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PLAN DE ORGANIZACIÓN - Freddy E. Aliendre España ... · procedimientos de la ... carpinteria...
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FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA
2014
PLAN DE
ORGANIZACIÓN
PLAN DE NEGOCIOS ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
En el caso que el producto (bien o servicio) sea el mismo, pero se está orientando a nuevos mercado y se está pensando ampliar la planta, cambiar tecnología o tipo de materia prima, cambio de maquinas, incorporación de servicios, se deberá realizar una proceso de rediseño micro-organizacional a nivel de procesos y puestos de trabajo, respetando la constitución y macro-organización de la empresa.
Las ideas y planes de negocios pueden devenir de: ◦ Organizaciones ya constituidas
◦ Organizaciones por crearse
En el primer caso, según la naturaleza de la idea, de ser novedosa y diferente de la línea de productos que se produce, el diseño organizacional podría constituir la creación de una Unida de Negocios, especifica, muy parecido a la creación de una nueva empresa con algunas ventajas como que el negocio está en marcha y se han cumplido requisitos legales de constitución, tributarios, AFPs, Ministerio de trabajo, licencias y permisos correspondientes.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Y LEGAL
En el caso de ser un negocio nuevo,
se debe realizar un triple proceso:
- Constitución jurídico legal
administrativa
- Diseño de gestión empresarial
- Diseño macro –organizacional
(estructura) y micro-
organizacional (procesos y
puestos)
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Y LEGAL Constitución jurídico legal administrativa
Personería Jurídica
◦ En el caso de las empresas publicas, éstas se crean mediante norma legal, aprobada por el Concejo Municipal.
◦ Se define su autonomía administrativa, legal y técnica (autarquía)
◦ Patrimonio propio
◦ Capacidad de suscribir contratos, comprar y vender
◦ Contratar personal
El gobierno municipal además debería aprobar una norma de empresas municipales que facilite procesos administrativos como que el presupuesto es indicativo de sus operaciones, determinación de costos y fijación de precios competitivos, sistemas de compras normadas pero al margen de los procedimientos de la gestión pública, administración de personal conforme ley general del trabajo, etc.
Así también debería aprobar una ley de contratación municipal, por la cual defina una relación comercial fluida del Gobierno municipal con las empresas municipales.
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA Y
LEGAL
Organización
Empresarial
◦ Nombre de la empresa
Es la imagen de la empresa
Debe contener ciertas características: Descriptivo, original, atractivo, claro, simple, significativo
◦ Tipo de organización: empresa, unidad (desconcentrada, descentralizada), servicio, proyecto.
◦ Tipo empresa: comercial, servicios, industrial
◦ Tamaño de la empresa
DISEÑO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
MISIÓN
Definición: LA RAZÓN DE SER de la empresa.
Características que le permiten TRASCENDER a la empresa.
– Orientación al cliente
– Alta calidad en sus productos y/o servicios
– Mejoramiento contínuo
– Tecnología de punta
– Ventajas y/o distingos competitivos
MISIÓN
Debe reunir ciertos requisitos que le
den validez y funcionalidad.
◦ – Amplia. – Motivadora. – Congruente.
Debe contestar a 3 preguntas
básicas.
◦ – ¿Qué? – ¿Quién? – ¿Cómo?
Debe estar en constante revisión para
ver si es congruente con el
funcionamiento de la empresa.
VISIÓN
“el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve
de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas
de crecimiento junto a las de competitividad”.
La Visión es la imagen objetivo de la empresa, es una
declaración de aspiración de la empresa a mediano o largo
plazo. La Visión empresarial expresa cómo ve que se
desarrolla, crece y en que se convierte.
Su propósito es ser el motor y la guía de la organización
para poder alcanzar el estado deseado.
Preguntas frecuentes para elaborar la Visión:
¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?
¿Cómo seremos en el futuro?
¿Qué haremos en el futuro?
¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?
OBJETIVOS EMPRESARIALES
OBJETIVOS DE GESTIÓN
OBJETIVOS
VENTAJA COMPETITIVA
Ventajas competitiva son peculiaridades que posee el producto y/o servicio, que lo hace especial, garantizando su aceptación en el mercado, como por ejemplo:
– Nuevas especies florales
– Mejor calidad de productos
- Localización y acceso privilegiado
- Conocimiento y experiencia única y relevante
– Volúmenes elevados, costos bajos, entrega inmediata
VENTAJA COMPETITIVA
Distingos competitivos son aspectos que forman parte de la estrategia de la empresa, que le dan imagen a la misma y que inclinarían, en un momento dado, las preferencias del consumidor por los productos y/o servicios de la empresa que los representa, como por ejemplo:
– Servicio post-venta
– Sistema de distribución
– Garantía
- Flexibilidad operativa
ESTRATEGIA EMPRESARIAL
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PRINCIPIOS Y
VALORES
EMPRESARIALES
Satisfacción del usuario
Evitar la
duplicación y dispersión de
funciones
Determinar el ámbito de
competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y
coordinación
Simplificar y dinamizar su
funcionamiento
DISEÑO ORGANIZACIONAL
OPTIMIZAR LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
PRINCIPIOS
ESTRUCTURACION
TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOS
USUARIOS
A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN PROCESO
ANÁLISIS
RETROSPECTIVO
ANÁLISIS
PROSPECTIVO
RESULTADOS RECOMENDACIONES
DISEÑO DE
PROCESOS
CONFORMACIÓN DE
ÁREAS Y UNIDADES
ESTAB. CANALES DE
COM. Y COORD. INT
ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION
INTERINSTITUCIONAL.
MANUALES
PLAN DE
IMPLANTACION
EJECUCIÓN DEL
PLAN
SEGUIMIENTO
ESTRUCTURA
IMPLANTADA
DISEÑO ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS
Marco de referencia:
•Disposiciones legales vigentes
de organización.
•Plan Estratégico Institucional
•POA
Analizar si la estructura
organizacional ha sido eficiente y
eficaz para el logro de los
objetivos institucionales.
Análisis prospectivo para ajustar o no la
estructura organizacional para lograr los
objetivos de plan de negocios
Se evaluará fundamentalmente:
La calidad de
servicios y/o
bienes.
La efectividad de
los procesos
Rapidez de respuesta de la
estructura organizacional
frente a cambios internos y
externos.
RESULTADOS
Adecuar,
fusionar,
suprimir
y/o crear
áreas y
unidades
Reubicar
las
diferentes
unidades
en la
estructura
Redefinir
canales y
medios de
comunicació
n interna
Rediseñar
procesos.
Redefinir instancias
de coordinación
interna y de relación
interinstitucional
Otros
específicos de
organización
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•Investigación
Documental
•Investigación
de Campo
•Doc. legales de creación
•Manual de Org. y Funciones
•Manual de Procesos
•Inf. de Auditoría
•Diagnóstico y planes de Impl.
•Otros
Entrevista al Personal-Usuarios
Encuesta al Personal-Usuarios
Observación Directa
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE DATOS
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienes
proporcionados a los usuarios.
•La efectividad de los procesos
•La rapidez de respuesta de la estructura Org.
frente a los cambios internos y externos
DISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
Identificación:
-Usuarios y necesidades de
servicio.
-Servicios y/o bienes
PROCESO DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
Diseño de procesos para la
producción de servicios y/o
bienes, sus resultados e
indicadores.
Identificación y
conformación de áreas y
unidades organizacionales.
Determinación del tipo y
grado de autoridad de las
unidades.
Definición:
• De canales y medios
de comunicación.
•De las instancias de
coordinación interna
•De los tipos e
instancias de relación
interinstitucional
Elaboración del Manual de
Organización y Funciones
y el Manual de Procesos
DISEÑO ORGANIZACIONAL
PROCESO DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
FORMALIZACI
ÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
•Disposiciones legales
•Objetivos
institucionales
•Organigrama
Unidades de Nivel Jerárquico Superior
• Objetivos
• Nivel jerárquico y relaciones de dependencia.
• Funciones
• Relaciones de coordinación interna y externa
Otras unidades
• Relación de dependencia
•Funciones
MANUAL DE PROCESOS
incluirá
• Denominación y
objetivo del proceso.
• Normas de operación
• Descripción del
proceso y sus
procedimientos.
• Diagramas de flujo
• Formularios y otras
formas utilizadas
DIRECTORIO
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL
DIRECTIVO
NIVEL
EJECUTIVO
NIVEL
OPERATIVO
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNA
CRUZADA
CANALES Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se
debe considerar:
La cadena de mando.
El tipo de información que se transmitirá
regularmente
La frecuencia y fluidez de la información
El alcance y cobertura del medio de
comunicación.
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA: •CONSEJO
•COMITÉ
•COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL
•TUICIÓN
•RELACIÓN FUNCIONAL
•COMPLEMENTACIÓN
SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA
CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.
PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN
AL PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE
SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES.
• Disposición legal
• Objetivos.
• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL
JERÁRQUICO SUPERIOR
• Objetivos.
• Nivel jerárquico y rel.de
depend.
• Funciones.
• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES
• Relación de dependencia.
• Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivo
del proceso.
• Normas de operación.
• Descripción del proceso
y sus procedimientos.
• Diagramas de flujo.
• Formularios y otras
formas utilizadas.
DIRECTORIO
EMAVERDE
GERENTE GENERAL
ASESORIA LEGAL
UNIDAD AUDITORIA
INTERNA
UNIDAD DE RECURSOS
HUMANOS
UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIEROGERENTE DE OPERACIONES
UNIDAD DE PARQUESUNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
BIENESTAR
SOCIAL
UNIDAD DE CONSTRUCCIONUNIDAD DE VIVEROS Y
FORESTACIONUNIDAD DE MANTENIMIENTO
CONTABILIDAD
COMPRAS
ENC. IMPUESTOS
COMPRAS SICOES
ACTIVO FIJO
TALLER DE
METALMECANICA
&FCA. MALLA
OLIMPICA
TALLER DE
CARPINTERIA
PREFABRICADOS
DE HORMIGON
TALLER DE
FIBRA DE
VIDRIO
TALLER DE
MANTENIMIENTO
DE EQUIPO
TALLER DE
ELECTRICIDAD
TECNICOS TECNICOS
RIEGO Y
PLOMERÍA
PODA & TALA
TECNICOS
TESORERIA
PRESUPUESTOS
VÍVERO
ARANJUEZ
SECRETARIA SECRETARIA
ASISTENTE
PARQUES
Parque
Laikacota
Parque
Cotacota
Parque
Bartolina Sisa
Parque
Mallasa
Jardín
Botánico
Jardín
Japonés
Parque
Del Encuentro
ALMACENES AUX DE
ALMACENES
COTIZADOR
SERENO
JARDINEROS
REGADORAS
SEGADORES
SETEADORES
SECRETARIA
VÍVERO
SOPOCACHIVIVERISTAS
SISTEMAS
SECRETARIA
CHOFER
Gerencia
DIAGRAMAS DE PROCESOS OPERATIVOS
DIAGRAMAS DE PROCESO ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCESOS