PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES 2016

||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||| Plan Estratégico de Comunicaciones 2016 – 2019

PLANESTRATÉGICODECOMUNICACIONESPEC

2016–2019

CORPORACIÓNAUTÓNOMAREGIONALDEBOYACÁCORPOBOYACÁ

Elaboradopor:ClaudiaPatriciaCamposRondón

ProfesionalEspecializadoGestiónComunicaciones

Tunja,2016


PRESENTACIÓNElpresentePlaniniciaráapartirdesuadopciónporpartedelaaltadirecciónyseextenderáhastaelaño2019, al mismo se le deberá efectuar al correspondiente seguimiento y evaluación, a fin de determinardebilidades,puntoscríticoseimplementarmejorasquepermitansuperfeccionamientoeneltiempo.Plantearlacomunicacióncomoherramienta fundamental enlosprocesosdetodaorganización,esentenderelhechodequesomos seres sociales y por lo tanto necesitamos estar comunicándonospermanentemente, esserconscientesdeque lacomunicación juegaunpapelclaveenlaconstrucción yconsolidacióndelasinstituciones.El plan estratégico deComunicaciones de la CorporaciónAutónomaRegional deBoyacá CORPOBOYACÁ, seconstituye en guía fundamental para planear y desarrollar la comunicación institucional, fortaleciendo lasinterrelaciones con los públicos de interés y la entidad. Este plan está basado en el componenteResponsabilidad,AutoridadyComunicación,segúnModeloEstándardeControl internoMECI,considerandoquelacomunicaciónpúblicalaconstituyenelconjuntodeelementosdecontrol,queapoyalaconstruccióndevisióncompartidayelperfeccionamiento de las relaciones humanas de laentidadcon sus grupos de interésinternos yexternos,facilitandoelcumplimientodelamisióninstitucionalysocial.El plan estratégico de comunicación integrales un documento que recogelaaltadirecciónparaasegurarsedequelasresponsabilidadesyautoridadesestándefinidasysoncomunicadasdentroyfueradelaentidad.BasadosenelNumeral5.1delaNTCGP1000:Lacomunicaciónalosservidorespúblicosy/oparticularesqueejerzanfuncionespúblicasdelaentidadacercadelaimportanciadesatisfacertantolosrequisitosdelclientecomoloslegales.Fortalecimientoyretroalimentacióndeloscanalesdecomunicacióninternoscomocarteleras institucionales,correoselectrónicos,memorandosydemásherramientasquegaranticenladifusióndelainformaciónquesequieretransmitir,paraasegurarlarecepcióndelosmensajes.Estableciendo procedimientos que aseguren la producción de contenidos de interés para los funcionarios ycomunidad general, para lo cual es indispensable contar conmedios adecuados que faciliten la recepción,modificaciónyproyeccióndelapublicidadgenerada,comocámarasdevideo,cámarasfotográficas,grabadorasdeaudio,computadoresoportátilesconcapacidadparaalbergararchivosdevídeo,fotografíayaudio,asímismoprogramasparalaediciónymejoramientodelmaterialquesedeseasocializar.Tambiénesindispensableelapoyoyacompañamientodetodoslosprocesosqueconformanlaentidad,paraqueeláreaacargode lascomunicaciones internasyexternasdéeldebidomanejoa la informaciónque losmismos quieran dar a conocer, o adelantar actividades de apoyo para el posicionamiento en positivo de lalaboresdesarrolladasporlaCorporación.Canalesdecomunicacióneficacesparadifundirlosrequisitosdelcliente,loslegalesaplicablesylasformasparasatisfacerlos.Medianteunplanomatrizdecomunicacionessepuedeestablecerdichoscanales.Establecermecanismosqueorientenladifusióndepolíticaseinformacióndentrodelaentidad,conelfindeidentificarloscanalesadecuadosdecomunicaciónquefacilitenelcumplimientodesusfunciones.Laaltadireccióndebeestablecercanalesdecomunicaciónquelepermitangenerarconcienciaenlosdiferentesnivelesdelaorganizaciónsobrelaimportanciadesatisfacerlosrequisitosdelclienteylosrequisitoslegales.


C O N T E N I D O

1 . O B J E T I V O P L A N D E C O M U N I C A C I O N E S

2 . O B J E T I V O S E S T R A T E G I A D E C O M U N I C A C I O N E S

2 . 1 . O B J E T I V O G E N E R A L

2 . 2 . O B J E T I V O S E S P E C I F I C O S

3 . P U B L I C O O B J E T I V O O T A R G E T D E L A C O M U N I C A C I Ó N

4 . M E N S A J E S

5 . I N D I C A D O R E S

5 . 1 I N D I C A D O R E S D E P R O C E S O

5 . 2 I N D I C A D O R E S D E R E S U L T A D O

5 . 3 I N D I C A D O R E S D E V A L O R A Ñ A D I D O

6 . M A R C O C O N C E P T U A L

6 . 1 C O M P O N E N T E C O M U N I C A C I Ó N P Ú B L I C A

6 . 2 C O M U N I C A C I Ó N O R G A N I Z A C I O N A L

6 . 3 C O M U N I C A C I Ó N I N T E R N A

6 . 4 C O M U N I C A C I Ó N I N F O R M A T I V A

6 . 5 C O M U N I C A C I Ó N E X T E R N A

6 . 6 M A R K E T I N G O N L I N E

6 . 7 R E L A C I O N E S P Ú B L I C A S Y G E S T I Ó N D E M E D I O S

7 . M E D I O S D E C O M U N I C A C I Ó N

8 . F O R M U L A C I Ó N

8 . 1 P O L I T I C A S Y E S T R A T E G I A S

8 . 2 P R O G R A M A S Y A C C I O N E S O P E R A T I V A S 2 0 1 6 – 2 0 1 9

8 . 2 . 1 P R O G R A M A “ C O M U N I C A C I Ó N P A R A L A O R G A N I Z A C I Ó N ”

8 . 2 . 2 P R O G R A M A “ C O M U N I C A C I Ó N I N F O R M A T I V A ”

8 . 2 . 3 . P R O G R A M A “ M E D I O S D E C O M U N I C A C I Ó N ”

9 . P L A N D E A D Q U I S I C I O N E S P O R S U B D I R E C C I O N E S Y / O D E P E N D E N C I A S

9 . 1 C U L T U R A A M B I E N T A L

9 . 2 . S U B D I R E C C I Ó N D E P L A N E A C I Ó N

9 . 3 . G E S T I Ó N C O M U N I C A C I O N E S

1 0 . E V A L U A C I Ó N Y S E G U I M I E N T O

1 1 . E S T A N D A R D E C O M P A R A C I Ó N

1 2 . C O N T R O L D E C A M B I O S

1 3 . P L A Z O

1 4 . G A S T O S Y P R E S U P U E S T O

1 4 . C A L E N D A R I O


1. OBJETIVOPLANDECOMUNICACIONES

Diseñar, ejecutar, socializar y asegurar las políticas de comunicación pública, que permitan laimplementacióndelejetransversaldelModelo EstándardeControlInternoMECIyadelantarelprocesodeevaluaciónperiódicaafindemonitorearymejorarlosresultadosobtenidosendesarrollodeloselementosqueloconstituyen.AdemásdeposicionarpormediodelconocimientoysocializacióndelosprogramasbanderadeCORPOBOYACÁparaesteperiodo,yson:

Ø CambioClimáticoØ RecursosHídricosØ CalidaddelAireØ CuidadoyConservacióndePáramosyEcosistemasEstratégicosØ EducaciónAmbiental

2. OBJETIVOSESTRATEGIADECOMUNICACIONES2.1.OBJETIVOGENERALPosicionara laCorporaciónAutónomaRegionaldeBoyacáCORPOBOYACÁ, comoautoridadambientalsóliday líderen laejecucióndeaccionesquepropendanporelcuidadoypreservacióndelmedioambiente2.2.OBJETIVOSESPECIFICOSv FortalecerlaidentidadinstitucionaldelaCorporaciónv PosicionarantelaopiniónpúblicaaCORPOBOYACÁcomounaentidadlíderenlaadministracióndelosrecursosambientalesypromotoradeldesarrollosostenibleeneldepartamentodeBoyacá.v Establecerunarelacióneficazconlos gruposdeinterésdelaCorporación.v Reforzarlaimageninternayexterna,lograndoqueambassedesarrollendemodoorganizadoyenla

mismalínea.v RelacionaryrecibireldebidoapoyodelosprocesosdelaEntidadparaproveeraestoslainformación

necesariaenladifusióndesusactividades.v SolidificarlarelacióndeCORPOBOYACÁconlosmediosdecomunicaciónycomunidadengeneral.v Desarrollaryponerenmarchacomunicaciónparalacrisisenloscasosqueseanecesaria.3. PÚBLICOOBJETIVOOTARGETDELACOMUNICACIÓN.

Nuestros procesos comunicacionales se encuentran dirigidas a audiencias de todos los tipos socio -culturalesycientíficos,porlocualesindispensableclasificarladelasiguientemanera:

v Públicos internos de la Corporación: ConsejoDirectivo, directivos, asesores, administrativos y técnicos,contratistasypasantes.

v Públicos intermedios de la Corporación:Ministerio de Hacienda, Ministerio de Ambiente y DesarrolloSostenible, DepartamentoNacional dePlaneación,DepartamentoAdministrativo de la Función Pública,ContraloríayProcuraduría.

v PúblicosexternosdelaCorporación:EntesTerritoriales,colegios,universidades,institucionespúblicasdepartamentales, empresa privada, comunidad en general, medios masivos de comunicación,Gobernación de Boyacá, Congreso de laRepública,OrganizacionesnoGubernamentales,CorporacionesAutónomasyentidadesfinancieras.

4.MENSAJES.

Pormediodeloscualessegeneraránconocimientosquepermitanorientaralpúblicoengeneral,sobreelaccionardelaCorporación,parafacilitarlainclusióndelosmismosenlosdiferentesprocesosquedesdelaEntidadseejecutanenprodelmedioambienteenBoyacá


5.INDICADORES.5.1IndicadoresdeProceso:RealizacióndelasaccionesprevistasenelPlandeMedios,elaboradosegúnlavigenciaenlaquesevayaaejecutar,tambiénenlasmetasincluidasenelPOA,incluyelarealizaciónydifusióndepiezasaudiovisualesconcontenidonoticiosoeinformativosobrelosdiferentesprocesosqueseadelantanenlaEntidad.LasaccionesprevistasenelPlandeMediosseencuentransujetasalpresupuestoasignadoporlaEntidadyacadaunadesusdependencias,unavezaprobadoelPlandeMedios,seplanteanlostiemposdeejecucióndelasaccionesespecíficasquerequierecadaunodelosprocesos.AsignaralPlandeMediosdelaCorporaciónuncronogramadeactividadesyaccionesadesarrollarpreviamenteacordadasyaprobadasporlaDirecciónGeneralylasSubdirecciones,garantizandoelengranajedetodaslaáreasdelaCorporaciónconelprocesoGestiónComunicacionesgarantizandolaelaboración,apoyoydivulgacióndelasdiferentescampañasyestrategiasquesellevenacabodesdelaEntidad.EstecronogramadeactividadesdebeseguirsesegúnlopactadoenComitéDirectivo.5.2Indicadoresderesultado:SeránmedidosunavezfinalizadalavigenciaparalacualfuediseñadoelPlandeMediosdelaCorporación,paraello serán requeridas evidencias de seguimientos a las publicaciones, diseños, promoción ymonitoreo de lasaccionesdelaEntidad,dentrofueradelamisma.LosprocesosdeauditoriaqueadelantaCORPOBOYACÁ,seránlosencargadosdevisualizarsilasmetasplanteadasenelPECyPlandeMediossecumplieronsegúnloacordadoparalavigenciaencurso.Tambiénseránincluidasencuestasasatisfaccióndeclientes,usuarios,funcionariosyseguidoresdelaEntidad,entodaslasáreasqueabarcaelPlandeMediosdelaCorporación.5.3Indicadoresdevalorañadido:MonitorearelimpactodeunanoticiageneradaporlaEntidad,entodoslosmediosplanteadoscomomediosdecomunicacióncorporativa,yasíestablecerloscostosquerequirieroncadaunodeellosporpublicidad,permitiendoevaluarlaeficaciayalcancedelmedioutilizadoparadifundirlainformación.

6.MARCOCONCEPTUAL6.1COMPONENTECOMUNICACIÓNPÚBLICALacomunicaciónpúblicalaconstituyenelconjuntodeelementosdecontrol,queapoyalaconstruccióndevisióncompartidayelperfeccionamientodelasrelacioneshumanasdelaentidadconsusgruposdeinterésinternosyexternos,facilitandoelcumplimientodelamisióninstitucionalysocial.

6.2 COMUNICACIÓNORGANIZACIONALOrientaladifusióndepolíticasylainformacióngeneradaalinteriordelaentidad,paralaclaraidentificacióndelosobjetivos,estrategias,planes,programas,proyectosylagestióndeoperacioneshacialoscualesseenfocalafuncióndelaentidad.Esteelementodeberáversereflejadoenlossiguientesaspectos:v Receptividad, la cual tiene que ver con la disponibilidad de atender la comunidad, permitiendo que su

sentir, sus inquietudes, sus sugerencias, se constituyan en insumos para la formulación de los planes,programasyproyectosdeinterésgeneralde laCorporación.

v Servicio, tiene que ver con la actitud que tiene la Corporación para con sus grupos de interés en loconcerniente a sus relaciones en términosde cordialidad, responsabilidad, sencillez, actitud de servicio,actitudesquedeberánserunaconstanteenelactuarcotidianodecadaunodelosservidorespúblicosentodoslosniveles.


v Creación de espacios de interacción, se consolida a través de generar una cultura del diálogo logrado a

travésdelacreacióndeespaciosparalainteraccióndelosdiferentesgruposdetrabajo.v Acuerdosorganizacionales,hace referenciaaaquelloselementosorientadores, decontenido ynoformales,

que en términosno solamente éticos sino desdeotroshorizontes políticos, culturales y administrativos,puedenconvertirseenfactoresdereconocimiento.

v Fortalecimientodel trabajoenEquipo, comoestrategiacentralquecontribuyeal logrodeuntrabajoparticipativoparaelmejoramientodelosprocesosylainclusiónenlatomadedecisiones.Enconsideraciónaloanterior,laComunicaciónOrganizacionalenlaCorporaciónAutónomaRegionaldeBoyacáCORPOBOYACÁ, estará orientada a la construcción y posicionamiento de su imagen institucional,identificando, recopilando y realizando seguimiento a la información primaria y secundaria, y propiciandorelacionesdediálogoycolaboraciónentrelosservidorespúblicosdelaentidad.6.3COMUNICACIÓNINTERNADestinada a los propios trabajadores,se dirige hacia el establecimiento de un clima social favorable querefuerzaenelpúblicointernolasensacióndeseguridad,statusysentidodepertenenciaconlaentidad.Laestrategiadecomunicacióninternaestaráenmarcadaenunaseriedeeleccionesquepermitirán ubicarlosmomentosylosespaciosmásconvenientes,paraimplementarunestilocomunicativo,unsellopersonaldelaCorporación,enlaejecucióndetodoslosprocesosinternos,tantolaboralescomohumanos.AsílaComunicacióninternaenCORPOBOYACÁ logrará:v Lapertenenciadelosvaloresylaidentidadv LalógicaproductivadelaCorporaciónv Lacalidaden elserviciov Los ambientesdetrabajov ElsentidodearraigodelostrabajadoresalaCorporaciónEnestesentidolapropuestaestratégicaparaabordarlaComunicacióninternasecentraenunprogramaquese realiza a partir de procesos integrales, basado en el diseño de un plan de trabajo que permitaorientarlos objetivos de la organización a proyectosprospectivos quegeneren, además deun ambientedetrabajoagradable,laposibilidadde anticiparsituacionesdesfavorablesparalaCorporación.Estapropuestasecentraencambiarelprocesotradicionaldecomunicación,alaelaboracióndemensajesporpartedelosresponsablesdelosprocesos.Estapropuesta,poneenelcentrodeacciónalservidoryalDirector,ambostendránunrolmásactivoquelespermita estar en constante interacción para conocer y evaluar, los valores, los procedimientos, prácticaslaborales y lasmotivaciones personales, así como losnivelesdeparticipación en la toma de decisionesdelequipo de trabajo, con el fin de desarrollar una Corporación que responda a las necesidades sociales,económicasyculturales,quesevivenenlajurisdicción.

LINEAMIENTOSPARAELCUMPLIMIENTO

v Todaslasdependenciasdeberánutilizarelmismosloganyloslogosquesehayandispuestoyutilizarálas

mismaplantillas,nosoloenlascomunicacionesqueseoriginanalinteriordelaentidad,sinotambiéndetodos aquellos elementos o herramientashacia fuera de la institución como pasacalles, afiches,pendones,materialaudiovisual,entreotrosyse regiráporelmanualidentidadcorporativa.

v Lacorporaciónpropiciarálosmecanismosquepermitandifundir la informaciónproducidaportodas las

dependencias(informaciónsecundaria),talescomooficios,memorandos,circulares,notasinternas,etc.v La Corporaciónpromoverá la comunicación efectiva de la información que genere cada una de las

dependencias de la entidad, articulándolas y orientándolas para que desarrollen efectivos sistemas decomunicacióndemaneraautónoma.


v Lainformación institucionalserádifundidaatravésde laredinformativa, instrumentodecomunicación

interna en donde se encontrarán: noticias internas y externa, boletines de calidad, boletines internos,fotografías,todolorelacionadosconlosmediosdecomunicacióncorporativos.

HERRAMIENTASDELAGESTIONDELACOMUNICACIÓNINTERNALasherramientasmásutilizadasenlagestióndelacomunicacióninternaserán:

v Inducción Corporativa: consiste en crear una ambientación a un nuevo miembro en la Corporación,paraelloserápresentadounvideoinstitucionalquesocialicedemaneraeficazyprecisaelaccionardelaEntidad,otorgandoalespectadorlainformaciónnecesariaparaeldesarrollodesusactividadesalinteriordelaCorporación.EstevídeotambiénseráunaherramientafundamentaldesocializaciónentodoslosescenariosyeventosenlosqueparticipeoadelanteCORPOBOYACÁ.v Boletines internoselectrónicosv Cartas,circulares,memorandos,actasyotrosdocumentosv Correoelectrónicocorporativov Carteleras,folletos,afiches,fotografías.v Eventos internos: aniversarios, inauguraciones, integraciones y demás actividades que involucren la

interaccióndinámicadelasdiferentesdependencias.La Comunicación Organizacional de CORPOBOYACÁ, estará orientada por los directivos, de manera clara,precisa,oportunayexpresadaentérminosdecordialidadyrespetohacialosservidorespúblicosycontratistas,de tal manera que sea coherente con los principios y valores institucionales encaminados a generartransparencia,credibilidadyconfianzaensusactuaciones,paraellopromoveráladivulgaciónysocializacióndelosprincipiosyvalores enmarcadosenelcódigodeéticacorporativo.6.4COMUNICACIÓNINFORMATIVA

A travésdeesteelementosegarantiza ladifusiónde la informaciónde laCorporación sobre sufuncionamiento,gestiónyresultadosenformaampliaytransparentehacialosdiferentesgruposdeinterés.

Lacomunicacióninformativadebegarantizarqueefectivamentelasprácticasdeinteraccióndelaentidadconlaspartes interesadasy laciudadanía,esténenfocadasa laconstrucciónde lopúblicoya lageneracióndeconfianza,medianteladefinicióndepolíticasdecomunicaciónylaformulacióndeparámetrosqueorientenelmanejodelainformación.

Esteelementodeberáversereflejadoenlossiguientesaspectos:

v OrganizaciónysistematizacióndelaInformación,enestesentidolaCorporación implementará

métodosyprocedimientospara larecopilación,procesamientoysistematizaciónde la información,quepermitaalosservidorespúblicosydemásgruposdeinterés,conoceryentenderelsentidodelagestiónymisión institucional.

v Socialización de la información: Para que exista una interlocución e interacción eficiente entre la

corporación y losgruposde interés, se requierede la socialización constantede la información, de talmanera que estos gruposdispongan de todos loselementosnecesariospara conocer y dimensionar lagestión institucional, y los servicios que presta la entidad. Para ello es fundamental contar con lasherramientasnecesariasparalarecepciónydifusióndelainformaciónquesedeseeapropiar.

6.5COMUNICACIÓNEXTERNA

Se encarga de la gestión de la información que sale dela organización con fines de imagen, identidad,relacionespúblicasycontactoconlasaudienciasexternasclaves.CreaunabasefavorableparalasrelacionesdelaCorporaciónconsuspúblicosenbuscadesuconcientización,cooperación,integraciónyrespaldo.


Es una herramienta para divulgar y difundir su responsabilidad social. Aquí será indispensable el trabajointerdisciplinario de todas las áreas de la entidad, para definir los datos que necesitamos exteriorizar y eltipo de información que le interesa publicar a la Corporación. Incluyedesarrollo de campañas, dirigidas alpúblicoobjetivoydefinicióndelospatronesdeidentidadvisualydiscursivadelaempresa.

Enmomentosdecrisisseráfundamentalelapoyodelossubdirectoresyladeclaracióndelvocerodefinidoporlaaltadirección,conelpropósitodeaclarareinformaroportunayverazmentealosmediosdecomunicaciónynogenerarunvacíoinformativo,quepuedaperjudicar laimagencorporativa.

6.6MARKETINGONLINEA partir de la utilización de los diferentes canales demarketing digital disponibles se logrará posicionar a laCorporación Autónoma Regional de Boyacá, como la principal autoridad ambiental en el Departamento,interactuandodemaneradirectacon losusuariospormediode internety lapublicidadquecorporativamentepuederealizarsedesdeelmismo.Paraelloserealizaránlossiguientesprocedimientosparalaconsolidacióndelasmetasyobjetivosempresarialesenmateriacomunicacional:v POSICIONAMIENTOSEO:Son lasaccionesquetienencomopropósitocolocar lapáginawebde laEntidad

dentrodelosprimerosresultadosnaturalesdeGoogleyotrosservidores.v POSICIONAMIENTO SEM: Es la capacidad de aparecer entre los primeros puestos del buscador para

determinadasbúsquedas,aumentandoasílavisibilidadyvisitasdelosdiferentespúblicosdelaCorporación.v DISEÑODE LA PÁGINAWEB: El diseño de lamisma debe ser realizado por un profesional en esta área,

siguiendolosparámetrosestablecidosporGobiernoEnLínea;haciendofácilalusuarioovisitantesuaccesoalainformacióncorporativayagilizandosuinteracciónconloscontenidosydemásserviciosquesuministraelservidor.

v DISEÑOGRÁFICO:EldiseñográficodeCORPOBOYACÁ,serárealizadoporunprofesionalenestaárea,acordealaimagencorporativaysiendodeterminanteenlarealizacióndetodaslaspiezasgráficasquesegenerendesdelaentidad,parasupromociónconlospúblicosexternosdelamisma,deigualformapara laspiezasvisualesquelasdiferentessubdireccionesrequieran.EntreloscomponentesdelDISEÑOGRÁFICOestán:

Ø BrandingoImagencorporativa:Logotipoynaming,-Manualdeidentidadcorporativa,-Papelería,-MaterialPOP

Ø Publicidadonline:-Banners:Creatividadesestáticas,animadasGIFoHTML.Infografías:EstáticaseinteractivasenHTML

Ø Publicidadoffline:Carteleras,-Flyers,-Folletos,-PackagingØ Maquetación:-Maquetacióndediseñoweb,-Maquetacióndepublicacionesonline,-Maquetación

depublicacionesoffline.

v SOCIALMEDIA:Fundamentalparatodaempresa,encuantoaladifusióndesuscontenidos,posicionamientodeimagenopromocióndecampañasmasivas,SOCIALMEDIAestádefinidoasí:

Ø Gestiónderedessocialesempresariales(CommunityManager):Creaciónyadministracióndelosperfilesenlasredessocialessegúnlossectoresypúblicoobjetivo.Realizandopublicacionesacordesa losseguidores, resolviendodudassobre losproductososervicios,yampliandoel impactode laentidad en internet. Además de la optimización de los perfiles sociales para que los principalesbuscadoresvalorenpositivamenteelposicionamientodelaCorporaciónenlasRRSS.

Ø PublicidadCPCenredessociales:DiseñoygestióndelascampañaspublicitariasdeCPCenlasredessociales,unmedioenaugequecuentaconuninteresanteretornodelacomunicaciónyconunagrancapacidaddesegmentacióndebidoa losdatospersonalesquelosusuariossuelendejarendichasredessociales.DisponibleparaFacebook,TwittereInstagram,principalmente.

Ø Sorteos y promoción en redes sociales: Ofrecer la posibilidad de hacer un sorteo que busqueaumentarelnúmerodefansqueconozcanlasactividadesqueseejecutandesdelaEntidadasícomolasnovedadesfuturas.Elobjetivoprincipaleseldeelegirlasplataformasmásadecuadasygestionarladifusióndelsorteo.


Ø Creacióndecontenidos:A travésdelequipodecomunicacionesy laconstante interaccióncon laEntidad, se realizan las labores de redacción de contenidos para la página web, blog o perfilessociales.Sorprendiendoalosseguidoresenredessocialesconpublicacionesnovedosas,inteligentes,útilesycapacesdegenerarengagementenlosusuarios.

v PUBLICIDADONLINE:Compuestaporlossiguienteselementos:

Ø Edicióndevídeo:DesarrollarvídeosdelaCorporaciónparapoderpublicitartantoenYoutube,comopáginawebcorporativaocomoanuncioencampañasdevídeooenotraswebs.

Ø Campañasdemailing:Gestionarlosenvíosmasivosdecorreo,ademásdeldiseñodeplantillasparaestoscorreos,tantoimágenescomoplantillasHTML.

Ø ReputaciónOnline:AtravésdediferentesmetodologíasparamejorarlaimagendelaEntidadenlared,yeliminarlapercepciónnegativaquepuedarecibirunusuariooclientecuandonavegaybuscainformaciónsobrelamarca.

Ø Directorios de reserva online: Gestionar la publicidad realizada en los diferentes directorios dereservaonline,buscandoaquellosquemásseadaptenalaccionardelaCorporación,parahacermáseficientelapromocióndelaEntidadconmejoresresultados.

6.7RELACIONESPÚBLICASYGESTIÓNDEMEDIOS

v EstrategiaactivaLa Corporacióngeneranoticiasypromueveunapolíticaactivaparadaraconocersusactividadesyposicionarsuimagenatravésdesuapariciónenlosmediosdecomunicación.

v EstrategiapasivaSonlosmediosdecomunicaciónlosqueinteresadosseponenencontactoobuscaninformaciónsobrelaCorporación.

LasRelacionesPúblicas ylagestióndelosmediossedesarrollaránatravésdelassiguientesherramientas:

- Ruedasdeprensa- Boletinesdeprensa- Entrevistasalosmedios- Jornadas,conferencias,foros,debates,campañas,talleres- Feriasyeventos.

LINEAMIENTOSPARAELCUMPLIMIENTO

Comunidadengeneral

v PublicarenlapáginaWeb,RedesSocialesyprincipalesMediosdeComunicaciónlosInformesdeGestióndelaEntidadencumplimientodelprincipiodetransparencia.

v Dar a conocer a la comunidad todos los planes programas y proyectos a desarrollar; publicardocumentosde interésgeneral, realizarcampañasde comunicaciónconlosusuarios, todo,conel findepropiciarlaparticipaciónciudadana.

EntesdeControlv Lascomunicaciones yrelaciones de laCorporación con los órganos de control se harán de forma

pertinente,oportunayentérminosderespetoycordialidad.7.MEDIOSDECOMUNICACIÓNAcontinuaciónserelacionanlosmediosdecomunicaciónconlosquecuentaCORPOBOYACÁparaejecutarelPlandeMediosInstitucional.


INTERNOSv BoletínInterno:esunmediointernodirigidoatodoslosfuncionariosdelaentidadvíacorreoelectrónico.

Allí se incluirá información como socialización de eventos institucionales, celebración de fechasambientales,mensajesinstitucionales,entreotros.

v Carteleras Institucionales: Se trata de un canal tradicional muy efectivo. En las carteleras, deberáubicarseinformacióngeneral,normasinstitucionales,informaciónoficial,boletinesdeprensa,fotografíasde loseventosespeciales con su respectivopiede foto yafichesrelativosalagestiónempresarial.Esnecesarioquesucontenidoestéordenadoparaquevisualmenteseaderápidalecturaynotorioelcambioperiódicodesuinformación.Losmensajesdelascartelerasdebenserclaros,cortosyconcretos.

v Red Informativa: La red informativa nace como estrategia del proceso Gestión Comunicaciones deCORPOBOYACÁ,tienecomofinalidadfortalecerlacomunicacióninterna.Seencuentrahabilitadaentodoslos computadores de la Corporación y funciona por medio de una carpeta compartida endondesealimentaconstantementeconinformaciónpertinentealaentidad.

EXTERNOS

Prensaescritav Boletinesdeprensa

Seemitensegúnlanecesidadsinlímitealguno,sinembargosedebetenerencuentaelcontextoenelquesedesarrolla la informaciónparanocansara losmediosymenosa loslectores.Seproduceencadaunade lasdependencias, se entrega al proceso Gestión Comunicacionespara la elaboración delboletín. Para hacersolicitud de publicación dela informacióndebeemplearseelformatoFCM-01SolicituddeaccionesdeComunicaciónyOrganizacióndeeventos.Segúnelcaso,debeserrevisadoporlaAltaDirección.

Losboletinesdeprensageneradosentre laCorporaciónyotrosentes,deberánserverificadospor laspartesvinculadasparadefinirelprocesodedifusiónqueseledebedarylarevisióndeestilodesuscontenidos.Seenvía vía correo electrónicoenpromedio 1 semanala todos losmedios locales, regionales ynacionales.Dependiendodeltema,seemitenboletinesdeprensasolamenteaperiodistasquehanrequeridoalaentidadcomofuente,enocasioneslasentrevistassedanmediantellamadastelefónicas.

RadioLaradioesunmediodedifusiónmasivoquellegaaloyentedeformapersonal,eselmediodemayoralcance,yaquellegaatodaslasclasessociales.Estableceuncontactomáspersonal,porqueofrecealoyenteciertogradodeparticipaciónenelacontecimientoonoticiaqueseestátransmitiendo.Esunmedioselectivoyflexible.TelevisiónLatelevisiónesunmediodecomunicaciónquehaalcanzadounadifusiónsinprecedentes,esusadoporunacantidadsignificativadepersonas,parasatisfacersusnecesidadesdeinformaciónyentretenimiento.CORPOBOYACÁ, tendrá como prioridad la producción de informativos y documentales sobre la gestióninstitucional,campañaseducativas, informaciónsobreproyectosy temaspuntuales.EspaciosparadivulgaratravésdelosdiferentescanalesregionaleselacontecerdelaCorporación.PiezasdeComunicaciónEl proceso Gestión Comunicaciones apoyará el diseño dematerial divulgativo en especial para el tema deeducaciónambientalcomoplegables,afiches,calendarios,volantes,vallas,entreotros,queseanrequeridosporlasdependencias,segúnelmanualidentidadcorporativa.


PáginaWebCORPOBOYACÁ cuenta con una página Web en la que se publican los avances, procesos y resultados delaccionarinstitucional.SuactualizaciónestáacargodeSoporteTecnológico,teniendocomobaselainformaciónbrindadaencadaprocesoenlacuallosvisitantespuedenconocer:laspublicacionesmásrecientes,losplanes,losprogramasconquecuenta la institución, informesdecontrol interno,enlacesde interés,eventosqueseestánprogramandoytodalalíneadetrámitesyserviciosquebrindalaCorporación.A través de la página Web los navegantes pueden informarse de la estructura de laOrganización, lasdiversasconvocatoriasylasúltimasnoticiasdeinterésgeneralyquetienen que verconlatemáticaambiental.PáginaRedInformativaLa página web, red informativa es una estrategia del proceso Gestión Comunicaciones deCORPOBOYACÁ,quetienecomofinalidadfortalecerlacomunicaciónperiodísticayestaralavanguardiadelosnuevosmedios.En esta página se encontraran noticias ambientales, videos, informativos, programas de radio, periódicosinstitucionales,galeríafotográfica,foros,celebracionesambientalesyseguimientoaredessociales.

8.FORMULACIÓN

8.1POLITICASYESTRATEGIAS

POLITICAS ESTRATEGIAS LosprocesosdecomunicaciónenCORPOBOYACÁseorientaránalestablecimientoyfortalecimientodelaidentidad institucional, e imagen corporativaafianzandolainterlocución,visibilidadeinclusión,ensusrelacionesconlospúblicosdeinterésinternosyexternos; para facilitar el cumplimiento de losobjetivos institucionales, promover la participaciónciudadana; garantizar la comunicación efectiva,suficienteytransparente,conbaseenlosparámetrosdefinidos en el proceso del sistema integrado degestión de la calidad y en el plan estratégico decomunicaciones.

Gestionar recursos conorganismos públicos yprivados para fortalecer el proceso de GestiónComunicacionesdelsistemaintegradodegestióndelacalidad.

Diseñar laestructuraadecuadaparadefinirygestionarlos recursoshumanos, técnicos yfinancierosadecuadosparalacorrectaoperacióndelprocesodentrodelsistema.

Diseñareimplementarelelementodecomunicación organizacional conforme a loestablecido por el MECI 1000:2005, dentro delsistemaintegradodegestióndelacalidad

La comunicación organizacional estará orientada ala proyección de la gestión a nivel interno paramejorar la efectividad de las relaciones laborales einterpersonales y el clima organizacional, a travésde la búsqueda del diálogo permanente ymultidireccional entre los servidores y particularesqueejercen funcionespúblicasde todos losnivelesjerárquicos.

Estableceryformalizarloscanalesparalacomunicaciónentre la Alta Dirección y el personalqueparticipadelosprocesos.

Diseñareimplementaractividadesquegaranticenlacomprensiónde lospropósitos institucionales en elpersonaldelaEntidad

Diseñare implementarmecanismospara lautilizaciónóptimadelosmediosdecomunicaciónanivelinternodentrodelsistemaintegradodegestióndelacalidad. Establecermecanismosparaoptimizarelusodecarteleras, boletines, revistas, intranet, internet,periódico,entreotros.

Los procesos y actividades encaminados a lacomunicación organizacional de manera clara yoportuna, garantizarán ladifusión de laspolíticas yla información secundaria, para asegurar elconocimientoyapropiacióndelosobjetivos

Definir los mecanismos para lograr la articulaciónentre el proyecto de educación ambiental y elproceso de Gestión Comunicaciones dentro delsistemaintegradodegestióndelacalidad.


institucionales, estratégicos, planes, programas yproyectospropiosdelaccionardelaEntidad.

Establecermecanismosparagenerarlainformaciónque serácomunicadaal o s usuariosinternosatravésdelsistemaintegradodegestión.

Todas las actividades de comunicaciónorganizacional deben estar encaminadas a laparticipación y proyección del compromiso de losservidores y particulares que ejercen funcionespúblicas en la Entidad, en torno a una imagencorporativa que incluya una gestión ética, eficienteyeficazyquepromuevaelfortalecimientodelclimalaboral.

Establecer mecanismos que permitan evaluar losresultados de las actividades del elemento decomunicaciónorganizacionaly el impacto sobre losobjetivoscorporativos.

LagestiónpúblicadelaEntidad,debesercomunicadaalosusuariosociudadanía,atendiendolosprincipiosde publicidad, respeto, calidez, oportunidad ytransparencia; mediante la adopción del planestratégico de comunicaciones, accionescomunicativas, recursos informáticos, rendición decuentas y respuestas periódicas y oportunas; paraafianzar la interacción y generar confianza entre laCorporaciónysuspartesinteresadas.

Diseñareimplementaractividadesdecomunicaciónque aseguren la oportunidad en los mensajesrelacionadosconlagestióndelaEntidadparaevitarconflictosconlosgruposdeinterés

La comunicación con los contratistas y/oproveedoresestará enmarcada en losprincipiosdeigualdad, imparcialidad, publicidad y transparencia,mediante prácticas de comunicación eficaz,suficienteyoportunadelas necesidades de la Entidad, garantizando sulegalidad,oportunidad,convenienciayeconomía.

Asegurar que dentro del proceso GestiónContratación del sistema integrado de gestión, segarantice la comunicación eficaz con base en losprincipiosdelegalidad,oportunidad,convenienciayeconomía hacia los contratistas y proveedores alserviciodelaEntidad.

ElmanejodelacomunicacióninformativaenCORPOBOYACÁ hacia las partes interesadas, sebasará en la implementación de mecanismos yestrategias, que facilitenel accesoa la informaciónsobredeberesyderechosdelosciudadanos,paralocual se dará amplia difusión al conocimiento de lagestión y a los servicios corporativos, garantizandoel uso de los mecanismos legales para ejercer elderechoalaparticipaciónyalcontrolsocial.

Diseñareimplementarherramientasquefacilitenelcontacto permanente, la información ysensibilizaciónalosgruposdeinterésparaelusodemecanismosdecontrolsocial.

Definir e implementar mecanismos y herramientasde comunicación que permitan a la ciudadanía laadecuada utilización y comprensión respecto a lainformaciónquepublicalaEntidad.

Establecer mecanismos formales de comunicaciónpermanenteconlasveeduríasanivelregional

Con el fin de facilitar la comunicación entre laEntidad y las partes interesadas, se adelantaránestrategias y campañas de amplia cobertura, paralosprocesosderendicióndecuentasquese

Diseñarunplandemediosquegarantice laconvocatoria y participaciónmasiva y activa de losdelosprincipalesmediosdecomunicacióndelasáreasdejurisdiccióndelaCorporación.


adelanten a fin de garantizar una participaciónefectiva y masiva, al momento de responderpúblicamente por las funciones encomendadas, losrecursos,losplanes,programasyserviciosasignados,deconformidadconlaley.

CORPOBOYACÁutilizará de manera objetiva yeficaz, los procedimientos necesarios, métodos,recursoseinstrumentosafindegarantizarlaclarayamplia divulgación, circulación de la informaciónhacia los diferentes grupos de interés, atendiendolosaspectosinherentesalacomplejidadterritorialysocioculturaldesujurisdicción.

Establecer mecanismos que permitan la adecuadautilización de los medios de comunicación para sudifusión. Definirmecanismos que permitanconoceryretroalimentarlaeficaciade los medios decomunicación.Definircanalesquegaranticenelusode losmediosadecuadosparaquelainformacióntengaencuentaelpúblicoobjetivoyseaconocidaporlosgruposdeinterés.Garantizar la formulación, implementación yevaluación de un plan de medios que garantice laidentificacióndelos públicos objetivos, lasespecificaciones tecnológicas, institucionales yorganizacionales.

LarelacióndelaEntidadconlosmediosdeComunicación y sus representantes tendrácarácter institucional y estará basada en losprincipios de veracidad, imparcialidad, libertad ypublicidad, para lo cual se respetará en todas susactuacioneslalibertaddeprensa,laautonomíadelosmedios y exigirá de éstos apego a la verdad eimparcialidad.

Establecer herramientas para el acercamiento eintercambio deopiniones con losdirectores de losmediosdecomunicacióndealcanceregionalylocal

8.2.PROGRAMASYACCIONESOPERATIVAS2016–2019

Paralaimplementaciónyoperatividaddelplansehanformuladolossiguientesprogramas.


8.2.1Programa“Comunicaciónparalaorganización”

Objetivo:Generar espaciosquepermitan difundir laspolíticas y la información generada al interior de laEntidad,conelpropósitodelograrquetodoslosservidoresseidentifiquenycomprometanconunaimageninstitucional,basadaenlaética,laeficiencia,laeficaciaylatransparencia;contribuyendoalfortalecimientodelclimalaboral.

Actividades Metas Proceso

Responsable 2016 2017 2018 2019 Diseñareimplementarespacios yherramientas quemejoren lacomunicación internae integrena todos losfuncionarios con lasdiferentes actividadesque se adelantandesdelaCorporación.

Diseño eimplementación deespacios yherramientas quemejoren lacomunicacióninterna

Implementación deespacios y herramientasque mejoren lacomunicacióninterna

Implementación deespaciosyherramientasque mejoren lacomunicacióninterna

Implementación yevaluación de losespaciosyherramientasen pro de lacomunicacióninterna

GestiónComunicaciones

Diseñareimplementarespacios yherramientas quemejoren lacomunicación externae integren a losmedios decomunicación ycomunidadengeneralcon las diferentesactividades que seadelantan desde laCorporación.

Diseño eimplementación deespacios yherramientas quemejoren lacomunicaciónexterna

Implementación deespacios yherramientas quemejoren lacomunicaciónexterna

Implementación deespacios yherramientas quemejoren lacomunicaciónexterna

Implementación yevaluación de losespacios yherramientas quemejoren lacomunicaciónexterna


Diseñar y elaborarboletín electrónicointerno, coninformación relevantesobre los principalesacontecimientos queinfluyenenelaccionarde la Corporación, asícomoladifusióndelasprincipales noticiasquesegenerandesdelaEntidad.

Doce boletineselectrónicosdiseñados ydistribuidos




Gestión

Comunicaciones

8.2.2Programa“ComunicaciónInformativa”

Objetivo:ImplementarestrategiasyprocedimientosquegaranticenelmanejodelainformaciónyelcontrolsocialdelagestiónrealizadaporlaEntidad,demaneraampliatransparente,oportunayeficaz.


Responsable 2016 2017 2018 2019 Adelantar

Estrategiasutilizando losmedios adecuadosque promuevan elcontrolsocial.

Campañamasiva deMedios deComunicacióndiseñada

Campañamasiva deMedios deComunicaciónimplementada

Seguimiento yactualización a lacampañamasivadeMedios deComunicacióndiseñadas

Evaluación dela campañamasiva deMedios deComunicaciónparaelcontrolsocial

Gestión

Comunicaciones

Consolidarbasesdedatos digitales delos grupos deinterés paracompartirinformación

Basesdedatosalimentaday

actualizada BasesdedatosConsolidadayactualizada

BasesdedatosConsolidadayactualizada

Basesdedatosconsolidadayactualizada

Gestión

Comunicaciones


8.2.3.Programa“MediosdeComunicación”

Objetivo: Establecer los mecanismos,métodos, recursos e instrumentos para la divulgación y circulaciónamplia y focalizadade la informacióngeneradaal interior de laEntidad,paraquedemaneraefectiva seaconocidaporlosmediosdecomunicaciónysefacilitesuadecuadoseguimientoyretroalimentación.


Responsable 2016 2017 2018 2019 Diseñar Plan de

Medios conalcancedepartamental,que incluya alos medios demayorinfluencia en elPaís.

Plandemediosdiseñadoe

implementado


implementado


implementado


implementado

Gestión

Comunicaciones

Creaciónoactualizacióndelas

redessocialesymarketing

web

Actualizacióndelasredessocialesymarketingweb

Actualizacióndelasredessocialesymarketing

web

Actualizacióndelasredessocialesymarketing

web


ProduccióndeProgramade

sobreelaccionardelaCorporación

5Spotsemitidosporformatotelevisivo

20cápsulasinformativastelevisivas



Gestión

Comunicaciones

Producciónyemisiónprogramas

deradio Producciónyemisiónde3

programasderadio Producciónyemisiónde6



programasderadio Gestión

Comunicaciones

Diseñoeimpresiónperiódico

institucional 1ediciónderevista

digitalexterna 2ediciónderevistaDigitalinternayexterna

2ediciónderevistaDigitalinternay

externa 2ediciónderevistaDigitalinternay

externa Gestión

Comunicaciones

1.0EVALUACIÓNYSEGUIMIENTO

La evaluación y seguimiento al Plan Estratégico de Comunicaciones, se realizará de conformidad con lodefinido en el procedimiento “Formulación Plan Estratégico de Comunicaciones PEC” PCM-04 numeral 5,actividad11,conbaseenlasiguientematrizysusestándaresdecomparación:

FECHADEEVALUACION CONCORTEA

PROGRAMA ACTIVIDAD META

VIGENCIA RESULTADOMETAVIGENCIA

%DECUMPLIMIENTO

FUENTEDEVERIFICACIÓN

OBSERVACIONES

%deavance

11.ESTANDARDECOMPARACIÓN

Rango%deavance Calificación

ISemestre IISemestre Másdel45%delasmetas Másdel90%delasmetas Satisfactoria Entreel40%yel44.9%delasmetas

entreel80%yel89.9%delasmetas

Media


Entreel35%yel39.9%delasmetas

entreel70%yel79.9%delasmetas

Baja

Menosdel35%delasmetas menosdel70%delasmetas Insatisfactoria

12.CONTROLDECAMBIOS

Versión Descripción de cambio Fecha

2 De acuerdo a acta de Comité de Dirección del 08 de septiembre de 2014, se ajustó lo siguiente: Del programa 6.2.1. Comunicación para la organización se unificaron la actividad 1 y 5, considerando que contemplan lo mismo, ya que dentro de la estrategia se llevan a cabo campañas. Del Programa 6.2.2 comunicación Informativa, se unificaron la actividad 1y 2, ya que contemplan lo mismo referido al control social, porque en la estrategia se incluyen diferentes actividades. Del programa 6.2.3 Medios de comunicación. Se unifican la actividad 2 y 3 ya que el Plan social media, contempla también la página web. Se modifica la actividad 4 y 5, según lo establecido en el Plan de acción dejando la actividad 5 así: producción y emisión de 5 programas de televisión y la Actividad 6 así: 1 impresión impresa y digital del periódico Mi Tierra.

29/10/2014

3 Se modifica y actualiza el Plan Estratégico de Comunicaciones 2016 – 2019, para adaptarlo a metas reales y posibles de lograr; que permitan al proceso Gestión Comunicaciones, posicionar a nivel nacional la imagen de la Corporación, ofreciendo a la población del área de su jurisdicción sentirse incluida y participativa dentro de los planes y proyectos que desde CORPOBOYACÁ se adelantan. Así mismo, se fortalecen todos los canales comunicaciones tanto internas como externas; para dinamizar las jornadas laborales y el entorno informativo regional y nacional.

23/05/2016

13.PLAZOS.

ElPlanEstratégicodeComunicacionesCORPOBOYACÁ2016–2019,seproyectaconunaduracióndecuatroaños,estandosujetoacambiosomodificacionesbasadosenlosrequerimientosylaasignaciónderecursoseconómicosquelasSubdireccionesdelaEntidadrequieranencadavigencia,deacuerdoalascampañasyproyectosquelasmismasimplementen.

14.GASTOSYPRESUPUESTO.

SebasanenelpresupuestoanualasignadoalprocesoGestiónComunicaciones,el cual semodificará según lostraslados presupuestales que cada una de las subdirecciones realice al mismo, cada vigencia, para el diseño,proyecciónydifusióndematerialPOPylarealizacióndepiezasaudiovisualesquepromocionenelaccionardecadaunadelasáreasinvolucradasconlaCorporación.Paralavigencia2016elpresupuestoasignadoalProcesoGestiónComunicaciones.

15.CALENDARIO.

Las fechasde implementaciónprevistaspara cadaunade las actividadesde comunicación se acordaránpreviaaprobacióndelPlandeMediosanualqueelaboralaEntidad.Unavezseestedocumentoseencuentreconcertadoy diseñado por todas las subdirecciones, se estipularan los plazos y acciones que debe contener la agenda ocalendario.


g

v ElcronogramaparalaejecucióndelPlandeMedios2016eselsiguiente:

MEDIOCRONOGRAMA(MES)

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

RADIO

TELEVISIÓN

PRENSAESCRITA

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES 2016

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