de notas de la caja de compensación familiar CAFAM, notificaciones legales e

10 http://dle.rae.es/?id=7k14q2o 11 http://cartelerasepm.blogspot.com.co/p/sistemas-de-carteleras-conceptos.html 12 Definición ABC http://www.definicionabc.com/comunicacion/cartelera.php vista 1 de junio de 2016

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informaciones de las dependencias, entre otros. Para potencializar esta herramienta comunicativa, la Contraloría de Cundinamarca, a través de la Asesoría de Comunicaciones las reubicará y reclasificará. Localizaciones principales:

2 Ascensores (una en cada uno de los ascensores) ofrece información general sobre actividades de la Contraloría y gestión del Contralor. Actualización permanente.

Piso 12: o Una cartelera en la sala de recibo, información general sobre las

actividades de la Contraloría y gestión del Contralor. Actualización permanente.

o Una Cartelera en el hall del ascensor: para edictos y notificaciones. A cargo de la Secretaría General, actualización de acuerdo con los requerimientos legales de los mismos.

Demás pisos: Se ubican de acuerdo a las necesidades de cada dependencia, las cuales contendrán temas de interés general e información legal y normativa. En total se implementarán 16 carteleras. Actualmente las carteleras tienen como complemento los novedosos sistemas digitales y para ello se cuenta con las pantallas sistema LED. El

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propósito es migrar de las tradicionales carteleras a las muy recursivas en este cuatrienio hacia los murales digitales.

Correo electrónico: El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos. El concepto se utiliza principalmente para denominar al sistema que brinda este servicio vía Internet 13 La contraloría de Cundinamarca cuenta con el sistema de correos electrónicos institucionales, cada funcionario tiene un buzón de cuenta. A través de este medio la institución da a conocer noticias sobre los aspectos administrativos y es la forma de intercambio de documentos en el quehacer diario. Esta herramienta, a su vez complementa la implementación de la política de cero papel dentro del Programa Institucional de Gestión Ambiental –PIGA-.

Estrategias: o LO QUE DICEN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Resumen

diario de las principales noticias publicadas por los medios de comunicación nacional, regional y local sobre Cundinamarca, el

13 Definición de correo electrónico - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/correo-

electronico/#ixzz4Aish9YcF. Vista el 1 de junio de 2016

LO QUE DICEN LOS MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

BOLETÍN INFORMATIVO DIGITAL

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

ESCRÍBALE AL CONTRALOR

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control fiscal, nueva legislación, de interés para los funcionarios de la entidad. Esta síntesis informativa se envía a los buzones de todos los funcionarios y al chat ampliado de directivos diariamente en las horas de la mañana.

o BOLETÍN INFORMATIVO DIGITAL: Mensualmente se editará

un informativo sobre la actividad interna de la Contraloría de Cundinamarca, la cual se dará a conocer a través del correo electrónico. En este boletín se recopilará eventos conmemorativos, deportivos, culturales, cumpleaños, perfile de funcionarios, las capacitaciones.

o CAMPAÑAS INSTITUCIONALES: De acuerdo con las diferentes

estrategias de socialización y sensibilización determinadas desde las dependencias de la Entidad, se divulgarán por medio del correo electrónico.

o ESCRÍBALE AL CONTRALOR: A través del buzón electrónico

buzoncontralor@contraloriadecundinamarca.gov.co, los funcionarios de la entidad pueden tener un diálogo directo con el contralor. Allí pueden formular sus dudas, sus inquietudes, sus sugerencias, lo mismo que expresar felicitaciones, entre otros temas.

Intranet La intranet, conocida como una red de ordenadores privada basada en los estándares de Internet, por medio de los cuales se enlazan los recursos informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos multimedia, desde bases de datos legales a sistemas de gestión de documentos. Las Intranet pueden incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de anuncios y motores de búsqueda.14 La intranet de la Contraloría de Cundinamarca se ha desarrollado durante varios años, en ella los funcionarios pueden consultar y acceder a todo el sistema de gestión de calidad, en sus aspectos de procesos, procedimientos y formatos autorizados por la Entidad. De la misma forma es el punto de consulta de documentación de material de capacitación, y de las campañas de sensibilización realizadas por las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca.

14 http://www.masadelante.com/faqs/intranet vista el 3 de junio de 2016

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En esta red se dinamizará la socialización del accionar de la Entidad, en ella se publicarán los aspectos de gestión humana, directrices administrativas y campañas de sensibilización de los programas y proyectos institucionales, material de las capacitaciones. También será el canal por medio del cual se dará a conocer el material de resultado del acompañamiento a los eventos institucionales (Fotografías, videos, infografías y presentaciones) Comités y Reuniones: Comunicación directa de intercambio de ideas y propuestas entre las diferentes estructuras de la Entidad. Estos encuentros se clasifican en dos aspectos los formales, es decir aquellos que están normalizados a través de leyes, ordenanzas y resoluciones internas; y las informales, aquellas que surgen de situaciones coyunturales. En las primeras encontramos los Comités Directivos, los Comités de Informes, entre otros. Mientras que en la segunda categoría están aquellas reuniones para socializar propuestas, proyectos, programas, planes, campañas de entre otras. Puntualmente para este cuatrienio, una de las estrategias asumidas por el Contralor de Cundinamarca es la denominada “A solas con el Contralor”, encuentros personalizado con los funcionarios para intercambiar ideas que generen confianza y apropiación institucional. Esta estrategia, también está diseñada para encuentros con públicos externos. Sonido Interno La Contraloría de Cundinamarca cuenta con un sistema de sonido interno, el cual permite emitir información puntual sobre las actividades de la Entidad. El sistema se emite desde la consola ubicada en el segundo piso hacia los demás pisos. Los contenidos allí divulgados deben ser breves, con un lenguaje sencillo y buena modulación.

b. La Comunicación Informativa/externa De acuerdo con el MCPOI, la comunicación informativa es el “Campo de actuación de la comunicación que busca garantizar que las entidades se expresen frente a la sociedad y le comuniquen su relato”.15

15 USAID-CASALS & ASSOCIATES, Comunicación Pública Estrategias – Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI). Pág. 68 Año 2004

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Para la Contraloría de Cundinamarca, esta área de la comunicación pública, es de vital importancia, ya que es el puente entre el accionar de la institución con la ciudadanía, protagonista de la labor que cumple y los verdaderos beneficiarios de la tarea encomendada por la constitución a este ente de Control. A través de la comunicación informativa, la Contraloría de Cundinamarca hace alertas públicas al tiempo que promueve la difusión del seguimiento y control realizado a través de las auditorías a la ejecución de los recursos públicos, en especial a aquellos destinados a la atención de la población vulnerable y el posconflicto. Así mismo, da a conocer las estrategias, programas, planes y proyectos asumidos por la Contraloría de Cundinamarca para cumplir tanto sus funciones legales como las metas trazadas para este cuatrienio que se resumen en el eslogan “Deja huella con la transparencia, por la paz de Cundinamarca”. De esta forma acerca al ciudadano a los procesos de control fiscal participativo y al ejercicio de un control social amplio que facilite el diálogo permanente con transparencia en la gestión. El fin primordial de la comunicación informativa es proporcionarle visibilidad a la Entidad de tal forma que la comunidad perciba a la Contraloría de Cundinamarca como un ente de control efectivo, eficaz y oportuno en beneficio de los cundinamarqueses. Públicos – Grupos de Interés Público Externo:

Este campo de acción tiene como público objetivo a los sujetos de control, medios de comunicación, Gobierno departamental, Asamblea de Cundinamarca, Comunidades organizadas (veedores, miembros de juntas de acción comunal) Organismos no gubernamentales-ONG- entidades gubernamentales afines, Auditoría General de la República, Comisión Regional de Moralizaciónb Bogotá- Cundinamarca, comunidad cundinamarquesa, instituciones educativas ( contralores escolares).

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Canales de comunicación y estrategias:

Boletines de prensa:

Información escrita en forma resumida, en forma clara y precisa, sobre la gestión de Entidad, el cual es distribuido a los periodistas de los medios de comunicación nacional, regional y local, para su divulgación a los medios a través del correo institucional.

La emisión de un boletín de prensa responde a los criterios de pertinencia e importancia de la gestión determinados por el Contralor de Cundinamarca, con el apoyo de la Asesora de Prensa. Como temas a ser tenidos en cuenta como contenido de un boletín de prensa son: informes de auditoría, procesos y fallos de responsabilidad fiscal, circulares y resoluciones emitidas por la Entidad, pronunciamientos del Contralor de Cundinamarca, informes especiales, informes legales, eventos institucionales, actividades de la Red de Contralores Escolares, sesiones de capacitaciones a funcionarios a veedores, reuniones y pronunciamientos a través de la Comisión Regional de Moralización Bogotá-Cundinamarca.

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Rueda de prensa:

Actividad de interlocución directa entre el contralor de Cundinamarca, como vocero de la institución, y los representantes de los medios de comunicación por medio de la cual se da a conocer un hecho de importancia estratégica en el cumplimiento de los fines funcionales de la Contraloría y el control fiscal del país. Edición, diseño y diagramación de Informes Informes especiales:

Una de las actividades programadas para el periodo 2016-2019, dentro del Plan Estratégico Institucional se encuentra la publicación de informes especiales de alertas sobre temas álgidos de la administración departamental

y municipal. Para ello, la divulgación de los mismos debe responder a parámetros comunicativos impactantes, que refuercen el contenido de los mismos. Para el año de 2016, se ha determinado tres temas a saber: medio ambiente, obras inconclusas y salud en el Departamento. Se editarán en formato digital y su distribución se realizará por medio del correo electrónico. Estos documentos servirán como elementos de discusión en el planteamiento de soluciones en estos problemas que dificultan la administración de las entidades territoriales.

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La Publicación de estos informes responde a cuatro momentos específicos y de cumplimiento en los cronogramas definidos en los comités directivos, máxima instancia de direccionamiento del proceso.

Elaboración del informe. (Responsable dependencia generadora del

tema)

Revisión de textos. (Responsables dependencia generadora del tema y

Asesoría de Comunicaciones)

Diseño y diagramación. (Responsable Asesoría de Comunicaciones)

Aprobación y publicación. (Responsables Contralor de Cundinamarca,

Asesoría de Comunicaciones y dependencia generadora del tema)

Informes normados La Contraloría de Cundinamarca tiene por normas constitucionales, legales y ordenanzales la realización de dos informes, que presenta a la Asamblea del Departamento; éstas son: Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente en Cundinamarca y el informe sobre La Situación de las Finanzas Públicas en el Departamento de Cundinamarca. La publicación de estos dos informes debe, en su aspecto editorial y gráfico, responder a los criterios trazados por el manual de identidad corporativa y por los lineamientos de la Asesoría de Comunicaciones de la Entidad. Sitio web institucional

Un sitio web es conocido como el espacio virtual en internet, en donde se presentan un conjunto de páginas, también virtuales, que son accesibles a través de los computadores desde un mismo dominio o subdominio de la World Wide Web (WWW) o dirección web16

16 Definición de sitio web - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/sitio-web/#ixzz4AqNDkBfz. Vista el 6 de junio de 2016

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Estos espacios incluyen documentos de texto en HTML, fotografías, sonidos, vídeos, animaciones y otro tipo de contenidos que pueden compartirse en línea; el acceso a las diferentes páginas del sitio se realiza mediante hipervínculos, también conocidos como enlaces o links17. Plataforma de comunicación de gran importancia en el mundo, base del denominado Gobierno en Línea (GEL), nombre que recibe la estrategia de gobierno electrónico (e-government) en Colombia, que busca construir un Estado más eficiente, más transparente y más participativo gracias a las tecnologías de la información y las comunicaciones, TIC.18 Durante el presente cuatrienio, la potencialización y dinamización de esta herramienta comunicativa está dentro las prioridades del plan estratégico. Una de las primeras acciones es el rediseño gráfico del sitio, con una arquitectura moderna que facilite la navegación y la consulta y la usabilidad que permita responder a los requerimientos de la estrategia GEL y a las demandas de la ONG Transparencia por Colombia.

El contenido del sitio web tiene contempla aspectos como:

La Contraloría (Misión, Visión, Estructura organizacional, el contralor, planes, lineamientos)

Centro de Documentación (Informes, declaraciones, pronunciamientos) Contratación Normatividad Servicios Al Ciudadano Prensa (Boletines de prensa, fotografías, videos, audios

Micro-sitios: Contralores Escolares, Comisión Regional de Moralización,

17 Ibídem. 18 http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7650.html vista el 3 de junio de 2016

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Personeros, Control Interno)

Recepción de Peticiones, Quejas y Denuncias Los aplicativos de rendición de la cuenta.

La responsabilidad gráfica y de información están a cargo de la Asesoría de Comunicaciones; sin embargo, otras dependencias tendrán la tarea de actualizar sus contenidos con el control de la Asesoría de Comunicaciones. En cuanto a la plataforma tecnológica que soporta el sitio web la obligación la tiene la Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática. Redes sociales institucionales Se define tradicionalmente red social como el “conjunto de individuos que se encuentran relacionados entre sí”19; y en el ámbito de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación se presenta como “plataformas de comunidades virtuales que proporcionan información e interconectan a personas con afinidades comunes”.20 Su importancia y su penetración en la vida diaria obligan a que las organizaciones también estén presentes en dichos grupos de intercomunicación, generado colectivos de interrelación que permiten un diálogo entre la Entidad y sus públicos. La Contraloría de Cundinamarca mantiene presencia en ellas a través de redes sociales como: Facebook, Twitter, Youtube, WhatsApp, Flickr y SoundCloud. En estas redes sociales la Entidad, de acuerdo con las características de cada una, por medio de la Asesoría de Prensa, informa y socializa interactivamente los contenidos comunicativos de ésta. En la red social Facebook la Contraloría cuenta con dos páginas así:

Contraloría de Cundinamarca, cuya finalidad es integrar a la comunidad cundinamarquesa con el organismo de control.

Red de Contralores escolares de Cundinamarca, que tiene como fin generar interlocución a los contralores escolares del departamento para coadyuvar en el desarrollo de este programa de control social.

Por medio de aplicativo WhatsApp, el Contralor de Cundinamarca genera y mantiene redes sobre los principales públicos que asumen temáticas definidas

19 TECCOMSTUDIES, Las redes sociales: una aproximación conceptual y una reflexión teórica sobre los posibles usos y gratificaciones de este fenómeno digital de masas en: http://www.teccomstudies.com/numeros/revista-1/136-las-redes-sociales-una-aproximacion-conceptual-y-una-reflexion-teorica-sobre-los-posibles-usos-y-gratificaciones-de-este-fenomeno-digital-de-masas?start=3 vista el 4 de junio de 2016 20 Ibidem.

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comunes:

Red de Docentes del Departamento Red de Control Interno Red de la Comisión Regional de Moralización Red del Comité Directivo

Red del Comité Directivo Ampliado Red de periodistas de Cundinamarca

La red Twitter @ContralCundinam presenta información sobre el acontecer diario de la Entidad y socialización de pronunciamientos del Contralor de Cundinamarca. De igual forma el Contralor de Cundinamarca, Ricardo López Arévalo, lidera otra cuenta que aporta a la socialización de los temas institucinales, @RLopezContralor En las redes Youtube, Flickr y SoundCloud, la Contraloría de Cundinamarca socializa los videos, fotografías y audios, respectivamente, de las actividades generadas por la Entidad. Por la dinámica de estas redes sociales, la actualización y el seguimiento debe ser permanente. Programa de Televisión: Si bien es cierto que los modernos medios de comunicación, tales como la web y las redes sociales son de gran importancia hoy, los tradicionales mantienen su influencia en las comunidades; es así que la televisión es un medio que expone diariamente a una pluralidad de opiniones y que es “central en las sociedades actuales, centralidad determinada por esa potencialidad de poder intervenir y modelar diversos procesos (sociales, políticos, culturales, económicos) que afectan tanto a individuos y colectividades, como a naciones en general”21. Por ello, la Contraloría de Cundinamarca, no puede extraerse ese significativo medio de comunicación y reactivará en este cuatrienio el programa institucional televisivo, ampliando su emisión a cadenas institucionales de cubrimiento regional y nacional, que permita. Debido a que la Entidad, por sus características no cuenta con los equipos técnicos y logísticos exigidos para la preproducción, producción y postproducción, es indispensable contar con servicios de empresas dedicadas a prestar estos servicios.

21 LA IMPORTANCIA DE LA TELEVISIÓN COMO ESPACIO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA SOCIEDAD: EL CASO DE LA RADIO Y TELEVISIÓN DE ANDALUCÍA, ESPAÑA. En: http://gmje.mty.itesm.mx/RamirezAlvarado.pdf.

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Apoyo a la realización de eventos institucionales y socialización de los mismos Con el fin de unificar criterios de imagen institucional y presentar en forma coherente la simbología propia, la Asesoría de Comunicaciones realizará el apoyo a los eventos organizados por la Contraloría de Cundinamarca. Entre las tareas a desarrollar se encuentra el diseño e impresión de piezas comunicativas, registro fotográfico y videográfico, manejo de protocolo y presentación del evento, socialización de la convocatoria y los resultados a los medios de comunicación.

c. Rendición de Cuentas a la sociedad

“Campo derivado dela comunicación informativa, específico de la entidades del Estado y que solamente es posible desde una práctica de las acciones comunicativas fundadas en el precepto constitucional de la publicidad”22 . El desarrollo de la rendición de cuentas, proceso permanente, tiene a su vez momentos específicos y reglados como la audiencia pública, la cual debe responder a esos parámetros, actividad que la Contraloría de Cundinamarca desarrollará a través de la Subdirección de Participación Comunitaria con el apoyo de la Asesoría de Comunicaciones. Por lo anterior, todas las acciones comunicativas reseñadas en el campo de la comunicación informativo, además deben llevar valor de hacer visible la gestión, ya que “contar e informar lo que se está haciendo, el directivo y el gobernante nos solamente informa de los resultados de su gestión, sino que demuestra que no la ha estructurado en su beneficio personal. Cuando se es visible se genera confianza y se construye por consiguiente la idea de lo público, de que la Entidad es de la Comunidad”.23

22 USAID-CASALS & ASSOCIATES, Comunicación Pública Estrategias – Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI). Pág. 68 Año 2004 23 Ibídem.

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RAMÍREZ ALVARADO, La importancia de la televisión como espacio para la construcción de la sociedad: el caso de la radio y televisión de Andalucía, España. En: http://gmje.mty.itesm.mx/RamirezAlvarado.pdf.

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PRESENTACIÓN PLAN DE COMUNICACIONES

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