PLAN ESTRATEGICO Y PLAN ESTRATEGICO Y PRESUPUESTO PUBLICOPRESUPUESTO PUBLICO

Eduardo Delle VilleEduardo Delle VilleSecretario EjecutivoSecretario Ejecutivo

Asociación Internacional Asociación Internacional de Presupuesto Públicode Presupuesto Público

ASIPASIP

La presente disertación tiene como base La presente disertación tiene como base

conceptos obtenidos del libro “Los 6 pasos conceptos obtenidos del libro “Los 6 pasos

del Planeamiento Estratégico” de Juan del Planeamiento Estratégico” de Juan

Gandolfo Gaham y otros conceptos recogidos de Gandolfo Gaham y otros conceptos recogidos de

distintas presentaciones hechas por la distintas presentaciones hechas por la

Asociación Argentina de Presupuesto y Asociación Argentina de Presupuesto y

Administración Financiera Público – ASAP.Administración Financiera Público – ASAP.

El Conferencista se ha limitado a El Conferencista se ha limitado a

sistematizarlos para una mayor claridad de sistematizarlos para una mayor claridad de

la exposición.la exposición.

¿Cómo sería una propuesta de Plan ¿Cómo sería una propuesta de Plan General de trabajo, para lograrGeneral de trabajo, para lograr

Un Presupuesto Público basado enUn Presupuesto Público basado enUn Plan Estratégico?Un Plan Estratégico?

Un Ministerio X, desea implementar un Proceso de Plan Estratégico INTEGRADO al Presupuesto Público.

Razón

Optimizar su capacidad de Gestión en el corto, mediano y largo plazo.

PROPUESTA Y DEFINICIONESPROPUESTA Y DEFINICIONES

PLANEAMIENTO ESTRATEGICOPLANEAMIENTO ESTRATEGICO

El Planeamiento Estratégico es una herramienta para conducir todo tipo de organizaciones públicas o privadas, con o sin fines de lucro, grandes, medianas o pequeñas, incluye los siguientes aspectos:

1) Analizar escenarios 2) Definir Visión 3) Seleccionar Estrategias 4) Asignar una Misión 5) Diseñar una estructura 6) Ejecutar un Plan de Acción (Operativo Anual)

PLAN PLAN ESTRATEGICOESTRATEGICO

Analizar ESCENARIOSAnalizar ESCENARIOS

Definir VISIONDefinir VISION

Seleccionar ESTRATEGIASSeleccionar ESTRATEGIAS

Asignar una MISIONAsignar una MISION

Ejecutar unEjecutar unPLAN DE ACCIONPLAN DE ACCION

ANALIZAR ESCENARIOS: Internos y ExternosANALIZAR ESCENARIOS: Internos y Externos

Estudiar las circunstancias que rodean a una organización para detectar oportunidades y anticipar riesgos.La vida es cambio y hay que interpretarlos y conocer su sentido.

DEFINIR UNA VISIONDEFINIR UNA VISION

Se trata de saber “hacia donde vamos”, Establecer el destino al cual queremosdirigirnos.

SELECCIONAR ESTRATEGIASSELECCIONAR ESTRATEGIAS

• Las Estrategias son “Caminos” para alcanzar, nuestra Visión.

• El “Mapa de Estrategias” identifica las posibles.

• Elegir en función de la Visiones y el tiempo disponible, los recursos necesarios y las oportunidades y riesgos de cada una.

ASIGNAR UNA MISIONASIGNAR UNA MISION

Responde a las preguntas:

¿Qué haremos?

¿Dónde lo haremos?

La MISIÓN es el resultado de una VISIÓN

previa y de la elección de determinadas

Estrategias, para alcanzar esos objetivos.

DISEÑAR UNA ESTRUCTURA ADECUADADISEÑAR UNA ESTRUCTURA ADECUADA

Cada Organización debe tener una estructura que se adecue a la MISION asignada y a los objetivos que se prevén

para alcanzarla.

Hay distintas formas de estructuras: - Funcionales, - Departamentales, - Por proyectos, etc.

PREPARAR PLAN DE ACCIONPREPARAR PLAN DE ACCION

• Se definen los OBJETIVOS asignados a cada persona y a cada área.

• Se diseña el Presupuesto Público• Se obtienen y asignan los distintos

recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos.

• Se ponen en marcha las actividades diarias

• Se siguen y monitorean los resultados.

FUNDAMENTALFUNDAMENTAL

Las organizaciones más prestigiosas lo son por la calidad y capacidad de las personas que las componen.

Volvamos ahora al

Ministerio X.

PLAN DE ACCIONPLAN DE ACCION

Definir Objetivos Asignados a cada Definir Objetivos Asignados a cada Persona y a cada áreaPersona y a cada área

de la Estructurade la Estructura

Diseñar el Diseñar el Presupuesto PúblicoPresupuesto Público

Obtener y Asignar los distintosObtener y Asignar los distintosRecursos Humanos, Materiales, Recursos Humanos, Materiales,

Tecnológicos y EconómicosTecnológicos y Económicos

Poner en marcha Poner en marcha Actividades DiariasActividades Diarias

Seguimiento, Monitoreo ySeguimiento, Monitoreo yEvaluación de losEvaluación de los

ResultadosResultados

DETERMINACION DEL PLAN ESTRATÉGICODETERMINACION DEL PLAN ESTRATÉGICOPLAN DE TRABAJOPLAN DE TRABAJO

1.- Diagnóstico de la Situación- Es Subjetivo y Valorativo.

- Tantas situaciones como actores

sociales hay.

- por eso “no es por una sola vez y

para siempre”.

- Es dinámico

- No es hecho “Desde Afuera”.

- Es realizado desde el lugar de un actor social.

- Es hecho por quienes tienen el poder de actuar sobre la realidad y modificarla.

2.- Formular el Plan Estratégico

3. Revisar la actual estructura del Presupuesto por Programas vigente.

4. Formular al Plan de Acción General a tres años.

5. Formular el Proyecto de Presupuesto Año 2009 del Ministerio X y el Anteproyecto 2010 y 2011.

6. Formular el Plan de Acción definitivo para el año 2009 (ajustes).

7. Formular un Sistema de Monitoreo (tablero) y Evaluación.

PROCESOPROCESOLA MISIÓN Y LA VISIÓN DAN LÓGICA:LA MISIÓN Y LA VISIÓN DAN LÓGICA:

• Al Plan Estratégico

• Al Plan Operativo ó Acción Anual

• Al Presupuesto

LAS HERRAMIENTAS MENCIONADAS LAS HERRAMIENTAS MENCIONADAS PERMITENPERMITEN:

1) Establecen PRIORIDADES

2) Refieren a los Programas

Presupuestarios y

Proyectos dentro de éstas.

3) Reformulan objetivos y

4) Los articulan entre sí.

OBJETIVOSOBJETIVOS

• El OBJETIVO expresa una de las definiciones y especificaciones del futuro pretendido de la Organización.

• Es el “BLANCO DE LA ACCIÓN”

• Es el “PUNTO DE LLEGADA” fijado en el tiempo.

PROBLEMASPROBLEMAS

EN EL MEDIO

HAY

PROBLEMASque resolver

- Rutinarios

- Definición ambigua

ÁRBOL DE OBJETIVOSÁRBOL DE OBJETIVOS

Es el VÍNCULO entre:

-La ORGANIZACIÓN

y

-Los PROBLEMAS

ORDENAR LA CAUSALIDADORDENAR LA CAUSALIDAD

Los objetivos son las respuestas idealizadas en estado positivo de un PROBLEMA.

- Problema (-)

- Objetivo (+)

Son antitéticos.

REVISIÓN PxP EN BASE AL PLAN REVISIÓN PxP EN BASE AL PLAN ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

Los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS se logran a través de:

• OBJETIVOS INTERMEDIOS

• OBJETIVOS OPERATIVOS (METAS)

RESUMENRESUMEN

El Plan Estratégico como RESULTADO DE LA REVISIÓN implica :

- MISION

- VISIÓN

- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVOS IOBJETIVOS I

1. Tienen que ser precisos y no ambiguos.

2. Deben definirse correctamente

- Qué presencia se busca incrementar

- A quién apunta

- Su ubicación geográfica

- Porcentaje participación actual y

Porcentaje deseado futuro.

OBJETIVOS IIOBJETIVOS II

1. Definir los objetivos.

2. Confeccionar cronograma de cumplimiento.

3. Se establecen roles a los Directivos para alcanzarlos.

4. Se establecen facultades y Recursos para el mismo fin.

5. Los Recursos necesarios son de 4 categorías: humanos, tecnológicos, materiales y económicos.

OBJETIVOS IIIOBJETIVOS III

1. El conjunto de recursos necesarios para materializar los Objetivos se consignan en el Presupuesto Público.

2. Se recomienda utilizar una técnica que permita la obtención especializada de Productos y Servicios, en línea con los OBJETIVOS planteados para apreciar su Impacto. Este es el RESULTADO.

3. Las técnicas aceptables son la del P.B.C. y P x P.

4. Los resultados se pueden medir.

MEDICIÓNMEDICIÓN

MEDIANTE:

- INDICADORES REPRESENTATIVOS DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS (RESULTADOS)

INDICADORESINDICADORES

- IMPACTO

- EFICIENCIA

- EFICACIA

- RELEVANCIA

- ETC.

RESULTADOSRESULTADOS

• ESTRATÉGICOS

• INTERMEDIOS

• OPERATIVOS

OBJETIVOS Y RESULTADOSOBJETIVOS Y RESULTADOS

SON LA CONSECUENCIA DE LOS

SERVICIOS (PRODUCTOS) OFRECIDOS

POR EL MINISTERIO X

PRESUPUESTO POR PROGRAMASPRESUPUESTO POR PROGRAMAS

CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS:

– Programas

– Sub-programa

– Actividades

– Proyectos de inversión física

- PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS: generan Productos Terminales.

- ACTIVIDADES: Productos Intermedios.

FORMULACIÓN A TRES AÑOS DEL PLAN FORMULACIÓN A TRES AÑOS DEL PLAN OPERATIVO Y PRESUPUESTO PRELIMINAROPERATIVO Y PRESUPUESTO PRELIMINAR

• Definir categorías programáticas

• Formular Plan Operativo provisorio y sintético (debe cumplir con los Objetivos y Resultados del Plan Estratégico)

• Por último, formular el Presupuesto Preliminar (tres ejercicios). Gastos e Ingresos.

Nota: Preliminar, porque se lo debe encuadrar en los

techos asignados.

CONTENIDOCONTENIDO

• Cálculo Plurianual (2009-2011) por año para alcanzar Objetivos.

• Medidas correctivas de la organización (conceptos eficiencia y eficacia del programa, etc.)

• Tabla de cuantificación de indicadores para medir objetivos, productos y eficiencia.

• Seguimiento y evaluación.

FORMULAR ANTEPROYECTOS DE FORMULAR ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO PARA 2009, 2010 Y 2011PRESUPUESTO PARA 2009, 2010 Y 2011

• Anteproyecto de Presupuesto 2009

• Anteproyecto de Presupuesto Plurianual 2010-2011

• Cotejo con Presupuesto Preliminar elaborado con Plan Estratégico y Plan Operativo Anual.

• Ajuste Objetivos y Valores Indicadores

• Reclamos a autoridad presupuestaria

FORMULACIÓN DEFINITIVA DEL PLAN FORMULACIÓN DEFINITIVA DEL PLAN OPERATIVO 2009 EN FUNCIÓN DE LOS OPERATIVO 2009 EN FUNCIÓN DE LOS

CRÉDITOS ASIGNADOSCRÉDITOS ASIGNADOS

1) Revisión del Plan Operativo Anual y del Plan Estratégico hasta el nivel que sea necesario.

///

2) El Plan Operativo consiste en diseñar los principales procesos de trabajo y operaciones que se deben articular y organizar para el logro del Plan Estratégico 2009.

3) El Plan Operativo debe ser diseñado por los responsables de las categorías programáticas.

4) Formar un Comité de Planificación y Programación Presupuestaria.

COMITÉ DE PLANIFICACIÓN Y COMITÉ DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIAPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

• Es conveniente crearlo a nivel del Ministerio X

///

• Funciones:

– Compatibilizar la tarea de los responsables de las categorías programáticas.

– Sistematizar el proceso.

– Detectar inconsistencias.

– Realizar el Análisis de sensibilidad para reaccionar ante imprevistos.

– Elevar sus conclusiones al Gabinete Ministerial.

PROTOCOLOSPROTOCOLOS • Firma de un Protocolo de compromisos

entre la conducción superior del Ministerio y los responsables de las categorías programáticas.

• Contenido del Protocolo: • Objetivos a cumplir• Condiciones de cumplimiento• Distribución en el tiempo para compatibilizar

la programación con cuotas de compromiso.

SISTEMA DE MONITOREO Y SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓNEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

• Para evaluar las acciones en relación con los objetivos definidos:

–Efectividad (objetivos y resultados)

–Eficacia (productos)

–Eficiencia (procesos)

COMENTARIO ADICIONALCOMENTARIO ADICIONALMETODOLOGIA EN USO PARA ASIGNAR RECURSOSMETODOLOGIA EN USO PARA ASIGNAR RECURSOS

Personal (OIT), especialmente aplicada a la

producción de bienes y servicios, tanto para

funciones de línea como de dirección.

1) Análisis del método

2) Determinación de estandares de recursos (personal, materiales indirectos, tiempos de proceso, etc.)

3) Asignación de recursos

ANALISIS DEL METODOANALISIS DEL METODO

1) Definir el proceso a analizar.

2) Definir el producto.

3) Definir el estandar de aceptación del producto.

4) Para cada operación del proceso, definir el método más eficiente.

5) Protocolizar el proceso.

DETERMINACION DE ESTANDARESDETERMINACION DE ESTANDARES

1) Definir el nivel de capacitación necesario para la operación.

2) Verificar la idoneidad del personal.3) Verificar que se cumpla el método prescripto.4) Realizar el estudio de tiempos insumidos

(medición directa y técnicas estadísticas).5) Realizar el estudio integral de otros recursos que

necesita el proceso.6) Prever suplementos por contingencias

(situaciones fuera de los estandares).7) Determinar los estandares de presupuestación.

ASIGNACION DE RECURSOSASIGNACION DE RECURSOS

1) Determinación de los objetivos.2) Explosión de los niveles de actividad para

cada programa.3) Determinación de los recursos necesarios

para el programa.4) Asignación de los recursos.5) Cálculo de los niveles de saturación de los

recursos.6) Análisis de recursos no utilizados y de los

márgenes de operación del sistema.